Журналы операций в бюджетном учреждении 2016. Журнал операций бюджетного учета для ведения бюджетного учета для органов государственной власти Российской Федерации, федеральных государственных учреждений

ПРИКАЗ Казначейства РФ от 08-09-2005 165 (ред от 28-07-2006) ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ОРГАНИЗАЦИИ И ВЕДЕНИЯ БЮДЖЕТНОГО УЧЕТА ПО... Актуально в 2018 году

Приложение N 4 к Правилам организации и ведения бюджетного учета по осуществлению функций главного распорядителя, распорядителя и получателя средств федерального бюджета, утвержденным Приказом Федерального казначейства от 8 сентября 2005 г. N 165

Документооборот бюджетного учреждения в 2016 году

В 2016 учреждения продолжат, а некоторые только начнут, внедрение информационной системы внутреннего электронного документооборота с практически полным отказом от бумажных носителей. Такая технология требует изменений учетной политике, особенно в части графика документооборота.

Новый Бюджетный кодекс РФ

Многие бухгалтеры не придали значения тому, что Методические указания по применению форм первичных учетных документов отдают приоритет электронным документам (далее – ЭД), которые согласно законодательству об информации, информационных технологиях и о защите информации предназначены для:

Если в 2016 году будет принят новый Бюджетный кодекс РФ, с этой рекомендацией придется считаться. Проект нового Бюджетного кодекса (далее – Проект БК РФ) учитывает инновационное развитие технологий в полной мере. Переход на электронный документооборот (далее – ЭДО) связан не только с ростом количества документов и соответственно, затрат на традиционный, то есть бумажный, документооборот. В Проекте БК РФ регламентирована передача, в частности, бюджетными учреждениями, Росказне и органам, которые будут выполнять по сути роль централизованных бухгалтерий, следующих функций:

После принятия нового Бюджетного кодекса РФ общие требования передачи указанных полномочий будут определены Правительством РФ, а соответствующий порядок – Минфином России. Бумажный документооборот в части документов, не содержащих сведений составляющих государственную тайну, будет запрещен и при реализации бюджетных правоотношений будет возможен обмен исключительно ЭД.

Миссия Росказны

Наилучшему выполнению будущей миссии Росказны будет способствовать создание федеральной государственной информационной системы в сфере бюджетных правоотношений (далее – ФГИС), основанная на принципах ЭДО. Указанная система будет обеспечивать формирование (ведение, хранение и обмен) документов, в том числе на этапах формирования, регистрации и обобщения информации:

Создание ФГИС устранит недостатки взаимодействия Росказны с клиентами через отчеты, без получения Росказной доступа к собственным системам клиентов.

По сути Росказне необходима единая централизованная система, с таким же уровнем прозрачности, который предполагает создание единой информационной системы (ЕИС), предшественником которой был портал госзакупок. Такие системы характеризуются тем, что позволяют видеть не только результат, но и весь процесс. В результате:

Единообразие показателей с субъектами иных информационных систем будет достигаться ведением классификаторов, справочников и реестров, которые планируется сделать:

При этом обеспечивать формирование и предоставление информации для размещения в информационных системах, объединенных в единый портал бюджетной системы РФ, будут не только участники бюджетного процесса, но и, в частности, бюджетные учреждения.

Вполне ожидаемо, что вслед за новым БК РФ появится множество:

Соответственно прежние понятия, термины и определения могут быть наполнены иным смыслом, а то и вовсе утратить силу в связи с появлением новой терминологии.

Организация работы с ЭД

В настоящее время существуют отдельные рекомендации по ЭДО, адресованные тем или иным субъектам учета, которыми учреждение может воспользоваться для разработки собственных правил ЭДО. В частности, таким документом являются Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (далее – Правила № 477). В частности, все документы учреждения, на основе которых будут делаться бухгалтерские записи, необходимо отнесены к регистрируемым (п. 15 Правил № 477). Регистрация, согласно пункту 16 Правил № 477 осуществляется в день поступления документов. Если документ требует подписания или утверждения, то регистрация допустима на следующий день.

