Это интересно
- ОКД
- ЗКС
- ИПО
- КНПВ
- Мондиоринг
- Большой ринг
- Французский ринг
- Аджилити
- Фризби
Опрос
Полезные ссылки
РКФ
Все о дрессировке собак
Стрижка собак в Коломне
Поиск по сайту
Кадровое делопроизводство ведет секретарь-референт. Какие журналы нужны для секретаря
Какие журналы регистрации обязательны в делопроизводстве?Секретарь, г.
Какие журналы регистрации обязательны в делопроизводстве? Секретарь, г. Самара
В современных условиях правильно выстроенная система регистрации документов является необходимым инструментом, позволяющим осуществлять быстрый поиск нужной информации и, как следствие, оперативно решать управленческие задачи.
Мы рассказывали ранее о делопроизводстве в материале по ссылке.
В соответствии с п. 65 ГОСТ Р 15141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» регистрация документов определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправления».
На практике это означает, что только при наличии регистрационного номера письмо, направляемое контрагенту, имеет статус официального документа, а приказ по основной деятельности после подписания директором вступит в силу только после его регистрации. Таким образом, регистрация документов является одним из условий, обеспечивающих юридическую значимость создаваемых в организации документов. Следует помнить, что регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки.
В настоящее время организации имеют возможность использовать одну из трех форм регистрации документов: журнальную, карточную и автоматизированную. В том случае, если организация не может позволить себе использовать для регистрации документов готовый программный продукт, можно воспользоваться системой учетных файлов. Учетные файлы в данном случае будут
представлять собой электронную таблицу в формате Excel с определенным набором заголовков.
Традиционно принято выделять журналы регистрации входящих документов, исходящих и внутренних документов.
Например, журнал регистрации внутренних документов (приказы по основной деятельности, протоколы совещаний, докладные записки и т. д.) может иметь следующий вид при использовании журнальной формы регистрации или использовании учетных файлов:
Следующий шаблон, например, можно использовать для оформления журнала регистрации входящих документов
Журнал регистрации исходящих документов можно оформить следующим образом:
А так выглядит регистрационно-контрольная карточка приказов по основной деятельности при регистрации в автоматизированной системе:
Принимая во внимание, что актуальное законодательство по делопроизводству не регламентирует форму и содержание регистрационных журналов, каждая организация вправе выбрать наиболее подходящий способ и дополнить при необходимости регистрационные формы иными графами. Важно помнить, что применяемая практика должна найти отражение в локальном нормативном документе организации, например Инструкции по делопроизводству.
В процессе регистрации документов, на наш взгляд, очень важно отличать процесс нумерации и процесс индексации. Регистрационный номер документа содержит порядковый номер (нумерация), который при необходимости может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, литерой или индексом исполнителя (индексация).
Таким образом, регистрационный номер приказа по основной деятельности должен быть сквозным в течение календарного года, например № 43, может быть дополнен индексом по номенклатуре 43/01-17. Аналогичный порядковый номер может иметь и создаваемое письмо № 43/01-24, но содержать индекс, обозначающий дело, в котором на протяжении года аккумулируется переписка со сторонними организациями. Важно помнить, что порядковые номера для различных групп документов присваиваются в пределах календарного года отдельно, а индексируются с учетом номенклатуры дел.
Теперь остается только напомнить, что выполнение вышеперечисленных условий позволит сформировать актуальную локальную нормативную среду, упорядочить процесс регистрации документов, вести делопроизводство в соответствии с требованиями законодательства, а следовательно, избежать возможных административных, финансовых и репутационных рисков.
www.sekretariat.ru
Что нужно знать и уметь секретарю руководителя
 |
| Что должен делать секретарь? |
«Организация может обойтись без руководителя, но не сможет работать без секретаря»
В нашем обществе распространено предвзятое мнение о должности секретаря руководителя и его обязанностях. Принято считать, что секретари не сильно утруждают себя работой. Но времена меняются, и с приходом века поголовной автоматизации и компьютеризации, а также внедрением систем электронного документооборота, увеличиваются требования и к должности секретаря.
Требования к секретарю предъявляются теперь выше, чем к остальным должностям, потому что, кроме профессиональных, еще учитываются личные качества и внешние данные.
Что должен уметь секретарь?
Желательные характеристики секретаря — это коммуникабельность, гибкость, грамотная и четкая речь, быстрота реакции, приятная внешность, умение держать язык за зубами.
В 21 веке требования к секретарю повысились, и к ним добавились:
- высшее образование;
- опыт работы с документами;
- знание компьютерных программ;
- знание русского языка;
- знание основ делопроизводства.
Секретарь сейчас действительно является правой рукой руководителя. Он должен знать все, что происходит в компании, уметь быстро найти любой документ и нужного человека, организовать совещание и вести протокол, планировать день руководителя, а нередко еще и совмещать работу в службе делопроизводства или в отделе кадров.
Где получить знания?
Базовые знания, которые нужны для грамотного оформления и составления документов, можно почерпнуть, изучив ГОСТ Р 6.30–2003. Также стоит освоить работу в системах электронного документооборота на курсах или с помощью пошагового руководства.
Все нормативные документы по делопроизводству можно изучить здесь или скачать, подписавшись на рассылку на главной странице сайта. Это будет для вас хорошей основой на протяжении всей трудовой деятельности и не только в должности секретаря.
В организации приемная — один из самых ответственных участков работы, ведь помимо работы с документами в обязанности секретаря входит: прием гостей, рассмотрение и распределение документов в отсутствие руководителя, а также представление организации в телефонных переговорах. Должность секретаря — это возможность отличного старта для карьеры и налаживания контактов с людьми самого разного уровня. Поэтому, главный совет секретарям: не боитесь предвзятого мнения общества, стресса и «трудного» начальника, идите смело идите работать и вас заметят!
www.docdelo.ru
Кадровое делопроизводство ведет секретарь-референт
"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2011, N 8
КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ВЕДЕТ СЕКРЕТАРЬ-РЕФЕРЕНТ
Руководитель небольшой фирмы, не имеющей в своем штате менеджера по кадрам, может возложить обязанность ведения кадрового документооборота на плечи секретаря. Если отнестись к этому безответственно, то можно в результате получить штрафы и судебные иски. Но можно и подойти к организации деятельности секретаря с умом и сделать процесс безболезненным для обеих сторон.
