Это интересно
- ОКД
- ЗКС
- ИПО
- КНПВ
- Мондиоринг
- Большой ринг
- Французский ринг
- Аджилити
- Фризби
Опрос
Полезные ссылки
РКФ
Все о дрессировке собак
Стрижка собак в Коломне
Поиск по сайту
Журнал регистрации гражданско-правовых договоров. Журнал учета договоров подряда
Журнал договоров | Бессрочная программа
Программа регистрации договоров IT Audit
В журнал регистрации договоры могут быть внесены любые виды договоров (например, договор поставки, договор подряда, трудовые договоры и т.д.).
Журнал регистрации договоров (образец)
Колонки таблицы журнала договоров настраиваются под индивидуальные потребности каждого пользователя.
Учет и регистрация договоров в журнале договоров IT Audit
| Идет отправка данных... |
Порядок внесения в программу договоров
- В программу вносятся необходимые рубрики документов и договоров.
- Открывается журнал документов и добавляется новый договор.
- Выбирается организация, от имени которой будет создаваться договор, и контрагент.
- Будет создан документ и открыта карточка документа для дальнейшего заполнения.
- На вкладке Файлы карточки документа создайте файл документа по настроенному в справочнике шаблону или прикрепите файлы по договору. Документ можно отсканировать и файл документа автоматически появится в программе IT Audit.
- По договору вносится срок действия. Пользователю заблаговременно будет направлено уведомление об окончании действия договора.
- При необходимости по договору могут быть внесены этапы - договорные обязательства. Если обязательство будет просрочено - пользователь получит уведомление в программе и на электронную почту.
| Идет отправка данных... |
Поиск в журнале регистрации договоров
По зарегистрированным в программе договорам может производиться поиск по следующим критериям:
- вид договора
- дата заключения, регистрации договора
- содержание предмета договора
- наименование контрагента, с которым заключен договор
- договоры, имеющие просрочку исполнения (программа IT Audit: Управление документами)
- ответственный исполнитель по договору (куратор)
- окончание срока действия договора
- сотрудники, участвующие в подписании договора
- стадия договора (подготовка, согласование, подписание и т.д.)
| Идет отправка данных... |
Юристам компании чаще требуется найти договор по наименованию контрагента, виду договора, окончанию срока действия договора. В журнале договоров очень удобно отбирать договоры, находящиеся на определенной стадии (например, визирования (согласования) документа). Достаточно в поле "стадия" панели поиска установить фильтр по значению визирование.
Сотрудникам бухгалтерии при отражении операции с контрагентами зачастую требуется посмотреть условия договора в части согласования стоимости, условий перехода права собственности, условий оплаты транспортных расходов и т.д.. Для этого достаточно ввести искомую формулировку в панель поиска.
Видеоролик. Создание договора по шаблону, регистрация договоров
| Введите сообщение |
Консультанты не в сети. Сообщение не будет отправлено.
regcontract.ru
Журнал регистрации гражданско-правовых договоров | Статьи
Статьи по теме
Нужно ли регистрировать гражданско-правовые договоры в журнале регистрации организации или можно этого избежать. Какую информацию нужно указать в журнале регистрации, и кто должен его вести — вопросы, которые волнуют любого кадрового работника.
Из этой статьи вы узнаете:
- нужен ли журнал регистрации гражданско-правовых договоров в 2017 году организации;
- должны ли гражданско-правовые отношения учитываться совместно с трудовыми;
- как присвоить регистрационный номер документу;
- какую информацию нужно указывать в журнале регистрации гражданско-правовых договоров.
Ежегодно любая организация заключает большое количество различных договоров. Все они хранятся в организации. И для того, чтобы в любой момент можно было найти нужный документ, его надо где-то зарегистрировать. Причем, учитывать надо все виды договоров по отдельности. Трудовой — в одном источнике, гражданско-правовой — в другом. Нас интересует регистрация именно последнего типа. Для этого учета в каждой организации есть журнал регистрации гражданско-правовых договоров. В нем учитываются все когда бы то ни было заключенные соглашения между организацией и физическим или юридическим лицом.
