Это интересно

  • ОКД
  • ЗКС
  • ИПО
  • КНПВ
  • Мондиоринг
  • Большой ринг
  • Французский ринг
  • Аджилити
  • Фризби

Опрос

Какой уровень дрессировки необходим Вашей собаке?
 

Полезные ссылки

РКФ

 

Все о дрессировке собак


Стрижка собак в Коломне

Поиск по сайту

Срок хранения журнала регистрации заявлений работников личного характера. Срок хранения журнал регистрации заявлений работников


Сроки Хранения Документов по Кадрам

Документы (доклады, сводки, справки, сведения) о состоянии и проверке работы с кадрами

Пост.

 

Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете работников

5 л. ЭПК

 

Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников

5 л.

 

Переписка о переводе работников в другие организации

3 г.

 

Документы (списки, ходатайства, представления, характеристики, анкеты) по формированию резерва работников на прием

5 л. ЭПК

 

Сведения о составе работников, замещающих государственные должности по полу, возрасту, образованию, стажу работы за год

Пост.

 

Письменные уведомления работодателя об увольнении работников с указанием причин, не вошедшие в состав личных дел

75 л.

 

Локальные нормативные акты (положения, инструкции) о персональных данных работников:

 

(1) После замены новыми

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

 

б) в других организациях

3 г. (1)

 

Личные дела работников (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.)(1):

 75 л. ЭПК

 

Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел

75 л. ЭПК

 

Личные карточки работников, в т.ч. временных работников

75 л. ЭПК

 

Выездные дела специалистов, командированных на работу за рубежом

75 л.

 

Сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера государственных гражданских и муниципальных служащих, не вошедшие в состав личных дел

75 л. ЭПК

 

Характеристики, резюме работников, не вошедшие в состав личных дел

5 л. ЭПК

 

Переписка по вопросам реабилитации (политической, профессиональной, медицинской) работников

75 л. ЭПК

 

Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма) лиц, не принятых на работу

3 г.

 

Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)

До востребования (1)

(1) Невостребованные - 75 л.

Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел

5 л.

 

Документы (заявления работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных

75 л. ЭПК

 

Акты приема-передачи личных дел государственных гражданских и муниципальных служащих при переходе на другую работу

75 л.

 

Командировочные удостоверения

5 л. (1)

(1) После возвращения из командировки. Для работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности, - 75 л.

Документы (служебные задания, отчеты, переписка) о командировании работников

5 л. ЭПК (1)

(1) Для долгосрочных зарубежных командировок - 10 л. ЭПК

Документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) для конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников), не имеющих личных дел

75 л. ЭПК

 

Документы (заявления, справки и др.) претендентов на замещение вакантных должностей

3 г. (1)

(1) После проведения конкурса на замещение вакантных должностей

Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должность, подготовке кадрового резерва

3 г.

 

Переписка о прохождении государственной и муниципальной службы

5 л. ЭПК

 

Переписка по вопросам подтверждения трудового стажа работников

5 л. ЭПК

 

Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок

5 л. (1)

(1) При отсутствии приказов - 75 л. ЭПК

Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок

5 л.

 

Документы (заявления, протоколы, решения, докладные, служебные записки) по вопросам соблюдения требований к служебному поведению работников и урегулированию конфликта интересов

5 л. (1) ЭПК

(1) После урегулирования конфликта

Списки:

 

(1) При отсутствии лицевых счетов - 75 л.

а) членов руководящих и исполнительных органов организации

Пост. <**>

б) ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий

Пост. <**>

 

в) награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий

Пост. <**>

 

г) работников

75 л.

 

д) прошедших аттестацию

5 л.

 

е) подлежащих воинскому учету

3 г.

 

ж) кандидатов на выдвижение по должности

До замены новыми

 

з) получающих персональные ставки, оклады

10 л. (1)

 

и) обучающихся без отрыва от производства

5 л.

 

к) работников, ушедших на пенсию л) лиц, выезжающих за границу

5 л. 5 л.

 

Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним

3 г.

 

Переписка об оформлении командировок

5 л. (1)

(1) Для зарубежных командировок - 10 л. ЭПК

Переписка о получении заграничных паспортов работниками организации

5 л.

 

Переписка (заявки) по оформлению и получению иностранных виз

5 л.

 

Переписка по воинскому учету работников

3 г.

 

Документы (планы, отчеты) по бронированию граждан, пребывающих в запасе

5 л.

 

Журналы проверок состояния воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе

5 л.

 

Графики предоставления отпусков

1 г.

 

Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка) о привлечении к ответственности лиц, нарушивших трудовую дисциплину

3 г.

 

Книги, журналы, карточки учета:

 

(1) После увольнения (2) В зарубежные командировки - 10 л.

а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников

75 л.

б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов) трудовых соглашений

75 л.

в) выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним

75 л.

 

г) бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

5 л.

 

д) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы

5 л.

 

е) лиц, подлежащих воинскому учету

3 г. (1)

 

ж)отпусков

3 г.

 

з) работников, выбывающих в служебные командировки; прибывающих в организацию, куда работник командирован

5 л. (2)

 

и) регистрации прибытия и выезда сотрудников и членов их семей, направленных в загранпредставительства и учреждения Российской Федерации, международные организации

75 л.

 

к) выдачи командировочных удостоверений

5 л.

 

л) выдачи общегражданских и заграничных паспортов

5 л.

 

nicolbuh.ru

Срок хранения журнала регистрации заявлений работников личного характера

Обложка: золотистый картон

Cъемная обложка из прозрачного ПВХ

Отверстия для шнуровки и архивации

Журнал регистрации заявлений работников - применяется для учета заявлений, поданных работниками.

Заявления работников охватывают сферу кадровых вопросов, такие как принятие на работу, предоставлении отпуска, переводе, увольнение и т.д. ТК РФ содержит многочисленные упоминания об этом документе, например: в статьях 80, 89, 122, 124, 126, 127, 128, 131, 229.1. ТК РФ и другие.

Личное заявление работника по кадровым вопросам (о приеме, переводе, увольнении и так далее) пишется, как правило, от руки, в произвольной форме. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя организации или работодателя), текст, дата документа, личная подпись, расшифровка подписи.

Заявление подписывается автором и передается руководству для принятия решения. Решение руководства выражается резолюцией. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа по личному составу или другого документа (письма автору о принятии решения, приказа о проведении экспертизы, проверки и тому подобное).

Обязательными реквизитами заявления являются: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия, должность заявителя и структурное подразделение, в котором он работает, (иногда указывается адрес заявителя: индекс, адрес места жительства, телефон), текст, подпись.

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Обратите внимание, что в соответствии с ст. 337 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00, для Личных дел (заявлений, автобиографии, копий приказов и выписки из них, копий личных документов, характеристик, листков по учету кадров, анкет, аттестационных листов и др.) работников установлен срок хранения 75 лет, а для аналогичных документов руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания, срок хранения - постоянно.

Полезная информация:

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета, и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

ВАЖНО: Журнал учета заявлений работников НЕ прошнурован, а лишь подготовлен для шнуровки: журнал имеет сквозные отверстия и надпись-заверитель на последней странице журнала.

www.krepkoeradi.ru

Срок хранения заявлений работников | Статьи

Существует строгое регламентирование хранения на предприятиях, разных видов собственности и юрисдикции, документов, в том числе срок хранения заявления работников. Определяются сроки хранения Правилами, в которых четко расписаны все виды документации и условия их хранения и уничтожения.

В этой статье мы рассмотрим:

  • как организовать хранение документации;
  • общие положения хранения документов;
  • какая предусмотрена ответственность за нарушение правил хранения;
  • как правильно хранить заявления работников;
  • сроки хранения заявлений работников.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.

Читать статью

Предприятия и ИП обязаны обеспечить хранение архивной документации в том числе по личному составу, в течение установленных законом сроков. При хранении документации существует две крайности – желание избавится от ненужных на первый взгляд документов и вторая крайность - сохранять даже самые ничтожные бумажки. Как результат в отделе кадров храниться гора неразобранной документации. Если знать сроки хранения документации, то можно избежать обеих крайностей.

Личное дело

Организация хранения документации

Регулируется организации, комплектация и хранение документов ФЗ № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". Основным нормативным документом при установлении сроков хранения и уничтожения документов организациями используется Перечень типовых управленческих документов. В Перечень входит 12 разделов, в которых отражены типовые направления функционирования предприятия и перечень документов, образующихся при однотипных управленческих функциях. Для специфических функций предприятий, отраженных в документах, существуют ведомственные перечни. Наименования типов документации располагаются виде логической последовательности и по степени значимости документов.

Где хранить заявления сотрудников

Общие положения хранения документов

Указанные в Перечне сроки хранения документации касаются всех организаций, не зависимо, хранится ли их документация в государственных или муниципальных архивах. Также, временный срок хранения, указанный в Положении, является общими для всех. Для организаций чьи документы поступают на хранение в архивы (государственные или муниципальные) определен постоянный срок хранения. Организации, не сдающие документацию в архив должны хранить документы таким образом:

Муниципальные или государственные предприятия и организации - 10 лет;

Работник отзывает заявление на увольнение: оформляем документы

Частные и коммерческие организации и компании не менее 10 лет, по истечении которых срок хранения определяется законодательством или необходимостью использования документов.

Кроме того, Перечнем определен список документов, которые подлежат постоянному хранению на всех предприятиях, не зависимо от форм собственности. Такие документы, если они не поступают в архив должны хранится до полной ликвидации предприятия.

