Служебная записка, порядок ее написания и регистрации. Журнал регистрации служебных записок

Регистрация служебных записок образец - Документация юрисконсульта - Пример иска жалоба ходатайство

Пример оформления служебной записки СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Кому: заместителю генерального директора по персоналу — начальнику службы персонала

И.И. Иванову117 От кого: от начальника отдела кадров М.М. Михайловой

Дата: 2 февраля 2004 г.

Тема: проект изменений к штатному расписанию на текущий год

В соответствии с Вашими указаниями от 20 января с.г. отделом кадров подготовлен проект изменений к штатному расписанию (прилагается на 4 листах).

При Вашем согласии прошу Вас утвердить прилагаемый проект изменений и подписать соответствующее распоряжение о введении в действие уточненного штатного расписания с 1 апреля с. г.

Проект распоряжения о введении в действие уточненного штатного расписания прилагается (на 1 листе).

(подпись) М.М. Михайлова118

СОГЛАСОВАНО:

Начальник юридического отдела

(подпись) П.П. Попова

01.02.2004

Начальник отдела труда и заработной платы

(подпись) A.A. Александров

01.02.2004

Исп. приложений Е.Е. Егорова (111-22-33)119

Приложение 47 Образец оформления акта. Наименование предприятия (организации, учреждения) АКТ №

Итого

документов с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда №

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности работника архива (службы ДОУ), внесшего изменения

в учетные документы _

подпись, расшифровка подписи

Дата Унифицированная форма № ‘Г-73 Утверждена постановлением

Госкомстата России от 06.04.01 №26 Отчетный

период с по М.П.

(наименование структурного подразделения)

АКТ

работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы

Служебные записки: когда составлять и как оформлять

Как часто, решая производственные вопросы, вы сталкиваетесь с необходимостью донести до руководства информацию в письменной форме? Объяснить ситуацию, предостеречь от ошибок, пояснить какие-либо обстоятельства. И конечно, нужно не только грамотно изложить факты, но и правильно оформить их на бумаге. Многие на собственном опыте знают, как бывает трудно написать докладную записку с обоснованием, например, необходимости дополнительной штатной единицы в отделе кадров в связи с возросшим объемом работ. К тому же далеко не всегда понятно, когда, как и зачем нужно составлять ту или иную записку. Вот эти вопросы мы и решили обсудить, чтобы сберечь ваше время и нервы.

Разновидностью служебной переписки является внутренняя, которая ведется в рамках организации (в случаях, когда вопрос не может быть решен устно). В этой ситуации составляются служебные записки - докладные или объяснительные. Кроме того, в процессе документирования могут создаваться также пояснительные и аналитические записки.

На первый взгляд особых различий между докладной, объяснительной, пояснительной и аналитической записками вроде бы и нет. Действительно, эти документы близки по своему назначению, все они относятся к информационно-справочным документам, создаваемым для решения оперативных вопросов в самых разных сферах управленческой деятельности. Все записки являются документами, обеспечивающими:

в общем случае - информационный обмен между структурными подразделениями, в т. ч. между обособленными структурными подразделениями и «головной» организацией

в ряде случаев - информационный обмен между подведомственными предприятиями и вышестоящей организацией (учреждением)

во всех случаях, когда речь идет о пояснительной записке к бухгалтерской отчетности, - информацию для всех заинтересованных внешних и внутренних пользователей бухгалтерской отчетностью компании, включая налоговые органы, органы статистики, банки, собственных акционеров (участников) и любых иных заинтересованных пользователей.

Обратите внимание! Служебные записки относятся к информационно-справочной документации и носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам

Служебные записки, независимо от разновидности, имеют вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации. Информация, указанная в записках, не содержит распоряжений, ни к чему не обязывает, но способна инициировать определенные управленческие решения, помочь выбрать тот или иной способ управленческого воздействия, а может только быть принята к сведению, и не более того.

Итак, информационно-справочные документы могут стать основанием для принятия решений или подготовки организационно-правовых и распорядительных документов.

Законодательство не предусматривает каких-либо жестких требований к служебным запискам, поэтому порядок их составления и оформления с учетом специфики организации целесообразно отразить в локальном нормативном акте, например в Инструкции по делопроизводству.

Совет Определите случаи и правила оформления служебных записок в локальном нормативном акте

В таком акте рекомендуем определить:

все виды записок, создаваемых в компании для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками

порядок составления всех видов записок (на бумажном носителе или в электронной форме)

структуру текста и особенности содержания докладной, объяснительной, аналитической, пояснительной записки

обязательные реквизиты докладной, объяснительной, аналитической, пояснительной записки и порядок их оформления

порядок регистрации всех видов записок

сроки хранения всех видов записок. Какие моменты важно не упустить и что следует учесть кадровику при составлении и оформлении той или иной записки, мы расскажем далее. И для наглядности приведем конкретные примеры составления этих документов.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Докладная записка - разновидность служебной. Определение «докладная записка» как самостоятельное понятие законодательными актами не установлено.

Докладная записка является информационно-справочным документом, адресуемым, например, непосредственному руководителю или руководителю организации и содержащим обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Особенность таких записок заключается в том, что они обеспечивают связь объектов управления по вертикали - снизу вверх, т. е. направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему.

Докладные записки, которые фиксируют определенные события, перечисленные в ч. 2 и 3 ст. 722 ТК РФ, или предупреждают о наступлении таких событий, служат основанием документального оформления временного перевода работника в связи с производственной необходимостью.

В Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93, утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299 (далее - ОКУД ОК 011-93), рассматриваемый документ упоминается только один раз - как докладная записка о нарушении трудовой дисциплины (код ОКУД 0286041), которая относится к классу 0286000 «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий».

А вот в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее - Перечень документов с указанием сроков хранения), докладную записку можно встретить в самых разных разделах управленческих документов (табл. 2 ).

Докладные записки могут составляться по вопросам основной деятельности, по кадровым (перевод работника на другую работу, наложение дисциплинарного взыскания, привлечение к материальной ответственности и т. п.), административно-хозяйственным вопросам и т. п.

Можно предложить классификацию докладных записок, приведенную в таблице 1 .

Докладные записки составляются в тех случаях, когда у работника возникает необходимость проявить инициативу в урегулировании какого-либо вопроса (внести предложение), выразить в письменной форме несогласие с решением, принятым руководителем, а также при возникновении разногласий по какому-либо производственному вопросу с другими работниками (структурными подразделениями), не подчиненными по должности, когда проблему можно разрешить только при непосредственном участии руководителя.

Например, докладные записки составляются при внесении предложений об укреплении материально-технической базы конкретного структурного подразделения, о выделении финансирования для каких-либо целей, переводе работника из одного структурного подразделения в другое и т. д. Докладная записка составляется и в том случае, когда работник просит руководителя дать поручение другим, не подчиненным ему лицам.

Словарь кадровика

Исходя из информации, приведенной в толковых словарях, можно предложить следующие определения докладной записки:

1. Письменное сжатое изложение сущности дела, представляемое подчиненным чиновником своему начальству (Малый энциклопедический словарь Брокгауза и Ефрона, 1907-1909).

2. Документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о

сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя (Большой бухгалтерский словарь / под ред. А.Н. Азрилияна. - М. Ин-т новой экономики, 1999).

3. Документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя (Краткий словарь видов и разновидностей документов. - М. Главархив СССР, ВНИИДАД, ЦГДАДА, 1974).

Основание составления журнала регистрации записок и представлений

Любая компания рано или поздно сталкивается с проблемой организации документооборота, и журналы регистрации документов играют в этом важную роль. Журналы регистрации хранят записи о различных документах в зависимости от их типов. Одним из них является журнал регистрации записок и представлений (к поощрению).

По усмотрению кадровых специалистов данный журнал может и не создаваться, так как записки и представления являются внутренними документами организации и обязательной регистрации не подлежат.

Выделяют несколько видов записок: служебные и докладные .

В кадровом делопроизводстве основной целью составления докладной записки является информировать руководство о сложившейся ситуации, об имевших место фактах. В основном докладные записки составляются по факту нарушения работниками трудовых обязанностей.

Служебные записки являются основным инструментом коммуникации внутри организации по всем тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию структурных подразделений организации. Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения.

Трудовым законодательством РФ установлены следующие виды поощрения работников: объявление благодарности, выдача премии, награждение ценным подарком, награждение почетной грамотой, представление к званию лучшего по профессии (ст. 191 ТК РФ ).

Журнал регистрации записок и представлений не является обязательным документом и ведется в организациях, в которых широко ведется внутренняя переписка и часто поощряют работников.

Ведение журнала имеет следующий ряд преимуществ :

по последней записи видно общее количество зарегистрированных документов

все заявления и представления работников компактно сгруппированы в одном журнале

из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом.

Содержание журнала регистрации записок и представлений

Журнал не имеет унифицированной формы . предусмотренной трудовым законодательством, поэтому кадровые специалисты оформляют его в произвольной форме. Представленный образец журнала оформлен в табличном виде, где каждая строка несет информацию об отдельном документе. В него вносятся следующие данные:

порядковый номер и дата записки или представления

должность и фамилия вносящего запись

краткое содержание записки или представления.

Журнал обычно ведется кадровым работником . но такая трудовая обязанность может быть возложена на сотрудника делопроизводства.

Журнал регистрации записок и представлений хранится 75 лет согласно ст. 258 "Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" от 25 августа 2010 г.

Примеры оформления. Деловое письмо.

Каждое деловое письмо имеет свой номер, индекс и дату. Поэтому при ответных письмах (а также в ходе переписки) делаются ссылки на номер и дату того или иного делового письма. Ссылка пишется отдельной строкой ниже адреса получателя и перед основным текстом.

Пример:

Начальнику планово-экономического отдела

Треста бумажных и ламинированных изделий

на Ваш №________________________________

Начальник планового отдела

Номер письма и его дата указываются на штампе.

Когда ответное деловое письмо имеет продольный штамп, то ссылка на номер (или индекс) запросного письма обычно входит в этот штамп.

Содержание делового письма, как правило, пишется через два интервала.

Если деловое письмо посылается от имени двух не подчиненных друг другу организаций или учреждений, то оно подписывается руководителями обоих учреждений и в одну строку (но не одна подпись под другой).

Примеры оформления. Докладная и служебная записки.

Докладная записка - это документ, представляющий собой письменное обращение сотрудника учреждения к выше стоящему должностному лицу этого же учреждения.

Форма написания докладной записки следующая

Директору типографии. …

Мастера переплетного цеха

1 Наименование адресата пишется посередине текста.

2 Дата ставится от начала левого поля после подписи.

Примеры оформления.Служебная записка

Наряду с докладной запиской внутри учреждения может иметь место служебная записка.

Служебная записка - это документ, представляющий собой письменное обращение сотрудника учреждения к другому сотруднику, причем оба работника не подчинены друг другу.

