Главная
О нас
Наши собаки
- Репортаж
- Фотоальбом
- Видео
Информация
- Новости
- Статьи
- Ветеринария
- Разное
Юмор
Форум
Контакты

Это интересно

ОКД
ЗКС
ИПО
КНПВ
Мондиоринг
Большой ринг
Французский ринг
Аджилити
Фризби

Опрос

Какой уровень дрессировки необходим Вашей собаке?

	Элементарное послушание в быту
	Чёткое выполнение команд
	Спорт и соревнования

Полезные ссылки

РКФ

Все о дрессировке собак

Стрижка собак в Коломне

Поиск по сайту

Какой срок хранения журналов регистрации корреспонденции? Сроки хранения журналов регистрации входящих документов

Каковы сроки хранения исходящих и входящих документов? | Вопросы подписчиков

Вопрос-ответ по теме

Вопрос

Каковы сроки хранения таких документов, как исходящая и входящая переписка?

Ответ

Деловая переписка между организациями имеет разные сроки хранения. В Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000) насчитывается около 150 статей, в которых упоминается переписка. Сроки хранения писем колеблются от самых небольших (1 год, 3 года) до 10 лет и даже постоянного срока хранения. Большинство писем хранится 5 лет.

Мы рассказывали ранее о входящей корреспонденции в материале по ссылке.

Срок хранения деловых писем определяется не по тому, к какой категории относятся письма (входящие, исходящие), а по значимости, ценности информации, содержащейся в документах. Именно поэтому при организации хранения деловых писем нельзя исходить из принципа "входящие – исходящие", нельзя разрывать письмо-просьбу и письмо-ответ, так как они составляют единый комплекс документов и храниться должны в одном деле. Как правило, при систематизации переписки используются такие признаки классификации, как вид документа (переписка), корреспондент (организация, круг организаций, с которыми ведется переписка), тематика (содержание). При систематизации переписки не надо забывать о сроках хранения: нельзя относить к одному делу письма со сроком хранения 1 год и 5 и более лет.

Читайте о текущем хранении документов больше информации в статье по ссылке.

Например, переписка с органами власти и управления имеет срок хранения 5 лет ЭПК, поэтому ее целесообразно выделить в отдельное дело. Переписка с поставщиками, заказчиками, клиентами (в рамках договорных отношений) имеет 5-летний срок хранения, ее также можно выделить в отдельный массив. В зависимости от объемов этой переписки это может быть одно или несколько дел и т.д. Вот несколько извлечений из указанного перечня:

№ статьи	Вид документа Переписка	Срок хранения	Примечания
12	Переписка с исполнительными органами государственной власти РФ, субъектов РФ, органами местного самоуправления по основным вопросам деятельности	5 л. ЭПК
51	Переписка о проведении проверок и ревизий	5 л.
53	Переписка о выполнении решений (предписаний) проверок и ревизий	5 л. ЭПК
62	Переписка по оперативным правовым вопросам	3 г.
83	Переписка о разработке и ходе выполнения целевых программ	5 л. ЭПК
98	Переписка по вопросам планирования	5 л.
103	Переписка по вопросам ценообразования	5 л. ЭПК
120	Переписка о внесметных и целевых ассигнованиях	5 л. ЭПК
126	Переписка о размещении акций, вкладов, начислении дивидендов	5 л.
128	Переписка о нормах обязательных резервов, финансирования капиталовложений	5 л. ЭПК
138	Переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов	5 л.
144	Переписка о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчетности	1 г.

Статья о исходящих документах поможет вам не допускать ошибок в работе.

www.sekretariat.ru

Какой срок хранения журналов регистрации корреспонденции? | Вопросы подписчиков

Вопрос-ответ по теме

Вопрос

Пытаюсь уговорить начальника перейти на электронный документооборот, в частности, для начала завести электронные журналы входящей/исходящей корреспонденции. Начальник же ссылается на то, что эти журналы должны быть только в бумажном виде и у них есть срок хранения. Подскажите, какой у них срок хранения и в каком законе или постановлении прописано, что такие журналы должны существовать только в бумажном виде?

Ответ

То, что у журналов регистрации входящей и исходящей корреспонденции есть сроки хранения (в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, их срок хранения – 5 лет, ст. 258г Перечня), не означает, что они не могут вестись и храниться в электронном виде. Но это означает, что, ведя регистрацию входящих и исходящих документов в электронном журнале (например, электронная таблица в Excel или Word), а также в СЭД, нужно обеспечить хранение этих данных в течение пяти лет.

Более подробно об отличии форматов PDF от PDF/A вы можете узнать в статье.