В России с развитием рыночной экономики и поддержкой малого предпринимательства появилось большое количество мелких фирм и индивидуальных предпринимателей. Но, увы, как показывает статистика, далеко не каждый руководитель небольшой частной фирмы, численный состав персонала которой едва дотягивает хотя бы до 20 сотрудников, считает обязательным заниматься кадровым делопроизводством. В то же время обязательность документирования информации закреплена Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (ред. от 06.04.2011), а касательно кадрового документоведения - рядом соответствующих статей Трудового кодекса РФ.
Но задачей этой статьи не является агитация работодателей "бросить все насущные дела и бежать оформлять документы по личному составу". Оставим это на совести руководителей данных организаций и не будем "отнимать хлеб" у органов государственного надзора и контроля за соблюдением трудового законодательства.
Наша статья призвана помочь работодателям, желающим войти в число законопослушных и честных по отношению к своим сотрудникам компаний, но чей небольшой бюджет не позволяет расширять штат персонала должностью специалиста по кадрам и уж тем более отделом по работе с персоналом.
Зачастую в таких фирмах обязанности по ведению кадрового делопроизводства делят между собой руководитель организации и главный бухгалтер. Для таких организаций целесообразным будет делегировать ряд функций, связанных с ведением кадровой документации и кадрового учета офис-менеджеру или секретарю-референту, в зависимости от названия должности по штатному расписанию. Естественно и обязательно - внести перечень этих функций в должностную инструкцию данного работника или, на худой конец, в трудовой договор в раздел "Обязанности работника". Например, в списке должностных обязанностей можно внести такую запись:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ... │
│ n) Вести кадровое делопроизводство: │
│ 1) оформлять приказы по личному составу; │
│ 2) вести личные дела работников; │
│ 3) вести трудовые книжки работников; │
│ 4) оформлять трудовые договоры и изменения к ним; │
│ 5) вести табель учета рабочего времени; │
│ 6) выдавать справки о трудовом стаже и заработной плате │
│ и т. д. │
│ ... │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Следует отметить, что контролем за соблюдением требований охраны труда, согласно ст. 217 ТК РФ, должен заниматься либо сам работодатель - индивидуальный предприниматель (лично), либо организация или специалист, оказывающие услуги в области охраны труда, привлекаемые работодателем по гражданско-правовому договору, либо служба охраны труда, либо специалист по охране труда или иной уполномоченный работодателем работник, с обязательным наличием соответствующей подготовки или опыта работы в этой области.
Но прежде чем вносить изменения в трудовой договор или в должностную инструкцию секретаря-референта, необходимо издать приказ за подписью руководителя организации о передаче полномочий по ведению кадрового документооборота секретарю-референту с полным перечнем передаваемых обязанностей.
Итак, вы юридически закрепили за своим секретарем-референтом обязанности ведения кадрового делопроизводства. Что же дальше? С чего должен начать их выполнение сам секретарь?
Цитируя ТК РФ: ст. 217 "Служба охраны труда в организации"
Акт о передаче-приеме дел
Даже если организация существует всего несколько дней - это значит, что в ней уже есть и ведется документация по личному составу (приказы по личному составу, трудовые книжки работников, трудовые договоры и т. д.). Вопрос только: как именно ведется и что именно есть из кадровых документов? Поскольку обязанности по кадровому делопроизводству до передачи их секретарю-референту выполнялись другими сотрудниками, то необходимо составить акт о передаче-приеме дел. Основанием для его составления являются распорядительные документы о причинах передачи-приема дел. Акт составляется комиссией, состав которой утверждается приказом руководителя организации [1, с. 438].
В тексте акта описываются проделанная работа и ее результаты в виде перечня конкретных пунктов. Если заинтересованных сторон несколько, то и экземпляров акта должно быть несколько. Если есть дополнения к акту, то они выполняются в виде приложения.
Закрываем бреши
Как видно из рис. 1, при передаче-приеме дел был установлен ряд недочетов. В связи с этим секретарю-референту следует в кратчайшие сроки выяснить причину отсутствия документов и убрать эти недочеты.
Образец акта о приеме-передаче дел
ООО "Витаин"
---------------------------------------------------------------------------
наименование организации
Акт
02.03.2011 5
---------- N ---
о приеме-передаче дел
Составлен комиссией:
Председатель: Генеральный директор Аванесян А. С.
Коммерческий директор Зорин К. Р.
Члены комиссии: ---------------------------------------
Главный бухгалтер Алексеева Н. Н.
---------------------------------------
Секретарь-референт Суворова Е. П.
---------------------------------------
Должности, фамилии, инициалы работников
Алексеева Н. Н. передала, а Суворова Е. П. приняла
составили акт о том, что -------------------------------------------------
фамилия, имя, отчество
дела по ведению кадрового документооборота.
---------------------------------------------------------------------------
При передаче-приеме дел установлено (указать несоответствие описи,
отсутствие документов, записей и т. д.):
1. В личном деле инженера Комарова О. Я. нет копии документа об образовании.
---------------------------------------------------------------------------
2. Отсутствует трудовая книжка уборщицы Мироновой Г. П.
---------------------------------------------------------------------------
Приняты (перечень личных дел):
1. Личные дела сотрудников ООО "Витаин" согласно прилагаемому перечню -
---------------------------------------------------------------------------
9 шт.
---------------------------------------------------------------------------
2. Трудовые книжки сотрудников ООО "Витаин" согласно прилагаемому перечню -
---------------------------------------------------------------------------
9 шт.
---------------------------------------------------------------------------
Составлен в 1 экз.
Приложение: 1. Перечень дел работников ООО "Витаин" на 1 л.
2. Перечень трудовых книжек работников ООО "Витаин" на 1 л.
Алексеева Н. Н. Алексеева
Дела передал(а) ----------------- -------------------
подпись расшифровка подписи
Суворова Е. П. Суворова
Дела принял(а) ----------------- -------------------
подпись расшифровка подписи
Аванесян А. С. Аванесян
Председатель комиссии ----------------- -------------------
подпись расшифровка подписи
Зорин К. Р. Зорин
Члены комиссии ----------------- -------------------
подпись расшифровка подписи
Рис. 1
Ко всему прочему необходимо знать, какие кадровые документы должны вестись в организации в обязательном порядке (табл. 1), и при их отсутствии следует заняться их оформлением.