Образец служебной записки

1 января 2013, просмотров: 53461, Раздел: Документы

Образец служебной записки является документом, на основании которого структурные подразделения предприятия ведут между собой переписку. Адресатом оформленной служебной записки является начальник или специалист другого отдела. Образец служебной записки считается внутренним документом. В данном виде документа содержится информация касательно вопросов деятельности предприятия, которые относятся к компетенции того или иного структурного подразделения, и которые при этом не требуют обращения к вышестоящему руководителю.

Как правильно написать служебную записку.

Теперь вы знаете, как написать служебную записку правильно исходя из указанных данных по правилам составления данного рода документа.

Источники: elib.me, www.pro-personal.ru, www.quickdoc.ru, cold-steels.ru, bbcont.ru

zayavlenie-isk.my1.ru

Журнал регистрации служебных записок образец — InstantCMS 2.0

Журнал регистрации служебных записок структурным подразделениям таможни. Однако в некоторых случаях, предусмотренных законодательством. Этот журнал можно завести отдельно, а можно регистрировать эти документы в качестве входящих. В связи с этим, образец журнала регистрации приказов о. Журнал регистрации платежных ведомостей заводится на. На этой странице вашему вниманию предлагаются образцы документов заявлений, журналов регистрации, писем и т. Докладные, служебные, объяснительные записки по своему функциональному назначению являются носителями. Журнал регистрации докладных записок, для корректировки данных ИР Таможенный союз обмен. Делопроизводитель канцелярии регистрирует приказ в журнале регистрации приказов по организации, проставляет. Для этого вида документа специального журнала. Докладные и служебные записки внутреннюю переписку не допускается совместно регистрировать с. Согласно образцу журнала регистрации служебных записок, он может содержать данные о регистрационных номерах документов, их дате, наименовании или. Оформление личного дела сотрудника.И служебные записки внутреннюю переписку. Я в своей жизни образец служебной записки в стороннюю организацию видела только в. Составление журнала регистрации хозяйственных операций учреждения. Журнал регистрации личных дел работников. Служебная записка собственной службы рекламы, согласно которой. Учет командировочных удостоверений ведется с помощью специального журнала. Образец служебной записки мы приведем ниже и расскажем, как правильно написать служебную записку. Журнал регистрации заявлений и служебных записок. Как заполнить журнал регистрации служебных записок по образцу? Служебная записка, как самостоятельный вид документа отсутствует в общероссийском классификаторе управленческих документов ОКУД. Докладных образец журнал регистрации записок. Купить книгу Деловая переписка Образцы писем, служебных записок, отчетов, заявлений автора Демин Ю. В номенклатуры дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом Для служебного пользования. Образец служебной записки содержит информацию о сложившейся ситуации, разъясняет ее причины, а также. Служебная записка документ, который используется для оперативного обмена информации между структурными подразделениями. Журнал регистрации должностных инструкций образец этогодокумента в каждой организации может иметь свою структуру по причине отсутствия. Журнал регистрации первичного инструктажа по охране труда на рабочем месте. Внутренние докладные записки регистрируются в журнале картотеке регистрации внутренних документов. Журнал карточки регистрации распоряжений. Рекомендуем кадровику всегда иметь под рукой несколько образцов различных записок или. Далее указывается номер регистрации в реестре и. Документ в обязательном порядке вносится в журнал регистрации, вручать же его можно или лично или посредством. Если работник едет на работу на личном автомобиле, он должен написать служебную записку на. Аналогичным образом заполняются графы журнала регистрации входящих документов. Образец служебная записка о премировании. Журнал регистрации инструктажа должен быть прошит, пронумерован и обязательно скреплен официальной печатью организации. Вы можете заказать печать аналогичного журнала с изменениями, отвечающими. Компьютеризирован, журнал регистраций, бланки записок и готовые документы могут храниться в отдельной папке. Служебная записка образец о повышении заработной платы в 2014 году. Подписавшего документ Подразделение, должность Дата поступления. Журнал регистрации служебных записок докладных записок. По возвращении из служебной командировки, работник обязан. Журнал карточки регистрации распоряжений администрации района мэрии города по основной деятельности. Образец составления внутренней справки в. Например, Журнал регистрации докладных и. Журнал регистрации служебных записок 2013. Служебная записка это записка о выполнении какойлибо работы, направляемая должностным лицом. Когда сотруднику понадобится написать записку, дайте ему готовый бланк, а лучше образец. Главный бухгалтер может в служебной записке проинформировать об. Одинаковое оформление всех личных дел и аккуратное ведение журнала регистрации личных дел призвано исключить возможность потери важных документов. Журнал регистрации служебных поездок и местных командировок сотрудников применяется для учета поездок сотрудников в течение рабочего дня в пределах. Представленный образец журнала оформлен в табличном виде, где каждая строка несет информацию об отдельном. Рекомендуется оформлять бланк на основании требований ГОСТ 6. Образец служебной записки является документом. Служебное письмо это обобщенное название различных по содержанию документов. В разделе представлен образец журнала регистрации служебных докладных записок и представлений к поощрению. Ниже название документа, дата его регистрации и регистрационный номер. Резолюция или кому направлен документ. Журнал регистрации докладных записок работников организации образец заполнения. Служебная командировка это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный. При регистрации служебных записок, как и других документов, следует соблюдать правило входящие, исходящие и. Образец служебной записки пример оформления служебной записки. Путь работает только после регистрации в системе ДНС сети МГТУ для этого необходимо оформлять дополнительную служебную записку, см. Служебное письмо это обобщенное название различных по содержанию. Если на предприятии есть дальнейшая регистрация, тогда можно сделать служебную записку на имя. Факт нарушения и обстоятельства, при которых произошло обнаружение происшествия, должны быть зафиксированы в служебной записке. Журнал служебных записок Графы Входящий номер Ф. DСкачать образец заполнения служебной записки. Журнал регистрации записок и представлений не является обязательным документом и ведется в организациях. Журнал регистрации выданных справок обычно. Образец служебной записки на командировку. Унифицированной формы, согласно которой может быть написан образец служебной записки, как таковой не. С указанием мест, где он побывал, служебное задание с отчетом о проделанной работе. В конце статьи вы можете скачать примерный образец журнала регистрации командировочных. Как оформить журнал регистрации. И другие произведения в разделе Книги в интернетмагазине OZON. Образец текстовой части заявления о предоставлении не использованной в связи с отзывом из отпуска части отпуска в. Реквизиты журнала регистрации докладных записок к разделу XVIII. Служебная записка образец о невыполнении. Образец служебной записки на командировку мы привели ниже. Повестка в военкомат, служебная записка и другие значимые документы. А вот организовать регистрацию служебных и докладных записок следует, учитывая структуру компании в крупных организациях структурные подразделения. Образец написания служебной записки. УСД УСОРД, которым регламентирована форма и образец заполнения служебной записки. Формирование личного дела видео. На основании образца журнала регистрации исходящих. Служебная записка записка о выполнении какойлибо работы, направляемая одним должностным лицом другому. Бланк регистрации исходящих писемЖурнал регистрации исходящих документов образец Делопроизводство. Образец журнала регистрации служебных записок. После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов. Журналы регистрации, но если в течение года докладных, объяснительных и служебных записок бывает немного. Ведение данных журналов предусмотрено Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07. Образец бланка журнала регистрации котировочных заявок скачать Размер 30, 5 KB Скачиваний 2 978. Практическое пособие Кадровые перестановки закон, практика, образцы документов только в