Как регистрировать документы, поступившие в кадровую службу
Нужен ли журнал регистрации гражданско-правовых договоров
Итак, как мы выяснили, договор, как и любой другой документ должен быть зарегистрирован. Подобный учет ведется в специальной регистрационной форме отдельно от всех остальных документов, касающихся внутренних процессов организации.
Начнем с того, что договор должен быть учтен у всех сторон, которые принимали участие в его заключении. И, если в случае с договорами между организациями есть вероятность, что одному и тому же документу присвоят разные регистрационные номера. То в случае с гражданско-правовыми договорами, есть вероятность, что исполнитель вообще никак не будет его отмечать.
В любом случае, для своевременного доступа к документам, срочной проверки или сверки документов между организациями необходимо вести полный учет гражданско-правовых договоров в журнале регистрации.
Как заключить гражданско-правовой договор (договор подряда) с физическим лицом
Читайте по теме в электронном журнале
Заполнение журнала регистрации гражданско-правовых договоров
Как уже упоминалось, в случае с компаниями, регистрационные номера могут не совпадать и вот для того, чтобы этого избежать компания, которая будет регистрировать документ первой, должна указать рядом со словом «Договор» номер. Вторая сторона, в свою очередь может рядом вписать свой номер через косую черту, либо поставить штамп на обратной стороне последней страницы договора и указать там свой номер регистрации.
Урок № 9. Заключаем срочный трудовой договор
В последнем случае документ будет фигурировать во всех отчетах с первым указанным номером, а номер с последней страницы будет использоваться только для внутреннего учета компании, которая его указала.
Итак, договоры регистрируются в специальной учетной форме — Журнале регистрации гражданско-правовых договоров.
Когда трудовой договор можно изменить в одностороннем порядке?
Образец журнала регистрации гражданско-правовых договоров
Для начала стоит рассмотреть, какая информация указывается в каждом пункте журнала.
- Номер записи, то есть порядковый номер учетной записи, а не номер договора.
- Номер договора.
- Дата внесения записи. Опять же, не дата подписания договора, а именно записи в журнал.
- Дата договора. Это очень важный момент. По Гражданскому законодательству, договор вступает в силу с момента его заключения. Если все стороны собрались и сразу же подписали договор, то дата у документа будет одна. Если же стороны находятся в разных городах. Например, одна из сторон проводит документ через внутреннее согласование в течение месяца и только потом подписывает его. А другая сторона, уже его подписала в момент отправки и присвоила регистрационный номер. Согласно ГК РФ, одна из сторон готовит документ и отправляет его второй стороне с сопроводительным письмом. Вторая сторона получает документ и уведомляет об этом отправителя. В этот момент и учитывается дата регистрации.
- Наименования лица, с кем был заключен гражданско-правовой договор.
- Личные данные того, кто подписывал договор. В организации указывается именно тот, кто подписывал с их стороны.
Урок № 13. Заключаем трудовой договор о дистанционной работе
- Суть договора. В этом пункте необходимо точно описать суть договорных отношений, какие услуги были заказаны или предоставлены. Это нужно на случай, если с одним и тем же контрагентом заключено несколько договоров.
- Список приложений к договору, если они есть.
- Срок действия договора или дата окончания действия документа. В случае гражданско-правового договора — дата полного исполнения обязательств.
- Необходимо указать необходимость продления договора или наоборот отследить его прекращение.
- Указание должности и Ф.И.О. человека, который ведет этот договор.
- Примечания или дополнительная информация, которая не была учтена, но необходимо для более полной информации.
В заключении хотелось бы напомнить, что учет гражданско-правовых договоров помогает не только учитывать моменты сотрудничества с другими людьми, но и может пригодиться в случае возможных судебных разбирательств или претензий со стороны исполнителей договоров.
Различия трудового и гражданско-правового договора на выполнение работ, заключенного с гражданином
www.kdelo.ru
Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений
Вести учет столь важных документов, как трудовые договоры, стоит всегда. Он относится к внутренним операциям предприятия, но при проверке трудовая инспекция может предъявить претензии к пренебрежению им. Вся входящая и исходящая из организации документация должна регистрироваться в специальных книгах. Исключением не являются и трудовые договоры.
