Как правильно вести журнал о регистрации приказов о приеме на работу? Как вести журнал приказов

Журнал регистрации приказов по личному составу:бланк и правила ведения

Журнал регистрации приказов по личному составу: требования к качеству бланка, правила оформления и ведения. Производственная необходимость регистрации приказов по личному составу. Отдельные журналы для отпусков и больничных.

...

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-35-96. Это быстро и бесплатно!

      

Учет приказов по предприятию необходимо вести согласно ст. 358 Постановления Федеральной архивной службы РФ от 06.09.2000 г. Согласно общим принципам законодательства России и вообще принципам современного законодательства, необходим отдельный журнал регистрации приказов по личному составу. Регистрировать такие приказы вместе с приказами по основной деятельности нельзя, т.к. субъекты документов в данном случае – граждане РФ или иностранные субъекты права, которым гарантировано свободное волеизъявление и законные права. Попросту говоря, хотя рабочая сила – товар, ее владелец, работник – не товар, а свободный человек.

Практически это выражается в том, что кадровый учет отделен от бухгалтерского, поэтому валить все приказы в одну кучу – значит рано или поздно вконец запутать отчетность. С той же целью, уже безо всяких высоких рассуждений, приказы об отпусках и учете листков нетрудоспособности (больничных) учитываются в отдельных журналах. Таким образом разделяются потоки рабочей силы внутренние и наружу/извне (текучесть кадров). Это может оказаться весьма полезным при разработке колдоговора, анализе и реформировании кадровой политики, изыскании резервов повышения производительности труда. Перевод работника из подразделения в подразделение считается «внешним» трудовым потоком, т.к. при этом его прежняя трудовая деятельность прекращается, а начинается новая. По теории, это равносильно увольнению одной единицы рабочей силы и приему другой.

Качество журнала

Для журнала регистрации приказов по личному составу бланк законодательно утвержденного образца не предусмотрен. Вести его можно в произвольной форме. Но, если, допустим, трудовые договоры можно учитывать и не в журнале (хотя для любой проверки это станет поводом для придирок), то приказы по личному составу должны заноситься именно в журнал, на бумаге или в электронной форме.

При ведении журнала на бумаге, поскольку срок хранения журнала регистрации приказов по личному составу составляет, по требованиям Росархива, 75 лет, его бланк должен быть надежным и долговечным: в твердой или полутвердой обложке, на качественной проклеенной бумаге. Распечатку электронного журнала следует делать на лазерном принтере и тоже на хорошей бумаге. Каждая компьютерная распечатка сшивается, прошивается и пломбируется, как бумажный журнал. И на ней также должны быть номера страниц, титульный лист и последняя страница, оформленная для сдачи в архив либо с указанием, кому и для какой цели сделана распечатка.

Оформление журнала

На обложке, помимо наименования, должен быть ясно различимый индекс ЛС (личный состав). Для журнала учета отпусков индекс будет О, для больничных – Б. Если эти журналы совмещены, то индекс – ОБ. Так же индексируются титульный лист, все страницы, помимо номеров, и последняя страница. По закону индексации не требуется, но работать с индексированными журналами куда удобнее.

Обложка журнала – твердая или полутвердая, лучше ламинированная, с напечатанным типографским способом названием журнала и индексом. Название может быть в виде самостоятельно напечатанной наклейки, но тогда следует учесть, что обычный канцелярский клей на ламинате не держится, нужно клеить «Моментом», 88-м или другим нитроклеем, не портящим бумагу со временем.

На титульном листе указывается название организации, без логотипа и реквизитов, как и для всех внутренних документов, название журнала с индексом, и «начат/окончен».

На первой странице указываются данные ответственных за журнал лиц под номерами в порядке следования по времени – ФИО, должность, отдел, подпись – период, в течение которого журнал находился в их ведении, и основание – приказ руководителя с номером и датой.

На последней странице указывается дата закрытия и сдачи журнала в архив, с указанием, по чьему распоряжению и на каком документальном основании он окончен: ФИО, должность, подпись, номер приказа/распоряжения, дата. Заканчивается ведение журнала по заполнении, досрочного закрытия не предусмотрено, а исправления ошибочных записей делаются в журнале в порядке, установленном Правилами делопроизводства РФ.

