Об утверждении Инструкции по делопроизводству с обращениями граждан в органах государственной власти и местного самоуправления, объединениях граждан, на предприятиях, в учреждениях, организациях независимо от форм собственности, в средствах массовой информации. Журнал реєстрації звернень громадян зразок

Об утверждении Инструкции по делопроизводству с обращениями граждан в органах государственной власти и местного самоуправления, объединениях граждан, на предприятиях, в учреждениях, организациях независимо от форм собственности, в средствах массовой информации

КАБІНЕТ МІНІСТРІВ УКРАЇНИ

ПОСТАНОВА

від 14 квітня 1997 р. N 348

Київ

Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації

Із змінами і доповненнями, внесеними постановами Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року N 1153,від 24 вересня 2008 року N 858, від 19 січня 2011 року N 26,від 3 лютого 2016 року N 48

Відповідно до статті 13 Закону України "Про звернення громадян" Кабінет Міністрів України ПОСТАНОВЛЯЄ:

1. Затвердити Інструкцію з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації (додається).

2. Пункт 2 втратив чинність

(згідно з постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 р. N 1153)

3. Визнати такою, що втратила чинність, Інструкцію по веденню діловодства по пропозиціях, заявах і скаргах громадян у республіканських міністерствах і відомствах УРСР, виконкомах місцевих Рад народних депутатів, на підпорядкованих їм підприємствах, в установах і організаціях, затверджену постановою Ради Міністрів УРСР від 27 квітня 1982 р. N 210 (ЗП УРСР, 1982 р., N 5, ст. 47).

 

Прем'єр-міністр України

П.  ЛАЗАРЕНКО

Інд. 41 

 

ЗАТВЕРДЖЕНОпостановою Кабінету Міністрів Українивід 14 квітня 1997 р. N 348

ІНСТРУКЦІЯз діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації

1. Діловодство за пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотаннями) і скаргами громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації (далі - організаціях) ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на спеціально призначених для цього посадових осіб чи на підрозділ службового апарату.

Порядок ведення діловодства за зверненнями громадян, які містять відомості, що становлять державну або іншу таємницю, яка охороняється законом, визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

Особисту відповідальність за стан діловодства за зверненнями громадян несуть керівники організацій.

2. Усі пропозиції, заяви і скарги, що надійшли, повинні прийматися та централізовано реєструватися у день їх надходження, а ті, що надійшли у неробочий день та час, - наступного після нього робочого дня на реєстраційно-контрольних картах, придатних для оброблення персональними комп'ютерами (додаток N 1), або в журналах (додаток N 2). Конверти (вирізки з них) зберігаються разом з пропозицією, заявою, скаргою. Облік особистого прийому громадян ведеться на картках, у журналах (додаток N 3) або за допомогою електронно-обчислювальної техніки. За відсутності в організації системи електронного документообігу письмове звернення, отримане за допомогою Інтернету, засобів електронного зв'язку (електронне звернення), перед реєстрацією роздруковується на папері.

(абзац перший пункту 2 із змінами, внесеними згідно з постановою Кабінету Міністрів України від 03.02.2016 р. N 48)

Журнальна форма реєстрації пропозицій, заяв і скарг та обліку особистого прийому громадян допускається в організаціях з річним обсягом надходження до 600 пропозицій, заяв та скарг і такою ж кількістю звернень громадян на особистому прийомі.

Електронне звернення приймається на визначену електронну адресу або шляхом заповнення електронної форми, яка розміщується на офіційному веб-сайті організації.

(пункт 2 доповнено новим абзацом третім згідно з постановою Кабінету Міністрів України від 03.02.2016 р. N 48)

Датою подання електронного звернення є дата надходження звернення на визначену електронну адресу або дата заповнення електронної форми та її відправлення. Якщо електронне звернення надійшло на визначену електронну адресу у неробочий день та час, то датою подання електронного звернення вважається наступний після нього робочий день.

(пункт 2 доповнено новим абзацом четвертим згідно з постановою Кабінету Міністрів України від 03.02.2016 р. N 48)

Розміщена на офіційному веб-сайті організації електронна форма повинна мати графи для зазначення громадянином свого прізвища, імені, по батькові, місця проживання, електронної поштової адреси (відомостей про інші засоби зв'язку з ним), викладення суті порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги, дати подання звернення.

(пункт 2 доповнено новим абзацом п'ятим згідно з постановою Кабінету Міністрів України від 03.02.2016 р. N 48)

У разі коли для розгляду електронного звернення по суті необхідно зазначати персональні дані заявника або інших осіб, за винятком тих, що містяться у зверненні, заявнику пропонується звернутися з усним або письмовим зверненням.

(пункт 2 доповнено новим абзацом шостим згідно зпостановою Кабінету Міністрів України від 03.02.2016 р. N 48,у зв'язку з цим абзаци третій - одинадцятий вважати відповідно абзацами сьомим - п'ятнадцятим)

Письмові та усні пропозиції, заяви і скарги, подані на особистому прийомі, також підлягають централізованій реєстрації на реєстраційно-контрольних картках, придатних для оброблення персональними комп'ютерами, або в журналах (додатки N 1 і 2).

(абзац сьомий пункту 2 із змінами, внесеними згідно з постановою Кабінету Міністрів України від 03.02.2016 р. N 48)

Реєстраційно-контрольна картка, журнал реєстрації пропозицій, заяв і скарг, картка (журнал) обліку особистого прийому громадян ведуться згідно з вказівками щодо їх заповнення (додаток N 4).

Автоматизовані реєстрація пропозицій, заяв і скарг та облік особистого прийому громадян здійснюються з реєстраційно-контрольних форм шляхом введення в персональний комп'ютер таких елементів: дата надходження звернення; прізвище, ім'я, по батькові, категорія (соціальний стан) заявника; звідки одержано звернення, дата, індекс, контроль; порушені питання - короткий зміст, індекси; зміст і дата резолюції, прізвище автора, виконавець, термін виконання; дата надіслання, індекс і зміст документа, прийняті рішення, дата зняття з контролю; номер справи за номенклатурою.

Автоматизована реєстрація обліку особистого прийому громадян шляхом прямого введення в персональний комп'ютер здійснюється за допомогою таких елементів: дата прийому, хто приймає; прізвище, ім'я, по батькові, адреса, місце роботи, категорія (соціальний стан) заявника; порушені питання - короткий зміст, індекси; кому доручено розгляд, зміст доручення, термін виконання, прийняті рішення, дата одержання відповіді.

Склад зазначених елементів за необхідності може бути доповнений (розписка виконавця в одержанні документа, хід виконання тощо). Порядок розміщення елементів у разі проведення автоматизованої реєстрації може визначатись організацією.

У процесі автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних. Автоматизовані банки даних забезпечують користувача інформацією про всі документи і їх місцезнаходження за допомогою виведення інформації на екран комп'ютера, а у разі потреби - на принтер.

Реєстраційний індекс пропозиції, заяви, скарги зазначається у реєстраційному штампі (додаток N 5). Штамп ставиться на нижньому полі першого аркуша документа праворуч або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки.

Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища заявника та порядкового номера пропозиції, заяви, скарги, що надійшла, наприклад, Д-401. Реєстраційний індекс може бути доповнений іншими позначеннями, що забезпечують систематизацію, пошук, аналіз і зберігання пропозицій, заяв і скарг.

На вимогу громадянина, який подав звернення до організації, на першому аркуші копії звернення проставляється штамп із зазначенням найменування організації, дати надходження та вхідного номера звернення. Така копія повертається громадянинові.

(пункт 2 доповнено абзацом згідно з постановою Кабінету Міністрів України від 19.01.2011 р. N 26)

3. У разі надходження повторних пропозицій, заяв і скарг їм надається черговий реєстраційний індекс, а у відповідній графі реєстраційно-контрольної картки, журналу або на відповідному полі реєстраційно-контрольної картки, викликаної на екран монітора персонального комп'ютера (під час автоматизованої реєстрації), зазначається реєстраційний індекс першої пропозиції, заяви, скарги. На верхньому полі першого аркуша повторних пропозицій, заяв і скарг праворуч і на реєстраційних формах робиться позначка "ПОВТОРНО" і підбирається все попереднє листування.

Пропозиції, заяви і скарги одного й того ж громадянина з одного і того ж питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд до однієї й тієї ж організації (дублетні), обліковуються за реєстраційним індексом першої пропозиції, заяви і скарги з доданням порядкового номера, що проставляється через дріб, наприклад, Д-401/1, Д-401/2, Д-401/3.

4. У разі використання карткової форми реєстрації пропозицій, заяв і скарг кількість примірників реєстраційно-контрольних карток визначається числом картотек, що ведуться в організації. Вид картотек та їх кількість повинні відповідати потребам забезпечення обліку, довідкової роботи, контролю за виконанням доручень за пропозиціями, заявами і скаргами та їх аналізу. Картотеки можуть формуватись за розміщеними в алфавітному порядку прізвищами осіб, від яких надійшли пропозиції, заяви і скарги, за тематикою порушених у них питань.

У необхідних випадках ведеться алфавітний покажчик прізвищ громадян, від яких надійшли пропозиції, заяви і скарги.

5. У разі коли про результати розгляду письмової пропозиції, заяви, скарги необхідно повідомити іншу організацію, усі примірники реєстраційно-контрольних форм та перший аркуш контрольованого звернення позначаються словом "КОНТРОЛЬ" або літерою "К".

Пропозиції, заяви і скарги, на які даються попередні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття рішення і вжиття заходів щодо вирішення пропозиції, заяви, скарги. Рішення про зняття з контролю пропозицій, заяв і скарг приймають посадові особи, які прийняли рішення про контроль.

6. У разі коли за результатами розгляду пропозицій, заяв і скарг даються письмові та усні відповіді робиться відповідний запис у реєстраційно-контрольних формах та у документах справи на вільному від тексту місці останнього аркуша (крім місця, призначеного для підшивки) або в окремій довідці.

Індекс письмової відповіді складається з реєстраційного індексу та номера справи (за номенклатурою), до якої підшивається пропозиція, заява або скарга разом з документами щодо їх вирішення.

