Это интересно

  • ОКД
  • ЗКС
  • ИПО
  • КНПВ
  • Мондиоринг
  • Большой ринг
  • Французский ринг
  • Аджилити
  • Фризби

Опрос

Какой уровень дрессировки необходим Вашей собаке?
 

Полезные ссылки

РКФ

 

Все о дрессировке собак


Стрижка собак в Коломне

Поиск по сайту

ГлавнаяЖурналЖурнал выдачи документов из архива образец

Журнал учета выдачи дел из архива в Управлении Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Москве. Журнал выдачи документов из архива образец


Формы учетных документов архива :: Методическая база :: Архивное дело

к списку статей раздела

Формы учетных документов архива

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета. Учет документов в архиве организации является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.

  1. Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения
  2. Форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения
  3. Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу
  4. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
  5. Форма титульного листа описи электронных документов постоянного хранения
  6. Форма описи электронных документов постоянного хранения
  7. Форма листа фонда
  8. Форма номенклатуры дел организации
  9. Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации
  10. Форма номенклатуры дел структурного подразделения организации
  11. Форма листа-заверителя дела
  12. Форма внутренней описи документов дела
  13. Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
  14. Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по лично-му составу структурного подразделения организации
  15. Форма итоговой записи и заверительной надписи
  16. Форма титульного листа описи документов постоянного хранения
  17. Форма карточки постеллажного топографического указателя (лицевая сторона)
  18. Форма карточки постеллажного топографического указателя (оборотная сторона)
  19. Примерная форма карточки пофондового топографического указателя
  20. Форма заказа на выдачу дел (лицевая сторона)
  21. Форма заказа на выдачу дел (оборотная сторона)
  22. Форма акта о выдаче дел во временное пользование
  23. Форма титульного листа книги выдачи документов
  24. Форма книги выдачи дел из хранилища
  25. Форма листа использования документов
  26. Форма карты-заместителя дела
  27. Форма акта проверки наличия и состояния дел фонда
  28. Форма титульного листа описи особо ценных дел
  29. Форма описи особо ценных дел
  30. Форма титульного листа книги учета поступления и выбытия документов
  31. Форма титульного листа списка фондов
  32. Форма списка фондов
  33. Форма титульного листа реестра описей
  34. Форма реестра описей
  35. Форма титульного листа книги учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования
  36. Форма книги учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования
  37. Форма титульного листа страхового фонда
  38. Форма описи страхового фонда
  39. Форма паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию
  40. Форма паспорта архива организации, хранящей документы отраслевого фонда
  41. Форма учетной карточки единицы учета ЭД (лицевая сторона)
  42. Форма учетной карточки единицы учета ЭД (оборотная сторона)
  43. Форма акта миграций и перезаписей ЭД
  44. Форма журнала учета поступления и выбытия электронных документов
  45. Форма журнала учета миграций и перезаписей электронных документов
  46. Форма акта приема-передачи документов на государственное хранение
  47. Форма акта о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны
  48. Форма акта о неисправимых повреждениях документов
  49. Форма акта описания документов личного происхождения
  50. Форма акта об образовании объединенного архивного фонда
  51. Форма акта о технических ошибках в учетных документах
  52. Форма акта об обнаружении документов
  53. Форма архивной справки (образец)
  54. Форма карточки пользователя
  55. Форма журнала регистрации выданных копий, выписок, справок, тематических материалов
  56. Форма годового плана работы архива
  57. Форма карточки учета работы с организацией (лицевая сторона)
  58. Форма карточки учета работы с организацией (оборотная сторона)
  59. Форма акта приема-передачи при смене руководителя архива

Загрузить файл с формами учетных документов

archivekeeping.ru

Выдача документов из архива организации | Статьи

Документы, сданные в архив, могут быть позже востребованы сотрудниками организации, сторонними компаниями и даже простыми гражданами. Важно знать, как правильно оформить выдачу дел во временное пользование и зафиксировать этот факт. При этом ответственный сотрудник должен быть осведомлен о правилах заполнения сопроводительных документов и нюансах работы с ними.

Кому и для чего выдаются архивные документы?

