Вопрос 35. Порядок документирования и организация работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию. В каких случаях регистрируются в журнале документы с грифом ограничения доступа

Правила работы с документами ограниченного доступа. Раздел "Документы"

Режимные помещения

При работе с документами ограниченного доступа очень важно организовать соответствующий режим хранения этих документов, доступа к ним и их использования. Помещения, в которых ведутся работы с такими документами и где они хранятся в нерабочее время (в том числе и помещения архива), являются режимными. Наиболее целесообразно эти помещения располагать компактно в основном административном здании организации в зоне размещения кабинетов аппарата руководства. Архивохранилища, если таковые имеются, с учетом перспективы их возрастающей загрузки целесообразно располагать на первых этажах административных зданий. Они в обязательном порядке должны быть обеспечены вентиляцией (принудительной или, по крайней мере, естественной).

Режимные помещения должны оборудоваться замками повышенной надежности (с секретом). Для контроля за входом, могут устанавливаться шифрованные и электронные замки, автоматические турникеты, камеры видеонаблюдения. Доступ в помещения, где хранятся документы ограниченного доступа, должен быть строго ограничен.

В них допускаются: -руководитель организации, его заместитель (помощник) по режиму; -начальник режимного отдела (службы безопасности) и его заместитель; -работники, которые имеют прямое отношение к ведущимся в этих помещениях работам.

Доступ других сотрудников в эти помещения может быть разрешен в случае служебной необходимости одним из перечисленных руководителей. С целью ограничения доступа посторонних лиц режимные помещения оборудуются окном для выдачи и приема документов, выходящим в отдельный тамбур, либо часть помещения оборудуется барьером.

Запасные экземпляры ключей от всех режимных помещений в опечатанном виде должны постоянно находиться у руководителя подразделения. Другие экземпляры ключей в опечатанном виде в пенале по окончании рабочего дня ответственными за режимные помещения сдаются под охрану на пост административного здания с указанием времени приема (сдачи), с отметками о включении и выключении охранной и пожарной сигнализации в журнале. При этом должны быть опечатаны и все режимные помещения. Список работников, имеющих право сдавать (получать) ключи на посту охраны, утверждается начальником службы безопасности организации.

Если перед вскрытием режимных помещений обнаружено нарушение целостности печатей и неисправность замков, то помещения не вскрываются, составляется акт о случившемся и немедленно докладывается руководителю организации, начальнику подразделения и службе безопасности и принимаются меры по охране помещений до прибытия службы безопасности.

На случай чрезвычайного происшествия (пожар, авария, стихийное бедствие и т.п.) в организации разрабатывается специальная инструкция, утверждаемая руководителем организации, в которой предусматривается порядок вскрытия режимных помещений, очередность и порядок спасения техники, документов ограниченного доступа и определяются места дальнейшего их хранения. Такая инструкция не должна раскрывать состава вывозимых документов.

В случае чрезвычайного происшествия в нерабочее время, если создается угроза уничтожения документов, то дежурный по организации вместе с подразделением охраны имеет право вскрыть режимные помещения и принять меры к спасению техники и документов в соответствии с вышеуказанной инструкцией.

Особенности ведения делопроизводства

Документы ограниченного доступа требуют к себе несколько иного подхода на стадии делопроизводства в отличие от документов несекретного характера, не носящих в себе какую-либо тайну. Работник организации должен работать только с теми сведениями и документами, содержащими какую-либо тайну, к которым он получил доступ в силу трудовых обязанностей, знать, какие конкретно сведения подлежат защите, а также строго соблюдать правила пользования ими. Работник также должен знать, кому из сотрудников организации разрешено работать со сведениями, составляющими тайну, к которым он сам допущен, и в каком объеме эти сведения могут быть доведены до этих сотрудников.

При увольнении работника, имеющего отношение к документам ограниченного доступа, в обязательном порядке проводится проверка наличия числящихся за ним документов. Только после этого производится отметка в его обходном листе. Если же работник временно отсутствует (болезнь, отпуск, командировка и т.п.), передача числящихся за ним документов другим работникам производится по решению начальника подразделения с отражением в журнале учета или по акту. Документы ограниченного доступа по номенклатуре определяются в дела. На обороте обложки дела или на отдельном листе, хранящемся в деле, указывается список сотрудников, которым разрешено ознакомление с делом. Изменения в эти списки вносятся с разрешения начальника режимного отдела (службы безопасности) по представлению начальников структурных подразделений.

