Журнал учета трудовых книжек - правила сшивания 2017-2018. Как прошить журнал регистрации приказов

Как прошить журналы для кадрового учета

Для систематизации кадрового делопроизводства необходимо прошивать документы, состоящие из двух и более страниц. Качество выполнения прошивки чаще всего проверяется инспекторами. Мы подробно описали как прошить журналы для кадрового учета, это универсальный алгоритм, подходящий для всех подобных случаев

Читайте в нашей статье:

Прошивка журнала: пошаговая процедура

Журналы кадрового учета в обязательном порядке прошиваются до того, как начато его заполнение. Прошивка - это защита от внесения незаконных изменений, оформить процедуру нужно по всем правилам, иначе при первой же проверке у компании возникнут проблемы.

Шаг 1. Отверстия. Большинство кадровиков используют стандартные журналы учета фабричного производства с картонной обложкой на 48 или 64 листа. Некоторые книги продаются уже с подготовленными отверстиями для сшивания, если же они отсутствуют, первое, что нужно сделать перед прошивкой – пробить отверстия у корешка журнала. В тонком журнале дырки делаются шилом или дыроколом, для толстого экземпляра используют даже дрель.

Отверстия проделываются максимально близко к переплету, с тем, чтобы они не занимали много пространства внутри журнала. Для прошивки журнала кадрового учета в 2018 году вполне достаточно двух дырок. Если они проделываются вручную, то между ними следует оставить расстояние 6-10 см. Располагаются отверстия примерно посередине книги. В некоторых случаях прошивают журнал в 3,4 или 5 дырок.

Читайте по теме в электронном журнале

Шаг 2. Прошивка. Для прошивки лучше всего использовать специальную полиамидную прошивную нить, которую можно купить в магазине канцтоваров. Если такой возможности нет, можно применить суровую нитку или банковский шпагат. Для начала нужно прикинуть длину нити, она будет зависеть от толщины журнала, количества дырок, формата прошивки (одинарная или двойная), также следует прибавить длину концов – не менее 7 см каждый. Нить продевается в подготовленные отверстия таким образом, чтобы ее концы оказались на оборотной стороне журнала и связывается в узел. Не стоит затягивать слишком туго, иначе нить порвет страницы, либо будет затруднять не только заполнение журнала, но даже его открытие.

Шаг 3. Контрольный лист. Нужен для фиксации количества листов во избежание их вырывания. Это небольшой кусок бумаги (например, 10 на 10 см), на котором напечатано или написано от руки «Пронумеровано и прошнуровано «количество» страниц». Лист наклеивается на узел и часть нитей с помощью клея ПВА или клея-карандаша, после чего на нем проставляется подпись начальника, дата фиксации и печать предприятия (захватывая и сам лист, и часть обложки).

Шаг 4. Наиболее серьезные документы, такие, как, например, книга регистрации учёта трудовых книжек и вкладышей в них, помимо всех вышеуказанных действий, еще опломбируются. Для этого используют обычно сургучную печать, но в 2018 году при необходимости опломбировать книгу регистрации лучше пользоваться голографической пломбой.

Если в книге учета движения трудовых книжек инспектор не обнаружит пломбу или сургучную печать, обвинит компанию в том, что нарушаете правила учета трудовых книжек. Аргумент, что вы поставили на книге учета бумажную пломбу и печать организации, инспектор ГИТ и суд не примут. Узнайте больше о том, к чему придерется инспектор ГИТ, когда очевидных нарушений у вас нет, в новой статье “Справочника кадровика”

Как правильно нумеровать страницы в журнале

Если книга не имеет заводской нумерации, ее необходимо пронумеровать вручную. Обратите внимание, что нумеруются листы, а не страницы, за исключением обложки, разумеется. Используются арабские цифры, они проставляются в правом нижнем углу. Если при ручной нумерации была допущена ошибка, ее можно исправить, зачеркнув неверную цифру и проставив рядом новую. Исправления в обязательном порядке заверяются подписью ответственного лица.

Номера страниц – важнейший элемент журнала, любой инспектор с особой тщательностью подходит к их проверке. Нарушение в нумерации, даже неумышленное, может вызвать подозрения, стать поводом к более тщательному расследованию и даже привести к наложению административного взыскания.

Как правильно подшивать документы в архив

Документ хранится в активном делопроизводстве в течение года после его завершения, затем сдается в архив предприятия. Срок хранения документации в организации зависит от ее типа, но рано или поздно она переезжает в госархив. К этой отправке ее нужно грамотно подготовить, в частности, подшить в архивные папки.

