Порядок нумерации приказов в кадровом делопроизводстве. Нумерация в журнале регистрации приказов

Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве

Виды приказов

Порядок нумерации

Журналы учета приказов

Виды приказов

Среди приказов, касающихся кадровой службы, встречаются разные виды приказов по предприятию:

1. Приказы по личному составу, при помощи которых происходит регулирование трудовых отношений между администрацией и сотрудниками (например, о приеме сотрудника или его очередном отпуске).

   По основанию, установленному ст. 19 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (срок хранения), они подразделяются на:

   • приказы, оформляющие трудовые отношения и их значительные условия (увольнение, перевод на другую должность, смена фамилии и др.) и подлежащие хранению в течение 75 лет;
   • распоряжения, носящие кратковременный характер (отпуск, командировка, выговор и др.) и подлежащие хранению в течение 5 лет.

   Соответственно, целесообразно эти бумаги хранить в разных папках.

2. Приказы по административно-хозяйственной деятельности, касающиеся, например, утверждения правил ВТР.
3. Оставшиеся приказы принято относить к основной деятельности (из кадровых к ним относится, например, приказ о приеме на работу руководителя). Подобные бумаги хранятся постоянно, до момента ликвидации фирмы. 

Порядок нумерации

Присвоение номеров приказам несет в себе определенные цели:

1. Упорядочение всей документации.
2. Ускорение процедуры поиска и распознавания документации при необходимости.
3. Разделение бумаг в зависимости от срока хранения.

Порядок присвоения номеров никак не регламентирован. Определяющим фактором при нумерации приказов в кадровом производстве является ежегодное обновление, то есть с 1-го числа года нумерация начинается с цифры 1.

Чаще всего кадровая служба устанавливает свои правила нумерации, характерные для той или иной категории распоряжений:

1. По основной деятельности, административно-хозяйственной деятельности — нумерация сквозная, то есть по порядку (1, 2, 3, 4…).
2. По личному составу разрешено применение буквенно-цифровых указателей (1к, 1/лс и т. д.). С помощью аббревиатур «ЛС» (личный состав), «К» (командировка), «Пр» (прием на работу) удобно делить приказы по срокам и порядку хранения.

Следовательно, каждая организация вправе самостоятельно разработать свою систему и правила нумерации приказов, утвердив при этом положения в локальном нормативно-правовом акте, например, инструкции по делопроизводству. С указанным документом следует ознакомить всех сотрудников, имеющих доступ к работе с документами.

Для удобства присвоения номеров рекомендуется использовать специальные книги (журналы) учета. 

Журналы учета приказов

Трудовое законодательство не содержит никаких положений, которые обязывают кадровую службу вести журналы учета приказов. А значит, каждое предприятие имеет право свободно определять количество журналов, необходимых к ведению:

• один журнал учета на все виды распоряжений;
• несколько журналов, разделенных в зависимости от вида приказов;
• ни одного журнала.

Унифицированных форм указанных книг нет, соответственно, кадровая служба может их разработать самостоятельно.

В том числе допустимо ведение журналов в электронном виде, если это оговорено локальной инструкцией по делопроизводству. 

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве может значительно упорядочить процесс регистрации и учета документации в целом. Какой способ использовать при этом, каждая организация вправе определить самостоятельно.

rusjurist.ru

Порядок нумерации приказов в кадровом делопроизводстве

В кадровых подразделениях компаний образуется большое количество различных документов, касающихся как деятельности самого подразделения, так и движения персонала в целом по предприятию. Это положения, соглашения, штатные расписания, приказы и распоряжения руководства. При ведении делопроизводства в отделе кадров важно сгруппировать по значимости каждый из видов документов. Особое внимание при этом уделяют созданию простой и понятной системы нумерации приказов в кадровом делопроизводстве.

Документы в кадровом делопроизводстве

В каждой организации существует свой порядок присвоения номеров, приказам по персоналу и кадровому подразделению. Его сложность зависит в первую очередь от количества сотрудников. При небольшом штате, например, в стартапе, необходимости в делении кадровых приказов по видам нет. Максимум, что может понадобиться, это разделить бумаги по срокам хранения.

Таких сроков, как правило, три:

• документы по основной деятельности фирмы хранят все время существования предприятия;
• приказы (распоряжения) руководства по персоналу, сведения о которых необходимо заносить в трудовые книжки, хранятся 50 (75) лет;
• текущие приказы по сотрудникам, которые не указывают в личном деле сотрудников, хранят до 5 лет.

Для небольшого предприятия такого разделения приказов и распоряжений по персоналу вполне достаточно.

Другая ситуация возникает в крупных компаниях, с удаленными подразделениями, филиалами, штатной численностью сотрудников в несколько тысяч человек. В них ежедневно издается множество распоряжений и приказов о приеме работников, увольнении, перемещениях, отпусках, командировках и т. д.

При большой численности наемных работников необходимо дополнительно делить приказы на несколько категорий. Например, в разрезе действий с персоналом, подразделений, срокам хранения документов и т. д.

Общеустановленных правил присвоения номеров кадровым документам нет.

Вместе с тем, необходимо руководствоваться несколькими правилами присвоения номеров приказам по кадрам.

Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве

Во-первых, по умолчанию действует правило, что нумерация приказов и иных кадровых документов начинается заново с началом нового года. Исключение из него сделано для некоторых государственных и муниципальных учреждений, где новый учебный год начинается в сентябре. Такие организации начинают нумеровать приказы с 1 сентября, а не с 1 января.