При пользовании делами, в которых имеются документы ограниченного доступа, необходимо иметь в виду, что дела должны возвращаться в тот же день лицами, которым они были выданы для работы. В случае необходимости производства копий с документов ограниченного доступа обязательно должен вестись журнальный учет производства копий.

Чрезвычайным происшествием в организации считается недостача (утрата) документов ограниченного доступа, выявленная в ходе ежегодной проверки наличия документов, дел и картотек. Такую проверку необходимо проводить по окончании года (как правило, в I квартале года), независимо от того, где и у кого документы находятся, и от времени их поступления. Проверка проводится специальной комиссией, назначаемой приказом руководителя организации, в составе не менее 3 работников из числа лиц, имеющим прямое отношение к проверяемым документам и соответствующий допуск к данным работам, с обязательным включением в ее состав работников режимного отдела (службы безопасности).

При незначительном количестве таких документов, циркулирующих в организации, проверка может производиться руководителем конкретного подразделения или по его указанию одним из работников этого подразделения и работником режимного отдела (службы безопасности).

В ходе проверки анализируется движение (поступление, отправка, размножение и уничтожение) документов с ограниченным доступом, произошедшее за проверяемый год, а также проводится сверка учетных данных с фактическим наличием документов. При проверке используются журналы учета документов, расписки, реестры, акты на уничтожение документов и другие учетные формы, в том числе и те, в которых зарегистрировано размножение документов. По результатам проверки составляется акт, который утверждается руководителем подразделения и докладывается руководителю организации.

Изъятие, выемка документов (дел)

Изъятие из дела документов или перемещение их из одного дела в другое производится в исключительных случаях, с оставлением в деле справки-заместителя, и только с разрешения начальника подразделения. В случае безвозвратного изъятия из дела документов во внутренней описи дела и формах учета делаются соответствующие отметки. При изъятии из дел документов, зарегистрированных по журналам учета прошлых лет, они должны быть вновь зарегистрированы в журнале учета текущего года с отметкой об этом в справке-заместителе.

Отметки в деле об изменении количества листов при безвозвратном изъятии документов производятся на обложке дела, во внутренней описи и заверительном листе. При изъятии документов листы дела перенумерации не подлежат. В соответствии со статьей 183 Уголовно-процессуального кодекса РФ выемка документов, содержащих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, производится следователем с санкции прокурора, а выемка документов, содержащих информацию о вкладах и счетах граждан в банках и иных кредитных организациях, производится на основании судебного решения, принимаемого в порядке, установленном статьей этого же Кодекса. До начала выемки следователь предлагает выдать документы, подлежащие изъятию, а в случае отказа производит выемку принудительно.

Первичные учетные документы бухгалтерского учета могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Особенности архивной работы

В архиве составляется схема размещения документов и дел и план эвакуации на случай чрезвычайного происшествия. Оба этих документа согласовываются с руководителем режимного отдела (службы безопасности) и утверждаются руководителем архива.

Дальнейшее перемещение документов внутри архива производится только с разрешения руководителя архива. Ознакомление с документами ограниченного доступа производится в режимном помещении только с разрешения руководителя организации или иного должностного лица.

В архиве организации должна проводиться проверка наличия документов и дел, но не реже 1 раза в 5 лет. Такая проверка должна проводиться не только в плановом порядке, но и в случае перемещения (перевода) архива в другое (другие) хранилища, после чрезвычайных происшествий (стихийное бедствие, несанкционированное проникновение в архивохранилище посторонних лиц и т.п.), при смене лица, ответственного за хранение документов, а также при ликвидации организации.

Остановимся более подробно на этом виде архивных работ.

Проверка наличия документов и дел осуществляется комиссионно. Состав комиссии (не менее 2 работников) поименно объявляется письменным приказом руководителя организации. Одновременно этим же приказом определяются задачи и сроки проведения проверки (сроки должны быть максимально сжатые и, по возможности, не превышать 1 календарного месяца).

Многолетняя практика большинства архивов подтверждает, что наиболее целесообразно осуществлять проверку "двойками": один проверяющий работает с учетными документами (описью), другой - визуально проверяет наличие и состояние хранения дел на месте, сличая архивный шифр и заголовок каждой единицы хранения с записью в описи и не прибегая, без особой необходимости, к полистному просмотру архивных документов. Все записи об отсутствующих единицах хранения, недостатках в их физическом состоянии и т.п. производятся в ходе проверки на отдельных листах (листах проверки наличия документов) вплоть до завершения проверки по одной конкретной описи.