В Основных правилах работы архивов организации, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее «Основные правила») указаны следующие случаи выдачи документов из архива организации во временное пользование (п. 4.5.1):

  • во временное пользование для сторонних организаций;
  • для использования сотрудниками организации;
  • для выполнения архивных работ с документами;
  • для научных и иных исследований граждан в читальном зале;
  • для проведения страхового копирования, а также специальной обработки документов с целью улучшения физического состояния бумажных носителей.

Передача документов на хранение в архив организации

Чаще всего в обычной негосударственной организации из архива выдаются дела для использования собственными сотрудниками, и реже для ознакомления гражданами. Причем в последнем варианте для реализации такой возможности в архиве должен быть оборудован читальный зал: место, где человек сможет ознакомиться с делом и при желании сделать копии документов.

Сроки использования документов

В «Основных правилах» прописаны определенные сроки использования документов вне архива (п. 4.5.2):

  • 1 месяц для сотрудников организации;
  • 1 месяц для просмотра документов в читальном зале архива;
  • 3 месяца во временное использование в сторонних организациях;
  • полгода возможно экспонирование документов.

Гражданам запрещается выносить документы за пределы читального зала. Судебным и следственным органам архивные дела выдаются до момента прекращения дела или вынесения решения суда. Продление указанных сроков выдачи дел во временное пользование органам суда и прокуратуры, а также для экспонирования возможно в особых случаях. Для этого оформляется разрешение руководителя организации в ответ на письменное заверение пользователя о сохранности документов.

Заказ на выдачу документов

Крупные организации, обладающие большим архивом, могут оформлять процесс использования архивных дел после поступления заказов от работников на их выдачу (Приложение 17 к «Основным правилам»).

Следует обратить внимание, что в предложенной Росархивом форме необходимо указать цель исследования архивных документов. Но в негосударственных компаниях сотрудники редко приходят за архивными материалами с научно-исследовательскими целями, поэтому в данном поле можно прописать следующее: «цель заказа документов».

Также при оформлении заказа на выдачу архивных дел желательно попросить сотрудника назвать структурное или иное обособленное подразделение, где он работает. Данная опция особенно актуальна для компаний с широкой сетью филиалов.

Передача электронных документов в архив организации

В условиях архива предприятия данную форму можно заполнить частично и направить сотрудникам по электронной почте. Они смогут заранее начать поиск нужного документа, что позволит сэкономить время. Собираясь сделать заказ из архива, на своем рабочем месте работнику нужно заполнить в форме графы 1–4 и отправить заявку в архив.

При приходе работника за документами заявка уже будет распечатана и зарегистрирована должным образом ответственными лицами архива. За получение документов сотрудник-заказчик должен расписаться в графе 5 формы, при возврате дела работник архива поставит свою подпись в графе 6. Исполненная заявка хранится в архиве до проведения инвентаризации состояния и наличия дел.

Пример заполненного требования на выдачу документов.

Форму заявки на выдачу документов, инструкцию по ее заполнению и образец желательно предложить для ознакомления сотрудникам в положении об архиве, инструкции по делопроизводству или другом регулирующем работу архива локальном нормативном акте организации. В маленьких предприятиях, при наличии совсем небольшого архива допускается выдача документов без письменного заказа. Факт выдачи архивного дела все равно будет отражен в специальных формах.

Книга выдачи документов во временное пользование

Факт выдачи документов из архива должен прописываться в Книге выдачи документов (Приложение 19 к «Основным правилам»). Особенность этой Книги в том, что ее ведение допускается исключительно в бумажном виде. Форма заполнения этого документа предполагает оставление личных подписей получателя архивного дела и ответственного сотрудника архива, принимающего дела обратно.

Книга выдачи документов ведется один календарный год. Завершенная в ушедшем году книга снабжается итоговой записью сотрудника архива и отправляется на хранение сроком три года с момента возврата всех выданных архивных дел.

Обращения граждан в архив организации

Пример титульного листа Книги выдачи документов.

В Книгу выдачи документов вносятся все выданные архивные дела, независимо от того, кому они выдавались, покидали ли они архив или их просматривали в читальном зале.

Образец заполнения Книги выдачи документов.