" frameborder="0" allowfullscreen> Записки, предложения, представления, заявления, служебного письма, телеграммы. Также как и в журнале регистрации входящих писем. Протокол подписывается председателем, секретарем, всеми членами, присутствовавшими на заседании, и регистрируется в журнале регистрации. Государственной регистрации утверждены постановлением Правительства РФ. Рекомендованная форма журнала регистрации приведена в Примере 7. Есть несколько образцов различных записок. В образце журнала регистрации входящих документов приводятся примеры правильного заполнения его граф. Приложение N 19 к Единым требованиям к формированию информационного ресурса. Образец оформления служебной записки представлен в Примере 5. Форма журнала регистрации отправляемых документов. Регистрации служебных записок работников. При этом данный документ широко используется в деловой практике. Журнал регистрации служебных записок. В журнале регистрации документов распространены следующие категории деловые письма исходящие и входящие, распоряжения, служебные записки, приказы. Прочитав в какомто животноводческом журнале, что мясо кроликов нежно, как у цыпленка, что плодятся они во множестве и что. На основании образца журнала регистрации исходящих документов аналогично разрабатывают формы для регистрации. Образец служебной записки на переработку в 2014 году. Можно для этой цели не заводить никакого дополнительного журнала.

dev.instantcms.ru

Служебная, докладная и объяснительная записка — образец

Если служебные или докладные записки необходимо составлять далеко не каждому сотруднику организации, то образец объяснительной записки может потребоваться рано или поздно почти любому работнику. Каждая из этих видов служебной документации имеет свое определенное назначение информационно-справочного характера. Рассмотрим, какие виды записок лучше всего подходят для того или иного случая.

Докладаная записка — образец объяснительной

Вид документа информационного или справочного назначения, адресованный уполномоченному лицу, например, начальнику отдела или руководителю предприятия, называют докладной. Законодательство не дает ей четкого определения, она предназначена для изложения выводов, предложений в целях побуждения руководителя к принятию какого-либо решения.

Составлена она может быть как по инициативе сотрудника, так и в соответствии с устным распоряжением руководителя. Чаще всего с ее помощью вносят предложения, связанные с улучшением технического оснащения на производстве, выражают несогласие с каким-либо решением руководства, излагают свою позицию при конфликтах с коллегами.

Oбъяснительная записка образец

В основном тексте этого документа предполагается формулировка своей позиции и четкое изложение доводов по существу вопроса.

Различают следующие виды докладных записок:

• Отчетные. Предполагают информирование об окончании каких-либо работ или этапов, исполнении распоряжений и т.д.;
• Информационные. Составляются для изложения результатов, деталей, хода и методов выполнения работ. Являются регулярными;
• Инициативные. Содержат инициативы, предложения, рекомендации и т.д.

Докладная записка образец

Докладные могут быть внешними или внутренними в зависимости от того, кто является адресатом документа.

Внешние адресованы руководителю вышестоящего предприятия или организации. Чтобы составить этот документ используют общие бланки предприятия. Согласно примеру, докладная записка должна состоять из нижеследующих элементов:

• названия учреждения, предприятия;
• даты;
• индекса;
• адреса оформления;
• данных адресата;
• заголовка к теме докладной;
• изложенного текста;
• подписи руководящего лица;
• ФИО исполнителя, с указанием контактного телефона.

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей

Внутренние докладные записки составляются на имя главы организации, для их оформления используются обычные листы. Такой документ содержит следующие элементы:

• обозначение отдела;
• наименование документа;
• дату и регистрационный номер;
• заголовок к теме;
• текст;
• ФИО адресата;
• подпись, фамилию и инициалы, а также должность составителя.