В определенных случаях в Перечне помимо указанных сроков используют особые примечания, уточняющие или комментирующие сроки и условия хранения. Примечание "до минования надобности" говорит о том, что документ имеет практическое значение и поэтому срок его хранения остается на усмотрение организации, однако он должен составлять не менее 1 года.

Как хранить документы в кадровой службе

Примечание "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия), означает, что данные документы могут представлять научное, историческое или иное значение, и поэтому должны быть переданы в муниципальные или государственные архивы, или хранится на предприятии. Данное примечание касается всех предприятий, независимо от подчинения и формы собственности.

Согласно п. 3.1 Указаний по использованию Перечня, в организациях должна быть создана постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) которая должна проводить работу по отбору, уничтожению и определению сроков документов.

ЭК совместно с делопроизводственной службой и архивом определяет последовательность отбора документации на уничтожение или хранение, определяют ценность документов и осуществляют надзор за выполнением решений.

Нужно ли заявления об увольнении, отпуске, о приеме или переводе подкреплять к приказам или их необходимо хранить отдельно

Подписка

Читайте по теме в электронном журнале

Ответственность за нарушение правил хранения документов

Согласно пункту 2.11 Указаний по использованию Перечня, самовольное снижение установленных сроков хранения запрещено. Тогда как увеличение сроков хранения возможно, если этого требует специфика работы организации.

Без утверждения архивным органом документов, подлежащих постоянному хранению или нарушение сроков хранения, влечет за собой административную и правовую ответственность ст. 27 Закона об архивном деле.

Как восстановить кадровое делопроизводство после предшественников

Как правильно хранить заявления работников

Заявления работников, как и их личные дела хранятся в организации согласно указаний в Перечне. Так как в графе есть пометка ЭПК, то помимо хранения заявления работников подлежат периодической проверке ЭК, для определения срока дальнейшего хранения

Сроки хранения заявлений работников

В том случае, если на предприятии существует практика формирования личных дел, то заявления работников хранятся 75 лет, для руководящего звена срок определен как постоянный.

В случае если на предприятии не ведутся личные дела, срок хранения заявлений работников составляет 5 лет.

www.kdelo.ru

Каков срок хранения заявлений и приказов на отпуск?

Срок хранения заявлений на отпуск и соответствующих им приказов строго регламентирован. Мы расскажем, какими нормативно-правовыми актами (НПА) устанавливаются порядок и сроки хранения распорядительной и кадровой документации.

 

Какими НПА регулируются сроки хранения документации

Срок хранения приказов и заявлений по отпускам

Итоги

 

Какими НПА регулируются сроки хранения документации

Все компании и предприниматели должны хранить документы, образующиеся в ходе деловой активности. Нормативно-правовая база регулирования сроков и правил хранения документации представлена:

  • законом «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ;
  • приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526;
  • приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Помимо этих НПА есть еще отдельные требования к хранению документов для юрлиц:

  • для ООО ст. 12 и п. 1 ст. 50 закона «Об ООО» от 08.02.1998 № 14-ФЗ установлена обязанность хранить документацию по персоналу и распорядительные документы согласно правилам, зафиксированным в уставе ООО;
  • для АО регламентирующими НПА являются закон «Об АО» от 26.12.1995 № 208-ФЗ (ст. 89) и постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс.

Вы также можете установить собственные правила хранения деловых бумаг, не противоречащие законодательству, зафиксировав их в положении о документообороте или положении об архиве.

Срок хранения приказов и заявлений по отпускам

Перечень, установленный приказом Минкультуры № 558, относит «отпускные» документы к документации по личному составу, хранящейся 5 лет (ст. 19). Однако есть ряд нюансов:

  • «Отпускные» документы хранят 5 лет, если они не включаются в состав личных дел сотрудников. Если же организация установила в правилах документооборота, что приказы и заявления на отпуск включены в личное дело, то хранят такие бумаги либо 50 лет, либо 75 лет — в зависимости от того, созданы они позже или раньше 2003 года (ст. 656 приказа № 558).
  • Исключение по срокам хранения приказов на отпуск составляют отпуска работников со специфичными условиями труда (вредными, опасными, тяжелыми), а также по уходу за детьми и отпуска без содержания — тогда приказы и заявления нужно держать в архиве 50 или 75 лет (также в зависимости от года издания).

Узнайте больше об организации архива в компании в этой статье.

Итоги

Приказы и заявления на ежегодный отпуск в общем случае хранят 5 лет. Если же они составляют часть личного дела работника либо относятся к «детским» отпускам и отпускам тех, кто трудится на вредных или опасных производствах, то в зависимости от даты создания 50 или 75 лет.

Как наладить документооборот в отделе кадров, вы узнаете из нашей инструкции.

nalog-nalog.ru

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

Номер статьи

Вид документа

Срок хранения документа*

Примечания

1 2 3 4
8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников

648

Документы (доклады, сводки, справки, сведения) о состоянии и проверке работы с кадрами

Пост.