Обнаруженные, так называемые "закладки", то есть нарушения в последовательном (по архивным номерам) расположении дел по данной описи, дела из другой описи или из другого фонда, устраняются немедленно, и обнаруженные "чужие" дела раскладываются по своим местам хранения. По окончании работы по одной описи выясняются причины и обоснованность отсутствия отмеченных единиц хранения (по записям в журнале выдачи (высылки) дел, контрольным карточкам, переписке и т.д.).

Итоговые документы по результатам проверки наличия архивных документов оформляются по завершении этой работы в масштабе всего архива, включая краткосрочный поиск выявленных необоснованно отсутствующих дел. Каждый акт проверки наличия утверждается руководителем архива (режимного отдела, собственной безопасности). Общие итоги докладываются руководителю организации с докладной запиской о необнаруженных делах и предлагаемых мерах по их розыску. Все документы по проверке приобщаются в дела фондов.

По завершении вышеизложенного комплекса мероприятий архив осуществляет меры по розыску, а также изыскивает возможности по устранению выявленных недостатков в физическом состоянии дел и отдельных документов.

Особенности уничтожения документов

В организации должен быть установлен порядок, исключающий ознакомление посторонних лиц с уничтожаемыми документами (делами), неполное их уничтожение, позволяющее восстановить их содержание, а также случайное уничтожение не подлежащих уничтожению документов (дел).

Уничтожать документы и дела ограниченного доступа необходимо путем сжигания, расплавления, дробления, растворения или химического разложения, превращения в мягкую бесформенную массу и порошок. Допускается также уничтожение документов путем измельчения в кусочки в бумагоуничтожающей машине площадью не более 2,5 мм2.

Если перед уничтожением из дел изымаются отдельные документы, необходимые для дальнейшей работы, в акте указывается, какие документы и из каких дел изъяты (регистрационные номера и наименование документов, номера дел и листов), а также в какие дела и за какими номерами листов подшиты изъятые документы или зарегистрированы по журналам текущего года. В журналах учета делается отметка о новом местонахождении документов, а в акте на уничтожение указывается фактическое количество оставшихся листов дела, подлежащих уничтожению. Дела уничтожаются вместе с внутренними описями после обязательной полистной сверки с записями актов и внутренними описями дел.

Контроль за работой с документами

Контроль за работой с документами ограниченного доступа осуществляют руководитель организации, его заместитель по режиму, руководитель режимного отдела (службы безопасности), а также руководители самостоятельных подразделений. В случае, если в организации циркулируют сведения, составляющие государственную тайну, то контрольные функции осуществляют также органы государственной безопасности.

За разглашение сведений, составляющих государственную тайну, утрату документов, содержащих такие сведения, а также за иные нарушения режима и порядка работы с этими документами виновные лица привлекаются к ответственности в соответствии с действующим законодательством:

а) за разглашение сведений, составляющих государственную тайну, утрату документов, содержащих такие сведения, виновные лица привлекаются к уголовной ответственности в соответствии с Уголовным кодексом РФ; б) за разглашение сведений, составляющих служебную тайну, утрату документов, содержащих такие сведения, либо за иные нарушения режима виновные лица привлекаются к дисциплинарной ответственности и могут быть отстранены от выполнения таких работ с этими документами, а за передачу иностранным организациям или их представителям сведений, составляющих служебную тайну, - к уголовной ответственности.

В соответствии со статьей 139 Гражданского кодекса РФ лица, незаконными методами получившие информацию, которая составляет служебную или коммерческую тайну, обязаны возместить причиненные убытки. Такая же обязанность возлагается на работников, разгласивших служебную или коммерческую тайну вопреки трудовому договору. Согласно статье 857 Гражданского кодекса РФ в случае разглашения банком сведений, составляющих банковскую тайну, клиент, права которого нарушены, вправе потребовать от банка возмещения причиненных убытков.

В заключение следует еще раз обратить внимание на то, что документы ограниченного доступа приравниваются к документам с ограничительными грифами, а, следовательно, подход к ним должен быть особый.