7. Посадові особи, які ведуть діловодство за пропозиціями, заявами і скаргами, щороку до 15 січня готують для керівників організацій матеріали для аналізу й узагальнення у формі аналітичних довідок. Аналітичні довідки поточного характеру складаються в міру потреби.

8. Пропозиції, заяви і скарги громадян після їх вирішення з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення та примірником реєстраційно-контрольної форми мають бути повернуті посадовим особам чи підрозділу службового апарату, які ведуть діловодство за пропозиціями, заявами і скаргами, для централізованого формування справи, картотек, банку даних. Формування і зберігання справ у виконавців забороняється.

Документи розміщуються у справах у хронологічному або алфавітному порядку. Кожна пропозиція, заява, скарга з усіма документами щодо її розгляду і вирішення становлять у справі самостійну групу і вміщуються в м'яку обкладинку (додаток N 6). У разі одержання повторної пропозиції, заяви, скарги або появи додаткових документів вони підшиваються до даної групи документів.

Під час формування справ перевіряється правильність спрямування документів до справи, їх комплектність. Невирішені пропозиції, заяви, скарги, а також неправильно оформлені документи підшивати до справ забороняється.

Обкладинка справи оформляється за встановленою формою (додаток N 7).

9. Організації зберігають пропозиції, заяви і скарги для надання довідок і використання їх в інших цілях.

Відповідальність за схоронність документів за пропозиціями, заявами і скаргами покладається на керівників, інших посадових осіб організацій відповідно до їх функціональних обов'язків.

Термін зберігання документів за пропозиціями, заявами і скаргами визначається затвердженими керівниками організацій переліками документів і номенклатурами справ, що утворюються у процесі їх діяльності. Як правило, встановлюється п'ятирічний термін зберігання пропозицій, заяв і скарг та документів, пов'язаних з їх розглядом і вирішенням.

У випадках, викликаних специфікою діяльності організації, постійно діюча експертна комісія цієї організації може прийняти рішення про збільшення терміну зберігання або про постійне зберігання найцінніших пропозицій громадян.

Рішення експертної комісії про збільшення термінів зберігання документів за пропозиціями, заявами і скаргами, про відбір їх для подальшого зберігання підлягають обов'язковому затвердженню керівником організації.

10. Справи, що підлягають постійному, а також тимчасовому (понад 10 років) зберіганню, передаються до архівного підрозділу організації через два роки після завершення діловодства за ними. Справи, що підлягають тимчасовому зберіганню (до 10 років включно), передаються до архівного підрозділу за рішенням керівника організації.

Після закінчення встановлених строків зберігання звернення громадян та документи щодо їх розгляду підлягають знищенню у порядку, встановленому Мін'юстом.

(абзац другий пункту 10 у редакції постанови Кабінету Міністрів України від 03.02.2016 р. N 48)

 

Зразок 

Додаток N 1до Інструкції(в редакції постанови Кабінету Міністрів Українивід 3 лютого 2016 р. N 48)

РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА

(Лицьовий бік)

(Зворотний бік)

Хід виконання

(додаток 1 у редакції постанови Кабінету Міністрів України від 03.02.2016 р. N 48)

 

Додаток N 2до Інструкції(в редакції постанови Кабінету Міністрів Українивід 3 лютого 2016 р. N 48)

ЖУРНАЛреєстрації звернень громадян

Порядковий номер	Дата підписання /надсилання/ звернення	Дата надходження та реєстраційний індекс	Прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання (електронна адреса, номер телефону), категорія, соціальний стан заявника	Звідки надіслано, дата, індекс, взяття на контроль	Вид звернення, форма та ознака надходження	Основні та додаткові питання		Зміст резолюції, її автор та дата, виконавець, строк виконання	Відмітка про передачу на виконання	Відмітка про виконання, результати розгляду, зняття з контролю	Номер справи за номенклатурою
						короткий зміст	індекси
1	2	3	4	5	6	7	7а	8	9	10	11

(додаток 2 у редакції постанови Кабінету Міністрів України від 03.02.2016 р. N 48)

 

Додаток N 3до Інструкції 

Зразок

КАРТКА /ЖУРНАЛ/обліку особистого прийому громадян

Nпп	Дата прийому	Хто приймає	Прізвище, ім'я, по батькові, адреса чи місце роботи, категорія /соціальний стан/ громадянина	Порушені питання		Кому доручено розгляд, зміст доручення, термін виконання	Наслідки розгляду, індекс, дата одержання відповіді від виконавця
				короткий зміст	індекси
1	2	3	4	5	5а	6	7

 

Додаток N 4до Інструкції(в редакції постанови Кабінету Міністрів Українивід 3 лютого 2016 р. N 48)

ВКАЗІВКИщодо заповнення реєстраційно-контрольної картки, журналу реєстрації звернень громадян і картки (журналу) обліку особистого прийому громадян*

РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА

(Лицьовий бік)

Елементи	Пояснення до заповнення
Кореспондент (заявник)	прізвище, ім'я, по батькові автора, для колективних звернень - запис "колективний" і зазначається прізвище одного з авторів
Дата підписання /надсилання/ та надходження звернення	дата підписання заявником письмового звернення або надсилання електронного звернення, надходження усного звернення
Місце проживання, електронна пошта	адреса, зазначена у зверненні, електронна пошта, номер телефону заявника
Вид звернення	пропозиція (зауваження), заява (клопотання), скарга
Категорія і соціальний стан заявника	дані про заявника відповідно до Класифікатора звернень громадян, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 24 вересня 2008 р. N 858
Ознака надходження	первинне чи повторне звернення
Дата надходження	число, місяць, рік надходження
Реєстраційний індекс	початкова літера прізвища автора (для колективних звернень, анонімних звернень (без підпису) - відповідно проставляється відмітка "КО", "БП") та порядковий номер звернення
Звідки надіслано	найменування організації, що надіслала кореспонденцію
Дата надсилання	дата супровідного листа організації, що переслала звернення
Індекс документа	індекс супровідного листа організації, що переслала звернення
Форма надходження	поштою, з використанням Інтернету, засобів електронного зв'язку (електронне звернення), за допомогою засобів телефонного зв'язку, на особистому прийомі, через уповноважену особу тощо
Попередні звернення	дати і реєстраційні індекси попередніх звернень
Основні та додаткові питання	викладається стислий зміст питань та їх індекси відповідно до Класифікатора звернень громадян, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 24 вересня 2008 р. N 858
Резолюція	переноситься з документа або картки (журналу) обліку особистого прийому громадян
Автор і дата резолюції	посада, прізвище та ініціали посадової особи, дата резолюції
Строк виконання	зазначається відповідно до резолюції або строків виконання, встановлених законодавством
Відмітки про контроль	зазначається слово "Контроль" (літера "К") у правому куті картки: у лівій частині графи - про контроль організації, що переслала і контролює виконання, у правій - про власний контроль
Виконано за ______ днів	зазначається фактичний строк виконання
Код РКК (0203005)	зазначається у лівому верхньому куті лицьового боку картки за Державним класифікатором управлінської документації

____________* У разі використання персонального комп'ютера в діловодстві за зверненнями громадян допускається застосування реєстраційно-контрольних карток та карток обліку особистого прийому громадян, що містять усі зазначені та інші необхідні елементи, у послідовності, зручній для застосування на персональному комп'ютері.

(Зворотний бік)

Хід виконання

Елементи	Пояснення до заповнення
Дата передачі на виконання	зазначається дата вручення документа безпосередньо виконавцю
Виконавець	прізвище, ініціали та номер телефону безпосереднього виконавця (графи заповнюються після кожного переміщення документа)
Записи про продовження строку виконання, попередню відповідь	новий строк виконання, посада і прізвище керівника, який прийняв рішення про його зміну; адресат, дата, індекс, короткий зміст попередньої відповіді або питання
Контрольні відмітки	відмітки про нагадування, стан виконання тощо
Перевірено	дата перевірки, прізвище та ініціали особи, що проводила перевірку, результати перевірки
Дата, реєстраційний індекс документа про виконання	дата і реєстраційний індекс документа, в якому міститься остаточне рішення
Кому надіслано	зазначаються всі адресати, яким надіслано документ з остаточним рішенням
Результат розгляду звернення	короткий виклад прийнятих рішень з усіх порушених питань
Вирішено	зазначається характер відповіді на пропозицію, заяву, скаргу - позитивно, відмовлено у задоволенні, повернуто відповідно до закону, залишено без розгляду, надіслано за належністю
З контролю зняв	посада, прізвище та ініціали керівника або іншої посадової особи, яка прийняла рішення про зняття з контролю звернення, та підпис відповідального за здійснення контролю
Справа..., том..., аркушів...	індекс справи за номенклатурою, номер тому (проставляються після прийняття рішення про остаточне виконання звернення)

Рекомендується застосовувати картки форматом А5 (148 х 210 міліметрів).

ЖУРНАЛреєстрації звернень громадян*

Елементи	Пояснення до заповнення
Графа 1	порядковий номер надається в порядку надходження
Графа 2	дата підписання заявником письмового звернення або надсилання електронного звернення, дата надходження звернення за допомогою засобів телефонного зв'язку
Графа 3	число, місяць, рік надходження, початкова літера прізвища автора (для колективних листів, листів без підпису - відповідно проставляється відмітка "КО", "БП")
Графа 4	прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання, електронна адреса, номер телефону та дані про автора (інвалід, ветеран війни, ветеран праці, багатодітна сім'я; робітник, службовець, підприємець, пенсіонер тощо)
Графа 5	найменування організації, що надіслала звернення, дата та індекс супровідного листа, відмітка про здійснення контролю
Графа 6	вид звернення (пропозиція, заява, скарга), первинне чи повторне, отримане поштою, з використанням Інтернету, засобів електронного зв'язку (електронне звернення), отримане за допомогою засобів телефонного зв'язку, на особистому прийомі, через уповноважену особу тощо
Графи 7, 7а	стислий виклад порушених основних та додаткових питань та їх індекси, що проставляються у такому самому порядку, як і під час заповнення реєстраційно-контрольної картки
Графа 8	основний зміст та дата резолюції; посада, прізвище та ініціали керівника - автора резолюції, прізвище виконавця, строк виконання (зазначається відповідно до резолюції або строків, встановлених законодавством)
Графа 9	прізвище, ініціали особи, яка отримала звернення на виконання, підпис та дата отримання
Графа10	дата, реєстраційний індекс і зміст документа, в якому міститься остаточне рішення, та прийняті рішення з усіх порушених питань; прізвище керівника або посадової особи, яка прийняла рішення про зняття з контролю
Графа 11	заповнюється після прийняття рішення "До справи"

____________* Реєстрація звернень ведеться в алфавітному порядку за початковою літерою прізвища кореспондента або в порядку присвоєння чергового реєстраційного номера.