При заполнении Книги выдачи документов бывает недостаточно указать лишь фамилию сотрудника, затребовавшего дело. Ведь документ может получать и физическое лицо, и  сторонняя организация. Поэтому графа «Кому выдано» должна заполняться максимально полно. Если при выдаче архивных дел составляется еще какой-либо документ, например специальный акт, его реквизиты указываются в графе «Примечание».

 

Прошлогодняя книга закрывается в начале января. Ответственный за ее ведение сотрудник или начальник архива делает итоговую запись и заверяет своей подписью.

Лист использования дела

На каждое архивное дело, которое выдавалось на руки, должен оформляться лист использования. В нем нужно указывать основную информацию о выдаче дела: когда, кому и для чего оно понадобилось. Образец формы листа использования можно найти в Приложении 20 к «Основным правилам». Лист использования ведется ответственным лицом архива, записи в него вносятся от руки. Лист не вшивается, а вкладывается в дело и может использоваться много лет до внесения последней записи. Лист использования должен храниться в течение трех лет.

Образец заполнения листа использования архивного дела.

Карта – заместитель дела

В момент выдачи архивного документа его место на полке архива занимает специальная карта – заместитель дела (Приложение 21 к «Основным правилам»).

В форме Росархива указано, что дело выдано в читальный зал во временное пользование. Но ведь дело может затребовать сторонняя организация на месяц, или оно может уйти в прокуратуру по запросу на много недель. Поэтому в таблицу вносится отдельная колонка для указания маршрута дела.

Карта-заместитель заводится при первом же запросе архивного документа и хранится в деле. Сроки хранения карт-заместителей не определены, но логично будет оставлять их на то же время, что и лист использования, и Книгу выдачи документов.

Передача архивных документов в стороннюю организацию

При передаче архивных документов в стороннюю организацию заполняется специальный акт о выдаче дела во временное пользование (Приложение 18 к «Основным правилам»). В форме акте следует прописать перечень передаваемых дел, указать адрес получающей организации, с какой целью она их запрашивает и на каком основании.

В качестве основания для выдачи архивных дел в другую организацию может использоваться запрос, но на нем обязательно должна быть положительная резолюция руководителя компании – владелицы архива. Также дела могут быть выданы по личному приказу директора компании или вышестоящего ведомства, судебного постановления и т. д.

Акт подписывается руководителями обоих организаций, подписи скрепляются печатями (п. 4.5.6. «Основных правил»). Непосредственная передача и возврат документов фиксируются сотрудниками архива.

Пример заполненного акта о выдаче дел во временное пользование.

Акт о выдаче дел во временное пользование должен составляться в 2 экземплярах: один остается в архиве, другой забирает организация-заказчик.

Соблюдение инструкций Росархива, изложенных в «Основных правилах», позволит обеспечить эффективное хранение документов и должный контроль за их использованием.

www.sekretariat.ru

Журнал учета выдачи дел из архива в Управлении Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Москве

Приложение 11 к Порядку

организации и ведения архивного дела в Управлении Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Москве, утвержденному приказом от 25 мая 2012 г. N 223

ФОРМА ЖУРНАЛА УЧЕТА ВЫДАЧИ ДЕЛ ИЗ АРХИВА

Управление Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Москве Отдел делопроизводства

ЖУРНАЛ УЧЕТА ВЫДАЧИ ДЕЛ ИЗ АРХИВА

Начата _________

Окончена _______

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма титульного листа книги выдачи документов

┌───┬────────┬──────┬──────┬──────┬──────┬──────────┬────────┬───────────┬──────────┐ │N │Дата │Фонд N│Опись │Ед. │Кому │Расписка в│Дата │Расписка в │Примечание│ │п/п│выдачи │ │N │хр. N │выдано│получении │возврата│возвращении│ │ │ │ │ │ │ │ │дела │дела │дела │ │ ├───┼────────┼──────┼──────┼──────┼──────┼──────────┼────────┼───────────┼──────────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │ ├───┼────────┼──────┼──────┼──────┼──────┼──────────┼────────┼───────────┼──────────┤ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ └───┴────────┴──────┴──────┴──────┴──────┴──────────┴────────┴───────────┴──────────┘ Итого в _______ году выдано из хранилища __________________________ ед. хр. (цифрами и прописью) Наименование должности работника, составившего итоговую запись ___________________ Ф.И.О. (подпись) "__" _________ 2012 г.