Таблица 1
Перечень кадровых документов, обязательный для ведения
в организациях всех форм собственности [2]
| Наименование документа | Комментарии | Ссылка на нормативный акт иномер унифицированной формы в Альбомеунифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и егооплаты | Срок хранения, согласно Перечнютиповых документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения |
| Трудовые книжки | На всех сотрудников (за исключением совместителей) | Трудовой кодекс РФ, ст. 66 | Хранятся до востребования, согласно п. 664Перечня. Невостребованные -75 л. |
| Трудовые договоры | Со всеми сотрудниками организации (включая совместителей, временных работников и т. д.) | Трудовой кодекс РФ, ст. 68 | Со сроком хранения75 лет (ЭПК <1>), согласно п. 657Перечня |
| Штатное расписание | Утверждается приказом по основной деятельности. Изменения вносятсятакже при помощи таких приказов | Унифицированная форма Т-3 | С постоянным сроком хранения, согласно п. 71Перечня |
| Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение, долгосрочные российские и зарубежные командировки) | 1. Трудовой кодекс РФ, ст. ст. 68, 62. 2. Унифицированные формы Т-1, Т-1а, Т-5, Т-5а, Т-8, Т-8а | Со сроком хранения75 лет (ЭПК), согласно п. 19 (2)Перечня | |
| Заявления сотрудников (прием, перевод, увольнение), включаемые в состав личных дел | Оформляются в случаях, предусмотренных трудовым законодательством для документирования инициативы или просьбы работника | Трудовой кодекс РФ, ст. ст. 80, 128, 127, 122 | С постоянным сроком хранения - для руководителей организации, согласно п. 656Перечня. Со сроком хранения75 лет (ЭПК) - дляостальных работников, согласно п. 656Перечня |
| Правила внутреннего трудового распорядка | Могут быть оформлены как приложение к коллективному договору, ТК РФ, ст. 190. Содержание правил определено ст. 189ТК РФ | Трудовой кодекс РФ, ст. 189 | С постоянным сроком хранения, согласно п. 27Перечня |
| Положение (инструкция) или другие формы оформления работыс персональными данными сотрудников | ТК РФ не устанавливает четкую форму оформления данных документов, это может быть приказ,расписки, положение, инструкции, соглашение и др. | Трудовой кодекс РФ, п. 8 ст. 86 | С постоянным сроком хранения, согласно п. 655Перечня |
| График отпусков | Утверждается работодателем не позднее чем за двенедели до наступления следующего календарного года | 1. ТК РФ, ст. 123. 2. Унифицированная форма Т-7 | Со сроком хранения1 год, согласно п. 693 Перечня |
| Приказы по отпускам | Должны быть оформлены не позднее 3 дней до начала отпуска, для того чтобы работодатель мог соблюсти требования ст. 135ТК РФ об оплате отпускных | Унифицированные формы Т-6, Т-6а | Со сроком хранения5 лет, согласно п. 19 (2) Перечня |
| Личные карточки Т-2 | На всех сотрудников организации, включая временных работников. Заполняются не позднее первого дня работы | 1. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовыхкнижках" (ред. от19.05.2008; далее - Постановление N 225), п. 12. 2. Унифицированная форма Т-2 | Со сроком хранения75 лет (ЭПК), согласно п. 658Перечня |
| Табель учета рабочего времени | Определяется требованием трудового законодательства вести точный учет фактически отработанного времени каждым сотрудником | 1. ТК РФ, ст. ст. 91 и 99. Унифицированные формы Т-13, Т-12 | Со сроком хранения5 лет, согласно п. 586 Перечня |
| Положение об оплате труда и премировании работников | Точное наименование документа в законодательных и нормативных актах не установлено | ТК РФ, ст. ст. 135, 144 | С постоянным сроком хранения, согласно п. 411Перечня |
| Приказ о направлении работника в командировку | Унифицированные формы Т-9, Т-9а | Со сроком хранения75 лет (ЭПК) - длядлительных внутрироссийских изарубежных командировок, командировок для работников с тяжелыми, вреднымии опасными условиями труда, согласно п. 19 (2)Перечня. Со сроком хранения5 лет - для краткосрочных внутрироссийских изарубежных командировок, согласно п. 19 (2)Перечня | |
| Командировочные удостоверения | Унифицированная форма Т-10 | Со сроком хранения5 лет, согласно п. 668 Перечня | |
| Инструкция по охране труда | Порядок обучения по охране труда ипроверки знаний требований охранытруда работников организаций (Постановление Минтруда и социального развития РФ от 13.01.2003 N 1, п. 2.1.3) | С постоянным сроком хранения, согласно п. 27Перечня |
--------------------------------
<1> ЭПК - экспертно-проверочная комиссия. Отметка "ЭПК" в Перечне означает, что часть документов могут быть отнесены к сроку хранения "постоянно".
Сроки хранения определяются в соответствии с Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утв. Главархивом СССР 15.08.1988 (ред. от 31.07.2007), либо с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558. Раздел 7 Перечня 2010 г. включает документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда.
Среди рекомендуемых локальных нормативных актов, которые нужны в организации деятельности по управлению персоналом, следует назвать положение о персонале.
Перечень основной информации, необходимой для ведения и оформления кадровых документов из табл. 1, представлен в табл. 2.