КАРТКА(ЖУРНАЛ)обліку особистого прийому громадян

Елементи	Пояснення до заповнення
Графа 1	заповнюється у картці під час повторного звернення громадян на особистий прийом, у журналі - в порядку запису громадян на особистий прийом
Графа 2	число, місяць, рік прийому
Графа 3	прізвище, ініціали та посада керівника або іншої посадової особи, що веде прийом
Графа 4	число, місяць, рік надходження, початкова літера прізвища автора (для колективних листів, листів без підпису - відповідно проставляється відмітка "КО", "БП")
Графи 5, 5а	стислий виклад порушених основних та додаткових питань та їх індекси, що проставляються у такому самому порядку, як і під час заповнення реєстраційно-контрольної картки
Графа 6	прізвище та посада виконавця, зміст доручення, строк виконання; якщо заявнику дано роз'яснення на особистому прийомі, робиться запис "Роз'яснено", а під час подання громадянином письмової пропозиції, заяви, скарги - запис "Лист"
Графа 7	прийняті рішення з порушених в усному зверненні питань; реєстраційний індекс документа, дата документа, в якому міститься остаточне рішення

Рекомендується застосовувати картки форматом А5 (148 х 210 міліметрів).

(додаток N 4 із змінами, внесеними згідно з постановою Кабінету Міністрів України від 24.09.2008 р. N 858,у редакції постанови Кабінету Міністрів України від 03.02.2016 р. N 48)

 

Додаток N 5 

ФОРМАРЕЄСТРАЦІЙНОГО ШТАМПА

Найменування організації

дата

Індекс

Розмір 41,6 х 16 мм

 

Додаток N 6

ФОРМАобкладинки для пропозиції, заяви та скарги

_____________________________________________________________________________________                                                                                                  (назва організації) Пропозиція, заява, скарга ______________________________________________________________/необхідне підкреслити/____________________________________________________________________________________/адреса/ Підлягає поверненню

 

Додаток N 7

 

____________ 

search.ligazakon.ua

Методичні рекомендації "Реєстрація та розгляд звернень громадян" - 4 Липня 2014

Закон України «Про звернення громадян» регулює  питання практичної реалізації громадянами України наданого  їм  Конституцією  України  права вносити в органи державної влади,  об'єднання громадян  відповідно до  їх статуту пропозиції про поліпшення їх діяльності,  викривати недоліки в роботі,  оскаржувати дії посадових  осіб,  державних  і громадських   органів.   Закон   забезпечує   громадянам   України можливості для  участі  в  управлінні  державними  і  громадськими справами,  для впливу на поліпшення роботи органів державної влади і  місцевого  самоврядування,  підприємств,  установ,  організацій незалежно від  форм  власності,  для  відстоювання  своїх  прав  і законних інтересів та відновлення їх у разі порушення.

Відповідно до ст..1 Закону України «Про звернення громадян», Громадяни України мають право звернутися до органів державної влади, місцевого самоврядування, об'єднань громадян,  підприємств, установ,  організацій  незалежно  від  форм   власності,   засобів масової   інформації,   посадових   осіб    відповідно    до    їх функціональних   обов'язків   із   зауваженнями,    скаргами    та пропозиціями, що стосуються їх статутної  діяльності,  заявою  або клопотанням   щодо   реалізації    своїх    соціально-економічних, політичних та особистих прав і законних інтересів та  скаргою  про їх порушення.

Усі звернення громадян, що надійшли, повинні прийматися, попередньо розглядатися та централізовано реєструватися в день їх надходження в журналі реєстрації пропозицій (зауважень), заяв (клопотань) і скарг громадян.

На вимогу громадянина, який подав звернення, на першому аркуші копії звернення проставляється штамп із зазначенням найменування організації, дати надходження та вхідного номера звернення. Така копія повертається громадянинові.

Під час реєстрації звернення йому надається реєстраційний індекс. Реєстраційний індекс звернення складається з початкової літери прізвища заявника, порядкового номера звернення, що надійшло та індексу структурного підрозділу.

Приклад:

Д-1/3.1, де

Д – початкова літера прізвища заявника;

1 – порядковий номера звернення за журналом;

3.1 - індекс структурного підрозділу, що визначений виконавцем звернення.

 Реєстраційний індекс може бути доповнений іншими позначеннями, що забезпечують систематизацію, пошук, аналіз і зберігання звернень.

Повторні звернення реєструються так само, як і попередні. При цьому в правому верхньому кутку картки (в журналі) робиться позначення “Повторно” і до звернення долучається все попереднє листування.

Дублетні звернення обліковуються за реєстраційним індексом першого звернення з доданням порядкового номера, що проставляється через дріб, наприклад, Д-1/1/3.1, Д-1/2/3.1, Д-1/3/3.1.

Під час реєстрації звернень, що містять інформацію про факти корупції на зверненні проставляється позначка «КД».

Звернення громадян підлягають обов'язковому первинному розгляду з метою визначення їх належності до компетенції органів юстиції, та призначення за ними конкретного виконавця.

Первинний розгляд письмових звернень громадян проводиться керівниками органів юстиції відповідно до їх повноважень.

Наслідки розгляду керівництвом звернень громадян фіксуються в резолюціях.

Усі звернення громадян після реєстрації та накладення резолюції передаються до відповідного структурного підрозділу чи посадової особи, зазначеної в резолюції, про що робиться відмітка в журналі реєстрації пропозицій (зауважень), заяв (клопотань) і скарг громадян.

Якщо про результати розгляду звернення потрібно повідомити іншу організацію або у зверненні порушуються важливі питання діяльності органів та установ юстиції, такі звернення беруться на особливий контроль і розглядаються в першу чергу. У цих випадках на листах і картках проставляється штамп «КОНТРОЛЬ» або літера «К». Рішення за результатами перевірки таких звернень приймаються керівництвом того органу або установи юстиції, до якого вони надійшли. Звернення громадян, на які даються попередні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття рішення і вжиття заходів щодо вирішення питань, поставлених у таких зверненнях. Рішення про зняття з контролю звернення приймають посадові особи, які прийняли рішення про взяття його на контроль.

На звернення, взяте під контроль, заповнюється контрольна картка у двох примірниках, один з яких долучається до контрольної картотеки, а другий - разом із зверненням вручається виконавцеві.

Посадові особи органів та установ юстиції при розгляді звернень громадян зобов’язані з’ясувати їх суть, у разі потреби вимагати у виконавців матеріали їх перевірки, направляти працівників на місця для перевірки викладених у зверненні обставин, застосовувати інші заходи для об'єктивного вирішення поставлених автором звернення питань, з’ясовувати та приймати рішення про усунення причин і умов, які спонукають авторів звернутись.

Забороняється відмова в прийнятті та розгляді звернення з посиланням на політичні погляди, партійну належність, стать, вік, віросповідання, національність громадянина, незнання мови звернення.

До кожного звернення не пізніше ніж у п'ятиденний термін має бути прийняте одне з таких рішень:

1)    прийняти до провадження; передати на вирішення в підвідомчий орган чи установу юстиції;

2)    надіслати за належністю до іншого відомства, якщо питання, порушені у зверненні, не входять до компетенції органів та установ юстиції, про що одночасно повідомляється заявнику;

3)    залишити без розгляду при наявності підстав, визначених у статті 8 Закону України «Про звернення громадян».

У зверненні мають бути вказані прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання громадянина та викладено суть порушеного питання. Письмове звернення має бути надруковано або написано від руки розбірливо і чітко, підписано заявником (групою заявників) із зазначенням дати.

Звернення, оформлене без дотримання цих вимог, повертається заявникові з відповідними роз’ясненнями в термін не пізніше як через десять календарних днів, крім випадків, передбачених частиною першою статті 7 Закону України «Про звернення громадян». Копія такого звернення залишається у провадженні того органу чи установи, до яких звернувся заявник.

Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає. При цьому анонімні звернення обов’язково реєструються у Журналі таким чином: обов’язково зазначається число, місяць, рік надходження та реєстраційний індекс, який складається з позначки «БП» (без підпису), порядкового номера звернення, що надійшло та індексу структурного підрозділу.

Приклад:

БП-1/3.1, де

БП – без підпису;

1 – порядковий номер звернення за Журналом;

3.1 – індекс структурного підрозділу.

Якщо у зверненні поряд з питаннями, що належать до компетенції органів та установ юстиції, порушуються питання, які підлягають вирішенню в інших органах державної влади чи місцевого самоврядування, то при наданні відповіді на звернення органом чи установою юстиції громадянину також роз'яснюється порядок вирішення цих питань.

Забороняється направляти скарги громадян на розгляд тим органам чи посадовим особам, дії або рішення яких оскаржуються.

Не розглядаються також й повторні звернення одним і тим самим органом  від одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, якщо перше вирішено по суті, а також ті скарги, які подані з порушенням термінів, передбачених статтею 17 Закону України «Про звернення громадян», та звернення осіб, визнаних судом недієздатними. Рішення про припинення розгляду такого звернення приймає керівник органу, про що повідомляється особа, яка подала звернення.

Якщо в черговому зверненні громадянин (поряд з питаннями, що вже розглядались і на які було надано вичерпну відповідь або за якими прийнято відповідне рішення) звертається з іншими питаннями, новими фактами, то звернення не вважається повторним і розглядається у встановленому законодавством порядку.

Звернення громадян, які мають установлені законодавством пільги, розглядаються в першочерговому порядку. До таких категорій належать звернення Героїв Радянського Союзу, Героїв України, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни, жінок, яким присвоєно почесне звання України «Мати-героїня», ветеранів війни та праці, інвалідів, а також осіб, що постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, багатодітних сімей, одиноких матерів та інших громадян, які потребують соціального захисту та підтримки. Такі звернення розглядаються у п’ятнадцятиденний строк.

