Журнал учета трудовых книжек 2017. Правила ведения журнала учета трудовых книжек

Книга учета движения трудовых книжек относится к числу тех документов, наличие которых является обязательным на всех предприятиях. Работодатель принимает трудовые книжки своих сотрудников на хранение и несет ответственность за их целостность и сохранность. Обеспечить это помогает ведение регистрационного журнала движения трудовых книжек.

Из статьи вы узнаете:

Для чего необходима книга регистрации трудовых книжек

При поступлении на работу все сотрудники передают свои трудовые книжки на ответственное хранение работодателю. Это необходимо, поскольку именно работодатель впоследствии вносит в них все сведения, касающиеся трудовой деятельности каждого конкретного работника. Передаваемые на хранение документы в обязательном порядке должны регистрироваться в специальной книге.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Как заполнять книгу учета трудовых книжек: пошаговая инструкция.

Какими нормативными актами регламентируется ведение журнала учета выдачи трудовых книжек 2017

Трудовая книжка, в которой фиксируются все этапы трудовой биографии работника, является тем документом, которым подтверждается его работа и стаж. Поэтому к ее хранению предъявляются повышенные требования.

Вести учет этих документов обязывает работодателя ст. 66 ТК РФ, а регистрацию в журнале движения трудовых книжек предписывают Правила ведения и хранения трудовых книжек, далее - Правила. Данный нормативный документ утвержден постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Согласно требованиям Правил, выполнять которые обязаны все предприятия независимо от их организационно-правовой формы, работодатели обязаны вести:

приходно-расходные книги, в которых учитываются приобретаемые у официальных распространителей бланки трудовых книжек и вкладышей в них. Как правило, ведение этой книги осуществляет бухгалтерия, поскольку это подразделение приобретает бланки и вкладыши и вносит сведения в приходно-расходную книгу с указанием стоимости и количества принятых и отпущенных бланков;

журналы учета движения трудовых книжек, которые, как правило ведет кадровая служба, осуществляющая заполнение и выдачу бланков книжек и вкладышей в них.

Согласно п. 41 Правил книга учета движения трудовых книжек, предназначена для регистрации всех трудовых, принятых от новых сотрудников при поступлении на работу, а также те книжки и вкладыши в них, которые выдаются работникам вновь.

Какие операции отражаются в журнале учета движения трудовых книжек

Исчерпывающего перечня, в котором были бы перечислены все операции с трудовыми книжками, нет. Но, исходя из практики кадровой работы, такой перечень может включать в себя:

прием трудовой от нового сотрудника, поступившего на работу;

открытие новой трудовой на имя сотрудника, для которого данное рабочее место является первым в его трудовой биографии, и внесение записи о приеме на работу в нее;

внесение в трудовую книжку записей о трудовой деятельности работника, его перемещениях и переводах, полученных им поощрениях и награждениях;

организация хранения временной выдачи книжек на руки работникам;

выдача книжек увольняющимся работникам и снятие этих документов с учета.

Если же говорить именно о журнале учете движения трудовых книжек, то он сводится к таким операциям, как:

Какие требования установлены к содержанию журнала регистрации трудовых книжек

Поскольку журнал учета трудовых книжек содержит в себе важные сведения регистрационного учета этих документов, к нему предъявляются особые требования:

он должен иметь твердую обложку и быть напечатан на листах плотной бумаги;

его страницы должны быть пронумерованы, прошнурованы и опломбированы в установленном порядке;

на заверительной надписи пломбы должно быть указано цифрами и прописью количество листов в книге учета.

Книга учета трудовых книжек: образец заполнения

Заверительная надпись на пломбе книги учета трудовых книжек, образец, выглядит следующим образом.

То, как оформляется титульный лист книги учета трудовых книжек, образец, показано ниже.

Как правило, документ имеет несколько разделов, в том числе вводную часть, в которой содержится краткая информация о регламентах, на основании которых он заполняется. Для наглядности и чтобы избежать ошибок, в нем может быть приведен пример того, как и какую информацию следует вносить в его графы. Представленный в журнале учета трудовых книжек образец заполнения может выглядеть так, как это показано ниже.

Кроме этого, в книге должен быть предусмотрен отдельный лист, выделенный для внесения сведений об лицах, назначенных ответственными за ее ведение и вносящие записи в нее в определенные периоды. Лист, содержащий такие сведения представлен ниже.

Но, конечно, большую часть этого журнала занимает информация о движении книжек. Ниже представлен вид основного раздела журнала регистрации трудовых книжек образец.

Где взять бланк книжки учета трудовых книжек

Многие коммерческие типографии предлагают приобрести готовые бланки книги. Но при современном уровне обеспечения предприятий компьютерной и оргтехникой нет особого смысла тратить деньги на приобретение такой типографской продукции.