Таблица 2
Основные нюансы оформления и ведения кадровых документов
| Наименование документа | Комментарии |
| Трудовые книжки | Ведение трудовых книжек регламентируется Правиламиведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением N 225). Заполнение трудовых книжек осуществляется согласноИнструкции по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от 10.10.2003 N 69) |
| Трудовые договоры | Согласно ст. 67 ТК РФ: - трудовой договор на нового сотрудника оформляется в письменной форме не позднее 3 рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе; - трудовой договор составляется в 2 экз., каждый из которых подписывается сторонами: один экземплярпередается работнику, другой - хранится у работодателя. Трудовые договоры желательно хранить в отдельной папке |
| Штатное расписание | Утверждается приказом (распоряжением) по основной деятельности руководителя организации или уполномоченного им лица. Аналогичным образом вносятся изменения в штатное расписание |
| Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение, долгосрочные российские и зарубежные командировки) | Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован. Нумеруются и хранятся отдельно от приказов по основной деятельности. Копии приказов или выписки по ним подшиваются в личные дела сотрудников |
| Заявления сотрудников об увольнении по собственной инициативе, отпуске | Подшиваются в личные дела сотрудников |
| Правила внутреннего трудового распорядка | Текст документа должен быть доступен каждому сотруднику организации (вывешивается в организациина видном месте). Каждого принимаемого на работу в организацию сотрудника необходимо ознакомить с правилами внутреннего трудового распорядка под роспись. Организация может самостоятельно определить содержание правил, но с учетом всех обязательных разделов и положений, указанных в ст. 189 ТК РФ |
| Положение (инструкция)или другие формы оформления работы с персональными данными сотрудников | При составлении данного документа работодателю необходимо соблюсти следующие требования [2, с. 95]: 1. Документов должно быть как минимум два (на основании точной формулировки п. 8 ст. 86 ТК РФ, где указано множественное число слова "документ").2. Под каждым документом сотрудники, допущенные к работе с персональными данными сотрудников, должныпоставить собственноручную подпись |
| График отпусков | Чтобы избежать конфликтов по принудительному отправлению в отпуск и уменьшить кадровый документооборот, целесообразнее привлекать самих сотрудников к разработке проекта графика отпусков и согласовывать его с ними. При заполнении графика лучше отдать предпочтение указанию точной даты отпуска, поскольку в этом случае при его предоставлении уже не потребуется написание заявления об отпуске, т. к. он будет предоставлен "автоматически" по графику путем издания приказа |
| Приказы по отпускам | Наличие оформленного и подписанного с обеих сторонприказа об отпуске нивелирует возможность возникновения спорных и щекотливых ситуаций между работодателем и работником. Копии приказов по отпускам или выписки по ним подшиваются в личные дела сотрудников |
| Личные карточки Т-2 | Кроме Инструкции Госкомстата России по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, других правил по заполнению личных карточек нет. Поэтому заполняющий должен по-своему решать сложные вопросы по их заполнению |
| Табель учета рабочего времени | При ведении табеля учета рабочего времени необходимо руководствоваться следующими правилами [2, с. 153]: 1. Учет явок на работу и ухода с нее ведется по организации в целом или отдельно по структурным подразделениям. 2. Включение в табель и исключение из него работников производятся на основании первичных документов по учету кадров (приказов о приеме на работу, трудовых договоров). 3. Каждому работнику присваивается табельный номер, который проставляется во всех документах поучету труда и заработной платы и сохраняется за работником при любых перемещениях внутри организации |
| Положение об оплате труда (о премировании,о надбавках, о вознаграждении за год) | Разрабатывается, чтобы избежать конфликты по вопросу справедливости оплаты труда и упорядочить работу с дополнительными выплатами |
| Приказ о направлении работника в командировку | Составляя приказ о направлении работника в командировку, необходимо помнить, что в унифицированной форме подлежат заполнению все строки, графы и столбцы. Забыв указать сведения в приказе, можно лишить возможности юристов и бухгалтеров организации доказать, что поездка действительно являлась служебной командировкой, а следовательно, обосновать правильность исчисления отдельных налогов [1, с. 200] |
| Инструкция по охране труда | Текст документа должен быть доступен каждому сотруднику организации (вывешивается в организациина видном месте). Каждого принимаемого на работу в организацию сотрудника необходимо ознакомить с инструкцией по охране труда под роспись |
Для установления системы и порядка работы с документами, а также для защиты интересов работодателя в судебных спорах все существующие в компании документы должны быть письменно зарегистрированы.
Система регистрации кадровой документации
Количество журналов (книг учета), которые необходимо вести внутри компании, напрямую зависит от особенностей ее деятельности. Ниже представлен список журналов, которые должны существовать в любой организации независимо от сферы ее деятельности и ее размеров и внутренний вид которых регламентирован нормативными актами (табл. 3) либо внутренний вид которых не регламентирован нормативными актами (табл. 4).
Таблица 3
Журналы, обязательные для оформления и ведения
в кадровых службах организаций, внутренний вид которых
регламентирован нормативными актами [2]
| Наименованиежурнала | Комментарии | Ссылка на нормативный акт и срок хранения, согласно Перечню типовых документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения |
| Книга учетадвижения трудовых книжек и вкладышей к ним | Должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя предприятия и сургучнойпечатью | 1. Трудовой кодекс РФ, ст. 66. 2. Постановление Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек"; далее - Инструкция по заполнению трудовых книжек (определяет разлиновку (внутренний вид) данного журнала). 3. Со сроком хранения 75 лет, согласно п. 695 Перечня |
| Журнал учетамероприятий по контролю | Должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью юридического лица | 1. Федеральный закон от 26.12.2008 N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля" (ред. от 21.04.2011), п. 9 ст. 16. 2. Со сроком хранения 5 лет, п. п. 176, 177 Перечня |
Таблица 4
Журналы, обязательные для оформления и ведения
в кадровых службах организаций, внутренний вид которых
не регламентирован нормативными актами [2]
| Наименование журнала | Ссылка на нормативный акт и срок хранения, согласно Перечню типовых документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения |
| Книга учета трудовых договоров, изменений и дополнений к ним | Со сроком хранения 75 лет, согласно п. 695Перечня |
| Журнал учета приказов по личному составу | Со сроком хранения 75 лет, согласно п. 258Перечня |
| Журнал учета документов по основной деятельности организации | С постоянным сроком хранения, согласно п. 258Перечня |
| Журнал учета отпусков | Со сроком хранения 3 года, согласно п. 695Перечня |
| Журнал учета военнообязанных и лиц, подлежащих призыву | 1. Федеральный закон от 28.03.1998 N 53-ФЗ "Овоинской обязанности и военной службе" (ред. от 28.12.2010), ст. 8; Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 N 719 "Об утверждении Положения о воинском учете". 2. Со сроком хранения 3 года (после увольнения), согласно п. 695 Перечня |
| Журналы учета прибытия/ выбытия при командировании сотрудников | Со сроком хранения 5 лет, согласно п. 695Перечня. Со сроком хранения 10 лет - для зарубежных командировок, согласно п. 695 Перечня |
| Журнал ознакомления с инструкцией (прохождения инструктажа) по охране труда | Со сроком хранения 10 лет, согласно п. 626Перечня |
Для того чтобы журналы (книги) учета выполняли не только функцию регистрации документов, но и могли служить доказательством в случае конфликта того, что документ действительно был создан в определенный период времени и не мог быть вписан позднее, рекомендуется соблюдать следующие правила оформления данных журналов:
1. Должны иметь твердую обложку (для соблюдения срока хранения).