Одним из видов внутренних документов является докладная записка о невыполнении должностных обязанностей. Она предназначена для информирования о невыполнении или ненадлежащем исполнении работником его непосредственных обязанностей, а также включает предложение о назначении этому сотруднику дисциплинарного взыскания.

Служебная записка — пример написания и журнал учета

К одной из разновидностей докладных записок относится служебная. Она является документом информационного характера и используется для взаимодействия различных горизонтальных (т.е. не подчиненных друг другу) объектов управленческой структуры в целях решения вопросов, касающихся их компетенции. Как пишется служебная записка?

В общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) не предусмотрен этот вид документации. При этом их используют в различных целях производственного назначения:

• для запроса информации;
• при выдаче инструкций;
• в качестве сопроводительного документа;
• как информационное письмо.

В тексте данного вида документа содержатся данные о том, что послужило причиной его оформления, т.е. просьба, заявка, предложение и т.д. В ней может содержаться информация о проведенных встречах, кадровых перемещениях сотрудников, каких-либо изменениях в работе организации и ее подразделений и т.д. Документ также может содержать информацию для службы охраны о сотрудниках, работающих в выходные дни с целью их допуска в помещение компании.

За трудовые успехи сотрудников могут поощрить денежной премией, ценным подарком или званием, грамотой. Для этого оформляется служебная записка на премию, составленная начальником отдела, профсоюзом или коллективом.

Служебная записка на премию

В законодательстве отсутствуют строгие требования по оформлению служебной записки. Однако образец заполнения служебной записки схож по форме с докладной, он может быть разработан и составлен непосредственно в организации с учетом специфики предприятия.

В целях контроля документации следует завести специальный журнал. Согласно образцу журнала регистрации служебных записок, он может содержать данные о регистрационных номерах документов, их дате, наименовании или кратком содержании, данных о должностном лице, подписавшем документ и т.д.

Журнал регистрации служебных записок образец

Помимо журнальной регистрации, предусмотрен также карточный или автоматический учет документации.

Форма объяснительной записки

Для пояснения обстоятельств каких-либо событий и фактов предусмотрен такой вид документа, как объяснительная записка, составленная работником предприятия на имя вышестоящего должностного лица.

Подразумевается ее написание от руки в одном экземпляре на обычном бумажном листе на имя затребовавшего ее лица. В некоторых организациях предусмотрено оформление объяснительной записки на компьютере. Форма объяснительной записки на законодательном уровне не закреплена, тем не менее, в некоторых учреждениях существуют типовые формы ее оформления. В то же время объяснительная записка, составленная не по форме, является действительной.

Согласно ТК РФ (ст. 193), прежде, чем применять к сотруднику дисциплинарное взыскание, с него должна быть затребована объяснительная, где сотрудник может сообщить обстоятельства и причины совершенных действий.

Объяснительные могут быть составлены либо сотрудником, либо структурным подразделением в целом.

ktovdele.ru

Служебная записка, порядок ее написания и регистрации

Функции и назначение

Служебная записка является формой внутренней переписки и, в зависимости от содержания, может быть информационного, инициативного или отчетного характера. В ней излагаются деловые позиции самостоятельного подразделения или руководителя по какому-либо вопросу. Служебная записка может содержать предложения или просьбы и адресоваться любому руководящему лицу, в том числе и вышестоящему.

Подписание и регистрация

Служебные записки подписывает непосредственный руководитель подразделения. В нижней части левого угла ее должен завизировать исполнитель. Там же пишется его фамилия и контактный телефон.

В структурных подразделениях служебные записки регистрируют в программе электронного документооборота. Им присваивают номер, направляют в подразделения в бумажном виде и на электронном носителе. Нумерация состоит из индекса подразделения и регистрационного номера.

Датой служебной записки считается момент ее регистрации. Ее оригинал с резолюцией руководящего лица направляется руководителю. А копия служебной записки возвращается уже исполнителю.

Разновидность служебных записок

Докладная служебная записка – это разновидность служебной записки, адресованной прямому руководителю. Докладная записка составляется, когда необходимо отразить мнение подразделения или руководителя по определенному вопросу и дать конкретные предложения.

В зависимости от назначения и содержания докладные записки могут быть инициативные (в виде замечаний и предложений) или отчетные (о результатах проверки, о командировке).

Дату или промежуток времени, к которым относится информация, фиксируемая в докладной записке, необходимо выделять отдельной строкой, включать в заголовок или же в начало текста. Докладную записку подписывает автор-составитель.

Содержание служебных записок

Текстовую часть служебной записки и докладной записки рекомендуется составлять из 2 частей. Первая ее часть – должна состоять из фактов, которые послужили поводом к ее написанию, а вторая – из предложений и соответствующих выводов по излагаемому вопросу.

Каждый разрабатываемый документ может содержать в себе только один вопрос. Исключение составляют протоколы, приказы, планы, отчеты и обобщающие документы.

Служебная записка должна включать в себя обоснованную информацию, изложенную объективно, кратко, грамотно, понятно и без лишних повторений. Текстовую часть оформляют в виде сплошного текста, таблицы, анкеты или сочетания этих форм.

Сложный сплошной текст любого документа должен состоять из логически и грамматически согласованной информации о действиях в управлении, которые отражены в соответствующих положениях, нормах, правилах и распорядительных документах.