В вашем случае это будет хранение на жестком диске компьютера, но нужно предусмотреть еще и резервное копирование на обособленные носители. Не забудьте при включении электронных журналов в номенклатуру дел сделать отметку в графе «Примечание» номенклатуры дел о том, что документы хранятся в электронной форме (см. п. 47 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477).

В вашем вопросе говорится еще и о том, что вы пытаетесь уговорить начальника перейти на электронный документооборот. Если завести электронные журналы особого труда не составляет, то для того, чтобы перейти на электронный документооборот, вам понадобится приобрести специальный программный продукт – систему электронного документооборота. Конечно, это задача вполне решаемая, тем более что сейчас на рынке представлено множество систем – как говорится, есть из чего выбрать. Но принимая такое решение, нужно готовиться к тому, что вам придется не только финансово обеспечить эту работу, но и провести организационно-проектную работу по внедрению СЭД.

У вас не останется вопросов о текущем хранении документов после прочтения статьи по ссылке.

www.sekretariat.ru

Сроки хранения документов

Завалились бумагами? Ищете, где их хранить? Может, пора уже пересмотреть их и безбоязненно уничтожить те, которые можно? А какие можно?

Из статьи вы узнаете:

Сроки хранения

Все документы также можно будет разделить на три категории: временного, долговременного и постоянного сроков хранения. К категории временного хранения относятся документы, срок сохранности которых не превышает десяти лет. Долговременная документация должна храниться в организации от 10 (включительно) и более лет (например, 75 лет). Соответственно, бумаги с постоянным сроком не имеют ограничений по длительности их хранения (а после ликвидации организации их следует сдавать на хранение в государственный или муниципальный архив).

Сроки хранения документов в организации мы обнаружим в нормативных актах, например, в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, а сроки хранения архивных документов – в Федеральном законе от 02.03.2016 № 43-ФЗ.

Причем, сроки устанавливаются для всех видов документов: они не зависят от того, в какой форме был создан документ: бумажной или электронной. Возможность и длительность использования документов определяется значимостью имеющейся в них информации. Для документации, отобранной для временного сохранения, важно установить, в течение какого времени она может понадобиться. Именно поэтому определение сроков хранения отдельных документов является одной из самых важных задач экспертизы ценности документов, которая проводится в соответствии с Методическими рекомендациями.

Так, для документов по личному составу, которые созданы до 2003 года, предусмотрены следующие сроки хранения в соответствии с Федеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ:

в госорганах, органах местного самоуправления и организациях, которые передают документы в гос. и муниципальные архивы - 75 лет со дня создания;

в архивах, куда поступают документы от ликвидированных госорганов, органов местного самоуправления - с даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания;

в иных организациях - 75 лет со дня создания (не менее).

Для созданных после 2003 года установлен срок хранения в 50 лет.

Читайте по теме в электронном журнале

Порядок сдачи в архив

Документы в архив должны передаваться ежегодно по итогам экспертизы ценности. Они должны быть оформлены в дела в соответствии с их сроками хранения и наименованием. Следует учитывать, что в архив помещаются деловые бумаги, дела по которым уже завершены. В противном случае документы должны оставаться на текущем хранении до следующего года.

Кроме того, следует помнить, что важно не только сохранить бумаги, но и обеспечить их ценность – читаемость и использование в будущем. Мало просто свалить их в кучу, не заботясь о их состоянии. Архивы предъявляют множество требований при передаче им документов, а также оказывают услуги по подготовке к передаче в рамках отдельного договора услуг.

Более подробно о процессе передачи в архив документов читайте тут

Порядок хранения

Процессы хранения документов различаются в зависимости от того, текущее это хранение или архивное. Текущее подразумевает, что они используются в работе, находятся «под рукой» и это вовсе не означает, что их не надо хранить. Обязательно надо, тем более, что многие из них могут составлять коммерческую или иную тайну. А за несоблюдение порядка обращения (в частности, хранения) документов предусмотрена ответственность (как дисциплинарная, так и иная).

Текущее сохранение осуществляется по правилам, устанавливаемым организацией самостоятельно. Для этого ведется и утверждается номенклатура дел. Сроки хранения документов в делопроизводстве определяются на основании вышеуказанных нормативных актов, а также внутренних документов (которые не должны противоречить нормативным, разумеется).

Справка

Архивный порядок имеет другую цель и иные условия. Архивная деятельность осуществляется на основании:

Федерального закона 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; - «Основных правил работы архивов организации», одобренных решением Росархива от 06.02.2002;
Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Подробнее о порядке хранения читайте здесь

Документы длительного срока хранения теоретически можно хранить и на предприятии. Сроки хранения архивных документов в организации точно такие же, как и при хранении в специализированных архивах.