Распечатайте документ, оформите его в переплет с твердой обложкой и используйте в своей практической работе.

Журнал учета трудовых книжек образец скачать можно здесь.

Как заполнять журнал учета движения трудовых книжек

Если посмотреть на журнал, можно увидеть, что необходимые сведения должны быть внесены в каждую его графу, имеющую соответствующий номер. То есть:

Обратите внимание: если новый сотрудник передает на хранение свою трудовую книжку с вкладышем, который был выдан предыдущим работодателем, в книгу вносятся сведения только об основном документе — самой книжке.

Как вносятся исправления в журнал учета трудовых книжек

Все записи в книгу регистрации должнo вносить только то лицо, которое назначили ответственным за это по приказу. Поскольку заполнение этого реестра производится вручную, невозможно полностью исключить возможность ошибок и внесения некорректных записей. Поэтому внесение исправлений в журнал движения трудовых книжек, конечно, допускается, но делать это нужно правильно.

Ни в ТК РФ, ни в Правилах нет четкого указания на то, как внести исправления в книгу учета. Но в этом случае целесообразно использовать тот вариант, который применяется для внесения корректировок в документы, предусмотренный для общих случаев. То есть, следует под той записью, которая была сделана неправильно, написать «Запись за №__ считать недействительной», после чего следующим порядковым номером внести корректную запись. Внесенное исправление должно быть заверено собственноручной подписью ответственного за ведение книги.

Конечно, ведение книги учета движения трудовых книжек - ответственная и кропотливая работа, но ее необходимо делать в обязательном порядке. Нарушение правил внесения записей в эту книгу или ее отсутствие на предприятии расцениваются надзорными органами как административное правонарушение. В соответствии со ст. ст. 5.27 КоАП РФ руководитель предприятия в этом случае может быть оштрафован на сумму от 1000 до 5000 руб., а предприятие на сумму - от 30 000 до 50 000 руб.

Если не велся журнал учета трудовых книжек

В силу этой статьи, нарушение законодательства о труде и об охране труда -влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от одной тысячи до пяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток; на юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, -влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.

Основные правила заполнения журнала движения трудовых книжек

Если человек пришел в организацию с уже имеющимся вкладышем, регистрируется только основной документ. Информация, внесенная в журнал учета, предоставляет возможность контролировать движение книжек.

По закону они выдаются назад человеку в день его увольнения. Об этом будет говорить дата и подпись получателя в журнале.

Важно, чтобы она совпадала с днем увольнения. Ответственность Обычно ответственными лицами за ведение журнала, а также хранение и учет трудовых книжек назначаются кадровые работники. Но не все компании имеют отдельного человека или службу, занимающуюся кадровыми вопросами.

В маленьких организациях это может делать сам руководитель, бухгалтер или секретарь. Назначается ответственный соответствующим приказом по предприятию.

Должность его не играет роли. Все дела, связанные с ведением книжек, передаются от одного ответственного человека другому специальным актом.

Форумы

Подскажите, пожалуйста, уважаемые коллеги, что будет, если при проверке Гострудинспектор обнаружит, что в отделе кадров не вели книгу учёта движения трудовых книжек. За это предусматривается какой-нибудь штраф или нет?В данном случае будет нарушением трудового законодательства тот факт, что в организации не ведется Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.Проанализируем действующее законодательство.

Так, в соответствии с п.40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

Журнал учета трудовых книжек (образец)

Главная → Бухгалтерские консультации → Трудовая книжка Обновление: 8 февраля 2017 г. У кадровиков и бухгалтеров, впервые приступающих к работе с трудовыми книжками, нередко возникает вопрос, что такое журнал учета трудовых книжек. Рассмотрим подробно, каким образом закон регламентирует порядок действий работодателя в этом случае. Нормативные акты в области учета трудовых книжек Обязанность работодателя вести строгий учет трудовых книжек установлена изданными на основании ст. 66 Трудового кодекса РФ Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225) (далее – Правила).

Без наличия пломбы журнал может быть признан недействительным.Заполнение Книги учета Согласно закону журнал учета имеет строго установленную форму. Здесь фиксируются следующие данные: Столбцы книги

Если не велся журнал учета трудовых книжек

Но если такой службы нет, то эта обязанность обычно возлагается на бухгалтерию. В эту книгу внесите сведения о дате приема сотрудника на работу, его фамилию, имя, отчество, серию и номер трудовой книжки и вкладыша, должность, место работы, а также реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника на работу. Все листы в обеих книгах должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Такой порядок установлен в пункте 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Пример оформления книг учета трудовых книжек Е.В. Иванова впервые устраивается на работу, поэтому организация оформила ей трудовую книжку. Ответственным за кадровый учет назначен бухгалтер В.Н. Зайцева.Это является нарушением законодательства о труде, а именно ч. 2 ст. 66 ТК РФ и п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225. Во избежание неблагоприятных последствий указанного нарушения в виде привлечения к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ предлагаю провести комплексную проверку кадровой документации. В связи с тем, что на основании приказа от 24.03.2014 N 46-к я являюсь ответственной за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, с 26.03.2014 приступаю к ведению книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Инспектор по кадрам Филатова Н.В. Филатова Данная записка может потребоваться при проверке и обнаружении факта фиксации в книге данных об одном из сотрудников и получения его подписи.