Важно зафиксировать в графике документооборота тот факт, что основанием принятия документа к учету является изменение его статуса. Соответственно, статусы документов приобретают большое значение не только организации документооборота, но и:

Сотрудник, имеющий право согласовывать или утверждать документ, осуществивший данное действие, становится ответственным за отраженную в нем информацию. Вследствие этого в самом графике документооборота целесообразно ввести графу «статус» или «изменение статуса документа». Таким образом, внедрение электронного документооборота влечет изменение структуры графика документооборота. Например, если в традиционном бумажном документообороте сроки обычно исчисляются в рабочих днях, то для электронных документов сроки могут быть установлены в часах.

Несмотря на все удобства, которые принесет ЭДО не только учредителям, но и самим учреждениям, можно предположить, что в 2016 году ЭДО все же будет использован частично, параллельно с бумажным документооборотом. Таким образом, до принятия нового Бюджетного кодекса и всех необходимых нормативных правовых актов, ЭД будут служить фактически вспомогательным средством.

Первичные документы

Первичным документом оформляют каждый факт хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 3, 7 и 9 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Для первичных учетных документов есть унифицированные формы. Если для хозяйственной операции унифицированную форму не нашли, разработайте ее самостоятельно. Собственные бланки утвердите в учетной политике. Это следует из пунктов 6 и 8 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Подробнее про первичные документы см. Как оформлять первичные документы.

Унифицированные формы

Унифицированные формы первичных документов для учреждений госсектора утверждены приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н. Исключать из них графы, строки или колонки нельзя, но добавлять дополнительные реквизиты можно. Исключение – формы по учету кассовых операций. Их менять нельзя, даже запрещено дополнять реквизитами.

Дополненные унифицированные формы внесите в учетную политику, утвердив приказом (распоряжением) руководителя.

Такие правила установлены в пункте 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, абзацах 13, 16, 23 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.

Формы, которые разработали самостоятельно

Первичные учетные документы, формы которых не унифицированы, разработайте самостоятельно и утвердите в учетной политике. В таких формах должны быть реквизиты:

Такой порядок приведен в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункте 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, разделах III, IV Порядка, утвержденного приказом Казначейства России от 30 ноября 2012 г. № 19н.

Например, в перечне унифицированных документов акта выполненных работ (оказанных услуг) нет. Поэтому форму акта учреждение вправе утвердить самостоятельно. При разработке этой формы используйте перечень обязательных реквизитов. Такие разъяснения приведены в письме Минфина России от 9 апреля 2014 г. № 02-06-10/16186.

Как нумеровать и подшивать первичку

Все первичные документы в бухгалтерии должны быть пронумерованы, подписаны и скреплены печатью учреждения. После этого их нужно подшить в папки. А в конце каждого месяца бухгалтерия распечатывает регистры учета и раскладывает их в эти же папки.

Это установлено в пункте 11 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

А для кассовых документов есть свои особенности в нумерации и брошюровании.

Регистры

Данные из первичных документов отражают в бухгалтерских регистрах. Регистры – это перечни операций в хронологическом порядке, которые сгруппированы по счетам бухучета. Их ведут в виде книг, журналов, карточек. Такие правила установлены статьей 10 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пунктом 11 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Регистры ведите по унифицированным формам. Если для хозяйственной операции унифицированную форму не нашли, можете разработать ее самостоятельно. Собственные регистры закрепите в учетной политике. Это следует из пунктов 6 и 8 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Унифицированные формы

Унифицированные формы регистров бухучета и указания, как их заполнять, утверждены приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н. Исключать из них графы, строки или колонки нельзя, но добавлять дополнительные реквизиты можно.

Что будет, если первички нет

Первичные документы в бухгалтерии должны быть в целости и сохранности. А если независимо от причин они утеряны или испорчены, их надо восстановить. Иначе при проверке учреждение и ответственных должностных лиц оштрафуют.

Это установлено в статье 106 Налогового кодекса РФ и статье 2.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Если у учреждения нет первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухгалтерского и налогового учета, это грубое нарушение правил ведения учета доходов и расходов. Ответственность за него предусмотрена статьей 120 Налогового кодекса РФ.