2. Должны иметь клеевой переплет (для доказательства невозможности или затруднительности удаления листа либо добавления листа в существующий журнал).
3. Все страницы должны быть пронумерованы от начала до конца.
4. Журнал должен быть прошит.
5. Должен содержать заверительную запись, которая состоит из указания названия журнала, количества прошитых, пронумерованных страниц (цифрами и прописью), должности, подписи и расшифровки подписи руководителя организации и даты оформления журнала.
6. Должен быть удостоверен печатью юридического лица и подписью руководителя организации (за исключением первых двух книг учета трудовых книжек (табл. 3), которые должны быть удостоверены сургучной печатью, согласно Постановлению N 225, п. 41).
В данной статье мы показали только лишь начальный этап организации работы секретаря-референта в части ведения кадрового делопроизводства, поскольку начинать любое дело всегда сложно и непонятно, за что следует браться прежде всего.
Библиографический список
1. Труханович Л. В., Щур Д. Л. Справочник по кадровому делопроизводству. 5-е изд., перераб. М.: Дело и Сервис, 2007.
2. Митрофанова В. В. Оформляем кадровые документы: настольная книга практика. М.: Альфа-Пресс, 2006.
Л. Кондратьева
Секретарь-референт
ООО "Станкопласт Холдинг"
Москва
Подписано в печать
08.07.2011
hr-portal.ru
Портфель секретаря и документоведа-II :: Profiz.ru
Компакт-диск «Портфель секретаря и документоведа-II»
– Диск «Портфель секретаря и документоведа-II» состоит из трех основных разделов:
1. Нормативные акты по работе с документами
- Организация делопроизводства и секретарского обслуживания
- Правила оформления документов, особенности подготовки отдельных видов документов
- Отдельные направления работы с документами
- Применение автоматизированных информационных технологий при работе с документами
- Организация работы подразделений, ответственных за делопроизводство и секретарское обслуживание
2. Нормативный минимум для секретаря
- Общее делопроизводство
- Персональные данные
- Электронный документооборот
- Унифицированные формы
- Организация хранения документов
- Коммерческая тайна
- Государственная тайна
- Другие
3. Формы документов с примерами заполнения
- Доверенности
- Локальные нормативные акты
- Плановые документы
- Распорядительные документы
- Регистрация. Контроль исполнения
- Справочно-аналитические документы
- Справочно-информационные документы
- Унифицированные формы
- Формирование дел. Организация хранения дел. Выделение дел с истекшими сроками на уничтожение
– На диске представлены шаблоны форм организационно-распорядительных документов (постановлений, приказов, инструкций, протоколов, актов, писем и т. д.), а также примеры их оформления. Особое внимание уделено кадровой документации.
– Формы документов структурированы и представлены в интерактивном виде, что позволяет их редактировать и создавать на их основе новые документы. Примеры оформления документов даны в строгом соответствии с законодательством.
Скачать этот диск бесплатно
www.profiz.ru
Оптимизация работы секретаря
Мы постоянно слышим, что время – самый ценный ресурс на планете. Возможно, это и не так, но времени постоянно не хватает, а значит, и ценится оно больше всего. Поэтому люди постоянно ищут способы экономии времени (вот если бы его можно бы было копить и хранить в специальном банке!). Вечное «ничего не успеваю» особенно актуально, когда речь идет о работе. Не успевать означает задерживаться по вечерам, работать в выходные дни и просто постоянно нервничать по поводу не выполненных вовремя дел. А от этого страдает вся остальная жизнь. Поэтому постараемся помочь вам оптимизировать рабочие процессы.
По оптимизации работы сотрудников, различных служб, предприятий написано огромное количество статей. Вы даже можете пойти на специальный семинар. Я думаю, что нарисовать четкую схему, которой мог бы следовать любой секретарь, личный помощник или офис-менеджер, невозможно. Стиль, ритм и правила работы каждой из нас полностью зависят от начальников, специфики деятельности компаний, в которых мы работаем, и даже корпоративных традиций.
Поэтому схему каждый будет выстраивать сам. А мы поможем советами – очень разными, но действенными, проверенными на практике мной и коллегами.
Чем мы можем пользоваться в работе? Нашим собственным опытом, советами коллег, достижениями современных компьютерных технологий, различными офисными приспособлениями и многим другим. Даже наше любопытство может сыграть отличную роль.
Итак, наша цель – экономия времени. Каким образом избежать завалов, дедлайнов и работы до глубокой ночи? Конечно, полностью застраховаться от этого у секретаря вряд ли получится, но к этому стоит стремиться.
Принцип первый: не делайте чужую работу
Пожалуй, одна из главных проблем в работе секретаря – это извечная необходимость всем и каждому помогать. Нет, конечно же, секретарь и есть помощник. Наша работа состоит в помощи другим: в зависимости от специализации вы можете помогать одному или нескольким начальникам, отделу или даже целой компании. И здесь очень важно понимать: ваши обязанности (как правило, они прописаны в должностной инструкции) – это и есть та самая помощь. Даже если вы работаете персональным ассистентом, очень часто приходится откликаться на просьбы сотрудников, посетителей, клиентов, звонящих по телефону. Отказывать в просьбе, если вы можете помочь, невежливо и недальновидно. Никогда не знаешь, в какой момент и чья помощь может понадобиться. Но здесь кроется подвох: к сожалению, многие люди любят перекладывать на других свою работу. Порой бывает очень сложно провести границу: где вы выполняете свои непосредственные обязанности и помогаете сотрудникам, а где на вас переложили чужие.
Простой пример: в отделе стоит факс, которым пользуются сотрудники. В приемной секретаря управляющего директора также имеется факс – для внутреннего пользования. В случае поломки факса в отделе к вам будут обращаться с просьбой передать факс, и, конечно, вы не откажете. Но, увы, и после починки аппарата многие сотрудники будут продолжать носить письма и документы, отправлять которые у вас нет возможности, потому что если тратить на это свое время, вы не будете успевать выполнять основные обязанности.