Что касается, например, документов по личному составу (кадровых), то здесь работодатель обязан обеспечить хранение документов. Поэтому следует позаботиться об ограничении доступа третьих лиц (запирающиеся шкафы, сейфы, помещения с ограниченным доступом, закрепление в локальных актах функционала об ответственности за сохранность и т.д.). Понятно, что для удобства и порядка необходимо сгруппировать документы по видам, по срокам их изготовления или по иным удобным организации критериям. Нормативно здесь правила группирования не установлены.

Порядок сохранности бухгалтерских документов в организации устанавливается в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29.07.1983 №105. При этом разница в сроках хранения таких документов объясняется различиями в степени важности, необходимости для исчисления и уплаты налогов, осуществления бухгалтерского учета. Те первичные документы, в соответствии с которыми исчисляются и отчисляются налоги и страховые взносы, согласно НК РФ, должны сохраняться на предприятии не менее четырех лет. К таким документам относятся те, которыми подтверждается получение доходов, произведенные предприятием расходы и выплаты в бюджет по налогам. В то же время, согласно закону о бухучете, порядок сохранности документов бухгалтерского учета, предполагает пятилетний минимальный срок их хранения и соответствие правилам организации государственного архивного дела. Подробности здесь

Ликвидируемые организации обязаны передать на сохранность в специализированный архив документацию, которая подлежит длительному или постоянному хранению. Для этого заключается договор, регулирующийся нормами ГК РФ об оказании услуг.

Обратите внимание, что для акционерных обществ законом установлены особые требования, касающиеся сроков и порядка хранения деловых бумаг. 16.07.2003 г. было принято специальное постановление ФКЦБ №03-33/пс, регламентирующее порядок хранения документов акционерных обществ. Дело в том, что предприятия данной формы собственности используют в своей деятельности ценные бумаги. К ним законодательством предъявляются особые требования к условиям и срокам хранения.

Как определяются сроки хранения номенклатуры дел? | Статьи

Сроки хранения документов по номенклатуре дел различные, а прописываются они в специальных перечнях. Информацию по данному вопросу в некоторых случаях приходится искать дополнительно. При этом существуют бумаги, которые следует хранить постоянно, а от некоторых можно время от времени избавляться.

В данной статье вы узнаете:

каковы сроки хранения номенклатуры дел (по разным подразделениям),
где найти информацию о сроках хранения номенклатуры дел.

Составление номенклатуры дел производится в последнем квартале года, ее утверждает руководство, а действовать она начинает с 1 января, согласно п. 3.4.6 Правил работы архивов компаний от 06.02.2002. Собственно сроки хранения бумаг указаны в типовых и ведомственных перечнях. Главным среди них является Перечень архивных документов и сроков их хранения, который был утвержден приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Рассмотрим, каковы сроки хранения бумаг отдельных ведомств и подразделений организации.

Сроки хранения номенклатуры дел: канцелярские документы

Номенклатура канцелярии любой компании содержит большое количество документации. Сроки ее хранения существенно отличаются друг от друга и могут варьироваться от года (например, правила внутреннего трудового распорядка ежегодно заменяются новыми) до бессрочного периода (актуально для коллективного договора).

Сколько хранить документы кадровой службы?

Сроки хранения номенклатуры дел кадрового подразделения обычно составляют 75 лет. Данный период предусматривается для документации, которая связана с личными сведениями о сотрудниках организации.

Документы «зарплатного» департамента: какие сроки хранения?

Обычно период хранения документов, связанных с расчетом и выплатой зарплаты, составляет до пяти лет. Исключением являются определенные бумаги, которые запрещено уничтожать в течение 75 лет. К ним принадлежат и лицевые счета сотрудников. Тогда как локальные акты, используемые для осуществления расчетов с персоналом, требуется хранить постоянно.

Сроки хранения номенклатуры дел: налоговые документы

Документация, связанная с налоговым учетом и декларированием, принадлежит к числу бумаг кратковременного хранения. Почти все дела данного отдела (в том числе и налоговая отчетность) должны храниться 4-5 лет. Однако существуют нюансы, распространяющиеся на документы, связанные с подтверждением суммы убытка при его наличии. Они должны быть у компании, согласно п. 4 ст. 283 НК РФ. Судебная практика гласит, что для подтверждения объемов убытков используются декларации по налогу на прибыль и первичные бухгалтерские документы. Как следствие, хранить их необходимо в течение всего срока переноса убытка и еще 4 года после того, как он будет полностью списан.