Не существует законодательных актов, содержащих детальную инструкцию по прошивке документов в архив в 2018 году. Приведенный ниже алгоритм основывается на рекомендациях Росархива и инструкции Центрального банка по документоведению, которые регулируют правила хранения документов.

Шаг 1. Проверить каждый документ на наличие металлических деталей и изъять их.

Шаг 2. Если у документа нет достаточно широкого поля для пробивания отверстия, нужно нарастить его с помощью полоски бумаги.

Шаг 3. Сложить документы в хронологическом порядке, самые старые подложить вниз.

У вас в компании есть и бумажный, и электронный документооборот, а электронные документы ни разу на хранение не оформляли? Читайте о том, как подготовить их для передачи в архив и нужно ли распечатывать.

Шаг 4. Пронумеровать каждую бумагу арабскими цифрами в правом верхнем углу. Если есть конверты с вложенными документами, то надо пронумеровать конверт, а потом каждый документ в нем. Допустимо использование литерной нумерации (например: 16, 16а, 16б, 17…). Мелкие документы вложить в прозрачный файл.

Шаг 5. Составить опись документов на отдельном листке.

Шаг 6. Комплект документов вложить в плотную картонную обложку, на которой указать дату подшивки, срок хранения, ФИО составителя. Чем больше срок хранения документов, тем толще должна быть обложка папки. Опись приклеивается на внешнюю или внутреннюю сторону обложки.

Шаг 7. Дальнейшие действия аналогичны прошивке журнала. Проделываются отверстия для прошивки иглой или шилом – для малой толщины, дыроколом – для средней, дрелью – для толстых папок. Если документов много и часто приходится архивировать их, целесообразно приобрести специальный станок для прошивки документации (УПД), он прост в использовании и пробивает папки толщиной 10 см.

Шаг 8. Комплект скрепляется с помощью нити, желательно в два раза - для большей прочности, концы нитки завязываются с тыльной стороны.

Шаг 9. На узел клеится контрольный листок, заверяется подписью руководителя и печатью.

www.pro-personal.ru

Журнал учета трудовых книжек - правила сшивания 2017-2018

 

Журнал учета трудовых книжек - правила сшивания 2017-2018 годов регулируются постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16 апреля 2003 года № 225 и несколько отличаются от порядка ведения остальных журналов учета, используемых в кадровом делопроизводстве. Об особенностях процедуры сшивания журнала учета трудовых книжек и пойдет речь в нашем материале.

Требования к ведению журнала учета трудовых книжек (законодательная база)

Как прошить журнал учета

Опломбирование журнала учета

Как опечатать журнал учета сургучом

Лицо, ответственное за ведение журнала учета трудовых книжек

Подписывайтесь на&nbspнаш канал в&nbspЯндекс.Дзен!

Подписаться на канал

Нюансы оформления журнала учета трудовых книжек

Требования к ведению журнала учета трудовых книжек (законодательная база)

Процедуре учета и сохранения трудовых книжек посвящен раздел 6 (пункты с 40 по 44) Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 (далее — Правила). Согласно этим нормам, в организациях должны вестись:

• журнал приходно-расходный по учету бланков трудовой книжки и приложений к ним;
• журнал учета движения книжек сотрудников.

Приходно-расходная книга, согласно п. 41 Правил, заводится для фиксации операций с бланками, книга движения — для регистрации операций с трудовыми книжками штатных сотрудников при их приеме, увольнении и в процессе трудовой деятельности в организации. Поскольку трудовые книжки, бланки книжек и их приложения хранятся на предприятии как документация строгой отчетности, рассматриваемый нормативный акт уделяет особое внимание порядку ведения журналов учета трудовых книжек.

Как прошить журнал учета

Формы журналов учета установлены приложениями № 2 и № 3 к постановлению Минтруда «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» от 10 октября 2003 года № 69. Журналы можно как купить в специализированных или книжных магазинах, так и изготовить самостоятельно. При этом нужно учитывать требования п. 41 Правил, согласно которым журналы учета должны быть пронумерованы, прошиты, удостоверены подписью руководителя организации, а также опечатаны сургучом или пломбой.

Для того чтобы прошить книгу учета, потребуются:

• шило;
• иголка;
• крепкие нитки;
• клей;
• лист бумаги.