Если журнал учета трудовых книжек велся не корректно

Поиск Пользователи Правила Войти Форумы Форум по маркетингу Темы Сообщения Обновление Маркетинг 2447 24852 продвинуть новый бренд,… (Angela90) 28.04.2018 10:36:06 15 133 Ищем Маркетолога-аналит… (Астрея Кукушкина) 12.02.2018 09:14:41 170 2491 помощь в определениях (Валентина Первушина) 05.05.2018 15:29:02 Форум по менеджменту Темы Сообщения Обновление Менеджмент 302 1138 Электронный документооб… (Анастасия Урвалова) 14.12.2017 22:33:24 Форум по бухгалтерскому учету и налогам Темы Сообщения Обновление Бухгалтерский учет и налоги 1243 3414 Стандартные налоговые в…

Вопрос Доброе утро, Подскажите, как быть в случае, если прежде в организации не велась книга учета движения трудовых книжек. Не вызывает сложности восстановить всю информацию, за исключением одного сотрудника, который уволился из организации, но получить номер и его подпись за ранее выданную трудовую книжку представляется проблематичным.

Возможно ли найти выход из ситуации позволяющий избежать наложения ответственности в случае проверки? Ответ Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, поэтому законодательством определен порядок их учета и хранения (раздел VI Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Мы рекомендуем почитать об учете трудовых книжек материал по этой ссылке.

Форма Книги учета утверждена постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Отметим, что нормами действующего законодательства не установлен порядок замены прежней Книги учета на новую.

Как следует из разъяснений Роструда, работодатель вправе самостоятельно закрепить такой порядок в локальном нормативном акте организации (смотрите вопрос-ответ 1, вопрос-ответ 2, вопрос-ответ 3 с информационного портала Роструда «Онлайнинспекция.РФ»). При этом Роструд рекомендует после последней записи в Книге учета указать причину прекращения ее ведения и общее количество зарегистрированных трудовых книжек работающих.

Например: «В данной книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним зарегистрировано 100 трудовых книжек. Вследствие того, что этот журнал ведется некорректно, он подлежит закрытию» Дата.

Журнал (книга ) учета трудовых книжек и вкладышей в них

Очень важно для каждой компании обеспечить корректное ведение трудовых книжек и их учет.

Такая разновидность документации в компании обязана вестись в особой книге или журнале. Большое значение имеет строгий формат, отступления от которого ни в коем случае не допускаются.

Правила учета трудовых книжек

Статья 66 ТК РФ говорит о функциях работодателя выполнять строгий учет книжек. Требования по учету говорят о введении на предприятии:

Журнал учета трудовых книжек по формату обязан соответствовать Инструкции по заполнению, которая утверждена Постановлением Мин. труда от 10.10.2003 г. №69.

Что подразумевается под учетом трудовых книжек в компании?

Для начала поймем, что именно работодатель может делать с трудовой документацией сотрудника:

Несмотря на то что в законодательстве нет четкого требования по этому вопросу, журнал учета движения трудовых книжек и его ведение на практике включает следующий ряд действий:

Где регистрируются трудовые книжки

Ключевым контрольным инструментом считается журнал учета выдачи трудовых книжек или журнал движения. Его также часто называют регистрационным журналом или реестром.

Иметь такой реестр обязывает сороковой пункт Правил ведения книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ. Форма продиктована Приложением№3 Постановления Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Правовой акт говорит о том, что все действия, связанные с книгами, должны осуществляться строго должностным лицом в организации, которое специально назначено приказом руководства. Такой сотрудник знает правила ведения, хранит, делает записи и выдает документы.

Регистрационный журнал — регистр, который накапливает информацию о манипуляциях с документами. Он приобретается в нужном формате. Листы обязаны быть прошиты, обязательна нумерация. Должен присутствовать штамп компании и подпись главы организации.

Иногда книга учета движения трудовых книг заводится в организации своими силами. Она должна вестись в определенной унифицированной форме. Журнал должен находиться в бухгалтерии компании, поскольку он учитывает именно движение самих документов.

Ведение и заполнение бланков может быть предоставлено выборочно одному из представителей бухгалтерии в компании. Данная обязанность прописана у него в договоре, и он несет материальную ответственность за движение трудовых книжек и вкладышей.