Звернення розглядаються і вирішуються у строк не більше одного місяця від дня їх надходження, враховуючи вихідні, святкові та неробочі дні, а ті, які не потребують додаткового вивчення, – невідкладно, але не пізніше п’ятнадцяти календарних днів від дня їх отримання. Якщо в місячний строк вирішити порушені у зверненні питання неможливо, строк його розгляду може бути продовжено, про що повідомляється особа, яка подала звернення. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п’яти календарних днів.

Термін розгляду звернень громадян починається з дня наступного за днем з якого починається строк (таким днем є день їх надходження та реєстрації в органі чи установі юстиції) по день направлення відповіді заявнику на його звернення.  У разі направлення звернення для перевірки й прийняття рішення до підвідомчих органів та установ юстиції термін розгляду такого звернення обчислюється з дня реєстрації його в органі юстиції вищого рівня й по день надання відповіді тим органом юстиції, який його розглядав по суті.

Звернення вважається вирішеним, якщо розглянуто всі порушені в ньому питання, прийнято обґрунтоване рішення, ужито необхідних заходів щодо його виконання та повідомлено заявника про результати розгляду звернення і прийняте рішення.

Рішення, які приймаються за зверненнями громадян, мають бути мотивованими та ґрунтуватися на нормах законодавства. Посадова особа, визнавши заяву такою, що підлягає задоволенню, зобов’язана забезпечити своєчасне й правильне виконання прийнятого рішення, а в разі визнання скарги обґрунтованою – негайно вжити заходів до поновлення порушених прав громадян.

Відповідь за результатами розгляду звернення в обов’язковому порядку дається тим органом, який його отримав і до компетенції якого входить розв’язання порушених у зверненні питань, за підписом керівників або осіб, яким право підпису надано керівником органу.

Рішення про відмову в задоволенні вимог або прохань, викладених у зверненні, доводиться до відома громадянина в письмовій формі з посиланням на чинне законодавство і викладенням мотивів відмови, а також із роз’ясненням порядку оскарження прийнятого рішення. При цьому вказуються заходи, які вживались органом чи установою юстиції для перевірки цього звернення. Якщо давалася усна відповідь, то складається відповідна довідка, яка додається до матеріалів перевірки звернення. У картці обліку (журналі) фіксується, що про наслідки перевірки заявника повідомлено в особистій бесіді.

 

 

chervonogradjst.at.ua

10.6. Діловодство за зверненням громадян |коментар, диплом, курсова, реферат, дисертація, цпк, цк, кк, кпк, гк, кас, україни| цивільний, кримільнальний, сімейний, трудовий, земельний, процесуальний, житловий, кодекс, право

Враховуючи особливу роль звернень громадян до органів державної влади, органів місцевого самоврядування, об´єднань громадян, підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, засобів масової інформації, у забезпеченні постійного зв´язку між зазначеними органами і громадянами, вирішенні життєво важливих проблем окремої людини, реалі­зації конституційних прав і свобод, утвердженні демократич­ної, соціальної правової держави і з метою підвищення ефек­тивності роботи зі зверненнями громадян та усунення недоліків у цій сфері Президентом України прийнята низка указів, а пос­тановою Кабінету Міністрів України затверджено Інструкцію з діловодства за зверненнями громадян в органах державної вла­ди і місцевого самоврядування, об´єднаннях громадян, на під­приємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації. Відповідні нормативні акти (інструкції, положення, умови, порядок) прийняті цент­ральними органами виконавчої влади, органами місцевого са­моврядування з урахуванням особливостей, пов´язаних з пред­метом звернення, щодо ведення діловодства за зверненнями та організації особистого прийому громадян.

Цими документами (нормативними актами) встановлюєть­ся, що, за загальним правилом, діловодство за зверненням гро­мадян ведеться окремо від інших видів діловодства й покла­дається на спеціально призначених для цього посадових осіб або на підрозділ службового апарату.

Порядок ведення діловодства за зверненнями громадян, які містять відомості, що становлять державну або іншу таємницю, яка охороняється законом, визначається спеціальними норма­тивно-правовими актами.

Особисту відповідальність за стан діловодства за звернен­нями громадян несуть керівники організацій.

Усі пропозиції, заяви і скарги, що надійшли, приймаються посадовою особою, яка веде діловодство, та централізовано реєструються у день їх надходження на реєстраційно-контроль­них картках установленого зразка, придатних для оброблення персональними комп´ютерами. Конверти зберігаються разом із пропозицією, заявою, скаргою. Облік особистого прийому ве­деться на картках установленого зразка або за допомогою елек­тронно-обчислювальної техніки. Письмові пропозиції, заяви і скарги, подані на особистому прийомі, також підлягають цент­ралізованій реєстрації на реєстраційно-контрольних картках, придатних для оброблення персональними комп´ютерами. До­зволяється журнальна форма реєстрації пропозицій, заяв і скарг та обліку особистого прийому, якщо надходження не переви­щують 600 звернень за рік і такої самої кількості звернень на особистому прийомі.

У разі надходження звернення, в якому порушені питання не входять до повноважень даного органу (посадової особи), воно в термін не більше п´яти днів пересилається ними за на­лежністю відповідному органу чи посадовій особі, про що пові­домляється громадянину, який подав звернення (ст. 7).

У разі якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення органом чи посадовою осо­бою, воно в той самий термін (5 днів) повертається громадяни­ну з відповідними роз´ясненнями (ст. 7).

Зареєстрованим пропозиціям, заявам, скаргам присвоюєть­ся реєстраційний індекс, який складається з початкової літери прізвища заявника та порядкового номера пропозиції, заяви, скарги, що надійшла, наприклад Д-007. Він зазначається у штампі, який ставиться на першому аркуші документа. Реєст­раційний індекс може бути доповнений іншими позначення­ми, що забезпечують систематизацію обліку або пошук доку­мента. Наприклад, звернення громадянина з одного і того са­мого питання, що надіслані різним адресатом, але надійшли на розгляд до однієї організації (дуплетні), обліковуються за реєст­раційним індексом першого звернення з доданням поперед­нього номера, що проставляється через косу риску — Д-007/1, Д-007/2, Д-007/3 і т. д.

У разі надходження повторних пропозицій, заяв, скарг їм надається черговий реєстраційний індекс, а на першому аркуші документа і на реєстраційних формах робиться позначка «ПОВ­ТОРНО» і підбирається все попереднє листування1.

Реєстраційно-контрольна картка, журнал реєстрації звер­нень, картка (журнал) обліку особистого прийому (додатки до Інструкції № 1, 2, 3) ведуться відповідно до Вказівок щодо запов­нення реєстраційно-контрольної картки (КК), журналу реєстра­ції пропозицій, заяв і скарг громадян і картки (журналу) обліку особистого прийому громадян (додаток № 4 до Інструкції).

У разі коли за результатами звернення потрібно повідомити іншу організацію, усі примірники реєстраційно-контрольних форм та перший аркуш контрольованого звернення позна­чається словом «КОНТРОЛЬ» або літерою «К».

Пропозиції, заяви і скарги, на які даються попередні від­повіді, з контролю не знімаються. Тільки по закінченні прова­дження і остаточного вирішення питання за зверненням за рі­шенням посадової особи, яка прийняла рішення про контроль, звернення знімається з контролю.

У разі коли за результатами розгляду звернень громадян даються письмові та усні відповіді, робиться відповідний запис у реєстраційно-контрольних формах та у документах справи на вільному від тексту останньому аркуші або в окремій довідці.

Посадові особи, які ведуть діловодство за зверненнями громадян, щороку до 15 січня готують для керівників організа­цій матеріали для аналізу й узагальнення у формі аналітичних довідок.

Посадові особи чи підрозділи службового апарату, які ве­дуть діловодство за зверненням громадян, централізовано фор­мують справи, картотеки, банк даних. Тому усі пропозиції, за­яви, скарги громадян після їх вирішення з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення та примірником реєстраційно-контрольної форми повертаються посадовим особам чи підроз­ділам, які ведуть діловодство за зверненням громадян. Форму­вання і зберігання справ у виконавців забороняється.

1 Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненням громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об´єднаннях грома­дян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм влас­ності, в засобах масової інформації: Постанова Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1977 р. № 348 // Офіційний вісник України. — 1997. — № 16. — Ст. 86—89.

   

Документи розміщують у справах у хронологічному або ал­фавітному порядку. Під час оформлення справ перевіряється правильність віднесення документів до справи, їх комплект­ність. Кожна пропозиція, заява, скарга з усіма документами щодо її розгляду і вирішення становлять у справі самостійну групу. У разі одержання повторно пропозицій, заяв, скарг або появи додаткових документів вони підшиваються до даної гру­пи документів.

Термін зберігання документів за зверненнями громадян визначається керівниками організацій, переліками документів і номенклатурами справ. Як правило, встановлюється п´ятирічний термін зберігання справ за зверненнями громадян, однак за рі­шенням експертної комісії, яке затверджується керівником ор­ганізації, термін зберігання може бути збільшений.

Справи, що підлягають постійному зберіганню, передають­ся до архівного підрозділу організації через два роки після за­вершення діловодства з ними. Справи, що підлягають тимчасо­вому зберіганню, — до десяти років, передаються до архівного підрозділу за рішенням керівника організації.

Відповідальність за схоронність документів за пропозиція­ми, заявами і скаргами покладається на керівників, інших по­садових осіб організацій відповідно до їх функціональних обов´язків.