При сшивании журнала следует руководствоваться рекомендациями приказа Росархива от 23 декабря 2009 года № 76 и ГОСТ Р 7.0.8-2013. Несмотря на то что порядок прошивки документов является рекомендательным, его выполнение позволяет оформить журналы оптимально с точки зрения кадрового делопроизводства.

При оформлении в соответствии с приложением № 24 приказа № 76 заранее пронумерованные листы прокалываются шилом насквозь по одной линии в трех местах со стороны переплета. Нитки протягиваются в образовавшиеся отверстия и завязываются на узел. Концы нитки подклеиваются к последнему листу книги учета при помощи стикера, на котором должно быть уведомление о том, что сшито, пронумеровано и заверено печатью столько-то (указывается общее число листов в подшивке) листов. Руководитель компании ставит свою подпись на сшивке. Принципиальным отличием требований к сшивке журнала учета трудовых книжек от правил сшивания большинства журналов учета в кадровом делопроизводстве является необходимость скрепления места прошивки журнала сургучной печатью или пломбой.

Опломбирование журнала учета

Пломба — это металлическая пластинка или небольшой кусочек иного пластичного состава. Опломбирование журналов учета позволяет избежать подмены листов книги или их фальсификации.

Законодательных требований к пломбе, которой надлежит скреплять журнал учета, не определено. Вместе с тем существует межгосударственный стандарт ГОСТ 31282-2004, устанавливающий ряд требований, которым должны отвечать пломбы:

• возможность индивидуальной идентификации;
• разовое действие;
• защита от неразрешенного доступа;
• индикация вскрытия.

Для целей пломбирования журналов учета могут подойти любые пломбировочные устройства, соответствующие требованиям ГОСТ 31282-2004. Наибольшую популярность получили пломбы-наклейки с индикацией вскрытия и портативные пломбираторы для свинцовых или пластиковых пломб. В любом случае важно помнить, что для признания журнала учета опломбированным номер пломбы должен быть вписан в соответствующую графу журнала.

Как опечатать журнал учета сургучом

Второй вариант фиксации сшивки журнала учета, который устанавливает постановление Правительства № 225, — сургучная печать. Самый простой способ опечатать книгу подобным образом — обратиться в ближайшее почтовое отделение. Как правило, сотрудники почты не отказывают в такой просьбе, после чего работодатель получает сургучную печать с названием города и датой опечатывания. Однако в настоящее время почтовые отделения почти отказались от сургуча, заменяя его иными материалами, тогда как постановлением № 225 никаких других материалов для печати, кроме сургуча, не предусмотрено.

Другой способ, позволяющий использовать для опечатывания сургуч, — заказ индивидуальной металлической или латунной печати и приобретение сургуча в магазине канцтоваров или материалов для делопроизводства. Процесс изготовления печати под сургуч должен сопровождаться изданием двух приказов по организации. Первым приказом утверждается макет будущей печати и назначается ответственный за ее изготовление сотрудник. Когда печать готова, издается второй приказ — о введении в действие сургучной печати, в котором нужно установить место ее хранения, сотрудников, имеющих право пользоваться печатью, порядок использования, а также перечень документов, подлежащих опечатыванию сургучом.

Чтобы книгу учета опечатать сургучом, необходимо:

1. Расплавить сургуч. Делается это в жестяной емкости на газовой/электрической плите или спиртовке. Важно сургуч расплавить до жидкого состояния, но не перегреть, так как при перегреве он начинает выгорать и выкипать.
2. Расплавленный сургуч вылить или переложить ложкой на подлежащую опечатыванию поверхность.
3. Дать сургучу немного остыть до вязкого состояния (чтобы оттиск печати был четким).
4. Приложить печать к сургучу, резко с усилием нажать и убрать.

Лицо, ответственное за ведение журнала учета трудовых книжек

Оформлять журнал учета трудовых книжек, работать с ним и иметь доступ к нему должен ограниченный круг сотрудников. Как правило, приказом руководителя в организации назначается ответственное за ведение журнала учета трудовых книжек лицо, а также сотрудник, замещающий его во время отсутствия. В больших организациях ответственным обычно назначают начальника отдела кадров, в организациях с небольшим штатом его функции может исполнять секретарь или бухгалтер.

Прежде чем приступить к выполнению своих должностных обязанностей, ответственный за ведение журнала учета трудовых книжек должен:

• принять по акту имеющиеся на предприятии трудовые книжки сотрудников;
• принять по акту бланки трудовых книжек и приложения к ним;
• удостовериться в правильности ведения журнала учета.