Особую важность имеет хранение и ведение журнала:

Сотрудника, который занимается книжками, должны уведомить приказом о лежащей на нем ответственности за эти бланки.

Ежемесячно назначенное лицо должно представлять отчет, в котором указывается:

Как оформляется журнал учета

Сорок первый пункт (Правил ведения и хранения трудовых книжек) говорит о требованиях к оформлению и ведению книги движения трудовых книжек. Листки обязаны содержать номера, как и вкладыши к ним, обязательно наличие шнурка, на них должна стоять подпись руководителя, должна быть сургучная печать и пломба.

Попробуем разобраться, как прошить журнал. Точной инструкции для прошивки книги учета движения трудовых книжек нет. Шнур, который используется для прошивки журнала, должен быть не слишком плотными, чтобы была возможность опломбирования и постановки печати.

На сегодня достаточно сложно найти этот вид печати, поэтому многие наклеивают на концы шнура лист с печатью «Прошито и дата». Но это не является гарантией того, что не будет никаких претензий в случае проверки, поэтому как прошить книгу учета в организации сотрудники должны продумать заранее.

Какие данные вносятся в журнал учета

Учетный журнал обязан содержать все манипуляции и перемещения книжки каждого из сотрудников фирмы.

На сегодняшний день есть форма журнала, которую можно скачать в интернете. Стандартный образец журнала учета трудовых книжек имеет тринадцать граф, которые заполняются внутри компании при каждом перемещении любого трудового документа:

1 графа — отмечается нумерация. Вкладышам уделяется отдельная строка и пункт.

2, 3, 4 графы отражают даты, когда документ поступил. Здесь указывается, когда лицо было принято на работу, или когда была заведена новая книга.

5 графа нужна для внесения Ф.И.О. работника в полноценном формате с расшифрованными инициалами.

6 графа нужна, чтобы фиксировать серии и номера документа.

Графа 8 говорит о том, в каком подразделении работает сотрудник.

10 ячейка нужна для подписи сотрудника отдела кадров, который ответственен за данную сферу на предприятии.

В ситуации, когда компанией оформляется документ на сотрудника без предыдущего опыта, происходит заполнение 11 графы. Здесь же прописывается сумма за оформление нового документа.

12 и 13 графы заполняются, когда лицо покидает организацию. Там указывается дата возврата сотруднику документа, а в 13 ставится подпись.

Если в компании уже существует отработанная форма по ведению документа учета, то будет правильно не трогать ее, не менять на документ нового типа до того момента пока она не закончится и не будет полностью заполнена.

А вот если книга существовала, но велась в свободном формате, то работу с ней стоит завершить, указав причину. Необходимо завести новую, нужного образца.

Исправление возможных ошибок

Бывают случаи, когда в процессе ведения журнала произошла ошибка, тогда необходимо:

Ответственность за нарушения в ведении учета книжек

Если учет в компании отсутствует или выявлены грубые нарушения по ведению журнала со стороны Госинспекции, компания может быть привлечена к административной ответственности по ст.5.27 КоАП.

Представители Госинспекции всегда уделяют особое внимание вопросу изучения книги учета.

Наличие даже небольших погрешностей в ведении журнала учета может стать поводом для наложения штрафа. Чтобы подобных ситуаций не случалось, работодатель должен тщательно соблюдать все требования закона по ведению трудовых книжек сотрудников, это позволит избежать дополнительных вопросов при проверках.

Журнал хранится наряду с другими бумагами особой важности. Лучше выбрать максимально надежное место для хранения: это может быть сейф или несгораемый шкаф. Записи, вносимые в журнал, в любой момент могут понадобиться как работодателю, так и работнику, если книжка утеряна.

Правила ведения журнала учета трудовых книжек

В каких случаях требуется такой документ? Оригинал трудовой книжки необходим работнику для оформления пенсии. В ТК РФ законодатель предусмотрел ограниченные сроки пользования ею. У работника есть 3 рабочих дня, чтобы воспользоваться трудовой книжкой. Затем ее необходимо вернуть работодателю. Основания для продления данного периода не установлены. В большинстве случаев работнику нужен не оригинал, а выписка из трудовой книжки. Чтобы получить ее необходимо также оформить заявление. Выписка должны быть заверена в соответствии с требованиями законодательства. Она может понадобиться в следующих случаях:

Получение на руки Выдача оригинала трудовой книжки на руки производится в двух случаях:

Факт получения книжки может удостоверяться в специальном журнале. Для работодателя не предусмотрена обязанность ведения такового, но при его наличии можно разрешить многие споры.