Источник: Приказ Управления Росреестра по Москве от 25.05.2012 N 223

ruforma.info

Журнал регистрации выданных копий, выписок, справок, тематических материалов | Образец - бланк - форма

Журнал регистрации выданных копий, выписок, справок, тематических материалов – документ, необходимый для регистрации документации с целью систематизирования и ведения надлежащим образом делопроизводства на предприятии.

Выдача документов, а так же тематических материалов может осуществляться на основании предъявленных документов. Как правило, одним из таких документов является заявление, составленного физическим лицом, с обязательным указанием цели выдачи конкретного документа.

Информация, которую следует отобразить в данном документе:

  • информация об авторе запроса, а именно: его наименование, исходящий номер конкретного документа, дата составления документа, адрес и контактный телефон автора запроса;
  • дата составления запроса, а так же его регистрационный номер;
  • содержание запроса, т.е. цель, с которой автор запроса обращается в архив для получения необходимых ему документов;
  • названием выданного документа, а именно: выписка, копия, справка и т.д.;
  • дата, а так же регистрационный номер выданного документа по требованию;
  • дата отправки документа или же проставление подписи, подтверждающая получение необходимых документов.

Журнал регистрации выданных документов так же может содержать особые примечания относительно выданного документа по запросу конкретного лица. Документ подписывается руководителем архива с расшифровкой его подписи.

blanker.ru

Выдача документов из архива организации | Статьи

Дела, хранящиеся в архиве, время от времени могут быть востребованы работниками организации, другими компаниями и даже гражданами (физическими лицами). Как и какими документами оформить выдачу дел во временное пользование, чем заменить на полке выданное дело, как фиксировать выдачу? Примеры заполнения сопроводительных документов и нюансы работы с ними приведены в статье.

Кому и для чего выдаются архивные документы?

Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее – Основные правила) предполагают следующие случаи выдачи дел из архива организации во временное пользование (п. 4.5.1):

  • для использования работниками организации;
  • для использования гражданами в читальном зале для научных и иных исследований;
  • во временное пользование для других организаций;
  • для проведения архивных работ с документами;
  • для проведения страхового копирования и специальной обработки документов с целью улучшения физического состояния документов.

Читайте по теме в электронном журнале

Конечно, из предложенного перечня для обычной негосударственной компании самыми актуальными будут выдачи для использования собственными работниками, реже – в другие организации, а также, возможно, для использования гражданами. В последнем случае, если специфика деятельности организации предполагает подобные обращения граждан, следует позаботиться об оборудовании при архиве читального зала: места, где человек сможет спокойно сесть и ознакомиться с делом и при необходимости сделать копии документов

 На заметку!

Позволять посетителям «с улицы» выносить дела за пределы организации нельзя!

Сроки использования документов

В Основных правилах указаны следующие сроки использования документов вне архива (п. 4.5.2):

  • 1 месяц для использования работниками организации;
  • 1 месяц для использования документов в читальном зале;
  • 3 месяца во временное пользование для других организаций;
  • 6 месяцев для экспонирования документов.

Органам суда и прокуратуры дела выдаются до прекращения дела или вынесения судебного решения.

Продление установленных сроков выдачи документов во временное пользование, в том числе органам суда и прокуратуры, а также для экспонирования допускается в особых случаях с разрешения руководителя организации по письменному подтверждению пользователя о гарантии сохранности документов.

Заказ на выдачу документов

В очень крупных организациях с большим архивом целесообразно начинать процесс использования документов архива с заказов работников на выдачу дел (Приложение 17 к Основным правилам). 

Обратите внимание: в форме, предложенной Росархивом, требуется указать цель исследования. Но в негосударственной организации работники редко приходят в архив с научно-исследовательскими целями, поэтому в соответствующем поле можно попросить указать «цель заказа документов». Кроме того, желательно попросить работника назвать структурное или обособленное подразделение, в котором он работает: особенно это актуально для организаций с широкой сетью филиалов.

В условиях архива предприятия ценность этой формы состоит в том, что, частично заполненная, она может быть направлена работникам архива по электронной почте, и у них будет время на поиск дела. На своем рабочем месте, собираясь сделать заказ, работник заполнит графы 1–4 (источник информации для их заполнения – научно-справочный аппарат к документам архива) и отправит заявку в архив.