Сроки хранения бухгалтерских документов

Данный отдел номенклатуры является самым объемным: существует много форм и видов бухгалтерских бумаг. Часть из них хранится пять лет (например, накладные, акты и другие первичные документы), другие же (описи инвентаризации и отчеты) – постоянно.

Определяем сроки хранения номенклатуры дел отдела охраны труда

Обычно номенклатура по рассматриваемому отделу включает в себя различные журналы, период хранения которых варьируется от двух (журнал выдачи инструкции по охране труда) до десяти лет (журнал регистрации вводного инструктажа). Однако большинство бумаг данного отдела должна храниться на протяжении пяти лет.

Плановая и статистическая документация: каковы сроки хранения?

Все прогнозы и планы, связанные с данной группой бумаг, нужно хранить постоянно. Исключение составляют лишь индивидуальные планы и отчеты работников, их достаточно хранить в течение года.

Как определить сроки хранения номенклатуры дел, если их нет в типовом перечне (он утвержден приказом №558)?

Не все периоды хранения бумаг присутствуют в вышеозначенном перечне. Поэтому необходимо пользоваться также ведомственными перечнями для выяснения сроков. Это актуально, например, для документации производственно-технического отдела, по которому имеется информация в Перечне типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (в редакции приказа Минкультуры от 28.04.2011 № 412).

Наименование документации отсутствует и в типовом, и в ведомственном перечне. Как быть?

В данной ситуации следует установить срок хранения бумаг с помощью экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного учреждения по представлению архива компании и центральной экспертной комиссией фирмы. Именно такой порядок действий предусматривает п. 1.6 Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций.

Заключение

Вопрос четкого соблюдения сроков хранения номенклатуры дел играет важную роль в любой компании. Со сроками можно ознакомиться в типовых и ведомственных перечнях документов, они составляют от 1 года до 75 лет для разных бумаг. Определенная документация должна храниться бессрочно. Если в одном деле находятся документы, сроки хранения которых отличаются друг от друга и зависят от значимости, то итоговый период хранения дела по номенклатуре определяется согласно наиболее ценным бумагам (максимально длительный из возможных).

Не разрешается хранить документы меньше, чем указано в законодательстве, и самостоятельно устанавливать сроки. Если данные о документации отсутствуют в типовых и ведомственных перечнях, следует прибегнуть к помощи сотрудников Росархива.