Поэтому секретарю необходимо четко проводить границы, уметь говорить «нет» и расставлять приоритеты, как ни банально это звучит.
Даже при сломанном в отделе факсе важнее соединить шефа с нужным человеком, чем отправлять письмо одного из сотрудников.
Почему такое происходит? Не только потому, что все не хотят работать. Просто многие сотрудники искренне полагают, что секретарь все дни проводит в ожидании различных просьб от них, а в перерывах между выполнением просьб скучает. Ваша задача – объяснить, что это не так. Возможно, это покажется резким и у кого-то вызовет обиду. Что ж, важно понимать, что в этом нет ничего страшного. Страшно будет не выполнить свои непосредственные обязанности и тем самым действительно подвести начальника или коллег.
Принцип второй: планируйте время
В обязанности большинства секретарей входит планирование рабочего дня руководителя. Можно применять этот же метод для вашей работы. Например, возразить: каким образом секретарю планировать свой день, если постоянно отвлекают и ситуация на работе подчас меняется с космической скоростью? Но ведь когда мы составляем расписание шефа, всегда приходится учитывать вероятность изменений, многие из которых происходят в самый последний момент. Той же схемой можно пользоваться и при планировании собственного рабочего дня: закладывайте дополнительное время на непредвиденные обстоятельства, составляйте расписание так, чтобы можно было поменять дела местами. И всегда привязывайте свой рабочий график к графику шефа. Например, если вы знаете, что завтра с 10.00 до 12.00 у него выездное совещание и он не будет к вам обращаться, можно наметить себе выполнение дел, до которых никак не доходят руки. Да, к вам могут прийти сотрудники или имеются срочные дела. Но если шеф занят, это делает вас более свободной, чем обычно, так как не нужно постоянно отвлекаться на его просьбы.
Принцип третий: владейте информацией
Причем не только владейте, но и управляйте ею. Регулярно проверяйте актуальность данных, если узнали что-то новое – запишите, сохраните в файл, распечатайте в специальную папку. Постоянно проверяйте и обновляйте данные в телефонной книжке, контакты в Outlook, базы внутренних и внешних телефонных номеров. Здесь может быть два варианта упорядочивания информации:
· вносите соответствующие изменения сразу, как только о них узнаете;
· выделяете себе для этого определенное время (например, один час каждую пятницу).
Если вы выберете второй вариант, лучше завести специальную папку для хранения новых визиток, факсов с уведомлением о смене телефонных номеров и листочков из блокнота, где в спешке записаны важные номера.
Наш совет. Если изменилась ваша контактная информация, постарайтесь оперативно сообщить новые данные всем, с кем регулярно работаете.
Принцип четвертый: используйте современные достижения
Невероятное счастье, что мы больше не используем печатные машинки, что компьютеры не просто вошли в нашу жизнь, а действительно стали способны сделать ее удобнее и легче. Пользуйтесь возможностями, которые вам дают современные программы.
Например, программа Outlook позволяет создавать контакты, списки рассылки, вести календарь и создавать архивные папки. Последнее очень важно. Если вы создадите архивные папки, в которых можно хранить письма по различным темам, то сэкономите себе не только время, но и нервы. Допустим, если вы сохранили запрос в папке «Запросы», то при необходимости будет, во-первых, очень легко его найти, во-вторых, доказать, что вы действительно его отправляли. Кроме того, так можно сохранять подтверждения от гостиниц, электронные билеты и другие важные документы. Конечно, в случае необходимости можно обратиться в авиакомпанию или агентство, выписавшее электронный билет: они хранят их в течение года. Однако вы потратите много времени и будете зависеть от работы другого человека (у которого много своих дел). К тому же билет может понадобиться вам гораздо позже, чем через год.
Из опыта автора. Для себя я установила лимит хранения билетов в архивной папке – три года. Не так давно мне пришлось оформлять начальнику визу в США. В процессе оформления необходимо заполнить анкету, где нужно указать точные даты предыдущих приездов за последние несколько лет. Два с половиной года назад начальник ездил в США, но, конечно, ни он, ни я не помнили точных дат. К сожалению, отметки в паспорте о пересечении границы были поставлены так нечетко, что даты невозможно было разобрать. Помогли, естественно, билеты. Я просто нашла в архивной папке по фамилии начальника билеты за нужный период и таким образом установила даты.
Помните о том, что в Word и Outlook можно включить проверку орфографии, что значительно сэкономит ваше время. Осваивайте новые программы и лучше узнавайте старые. Например, в Excel сумму можно считать автоматически – при ведении расчетов в этой программе калькулятор уже не нужен.
Помимо стандартных офисных программ, можно пользоваться и различными помогающими программами, такими как Punto Switcher. Эта программа не только автоматически меняет раскладку, но и помогает запоминать горячие клавиши, использовать автозамену и многое другое. А программа DeskStickers позволяет легко создавать цветные стикеры на рабочем столе. Многим это нравится, потому что позволяет не забывать о различных мелких делах (ведь блокнот у вас не всегда перед глазами, а обычные бумажные стикеры часто отклеиваются).
На заметку. Сохраняйте полезные сайты в «Избранное». Вы также можете подписаться на рассылки профессиональных сайтов, чтобы узнавать о предстоящих семинарах, конференциях, различных новостях.
Если вы проявите любопытство, поспрашиваете коллег, то легко сможете найти среди многообразия современных программ ту самую, которая сделает вашу работу удобнее, а жизнь легче.
Принцип пятый: все в порядке
Помните выражение «Порядок на столе – порядок в голове»? Всегда держите в порядке рабочий стол (желательно заниматься раскладыванием вещей по местам каждый день в конце рабочего дня). Порядок на столе не только позволит легко найти все нужное и держать важные предметы под рукой, но и произведет хорошее впечатление на начальника, коллег и гостей.
Чистота и порядок должны царить не только на рабочем столе, но и в компьютере, шкафах, ящиках тумбочек. Регулярно выбрасывайте сломанные или ненужные вещи. Придумайте удобную для вас систему организации и хранения документов. Кто-то любит подвесные папки, кто-то хранит все документы в регистраторах в шкафу. Самое главное – чтобы вам было удобно.