Перед началом заполнения журнала, кроме предварительной нумерации страниц, он должен быть прошит и опечатан. Связано это, как и предыдущее требование, с тем, что приказ по личному составу – имеющий юридическую силу документ, и его отсутствие или разночтения в документации могут иметь серьезные последствия.

Ведение журнала

Чтобы узнать, как ведется журнал регистрации приказов по личному составу, образец заполнения вы можете увидеть тут же по ссылке. В журнале 9 граф:

1. № п/п – здесь пишется учетный номер документа в порядке следования.
2. Дата приказа – ее можно писать в формате дд.мм.гггг цифрами.
3. Номер приказа – по установленной форме с индексом ЛС.
4. Вид приказа – их всего три: прием, увольнение, перевод. Пишется без сокращений во избежание путаницы.
5. ФИО сотрудника – фамилию можно писать полностью, а инициалы сокращать до букв, кроме случаев, когда возможна путаница. К примеру, Николаева Василия Игоревича и его коллегу Николаева Всеволода Ивановича нужно записывать: «Николаев Вас. Игорев.» и «Николаев Вс. Ив.»
6. Основание – здесь записывается основание «от работника»: заявление работника (Заявление), трудовой договор (ТД), дополнительно соглашение (Доп.) Данные приказа по предприятию дублировать не нужно, они уже есть в предыдущих графах.
7. Подпись работника – для надежности в юридически сомнительных случаях. Если увольняемый по статье отказался подписываться, указываются данные акта об отказе, аналогично приказу об увольнении.
8. Ответственное лицо – ФИО и должность работника кадровой службы, обрабатывавшего приказ.
9. Подпись ответственного лица – личная подпись того же кадровика.

Если у вас есть такая потребность, журнал регистрации приказов по личному составу скачать вы сможете здесь же по ссылке.

moyafirma.com

Как правильно вести журнал регистрации приказа о приеме на работу?

Вся деятельность организации сопровождается оформлением приказов руководителя. В связи с этим на любом предприятии накапливается очень много документов для ежедневного пользования. Все они должны быть учтены и правильно храниться, чтобы ими легко было воспользоваться. Учётные данные о документах записываются по установленной форме в журнал (книгу, базу данных). В него переносятся номер, дата и название документа.

Для оформления трудовой деятельности каждого сотрудника фирмы любого юридического статуса нужны приказы по личному составу.

На их основании работникам начисляют зарплату, премии, бонусы, компенсации. Сотрудников отпускают в отпуск, оплачивают больничные листы, выдают справки для оформления кредита или других целей также руководствуясь приказами.

Приказ о приёме на работу — это первый официальный документ, на основании которого на сотрудника заводится личная карточка, отдел персонала вносит запись в трудовую книжку, бухгалтер открывает счёт и присваивает сотруднику табельный номер.

Чем больше организация и количество работающих в ней сотрудников, тем больше будет заведено журналов, так как документы должны группироваться в зависимости от типа и сроков хранения.

В крупных компаниях приказы о приёме на работу всех сотрудников должны быть зарегистрированы и храниться в отдельном журнале регистрации приказов.

Функции журнала

• сохранность документов. У журналов есть сроки хранения, которые обязано соблюдать каждое предприятие;
• систематизация. Все приказы идут строго по порядку, при проведении проверок это облегчает поиск нужной информации;
• контроль над исполнением;
• узаконивание документов. Регистрация документа даёт ему юридическую силу.

В связи с тем, что в законодательстве обозначены конкретные сроки хранения данных документов, ведение таких журналов является обязательным.

Внешний вид и структура

Унифицированной формы журнала регистрации нет, но есть обязательные пункты, которые должны быть в него включены. Его можно купить, а можно разработать самим.

Титульный лист должен содержать наименование документа и название предприятия, дату начала и окончания ведения. Дата окончания вписывается непосредственно перед сдачей в архив.

Бланки представляют собой таблицу, в отдельные графы которой вносятся сведения: порядковый номер, номер и дата приказа, его вид, ФИО сотрудника, присвоенный сотруднику индивидуальный табельный номер, основание приказа.

Например:

№	Дата приказа	Номер приказа	Вид	ФИО сотрудника	Табельный номер сотрудника	Основание

Также можно добавить иные данные: примечание, кто подписал приказ, куда был передан (бухгалтерия или другой отдел), расписка о получении с датой, ФИО и должность лица, вносящего запись в журнал.