www.sekretariat.ru

Сроки хранения документов в организации в 2018 году: таблица

Вид документа	Срок хранения	Примечание
Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады и др.) к ним:
по основной деятельности	постоянно	присланные для сведения – до минования надобности
по личному составу	75 лет	ЭПК. О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках – 5 лет
по административно-хозяйственным вопросам	5 лет
Бухгалтерские балансы и отчеты; документы (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы) к ним:
сводные годовые	постоянно
годовые	постоянно
квартальные	5 лет	при отсутствии годовых – постоянно
месячные	1 год	при отсутствии квартальных – постоянно
передаточные, разделительные,ликвидационные балансы;приложения, пояснительные запискик ним	постоянно
аналитические документы (таблицы,записки, доклады) к годовымбалансам и отчетам	Постоянно
переписка об утверждении иуточнении балансов и отчетов	5 лет
документы (протоколы, акты,заключения) о рассмотрении иутверждении балансов и отчетов	постоянно	квартальные — 5 лет
сообщения (свидетельства) опостановке на учет в налоговыхорганах	5 лет после снятия с учета
отчеты по перечислению денежныхсумм по государственному инегосударственному страхованию(пенсионному, медицинскому,социальному, занятости)	постоянно
Отчеты по налогам:
годовые	постоянно
квартальные	5 лет	при отсутствии годовых – постоянно
месячные	1 год	при отсутствии квартальных – 5 лет
документы (расчеты, справки,таблицы, сведения) о начисленныхи перечисленных суммах налогов вбюджеты всех уровней.Переписка о разногласиях повопросам налогообложения,взимания акцизных и других сборов	5 лет	ЭПК
документы (расчеты, сведения,заявления, решения, списки,ведомости, переписка) обосвобождении от оплаты поналогам, предоставлении льгот,кредитов, отсрочек уплаты илиотказе в ней по налогам, акцизными другим сборам	5 лет	ЭПК
документы о зачислении налоговыхпоступлений в бюджеты разногоуровня и во внебюджетные фонды,задолженности по ним	5 лет
Отчеты об исполнении сметы расходов:
сводные годовые	Постоянно
годовые	Постоянно
квартальные	5 лет	при отсутствии годовых – постоянно
Иная документация по ведению производственно-хозяйственной деятельности
синтетические, аналитические,материальные счета бухгалтерскогоучета	5 лет
документы (планы, отчеты,протоколы, акты, справки,докладные записки, переписка) опроведении документальных ревизийфинансово-хозяйственнойдеятельности,контрольно-ревизионной работе, втом числе проверке кассы,правильности взимания налогов идр.	5 лет	в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения
бухгалтерские учетные регистры(главная книга, журналы-ордераразработочные таблицы и др.)	5 лет	при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения
первичные документы и приложенияк ним, зафиксировавшие фактсовершения хозяйственной операциии явившиеся основанием длябухгалтерских записей (кассовые,банковские документы, корешкибанковских чековых книжек,ордера, табели, извещения банкови переводные требования, акты оприеме, сдаче, списании имуществаи материалов, квитанции, корешкик ним, счета-фактуры, накладныеи авансовые отчеты и др.).Документы о приеме выполненныхработ (акты, справки)	5 лет	при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения
документы (акты, сведения,переписка) о взаимных расчетах иперерасчетах между организациями	5 лет
переписка офинансово-хозяйственнойдеятельности (об учете фондов, оналожении взысканий, штрафов,приеме, сдаче, списанииматериальных ценностей и др.)
переписка о выдаче и возвратессуд	5 лет
документы (справки, акты,обязательства, переписка) одебиторской и кредиторскойзадолженности, недостачах,растратах, хищениях	5 лет
гарантийные письма	5 лет
документы (протоколы, акты,расчеты, заключения) о переоценкеосновных фондов, определенииизноса основных средств, оценкестоимости имущества организации	постоянно
документы (заявления,распоряжения, справки-графики,акты) об оплате, размене,приеме-передаче векселей	постоянно
договоры, соглашения (кредитные,хозяйственные, операционные),договоры имущественногострахования, с аудиторами(аудиторскими фирмами)	5 лет после истечения срока действия договора (соглашения). ЭПК
договоры о материальной ответственности	5 лет после увольнения материально-ответственного лица
документы (протоколы заседанийинвентаризационных комиссий,ведомости) об инвентаризацииосновных средств, имущества,зданий и сооружений,товарно-материальных ценностей	5 лет	при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения
документы (счета, справки,переписка и др.) по финансовымвопросам благотворительнойдеятельности	5 лет	ЭПК

По учету кадров, оплаты труда и т.п.
лицевые счета работников	75 лет	ЭПК
положения о премировании работников	5 лет	ЭПК. Эти документы хранятся пять лет после замены новыми
документы (сводные расчетные(расчетно-платежные) ведомости(табуляграммы) на выдачузаработной платы, пособий,гонораров, материальной помощи идр. выплат; доверенности наполучение денежных сумм итоварно-материальных ценностей, втом числе аннулированныедоверенности)	5 лет	Срок хранения 5 лет при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения. Приотсутствии лицевых счетов эти документы (кроме доверенностей) хранятся 75 лет
переписка о выплате заработнойплаты;сведения, справки о совокупномдоходе работников за год и уплатеналогов;сведения об учете фондов, лимитовзаработной платы и контроле за ихраспределением, о расчетах поперерасходу и задолженности позаработной плате, об удержании иззаработной платы, из средствсоциального страхования, овыплате отпускных и выходныхпособий;документы (копии отчетов,заявления, списки работников,справки, выписки из протоколов,заключения) о выплате пособий,оплате листков нетрудоспособности	5 лет
документы (заявления, решения,справки, переписка) об оплатеучебных отпусков	до минования надобности, но не менее 5 лет
Книги, журналы, карточки учета:
ценных бумаг	постоянно
основных средств (зданий, сооружений)	5 лет после ликвидации основных средств при условии завершения проверки (ревизии)
приходно-расходных кассовыхдокументов (счетов, платежныхпоручений)	5 лет при условии завершения проверки (ревизии)
хозяйственного имущества;вспомогательные, контрольные(транспортные, грузовые, весовыеи др.)	5 лет при условии завершения проверки (ревизии)
депонированной заработнойплаты	5 лет при условии завершения проверки (ревизии)
реализации товаров, работ,услуг, облагаемых и не облагаемыхналогом на добавленную стоимость	5 лет с даты последней записи при условии завершения проверки (ревизии)
депонентов по депозитнымсуммам; доверенностей	5 лет с даты последней записи при условии завершения проверки (ревизии)

finbazis.ru