Служебная записка должна иметь обязательные реквизиты и неизменный порядок размещения: автора, наименование предприятия и его код, индекс, дату, заголовок, основной текст, визы, подпись исполнителя, отметку о выполнении и направлении документа в дело.

Заголовок служебной записки должен быть изложен кратко. Если же в документе идет речь о нескольких проблемах, то заголовок может быть обобщенным.

Правила адресации

Служебные записки адресуют организациям, подразделениям или конкретному руководителю внутри предприятия. В документе, адресованном многим однородным организациям, адресата указывают обобщенно. Служебная записка не должна иметь более 4 адресатов.

Заключение

Вся исходящая информация в объеме служебной записки должна предоставляться по запросу и отправляться только официально. Предоставляемая информация должна быть подписана и завизирована руководителем, сферу деятельности которого она затрагивает.

Все служебные записки в обязательном порядке подлежат датированию. Дата документа и любые служебные отметки на нем являются непременным реквизитом любого документа.

fb.ru

Образец журнал регистрации служебных записок

Форумы для специалистов: Разделы: Статистика форума: Дни рождений: В ближайшую неделю день рождения празднуют: Larisa Prokopishina, Наталья, Катерина, Женя, Оксана, Полина, яна, Lyudmila, Александр, Камчатная Ксения, karina, Мандаринка. Посмотреть все. Проверьте знания, календарь событий.

Журнал регистрации записок (служебных, докладных) и. - FreshDoc

Ольга Моисеенко, научный редактор журнала, обязательна ли регистрация докладных и объяснительных записок? В соответствии с п. 139.2 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 4, регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения, независимо от способа их создания, передачи или доставки. Регистрация внутренних документов осуществляется централизованно, в службе ДОУ (п. 139.4 Инструкции по делопроизводству). Децентрализованная система регистрации документов допускается только при территориальной разобщенности структурных подразделений или в тех случаях, когда речь идет о специфических видах документов (первичная и отчетная бухгалтерская документация, документация по материально-техническому снабжению и т.д.). Таким образом.Основание составления журнала регистрации записок образца и представлений. Любая компания рано или поздно сталкивается с проблемой организации документооборота, и журналы регистрации документов играют в этом важную роль. Журналы регистрации хранят записи о различных документах в зависимости от их типов. Одним из них является журнал регистрации записок и представлений (к поощрению). По усмотрению кадровых специалистов данный журнал может и не создаваться, так как записки и представления являются внутренними документами организации и обязательной регистрации не подлежат. Выделяют несколько видов записок: служебные и докладные. В кадровом делопроизводстве основной целью составления докладной записки является информировать руководство о сложившейся ситуации, об имевших место фактах. В основном.

Аугментин таблетки, раствор, суспензия (125, 200, 400) для

На этой странице вашему вниманию предлагаются образцы документов: заявлений, журналов регистрации, писем и т.п. Здесь же вы найдете образцы документов, представленные в статьях сайта. Страница будет регулярно пополняться. Внимание! Пока страница находится в состоянии обновления. Некоторые образцы еще старые, а ссылки могут открывать совсем не те документы, которые указаны в названиях. Обещаю, что скоро все наладится. Table id1 заявление о предоставлении неполного отпуска, заявление о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска. Заявление о переносе отпуска, заявление о продлении отпуска, заявление об изменении фамилии в учетных документах. Заявление об увольнении по собственному желанию. Отзыв заявления об увольнении по собственному желанию. Согласие работника на отзыв.Принцип, которым следует руководствоваться, здесь, пожалуй, только один: не усложнять без необходимости. Этот способ индексации внутренних документов подходит только для крупных организаций, например: Приказ от 123/П/С-З, этот номер может быть прочитан следующим образом: Приказ с порядковым номером 123 относится к делу 01-12 и создан структурным подразделением 2 Северо-западного филиала компании. Скачать журнал регистрации внутренних документов, вы можете скачать журнал регистрации внутренних документов прямо сейчас (xlsx, 13 kB). В нем созданы учетные образец формы для приказов по основной деятельности, служебных записок и протоколов. Остальные листы добавите сами; состав/наименование граф тоже при необходимости можно подкорректировать, исходя из нужд каждой конкретной компании. Вопросы в.

Видеокамера с меню на русском языке системы скрытого

Эта статья о регистрации внутренних документов. Зачастую в выписывается организации их даже больше, чем «внешних» входящих.Журнал регистрации служебных поездок и местных командировок сотрудников - применяется для учета поездок сотрудников в течение аренды рабочего дня в пределах населенного пункта, в котором находится организация. Командировки длительностью более одного дня и в другие населенные пункты необходимо регистрировать в Журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки. Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. (ТК РФ, ст. 166) Вид основного раздела журнала: Журналы учета от компании Кадры в порядке Напечатаны на отличной.

Деринат: инструкция по применению, цена, отзывы

11:39 216640, если в компании имеются рабочие места, труд на которых по итогам соответствующей аттестации.23 июн. 2017 г.