Во-вторых, используемая система нумерации кадровых приказов должна уменьшать время на поиск нужной бумаги. Для этого к номеру приказа можно добавить год издания или буквенный код его тематики.

Например, приказ № 5-2018 или № 5-отп.

Кроме того, при большом количестве одинаковых по содержанию приказов можно вести журналы учета приказов. В них заносят основные сведения о каждом приказе и распоряжении:

• номер и дату издания;
• содержание документа;
• Ф. И. О. сотрудника, которого он касается и подразделения, где он работает.

Такие журналы можно вести как на бумажном носителе, так и в электронном виде в формате простой экселевской таблицы.

В-третьих, снижать время на обработку и дальнейшее архивирование приказов и распоряжений. Чем больше документов по кадровым вопросам образуется в компании, тем разветвленнее должна быть их классификация и длиннее номер каждого приказа.

Например, в кадровой службе компании работают несколько сотрудников, которые отвечают каждый за свой участок работы. Для того чтобы подписанный директором приказ, сразу попал к работнику, который отвечает за командирование сотрудников, такому документу присваивают номер, однозначно указывающий на его назначение. Это может быть цифровой или буквенный код, применяемый для разделения операций по функционалу — № 5-2018-ком или № 5-увол.

В целом используемая система нумерации должна облегчать работу кадровых служб, поэтому не нужно делать ее громоздкой.

Если в небольшой фирме с 3 работниками функции делопроизводителя по кадровым вопросам входит в обязанности бухгалтера, то разветвленная нумерация приказов руководителя может только запутать работника и привести к большим потерям времени на работу с документами.

В-четвертых, при создании нумерации кадровых документов, она должна быть аналогична, принятому в других подразделениях порядку присвоения номеров для документов. Единообразия нумерации в целом по предприятию можно достичь созданием внутреннего документа по ведению делопроизводства в разрезе подразделений или видов деловых бумаг, а также общей для всех отделов или управлений номенклатуры дел.

Как вести нумерацию приказов в кадровом делопроизводстве

Перед началом нового календарного года необходимо решить вопрос о том, устраивает ли действующая система нумерации кадровых приказов или в нее необходимо внести изменения. При создании нового предприятия можно использовать простейший порядок нумерации приказов в кадровом делопроизводстве, где каждый приказ имеет одно- или двухзначный номер.

Затем по мере расширения штатной численности персонала, передаче функций по кадрам в отдельное структурное подразделение появляется необходимость в делении приказов по персоналу на несколько категорий, которые также отражаются в номере каждого документа, при помощи буквенно-цифровой кодировки, в зависимости от общей системы нумерации, принятой на предприятии.

При создании системы нумерации и ведения документооборота на предприятии нужно руководствоваться требованиями, заложенными в таких нормативных актах как, закон об архивном деле №125-ФЗ от 22.10.2004 и приказом Министерства культуры РФ № 558 от 25.08.2010.

Они устанавливают общие сроки хранения кадровых приказов, а также дают достаточно простую классификацию различных документов по персоналу. Кроме того, некоторые отраслевые ведомства также разрабатывают отдельные положения по ведению документооборота в подчиненных им организациях.

Примеры нумерации приказов в кадровом делопроизводстве

Сложность используемой системы зависит от ежегодного количества издаваемых приказов по персоналу.

Для небольшой организации, где численность сотрудников не превышает 15 — 20 человек и нет отдельного работника, который занимается кадровыми вопросами, а их ведение поручено бухгалтеру или секретарю применяют самую простую систему.

В ней нумерация приказов начинается 1 января каждого года с №1 и далее по порядку. Иногда добавляют год издания приказа — №1-2018.

При добавлении различных символов к номеру приказа можно использовать следующие знаки: «-», «/» или «.».

То есть номер приказа будет выглядеть так:

№15-2018, №15/2018 или №15.2018.

Иногда, для упрощения дальнейшего архивирования приказов к номеру документа добавляют код, обозначающий срок его хранения. Например, № 15-д, будет означать приказ с длительным до 75 лет сроком хранения.

Дополнительно к нумерации ведут журнал учета приказов на бумажном носителе или в электронном виде (в форме обычной таблицы), который облегчит поиск информации о приказе. В таблицу заносят основные сведения о приказе.

Например,

21.01.2018	№ 2/2018	Приказ об увольнении	Бухгалтер Свирестенев М. Э.
02.03.2018	№ 3/2018	Приказ о командировании	Директор Ильнович Т. Г.

Пример нумерации для предприятий средних размеров

Для компаний средних размеров, где работа с персоналом уже выделена в отдельное направление, необходимо применять более сложную нумерацию для кадровых приказов.

Такая система может подразумевать выделение приказов по персоналу в отдельную категорию, тогда к обычному номеру приказа добавляют цифру или буквы, обозначающие кадровое подразделение.

Например, приказ № 1-2018/к.

Если каждому отделу в документообороте организации присвоен порядковый номер, то вместо буквы нумерация приказа будет выглядеть так:

№ 1-2018/4, где 4 — порядковый номер кадровой службы.

При достаточно большом обороте документов по личному составу организации дополнительно могут использовать деление по причинам издания приказа. Это также может указываться буквенным или цифровым кодом.

Например, №1-2018/4отп, что означает приказ об отпуске сотрудника. Или код «3» присвоен приказам о премировании. Тогда номер может выглядеть так:

№1-2018/3к, №1-2018/4.3 — это означает, что отдел кадров (4 или «к») подготовил и подписал у руководителя приказ о премиях работников (3), а с начала года этот приказ был первым в отделе кадров (1).