Также по этой теме:

Ранее просмотренные страницы

Ваша корзина пуста

dis.ru

ДОКУМЕНТОВ С ГРИФОМ ОГРАНИЧЕНИЯ ДОСТУПА — МегаЛекции

 

159. Пользование информацией ограничивается законодательством в целях защиты сведений, распространение которых может нанести ущерб экономике государства, его обороноспособности, интеллектуальной собственности, а также чести и достоинству, личной и семейной жизни граждан. Основополагающими актами в этой сфере являются Конституция Республики Беларусь (ст. 34), Законы Республики Беларусь от 06.09.1995 г. «Об информатизации» (ст. 19) (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1995 г., № 33, ст. 428), от 13.01.1995 г. «О печати и других средствах массовой информации» (ст. 5) (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1995 г., № 12, ст. 121), от 29.11.1994 г. «О государственных секретах» (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1995 г., № 3, ст. 5).

Порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения определен Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 15 февраля 1999 г. № 237.

160. Под распространением понимается сообщение, публикация сведений в печати и иных средствах массовой информации, а также доведение материалов, содержащих указанные сведения, любыми другими способами (музеи, выставки, семинары, симпозиумы, ярмарки, тендеры и др.) до юридических и физических лиц, которым не предоставлено право ознакомления с ними, а также вывоз материалов, содержащих сведения ограниченного распространения, за границу или передача их иностранным гражданам.

161. Регистрация документов (изданий) с грифом ограниченного распространения («Для служебного пользования» (ДСП), «Не для печати» (НДП), «Не подлежит оглашению» (НПО) и др.) осуществляется специалистом отдела документооборота и контроля.

162. Регистрации подлежат все документы, имеющие гриф ограничения распространения. В этом случае к регистрационному индексу документа (издания) добавляются буквы «ДСП», «НДП», «НПО».

В учетной карточке указываются количество поступивших (или отправляемых) экземпляров документа (издания) и номера этих экземпляров.

Картотека таких документов (изданий) ведется отдельно от прочей документации.

163. При направлении документов (изданий) в структурные и подведомственные подразделения перед фамилией лица, которому направляется документ, в учетной карточкеуказывается номер экземпляра передаваемого ему документа (издания).

Передача таких документов производится под расписку.

164. В правом верхнем углу первой страницыисходящих и внутреннихдокументов, на обложке и титульном листе документа (издания) (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих информацию ограниченного распространения, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам проставляются ограничительный гриф и номер экземпляра.

В левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа каждого экземпляра документа (издания) машинистка должна указать количество отпечатанных экземпляров, свои инициалы и дату печатания документа,

1645 Учет решений и распоряжений, имеющих гриф ограничения доступа, ведется отделом по подготовке заседаний исполкома в картотеке регистрации решений и распоряжений без грифа.

Под регистрационным номером такого документа в карточке пишутся буквы ДСП, НДП, НПО.

Номера экземпляров рассылаемого адресатам решения или распоряжения записываются в указателе рассылки.

166. Рассылаемые отделом по подготовке заседаний исполкома материалы сгрифом ограничения доступа к заседаниям Мингорисполкома подлежат возврату вуказанный отдел. В отделе по подготовке заседаний исполкома ведется поэкземплярный учет рассылки и возврата этих материалов. По минованию надобности они уничтожаются работниками этого же отдела в установленном порядке.

167. При необходимости рассылки копий поступившего в Мингорисполкомдокумента с грифом ограниченного распространения на копиях указывается номерпоступившего экземпляра документа, дополненный (в скобках) порядковым номером экземпляра-копии (например: Экз. № 24 (1), Экз. № 24 (2) и т.д.). Если такие документы (издания) направляются по нескольким адресам, составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов, изданий.

168. Размножение документов с грифом ограничения доступа в машинописном и копировально-множительном бюро производится с разрешения управляющего делами Мингорисполкома или его заместителя.

В машинописном и копировально-множительном бюро ведется журнал поэкземплярного учета размножения документов с грифом ограниченного распространения.

Размноженные документы сдаются заказчику под расписку в журнале.

169. Исполненные документы с ограничительным грифом «Для служебного пользования» группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства.

170. Корреспонденция с грифом ограниченного распространения сдается в отдел документооборота и контроля под расписку в указателе рассылки.

171. Все документы и дела с грифом ограниченного распространения сдаются в сектор по архивам управления по контролю и делопроизводству Мингорисполкома (далее – сектор по архивам) и формируются в дела постоянного хранения.