Журнал учета трудовых книжек — правила сшивания 2017-2018

В этой ситуации в 12 и 13 колонках нужно указать дату и номер уведомления, а также дату отправки согласия работника на пересылку книжки почтой. Также можно вписать номера почтовых квитанций. Требования к регистрационным журналам Срок хранения книги учета движения трудовых книжек установлен Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным Министерством культуры в 2010 году. Согласно ему, эти документы должны храниться значительное количество времени, а именно – 75 лет. Кроме этого, правильное оформление книги учета движения трудовых книжек предполагает соблюдение и нескольких других обязательных требований:

Книга учета движения трудовых книжек

Но, исходя из практики кадровой работы, такой перечень может включать в себя: прием трудовой от нового сотрудника, поступившего на работу; открытие новой трудовой на имя сотрудника, для которого данное рабочее место является первым в его трудовой биографии, и внесение записи о приеме на работу в нее; внесение в трудовую книжку записей о трудовой деятельности работника, его перемещениях и переводах, полученных им поощрениях и награждениях; организация хранения временной выдачи книжек на руки работникам; внесение записей об увольнении; выдача книжек увольняющимся работникам и снятие этих документов с учета.

Об утверждении правил ведения бухгалтерского учета в государственных учреждениях

Кроме того, при назначении пособия по временной нетрудоспособности и исчислении непрерывного трудового стажа трудовая книжка также используется кадровиками для получения необходимой для этого информации. Из истории трудовой книжки Днем рождения трудовой книжки по праву можно считать 20 декабря 1938 года. Именно в этот день было принято постановление правительства «О введении трудовых книжек»*.

Тогда же была установлена плата за бланк трудовой книжки — 25 копеек, а за ее утерю взимался штраф 25 рублей. Утвержденная в 1938 году форма трудовой книжки просуществовала 35 лет. И лишь в сентябре 1973 года Советом Министров было принято новое постановление «О трудовых книжках рабочих и служащих»**, где утверждалось, что трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности граждан.

Вручать трудовые книжки предписывалось в торжественной обстановке в присутствии коллектива и представителей общественных организаций. Плата за трудовую книжку устанавливалась в размере 50 копеек, а за вкладыш к ней — 30 копеек. Затем форма трудовой книжки не менялась в течение еще 30 лет.

Все, что вы хотели знать о трудовых книжках

А также вносят информацию о стоимости бланков (образец на стр. 50). Как правило, плата за бланк трудовой книжки взимается с сотрудника, принятого на работу впервые, а плата за бланк вкладыша — с сотрудника, у которого закончились все страницы трудовой книжки раздела «Сведения о работе». Плата взимается с работника наличными деньгами по приходному ордеру. А также может быть внесена сотрудником на расчетный счет организации через Сберегательный банк. Ни в коем случае нельзя вычитать стоимость книжки из зарплаты сотрудника. Необходимо помнить о случаях-исключениях, когда бланки трудовых книжек предоставляются сотрудникам бесплатно.

Во-первых, если произошло чрезвычайное происшествие (пожар, наводнение), в результате которого трудовые книжки работников были повреждены. Во-вторых, если бланк трудовой книжки испортил сотрудник кадровой службы при первичном заполнении документа. Деньги с работника за бланк трудовой книжки можно не брать, если это закреплено в локальном нормативном акте (например, в Правилах внутреннего трудового распорядка) или в приказе руководителя организации.

Журнал для регистрации трудовых договоров: правила и образец заполнения

Структура заполнения Каждая страница имеет 7 столбцов, разных по ширине; каждый из них имеет свое название:

Какие приказы подлежат регистрации в журнале Как было уже указано выше, основные типы приказов определяют отношение работника к своему рабочему месту – либо он принят на должность, либо уволен, либо переведен на другое место. Однако перечень обязательных документов может быть расширен.

На этой странице также может стоять ФИО лица, ответственного за его ведение.

Введение

Для получения бланков трудовых книжек работодателю необходимо оформить на фирменном бланке своей организации письмо-заявку в адрес организации-распространителя с указанием количества необходимых форм. Порядок учета и хранения В связи с тем что трудовые книжки являются документом строгой отчетности, законодательством определен порядок их учета и хранения***. Каждая организация обязана вести Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них****. Посмотрим, как нужно вести названные регистры. Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей в нее. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется бухгалтерией организации. Книга учитывает бланки трудовых книжек до тех пор, пока они не превратятся из простого бланка в личный документ какого-либо работника. Записи в данный учетный регистр вносятся сразу после получения бланков от распространителя. В книге обязательно указывают сведения обо всех операциях, связанных с приобретением и расходованием закупленных трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серий и номеров.