В архиве журнал заменяет огромное число договоров, перемешанных с дополнительными соглашениями к ним и иной документацией. При обращении работника в суд, позиция работодателя сразу становится уязвимой, если у него нет книги регистрации контрактов. Защита без него будет сложнее, а вероятность решения не в пользу работодателя выше.
Обилие кадровых документов требует одновременного ведения большого количества регистрационных книг. Трудовые контракты – основа отношений между работодателем и персоналом. Во избежание путаницы желателен их учет.
Назначение документа
Вопрос о необходимости ведения журнала актуален. Он часто встает перед руководителями и кадровыми специалистами, поскольку никакой ответственности за его отсутствие не предусмотрено.
Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений нужен для ведения учета этих документов. Помимо сведений о самих договорах и соглашения в нем отражаются факты их поступления и отправки. Он способствует соблюдению порядка в документационном обеспечении, снижает риск утраты копий документов.
Журнал играет особую роль в судебных разбирательствах. Его можно использоваться работникам и работодателям в качестве доказательства. В случае необходимости суд сам его истребует. В трудовых спорах отсутствие такого журнала ведет к утрате убедительности позиции работодателя.
Документ заменяет обилие трудовых контрактов и соглашений к ним, которые хранятся в архиве в разрозненном порядке. В крупных организациях он служит основой для подготовки статистической отчетности.
Зачастую работодателям необходимы от кандидата на должность официально подтвержденные сведения с прежнего места работы. Они отражаются в справке, выписываемой на основе журнала регистрации.
Является ли обязательным
Вопрос об обязательности журнала регистрации трудовых контрактов для многих кадровиков остается открытым. Хотя ответственности за его отсутствие не предусмотрено, порядок в документировании деятельности предприятия нужен.
Если посмотреть на опыт кадрового делопроизводства крупных и успешных компаний, то журнал лучше вести. Неспроста залог их успешности заключается в организованности и единой структуре. Поэтому позиция профессионалов по праву заслуживает авторитета.
Унифицированной формы журнала, как, к примеру, по учету трудовых книжек, не установлено. Следовательно, он может вестись в удобном для предприятия виде.
Несмотря на то, что закон не обязывает ведение журнала трудовых контрактов, правила документооборота требуют осуществления регистрации всей справочной документации. На его наличие указывает и Перечень типовых управленческих документов.
Бланк журнала регистрации трудовых договоровКто заполняет
Регистрации трудовых договоров относится к компетенции кадровых специалистов. На крупных предприятиях его осуществляют отделы кадров, на малых – отдельный работник.
Регистрация контрактов означает присвоение каждому из них порядкового номера и внесения его данных в специальную регистрационную книгу. После осуществления этих действий трудовой договор получает юридическую значимость, т.е. регистрация приказа о заключении соглашения означает вступление его в силу.
Образец журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений
Контролирующие органы в ходе проверки могут запросить журнал, поскольку знают, что многие работодатели не оформляют трудовых отношений с персоналом. Соответствие количества работников с числом соглашений снижает риск получения штрафа по условиям предоставления рабочих мест.
Порядок заполнения журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений
Трудовой контракт – это соглашение работника и работодателя по предоставлению работы одной стороной и ее выполнению за заработную плату другой. Договор является гарантом обеспечения условий труда по установленным законодательством нормам. Он составляется в двух экземплярах, один из которых выдается нанятому сотруднику под расписку.
Документ заверяется подписью представителя работодателя и печатью предприятия, а также подписью работника с отражением его персональных данных. Второй экземпляр трудового контракта подшивается в личное дело. Это обязательное требование, соблюдение которого необходимо вне зависимости от характера работы: основная или по совместительству.
При ведении в фирме учета трудовых договоров сотрудник ставит подпись в журнале регистрации контрактов в знак получения документа на руки.
Поскольку единой формы для регистрации трудовых договоров законом не установлено, можно вести обычную тетрадь. Желательно, чтобы обложка книги была твердой для удобства длительного хранения.
На титульном листе отражаются название компании, самого журнала и дата начала его ведения. Все листы следует пронумеровать. Установленные правила ведения книги регистрации необходимо указать в самом начале – на первом листе.