 

www.mego.info

Журнал реєстрації звернень громадян

Додаток 1 Журнал реєстрації звернень громадян № п/п Дата надходження та реєстраційний індекс Прізвище, ім’я, по батькові, адреса чи місце роботи, категорія, соціальний стан Звідки одержано, індекс, взяття на контроль Порушені питання Зміст резолюції, її дата, автор, виконавець, термін виконання Дата, індекс, зміст документа та прийняті рішення, виконавець, зняття з контролю Номер справи за номенклатурою короткий зміст індекси 1 2 3 4 5 5а 6 7 8 Приклад заповнення № п/п Дата надходження та реєстраційний індекс Прізвище, ім’я, по батькові, адреса чи місце роботи, категорія, соціальний стан Звідки одержано, індекс, взяття на контроль Порушені питання Зміст резолюції, її дата, автор, виконавець, термін виконання Дата, індекс, зміст документа та прийняті рішення, виконавець, зняття з контролю Номер справи за номенклатурою короткий зміст індекси 1 2 3 4 5 5а 6 7 8 1 15.02.2011 К-1 Коновалов Олександр Степанович, 61000, м.Харків, вул. Петровського, 555, кВ.555 7.20 8.12 1.4. ГУОН К-156, 13.02.2011 2.1., 3.2., 4.1., 5.1., 6.2. 20.02.11 Про незгоду із звільнен-ням 150.3 Розглянути та підготувати відповідь 15.02.11 Начальник відділу Іванова О.О.(осн.) 19.02.2011 року 19.02.2011 01-24/К-1-01* 9.3. Додаток 2 ^ начальника відділу Іванівської районної державної адміністрації № пп Дата прийому Хто приймає ПІБ, адреса чи місце роботи, категорія (соціальний стан) громадянина Порушені питання ^ Наслідки розгляду, індекс, дата одержання відповіді від виконавця короткий зміст індекс 1 2 3 4 5 5а 6 7 Зразок заповнення: 1. 13.06.2011 Іванов І.І. Петрова Ольга Павлівна , 61000, м.Харків, вул. Петровського, 158, кв. 455, тел.050-00-01-002 7.20 8.4 Про працевлаштування в закладах освіти району за спеціальність (вчитель математики) 150.2 Сидоренко Н.М. Надати дані про існуючи вакансії До 14.06.2011 ПІДПИС Сидоренко Надана усна відповідь 13.01.2011 року. Станом на 13.01.11 вакансій вчителя математики в районі немає 9.2. Пояснення: У графі 3 – проставляються індекси відповідно до розділу І Класифікатора звернень (п.7 «Категорія авторів звернень» та п.8 «Соціальний стан») У графі 5а – проставляються індекси відповідно до затвердженого наказом відділу освіти Класифікатора звернень, який розробляється відповідно до ІІ розділу «Основні питання, що порушуються у зверненнях громадян» Класифікатора звернень громадян відповідно по індексу 150 У графі 7 - проставляються індекси відповідно до розділу І Класифікатора звернень (п.9 «Результати розгляду») Додаток 3 ^ ВІДДІЛ ОСВІТИ НАКАЗ ^ Відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97 № 348, НАКАЗУЮ: 1. Іванову Маргариту Іванівну, спеціаліста відділу освіти, призначити відповідальною за ведення діловодства за пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотаннями) і скаргами громадян у відділі освіти Іванівської районної державної адміністрації. 2. Контроль за виконання даного наказу залишаю за собою. Начальник відділу освіти _________________ ПІБ З наказом ознайомлена: Додаток 4 ^ ВІДДІЛ ОСВІТИ НАКАЗ ^ Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 24.09.08р. №858 «Про затвердження Класифікатора звернень громадян», з метою визначення змісту основних питань, що порушують громадяни НАКАЗУЮ: 1. Запровадити з __.__.20__ року класифікацію індексу основних питань, що порушуються у зверненнях громадян відповідно до індексів: Індекс Зміст 150 Освіта, наукова, науково-технічна, інноваційна діяльність та інтелектуальна власність: 150.1 Влаштування дітей в навчальні заклади 150.2 Соціальний захист педагогічних працівників (вирішення житлових питань, пільги вчителям, виконання вимог ст.57 Закону України «про освіту» та ін..) 150.3 Праця і зарплата (питання призначення, звільнення, надання матеріальної допомоги, працевлаштування та ін..) 150.4 Охорона здоров’я 150.5 Морально-етичний клімат у колективах навчальних закладів 150.6 Поліпшення матеріально-технічної бази. Ремонт навчальних закладів 150.7 Поповнення документів про освіту 150.8 Надання архівних довідок, роз’яснень 150.9 Інші 2. Спеціалісту _________________ довести наказ до керівників навчальних закладів класифікатор питань відповідно до індексу. 3. Директорам навчальних закладів: 3.1. аналіз звернень громадян проводити відповідно до класифікації індексу основних питань 3.2. надавати аналіз та звіти згідно з встановленою класифікацією КОМУ ТЕРМІНИ. Контроль за виконання даного наказу залишаю за собою. Начальник відділу освіти _________________ ПІБ Додаток 5 Звіт відділу освіти Іванівської районної державної адміністрації про надходження звернень громадян за показниками Класифікатора за __ квартал 20__ року I. Характеристика звернення ^ Індекс Характеристика звернення __ квартал __ квартал ^ 1.1. Поштою 1.2. На особистому прийомі 1.3. Через уповноважену особу 1.4. Через органи влади 1.5. Через засоби масової інформації 1.6. Від інших органів, установ, організацій ^ 2.1. Первинне 2.2. Повторне 2.3. Дублетне 2.4. Неодноразове 2.5. Масове 3. За видами 3.1. Пропозиція (зауваження) 3.2. Заява (клопотання) 3.3. Скарга ^ 4.1. Чоловіча 4.2. Жіноча 5. За суб'єктом 5.1. Індивідуальне 5.2. Колективне 5.3. Анонімне 6. За типом 6.1. Телеграма 6.2. Лист 6.3. Усне ^ 7.1. Учасник війни 7.2. Дитина війни 7.3. Інвалід Великої Вітчизняної війни 7.4. Інвалід війни 7.5. Учасник бойових дій 7.6. Ветеран праці 7.7. Інвалід I групи 7.8. Інвалід II групи 7.9. Інвалід III групи 7.10. Дитина-інвалід 7.11. Одинока мати 7.12. Мати-героїня 7.13. Багатодітна сім'я 7.14. Особа, що потерпіла від Чорнобильської катастрофи 7.15. Учасник ліквідації наслідків аварії на Чорнобильській АЕС 7.16. Герой України 7.17. Герой Радянського Союзу 7.18. Герой Соціалістичної Праці 7.19. Дитина 7.20. Інші категорії ^ 8.1. Пенсіонер 8.2. Робітник 8.3. Селянин 8.4. Працівник бюджетної сфери 8.5. Державний службовець 8.6. Військовослужбовець 8.7. Підприємець 8.8. Безробітний 8.9. Учень, студент 8.10. Служитель релігійної організації 8.11. Особа, що позбавлена волі; особа, воля якої обмежена 8.12. Інші ^ 9.1. Вирішено позитивно 9.2. Відмовлено у задоволенні 9.3. Дано роз'яснення 9.4. Звернення, що повернуто авторові відповідно до статей 5 і 7 Закону України "Про звернення громадян" 9.5. Звернення, що пересилається за належністю відповідно до статті 7 Закону України "Про звернення громадян" 9.6. Звернення, що не підлягає розгляду відповідно до статей 8 і 17 Закону України "Про звернення громадян" ^ Індекс Зміст питання __ квартал __ квартал 150 Освіта, наукова, науково-технічна, інноваційна діяльність та інтелектуальна власність 150.1 Влаштування дітей в навчальні заклади 150.2 Соціальний захист педагогічних працівників (вирішення житлових питань, пільги вчителям, виконання вимог ст.57 Закону України «про освіту» та ін..) 150.3 Праця і зарплата (питання призначення, звільнення, надання матеріальної допомоги, працевлаштування та ін..) 150.4 Охорона здоров’я 150.5 Морально-етичний клімат у колективах навчальних закладів 150.6 Поліпшення матеріально-технічної бази. Ремонт навчальних закладів 150.7 Поповнення документів про освіту 150.8 Надання архівних довідок, роз’яснень 150.9 Інші Додаток 6 Іванівська районна державна адміністрація ^ Пропозиція, заява, скарга (необхідне підкреслити) ВХІДНИЙ НОМЕР _________ ДАТА ___________ _________________________ (прізвище заявника) ____________________________________ (ім’я та по батькові) ^ Індекс: ______________________________ Район: ______________________________ Місто: ______________________________ Вулиця: _____________________________ _____________________________________ ^ на 20___ рік Індекси Назва направлень діяльності та справ Кількість томів Термін збереження Примітка (відповідальний) 1 2 3 4 5 01. Керівництво 01-000 Журнали реєстрації прийому відвідувачів директором школи 3 роки ст. 96 Іванова М.І. 01-000 Звернення (пропозиції, заяви, скарги) громадян, що містять пропозиції про суттєві зміни в роботі установ, організацій, підприємств або про усунення серйозних недоліків та зловживань 5 років¹ ст. 28-б ¹ У разі неодноразового звернення – 5 р. після останнього розгляду

lib.exdat.com

Управління освіти - Зразки документів для звернення громадян

Під зверненнями громадян слід розуміти викладені в письмовій або усній формі пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги.(ст. 3 Закону України "Про звернення громадян").

        Заява (клопотання) - звернення громадян із проханням про сприяння реалізації закріплених Конституцією та чинним законодавством їх прав та інтересів або повідомлення про порушення чинного законодавства чи недоліки в діяльності підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, народних депутатів України, депутатів місцевих рад, посадових осіб, а також висловлення думки щодо поліпшення їх діяльності. Клопотання - письмове звернення з проханням про визнання за собою відповідного статусу, прав чи свобод тощо.

        Пропозиція (зауваження) - звернення громадян, де висловлюються порада, рекомендація щодо діяльності органів державної влади і місцевого самоврядування, депутатів усіх рівнів, посадо-вих осіб, а також висловлюються думки щодо врегулювання суспільних відносин та умов життя громадян, вдосконалення правової основи державного і громадського життя, соціально-культурної та інших сфер діяльності держави і суспільства.

        Скарга - звернення з вимогою про поновлення прав і захист законних інтересів громадян, по-рушених діями (бездіяльністю), рішеннями державних органів, органів місцевого самовряду-вання, підприємств, установ, організацій, об'єднань громадян, посадових осіб.

Звернення адресуються органам державної влади і місцевого самоврядування, підприємствам, установам, організаціям незалежно від форм власності, об’єднанням громадян або посадо-вим особам, до повноважень яких належить вирішення порушених у зверненнях питань.

У зверненні має бути зазначено:

* прізвище, ім’я, по батькові;

* місце проживання громадянина;

* викладено суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги.