Раздел 3организационно-распорядительные документы

Примеры приказов, подлежащих регистрации в Журнале:

Иными словами, сюда могут вноситься все приказы, касающиеся трудового статуса сотрудника. Фантазия работодателя также не ограничивается предложенным перечнем. Все эти, а также подобные им документы также «проходят» через бухгалтерию, соответственно содержат информацию, обрабатываемую и предоставляемую в ФСС, ПФР для начисления необходимых выплат. Скачать образец журнала регистрации приказов по личному составу в формате MS Word. Журнал также удобен тогда, когда даже через много лет по истечении своей трудовой деятельности работник оформляется на пенсию, то требует сведения для подтверждения своего трудового стажа. Тогда кадровику очень легко прочитать давно сделанные записи и составить необходимую справку.

Бухучет инфо

Многие кадровики предпочитают дробить приказы по личному составу, выделяя некоторые из них в отдельный регистр. Они условно называются менее важными, их можно обозначать приказами «по кадрам». Это могут быть приказы об отпусках. Также яркий пример таких приказов – об объявлении взыскания. Дело в том, то срок действия замечаний и выговоров длится приблизительно 6 месяцев. Потом взыскание снимается и приказ, соответственно, теряет свою юридическую силу, значимость, перестает быть значимым для директора и сотрудника. Такие распоряжения можно не хранить 75 лет. Поэтому они называются краткосрочными.

Хотя целесообразнее все же вести одну папку долгосрочных приказов, а также соответственно записывать их в одном месте. Требования к заполнению

Номенклатура дел отдела кадров

Балабаново Калужской обл.): Мне в свое время удалось договориться и опечатать книгу в местном почтовом отделении. Металлическая печать на предприятии была. Оксана Куприянова, заместитель генерального директора по управлению персоналом (г. Саратов): У нас листы в книге пронумерованы. Книга прошнурована, хвостики ниток заклеены листиком, на который поставлена обычная печать организации.

* Федеральный закон от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ. ** Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. *** Этот порядок утвержден постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. **** Формы книг утверждены постановлением Минтруда России и Минсоцразвития России от 10 октября 2003 г.

Журнал учета трудовых книжек

Журнал учета трудовых книжек является обязательным для всех работодателей. Работодатель несет полную ответственность за сохранность трудовых книжек. Для контроля наличия и движения бланков существует такой инструмент, как “Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей в них”. О ней сейчас и пойдет речь.

Трудовые книжки персонала, вкладыши в них, а также запасные бланки подлежат обязательной фиксации и контролю. Требования установлены п. 40 Правил ведения и хранения трудовых, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225 (далее - Правила).

Книга, как форма регистрации трудовых книжек

Учет книжек осуществляется путем их фиксации в специальной форме. Под фиксированием документов понимается запись данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

С 1 июля новый ГОСТ. Что поправить в кадровых документах >>>

Это установлено п. 4.1.1 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Она утв. приказом Минкультуры России от 08.11.05 № 536 и зарегистрированной в Минюсте России 27.01.06 № 7418.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (п. 4.1.2 Типовой инструкции). В процессе вписывания документу присваивается регистрационный номер, и он включается в информационно-поисковую систему компании.

Само понятие регистрации документов, юридическое значение этой процедуры и ее роль в делопроизводстве говорят о том, что кадровая служба должна вести большое количество регистрационных журналов.

Следует отметить, что, как правило, эти журналы не имеют строго определенной обязательной формы. Однако из этого правила есть исключение, связанное с записью.

Бланки книжек и вкладышей в них учитываются в соответствующей приходно-расходной книге, ведущейся в бухгалтерии. А заполненные бланки – в журнале. Данная форма оформляется кадровой службой или ответственным за ведение кадрового делопроизводства (в небольших компаниях).

Форма книги регистрации трудовых книжек

Форма журнала учета движения, включающая 13 граф, был утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69.

До введения в действие новой формы применялся реестр, имевший 14 граф (утверждена в 1974 г.).

Когда следовало начинать применение новой формы – сразу после начала действия новой формы или после окончания ведения старого реестра, т. е. после ее полного заполнения?

Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти согласно Указу Президента РФ от 23.05.96 № 763 вступают в силу по истечении десяти дней после дня их официального опубликования. Постановление от 10.10.03 № 69 было официально опубликовано 19.11.03

Этот вопрос до сих пор интересует работников кадровых служб. Чтобы ответить на него, необходимо принять во внимание два следующих фактора.

В связи с этим книгу движения ранее утвержденной формы, по нашему мнению, допустимо было не заменять сразу новой, а продолжать ее заполнение до последней страницы.

Использование книги учета трудовых книжек не установленного образца

Иначе решается вопрос о замене одной формы журнала на другую. В том случае, когда в компании велся реестр произвольной формы, не соответствующей официально установленной. Такую необходимо “закрыть”, пояснив после последней записи причину прекращения ее ведения. После также указав общее количество зарегистрированных в нем бланков работающих.