 

649

Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете работников

5 л. ЭПК

 

650

Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников

5 л.

 

651

Переписка о переводе работников в другие организации

3 г.

 

652

Документы (списки, ходатайства, представления, характеристики, анкеты) по формированию резерва работников на прием

5 л. ЭПК

 

653

Сведения о составе работников, замещающих государственные должности по полу, возрасту, образованию, стажу работы за год

Пост.

 

654

Письменные уведомления работодателя об увольнении работников с указанием причин, не вошедшие в состав личных дел

75 л.

 

655

Локальные нормативные акты (положения, инструкции) о персональных данных работников:

 

(1) После замены новыми

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

3 г. (1)

656

Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.)(1):

 

(1) Виды документов, входящих в состав личных дел, определенных категорий работников указаны в соответствующем законодательстве

а) руководителей организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; членов (депутатов) представительных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания

Пост. **

б) работников, в т.ч., государственных гражданских и муниципальных служащих

75 л. ЭПК

657

Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел

75 л. ЭПК

 

658

Личные карточки работников, в т.ч., временных работников

75 л. ЭПК

 

659

Выездные дела специалистов, командированных на работу за рубежом

75 л.

 

660

Сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера государственных гражданских и муниципальных служащих, не вошедшие в состав личных дел

75 л. ЭПК

 

661

Характеристики, резюме работников, не вошедшие в состав личных дел

5 л. ЭПК

 

662

Переписка по вопросам реабилитации (политической, профессиональной, медицинской) работников

75 л. ЭПК

 

663

Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма) лиц, не принятых на работу

3 г.

 

664

Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)

До востребования (1)

(1) Невостребованные –75 л.

665

Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел

5 л.

 

666

Документы (заявления работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных

75 л. ЭПК

 

667

Акты приема-передачи личных дел государственных гражданских и муниципальных служащих при переходе на другую работу

75 л.

 

668

Командировочные удостоверения

5 л.(1)

(1) После возвращения из командировки. Для работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности – 75 л.

669

Документы (служебные задания, отчеты, переписка) о командировании работников

5 л. ЭПК (1)

(1) Для долгосрочных зарубежных командировок – 10 л. ЭПК

670

Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность, формирования кадрового резерва; заключению служебных контрактов с государственными гражданскими служащими, достигшими возраста 60-ти лет; документы (справки, характеристики и др.) к ним

Пост.

 

671

Документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) для конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников), не имеющих личных дел

75 л. ЭПК

 

672

Документы (заявления, справки и др.) претендентов на замещение вакантных должностей

3 г. (1)

(1) После проведения конкурса на замещение вакантных должностей

673

Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должность, подготовке кадрового резерва

3 г.

 

674

Переписка о прохождении государственной и муниципальной службы

5 л. ЭПК

 

675

Переписка по вопросам подтверждения трудового стажа работников

5 л. ЭПК

 

676

Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок

5 л. (1)

(1) При отсутствии приказов – 75 л. ЭПК

677

Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок

5 л.

 

678

Протоколы заседаний комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских и муниципальных служащих и урегулированию конфликтов

Пост.

 

679

Документы (заявления, протоколы, решения, докладные, служебные записки) по вопросам соблюдения требований к служебному поведению работников и урегулированию конфликта интересов

5 л. (1) ЭПК

(1) После урегулирования конфликта

680

Документы (служебные, объяснительные записки, заключения, протоколы, заявления и др.) о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; о соблюдении требований к служебному поведению, регулированию конфликта интересов

Пост.

 

681

Уведомления о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; об осуществлении иной оплачиваемой деятельности государственными гражданскими служащими и муниципальными служащими

5 л. ЭПК

 

682

Документы (заявления, служебные записки, заключения и др.) о служебных проверках государственных гражданских служащих и муниципальных служащих

Пост.

 

683

Журналы регистрации:

 

 

а) уведомлений о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений

5 л.

б) уведомлений об осуществлении иной оплачиваемой деятельности государственными гражданскими служащими и муниципальными служащими

5 л.

в) служебных проверок государственных гражданских служащих и муниципальных служащих

Пост.

г) заявлений о соблюдении требований к служебному поведению, регулированию конфликта интересов

5 л.

684

Реестры федеральных государственных гражданских служащих, государственных гражданских служащих субъектов Российской Федерации и муниципальных служащих

Пост. (1)

(1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения

685

Списки:

 

(1) При отсутствии лицевых счетов – 75 л.

а) членов руководящих и исполнительных органов организации

Пост. **

б) ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий

Пост. **

в) награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий

Пост. **

г) работников

75 л.

д) прошедших аттестацию

5 л.