Письмове звернення надсилається поштою або може бути переданим громадянином до відповідного органу, установу особисто чи через уповноважену ним особу, якщо ці повнова-ження оформлені відповідно до чинного законодавства.

Звернення може бути подано як окремою особою (індивідуальне), так і групою осіб (колективне).

Письмове звернення повинно бути підписано заявником (заявниками) із зазначенням дати.

До звернення додаються наявні у громадянина рішення або копії рішень, які приймалися за його зверненням раніше, а також інші документи, необхідні для розгляду заяви, які після її розгляду повертаються громадянину

pervomaisk-uo.at.ua

Постанова КМУ 348-97-п Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцев від 14.04.1997 редакція від 28.01.2011

                                                           КАБІНЕТ МІНІСТРІВ УКРАЇНИ П О С Т А Н О В А від 14 квітня 1997 р. N 348 Київ Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об"єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації { Із змінами, внесеними згідно з Постановами КМ N 1153 ( 1153-97-п ) від 17.10.97 N 858 ( 858-2008-п ) від 24.09.2008 N 26 ( 26-2011-п ) від 19.01.2011 }

Відповідно до статті 13 Закону України "Про звернення громадян" ( 393/96-ВР ) Кабінет Міністрів України п о с т а н о в л я є: 1. Затвердити Інструкцію з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об"єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації (додається). { Пункт 2 втратив чинність на підставі Постанови КМ N 1153 ( 1153-97-п ) від 17.10.97 }

3. Визнати такою, що втратила чинність, Інструкцію по веденню діловодства по пропозиціях, заявах і скаргах громадян у республіканських міністерствах і відомствах УРСР, виконкомах місцевих Рад народних депутатів, на підпорядкованих їм підприємствах, в установах і організаціях, затверджену постановою Ради Міністрів УРСР від 27 квітня 1982 р. N 210 (ЗП УРСР, 1982 р., N 5, ст. 47).

Прем"єр-міністр України П.ЛАЗАРЕНКО Інд.41 ЗАТВЕРДЖЕНО постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. N 348

ІНСТРУКЦІЯ з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об"єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації

1. Діловодство за пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотаннями) і скаргами громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об"єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації (далі - організаціях) ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на спеціально призначених для цього посадових осіб чи на підрозділ службового апарату. Порядок ведення діловодства за зверненнями громадян, які містять відомості, що становлять державну або іншу таємницю, яка охороняється законом, визначається спеціальними нормативно-правовими актами. Особисту відповідальність за стан діловодства за зверненнями громадян несуть керівники організацій. 2. Усі пропозиції, заяви і скарги, що надійшли, повинні прийматися та централізовано реєструватися у день їх надходження на реєстраційно-контрольних картах, придатних для оброблення персональними комп"ютерами (додаток N 1), або в журналах (додаток N 2). Конверти (вирізки з них) зберігаються разом з пропозицією, заявою, скаргою. Облік особистого прийому громадян ведеться на картках, у журналах (додаток N 3) або за допомогою електронно-обчислювальної техніки. Журнальна форма реєстрації пропозицій, заяв і скарг та обліку особистого прийому громадян допускається в організаціях з річним обсягом надходження до 600 пропозицій, заяв та скарг і такою ж кількістю звернень громадян на особистому прийомі. Письмові пропозиції, заяви і скарги, подані на особистому прийомі, також підлягають централізованій реєстрації на реєстраційно-контрольних картках, придатних для оброблення персональними комп"ютерами, або в журналах (додатки N 1 і 2). Реєстраційно-контрольна картка, журнал реєстрації пропозицій, заяв і скарг, картка (журнал) обліку особистого прийому громадян ведуться згідно з вказівками щодо їх заповнення (додаток N 4). Автоматизовані реєстрація пропозицій, заяв і скарг та облік особистого прийому громадян здійснюються з реєстраційно-контрольних форм шляхом введення в персональний комп"ютер таких елементів: дата надходження звернення; прізвище, ім"я, по батькові, категорія (соціальний стан) заявника; звідки одержано звернення, дата, індекс, контроль; порушені питання - короткий зміст, індекси; зміст і дата резолюції, прізвище автора, виконавець, термін виконання; дата надіслання, індекс і зміст документа, прийняті рішення, дата зняття з контролю; номер справи за номенклатурою. Автоматизована реєстрація обліку особистого прийому громадян шляхом прямого введення в персональний комп"ютер здійснюється за допомогою таких елементів: дата прийому, хто приймає; прізвище, ім"я, по батькові, адреса, місце роботи, категорія (соціальний стан) заявника; порушені питання - короткий зміст, індекси; кому доручено розгляд, зміст доручення, термін виконання, прийняті рішення, дата одержання відповіді. Склад зазначених елементів за необхідності може бути доповнений (розписка виконавця в одержанні документа, хід виконання тощо). Порядок розміщення елементів у разі проведення автоматизованої реєстрації може визначатись організацією. У процесі автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних. Автоматизовані банки даних забезпечують користувача інформацією про всі документи і їх місцезнаходження за допомогою виведення інформації на екран комп"ютера, а у разі потреби - на принтер. Реєстраційний індекс пропозиції, заяви, скарги зазначається у реєстраційному штампі (додаток N 5). Штамп ставиться на нижньому полі першого аркуша документа праворуч або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки. Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища заявника та порядкового номера пропозиції, заяви, скарги, що надійшла, наприклад, Д-401. Реєстраційний індекс може бути доповнений іншими позначеннями, що забезпечують систематизацію, пошук, аналіз і зберігання пропозицій, заяв і скарг. На вимогу громадянина, який подав звернення до організації, на першому аркуші копії звернення проставляється штамп із зазначенням найменування організації, дати надходження та вхідного номера звернення. Така копія повертається громадянинові. { Пункт 2 доповнено абзацом згідно з Постановою КМ N 26 ( 26-2011-п ) від 19.01.2011 } 3. У разі надходження повторних пропозицій, заяв і скарг їм надається черговий реєстраційний індекс, а у відповідній графі реєстраційно-контрольної картки, журналу або на відповідному полі реєстраційно-контрольної картки, викликаної на екран монітора персонального комп"ютера (під час автоматизованої реєстрації), зазначається реєстраційний індекс першої пропозиції, заяви, скарги. На верхньому полі першого аркуша повторних пропозицій, заяв і скарг праворуч і на реєстраційних формах робиться позначка "ПОВТОРНО" і підбирається все попереднє листування. Пропозиції, заяви і скарги одного й того ж громадянина з одного і того ж питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд до однієї й тієї ж організації (дублетні), обліковуються за реєстраційним індексом першої пропозиції, заяви і скарги з доданням порядкового номера, що проставляється через дріб, наприклад, Д-401/1, Д-401/2, Д-401/3. 4. У разі використання карткової форми реєстрації пропозицій, заяв і скарг кількість примірників реєстраційно-контрольних карток визначається числом картотек, що ведуться в організації. Вид картотек та їх кількість повинні відповідати потребам забезпечення обліку, довідкової роботи, контролю за виконанням доручень за пропозиціями, заявами і скаргами та їх аналізу. Картотеки можуть формуватись за розміщеними в алфавітному порядку прізвищами осіб, від яких надійшли пропозиції, заяви і скарги, за тематикою порушених у них питань. У необхідних випадках ведеться алфавітний покажчик прізвищ громадян, від яких надійшли пропозиції, заяви і скарги. 5. У разі коли про результати розгляду письмової пропозиції, заяви, скарги необхідно повідомити іншу організацію, усі примірники реєстраційно-контрольних форм та перший аркуш контрольованого звернення позначаються словом "КОНТРОЛЬ" або літерою "К". Пропозиції, заяви і скарги, на які даються попередні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття рішення і вжиття заходів щодо вирішення пропозиції, заяви, скарги. Рішення про зняття з контролю пропозицій, заяв і скарг приймають посадові особи, які прийняли рішення про контроль. 6. У разі коли за результатами розгляду пропозицій, заяв і скарг даються письмові та усні відповіді робиться відповідний запис у реєстраційно-контрольних формах та у документах справи на вільному від тексту місці останнього аркуша (крім місця, призначеного для підшивки) або в окремій довідці. Індекс письмової відповіді складається з реєстраційного індексу та номера справи (за номенклатурою), до якої підшивається пропозиція, заява або скарга разом з документами щодо їх вирішення. 7. Посадові особи, які ведуть діловодство за пропозиціями, заявами і скаргами, щороку до 15 січня готують для керівників організацій матеріали для аналізу й узагальнення у формі аналітичних довідок. Аналітичні довідки поточного характеру складаються в міру потреби. 8. Пропозиції, заяви і скарги громадян після їх вирішення з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення та примірником реєстраційно-контрольної форми мають бути повернуті посадовим особам чи підрозділу службового апарату, які ведуть діловодство за пропозиціями, заявами і скаргами, для централізованого формування справи, картотек, банку даних. Формування і зберігання справ у виконавців забороняється. Документи розміщуються у справах у хронологічному або алфавітному порядку. Кожна пропозиція, заява, скарга з усіма документами щодо її розгляду і вирішення становлять у справі самостійну групу і вміщуються в м"яку обкладинку (додаток N 6). У разі одержання повторної пропозиції, заяви, скарги або появи додаткових документів вони підшиваються до даної групи документів. Під час формування справ перевіряється правильність спрямування документів до справи, їх комплектність. Невирішені пропозиції, заяви, скарги, а також неправильно оформлені документи підшивати до справ забороняється. Обкладинка справи оформляється за встановленою формою (додаток N 7). 9. Організації зберігають пропозиції, заяви і скарги для надання довідок і використання їх в інших цілях. Відповідальність за схоронність документів за пропозиціями, заявами і скаргами покладається на керівників, інших посадових осіб організацій відповідно до їх функціональних обов"язків. Термін зберігання документів за пропозиціями, заявами і скаргами визначається затвердженими керівниками організацій переліками документів і номенклатурами справ, що утворюються у процесі їх діяльності. Як правило, встановлюється п"ятирічний термін зберігання пропозицій, заяв і скарг та документів, пов"язаних з їх розглядом і вирішенням. У випадках, викликаних специфікою діяльності організації, постійно діюча експертна комісія цієї організації може прийняти рішення про збільшення терміну зберігання або про постійне зберігання найцінніших пропозицій громадян. Рішення експертної комісії про збільшення термінів зберігання документів за пропозиціями, заявами і скаргами, про відбір їх для подальшого зберігання підлягають обов"язковому затвердженню керівником організації. 10. Справи, що підлягають постійному, а також тимчасовому (понад 10 років) зберіганню, передаються до архівного підрозділу організації через два роки після завершення діловодства за ними. Справи, що підлягають тимчасовому зберіганню (до 10 років включно), передаються до архівного підрозділу за рішенням керівника організації. Після закінчення встановлених термінів зберігання документи за пропозиціями, заявами і скаргами підлягають знищенню у порядку, встановленому Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України.