За такое нарушение в одном налоговом периоде инспекция вправе оштрафовать учреждение на сумму 10 000 руб. Если нарушение обнаружено в разных налоговых периодах, размер штрафа увеличится до 30 000 руб.

Нарушение, которое привело к занижению налоговой базы, повлечет за собой штраф в размере 20 процентов от суммы каждого неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

Кроме того, по заявлению налоговой инспекции суд может применить к должностным лицам учреждения административную ответственность в виде штрафа на сумму от 300 до 500 руб. за непредставление первичных документов, необходимых для налогового контроля (ч. 1 ст. 23.1, ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

Есть еще одна мера наказания для должностных лиц учреждения. Речь идет о грубом нарушении требований к бухучету, в том числе к бухгалтерской отчетности. За это предусмотрен штраф в размере от 5000 до 10 000 руб. Повторное нарушение грозит штрафом от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацией на срок от одного года до двух лет.

График документооборота (фрагмент). Документы по командировкам

6. Регистры бюджетного учета.

Для ведения бюджетного учета в учреждениях применяются регистры, содержащие обязательные реквизиты и показатели, приведенные в приложении N 3 к настоящей Инструкции.

Формы регистров бюджетного учета, учитывающие специфику исполнения соответствующего бюджета бюджетной системы Российской Федерации, а также правила их ведения, утверждаются органом, организующим исполнение соответствующего бюджета бюджетной системы Российской Федерации.

Данные проверенных и принятых к учету первичных учетных документов систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и отражаются накопительным способом в следующих регистрах бюджетного учета:

Журнал операций с безналичными денежными средствами;

Журнал операций расчетов с подотчетными лицами;

Журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками;

Журнал операций расчетов с дебиторами по доходам;

Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов;

Записи в журналы операций осуществляются по мере совершения операций, но не позднее следующего дня после получения первичного учетного документа, как на основании отдельных документов, так и на основании группы однородных документов. Корреспонденция счетов в журнале операций записывается в зависимости от характера операций по дебету одного счета и кредиту другого счета.

Журналы операций подписываются главным бухгалтером и бухгалтером, составившим журнал операций.

По истечении месяца данные оборотов по счетам из журналов операций записываются в Главную книгу.

В органах, осуществляющих кассовое обслуживание исполнения бюджетов, и в органах, организующих исполнение бюджетов, ведется Журнал по прочим операциям, данные из которого записываются в Главную книгу ежедневно.

При кассовом обслуживании бюджетов бюджетной системы Российской Федерации органами, осуществляющими кассовое обслуживание исполнения бюджетов, учет операций ведется в отдельной Главной книге по каждому обслуживаемому бюджету на соответствующих счетах.

Основные средства, к которым относятся материальные объекты, используемые в процессе деятельности учреждения при выполнении работ или оказании услуг либо для управленческих нужд учреждения, находящиеся в эксплуатации, запасе, на консервации, сданные в аренду, а также имущество казны Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований, независимо от стоимости объектов основных средств со сроком полезного использования более 12 месяцев.

Счет предназначен для учета не произведенных активов, используемых в процессе деятельности учреждения, не являющихся продуктами производства, права собственности на которые должны быть установлены и законодательно закреплены (земля, ресурсы недр и пр.).

Счет предназначен для учета нематериальных активов, которые удовлетворяют одновременно следующим условиям:

отсутствие материально-вещественной (физической) структуры;

возможность идентификации (выделения, отделения) от другого имущества;

использование в производстве продукции, при выполнении работ или оказании услуг либо для управленческих нужд учреждения;

использование в течение длительного времени, т.е. срока полезного использования, продолжительностью свыше 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев;

не предполагается последующая перепродажа данного имущества;

наличие надлежаще оформленных документов, подтверждающих существование самого актива и исключительного права у учреждения на результаты интеллектуальной деятельности (патенты, свидетельства, другие охранные документы, договор уступки (приобретения) патента, товарного знака и т.п.) или права учреждения на результаты научно-технической деятельности, охраняемые в режиме коммерческой тайны, включая потенциально патентоспособные технические решения и секреты производства (ноу-хау).