На втором листе содержится информация об ответственных за ведение журнала лицах. Информацию лучше отобразить в табличной форме, поскольку лица, ведущие регистрацию, могут со временем меняться.
Указанию подлежит:
- порядковый номер регистратора;
- ФИО и должность ответственного специалиста;
- причина ведения журнала этим специалистом;
- подпись.
Как правило, журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений представляет собой таблицу из 10 столбцов. Однако, в зависимости от потребностей организации из число может меняться.
Заполнению подлежат следующие графы:
- регистрационный номер контракта;
- дата оформления договора;
- номер контракта;
- ФИО работника;
- должность;
- название структурного подразделения, отдела, службы;
- срок действия контракта;
- характер работы;
- дополнительные соглашения;
- примечание.
В нумерации граф имеются некоторые нюансы. Так, третью из них лучше разделить на два столбца: первый – для контрактов, второй – для дополнительных соглашений. Такое разбиение облегчает поиск необходимого номера.
При регистрации соглашения указывается лишь его номер и главная информация в графе 10. Впоследствии в третьей или одиннадцатой графе номер проставляется один и тот же. Такое оформление удобно для поиска при наличии большого числа дополнительных соглашений к одному контракту.
Часто журнал дополняется графой для подписей сотрудников. Так фиксируется факт получения ими своих экземпляров договоров.
Ежегодно можно заводить новый регистрационный журнал. Когда трудовых контрактов и соглашений к ним небольшое количество нумерацию можно продолжать несколько лет пока книга не закончится. Перед сдачей в архив журнал регистрации подлежит прошивке и опломбированию. Срок его хранения – 75 лет.
При ведении учета трудовых контрактов важно следовать некоторым правилам:
- при большом количестве документов возможно ежегодное обновление регистрационного журнала;
- за допущенные в журнале ошибки штрафы и взыскание не допускаются;
- срок хранения книги – 75 лет;
- по окончании книги она прошивается, пломбируется и сдается на архивное хранение;
- при переходе срочных контрактов в постоянные договоры производится перерегистрация или проставляется специальная отметка;
- на задней части обложки журнала ставится подпись руководителя.
Допускается ведение регистрационной книги не только в любой форме, но и в любом виде: бумажном/электронном. При использовании обоих вариантов в случае выявления расхождений приоритет отдается бумажному носителю.
В бумажном виде
Хотя мы и живем в условиях невероятного развития компьютерных технологий, бумажные журналы все еще обладают преимуществами над электронными аналогами. Главное из них – удобство в хранении.
Журнал регистрации трудовых контрактов должен содержать подписи регистратора, руководителя и сотрудников. В этом бумажный вид документа также является более удобным. Предпочтение ему отдают и многие малые предприятия.
Бумажная книга должна быть прошита и пронумерована. Для персонала, работающего на срочных условиях, выделяется отдельная колонка.
Образец заполнения журнала регистрации трудовых договоровЭлектронный вариант
Желающим шагать в ногу со временем больше подойдет электронный способ ведения регистрационной книги. К тому же он более удобен при большом числе контрактов или дополнительных соглашений по ним. В случае необходимости электронный журнал распечатывается. Для ведения электронной версии регистрационного журнала предпочтительнее программа MS Excel.
Среди ее преимуществ:
- удобный и быстрый поиск внутри документа;
- максимальная оптимизация использования;
- удобный контроль над правильностью оформления;
- конфиденциальность содержащейся информации;
- малые временные затраты на заполнение;
- упрощенная процедура подготовки справок и выписок.
Самый лучший вариант – ведение обеих версий. Его придерживается большинство кадровых работников.
Внесение изменений
Изменять записи в журнале регистрации трудовых договоров не разрешается. При необходимости внесения изменений журнал следует закончить и завести новый. На последнем листе закрытой книги необходимо сделать отметку о причине окончания – внесении неверных данных. Правильные сведения вносятся в новый документ.
Наиболее распространенная ошибка при регистрации трудовых договоров в журнале – проставление в первой графе вместо порядкового номера номер приказа о принятии работника на предприятие.
buhuchetpro.ru