Также в средних компаниях целесообразно разграничить журналы для учета изданных приказов. Вместо одного общего журнала можно вести следующие виды журналов:

• приказы об увольнениях, перемещениях и приеме на работу;
• приказы по командированию сотрудников;
• приказы по премированию и взысканиям;
• приказы по отпускам;
• иные приказы и распоряжения по персоналу.

Пример нумерации приказов по кадрам для крупных предприятий и корпораций

Наибольшую сложность представляет собой систематизация кадровых документов в компаниях со штатной численностью в несколько тысяч человек. В таких корпорациях множество подразделений, удаленных филиалов. Нумерация приказов здесь может зависеть от степени централизации функций. При наличии в удаленных подразделениях собственных кадровых служб, нумерация приказов может быть аналогична принятой на предприятиях средних размеров.

Если управление персоналом полностью централизовано и в головном офисе компании создан единый департамент по работе с наемными сотрудниками, то приказы по кадровой работе могут дополнительно разделяться по следующим категориям:

• самостоятельное подразделение, в котором работает сотрудник, упомянутый в приказе;
• отдел, служба или департамент, где числится работник;
• фамилии сотрудников, по которым издаются приказы в алфавитном порядке.

Например, каждое удаленное подразделение имеет свой порядковый номер — филиал № 1, филиал № 2 и т. д.

Если других критериев для деления нумерации приказов по кадрам не используют, то по аналогии с предыдущим примером нумерация будет выглядеть так:

№ 1-2018/4.3ф2 — что означает приказ о премировании работников филиала № 2.

При использовании детализированной системы нумерации приказов, лучше всего порядковый номер документа ставить последней, а не первой цифрой.

То есть, номер приказа будет выглядеть следующим образом — № 4.3ф2/2018-1.

При большой штатной численности каждого из самостоятельных подразделений в нумерации приказов по кадрам дополнительно используют код отдела или управления, входящего в состав каждого филиала.

Например, номер приказа, касающегося сотрудников бухгалтерской службы в филиале №2 может быть таким: № 4.3ф2/бс/2018-1.

В случае дополнительного деления приказов по фамилиям сотрудников, в номер приказа вносят первую букву фамилии работника, по которому издается приказ.

Алфавитное деление сотрудников может дополнять другие критерии дополнительной классификации приказов или использоваться отдельно.

Номер приказа будет следующим:

№ 4.3ф2/бс/2018-1о или №4.3/2018-1о, где буква «о», является первой буквой фамилии сотрудника.

Крупные компании, как правило, пользуются электронными системами документооборота и отдельно вести журналы учета приказов по персоналу нет необходимости. В таких организациях используют электронные каталоги документов, и найти нужный приказ можно при помощи функции расширенного поиска, внутри каталога.

Сложность системы нумерации приказов по кадровому делопроизводству зависит от численности персонала и количества издаваемых в году приказов. Чем больше подразделений или документов, тем больше критериев для поиска должен содержать номер приказа. Упрощает работу с приказами и распоряжениями руководства по кадровой работе и дополнительное ведение журналов учета или электронных каталогов изданных приказов. Руководитель каждого предприятия может самостоятельно решить насколько развернутую систему нумерации применять в компании.

delatdelo.com

Порядок нумерации приказов в кадровом делопроизводстве

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве – неотъемлемый атрибут документооборота любой организации. Из нашей статьи читатель узнает, зачем необходима нумерация приказов, какие варианты организации кадрового документооборота существуют, и как присвоить приказу номер.

СОДЕРЖАНИЕ СТАТЬИ:

Законодательство, регулирующее вопросы нумерации кадровых документов

В каждой организации постоянно оформляются кадровые документы – при приеме и увольнении сотрудников, при издании приказов и принятии коллективных договоров, во многих других случаях. Для того, чтобы документы были систематизированы, каждую бумагу было легко найти, применяются различные методы, основным из которых является нумерация всей кадровой документации.

Единая система кадрового документооборота не устанавливается для всех видов организаций. Для некоторых ведомств применяются свои инструкции. Чаще всего, это инструкции по делопроизводству, — например, приказ Казначейства России от 27.05.2011 № 206, которым утверждена инструкция по делопроизводству в органах Федерального казначейства, Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденная Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 № 36.

В организациях и у ИП единой системы документооборота на законодательном уровне не закрепляется, однако это не значит, что ее не нужно вводить. Закрепление такой системы возможно с помощью локальных актов, принимаемых в порядке, установленном ст. 40 ТК РФ. Локальные акты принимаются с учетом требований ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, Приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33, Приказа Минкультуры России от 25.08.2015 № 558, иных актов.

При грамотной разработанной системе кадрового документооборота, которая включает в себя и порядок нумерации приказов, в нескончаемом потоке документов разобраться будет гораздо проще.

Приказы, которые принимаются в организации и подлежат нумерации

Приказ – это распорядительный документ, который принимается руководителем организации (единоличным исполнительным органом) с целью регулирования внутренних и внешних правоотношений. Виды приказов, которые могут быть приняты в организации отражены в Приказе Минкультуры России № 558. Разумеется, представленный перечень не является исчерпывающим, однако может дать представление о том, какие приказы могут приниматься в фирме.

Важно! Разграничение приказов друг от друга и их нумерация важны еще и потому, что для каждого документа предусмотрен свой срок хранения.

Приказы, принимаемые в организации условно можно разделить на следующие виды:

1. По личному составу. Это распоряжения, связанные с приемом и увольнением сотрудников, и т.д.
2. По основной деятельности. Это локальные акты любой направленности, например, Положение об охране труда.
3. По административно-хозяйственной деятельности. Это приказы по порядку посещения производственных помещений, организации охраны, и т.д.