Лица, не работающие в Мингорисполкоме, допускаются к ознакомлению с такими документами по разрешению управляющего делами Мингорисполкома или его заместителя.

Подлежащие уничтожению документы и дела должны в обязательном порядке уничтожаться по акту, измельчаться до степени, исключающей возможность прочтения текста, или сжигаться.

172. Запрещается пользоваться данными, содержащимися в документах (изданиях) сгрифом ограниченного распространения в открытых выступлениях (в печати, по радио и т.д.).

173. О фактах утраты документов (изданий) с грифом ограниченного распространения немедленно ставится в известность управляющий делами Мингорисполкома или его заместитель и начальник управления по контролю и делопроизводству Мингорисполкома.

174. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушения порядка обращения с документами (изданиями), содержащими такую информацию, работник организации может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

Ответственность за организацию и осуществление надлежащего учета, за хранение, размножение, использование и уничтожение документов (изданий) с грифом ограниченного распространения несут руководители структурных подразделений аппарата Мингорисполкома и организаций коммунальной собственности г. Минска. Контроль за состоянием этой работы осуществляется управлением по контролю и делопроизводству Мингорисполкома.

 

 

РАЗДЕЛ IV

megalektsii.ru

17.07.2015) (утратил силу на основании постановления Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 31.05.2017 N 513-П), Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 28 января 2010 года №49-А

О РАБОТЕ СО СЛУЖЕБНОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ (с изменениями на: 17.07.2015)

(в редакции постановления Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 27.05.2010 N 272-А, постановлений Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 14.10.2010 N 300-П, от 27.01.2011 N 4-П, от 27.06.2011 N 447-П, от 08.05.2015 N 412-П, от 17.07.2015 N 642-П) ____________________________________________________________________Утратил силу на основании постановления Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 31 мая 2017 года N 513-П____________________________________________________________________

В целях обеспечения требований информационной безопасности при работе с документами ограниченного распространения, повышения уровня информационной безопасности, в соответствии с Постановлениями Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти" и от 15 июня 2009 года N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" Администрация Ямало-Ненецкого автономного округа постановляет:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в исполнительных органах государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа.

2. Утратил силу. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 14.10.2010 N 300-П.

3. Руководителям исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа:

- в случае отсутствия незамедлительно включить в служебные контракты и должностные регламенты государственных гражданских служащих, должностные инструкции лиц, замещающих государственные должности и должности, не отнесенные к должностям государственной гражданской службы, положения о неразглашении служебной информации ограниченного распространения, ставшей им известной в связи с осуществлением служебной деятельности;

- в срок до 15 марта 2010 года определить и утвердить перечни лиц, ответственных за осуществление специального (конфиденциального) делопроизводства, и лиц, допущенных к работе со служебной информацией ограниченного распространения.

4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа Кагана М.Д.

(п. 4 в ред. постановления Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 17.07.2015 N 642-П)

ГубернаторЯмало-Ненецкого автономного округаЮ.В.НЕЕЛОВ

ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ ОБРАЩЕНИЯ СО СЛУЖЕБНОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

Утвержденапостановлением АдминистрацииЯмало-Ненецкого автономного округаот 28 января 2010 года N 49-А

(в ред. постановления Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 27.05.2010 N 272-А, постановлений Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27.01.2011 N 4-П, от 27.06.2011 N 447-П)

I. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция определяет общий порядок обращения с документами, изданиями, делами и другими материальными носителями (фото-, кино-, видео- и аудиопленки, машинные носители информации и др.) (далее - документами), содержащими служебную информацию ограниченного распространения в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа и исполнительных органах государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - органы государственной власти, автономный округ).

(в ред. постановления Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27.01.2011 N 4-П)

Инструкция не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года N 1233.

1.3. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности органов государственной власти автономного округа, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

1.4. К служебной информации ограниченного распространения не могут быть отнесены:

- правовые акты, устанавливающие правовой статус органов государственной власти, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

- сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;

- описание структуры органа государственной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;

- порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

- решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

- сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения,

а также иные документы, запрет на отнесение которых к информации ограниченного распространения указан в федеральных законах, законах автономного округа, нормативных правовых актах Губернатора и Правительства автономного округа.