Додаток N 1 до Інструкції Реєстраційно-контрольна картка (Лицьовий бік) —————————————————————————————————————————————————————————————————— 0203005 |Реєстраційно-контрольна картка | Відмітка про | | контроль —————————————————————————————————————————————+———————————————————— | | Адреса | ——————————+———————————————————+——————————————+———————————————————— Кореспон- | | | Пропозиція, дент | | |заява, скарга |———————————————————+——————————————+———————————————————— | | | Колективна —————————————————————————————————————————————+———————————————————— Дата |Реєстра-| Звідки| Дата | Індекс |Одержано пош- надход-|ційний |одержано|надіслання|докумен-| тою, на ження |індекс | | | та | особистому корес- | | | | | прийомі, понден-| | | | | передано ції | | | | |через уповно- | | | | | важену особу —————————————————————————————————————————————+———————————————————— | Попередні звернення від N від N | Індекси —————————————————————————————————————————————+———————————————————— |1. | Питання| Підпитання ————————+————————————————————————————————————+———————————————————— ————————+————————————————————————————————————+———————————————————— ————————+————————————————————————————————————+———————————————————— Короткий|2. | зміст |————————————————————————————————————+———————————————————— |————————————————————————————————————+———————————————————— |————————————————————————————————————+———————————————————— |3. | ————————+————————————————————————————————————+———————————————————— ————————+————————————————————————————————————+———————————————————— ————————+————————————————————————————————————+———————————————————— | |Категорія(соціальний Резо- | |стан)заявника люція |————————————————————————————————————+———————————————————— |————————————————————————————————————+———————————————————— —————————————————————————————————————————————+———————————————————— Автор резолюції | —————————————————————————————————————————————+———————————————————— Термін виконання |Виконано за_____днів —————————————————————————————————————————————————————————————————— (Зворотний бік) Хід виконання —————————————————————————————————————————————————————————————————— Дата | Виконавець | Записи про продовження |Контрольні передачі на | | терміну, попередню | відмітки виконання | | відповідь або додаткові | | | питання | —————————————————————————————————————————————————————————————————— —————————————————————————————————————————————————————————————————— Перевірено на місці "__"_______ 19__р. працівником апарату _______ Дата, індекс, виконання __________________Адресат_________________ Вирішено________________ —————————————————————————————————————————————————————————————————— |1. Результати |—————————————————————————————————————————————————————— розгляду |2. питань |—————————————————————————————————————————————————————— |3. —————————————————————————————————————————————————————————————————— З контролю зняв___________________________________________________ Справа___________________Том_________Аркушів______________Фонд____ Опис_______________Справа________________ Додаток N 2 До Інструкції Зразок ЖУРНАЛ реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян —————————————————————————————————————————————————————————————————— N|Дата |Прізвище,|Звідки |Порушені |Зміст |Дата, |Номер пп|надход- |ім"я, по |одержано,|питання |резо- |індекс,|спра- |ження |батькові,|дата, ін-|————————————|люції, |зміст |ви за |та реє- |адреса чи|декс, вз-| | |її дата|доку- |номе- |страцій-|місце ро-|яття на |корот-|інде-|та ав- |мента |нкла- |ний ін- |боти, ка-|контроль |кий |кси |тор, |прий- |турою |декс |тегорія | |зміст | |викона-|няті | | |(соціаль-| | | |вець, |рішен- | | |ний стан)| | | |термін |ня, ви-| | |заявника | | | |вико- |конаве-| | | | | | |нання |ць, | | | | | | | |зняття | | | | | | | |з конт-| | | | | | | |ролю | ——+————————+—————————+—————————+——————+—————+———————+———————+————— 1| 2 | 3 | 4 | 5 | 5а | 6 | 7 | 8 —————————————————————————————————————————————————————————————————— Додаток N 3 до Інструкції Зразок КАРТКА (ЖУРНАЛ) обліку особистого прийому громадян —————————————————————————————————————————————————————————————————— | | |Прізвище, | |Кому |Наслідки N| | |ім"я, по | |доручено |розгляду, пп| Дата | Хто |батькові, | Порушені |розгляд, |індекс, |прийому|приймає|адреса чи | питання |зміст |дата | | |місце |—————————————|доручення,|одержання | | |роботи, |корот| |термін |відповіді | | |категорія |кий |індекси|виконання |від | | |(соціальний|зміст| | |виконавця | | |стан) | | | | | | |громадянина| | | | ——+———————+———————+———————————+—————+———————+——————————+—————————— 1| 2 | 3 | 4 | 5 | 5а | 6 | 7 —————————————————————————————————————————————————————————————————— Додаток N 4 до Інструкції ВКАЗІВКИ щодо заповнення реєстраційно-контрольної картки (РКК), журналу реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян і картки (журналу) обліку особистого прийому громадян* Реєстраційно-контрольна картка (Лицьовий бік) —————————————————————————————————————————————————————————————————— Елементи | Пояснення до заповнення —————————————————+———————————————————————————————————————————————— Кореспондент | Прізвище, ім"я по батькові автора, для | колективних листів - запис "колективний" і | зазначається прізвище одного з авторів Адреса | Місце проживання або роботи, телефон заявника Дата надходження | Число, місяць, рік одержання кореспонденції | Реєстраційний | Початкова літера прізвища автора (для індекс | колективних листів, листів без підпису - | відповідно "КО", "БП") та порядковий номер | кореспонденції Звідки одержано | Назва організації, що надіслала | кореспонденцію Дата надіслання | Число, місяць, рік надіслання листа | кореспонденту Індекс документа | Індекс супровідного листа організації, що | переслала пропозицію, заяву, скаргу Попередні | Дати і реєстраційні індекси попередніх звернення | звернень Короткий зміст | Стислий виклад пропозиції, заяви, скарги Резолюція | Переноситься з документа або картки (журналу) | обліку особистого прийому громадян Автор резолюції | Посада, прізвище та ініціали Термін виконання | Зазначається відповідно до резолюції або | термінів виконання, встановлених | законодавством Відмітки: | Робляться у правій частині лицьового боку РКК "Контроль" або | відмітка про контроль - у лівій частині графи "К" | - про контроль організації, що переслала і | контролює виконання, у правій - про власний | контроль | вид документа | пропозиція (зауваження), заява (клопотання), | скарга; колективна, без підпису; одержано | поштою, на особистому прийомі, передано | через уповноважену особу індекси основних | заповнюються за основними питаннями, що і додаткових | порушуються у зверненнях громадян і визначені питань | у Класифікаторі звернень громадян, | затвердженому постановою Кабінету Міністрів | України від 24 вересня 2008 р. | N 858 ( 858-2008-п ), та додатковими | питаннями, визначеними відповідними | організаціями категорія | дані про заявника (інвалід, ветеран війни, (соціальний стан)| ветеран праці, багатодітна сім"я; робітник, заявника | службовець, підприємець, пенсіонер тощо) виконано за | зазначається фактичний строк виконання _______ днів | Код РКК (0203005)| Зазначається у лівому верхньому куті | лицьового боку картки за Українським | класифікатором управлінської документації Штамп "ПОВТОРНО" | Ставиться у прямокутнику ліворуч від відмітки | про контроль під час реєстрації повторних | звернень ——————————————————— * У разі використання персонального комп"ютера в діловодстві за пропозиціями, заявами і скаргами громадян допускається застосування реєстраційно-контрольних карток та карток обліку особистого прийому громадян, що містять всі зазначені та інші необхідні елементи, розміщені у послідовності, зручній для застосування персонального комп"ютера. (Зворотний бік) Хід виконання Дата передачі на | Зазначається дата вручення документа виконання | безпосередньо виконавцю Виконавець | Прізвище, ініціали та телефон безпосереднього | виконавця (графи заповнюються після кожного | переміщення документа) Записи про про- | Новий термін, посада і прізвище керівника, довження терміну,| який прийняв рішення про його зміну; адресат, попередню | дата, індекс, короткий зміст попередньої відповідь або | відповіді або питання додаткові питання| Контрольні | Відмітки про нагадування, стан виконання тощо відмітки | Перевірено на | Дата перевірки, прізвище та ініціали особи, місці | що здійснювала перевірку, наслідки перевірки Дата, індекс, | Дата та реєстраційний індекс документа, в виконання | якому міститься остаточне рішення Адресат | Зазначаються всі адресати, яким надіслано | документ з остаточним рішенням Результати | Короткий виклад прийнятих рішень з усіх розгляду питань | порушених питань Вирішено | Зазначається характер відповіді на | пропозицію, заяву, скаргу - позитивна або | негативна З контролю зняв | Посада, прізвище та ініціали керівника або | іншої посадової особи, яка прийняла рішення | про зняття з контролю пропозиції, заяви, | скарги, та підпис відповідального за контроль Справа ..., том | Індекс справи за номенклатурою, номер тому та ..., аркушів ... | аркушів (проставляються після прийняття | рішення) Фонд ...., опис | Проставляються після передачі справи до ...., справа ....| архіву ————————————————————————————————————————————————————————————————— Рекомендується застосовувати картки форматом А5 (148х210) та А6(105х148)

ЖУРНАЛ реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян * —————————————————————————————————————————————————————————————————— Елементи | Пояснення до заповнення ————————————————+————————————————————————————————————————————————— Графа 1 | Порядковий номер надається в порядку | надходження Графа 2 | Число, місяць, рік надходження, початкова | літера прізвища автора (для колективних | листів, листів без підпису - відповідно "КО", | "БП") Графа 3 | Прізвище, ім"я, по батькові, адреса | проживання чи місця роботи та дані про автора | (інвалід, ветеран війни, ветеран праці, | багатодітна сім"я; робітник, службовець, | підприємець, пенсіонер тощо) Графа 4 | Найменування організації, що надіслала | пропозицію, заяву, скаргу, дата та індекс | супровідного листа, відмітка про контроль Графи 5, 5а | Стислий виклад порушених питань (підпитань) | та їх індекси, що проставляються у такому ж | порядку, як і при заповненні реєстраційно- | контрольної картки Графа 6 | Основний зміст та дата резолюції; посада, | прізвище та ініціали керівника - автора | резолюції, прізвище виконавця, термін | виконання (вказується відповідно до резолюції | або термінів, встановлених законодавством) Графа 7 | Дата, реєстраційний індекс і зміст документа, | в якому міститься остаточне рішення, та | прийняті рішення з усіх порушених питань; | виконавець, посада, прізвище керівника або | посадової особи, яка прийняла рішення про | зняття з контролю Графа 8 | Заповнюється після прийняття рішення "До | справи" ———————————————————————— * Реєстрація пропозицій, заяв, скарг ведеться в алфавітному порядку за початковою літерою прізвища кореспондента.