Счет предназначен для отражения данных, характеризующих степень изношенности основных средств и нематериальных активов учреждения.

Счет предназначен для учета материальных запасов в форме сырья, материалов и готовой продукции, предназначенных для использования в процессе деятельности учреждения, а также для продажи.

Журнал операций бюджетного учета для ведения бюджетного учета для органов государственной власти Российской Федерации, федеральных государственных учреждений

Журналы

Первичный учетный документ для операций санкционирования расходов

К бухгалтерскому учету принимают первичные учетные документы [A3] для регистрации отраженных в них данных в регистрах бухгалтерского учета по совершенным фактам хозяйственной жизни. Под фактом хозяйственной жизни [A4] понимают сделку, событие, операцию, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении [A5] факта хозяйственной жизни, а если это невозможно – непосредственно после его окончания.

«Обычные» факты хозяйственной жизни и первичные учетные документы, их фиксирующие, хорошо знакомы любому бухгалтеру. Это, например, поступление материалов по товарной накладной, оказание услуг и соответствующий акт от подрядчика и пр.

Если буквально понимать термин «факт хозяйственной жизни», то не все операции, отражаемые в учете, будут такими фактами. Фактами не будут события, сделки, операции, которые не оказывают и не способны оказывать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств. В частности, операции по санкционированию расходов бюджетного учреждения не оказывают такого влияния.

Из этого следует, что на 500-х счетах единого плана счетов отражают не факты хозяйственной жизни, а совсем иную информацию.

Счета раздела [A6] 5 «Санкционирование расходов экономического субъекта» единого плана счетов предназначены для учета сумм утвержденных планом ФХД показателей доходов и расходов, а также принятых учреждением обязательств.

На 500-х счетах бюджетное учреждение отражает: 1) принимаемые обязательства – обусловленные законом, иным нормативным правовым актом обязанности учреждения предоставить (с использованием конкурентных способов определения поставщиков – конкурсы, аукционы, запрос котировок, запрос предложений) в соответствующем финансовом году средства из соответствующего бюджета. Суммы принимаемых обязательств определяют на основании извещений об осуществлении закупок с использованием конкурентных способов определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей), размещаемых в единой информационной системе, в размере начальной (максимальной) цены контракта; 2) обязательства учреждения – обусловленные законом, иным нормативным правовым актом, договором или соглашением обязанности учреждения предоставить в соответствующем году физическому или юридическому лицу, иному публично-правовому образованию, субъекту международного права денежные средства учреждения; 3) денежные обязательства – обязанность учреждения уплатить бюджету, физическому или юридическому лицу определенные денежные средства в соответствии с выполненными условиями гражданско-правовой сделки, заключенной в соответствии с законодательством РФ, иным правовым актом, условиями договора или соглашения.

Другими словами, на 500-х счетах обобщают информацию о событиях, которые еще не наступили, и об операциях, которые только предполагают осуществить. Очевидно, что такие планируемые события и операции нельзя считать фактами хозяйственной жизни.

В Методических указаниях [A7] по применению первичных учетных документов для учета обязательств (денежных обязательств) текущего финансового года предлагают применять Журнал регистрации обязательств (ф. 0504064). В Журнале (ф. 0504064) указывают основание для принятия обязательства (денежных обязательств) (наименование, номер и дату документа), номер счета бухгалтерского учета и сумму (в рублях, в иностранной валюте), дату постановки обязательства (денежного обязательства) на учет и дату снятия с бухгалтерского учета. Однако какой-либо унифицированной формы, предназначенной для учета информации на 500-х счетах, Методические указания не содержат.