Нюансы оформления журнала учета трудовых книжек

Самые частые сомнения при оформлении журнала учета трудовых книжек самостоятельно возникают у работодателей по поводу того, можно ли заменить сургучную печать или пломбу бумажной этикеткой с печатью предприятия. Несмотря на то что в постановлении № 225 упоминаний о бумажных наклейках нет, такой способ опломбирования до сих пор используют некоторые организации. Связано это с тем, что действовавший ранее ГОСТ 18677-73 «Пломбы. Конструкция и размеры» (утв. постановлением Госстандарта СССР от 28 апреля 1973 года № 1115) среди прочих предусматривал и пломбы из бумаги. Однако в настоящее время этот ГОСТ уже не действует, поэтому использования бумажной наклейки при оформлении журнала учета будет недостаточно. Книгу все равно необходимо будет либо опломбировать, либо опечатать сургучом.

Другим актуальным вопросом, касающимся правил оформления журнала учета трудовых книжек, является мера ответственности организации, нарушившей указанные правила. Согласно ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях, за неисполнение норм трудового законодательства предусмотрен штраф:

• для организаций — от 30 000 до 50 000 руб.;
• для должностных лиц, индивидуальных предпринимателей и иных лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без организации юридического лица, — от 1 000 до 5 000 руб.

nsovetnik.ru

Является ли журнал регистрации приказов по личному составу обязательным? | Вопросы подписчиков