Затем следует начать учет по установленной форме. При этом реестр “неправильной” формы ни в коем случае не подлежит уничтожению. Она содержит не только сведения о книжках ранее принятых сотрудников, но и отметки о получении бланков уволившимися сотрудниками.

При получении от сотрудника бланка с вкладышем, оформленным на другом предприятии, регистрации подлежит только книжка (т. е. вкладыш отдельной строкой не вносится).

Заполнение граф книги учета трудовых книжек

При заполнении граф необходимо соблюдать следующие правила.

Дата и номер записи в книге учета движения трудовых книжек

В первую графу журнала вносятся в валовом порядке регистрационные номера, присваиваемые трудовым книжкам и вкладышам (книжки и вкладыши регистрируются подряд).

Во втором, третьем и четвертом столбцах ставится дата (число, месяц, год) приема на работу, заполнения бланка книжки или вкладыша в нее. Следует заметить, что фактически здесь упомянуты две даты, чаще всего несовпадающие, это объясняется следующим:

Таким образом, даты приема на работу и заполнения бланка могут не совпадать. В этом случае представляется более целесообразным вписывать в журнал регистрации дату приема на работу, а не дату заполнения.

Дата обозначается по общему правилу написания дат в служебных документах и регистрационных формах: число и месяц – двумя арабскими цифрами, год – четырьмя (ГОСТ Р 6.30–2003, п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Данные о сотруднике и номер трудовой книжки в журнале учета

В пятую колонку журнала записывается фамилия владельца, а также полностью его имя и отчество (не инициалы).

Серия и номер заносятся в шестую колонку. При ее заполнении необходимо учитывать особенности бланков трудовых, предъявляемых при оформлении приема на работу или выдаваемых впервые.

Сотрудники старшего возраста могут предъявить трудовые формы 1938 г., в бланках которых нет серии и номера. В таком случае в шестой графе лучше сделать прочерк, чтобы показать отсутствие серии и номера. Пробел в графе может восприниматься как небрежное заполнение формы (пропуск информации).

В бланках 1974 г. серия обозначалась буквами АТ и римскими цифрами (например, АТ-IV), номер был семизначным. В современных бланках 2003 г. серия обозначается только буквами (в книжках – ТК, во вкладышах – ВК) без цифр, номер семизначный. Серия и номер входят также в состав бланков трудовых книжек колхозников.

Следует помнить о том, что при оформлении книжки впервые ее бланк должен быть получен кадровой службой в бухгалтерии организации.

Используемый бланк должен быть оприходован (зарегистрирован) в приходно-расходном документе по контролю бланков с указанием его серии и номера (п. 42 Правил). Недопустимо использование не оприходованных бухгалтерией бланков, серии и номера которых не значатся в приходно-расходной книге.

Должностная функция в книге учета трудовых книжек

В седьмую графу вносится должность (профессия, специальность) сотрудника. Она должна соответствовать штатному расписанию компании. Сначала указывается в в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ). А затем в трудовой книжке и во всех первичных учетных документах по контролю труда и его оплаты:

Вместо должности (профессии, специальности) может быть указана конкретная рабочая функция (ст. 57 ТК РФ).

Наименование структурного подразделения предприятия, в которое принят сотрудник, вносится в восьмую колонку. Если организация имеет сложную структуру указывается и вышестоящее подразделение, в состав которого оно входит данный отдел. Например: отдел маркетинга, сектор рекламы.

В девятую графу вписывается дата и номер распорядительного документа (приказа, распоряжения) или иного решения нанимателя на основании которого произведен прием работника. Например, протокола общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью.

Необходимо отметить, что девятая колонка заполняется только при вписывании бланков (как предъявленных персоналом, так и оформляемых впервые). При фиксации вкладышей никаких ссылок на приказы (распоряжения) быть не может, поэтому в данном случае в девятой колонке можно поставить прочерк.

Порядок возложения на работника ответственности за ведение, хранение, учет и выдачу этих документов – см. “Справочник кадровика” № 5, 2004

Подпись ответственного лица в книге учета движения трудовых книжек

В десятой колонке ставится личная подпись (собственноручная роспись) специалиста кадровой службы, принявшего у сотрудника трудовую или оформившего ее впервые. Напомним, что в соответствии с п. 45 Правил ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом работодателя.

В 10-й графе ставится личная подпись сотрудника кадровой службы (несмотря на то, что в наименовании колонки говорится только о расписке ответственного лица, принявшего заполнившего трудовую книжку).

Содержание одиннадцатой графы показывает, какая сумма (в руб.) была уплачена работником за бланк. В Правилах эта сумма не установлена. Однако в п. 47 Правил указано, что при выдаче работнику книжки в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется расходами на ее (или его) приобретение.