Порядок нумерации: как вести нумерацию приказов в кадровом делопроизводстве?

Поскольку императивных требований к тому, каким образом должна осуществляться нумерация нет, каждый работодатель вправе избрать свою систему. Однако, чтобы не изобретать велосипед, можно воспользоваться уже готовыми моделями, о которых расскажем далее.

1. Первый вариант – использование букв и цифр. Цифры проставляются по порядку, а от буквенного значения зависит тип приказа. Например, номер приказа 2-У может означать, что документ принят в начале года, и это приказ об увольнении сотрудника. Можно добавлять к таким приказам цифровые значения года принятия, например, № 2-У-2018.
2. Второй вариант – группировка приказов по уже упомянутым выше группам (по личному составу, и т.д.). Нумерация каждой группы начинается с 1 и продолжается либо до окончания календарного года, либо до бесконечности.
3. Третий вариант – разработка более сложной систематизации. Такая система, несмотря на свою сложность, оправдывает себя в полном объеме. Приказы систематизируются по нескольким критериям, например: дате принятия; группе, сроку хранения; структурному подразделению, в отношении которого документ принят и т.д. Например, Приказ № 2017-5—50л-ЛС-ЭО может означать, что приказ принят в 2017 году за номером 5, срок его хранения составляет 50 лет, он является приказом по личному составу, и относится к экономическому отделу организации.

Какой вариант выбрать – зависит от конкретной организации и предпочтений руководства. Любой вариант нумерации можно закрепить в локальном акте.

Учет приказов в журнале учета

Для удобства регистрации приказов, их можно заносить в специальный журнал учета. То, какие приказы заносить в журнал, выбирает руководство организации. Как правило, в них регистрируются приказы по формам № Т-1, Т-1а, Т-8, Т-8а, Т-9, Т-9а, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Формы журналов на законодательном уровне не утверждается, соответственно в каждой фирме может быть введен свой журнал.

В них указываются следующие сведения:

1. Титульный лист, в котором отражены название журнала, дата начала и окончания его ведения, наименование организации.
2. Раздел, в котором дается указание на ответственного лица за его ведение, перечень приказов, принятых в фирме, их номера, сроки хранения, перечень лиц, на которые конкретные приказы распространяются.

***

Таким образом, в каждой организации может устанавливаться свой порядок нумерации приказов, а также формы журналов их регистрации.

 

zakoved.ru

Должна ли быть соблюдена нумерация в книге приказов

Зарплата за апрель: не ошибитесь в дате перечисления НДФЛ из-за майских праздников В нынешнем году первая «порция» майских праздников будет длиться 4 дня (с 29 апреля по 2 мая включительно). Если в вашей компании день выплаты зарплаты – 1-е или 2-е число, выдать апрельскую зарплату придется досрочно – 28 апреля. В этот же день нужно удержать и зарплатный НДФЛ. < … Выдать увольняющемуся работнику копию СЗВ-М нельзя Согласно закону о персучете работодатель при увольнении сотрудника обязан выдать ему копии персонифицированных отчетов (в частности, СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ). Однако эти формы отчетности списочные, т.е. содержат данные обо всех работниках. А значит передача копии такого отчета одному сотруднику – разглашение персональных данных других работников. < …

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Фрагмент документа СвернутьПоказать Приложение № 15 к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 Приказы регистрируются… по порядку номеров в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения регистрируются отдельно. Фрагмент документа СвернутьПоказать Рекомендации по ведению делопроизводства в организации, ВНИИДАД, 2003 г. 3.2.7.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из органов власти, приказы руководителя организации по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан.

Правильная нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Что значит присвоить номер приказу Присвоить номер приказу — значит:

• упорядочить процесс регистрации кадровой документации;
• ускорить процедуру распознавания приказа при необходимости отыскать его в общем объеме кадровых бумаг;
• облегчить классификацию приказов при оформлении документов на хранение.

Специфика нумерации приказов в кадровом делопроизводстве заключается в следующем:

• в необходимости разграничения документов с длительным (75 или 50 лет) и кратковременным (от 1 года до 5 лет) сроком хранения;

ВАЖНО! Законом «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» от 02.03.2016 № 43-ФЗ с марта 2016 года введены урезанные сроки хранения документов по личному составу — 50 лет, кроме тех, которые созданы до 2003 года (для них срок по-прежнему равен 75 годам).

Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве

Важно

Следовательно, работодатель вправе самостоятельно определить, вести ему один журнал учета всех приказов, несколько журналов учета по каждому виду приказов или не вести журналы вовсе. Типовых форм журналов регистрации приказов по кадровой деятельности нет, поэтому кадровая служба организации вправе разработать их самостоятельно.

Внимание

Полный список книг и журналов, которые ведет кадровая служба, а также сроки их хранения указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Таким образом, из всего вышесказанного, можно сделать вывод, что приказы по кадрам делятся на несколько групп.

При этом, на практике, рекомендуется хранить каждый вид приказов в отдельной папочке. Следовательно, все приказы по организации будут храниться в отдельных папках и располагаться в них в соответствии с нумерацией присвоенной в журнале регистрации.

Важна ли "сквозная" нумерация учетных документов?

Расшифровка номера приказа следующая:

• цифровой код присваивается по порядку всем приказам с начала календарного года независимо от их вида;
• буквенный шифр выступает приставкой к цифре, позволяющей идентифицировать видовую принадлежность приказа.