Когда работник приедет получать заказанное дело, заявка будет распечатана и зарегистрирована работниками архива. При получении документов сотрудник-заказчик распишется в графе 5, а при возврате работник архива поставит подпись в графе 6.

Исполненная заявка остается в архиве и хранится до проведения проверки состояния и наличия дел.

Приведем пример заполненной заявки (требования) на выдачу документов.

Открытое акционерное общество

«Всероссийский промышленный холдинг»

Архив

ЗАКАЗ (ТРЕБОВАНИЕ)

    13.11.2014                                     № 648

Москва

                        РАЗРЕШАЮ

                        выдачу дел

      Начальник архива

                     Степанова Р.В. Степанова

                        13.11.2014

Романов Г.А.

(фамилия и инициалы работника подразделения)

Екатеринбургский филиал, производственно-технический отдел

(наименование подразделения)

Разработка технико-экономического обоснования строительства

(цель заказа документов)

Фонд №

Опись №

Ед.хр. №

Заголовок ед.хр.

Расписка пользователя в получении

Расписка работника архива в приеме

1

2

3

4

5

6

1

4

23

Проектно-изыскательские заключения (2003 г., т. 2)

Романов

Соколова

Форму заявки, подробную инструкцию по ее заполнению и образец целесообразно предложить для ознакомления работникам в инструкции по делопроизводству, положении об архиве или в другом локальном нормативном акте, регулирующем работу архива. В более «камерных» случаях, когда и организация, и ее архив невелики, можно обойтись и без письменного заказа. Факт выдачи документа итак будет зафиксирован в формах, о которых мы поговорим далее.

Книга выдачи документов во временное пользование

Выдача документов из архива фиксируется в Книге выдачи документов (Приложение 19 к Основным правилам). Особенность этого документа в том, что ведется он исключительно в бумажном виде, так как его форма предполагает личные «живые» подписи как получателя дел, так и работника архива, принимающего дела обратно.

Книга выдачи документов каждый год начинается заново. Завершенная в прошедшем году книга снабжается итоговой записью и отправляется на хранение. Срок хранения книги – три года с момента возвращения всех дел.

Приведем пример титульного листа Книги выдачи документов.

Открытое акционерное общество

«Всероссийский промышленный холдинг»

КНИГА ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТОВ № 1

Начата 13.01.2014

Окончена 29.12.2014

В Книгу выдачи документов вносятся все выданные документы, независимо от того, выдавались ли они работникам организации-хозяйки архива, другой организации или физическим лицам, покидали ли архив, или ими пользовались в читальном зале.

Образец заполнения Книги выдачи документов:

№ п/п

Да­та вы­да­чи

Фонд №

Опись №

Ед. хр. №

Ко­му вы­да­но

Рас­пис­ка в по­лу­че­нии де­ла

Да­та воз­вра­та де­ла

Рас­пис­ка в воз­вра­ще­нии де­ла

При­ме­ча­ние

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

…

234

16.07.2014

1

3

54

Морозов И.С. (юр.отдел)

Морозов

16.07.2014

Коваленко

235

17.07.2014

1

21

12

Лаптева Л.Д. (физ.лицо)

Лаптева

17.07.2014

Коваленко

236

17.07.2014

1

13

2

ООО «Чакона»

Игнатова

28.08.2014

Коваленко

Акт от 17.07.2014 № 45

…

Итого в _______ году выдано из хранилища № _______________________

                                                                                                      (цифрами и прописью)

__________________________________________________________ ед. хр.

Наименование должности работника,

составившего итоговую запись                             Подпись          Расшифровка подписи

Дата

Обратите внимание: порой может быть недостаточно указать лишь фамилию работника, получившего дело. Ведь документы может получать и посторонняя организация, и физическое лицо, пришедшее с запросом. В графе «Кому выдано» следует указать максимум информации. Если выдача дел сопровождается еще каким-либо документом (например, актом), его данные вносятся в графу «Примечание».

В начале января прошлогодняя книга закрывается. Ответственный за ее ведение работник или начальник архива составляет итоговую запись и заверяет ее своей подписью:

Итого в 2014 году выдано из архива открытого акционерного общества «Всероссийский промышленный холдинг» 826 (восемьсот двадцать шесть) ед. хр.