Страницы нельзя изымать, заменять, портить или добавлять новые. Скачать образец журнала регистрации приказов о приеме на работу можно здесь.

Защита

Для защиты от замены листов и внесения ложной информации или её подмены, все листы нумеруются и прошнуровываются. Шнуровка должна быть закреплена пломбой и бланком, на котором указано количество страниц буквами и цифрами, руководитель, ответственное лицо, подписи. Даются указания о том, что пломбу вскрывать нельзя.

Пример:

В данном Журнале регистраций приказов о приёме на работу прошнуровано, пронумеровано и опломбировано 76 (семьдесят шесть) страниц.

Руководитель:

О. П. Ульянов _____________________________

Ответственный: руководитель службы персонала

В. П. Савченко _____________________________

Дата: __________________

Пломбу не вскрывать.

Шнуровку можно закрепить и сургучной печатью. На готовых журналах, которые есть в продаже, уже есть нумерация, шнуровка и голографическая пломба-стикер. Контрольная пломба не позволяет развязать шнуровку. При попытке её срыва появляется надпись «ВСКРЫТО». Она содержит свой индивидуальный номер, который вносится в скрепляющий бланк.

Электронный вид

Законодательством не регламентируется форма ведения журнала, поэтому допускается его ведение в электронном виде. Это очень удобно для поиска всей информации по конкретному сотруднику.

В тех организациях, где документооборот ведётся в 1С, приказы сохраняются автоматически. Можно также дополнительно вести журнал регистрации в файле Excel.

Если в организации ведут журнал в электронном виде, перед сдачей в архив все листы нужно распечатать, пронумеровать и прошить.

Ведение

1. Титульный лист обязательно должен быть заполнен, сзади должна присутствовать подпись ответственного за ведение журнала лица, печать.
2. Нумерация строк последовательная.
3. Все записи вносятся строго в хронологическом порядке.
4. ФИО сотрудника, в отношении которого был составлен приказ, пишутся полностью, сокращения (инициалы) не допускаются.
5. Информация, вносимая в журнал, должна полностью соответствовать содержанию приказа.

Например:

№	Дата приказа	Номер приказа	Вид	ФИО     сотрудника	Табельный номер сотрудника	Основание
37	21.03. 2016	3799-ЛС	Приём	Завьялов С.Г.	00345	Трудовой Договор№ 31 от 21.03.2016
38	29.04. 2016	101-ЛС	Приём	Топорщенко Г.П.	00346	Трудовой Договор № 32 от 29.04.2016
39	25.05. 2016	103-ЛС	Приём	Савушкина Н.В.	00347	Трудовой Договор № 33 от 25.05.2016

В среднего размера организациях, когда приёмов-увольнений не так много, журнал включает несколько видов приказов по личному составу:

Например:

№	Дата приказа	Номер приказа	Вид	ФИО сотрудника	Табельный номер сотрудника	Основание
20	15.01. 2016	23-ЛС	Перевод	Сыч Е.Л.	00032	Доп. с. от 11.01.2016 к Трудовому соглашению № 5 от 8.09.2014; заявление от 5.01.2016
21	20.03. 2016	24-ЛС	Приём	Петренко Н.В.	00109	Трудовое соглашение № 18 от 20.03.2016
22	13.05. 2016	25-ЛС	Увольнение	Маркин Г.Н.	00045	Доп. с. от 9.05.2016к Трудовому соглашению № 7 от 16.09.2016

В такой журнал вносятся все приказы по личному составу, кроме приказов, касающихся директора, руководителя и главного бухгалтера предприятия.

Исправления в журнале

Если были ошибочно внесены данные, нельзя их полностью замазывать корректирующим средством или стирать ластиком так, что прочтение станет невозможным. Можно зачеркнуть неверную запись одной чертой, внести верную информацию и сделать запись об исправлении, поставить дату и подпись. Сплошное зачёркивание не допускается.

Ответственное лицо

Ведение журнала регистрации обычно возлагают на сотрудника службы персонала. Это оформляется приказом либо прописано в должностных обязанностях.

Если этот сотрудник уходит в отпуск, его полномочия возлагаются на другое ответственное лицо соответствующим приказом.

В небольших компаниях ведением журнала может заниматься секретарь.

Хранение

Хранится журнал в течение 75 лет.