В качестве разделительного знака может выступать тире, дробь, точка и др. Либо номер и шифр могут проставляться сплошным способом — без специальных разделительных знаков, с применением пробела (или без него). Например, приказы по личному составу в небольшой компании могут выглядеть следующим образом: приказ № 1/к и приказ № 2 л/с, символизируя 2 группы приказов, отличающихся сроком хранения. Крупной компании с большим количеством работников и видовым многообразием приказов придется разработать специальную систему нумерации, закрепив ее во внутрифирменном локальном акте.

Нумерация приказов

При этом допускается оформление документов в произвольной форме, так как унифицированные формы не охватывают все кадровые операции (например, смена фамилии, дисциплинарное взыскание и т. д.). Работу с организационными и распорядительными документами постройте по схеме: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем, передача на исполнение ответственным сотрудникам.

Инфо

Об этом сказано в пункте 3.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. Ситуация: Какие приказы относятся к приказам по личному составу, а какие – к приказам по основной деятельности.

К приказам по личному составу нужно отнести приказы, при помощи которых документируют трудовые отношения – прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п.

Каковы правила оформления нумерации приказов в журнале регистрации?

Текст распорядительной части приказа по личному составу разбивается на разделы и пункты, которые оформляются арабскими цифрами с точкой. Он состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной. В констатирующей части должны быть изложены цели и причины издания приказа. В распорядительной – перечислены конкретные задания, исполнители и сроки исполнения.

Кроме того, обязательно должны быть перечислены основания для издания приказа. Обратите внимание, что дата приказа и регистрационный номер пишутся от руки после завершения процедуры оформления приказа.

Ведь как можно заранее присвоить номер и дату документу, который еще не подписан? Вполне возможно, что проект приказа будет переделываться, а за это время в книге регистрации нумерация уйдет далеко вперед.

Нумерация кадровых приказов на прием и увольнение

Примерами индексов могут служить:

• «лс» — приказы по личному составу;
• «п» — о приеме на работу;
• «у» — о расторжении трудового договора;
• «к» — о назначении командировки и т.д.

Приказы, касающиеся основной деятельности предприятия, обычно нумеруются при помощи только цифр, индексы не используются, однако организация может использовать и буквенный код, и никто не может ей это запретить. Присвоение приказам номеров осуществляется в хронологическом порядке начиная с цифры 1.

Каждый год нумерация начинается с начала. Исключение составляют образовательные учреждения и учреждения культуры – в них началом года в целях делопроизводства является 1 сентября. Такая нумерация упрощает решение вопросов, связанных с поиском и хранением приказов.

При этом для регистрации приказов по личному составу может использоваться несколько журналов в зависимости от тематики распорядительных документов. Если в организации используется система электронного документооборота (СЭД), то при ее настройке принято создавать отдельные группы регистрации для вышеперечисленных приказов. Отметим, что так стоит регистрировать приказы еще и потому, что журналы (книги, картотеки, базы данных) регистрации приказов по основной деятельности, приказов по личному составу и приказов по административно-хозяйственным вопросам имеют разные сроки хранения! Фрагмент документа СвернутьПоказать Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв.

Должна ли быть соблюдена нумерация в книге приказов

Что касается журнала учета приказов, то для удобства их ведения рекомендуется вести журнал на каждый вид приказов (т.е. журнал регистрации приказ по основной деятельности, журнал регистрации приказов по личному составу со сроком хранения 5 лет и т.д.). Следовательно, все приказы в каждом журнале имеют свою порядковую нумерацию. При этом, применять в нумерации только цифровые индексы или буквенно-цифровые, каждая организация решает самостоятельно. Однако, с целью отличия данных приказов, все же рекомендуется буквенно-цифровую нумерацию. Также повторимся, что порядок ведения кадрового делопроизводства целесообразно прописать в локальном документе организации, например, положении о кадровом производстве.

plusbuh.ru

Журнал регистрации приказов должен быть пронумерован

Необходимые пункты Журнал регистрации кадровых приказов: заполнение Как было изложено выше, законодательство не предусматривает специальную форму журнала регистрации приказов. Однако специалисты дают рекомендации по основным разделам журнала, которые можно использовать. Например:

• порядковый номер,
• дата приказа,
• номер распоряжения,
• основное содержание приказа,
• сотрудник,
• табельный номер,
• основание распоряжения.

Примерные резервные колонки:

1. кто подписал приказ,
2. кто исполняет приказ,
3. куда передали приказ,
4. расписка о получении, дата,
5. отметка о направлении в дело, и так далее.

Иногда требуется колонка «Примечания». Тогда следует сделать такую отметку: «запись № ……………… в столбце № ………… не действительна». После этого вносится новая запись.

Журнал регистрации приказов по личному составу

Журнал регистрации приказов Страница журнала регистрации приказов по личному составу Так как порядок присвоения номеров приказам не установлен на законодательном уровне, работники-кадровики ведут журналы для регистрации приказов. Процесс регистрации — это копирование реквизитов с документа и занесение этих данных в специальную регистрационную форму. Приказы по основной деятельности ведутся на предприятии отдельно от распоряжений по личному составу.

Важно

Это обусловлено разными направлениями деятельности и сроками хранения. Нумерация этих распорядительных документов должна вестись отдельно. Журналы регистрации приказов будут разные. Обратите внимание! Регистрация документа дает ему юридическую силу, она устанавливает факт его создания или получения.

Трудовое законодательство не обязывает предприятия вести журналы учета приказов. Журналы регистрации разрабатываются каждой фирмой самостоятельно.