Акт об отсутствии на рабочем месте информационный документ фиксирующий отсутствие сотрудника на рабочем месте. Отсутствие работника на рабочем месте требует от работодателя выполнения определенных действий, в число которых входит оформление необходимых документов. Одним из этих документов является акт об отсутствии на рабочем месте, образец которого можно скачать ниже. Ключевые моменты составления акта об отсутствии на рабочем месте. Но, прежде, чем заполнять акт, необходимо попытаться связаться с работником для того, чтобы выяснить причину отсутствия. Если работник в течение длительного времени так и не появляется на работе, работодатель делает отметку в табеле учета рабочего времени о прогуле. Данная отметка ставится на основании.Бланки Онлайн Бланк по есв додаток 4. Скачать бланк по есв додаток 4. Все бланки для скачивания, представленные на нашем сайте, исключительно для ознакомительного просмотра. Скачивая бланк по есв додаток 4, вы обязуетесь удалить их сразу после ознакомления. Любое коммерческое использование бланков, на которые даются ссылки, влечет ответственность. Все права на файлы, представленные на нашем сайте, принадлежат их законным владельцам. Бланк отчета одного общественного взноса есв додаток 4. Вероятна вам полезна будет информация о реквизитах уплаты есв с года ( и порядок наполнения платжного поручения на перечисление есв с года 150 от : Скачать бесплатно бланк по есв додаток 4. Скачать бесплатно должностную инструкцию кассира Инструкция по охране труда при работе с углошлифовальной

art-garmony.ru

Докладная или служебная?

Статьи по теме

В отечественном делопроизводстве в процессе реализации управленческих действий и задач составляются записки: докладные и служебные. У работников службы документационного обеспечения управления (ДОУ) по поводу их составления, оформления и обработки возникает ряд вопросов: в чем различие между служебной и докладной запиской, как правильно их оформлять, нужно ли их регистрировать? На эти и другие вопросы мы постараемся дать ответы в данной статье.

Если вами уже предпринимались попытки найти в специальной литературе ответы на эти вопросы, то эти ответы, скорее всего, выглядят туманно и не конкретно. Это вина не авторов, а ситуация, которая сложилась вокруг этих видов документов. Ответ на любой вопрос, связанный с составлением, оформлением, обработкой документов, надо всегда искать в нормативной базе.

Читайте также: Трудные случаи оформления документов

В настоящее время мы можем обратиться к четырем нормативно-методическим документам:

1. Государственной системе документационного обеспечения управления Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР от 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33) (далее – ГСДОУ).
2. Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. № 477) (далее – Правила).
3. Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)  (далее – Рекомендации).
4. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ  Р 6.30-2003).

   В Правилах о записках ничего не сказано, в ГСДОУ и Рекомендациях о них лишь упоминается. В преамбуле ГОСТ Р 6.30-2003, устанавливающей состав организационно-распорядительных документов (ОРД), они попали в разряд «и др.».

Чем отличается докладная записка от служебной?   

Докладная записка – это письменное обращение подчиненного к вышестоящему должностному лицу. Служебная записка – это письменное сообщение должностных лиц одного уровня.

Виды докладных записок  

По содержанию докладные записки подразделяются на следующие виды:

• Инициативные (составляют с целью побудить адресата принять определенное решение).
• Информационные (составляют с целью информировать руководство о деталях, методах, результатах выполнения поручений).
• Отчетные (содержат информацию о выполненной работе).

В Рекомендациях выделен еще один вид записок – аналитические. В данной статье они не рассматриваются.

В качестве разновидности докладной записки можно рассматривать Представление. Представление используют при документировании трудовых отношений. Составляет данную разновидность докладной записки руководитель структурного подразделения в адрес руководства организации в случаях поощрения работников, наложения взысканий, проведения аттестации. Текст представления состоит из двух частей. В первой дается характеристика работника, с указанием фактов его биографии и общей характеристики трудовой деятельности. Во второй излагается мотив создания документа и предлагаемые решения.

Служебные записки могут быть инициативными и информационными.

Текст инициативной записки состоит всегда из двух частей: вводной и заключительной.

Вводная часть содержит изложение конкретных фактов, событий, причин (возможно, их анализ), побудивших автора написать докладную записку. В заключительной – предложения, рекомендации, выводы, просьбы автора докладной записки по изложенным фактам.

Информационные и отчетные записки могут состоять только из вводной части, хотя не исключается вариант, когда их текст состоит из двух частей.

Оформление записок. Виды реквизитов документов

Записки как документы, вошедшие в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД), составляются и оформляются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. Это не письма, поэтому их надо оформлять на общем бланке организации.

Докладные и служебные записки составляются на листе бумаги от руки или печатаются. Записки могут  составляться как по личной инициативе должностного лица, сотрудника организации, так и по указанию (письменному или устному) руководителя. 

При оформлении записок надо помнить, что обязательными реквизитами для них являются: наименование структурного подразделения, где работает автор записки, наименование вида документа, дата составления, регистрационный индекс,

заголовок, адресат, текст, подпись.

Этот перечень совпадает с реквизитами «докладной (аналитической, служебной, объяснительной) записки», перечисленными в п. 3.3.3.6. Рекомендаций.

Так как докладные и служебные записки являются внутренними документами, на их бланке не указывают наименование организации, так как оно входит в реквизит «адресат», В реквизите «адресат» указывается должность лица, которому адресуется записка, его инициалы и фамилия. Например:

                                                                                Генеральному директору ОАО «СТРЕЛА»

                                                                                А.Т. Зорину

                                                                            

                                                                              Начальнику общего отдела ООО «Марс»

                                                                              Г.И. Орлову 

При оформлении реквизита «наименование вида документа», если подчиненный обращается к вышестоящему должностному лицу, указывают «докладная записка», а если руководитель структурного подразделения пишет другому руководителю структурного подразделения, то в бланке надо написать «служебная записка».

При таком разграничении станет легче искать нужную записку, потому что в организации будет два дела: «Служебные записки», содержащее переписку между руководителями структурных подразделений, и «Докладные записки», содержащее письменные обращения работников к вышестоящим должностным лицам.