Дорогие читатели, информация в статье могла устареть, воспользуйтесь бесплатной консультацией позвонив по телефонам: Москва +7 (499) 350-80-59, Санкт-Петербург +7 (812) 309-94-01 или задайте вопрос юристу через форму обратной связи, расположенную ниже.

zakonguru.com

Журнал о регистрации приказов о приеме на работу – образец 2018

Скачать образец журнала 

Обязательно ли ведение документа – законодательная база

Регистрировать приказы о приеме на работу новых сотрудников можно по желанию самого нанимателя. Никаких законодательных норм, устанавливающих обязательность данного документа, нет. Обычно вопрос о ведении отдельной книги учета распоряжений о приеме на работу решается внутри конкретной организации. Наличие книги учета распоряжений о приеме сотрудников упрощает работу организации, а также позволяет быстро сориентироваться в поиске документов за прошедшие годы.

Кто является ответственным за ведение журнала?

Необходимость ведения журнала должна возлагаться на конкретного сотрудника предприятия, который будет отвечать за его своевременное и правильное заполнение. Обычно эта обязанность возлагается на сотрудника отдела кадров. Ведь именно эта служба занимается подготовкой приказов по приему сотрудников. Ответственность за книгу учета прописывается в должностной инструкции работника отдела. А как правильно вести журнал о регистрации приказов о приеме на работу? Этот вопрос будет рассмотрен подробно ниже.

Какие требования к документу?

Требования к оформлению книги законодательно не установлены. Но есть нормы, которые определены для ведения иных книг учета. Целесообразно применять данные нормы и для указанного бланка. В зависимости от желания руководства компании, бланк можно купить в готовом виде, либо сформировать самим, руководствуясь собственными нюансами ведения работы. Вне зависимости от количества граф и их содержания, обязательным является правильное оформление титульного листа и последней страницы документа.

Форма журнала

Форма документа сохраняется вне зависимости от способа ведения — в электронном виде или бумажном. Обычно используют следующие графы:

• Порядковый номер распоряжения.
• Дата издания приказа о приеме на работу.
• Номер изданного документа.
• Вид распоряжения – о приеме, переводе, увольнении.
• Ф.И.О. принятого работника.
• Его табельный номер.
• Основания для издания документа.

Разрабатывая форму бланка целесообразно оставить одну графу для примечаний. В ней можно указывать необходимые дополнительные данные.

Скачать образец журнала 

Как заполнять бумажную форму?

Ведение книги в бумажном виде накладывает определенные обязательства по оформлению документа. На титульном листе проставляется юридическое название организации и наименование самого бланка. Внизу страницы обязательно пишется дата начала и конца ведения книги, которая нумеруется и шнуруется. Шнуровка закрепляется листом бумаги, сургучной печатью или голографической наклейкой. Эта предосторожность направлена на предотвращение удаления или замены страниц.

Как вести электронный журнал?

Многие предприятия уже перешли на ведение книги учета в электронном виде. Это очень удобно, а в большинстве случаев и систематизировано, что облегчает труд сотрудника, отвечающего за своевременность введения данных. Внесение новой информации можно осуществлять также вручную посредством программ Word или Excel. Но такая форма ведения распоряжений обязывает ответственного периодически распечатывать данные и оформлять их по всем правилам делопроизводства, для дальнейшего хранения в архиве.

Какой срок хранится журнал о регистрации приказов о приеме на работу на предприятии?

Все документы по личному кадровому составу, их перемещению, увольнению, уходу в отпуск, отправлению в командировки, хранятся 75 лет. Это же правило распространяется и на книги учета соответствующих распоряжений.

Скачать примерную форму журнала 

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

• +7 (499) 577-01-78 — Москва и обл.;
• +7 (812) 467-38-97 — Санкт-Петербург и обл.;
• +7 (800) 511-81-04 — все регионы РФ.

Похожие записи

legionfg.ru

---

Смотрите также

• 
  Написание статей для журналов
• 
  2 журнал операций журнал
• 
  Право и защита журнал
• 
  Журнал регистрации в 1с
• 
  Электронный журнал pgu mos
• 
  Архив атомная энергия журнал
• 
  Хроноскоп журнал о часах
• 
  Наринэ абгарян жж журнал
• 
  Холера хам живой журнал
• 
  Педиатр журнал официальный сайт
• 
  Литературно музыкальный журнал муслим