Ведение журнала регистрации кадровых приказов в делопроизводстве предприятия

Кто несет ответственность? Ответственность за ведение журнала несет определенный работник Основная работа предприятия регулируется, прежде всего, его главой в лице директора. Он, в свою очередь, возлагает ответственность по распоряжениям и приказам на руководителей отделов. Иногда задачи организации носят комплексный характер.

В этом случае директором создается специальная комиссия, в которую входят специалисты в разных областях. Распоряжения следует делить на разновидности в зависимости от того, являются ли они главными или оперативными. Вариант классификации приказов:

• Приказы по основной работе предприятия. Распоряжения этого уровня издаются наряду с другими задачами основной деятельности предприятия.
• Приказы по работе администрации.
• Приказы по этой классификации должны регистрироваться и храниться отдельно. Это связано с установленными сроками хранения.

Как правильно вести журнал регистрации приказов по личному составу (образец)?

Инфо

Журнал может содержать и дополнительную информацию, например, основания для издания приказа. На титульном листе можно указать индекс приказов, например приказы по отпускам или по больничным листам. Хотя нет требований по индексированию журналов, но для работы кадровой службы это намного удобнее.

В журнале присутствуют 9 граф:

1. Порядковая нумерация приказа.
2. Дата выхода.
3. Нумерация приказа.
4. Описывается вид: о приеме, увольнении. Регистрируют полностью, без сокращений.
5. Данные сотрудника.
6. Причина издания приказа: на основании заявления, трудового договора, по соглашению сторон.
7. Графа для подписи сотрудника об уведомлении о выходе приказа, например, об увольнении.

Журнал регистрации приказов по личному составу порядок нумерации

Ведение кадровой документации является важной составляющей хозяйственной деятельности каждого предприятия, ведь только подробное ведение дел позволяет не только достичь успеха в управлении персоналом, но и избежать проблем с контролирующими органами, коими являются и Инспекция труда, и прокуратура. В частности, одним из обязательных документов, который требуется при проведении любой проверки, является и журнал регистрации приема на работу. Что говорит закон? На каждом предприятии, как правило, кадровое делопроизводство ведется на основании Инструкции по делопроизводству, которая утверждается локальными актами либо отраслевыми соглашениями. В частности, разрабатываются формы справок, уведомлений, журналов и иных бланков, форма которых не утверждена на законодательном уровне, но ведение которых является обязательной нормой, оговоренной в федеральном законодательстве.

Как составляется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Внимание

Хотя конечно некоторые кадровые работники в данный журнал вносят еще и данные о предоставляемых отпусках либо командировках, а к этим данным применимы сроки хранения всего в 5 лет. Соответственно, журнал регистрации приказов должен содержать в себе только те данные которые отражают прием, перемещение и увольнение. Ответственные лица Как правило, журнал регистрации приказов ведется кадровым работником, но не любым сотрудником, который относится к кадровому отделу, а именно тем, который в соответствии с приказом по предприятию назначен ответственным за ведение данного вида кадровой документации и чьи данные указаны на обороте титульного листа самого журнала.

Несмотря на то, что форма журнала регистрации приказов по личному составу не утверждена на законодательном уровне, оформить подобный документ совсем не сложно, учитывая информацию о ведении журнала представленную выше.

Если графа «Примечание» в журнале отсутствует, то ошибочно внесенные сведения не зачеркиваются, а под ними делается такая же отметка, как в трудовой книжке («запись № в графе № недействительна») и указываются новые сведения. Журнал является документом внутреннего пользования и не может передаваться работникам иных, кроме отдела кадров, подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров. Ознакомление руководителей подразделений или иных должностных лиц организации с журналом должно производиться в присутствии лица, ответственного за его ведение.

Журналы с определенной регулярностью, устанавливаемой в отделе кадров, представляются начальнику отдела для проверки своевременности и правильности принятых решений, для подготовки отчетов, докладов, анализа кадровой работы. В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение.

Также бывают журналы, где описаны отпуска или увольнения. Обычно журналы регистрации приказов похожи между собой наличием стандартных колонок. Среди этих колонок должны быть запасные, для заполнения соответствующими работниками в случае необходимости.

Закон не предусматривает единой формы для всех журналов регистрации. Поэтому ниже мы приведем наш образец такого журнала. Но предприятие вправе разработать свою форму журнала регистрации приказов.

Порядок регуляции Деятельность компании предполагает образование ряда документов, Перечень которых утверждает приказ Минкультуры РФ от 25.08. 2010 № 558. Базовое положение этого нормативного документа предписывает обязательное наличие сроков хранение кадровой документации. Например, журналы регистрации различных приказов по сотрудникам предприятия должны быть сохранены двумя сроками: в 5 и 75 лет.Требования к документу При оформлении журнала регистрации приказов по личному составу применяются следующие требования:

• каждый лист журнала должен быть пронумерован;
• журнал должен быть прошит внизу толстой двойной нитью, которая завязывается и заклеивается заверительной надписью, содержащей подпись лица, ответственного за оформление и ведение журнала и печать предприятия, а также количество прошитых и пронумерованных листов указанных не только арабскими цифрами, но и прописью;
• журнал должен иметь твердую обложку, а также плотные листы для регистрации приказов, учитывая, что храниться сей документ будет долгие годы.