Начальник архива

           Степанова

Р.В. Степанова

12.01.2014

Лист использования дела

Каждое выдаваемое дело должно быть снабжено листом использования (форма листа использования приведена в Приложении 20 к Основным правилам). На нем указывается основная информация о выдаче дела: кому, когда и для чего оно понадобилось. Лист использования ведется от руки. Он вкладывается (не вшивается!) в дело и может использоваться годами. После внесения последней записи лист использования хранится в течение трех лет, как и Книга выдачи дел.

Образец заполненного листа использования дела:

Открытое акционерное общество

«Всероссийский промышленный холдинг»

ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Фонд № 1

Опись № 2

Дело № 02-04

Заголовок дела: Приказы по основной деятельности

Дата использования

Кому выдано: фамилия, инициалы (разборчиво)

Характер использования (копирование, выписки, просмотр и др.)

№ использованных листов

Подпись лица, использовавшего дело

1

2

3

4

5

21.02.2008

Голованова О.Д.

Копирование

89, 123, 158, 201

Голованова

06.08.2008

Петрова И.М.

Предоставление в суд

23-24

Петрова

17.05.2010

Рассказов Л.Д.

Предоставление в прокуратуру

185

Рассказов

15.10.2014

Деревянко П.В.

Просмотр

98-150

Деревянко

…

Карта-заместитель дела

В то время, пока дело будет находиться в читальном зале, у коллеги или в другой организации, на его место на полку архива встанет карта-заместитель дела (Приложение 21 к Основным правилам):

Открытое акционерное общество

«Всероссийский промышленный холдинг»

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

Дело 02-04 Приказы по основной деятельности

                         (№ и название)

Опись № 1 дел постоянного хранения за 2005 год

                          (№ и название)

Фонд № 1 (архив Открытого акционерного общества «Всероссийский промышленный холдинг»)

                            (№ и название)

Выдано во временное пользование (читальный зал):

№ п/п

Ф.И.О. пользователя

Дата выдачи

Дата возврата

1

2

3

4

1

Голованова Ольга Денисовна

21.02.2008

21.02.2008

…

В форме Росархива отмечено, что дело выдано во временное пользование в читальный зал. Но ведь дело может отправиться и в другую организацию на несколько недель и даже месяцев, и в прокуратуру по запросу. Поэтому стоит задуматься о том, чтобы внести в таблицу специальную колонку для отметки с указанием маршрута дела:

…

Выдано во временное пользование:

№ п/п

Ф.И.О. пользователя

Куда выдано дело

Дата выдачи

Дата возврата

1

2

3

4

5

1

Голованова Ольга Денисовна

Читальный зал

21.02.2008

21.02.2008

2

Петрова Инна Михайловна

Для предоставления в суд

06.08.2008

06.08.2008

…

Как и лист использования, карта-заместитель заводится в случае необходимости и впредь хранится в деле. Перечень не определяет сроков хранения для карт-заместителей, но логичным было бы хранить завершенные карты столько же, сколько и Книгу выдачи документов, и лист использования – три года с момента возвращения дела.

Передача документов архива в другую организацию

Если документы передаются в другую организацию, оформляется специальный акт о выдаче дел во временное пользование (Приложение 18 к Основным правилам). В акте нужно указать, помимо перечня передаваемых дел, адрес организации, которая их получает, с какой целью и на каком основании. Основанием для выдачи дел в другую организацию может быть письмо-запрос (как в нашем примере), но на этом письме обязательно должна стоять положительная резолюция руководителя компании, в архив которой обращаются.

Само по себе письмо не является основанием для выдачи дел. Кроме того, дела могут быть выданы на основании приказа генерального директора, во исполнение приказа вышестоящего ведомства и т.д.

Срок возврата документов прописывается на акте. Согласно пункту 4.5.2. Основных правил, процитированному нами выше, этот срок не должен превышать трех месяцев.

 

Подписывают акт руководители двух организаций, после чего подписи скрепляются  печатями организации(п. 4.5.6. Основных правил). Непосредственный прием-передача документов, а также возврат их на место фиксируются работниками архива двух организаций.

