Это интересно
- ОКД
- ЗКС
- ИПО
- КНПВ
- Мондиоринг
- Большой ринг
- Французский ринг
- Аджилити
- Фризби
Опрос
Полезные ссылки
РКФ
Все о дрессировке собак
Стрижка собак в Коломне
Поиск по сайту
Форма журнала регистрации исходящих документов. Форма журнала регистрации исходящих документов
Форма журнала регистрации исходящих документов ООО «МВ-строй» — МегаЛекции
| Дата и индекс документа | Корреспондент | Краткое содержание документа | Отметка об исполнении документа |
Исходящие документы регистрируются в канцелярии после их подписания руководителем организации или иными уполномоченными лицами в соответствии с их компетенцией. Документы регистрируются в день их подписания
Документы на съемных машинных носителях (дисках, дискетах и др.) принимаются к отправке в упаковке, соответствующей техническим требованиям, при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного в установленном порядке. Копия сопроводительного письма помещается в дело на общих основаниях.
Порядок прохождения и подготовки исполнения входящих документов.
Полный цикл прохождения поступающих документов включает в себя:
1. Первоначальную обработку входящей корреспонденции;
2. Предварительное рассмотрение и распределение документов;
3. Регистрацию;
4. Рассмотрение руководством;
5. Доставку документов;
6. Непосредственное исполнение или использование документов;
7. Распределение документов по тематическим комплексам (делам).
Прием, регистрация и исполнение входящих документов.
o вся поступающая корреспонденция ООО «МВ-строй» принимается и обрабатывается канцелярией;
o до вскрытия конвертов (пакетов) проверяются правильность доставки (по адресу на конверте), целостность упаковки, сохранность печатей.
Ошибочно доставленная корреспонденция направляется по назначению, а при невозможности установления адресата возвращается отправителю с пометкой "Ошибочно доставлено".
Поступившие конверты (пакеты) вскрываются, за исключением присланных в адрес общественных организаций или имеющих пометку "Лично", которые передаются адресату.
Упаковка документов, поступивших на съемных машинных носителях (дисках, дискетах и др.), не вскрывается, обработке подлежит только сопроводительная документация.
После вскрытия конвертов (пакетов) проверяются комплектность и сохранность вложений.
В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее использования составляется акт, один экземпляр которого вместе с поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, второй остается в канцелярии.
Отсутствующие в конвертах (пакетах) документы, отдельные листы, приложения запрашиваются у отправителя, а на документе ставится отметка "Документы (листы, приложения) затребованы" с указанием даты запроса.
После вскрытия конверты (пакеты) уничтожаются, за исключением следующих случаев:
o дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа;
o на документе отсутствует реквизит "Дата";
o дата документа существенно отличается от даты его получения;
o в полученном документе нет обратного адреса отправителя.
В указанных случаях конверт присоединяется к документу и после исполнения документа подшивается вместе с ним в дело.
Адресные ярлыки конвертов и пакетов сохраняются в случае поступления корреспонденции наложенным платежом для представления с отчетом в бухгалтерию в качестве оправдательных документов.
На всех поступивших документах в правом нижнем углу первого листа проставляется отметка о поступлении (регистрационный штамп). Штамп проставляется на конверте (пакете), если корреспонденция не вскрывается.
Документы, подлежащие регистрации в структурных подразделениях, передаются по назначению исполнителям с проставлением на них регистрационного штампа, в котором проставляется дата поступления.
На нерегистрируемых документах, печатных изданиях, документах-приложениях, бланках документов регистрационный штамп не проставляется.
Входящие документы регистрируются в день поступления. Регистрационным индексом входящего документа является порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года, который после исполнения документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел в соответствии с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело.
Зарегистрированные документы передаются из канцелярии на рассмотрение руководству. Документы, не требующие решения руководства, передаются исполнителям согласно их компетенции.
Документы рассматриваются, как правило, в день их поступления. Телеграммы и другие срочные документы передаются руководителю по мере поступления.
Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюции.
Резолюция переносится в РКК. Документ с одним экземпляром РКК направляется исполнителю, а при наличии нескольких исполнителей - ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым. Один экземпляр РКК остается в канцелярии.
Если документ согласно резолюции требует контроля исполнения, экземпляр РКК передается в контрольную службу или лицу, ответственному за контроль исполнения документов.
При необходимости срочного исполнения или ознакомления с документом нескольких структурных подразделений (должностных лиц) в канцелярии с документа снимается необходимое количество копий, которые одновременно направляются на исполнение. Подлинник документа передается ответственному исполнителю с пометкой о передаче копий соисполнителям. Документ передается исполнителям поочередно, если размножение документа не разрешается.
Для ускорения процессов исполнения документов, а также в справочно-информационных целях бумажные документы, поступающие в ООО «МВ-строй», могут переводиться в электронный вид путем сканирования или иным способом. Наличие электронной копии документа не отменяет необходимости осуществления с поступившим бумажным документом делопроизводственных операций, установленных настоящей Инструкцией, в том числе в части формирования его в дело и передачи в архив.
Завершается первоначальная обработка документов их сортировкой.
Сначала документы рассортировываются на регистрируемые и нерегистрируемые части.
Различаются документы, регистрируемые службой делопроизводства и другими подразделениями организации.
На ООО «МВ-строй» используется Перечень документов, не подлежащих регистрации, согласно инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь
1. Документы оперативно-информационного характера (письма, сводки и др.), присланные для сведения.