е) подлежащих воинскому учету

3 г.

ж) кандидатов на выдвижение по должности

До замены новыми

з) получающих персональные ставки, оклады

10 л. (1)

и) обучающихся без отрыва от производства

5 л.

к) работников, ушедших на пенсию

5 л.

л) лиц, выезжающих за границу

5 л.

686

Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним

3 г.

 

687

Переписка об оформлении командировок

5 л. (1)

(1) Для зарубежных командировок – 10 л. ЭПК

688

Переписка о получении заграничных паспортов работниками организации

5 л.

 

689

Переписка (заявки) по оформлению и получению иностранных виз

5 л.

 

690

Переписка по воинскому учету работников

3 г.

 

691

Документы (планы, отчеты) по бронированию граждан, пребывающих в запасе

5 л.

 

692

Журналы проверок состояния воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе

5 л.

 

693

Графики предоставления отпусков

1 г.

 

694

Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка) о привлечении к ответственности лиц, нарушивших трудовую дисциплину

3 г.

 

695

Книги, журналы, карточки учета:

 

(1) После увольнения

(2) В зарубежные командировки – 10 л.

а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников

75 л.

б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов) трудовых соглашений

75 л.

в) выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним

75 л.

г) бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

5 л.

д) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы

5 л.

е) лиц, подлежащих воинскому учету

3 г. (1)

ж) отпусков

3 г.

з) работников, выбывающих в служебные командировки; прибывающих в организацию, куда работник командирован

5 л.(2)

и) регистрации прибытия и выезда сотрудников и членов их семей, направленных в загранпредставительства и учреждения Российской Федерации, международные организации

75 л.

к) выдачи командировочных удостоверений

5 л.

л) выдачи общегражданских и заграничных паспортов

5 л.

8.2. Установление квалификации работников

696

Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий; документы (протоколы счетных комиссий; бюллетени тайного голосования) к ним

15 л. (1) ЭПК

(1) На предприятиях с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда – 75 л. ЭПК

697

Аттестационные заключения; документы (предложения, рекомендации, копии документов, программы выполнения рекомендаций, выданных в ходе аттестации) к ним, не вошедшие в состав личных дел

75 л.

 

698

Документы (представления, заключения, дипломы, удостоверения, свидетельства) о присвоении классных чинов и специальных званий, не вошедшие в состав личных дел

75 л. ЭПК

 

699

Заявления о несогласии с постановлениями аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий; документы (справки, заключения) об их рассмотрении

5 л. ЭПК

 

700

Квалификационные требования:

 

 

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

До замены новыми

701

Документы (тесты, анкеты, вопросники) по определению (оценке) профессиональных качеств, возможностей работников:

 

 

а) по месту разработки

Пост.

б) в других организациях

До замены новыми

702

Переписка об аттестации, квалификационных экзаменах

5 л.

 

703

Списки членов аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий

5 л.

 

704

Документы (справки, анкеты, списки) по тарификации персонала

75 л. ЭПК

 

705

Итоговые сводки, сведения, ведомости проведения аттестации, квалификационных экзаменов

5 л.

 

706

Журналы регистрации, выдачи дипломов, удостоверений, свидетельств о присвоении квалификационной категории

5 л.

 

707

Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов

1 г.

 

8.3. Повышение квалификации работников

708

Документы (доклады, справки, информации, расчеты, докладные записки, отчеты) о переподготовке работников, обучении вторым профессиям, повышении квалификации

5 л. ЭПК

 

709

Переписка о переподготовке, повышении квалификации работников организации

5 л.

 

710

Примерные образовательные программы (долгосрочные и целевые):

 

 

а) по месту разработки

Пост.

б) в других организациях

До минования надобности

711

Учебные планы, программы, задания:

 

 

а) по месту разработки

Пост.

б) в других организациях

До минования надобности

712

Учебно-методические пособия:

 

 

а) по месту разработки

Пост.

б) в других организациях

До минования надобности

713

Документы (проекты, отзывы, заключения) о разработке учебных программ, планов, пособий

5 л. ЭПК

 

714

Списки рекомендованных учебников, методических и учебных пособий, учебных фильмов

1 г. (1)

(1) После замены новыми

715

Стенограммы лекций преподавателей

10 л. ЭПК

 

716

Курсовые и контрольные работы слушателей учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников

1 г.

 

717

Переписка об организации работы учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников

3 г.

 

718

Документы (акты, докладные записки, ведомости, переписка) об оборудовании учебных лабораторий, кабинетов, мастерских, обеспечении учебными программами, учебной и методической литературы, учебными фильмами

3 г.

 

719

Планы повышения квалификации работников:

 

 

а) по месту составления и утверждения

5 л.

б) в других организациях

До минования надобности

720

Отчеты о выполнении планов повышении квалификации работников

5 л.