Как правило, секретарь хранит у себя канцелярские и хозяйственные товары. Регулярно наводите в них порядок. Таким образом вы будете знать, чего у вас нет, что нужно заказать, что скоро закончится, а чего хватит на год и не стоит тратить на это корпоративные деньги и свое драгоценное время.
Принцип шестой: используйте профессиональные навыки
■ Слепая печать. Сейчас к секретарю редко предъявляют такое требование, как владение слепой печатью. Без этого навыка можно устроиться на работу и успешно справляться со своими обязанностями. И все же секретарю это умение необходимо – прежде всего, для экономии нервов и в качестве заботы о своем здоровье.
■ Скоростное чтение. Через секретаря или личного помощника идет весь документооборот компании. Мы просматриваем тома документов, прежде чем отнести их на подпись руководителю. Дело не только в том, что начальник может спросить вас о содержании документа, но и в том, что невнимательные сотрудники частенько указывают неверные даты, ошибаются в инициалах, оформляют документы не по правилам. На проверку подчас приходится тратить довольно много времени, документы бывают срочные, и сотрудник, их принесший, очень нервничает по поводу того, что вы еще и читаете документ.
В настоящее время существует множество курсов и программ, обучающих скоростному чтению (его еще называют чтением «по диагонали»). Нам это вполне подходит: зачастую не нужно знать детальное содержание документа, достаточно понимать, о чем он, и отметить правильность заполнения ключевых граф.
Принцип седьмой: применяйте шаблоны
Мы каждый день создаем огромное количество различных документов: писем, заявок, приказов, служебных записок. Создайте шаблон для каждого вида документов (или несколько различных шаблонов, если требуется). Например, если в организации введен пропускной режим, создайте шаблон заявки на временный пропуск для гостя – в случае необходимости нужно будет заменить только Ф.И.О. и дату. Естественно, у секретаря должны быть образцы заявлений на отпуск, приказов, согласований и других документов, необходимых для работы. Лучше всего сгруппировать шаблоны по темам, чтобы в случае необходимости не тратить время на поиски.
Принцип восьмой: сохранить и преумножить
Ни для кого не секрет, что мы храним документы в соответствии с государственным стандартом делопроизводства и сдачи в архив. Документы делятся на документы постоянного и временного хранения. Первые мы убираем в архивные боксы и сдаем в архив (или помещаем в специально отведенный шкаф, если архива в организации нет), а вторые можно уничтожить по истечении срока хранения. А дальше зачастую начинается жуткая неразбериха. Некоторые ненужные документы могут годами пылиться в папках на полках, другие (нужные) отправляются в мусорную корзину, потом вы не можете найти позапрошлогодний запрос или прошлогоднюю претензию. Прежде всего необходимо узнать сроки хранения тех документов, с которыми вы работаете. Если в ваши обязанности не входит ведение кадрового делопроизводства, то не стоит забивать себе голову информацией о том, какой срок хранения имеют приказы о приеме на работу. Дальнейшие действия будут зависеть уже от специфики работы в конкретной компании или отделе. Если вы работаете в компании достаточно долго, то уже имели возможность узнать, какие именно документы и сколько нужно хранить в приемной. Если же вы только устроились на работу, постарайтесь выяснить этот момент у предшественницы или сотрудников.
Маленькие хитрости. Конечно, у каждой из нас есть свои маленькие хитрости, позволяющие сэкономить время и наиболее удобно организовать работу в приемной.
Например, многие любят приходить на работу пораньше. Полчаса до начала официального рабочего дня – время весьма продуктивное. Можно не спеша привести себя в порядок, свежим взглядом окинуть приемную, проверить списки намеченных дел, расписание шефа, выпить чашку кофе, почитать новости или что-то интересное в Интернете. Каждая из нас по-своему входит в рабочий ритм. Если вы влетаете в приемную в 9.00 и тут же начинаете отвечать на звонки, заваривая чай и одновременно снимая пальто, и чувствуете себя при этом прекрасно – не нужно ничего менять. Но если подобное начало дня вас раздражает, может, стоит начинать свой день немного раньше?
Хозяйственные мелочи. Позаботьтесь о том, чтобы у вас всегда были под рукой нитки и иголки (можно купить красивый набор), антистатик, необходимые лекарства, запасная пара колготок (которые имеют обыкновение рваться в самый неподходящий момент, когда нет времени бежать в магазин).
И еще несколько советов
● Перед уходом приводите рабочее место в порядок. Утром на это может не быть времени.
● Не откладывайте выполнение задания (даже самого неприятного) на последний момент. В последний момент всегда возникает аврал и совершенно нет возможности работать.
● Заботьтесь о себе. Уходите на обеденный перерыв с рабочего места (даже если обед на офисной кухне занимает у вас десять минут), гуляйте, делайте что-то, не связанное с работой. В приемной в это время лучше не сидеть, иначе можно провести весь перерыв за объяснением всем остальным, что у вас время обеда. Кроме того, делайте перерывы в работе с компьютером (например, можно полить цветы).
● Проявляйте любопытство. К сожалению, мы часто теряем множество удивительных возможностей экономии времени. Одна моя коллега живет недалеко от станции пригородных поездов и всегда рассматривала эту станцию как возможность уехать на природу (которую она ни разу не использовала). Только через два года соседства ей неожиданно открылась истина: электричка идет еще и в обратную сторону, то есть в центр города, где моя коллега и работает. Дорога на работу теперь занимает двадцать пять минут, пробок не бывает, очередей на входе в вагон – тоже. Секретарю очень важно проявлять любопытство, постоянно смотреть по сторонам, интересоваться происходящим вокруг.
Если вы столкнулись с какой-либо задачей впервые, не бойтесь просить о помощи. Можно обратиться к коллегам на работе, сотрудникам, друзьям, задать вопрос на форуме. То, что для вас в новинку, кто-то где-то когда-то уже делал, и этот человек может помочь. И сами сможете помочь кому-то советом, сэкономить чье-то время и почувствовать себя умницей и отличным специалистом.
М.А. Юдакова, секретарь управляющего директора ООО «ТД Полиметалл»
www.profiz.ru
Журнал «Секретарское дело»
Юлия КлименковаВысокий профессионализм — обращенное в профессию творчество.