(в ред. постановления Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27.01.2011 N 4-П)

1.5. Необходимость отнесения документа к служебной информации ограниченного распространения и проставления грифа ограничения доступа "Для служебного пользования" (в дальнейшем - "ДСП") определяется автором (исполнителем) документа и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Должностные лица, принявшие решение об отнесении информации к разряду служебной информации ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и соблюдение ограничений, предусмотренных пунктом 1.4 настоящей Инструкции, а также за обеспечение защиты носителей служебной информации ограниченного распространения и правомочность использования средств автоматизации при подготовке этих документов.

1.6. Служебная информация ограниченного распространения без санкции руководителя органа государственной власти или его заместителей не подлежит разглашению (распространению).

1.7. Должностное лицо, принявшее решение о направлении исполнителям служебной информации ограниченного распространения, несет персональную ответственность за обоснованность принятого решения.

1.8. Государственным гражданским служащим автономного округа (исполнителям), работающим со служебными документами ограниченного распространения с грифом ограничения доступа "ДСП", запрещается сообщать устно, письменно или иным способом кому бы то ни было сведения, содержащиеся в этих документах, если это не вызывается служебной необходимостью.

1.9. Запрещается использовать служебную информацию ограниченного распространения для открытых выступлений или опубликования в средствах массовой информации, экспонировать такие документы и издания на выставках, демонстрировать их на стендах и т.д., а также размещать в составе информационных ресурсов международной сети Интернет или иным способом создавать условия для неконтролируемого доступа к ним.

1.10. Государственные гражданские служащие автономного округа, имеющие отношение к работе со служебной информацией ограниченного распространения с грифом ограничения доступа "ДСП", должны быть в обязательном порядке ознакомлены с настоящей Инструкцией под личную подпись.

1.11. За разглашение, утрату служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с ней государственный гражданский служащий автономного округа может быть привлечен к ответственности, предусмотренной действующим законодательством.

II. Порядок создания, приема и учета документов с грифом ограничения доступа "ДСП"

2.1. Учет, размножение, хранение и использование документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения с грифом ограничения доступа "ДСП" возлагается на ответственных за ведение специального (конфиденциального) делопроизводства органа государственной власти, назначаемых приказом руководителя органа государственной власти.

2.2. На всех черновиках, проектах и экземплярах подготавливаемых документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, устанавливается гриф ограничения доступа к документу. Соответствующая отметка печатается в правом верхнем углу каждого листа документа. Номер экземпляра, необходимый для осуществления поэкземплярного учета, контроля движения и местонахождения, проставляется на оригиналах ниже грифа ограничения доступа к документу, отделяется полуторным межстрочным интервалом и центрируется по отношению к нему. Ниже с полуторным интервалом указывают срок конфиденциальности документа:

(в ред. постановления Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27.06.2011 N 447-П)Для служебного пользования.

Экз. _________

Срок до ______________Допускается гриф ограничения доступа к документу проставлять в виде штампа.

В случае совпадения срока ограничения доступа со сроком хранения документа или бессрочного ограничения распространения срок допускается не указывать.

В случае единственного экземпляра его номер не указывается. При наличии нескольких экземпляров и необходимости их направления нескольким получателям к документу прилагается указатель рассылки с указанием полных реквизитов, требуемых для направления (полная должность и Ф.И.О. - для получателей в системе исполнительных органов государственной власти автономного округа, для иных получателей - с добавлением наименования организации и полного почтового адреса), и указанием направляемого номера экземпляра. Указатель рассылки подписывается и визируется в строгом соответствии с подписанием и визированием самого документа.

При необходимости последующего увеличения количества получателей готовится новый лист рассылки, оформленный в соответствии с требованиями.

Нумерация экземпляров в этом случае продолжает предыдущий лист рассылки.

Уникальность каждого номера экземпляра должна сохраняться при всех операциях специального (конфиденциального) делопроизводства на всех этапах движения документа.

На обороте последнего листа в левом нижнем углу каждого экземпляра документа автор (исполнитель) или лицо, осуществляющее оформление и печать документа, должны указать количество отпечатанных экземпляров, свою фамилию и дату печатания документа, например:Отпечатано в 11 экземплярах.

экз. N N 1-10 - адресатам, с приложением

экз. N 11 - в делоФ.И.О.

тел.:

ДатаЕсли документ будет направляться или готовиться к отправке адресату подразделением/сотрудником, отличным от осуществившего регистрацию и оформление, то добавляется информация об ответственном за отправку.

На всех страницах отпечатанного экземпляра документа, за исключением первой страницы, обложки и титульного листа, в верхнем колонтитуле проставляется порядковый номер страницы.