Первичные учетные документы принимают к учету [A8] , если они составлены по утвержденным унифицированным формам документов. А документы, формы которых не унифицированы, должны содержать следующие обязательные реквизиты: – наименование документа; – дату составления документа; – наименование учреждения, составившего документ; – содержание хозяйственной операции; – величину натурального и (или) денежного измерения хозяйственной операции с указанием единиц измерения; – наименование должности лица, совершившего сделку и ответственного за правильность ее оформления, либо наименование должности лица, ответственного за оформление совершенного события; – подписи данного лица (лиц), с указанием фамилии и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для его идентификации.

Неунифицированные формы документов учреждение может разработать самостоятельно и должно утвердить [A9] в своей учетной политике. При этом утвержденные формы документов должны содержать обязательные реквизиты первичного учетного документа.

Журналы операций (ф.0504071)

Вопрос-ответ по теме

Вопрос

Согласно Приказу Минфина РФ от 1 декабря 2010 г. N 157н "Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета…»:1). п.11. Систематизация и накопление информации, содержащейся в принятых к учету первичных (сводных) учетных документах, в целях отражения ее на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской (финансовой) отчетности, осуществляется субъектом учета в регистрах бухгалтерского учета, составляемых по формам, установленным органом, осуществляющим согласно законодательству Российской Федерации регулирование бухгалтерского учета.Регистры бухгалтерского учета, формы которых не унифицированы, устанавливаются субъектом учета в рамках формирования своей учетной политики.2). В перечне регистров поименован Журнал по санкционированию.В Приказе Минфина России от 30 марта 2015 г. N 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета … " в перечне регистров Журналы операций (ф. 0504071) (формируются по следующим группам объектов учета) и методических указаниях по применению регистров отсутствует Журнал операций по санкционированию.Означает ли это, что форма Журнала операций по санкционированию должна быть утверждена в рамках учетной политики в соответствии с п.11 Приказа 157н?

Ответ

Журналы операций ( ф.0504071) формируются на основании единой формы документа, в которую записываются наименование и номер создаваемого документа.

Операции по санкционированию отразите в журнале по прочим операциям.


Изменения законодательства - 2017. Минфин России: новое в учете и отчетности 2017.	Централизованные закупки...	Некоторые аспекты соз- дания современных центра- лизованных бухгалтерий	Некоторые аспекты соз- дания современных центра- лизованных бухгалтерий. Продолжение

Оформление отпуска. Сроки полезного использования основных средств	Учет БСО. Оформление отпуска (продолж.)	Учет БСО. Оформление отпуска (продолж.)	Изменение стоимости ОС. Пожертвования в БУ.

Пожертвования в БУ. Оформление отпуска (продолж.)	Изменение стоимости ОС. Отпуск по беременности и родам.	Учет запасных частей к транспорту. Трудности перевода.	"Город-сад" – учет многолетних насаждений. Трудности перевода (продолж.)

Это интересно

Опрос

Полезные ссылки

Поиск по сайту

Приложение N 3. ПЕРЕЧЕНЬ РЕГИСТРОВ БЮДЖЕТНОГО УЧЕТА - ЖУРНАЛОВ ОПЕРАЦИЙ. Журналы операций в бюджетном учреждении 2016

Документооборот бюджетного учреждения в 2016 году

Новый Бюджетный кодекс РФ

Миссия Росказны

Организация работы с ЭД

Первичные документы

Унифицированные формы

Формы, которые разработали самостоятельно

Как нумеровать и подшивать первичку

Регистры

Унифицированные формы

Что будет, если первички нет

График документооборота (фрагмент). Документы по командировкам

6. Регистры бюджетного учета.

Журнал операций бюджетного учета для ведения бюджетного учета для органов государственной власти Российской Федерации, федеральных государственных учреждений

Журналы

Первичный учетный документ для операций санкционирования расходов

Журналы операций (ф.0504071)

Вопрос-ответ по теме

Вопрос

Ответ

Номер журнала операций	Наименование журнала операций
1	Журнал операций по счету "Касса";
2	Журнал операций с безналичными денежными средствами;
3	Журнал операций расчетов с подотчетными лицами;
4	Журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками;
5	Журнал операций расчетов по оплате труда;
6	Журнал операций расчетов с дебиторами по доходам;
7	Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов;
8	Журнал по прочим операциям