Данные правила предусмотрены не только для того чтобы способствовать длительному хранению документа, но и с целью избежать фальсификации данных, то есть зарегистрировать приказ задними числами либо удалить лист с оформленной регистрацией.Приказы по основной деятельности обычно нумеруются порядковым номером, а кадровые – номером и буквой. Например, номер может выглядеть как «Приказ №2 -л/с» или «Приказ №2-к». Для документов с разным сроком хранения придумайте разные обозначения. Например, краткосрочные можно помечать как кадровые, а длительные – как по личному составу. 3 Разделите приказы по кадрам на 2 части по срокам хранения. Документы о предоставлении очередного или учебного отпуска, краткосрочной командировке, поощрениях и дисциплинарных взысканиях хранятся 5 лет. Приказы о приеме на работу, переводу, увольнении, длительных командировках и длительных отпусках подшейте в другую папку. На обложках скоросшивателей напишите название папки и срок хранения. Приказы по основной деятельности подшейте отдельно 4 В крупных фирмах приказы оформляют разные службы.

Журнал регистрации приказов должен быть пронумерован

А именно:

• Внесение записей в трудовые книжки;
• Оформление личных дел;
• Создание приказов по личному составу;
• Оформление графика отпусков и штатного расписания;
• Составление и преобразование должностных инструкций;
• Хранение и своевременная сдача документов в архив;
• Грамотное внесение изменений в документы;

Содержание статьи

• 1 Виды приказов и необходимость их регистрации
• 2 Правила ведения
• 3 Каждый год новая или нет
• 4 Журнал регистрации приказов
• 5 Что делать, если ошибка
• 6 Образец приказа о нумерации приказов

Виды приказов и необходимость их регистрации Бланк приказа о приеме на работу Особое внимание в отрасли кадрового документооборота уделяется созданию приказов. Распорядительные документы делят на 2 группы: По личному составу.

kodeks-alania.ru

Порядок нумерации приказов в кадровом делопроизводстве

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве — неотъемлемый атрибут документооборота любой организации. Из нашей статьи читатель узнает, зачем необходима нумерация приказов, какие варианты организации кадрового документооборота существуют и как присвоить приказу номер. 

Законодательные основы организации документооборота на предприятии

Виды приказов

Варианты организации кадровой нумерации приказов

Журнал учета приказов

Подписывайтесь на&nbspнаш канал в&nbspЯндекс.Дзен!

Подписаться на канал

Законодательные основы организации документооборота на предприятии

Деятельность каждого учреждения сопровождает оформление определенного количества документов. Даже если компания работает не особенно активно, ее документооборот составляют официальные бумаги о создании и регистрации предприятия, документация, препровождающая процедуры трудоустройства и увольнения работников, и, конечно же, приказы как волеизъявления и распоряжения руководства предприятия по самым различным поводам.

Законодательство не устанавливает единой системы делопроизводства для всех организаций. Существуют лишь отдельные ведомственные приказы, утверждающие инструкции по делопроизводству в конкретных госорганах (к примеру, приказ Федеральной службы по труду и занятости от 28.09.2007 № 219, приказ Федерального казначейства от 27.05.2011 № 206). Таким образом, компаниям предоставляется правовая свобода по установлению внутренней системы документооборота.

Разрабатывая систему документооборота, которая включает в себя и порядок нумерации приказов, необходимо учитывать требования федерального закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, постановления Госкомстата РФ «О принятии и введении в действие Госстандарта РФ» от 03.08.2003 № 65-ст, приказа Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Хорошо продуманная система нумерации приказов позволит:

• систематизировать значительную часть документооборота;
• облегчить процедуру поиска нужного приказа;
• усилить контроль за оформлением решений руководства.

Каждая организация, устанавливая собственную систему документооборота, в том числе порядок нумерации приказов, исходит из структуры предприятия, численности трудового коллектива и видов издаваемых документов.

Виды приказов

Все приказы по предприятию могут быть условно разделены на 3 вида:

• по личному составу;
• по основной деятельности;
• по административно-хозяйственной деятельности.

К приказам по личному составу относятся такие, с помощью которых документируются трудовые отношения, то есть прием, увольнение сотрудников, приказы об отпусках и командировках и т. п.

Административно-хозяйственные приказы содержат распоряжения по внутренней бытовой организации работы предприятия. К примеру, приказы о соблюдении внутреннего трудового распорядка, использовании зданий и помещений, приказы по охране и внутренней связи и т. п.

Остальные приказы могут быть отнесены к приказам по основной деятельности. Это большая группа распоряжений, которая включает и приказы по штатному расписанию (утверждение, изменение), и приказы по планированию деятельности, финансированию, материально-техническому обеспечению и т. д.

От вида приказа зависит не только его место в системе документооборота, нумерация, но и сроки хранения. На сроках может быть построена вся система организации хранения приказов и их нумерация.

Варианты организации кадровой нумерации приказов

Разновидностей схем нумерации приказов множество. Рассмотрим некоторые из них.

1. Самый простой вариант нумерации подходит для организаций с небольшим документооборотом и предполагает присвоение приказу числового кода и, возможно, буквенного знака. При такой системе все приказы нумеруются по порядку от 1 и далее. Общим моментом для всех подобных схем документооборота будет то, что с каждого нового года нумерация будет начинаться заново. Буквы при этом могут означать зашифрованную тематику приказов или же место хранения, облегчая поиск нужного документа.
2. Усложненный вариант предполагает также сквозную нумерацию, но с разбивкой приказов на группы. То есть нумерация каждого вида приказов (по личному составу, по основной деятельности и т. д.) будет начинаться с 1 и далее. При такой системе буквенный знак в номерном коде приказа приобретает смысловое значение и указывает на группу, к которой относится приказ.
3. Сложные варианты систем нумерации приказов подходят тем компаниям, у которых значительный документооборот с большим количеством распоряжений. При этом буквенно-числовые коды на приказах могут указывать на многоступенчатую систему нумерации, где приказы объединяются не только в группы по видам, но и в группы по срокам хранения документов (менее 5 лет, 50 лет, 75 лет). Кроме того, шифр в номере приказа может указывать на структурное подразделение предприятия, в отношении которого издан приказ. К примеру, буквами «об» обозначается распоряжение по всей организации, а буквами «эк» — по экономическому отделу и т. д.