Приведем пример заполненного акта о выдаче дел во временное пользование.

Открытое акционерное общество

«Всероссийский промышленный холдинг»

АКТ

14.11.2014                                                       № 12

Москва

о выдаче дел во временное пользование

ООО «РПН-Экология»

ул. Профсоюзная, д. 345, оф. 456, Москва,

123456

Основание: письмо ООО «РПН-Экология» от 10.11.2014 №742 (вход. от 11.11.2014 № 3456/78).

Для какой цели выдаются дела: экологическое исследование

Выдаются следующие ед. хр. из фонда № 1 архив Открытого акционерного общества

(название фонда)

«Всероссийский промышленный холдинг»:

№ п/п

Опись №

Ед. хр. №

Заголовок ед. хр.

Крайние даты

Количество листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

1

3

12

Технические отчеты о неизменности производственных процессов используемого сырья

31.01.2003 – 15.12.2003

118

2

2

34

Таблицы со сведениями о перевозке отходов промышленного производства

25.08.2003 – 29.12.2003

234

Всего выдается 2 (две)____________ ед. хр., срок возвращения 15.12.2014.

                                     (цифрами и прописью)

Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с пронумерованными листами и заверительными надписями.

Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во временное пользование, для занятий посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не публиковать документы без разрешения организации, выдавшей дела.

Получатель обязуется вернуть дела в архив организации в указанный в акте срок.

Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения полученных во временное пользование дел.

Генеральный директор

открытого акционерного общества

«Всероссийский промышленный холдинг»

Волков П.Р. Волков

14.11.2014

(печать организации)

Генеральный директор

                ООО «РПН-Экология»

        Светланова С.М. Светланова

                14.11.2014

                   (печать организации)

Выдал дела по поручению руководства открытого акционерного общества

(наименование организации)

«Всероссийский промышленный холдинг»

Начальник архива

Степанова

Р.В. Степанова

14.11.2014

Принял дела по поручению руководства ООО «РПН-Экология»

(наименование организации)

Помощник генерального директора

Ковалева

А.И. Ковалева

14.11.2014

Дела возвращены в полном объеме и сохранности.

Сдал по поручению руководства организации-получателя.

Помощник генерального директора

Ковалева

А.И. Ковалева

15.12.2014

Принял по поручению руководства организации, выдавшей дела

Начальник архива

Степанова

Р.В. Степанова

15.12.2014

Акт о выдаче дел во временное пользование составляется в двух экземплярах: один остается в выдавшем документы архиве, другой организация-заказчик забирает себе.

Мы рассмотрели порядок выдачи документов из архива организации во временное пользование как собственным сотрудникам, так и по запросам других компаний. Соблюдение инструкций Росархива, изложенных в Основных правилах, обеспечит не только эффективное хранение документов, но и постоянный контроль за их использованием.

Кожанова Е.Н., специалист по ДОУ  и кадровому делопроизводству

www.sekretariat.ru

Выдача документов из архива организации

Новости по теме

Дела, хранящиеся в архиве, время от времени могут быть востребованы работниками организации, другими компаниями и даже гражданами (физическими лицами). Как и какими документами оформить выдачу дел во временное пользование, чем заменить на полке выданное дело, как фиксировать выдачу?

Дела, хранящиеся в архиве, время от времени могут быть востребованы работниками организации, другими компаниями и даже гражданами (физическими лицами). Как и какими документами оформить выдачу дел во временное пользование, чем заменить на полке выданное дело, как фиксировать выдачу?

Примеры заполнения сопроводительных документов и нюансы работы с ними приведены в статье.

Кому и для чего выдаются архивные документы?

Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее – Основные правила) предполагают следующие случаи выдачи дел из архива организации во временное пользование (п. 4.5.1):

Читайте также:

  • для использования работниками организации;
  • для использования гражданами в читальном зале для научных и иных исследований;
  • во временное пользование для других организаций;
  • для проведения архивных работ с документами;
  • для проведения страхового копирования и специальной обработки документов с целью улучшения физического состояния документов.

Конечно, из предложенного перечня для обычной негосударственной компании самыми актуальными будут выдачи для использования собственными работниками, реже – в другие организации, а также, возможно, для использования гражданами. В последнем случае, если специфика деятельности организации предполагает подобные обращения граждан, следует позаботиться об оборудовании при архиве читального зала: места, где человек сможет спокойно сесть и ознакомиться с делом и при необходимости сделать копии документов

На заметку!