Л. Гинзбург
Секретарь должен быть профессионалом — это аксиома. А еще инициативным и рассудительным помощником шефа, обладающим широким кругом профессиональных навыков, принимающим решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущим на себя управление.
Не менее важно быть адекватным своим целям и мечтам. Многие мечтают, но не имеют способностей, а зачастую просто желания для претворения мечтаний в жизнь, считая, что эта самая жизнь должна преподнести им все сама, да еще на блюдечке с голубой каемочкой. Но так, к сожалению, не бывает.
Чтобы получить место секретаря, необходим минимальный набор знаний основ делопроизводства, компьютера, иногда иностранного языка. А что же нужно, чтобы удержаться на этом месте и успешно продвигаться по службе? Безусловно, работодатель будет учитывать психологические особенности работника: секретарь — это помощник руководителя, лицо фирмы. Это первый сотрудник, с которым имеет дело посетитель. И от того, как его встретят, зависит впечатление об организации в целом. Многие дальше приемной и не бывают — грамотный секретарь ответит на все вопросы.
Порой бывает трудно сохранить невозмутимость, когда офис в течение дня посещает более ста человек, амбициозных и зачастую агрессивно настроенных. Но секретарю это просто необходимо. Ведь выдержка — одно из основных качеств профессионала.
Кроме всего прочего секретарь сталкивается с большим разнообразием решаемых задач, выполнением нескольких дел одновременно. Порой промахи в работе являются следствием его нихких профессиональных и личностных качеств, которые при выполнении той или иной задачи проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга.
При оценке труда секретарей принято выделять следующие качества.
Профессионализм. Это качество подразумевает владение комплексом профессиональных знаний, умений и навыков, предусмотренных квалификационной характеристикой.
Ответственность. Секретарь должен быть готов принять на себя ответственность по выполнению задач, поставленных руководством, особенно в пределах своей компетенции. Это качество вырабатывается с опытом работы. Руководитель должен быть уверен в том, что секретарь может работать самостоятельно, способен квалифицированно составить и оформить документ, расшифровать стенограмму или диктограмму, организовать прием посетителей, оповестить участников совещаний т.п. Недопустимо разглашать информацию, имеющую закрытый характер, а также могущую нанести ущерб организации или отдельным лицам.
Организованность. Данное качество включает умение организовать свое рабочее место, рационально спланировать работу, обеспечить выполнение каждодневных задач. Недопустимы опоздания как на работу, так и на деловые встречи, совещания, заседания. Организованность и пунктуальность должны проявляться в своевременности и качестве подготовки документов, представлении их руководителю.
Осведомленность. Секретарь должен хорошо ориентироваться в вопросах деятельности предприятия, быть в курсе происходящих событий.
Инициативность. Секретарь должен проявлять самостоятельность и инициативу в решении вопросов своей компетенции, не дожидаясь указаний сверху. Однако, принимая то или иное решение, он должен быть уверен, что оно пойдет на пользу делу, поддержит имидж организации.
Преданность профессии. Любовь к избранной профессии, понимание ее важности, стремление к постоянному совершенствованию — необходимые условия для того, чтобы стать не просто квалифицированным исполнителем, а буквально первым помощником руководителя организации.
Трудолюбие. Необходимо приучать себя выполнять нужную для дела работу своевременно и качественно.
Добросовестность. Секретарь своевременно и качественно должен выполнять работу, которую обещал: отпечатать документ, решить вопрос, навести справку. Специфика секретарской профессии требует готовности оказать помощь другим, особенно в сложных ситуациях. Нужно уметь быстро переключаться с одного вида работы на другой, правильно рассчитывать время, в частности, в дни приема посетителей, подготовки совещаний и т.п. У секретаря должна быть уверенность, что он сделал все, от него зависящее. Не следует перекладывать на других сотрудников свои обязанности, с тем чтобы избежать ответственности за невыполненную или некачественную работу.
Аккуратность. Никогда не забывайте, что вы — лицо организации. А вашим «лицом» являются качество выполняемой работы, культура рабочего места и внешний вид.
Доброжелательность. В деловом общении секретарь всегда должен быть готов оказать максимальное содействие сотрудникам, посетителям, пойти в случае необходимости на некоторые личные неудобства ради дела. Любой человек, обратившийся к секретарю, должен быть уверен, что все возможное будет сделано, а отрицательный результат может быть только по объективным причинам.
По роду своей должности секретарь владеет большим объемом информации и наделен значительными полномочиями, поскольку является первым помощником руководителя и в определенных ситуациях действует от его имени. Недоброжелательность и нескромность могут привести к нетактичному поведению с его стороны, чванству, заносчивости.
В разговоре необходимо употреблять только вежливые формы, не допускать фамильярности, обращения на «ты» и т.д. Если секретарь знает или предполагает, что подлежащая сообщению информация является для собеседника негативной, он должен изложить ее как можно более деликатно.
Среди других качеств, без которых не стать идеальным секретарем, можно отметить умение быстро вникать в суть дела, способность к самообучению, расширению своего кругозора, общительность, которая поможет наладить взаимоотношения с посетителями и коллегами, артистизм и чувство юмора. Многие руководители, рассматривая кандидатуры на должность секретаря, обращают внимание на такие стороны, как семейное положение, состояние здоровья, моральная устойчивость.
Профессия секретаря требует дипломатичности, хорошей памяти, сообразительности и дисциплинированности. Нужно всегда отлично выглядеть, быть в хорошем расположении духа и настроении. Умение держать себя в руках, а язык за зубами очень ценится руководителями. Работая с шефом в одной команде, нужно научиться читать между строк, не задавать лишних вопросов, особенно в присутствии посторонних.
Идеальный секретарь должен быть общительным, но не пустомелей и сплетником; уравновешенным, но активным и работоспособным; чутким и внимательным, но не обидчивым и слезливым; вежливым и доброжелательным и при этом деловым и строгим. Такие противоречия приводят к главному заключению: секретарь, как и хороший руководитель, должен быть РАЗНЫМ — в зависимости от обстоятельств и людей, его окружающих. Его поведение должно быть не раз и навсегда заученным, а гибким и творческим.
А теперь подведем итоги: перечисленные деловые и личностные качества, необходимые секретарю, не даются человеку в готовом виде. Нужен ежедневный труд над собой и серьезная подготовка к работе на этой престижной должности.
profmedia.by