Наименование журнала (кликните по названию, чтобы открыть готовый для заполнения документ)	Обязательность ведения	Форма	Назначение	Срок хранения
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них	Предусмотрена Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225	Утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69	Для отражения данных о трудовых книжках работников и их движении	75 лет
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее	Предусмотрена Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225	Утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69	Для отражения поступлений и расходов бланков трудовых книжек и вкладышей в них в организации	75 лет
Журнал учета ознакомления с локальными нормативными актами организации	Не предусмотрена	Произвольная	Для подтверждения ознакомления работников с локальными актами организации при приеме на работу в силу требований статьи 68 Трудового кодекса РФ	5 лет
Журнал регистрации трудовых договоров	Не предусмотрена	Произвольная	Для отражения сведений о заключенных трудовых договорах	75 лет
Журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля	Предусмотрена Законом от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ	Типовая, утверждена приказом Минэкономразвития России от 30 апреля 2009 г. № 141	Для систематизации информации о проведенных проверках организации и об их результатах, а также для отражения исполнения актов проверяющих лиц	5 лет
Журнал регистрации приказов по основной деятельности	Не предусмотрена	Произвольная	Для систематизации приказов, отслеживания дат и номеров издания	Постоянно
Журнал регистрации приказов по личному составу	Не предусмотрена	Произвольная	Для систематизации приказов, отслеживания дат и номеров издания, наличия копий в подразделениях организации	75 лет
Журнал регистрации несчастных случаев на производстве	Предусмотрена статьей 230.1 Трудового кодекса РФ, постановлением Правительства РФ от 31 августа 2002 г. № 653	Утверждена постановлением Минтрудсоцразвития России от 24 октября 2002 г. № 73	Для отражения информации, места и обстоятельств произошедших несчастных случаев на производстве	Постоянно
Журнал регистрации приказов на отпуск	Не предусмотрена	Произвольная	Для систематизации приказов, отражения вида и продолжительности предоставляемых отпусков	5 лет
Журнал учета поощрений работников	Не предусмотрена	Произвольная	Для систематизации поощрений и совершенствования системы мотивации	75 лет
Журнал учета дисциплинарных взысканий работников	Не предусмотрена	Произвольная	Для учета наложенных взысканий, анализа причин нарушений дисциплины труда и выработки предложений по ее укреплению	75 лет
Журнал регистрации приказов об увольнении	Не предусмотрена	Произвольная	Для систематизации приказов, отражения причин и дат увольнения работников	75 лет
Журнал регистрации листков нетрудоспособности	Не предусмотрена	Произвольная	Для отражения данных о листках нетрудоспособности, периодах болезни и составе болеющих	5 лет
Журнал учета работников, выбывающих в командировки	Не предусмотрена	Произвольная. Можно использовать типовую форму, которая ранее была утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н	Для отражения и учета данных о командированных и пункте их назначения	5 лет
Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы	Не предусмотрена	Произвольная. Популярные вопросы Можно использовать типовую форму, которая ранее была утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н	Для отражения и учета данных о прибывших в командировку работниках других организаций, сроках их пребывания	5 лет
Журнал учета переводов	Не предусмотрена	Произвольная	Для отражения видов и сроков переводов работников	75 лет
Журнал учета совместителей	Не предусмотрена	Произвольная	Для учета совместителей и характера совместительства	75 лет
Журнал учета передачи персональных данных работников внутри организации	Не предусмотрена	Произвольная	Для учета факта передачи персональных данных работников другим лица внутри организации	75 лет
Журнал учета выдачи персональных данных работников организациям и государственным органам	Не предусмотрена	Произвольная	Для учета факта передачи персональных данных работников по запросам других организаций и государственных органов	75 лет
Журнал регистрации должностных инструкций	Не предусмотрена	Произвольная	Для учета и систематизации должностных инструкций, дат их принятия и введения	75 лет
Журнал учета справок и копий документов, выданных работникам	Не предусмотрена	Произвольная	Для отражения данных о справках, выданных по обращениям работников	5 лет
Журнал регистрации вводного инструктажа	Предусмотрена ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утвержденным и введенным в действие постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 г. № 2797	Рекомендована ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утвержденным и введенным в действие постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 г. № 2797	Для отражения данных о проведенных вводных инструктажах работников	Постоянно
Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте	Предусмотрена ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утвержденным и введенным в действие постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 г. № 2797	Рекомендована ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утвержденным и введенным в действие постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 г. № 2797	Для отражения данных о проведенных инструктажах работников на рабочем месте, а также результатов стажировки	Постоянно
Журнал учета инструктажей по пожарной безопасности	Предусмотрена приказом МЧС России от 12 декабря 2007 г. № 645	Утверждена приказом МЧС России от 12 декабря 2007 г. № 645	Для отражения данных о проведенных инструктажах по пожарной безопасности работников	Постоянно
Журнал учета входящей корреспонденции	Не предусмотрена	Произвольная	Для учета и систематизации входящей корреспонденции	5 лет
Журнал учета исходящей корреспонденции	Не предусмотрена	Произвольная	Для учета и систематизации исходящей корреспонденции	5 лет
Журнал регистрации заявлений работников	Не предусмотрена	Произвольная	Для учета и систематизации заявлений, фиксирования даты их подачи	75 лет
Журнал учета работников, находящихся на испытательном сроке	Не предусмотрена	Произвольная	Для отражения срока и даты окончания испытательного срока работников, а также результатов испытания	75 лет
Журнал регистрации иностранных работников	Не предусмотрена	Произвольная	Для отражения статуса сотрудников-иностранцев, а также данных и сроков действия разрешительных документов, даты уведомления госорганов	5 лет
Журнал учета работников, находящихся в отпуске по беременности и родам, по уходу за ребенком	Не предусмотрена	Произвольная	Для отражения данных о работниках, находящихся в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком, а также о назначении им пособия	75 лет
Журнал учета работников, принятых на период нахождения сотрудника в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком	Не предусмотрена	Произвольная	Для отражения данных о работниках, принятых на период нахождения работников в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком, а также срока их работы	75 лет
Журнал учета личных дел	Не предусмотрена	Произвольная	Для отражения и учета личных дел работников	75 лет
Журнал регистрации договоров о материальной ответственности	Не предусмотрена	Произвольная	Для учета договоров о материальной ответственности, их видов и работников, с которыми такие договоры заключены	75 лет
Журнал учета предрейсовых медицинских осмотров водителей	Предусмотрена приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 г. № 835н	Установлена пунктом 14 Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 г. № 835н	Для отражения медицинских данных предрейсового осмотра работников-водителей	Постоянно
Журнал учета выданных доверенностей	Не предусмотрена	Произвольная	Для учета и систематизации выданных доверенностей и оснований их выдачи	Постоянно
Журнал учета исполнительных листов	Не предусмотрена	Произвольная	Для учета исполнительных листов, поступающих на имя работников, размеров удержаний и сведений об их получателях	5 лет

www.kdelo.ru

---

Смотрите также

• 
  Как правильно прошить журнал нитками
• Журнал по прекурсорам в школе
• 
  Спортивные события онлайн сетевой журнал
• 
  Журнал шонкар на башкирском языке
• 
  Журнал замены ламп в солярии
• Эндокринология новости мнения обучение журнал
• 
  Журналы по ремонту стиральных машин
• 
  Журнал за рулем уаз патриот
• 
  Журнал ведения учета путевых листов
• 
  Ольга серябкина для журнала maxim
• 
  Альма матер журнал официальный сайт