Таким образом, данная колонка заполняется только при вписывании бланков, оформленных впервые, или при фиксации выданных персоналу вкладышей. Представляется целесообразным в остальных случаях, т. е. при занесении предъявляемых работниками трудовых в реестр, ставить в этой колонке прочерк, показывая, что деньги с таких сотрудников не взимались.

Компания может выдавать своим работникам бланки безвозмездно, закрепив это положение в Правилах внутреннего трудового распорядка. При этом в одиннадцатой графе также можно поставить прочерк, свидетельствующий о том, что в данной организации эта графа не заполняется.

Внесение данных в реестр трудовых при увольнении

Двенадцатая и тринадцатая графы заполняются при увольнении работника. В двенадцатой он ставит дату ее выдачи ему, т. е. дату увольнения (последнего дня работы), а в тринадцатой – расписывается в ее получении.

Если в день увольнения выдать трудовую книжку невозможно, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за книжкой. Или можно взять с него согласие на отправление ее по почте (ст. 62 ТК РФ). В названных случаях в двенадцатой и тринадцатой колонках соответственно указываются:

Дополнительно можно указать номера почтовых квитанций. Они подшиваются в дело в кадровой службе вместе с копиями отправленных работникам уведомлений или сопроводительных писем к высланным трудовым книжкам.

Если в период работы в организации работнику оформлялся вкладыш, то при увольнении он должен расписаться не только за полученную трудовую книжку. Но и за выданный ему вкладыш, т. к. он регистрируется в реестре учета отдельной строкой в момент его заведения.

Порядок исправления записей в журнале учета трудовых книжек

Журнал ведется в рукописном виде. Естественно, работник кадровой службы, вносящий в нее записи, может допустить ошибку, которую необходимо будет исправить. Однако порядок исправления ошибок нигде не оговорен.

Одним из способов исправления ошибок является зачеркивание одной тонкой чертой прежней информации и внесение новой с пометкой “Исправленному верить” (или “Исправлено в графе № ...”, “Исправлено наименование должности” и т. п.).

Такая запись сопровождается подписью и должна быть датирована работником кадровой службы, внесшим исправление.

Однако, такой способ мало подходит для рассматриваемого документа. Т. к. он требует специально отведенного места для пояснительной надписи, правильной записи и даты, не предусмотренного в нем.

В связи с этим можно взять за основу правила исправления ошибок, применяемые для содержательной части. Ниже ошибочной записи в той же графе сделать пояснение “Запись недействительна” и внести правильную запись (без зачеркивания первичной информации).

Примеры заполнения Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Требования к книге учета трудовых книжек

Журнал должен отвечать определенным требованиям:

После полного заполнения начинается ведение нового реестра с очередного порядкового номера. Законченный журнал остается на рабочем месте кадровика и не сдается в архив, т. к. используется при увольнении работников, расписывающихся за полученные ими бланки.

В дальнейшем журнал в общем порядке (по описи) передается на хранение в архив организации. Срок хранения установлен п. “е” ст. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 02.06.00), и составляет 50 лет.

Это интересно

Опрос

Полезные ссылки

Поиск по сайту

Если не велся журнал учета трудовых книжек. Журнал учета трудовых книжек 2017

Книга учета движения трудовых книжек

Из статьи вы узнаете:

Для чего необходима книга регистрации трудовых книжек

Какими нормативными актами регламентируется ведение журнала учета выдачи трудовых книжек 2017

Какие операции отражаются в журнале учета движения трудовых книжек

Какие требования установлены к содержанию журнала регистрации трудовых книжек

Книга учета трудовых книжек: образец заполнения

Где взять бланк книжки учета трудовых книжек

Как заполнять журнал учета движения трудовых книжек

Как вносятся исправления в журнал учета трудовых книжек

Если не велся журнал учета трудовых книжек

Основные правила заполнения журнала движения трудовых книжек

Форумы

Журнал учета трудовых книжек (образец)

Если не велся журнал учета трудовых книжек

Если журнал учета трудовых книжек велся не корректно

Журнал (книга ) учета трудовых книжек и вкладышей в них

Правила учета трудовых книжек

Что подразумевается под учетом трудовых книжек в компании?

Где регистрируются трудовые книжки

Как оформляется журнал учета

Какие данные вносятся в журнал учета

Исправление возможных ошибок

Ответственность за нарушения в ведении учета книжек

Правила ведения журнала учета трудовых книжек

Журнал учета трудовых книжек — правила сшивания 2017-2018

Книга учета движения трудовых книжек

Об утверждении правил ведения бухгалтерского учета в государственных учреждениях

Все, что вы хотели знать о трудовых книжках

Журнал для регистрации трудовых договоров: правила и образец заполнения

Введение

Раздел 3организационно-распорядительные документы

Бухучет инфо

Номенклатура дел отдела кадров