КАРТКА (ЖУРНАЛ) обліку особистого прийому громадян —————————————————————————————————————————————————————————————————— Елементи | Пояснення до заповнення ————————————————+————————————————————————————————————————————————— Графа 1 | Заповнюється у картці при повторному | зверненні громадян на особистий прийом, у | журналі - в порядку запису громадян на | особистий прийом Графа 2 | Число, місяць, рік прийому Графа 3 | Прізвище, ініціали та посада керівника або | іншої посадової особи, що веде прийом Графа 4 | Заповнюється аналогічно графі 3 журналу | реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян Графи 5, 5а | Аналогічно відповідним графам журналу | реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян Графа 6 | Прізвище та посада виконавця, зміст | доручення, термін виконання; якщо заявнику | дано роз"яснення на особистому прийомі, | робиться запис "Роз"яснено", а при поданні | громадянином письмової пропозиції, заяви, | скарги - запис "Лист" Графа 7 | Прийняті рішення з порушених в усному | зверненні питань; реєстраційний індекс | документа, дата одержання відповіді від | виконавця, в якій міститься остаточне рішення —————————————————————————————————————————————————————————————————— Рекомендується застосовувати картки форматом А5 (148х210) та А6 (105х148). { Додаток 4 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ N 858 ( 858-2008-п ) від 24.09.2008 } Додаток N 5 ФОРМА РЕЄСТРАЦІЙНОГО ШТАМПА ———————————————————————————— | Найменування організації | |——————————————————————————| | дата | |——————————————————————————| | Індекс | ———————————————————————————— Розмір 41,6 х 16 мм

Додаток N 6 ФОРМА обкладинки для пропозиції, заяви та скарги ___________________________________________________________ (назва організації) Пропозиція, заява, скарга ___________________________________________________________ (необхідне підкреслити) ___________________________________________________________ (адреса) Підлягає поверненню

Додаток N 7 ——————————————————————————————————————————————————————————————— | | | код держархіву________ | | 20| | код організації_______ | | +—+———————————————————————————————————————————————————————| | | | _______________________ |_________________ Спр. N || | 30| | _______________________ |_________________ Оп. N || | | | _______________________ |_________________ Ф. N || +———+—+———————————————————————————————————————————————————————| | 5| | | | +—+—————————————————————————————————————————————————————— | 320| | | (найменування державного архіву) | | | | ———————————————————————————————————————————————— | | 50| | ———————————————————————————————————————————————— | | | | ———————————————————————————————————————————————— | | | | ———————————————————————————————————————————————— | | +—+—————————————————————————————————————————————————————— | | | | (найменування організації і структурного підрозділу) | | 35| | | | | | | | +—+——————————— СПРАВА N ___ ТОМ N _____ | | 15| | | | +—+—————————————————————————————————————————————————————— | | | | ———————————————————————————————————————————————— | | | | ———————————————————————————————————————————————— | | 70| | ———————————————————————————————————————————————— | | | | ———————————————————————————————————————————————— | 320| | | ———————————————————————————————————————————————— | | +—+—————————————————————————————————————————————————————— | | | | (заголовок справи) | | 25| | | | +—+—————————————————————————————————————————————————————— | | | | (дата) | | 20| | На _____ аркуш. | | | | Зберігати______________ | | +—+——————————————————————— | | | | |Ф. N _____________ | | | 30| | |Оп. N ____________ | | | | | |Спр. N ___________ | | | +—+———————————————————————————————————————————————————————| | 40| | | | | | | ————+—+———————————————————————————————————————————————————————| | | 230 | ———————————————————————————————————————————————————————————

kodeksy.com.ua

Зразки документів

Зразок

 

Голові Іваничівської райдержадміністрації

 

(або заступнику голови райдержадміністрації)

Прізвище, ім'я, по батькові заявника 

Категорія  (багатодітна сім’я, учасник війни, 

інвалід війни, група інвалідності тощо) 

Соціальний стан

(пенсіонер, безробітний, місце роботи)  

Домашня адреса заявника 

(місто, район, село, вулиця, № будинку, 

№ квартири, № телефону - домашній/мобільний)

 

Звернення (заява, скарга, клопотання)

 

Прошу посприяти або поновити мої конституційні права (написати суть порушеного питання, огрунтувати його, додати рішення або копії рішень, які приймалися за зверненням заявника раніше для всебічного та об’єктивного розгляду звернення).

Дата                                                                                                                                                Підпис 

 

 

На допомогу заявникові щодо правильного оформлення звернення (витяг статтей Закону України «Про звернення громадян»)

Стаття 3. Основні терміни, що вживаються в цьому Законі

Під зверненнями громадян слід розуміти викладені в письмовій або усній формі пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги.

Пропозиція (зауваження) - звернення громадян, де висловлюються порада, рекомендація щодо діяльності органів державної влади і місцевого самоврядування, депутатів усіх рівнів, посадових осіб, а також висловлюються думки щодо врегулювання суспільних відносин та умов життя громадян, вдосконалення правової основи державного і громадського життя, соціально-культурної та інших сфер діяльності держави і суспільства.

Заява (клопотання) - звернення громадян із проханням про сприяння реалізації закріплених Конституцією та чинним законодавством їх прав та інтересів або повідомлення про порушення чинного законодавства чи недоліки в діяльності підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, народних депутатів України, депутатів місцевих рад, посадових осіб, а також висловлення думки щодо поліпшення їх діяльності. Клопотання - письмове звернення з проханням про визнання за особою відповідного статусу, прав чи свобод тощо.

Скарга - звернення з вимогою про поновлення прав і захист законних інтересів громадян, порушених діями (бездіяльністю), рішеннями державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, об'єднань громадян, посадових осіб.

Стаття 5. Вимоги до звернення

Звернення адресуються органам державної влади і місцевого самоврядування, підприємствам, установам, організаціям незалежно від форм власності, об'єднанням громадян або посадовим особам, до повноважень яких належить вирішення порушених у зверненнях питань

У зверненні має бути зазначено прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання громадянина, викладено суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги.

Звернення може бути усним (викладеним громадянином і записаним посадовою особою на особистому прийомі) чи письмовим, надісланим поштою або переданим громадянином до відповідного органу, установи особисто чи через уповноважену ним особу, якщо ці повноваження оформлені відповідно до чинного законодавства.

Звернення може бути подано як окремою особою (індивідуальне), так і групою осіб (колективне).

Письмове звернення повинно бути підписано заявником (заявниками) із зазначенням дати.

Звернення, оформлене без дотримання цих вимог, повертається заявникові з відповідними роз'ясненнями не пізніш як через десять днів від дня його надходження, крім випадків, передбачених частиною першою статті 7 цього Закону.

Стаття 7. Заборона відмови в прийнятті та розгляді звернення

Звернення, оформлені належним чином і подані у встановленому порядку, підлягають обов'язковому прийняттю та розгляду.

Забороняється відмова в прийнятті та розгляді звернення з посиланням на політичні погляди, партійну належність, стать, вік, віросповідання, національність громадянина, незнання мови звернення.

Якщо питання, порушені в одержаному органом державної влади, місцевого самоврядування, підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, об'єднаннями громадян або посадовими особами зверненні, не входять до їх повноважень, воно в термін не більше п'яти днів пересилається ними за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється громадянину, який подав звернення. У разі якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обгрунтованого рішення органом чи посадовою особою, воно в той же термін повертається громадянину з відповідними роз'ясненнями.

Забороняється направляти скарги громадян для розгляду тим органам або посадовим особам, дії чи рішення яких оскаржуються.

Стаття 8. Звернення, які не підлягають розгляду та вирішенню

Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає.

Не розглядаються повторні звернення одним і тим же органом від одного і того ж громадянина з одного і того ж питання, якщо перше вирішено по суті, а також ті звернення, терміни розгляду яких передбачено статтею 17 цього Закону, та звернення осіб, визнаних судом недієздатними.

Рішення про припинення розгляду такого звернення приймає керівник органу, про що повідомляється особі, яка подала звернення.

Стаття 20. Термін розгляду звернень громадян

Звернення розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше п'ятнадцяти днів від дня їх отримання. Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівник відповідного органу, підприємства, установи, організації або його заступник встановлюють необхідний термін для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п'яти днів.

На обгрунтовану письмову вимогу громадянина термін розгляду може бути скорочено від встановленого цією статтею терміну.

Звернення громадян, які мають встановлені законодавством пільги, розглядаються у першочерговому порядку.

ivaadm.gov.ua

---

• Журнал расхода моющих средств образец
• 
  Журнал противоэпизоотических мероприятий образец заполнения
• 
  Журнал приусадебный участок читать онлайн
• Журнал по деревообработке на русском
• 
  Журнал отстранения водителей от работы
• 
  Журнал обхода тепловых сетей форма
• Журнал неонатология новости мнения обучение
• Журнал начальная школа 2013 12
• Журнал начальная школа 2001 9
• Журнал начальная школа 12 2013
• 
  Журнал заявок на материалы образец