2. Заявки, наряды, разнарядки.
3. Поздравительные письма и телеграммы.
4. Программы, планы, повестки заседаний, совещаний, конференций, иных коллегиальных мероприятий.
5. Пригласительные билеты.
6. Печатные издания (книги, журналы, газеты).
7. Рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).
8. Письма организаций и индивидуальных предпринимателей с предложениями о сотрудничестве или оказании услуг.
9. Информационные и справочные материалы (бюллетени, брошюры, информационные листки, проспекты изданий, авторефераты и др.).
10. Формы статистической отчетности и сопроводительная документация к Помимо таких документов, как поздравительные письма и телеграммы, рекламные извещения, информация для сведения, в перечень включаются все документы, отмечаемые в специальных учетных формах отраслевых и функциональных структурных подразделений.
Задача предварительного рассмотрения документов состоит в том, чтобы отправить документ непосредственно структурному подразделению или лицу, которое принимает по нему решение или исполняет его, или на рассмотрение руководству.
При этом руководствуются
o положением об организации и ее структурных подразделениях;
o должностными инструкциями;
o номенклатурой дел.
Предварительное рассмотрение и распределение документов целесообразно осуществлять до их регистрации.
Знакомясь с содержанием поступивших документов, работник, выполняющий эту работу, определяет, кому и куда передать тот или иной документ.
При этом следует исходить не столько из указания адресата на документе (так как в большинстве своем корреспонденция адресуется руководителю учреждения), сколько из содержания документа.
На ООО «МВ-строй» установлен специальный перечень, в котором указываются виды документов, содержащиеся в них вопросы и должностные лица или структурные подразделения, которым их следует отправлять. Эти перечни позволяют исключить поступление излишней информации руководству и ускорить ее прохождение.
megalektsii.ru
Форма журнала регистрации исходящих документов — КиберПедия
| Дата и индекс документа | Адресат | Кто подписал | Краткое содержание | Отметка об исполнении |
Форма журнала регистрации внутренних документов
| Дата и индекс документа | Кто подписал | Отметка об исполнении | |
Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством организации или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передаёт документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.
При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
Регистрационно-контрольные картотеки ведутся в течение одного делопроизводственного года и хранятся до минования надобности.
Хранение документов. Архив организации в соответствии с положением о нем, комплектуется делами постоянного, временного хранения, а также делами по личному составу. Основными источниками комплектования архива организации являются структурные подразделения организации, подведомственные организации, а также физ. лица.
Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем организации.
В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных согласно номенклатуре дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.
Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.
Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.
Оформление дел проводится работниками службы ДОУ организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полное оформление дел предусматривает следующие операции:
· подшивку или переплет дела;
· нумерацию листов дела;
· составление листа-заверителя;
· составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
· внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Дела временного хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
Документы, составляющие дела, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз, и резолюций на них. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.
При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов), эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа – заверителя, а в начале дела – бланк внутренней описи документов дела.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно. Внутренняя опись и лист-заверитель не нумеруется.
В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация, при которой старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист – заверитель, при этом старый лист – заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.
Отбор документов на уничтожение и составление на них акта производится после подготовки описей дел постоянного и временного хранения за период. Акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК одновременно с описями дел. Для организации, сдающих дела на постоянное хранение, акты утверждаются руководителем организации после утверждения описей дел постоянного хранения за этот период архивным учреждением.
Альтернативой традиционным архивам организации является так называемое внеофисное хранение документов, при котором организация заключает договор с фирмой, специализирующейся на оказании услуг по хранению документов.
Внеофисное хранение документов позволяет экономить дорогостоящее место в офисе, одновременно расширив его полезную площадь. Документы перевозятся в специально оборудованные хранилища с современными системами безопасности и контроля доступа к документам. При этом для неактивных документов используется система типа «архивный короб», обеспечивающая максимальную конфиденциальность информации. Если у сотрудников организации возникнет необходимость обратиться к документам, хранящимся в опломбированном коробе, они могут запросить лишь короб целиком.
Для активных документов используется система «короб-файл», при которой дела внутри короба индексируются. В этом случае по запросу организации может быть доставлено отдельное дело, а не целый короб.
cyberpedia.su
Форма журнала регистрации исходящих документов: бланк, образец 2018
Документ относится к группе «Регистр». Рекомендуем сохранить ссылку на эту страницу в своем социальном профиле или скачать файл в удобном вам формате.
Форма журнала регистрации исходящих документов
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ¦ Дата ¦Регистрационный N¦Наименование¦Кому (куда)¦ Дата ¦Исполнитель¦ Заголовок¦ Количество¦ В какое ¦Примечание¦ ¦регистрации¦ ¦ вида ¦ отправлен ¦документа¦ документа ¦ к тексту ¦ листов ¦ дело ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ документа ¦(доставлен)¦ ¦ ¦ или ¦ (основной ¦ помещен ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ документ ¦ ¦ ¦ краткое ¦ документ/ ¦контрольный¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦содержание¦приложение)¦ экземпляр ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ документа¦ ¦ документа ¦ ¦ +-----------+-----------------+------------+-----------+---------+-----------+----------+-----------+-----------+----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ +-----------+-----------------+------------+-----------+---------+-----------+----------+-----------+-----------+----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ------------+-----------------+------------+-----------+---------+-----------+----------+-----------+-----------+-----------Источник - "Справочник по делопроизводству", "Налоговый вестник"
blank-obrazets.ru