 

721

Договоры о повышении квалификации работников

5 л. (1)

(1) После истечения срока действия договора

722

Графики работы учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников

3 г.

 

723

Журналы учета занятий учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников

1 г.

 

724

Книги учета контрольных работ

3 г.

 

725

Книги, журналы учета посещения занятий слушателями учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников

1 г.

 

726

Ведомости учета часов работы преподавателей

5 л. (1)

(1) При отсутствии лицевых счетов – 75 л.

727

Ставки почасовой оплаты труда преподавателей и консультантов

3 г. (1)

(1) После замены новыми

728

Документы (расписания, планы, графики) о проведении занятий, консультаций, зачетов

1 г.

 

729

Документы (представления, списки характеристики, переписка) о начислении стипендий учащимся работникам

5 л.

 

730

Документы (заявки, программы, графики, планы, отчеты, отзывы, списки, характеристики, переписка) об организации и проведении практики и стажировки слушателей

5 л. ЭПК

 

731

Документы (планы, сведения, переписка) об организации и проведении учебно-производственных экскурсий

1 г.

 

732

Списки, ведомости распределения по профилю обучения слушателей учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников

5 л. (1)

(1) После окончания обучения

733

Списки лиц, окончивших учебные заведения (организации), осуществляющих повышение квалификации работников

5 л.

 

734

Журналы регистрации выдачи удостоверений об окончании учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников

5 л.

 

8.4. Награждение

735

Документы (представление, наградные листы, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений, протоколов и др.) о представлении к награждению государственными, муниципальными и ведомственными наградами, присвоении званий, присуждении премий:

 

 

а) в награждающих организациях

Пост.

б) в представляющих организациях

75 л. ЭПК

736

Журналы учета выдачи государственных, муниципальных и ведомственных наград

Пост.

 

737

Государственные, муниципальные и ведомственные награды (удостоверения), оставшиеся не врученными

До востребования (1)

(1) Невостребованные – 75 л.

738

Документы (выписки из решений, постановлений) о награждении иностранными орденами и медалями

Пост.

 

739

Документы (протоколы, выписки, решения, справки, постановления, книги регистрации), подтверждающие право на выдачу удостоверений участников вооруженных конфликтов, ликвидации аварий и других чрезвычайных ситуаций

75 л. ЭПК

 

740

Ходатайства о выдаче дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам взамен утраченных; документы (заявления, справки) к ним:

 

 

а) в награждающих организациях

Пост.

б) в других организациях

75 л. ЭПК

741

Журналы учета выдачи дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам, взамен утраченных

Пост.

 

742

Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий

5 л. ЭПК

 

743

Протоколы вручения государственных, муниципальных и ведомственных наград

Пост.

 

744

Документы (рекомендации, перечни наград) об оформлении представления работников к награждению:

 

 

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

До замены новыми

745

Документы (представления, ходатайства, переписка) о лишении государственных наград

Пост.

 

746

Документы (представления, ходатайства, характеристики, биографии, выписки из решений, постановлений, приказы, переписка) о занесении на Доску Почета, не вошедшие в состав личных дел

75 л.

 

747

Книга Почета организации

Пост. **

 

archives.ru

Журнал регистрации заявлений работников

Журнал регистрации заявлений работников - применяется для учета заявлений, поданных работниками.

Пример заполнения основного раздела журнала:

Заявление - документ, фиксирующий инициативу работника по совершению какого-либо действия, имеющего для него определенные правовые последствия или согласие работника с какими-либо действиями работодателя. 

Заявления работников охватывают сферу кадровых вопросов, такие как принятие на работу, предоставлении отпуска, переводе, увольнение и т.д.  ТК РФ содержит многочисленные упоминания об этом документе, например: в статьях 80, 89, 122, 124, 126, 127, 128, 131, 229.1. ТК РФ и другие.

Личное заявление работника по кадровым вопросам (о приеме, переводе, увольнении и так далее) пишется, как правило, от руки, в произвольной форме. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя организации или работодателя), текст, дата документа, личная подпись, расшифровка подписи. 

Заявление подписывается автором и передается руководству для принятия решения. Решение руководства выражается резолюцией. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа по личному составу или другого документа (письма автору о принятии решения, приказа о проведении экспертизы, проверки и тому подобное).

Обязательными реквизитами заявления являются: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия, должность заявителя и структурное подразделение, в котором он работает, (иногда указывается адрес заявителя: индекс, адрес места жительства, телефон), текст, подпись.

Регистрация - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

(ГОСТ Р 51141-98)

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Обратите внимание, что в соответствии с ст. 337 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00, для Личных дел (заявлений, автобиографии, копий приказов и выписки из них, копий личных документов, характеристик, листков по учету кадров, анкет, аттестационных листов и др.) работников установлен срок хранения 75 лет, а для аналогичных документов руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания, срок хранения - постоянно. 