Журнал учета приказов

Порядок присвоения приказам номеров законодательно также не установлен. Однако, исходя из практики кадрового делопроизводства, можно говорить о регистрации приказов в специальном журнале. Журналов может быть несколько, если это отвечает принятой на предприятии системе документооборота.

Журналы регистрации приказов каждая организации разрабатывает самостоятельно. В приказе Минкультуры № 558 лишь перечисляются книги и журналы, которые может вести кадровая служба. Однако, безусловно, помимо номера приказа журнал должен содержать информацию о дате издания документа, кратком содержании, ответственных за исполнение лицах. 

Таким образом, строгих законодательных рамок по внедрению системы нумерации приказов в организациях нет. Каждая компания определяет такую схему самостоятельно, исходя из целесообразности и удобства использования.

nsovetnik.ru

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве: общие положения

Нумерация кадровых приказов на прием и увольнение

Как осуществляется нумерация приказов с нового года (очередного)

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве: общие положения

Законодательно регламент ведения делопроизводства в организациях не урегулирован, что дает организациям и ИП определенную свободу действий. Это касается и порядка нумерации приказов в кадровом делопроизводстве.

Существуют лишь отдельные ведомственные нормативные акты, регулирующие делопроизводство конкретного ведомства (например, приказ ФНС России «Об утверждении…» от 01.07.2014 № ММВ-7-10/346@), а также нормативные документы, посвященные некоторым вопросам ведения кадрового учета на предприятии (к примеру, закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ). В организациях и у ИП порядок нумерации можно закрепить в локальном акте.

Подписывайтесь на&nbspнаш канал в&nbspЯндекс.Дзен!

Подписаться на канал

Определяя регламент номерного учета кадровых приказов, следует исходить из принципа тематического деления документов. Чем значительнее численность штата, тем более дробно могут быть поделены при учете кадровые документы.

1. В первую очередь, следует выделить в отдельную номерную регистрацию приказы по личному составу, с разделением:

• на приказы по оформлению трудовых отношений и об установлении условий труда;
• прочие приказы по личному составу.

2. Другие приказные документы могут идти одним номерным блоком либо далее делиться по темам (например, приказы по административно-хозяйственной части и т. д.).

Сложившаяся практика кадрового делопроизводства предполагает ведение регистрационных журналов, в которых осуществляется учет приказов. Такие журналы формируются, как правило, по каждому номерному направлению и могут оформляться как в бумажном, так и в электронном виде. Учет ведется при помощи присвоения документу цифровых и буквенных символов.

Нумерация кадровых приказов на прием и увольнение

Кадровые документы, в частности приказы по личному составу, имеют сроки хранения, установленные на законодательном уровне.

Так, в соответствии со ст. 22.1 закона 125-ФЗ, с учетом положений пп. 656 и 665 Перечня типовых документов, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, документы по личному составу, входящие в состав личных дел членов трудового коллектива (сюда же включаются и приказы о приеме и увольнении работников), должны храниться 75 лет. Остальная документация, не подшиваемая в личные дела, хранится 5 лет.

Целесообразно приказы длительного срока хранения отграничивать от остальных приказов, определяя для них отдельный учет и нумерацию.

При этом компании свободны в выборе порядка учета кадровой документации, поэтому приказы могут регистрироваться:

1. Сквозной нумерацией с использованием одного регистрационного журнала, но с обозначением буквенными символами. К примеру, приказ о приеме на работу может обозначаться литерой «п» (1/п/2018 или 1-п/2018), а приказ об увольнении — «у» (1/у/2018 или 1-у/2018).
2. Отдельной нумерацией по каждому виду приказов с использованием разных журналов учета.

Конкретный вид учета приказной документации о приеме и увольнении сотрудников, как и прочих приказов, может быть определен внутренней документацией организации.

Как осуществляется нумерация кадровых приказов с нового года (очередного)?

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве ежегодно обновляется, то есть каждый новый год первому приказу присваивается номер 1 и далее приказы нумеруются по порядку. Если система учета приказов в кадровом делопроизводстве организации представлена несколькими журналами учета, то в каждом из них с нового года регистрация начинается с 1-го номера.

Исключением из этой системы можно назвать учреждения образования, в которых нумерация кадровых приказов с нового года не применяется, поскольку привязка идет не к новому году, а к началу учебного года.

***

Таким образом, система учета и регистрации документов в кадровом делопроизводстве находится в ведении конкретной организации. Однако при разработке порядка нумерации кадровых документов целесообразно руководствоваться уже существующими практическими наработками в этой сфере.

nsovetnik.ru

---

Смотрите также

• 
  Необходимые журналы на строительной площадке
• 
  Электронный журнал номер 84 школы
• 
  Коды на фоллаут 4 журналы
• Дошкольное воспитание журнал 2000 год
• 
  Вахтенный журнал крановщика кто заполняет
• 
  Электронный журнал номер школы 47
• Журналы необходимые на строительной площадке
• 
  Журналы для беременных читать онлайн
• 
  Журналы для беременных онлайн читать
• 
  Журнал учета наличных денежных средств
• 
  Журнал учета клубного учреждения образец