  Дата в записках, как и во всех ОРД, оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год – четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 4 ноября 2015 г. следует оформить следующим образом: 04.11.2015

На практике не всегда указывают  реквизит «наименование места составления или издания документа» - и с этим можно согласиться, поскольку записки, как правило, являются внутренними документами организации.

Записки могут иметь заголовок, который, как и в других ОРД, отвечает на вопрос «О чем», пишется с заглавной буквы, а точка в его конце не ставится. Например:

О ремонте подсобных помещений

О командировочных расходах в 2015 году

Об отчетах структурных подразделений  за 2015 год

Текст докладной записки может включать две части: вводную и заключительную.

Вводная часть содержит изложение конкретных фактов, событий, причин (возможно, их анализ), побудивших автора написать записку, а заключительная – предложения, рекомендации, выводы, просьбы автора записки согласно изложенным фактам.

Записки могут иметь приложение (приложения). В таких случаях требуется оформить реквизит «приложение». Например:

Приложение: на 3 л. в 2 экз. (если приложение названо в тексте).

Приложение: проект положения об отделе маркетинга на 4 л. в 2 экз. (если приложение не названо в тексте).

Приложение: 1. Проект положения о защите персональных данных на 6 л. в 1 экз.

                       2. Проект штатного расписания на 3 л. в 2 экз. (если приложений  

                       несколько, их нумеруют).

При необходимости записки могут визироваться.  Например:

Начальник службы безопасности

Рощин П.П. Рощин

12.11.2015

Подписывает записку ее автор. Он пишет наименование своей должности, ставит личную подпись, а затем дает ее расшифровку. Например:

Начальник отдела снабжения                              Петров                              А.О. Петров

Руководитель, которому адресована записка, проставляет на ней резолюцию, в соответствии с которой будут осуществлены управленческие действия: подготовлены проекты документов, проведены мероприятия и т.д.

                                                                                                                  Е.С. Котиной

                                                                                                                 Подготовить приказ

                                                                                                                к 15.09. 2015

                                                                                                               Томилин

                                                                                                               10.09.2015   

Пример оформления докладной записки:

                                                                                     Генеральному директору ЗАО «Коралл»                           

 Бухгалтерия                                                               А.Л. Жарову                    

               

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

12.09.2015 № 19  

                                                                                                                А.М. Сомовой     

 О представительских расходах                                                          подготовить приказ

                                                                                                                 к 15.09.2015

                                                                                                                Жаров

                                                                                                                12.09.2015

Уважаемый Андрей Львович!

    Прошу обязать начальников структурных подразделений при организации деловых встреч и переговоров предоставлять в бухгалтерию служебные записки не позднее 10-дневного срока до назначенной даты мероприятия. Это вызвано необходимостью своевременного расчета и выделения денежных сумм представительских расходов. Служебная записка должна содержать смету представительских расходов. Желательно, чтобы сумма сметы была указана в тексте служебной записки, а не оформлялась в виде приложения к ней.   

Главный бухгалтер                                                     Томин                                   Т.Р. Томин

                                                                                                                Получено                                                                                        

                                                                                                               12.09.2015 № 78

                                                                                  

                                                                                   Начальнику общего отдела ЗАО «Коралл»                                                                                 

 Отдел кадров                                                           П.Т. Рощину                                         

                              

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

12.10.2015 № 45

г. Вологда

О штатном расписании на 2016 г.

Уважаемый Петр Трофимович!

       В связи с разработкой штатного расписания на 2016 г., прошу Вас предоставить мне уточненный штатный состав общего отдела до 16.11.2015.

Начальник отдела кадров                                     Марков                            Л.Р. Марков

                                                                                                                             Получено                                                                                                                                                                                  

                                                                                                                            12.10.2015 №123

Регистрация записок

Нужно ли регистрировать служебные и докладные записки? Если документ не зарегистрирован, не учтен, то всегда можно сказать, что его не было, поэтому все разновидности записок обязательно нужно регистрировать.

Если внутренние документы в вашей организации регистрируются в службе ДОУ, она может поставить регистрационный порядковый номер в бланке записки.

Отдел снабжения

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

12.09.2015 № 12

Если внутренние документы регистрируются в структурных подразделениях, регистрационный исходящий номер будет проставлен в бланке записки, а в службе ДОУ, куда позже передадут записку, в правом нижнем углу проставят входящий регистрационный индекс:

                                                                                                                       Получено

                                                                                                             12.09.2015 № 78

Все изложенное в данной статье по проблеме различия  между служебной и докладной записками, рассмотрены виды реквизитов документов. Выводы основаны на  наработках практиков в области документационного обеспечения управления и на требованиях ГОСТ Р 6.30-2003 к оформлению ОРД. Это позволило сделать вывод о том, что различие между этими двумя типами записок состоит  в служебном положении их авторов, и оформляться они должны как документы, входящие в состав ОРД. Регистрировать их как внутренние документы нужно обязательно, выбирая один из двух способов, рассмотренных в статье.

Л.М. Вялова, канд. ист. наук, доц. РГГУ

www.sekretariat.ru

---

Смотрите также

• 
  Журналы о молочных продуктах
• 
  Вязание журнал дуплет крючком
• 
  Журнал международные научные исследования
• 
  Журнал голова и шея
• 
  Работа в журнале интернет
• 
  Xiaomi очистить журнал вызовов
• 
  Живой журнал дмитрий мыльников
• 
  Стриж вгспу электронный журнал
• 
  Читать журнал онлайн папарацци
• 
  Журнал ппр электрооборудования образец
• 
  Отделка и ремонт журнал