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета, и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

ВАЖНО: Журнал учета заявлений работников НЕ прошнурован, а лишь подготовлен для шнуровки: журнал имеет сквозные отверстия и надпись-заверитель на последней странице журнала.

old.hr-ok.ru

Журнал регистрации заявлений работников образец заполнения - Как учитывать договоры - Шаблоны и бланки

Журнал учета заявлений работников

Журнал учета заявлений работников  - применяется для регистрации заявлений работников.

Заявление - документ, фиксирующий инициативу работника по совершению какого-либо действия, имеющего для него определенные правовые последствия или согласие работника с какими-либо действиями работодателя.

Заявления работников охватывают сферу кадровых вопросов, такие как принятие на работу, предоставлении отпуска, переводе, увольнение и т.д.  ТК РФ содержит многочисленные упоминания об этом документе, например: в статьях 80, 89, 122, 124, 126, 127, 128, 131, 229.1. ТК РФ и другие.

Личное заявление работника по кадровым вопросам (о приеме, переводе, увольнении и так далее) пишется, как правило, от руки, в произвольной форме. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя организации или работодателя), текст, дата документа, личная подпись, расшифровка подписи.

Заявление подписывается автором и передается руководству для принятия решения. Решение руководства выражается резолюцией. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа по личному составу или другого документа (письма автору о принятии решения, приказа о проведении экспертизы, проверки и тому подобное).

Обязательными реквизитами заявления являются: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия, должность заявителя и структурное подразделение, в котором он работает, (иногда указывается адрес заявителя: индекс, адрес места жительства, телефон), текст, подпись.

Регистрация - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

(ГОСТ Р 51141-98)

Регистрация - подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу . т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Обратите внимание, что в соответствии с ст. 337 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00, для Личных дел ( заявлений . автобиографии, копий приказов и выписки из них, копий личных документов, характеристик, листков по учету кадров, анкет, аттестационных листов и др.) работников установлен срок хранения 75 лет . а для аналогичных документов руководителя организации членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания, срок хранения - постоянно .

Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ предусматривает, что государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами и иными нормативными актами РФ (ст. 17 ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации").

Журналы регистрации хранят записи о различных документах в зависимости от их типов. Одним из них является журнал регистрации заявлений.

В журнале регистрации заявлений регистрируются все заявления, поступающие от работников: заявления на прием, увольнение, переводы, отпуска, материальную помощь и пр.

Журнал регистрации заявлений не имеет унифицированной формы . предусмотренной трудовым законодательством, поэтому кадровые специалисты оформляют этот журнал в произвольной форме. Как правило, журнал оформляется в виде таблицы, где каждая строка несет информацию об отдельном документе. Обычно вносятся данные:

  • порядковый номер заявления (может служить и регистрационным номером)
  • дата заявления
  • должность и фамилия автора заявления
  • резолюция руководителя на данном заявлении или номер приказа по данному заявлению.
  • Журнал регистрации заявлений обычно ведется кадровым работником . но эта обязанность может быть возложена на сотрудника делопроизводства.

    Срок хранения журнала регистрации заявлений составляет 5 лет (ст.258 "Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" от 25 августа 2010 г.).

    На левой стороне разворота журнала:

    журнал регистрации заявлений работников образец заполнения

    На правой стороне разворота  журнала регистрации заявлений работников .

    Пустые столбцы (7 и 8) заполняются самостоятельно. Многие указывают, куда передано заявление, делают отметки об исполнении, некоторые берут расписку в получении заявления уполномоченным лицом, некоторые привыкли к графе Примечание. Создание лишних граф повлечет только потерю времени на их заполнение, поэтому добавляйте лишь те графы  журнала регистрации заявлений работников . которые Вам действительно необходимы в работе.

    2.4. Личная карточка работника

    Кадровая служба на каждого работника организации в первый день его работы заводит личную карточку.

    На основании приказа (распоряжения) о приеме на работу работником кадровой службы заполняется личная карточка работника (форма № Т-2), утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.

    Кроме приказа (распоряжения) о приеме на работу основанием для заполнения личной карточки являются следующие документы:

    – паспорт или иной документ, удостоверяющий личность

    – трудовая книжка или документ, подтверждающий трудовой стаж

    – страховое свидетельство государственного пенсионного страхования

    – документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу

    – документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки

    – другие сведения о работнике.

    Напомним, что в отдельных случаях с учетом специфики работы организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

    В раздел «Прием на работу, переводы на другую работу» личной карточки вносятся записи на основании соответствующих приказов (распоряжений), с каждой записью администрация обязана ознакомить работника под роспись.

    После того как работник ознакомился с записью в трудовой книжке, он должен расписаться в личной карточке в разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу», в графе 6 «Личная подпись владельца трудовой книжки». Кадровая служба обязана с каждой записью, вносимой в раздел III «Прием на работу, переводы на другую работу», ознакомить работника под роспись в графе 6 раздела.