Позволять посетителям «с улицы» выносить дела за пределы организации нельзя!

Сроки использования документов

В Основных правилах указаны следующие сроки использования документов вне архива (п. 4.5.2):

  • 1 месяц для использования работниками организации;
  • 1 месяц для использования документов в читальном зале;
  • 3 месяца во временное пользование для других организаций;
  • 6 месяцев для экспонирования документов.

Органам суда и прокуратуры дела выдаются до прекращения дела или вынесения судебного решения.

Продление установленных сроков выдачи документов во временное пользование, в том числе органам суда и прокуратуры, а также для экспонирования допускается в особых случаях с разрешения руководителя организации по письменному подтверждению пользователя о гарантии сохранности документов.

Заказ на выдачу документов

В очень крупных организациях с большим архивом целесообразно начинать процесс использования документов архива с заказов работников на выдачу дел (Приложение 17 к Основным правилам).

Обратите внимание: в форме, предложенной Росархивом, требуется указать цель исследования. Но в негосударственной организации работники редко приходят в архив с научно-исследовательскими целями, поэтому в соответствующем поле можно попросить указать «цель заказа документов». Кроме того, желательно попросить работника назвать структурное или обособленное подразделение, в котором он работает: особенно это актуально для организаций с широкой сетью филиалов.

В условиях архива предприятия ценность этой формы состоит в том, что, частично заполненная, она может быть направлена работникам архива по электронной почте, и у них будет время на поиск дела. На своем рабочем месте, собираясь сделать заказ, работник заполнит графы 1–4 (источник информации для их заполнения – научно-справочный аппарат к документам архива) и отправит заявку в архив.

Когда работник приедет получать заказанное дело, заявка будет распечатана и зарегистрирована работниками архива. При получении документов сотрудник-заказчик распишется в графе 5, а при возврате работник архива поставит подпись в графе 6.

Исполненная заявка остается в архиве и хранится до проведения проверки состояния и наличия дел.

Более подробную информацию о формах книги выдачи документов во временное пользование, листа использования дела, карты-заместитель дела, о порядке передачи документов архива в другую организацию, а также конкретные примеры оформления форм вы найдете в №2 2015 журнала "Современные технологии документооборота и делопроизводства"

Соблюдение инструкций Росархива, изложенных в Основных правилах, обеспечит не только эффективное хранение документов, но и постоянный контроль за их использованием.

Кожанова Е.Н., специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

www.sekretariat.ru

Форма журнала учета выдачи дел из архива в Управлении Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Москве: бланк, образец 2018

Приложение 11 к Порядку организации и ведения архивного дела в Управлении Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Москве, утвержденному приказом от 25 мая 2012 г. N 223

ФОРМА ЖУРНАЛА УЧЕТА ВЫДАЧИ ДЕЛ ИЗ АРХИВА

Управление Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Москве Отдел делопроизводства

ЖУРНАЛ УЧЕТА ВЫДАЧИ ДЕЛ ИЗ АРХИВА

Начата _________

Окончена _______

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма титульного листа книги выдачи документов

------------------------------------------------------------------------------------- ¦N ¦Дата ¦Фонд N¦Опись ¦Ед. ¦Кому ¦Расписка в¦Дата ¦Расписка в ¦Примечание¦ ¦п/п¦выдачи ¦ ¦N ¦хр. N ¦выдано¦получении ¦возврата¦возвращении¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦дела ¦дела ¦дела ¦ ¦ +---+--------+------+------+------+------+----------+--------+-----------+----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ +---+--------+------+------+------+------+----------+--------+-----------+----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----+--------+------+------+------+------+----------+--------+-----------+----------- Итого в _______ году выдано из хранилища __________________________ ед. хр. (цифрами и прописью) Наименование должности работника, составившего итоговую запись ___________________ Ф.И.О. (подпись) "__" _________ 2012 г.

Источник - Приказ Управления Росреестра по Москве от 25.05.2012 № 223

blank-obrazets.ru

KDC-Toru | Все права защищены © 2018 | Карта сайта