    Если сведения о работнике меняются, то в его личную карточку также вносятся соответствующие данные, которые заверяются работником кадровой службы.

    Раздел II «Сведения о воинском учете» личной карточки заполняется:

    – на граждан, пребывающих в запасе, – на основании военного билета

    – на граждан, подлежащих призыву, – на основании удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

    Сведения об итогах аттестации, повышении квалификации, профессиональной переподготовке указываются в разделах IV «Аттестация», V «Повышение квалификации», VI «Профессиональная переподготовка» на основании документов об образовании работника.

    Почетные звания работников отражаются в разделе VII личной карточки вместе с наградами и поощрениями.

    На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска отметки в личной карточке делаются в разделе VIII «Отпуск», в котором ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Если по каким-либо причинам работника отзывают из отпуска, то на основании приказа вносится соответствующая запись в раздел VIII «Отпуск» личной карточки работника, т. е. учет всех отпусков, которые предоставляются работнику в период работы в организации, ведется в разделе «Отпуск» личной карточки.

    Если работник в соответствии с действующим законодательством имеет право на социальные льготы, то в раздел IХ вносятся записи о льготе, на которую работник имеет право, а также указывается номер и дата выдачи документа, удостоверяющего право работника на льготу.

    Раздел Х «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений о работниках, обучающихся в учебных заведениях и др.

    Укажем особенности заполнения отдельных пунктов данной формы.

    При заполнении п. 5 «Знание иностранного языка» раздела I формы указывается степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».

    В п. 7 раздела I указываются основная и другая профессия работника.

    В п. 8 раздела I отражается общий трудовой стаж, а также непрерывный стаж для надбавки за выслугу лет и для доплаты к пенсии. Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации, и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

    При изменении сведений о работнике в его личную карточку государственного (муниципального) служащего вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

    Основными документами, на основании которых заполняется раздел II «Сведения о воинском учете», являются:

    – военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) – на граждан, пребывающих в запасе

    – удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, – на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

    На граждан, пребывающих в запасе, сведения в разделе II «Сведения о воинском учете» указываются следующим образом:

    п. 1 «Категория запаса» – на офицеров запаса не заполняется

    п. 3 «Состав (профиль)» – заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы» и т. п.)

    п. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» – записывается полное обозначение (6 цифр, например, «021101» или 6 цифр и буквенный знак, например, «113194А»)

    п. 5 «Категория годности к военной службе» – записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А»

    в п. 7 «Состоит на воинском учете» – заполняется (простым карандашом):

    строка а) – в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний

    строка б) – на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

    На граждан, подлежащих призыву на военную службу, сведения указываются следующим образом:

    п. 1 «Категория запаса», п. 3 «Состав (профиль)», п. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» и п. 7 «Состоит на воинском учете» не заполняются

    п. 2 «Воинское звание» – делается запись «подлежит призыву»

    п. 5 «Категория годности к военной службе» – записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу

    В п. 8 раздела II у гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка «снят с воинского учета по возрасту» или «снят с воинского учета по состоянию здоровья».

    В случае увольнения работника на основании приказа кадровая служба делает запись в личной карточке, а работник ставит там свою роспись.

    Личные дела должны храниться в архиве 75 лет.

    Гражданином Ковалевым Д.П. на имя директора ОАО «Мираж» было написано заявление от 14 июля 2010 г. с просьбой о принятии его на работу с 17 июля 2010 г. на должность водителя с окладом согласно штатному расписанию. Между Ковалевым Д.П. и ОАО «Мираж» был заключен бессрочный трудовой договор от 15 июля 2010 г. № 65, на основании которого был издан приказ от 16 июля 2010 г. № 244к о приеме на работу Ковалева Д.П. с 17 июля 2010 г.

    Рассмотрим порядок заполнения личной карточки принятого работника на основе предоставленных документов.

    Оставить комментарий к документу

    Здесь вы можете оставить комментарий к документу Образец. Журнал учета заявлений работников в комиссию по трудовым спорам, а также задать вопросы . связанные с ним.

    Если вы хотите оставить комментарий с оценкой . то вам необходимо оценить документ вверху страницы

    Комментарии к документу Образец. Журнал учета заявлений работников в комиссию по трудовым спорам

    Не смогли найти документ?

    После добавления заявки наш юрист-менеджер проверит наличие этого образца договора в нашей базе. И в случае его отсутствия обязательно добавит его и известит вас об этом по электронной почте.

    Источники: www.hr-ok.ru, www.quickdoc.ru, kadrovik-praktik.ru, fictionbook.ru, dogovor-urist.ru

    obrazecakta.my1.ru


    KDC-Toru | Все права защищены © 2018 | Карта сайта