(абзац введен постановлением Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27.06.2011 N 447-П)

2.3. Поступающие документы, имеющие установленный автором документа гриф ограничения доступа "ДСП", относятся к служебной информации ограниченного распространения. В случае неуказания автором срока конфиденциальности данный период устанавливается равным периоду хранения документов в соответствии с утвержденной номенклатурой текущего периода. Во время или по истечении указанного срока рассмотрение вопроса о снятии/сохранении грифа ограничения доступа осуществляется в установленном порядке.

Гриф ограничения доступа "ДСП" может быть назначен поступившим документам, первоначально его не имеющим, в случае, если получатель или исполнитель документа примет решение о необходимости отнесения к служебной информации ограниченного распространения. В данном случае должностное лицо также несет ответственность, указанную в пункте 1.5 настоящей Инструкции.

2.4. Все поступающие служебные документы ограниченного распространения передаются ответственному за ведение специального (конфиденциального) делопроизводства органа государственной власти.

2.5. Вынос незарегистрированных служебных документов ограниченного распространения с грифом ограничения доступа "ДСП" за пределы места (здания) расположения органа государственной власти категорически запрещается.

2.6. Регистрация документов ограниченного распространения осуществляется в порядке, установленном для общего делопроизводства с использованием системы электронного документооборота и делопроизводства, с учетом следующего:

- к регистрационному номеру справа через дефис добавляется аббревиатура "ДСП";

- в регистрационно-контрольной карточке категорически запрещается отражать заголовок и краткое наименование документа, проставляется только аббревиатура "ДСП";

- электронная копия документа не создается и не присоединяется.

(п. 2.6 в ред. постановления Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 27.05.2010 N 272-А)

2.7. Дополнительно к реквизитам проставляемого регистрационного штампа указывается количество листов документа и через знак "+" общее количество всех конфиденциальных приложений.

На первом листе каждого приложения в правом нижнем углу проставляется штамп или пишется "К вх. N ________". Эта отметка указывает исполнителю на то, что данное приложение является не отдельным документом, а составной частью другого документа.

III. Копирование и рассылка (отправка) документов с грифом "ДСП"

3.1. Документы с грифом ограничения доступа "ДСП" без санкции соответствующего должностного лица, оформленной на бумажном носителе и заверенной собственноручной подписью, в т.ч. и в виде резолюции по данному документу, не подлежат распространению, копированию, направлению и отправке.

3.2. Копирование осуществляется в условиях, исключающих несанкционированный доступ к копируемым документам, отдельно от документов общего характера.

При копировании служебных документов ограниченного распространения внизу на оборотной стороне последнего листа документа проставляется рукописная отметка о сотруднике, осуществившем копирование (Ф.И.О., должность), дате копирования, основании для осуществления копирования и количестве сделанных копий. При осуществлении повторного копирования указанные сведения проставляются выше предыдущих.

Допускается направлять служебную информацию ограниченного распространения в виде выписок. Выписка может не относиться к служебным документам ограниченного распространения в случае, если в ней не содержится информация, послужившая причиной установления грифа ограничения доступа. Принятие решения и полнота ответственности возлагается на должностное лицо, принявшее решение о формировании выписки и включении в ее состав информации из служебного документа ограниченного распространения. На оборотной стороне последнего листа документа проставляется рукописная отметка, аналогичная проставляемой при копировании, с дополнительным указанием слова "Выписка" и перечня включенных в выписку страниц, разделов, пунктов и т.д. исходного документа.

3.3. Учет экземпляров копий и выписок осуществляется в следующем порядке:

К порядковому номеру экземпляра полученного документа через косую черту "/" добавляется порядковый номер каждой копии или выписки. При отсутствии номера экземпляра на исходном документе его номер принимается равным единице. В случае создания дополнительных копий к ранее сделанным по тому же месту регистрации их нумерация продолжается. При создании дополнительных копий по месту исполнения документа за исходный номер принимается номер полученной копии.

3.4. Направляемые для исполнения служебные документы ограниченного распространения или их копии и выписки из них:

- передаются ответственными за осуществление специального (конфиденциального) делопроизводства через должностных лиц, допущенных к работе со служебными документами ограниченного распространения, под личную подпись;

- пересылаются сторонним организациям только фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;

- не могут передаваться по открытым и корпоративным каналам связи, в т.ч. посредством региональной межведомственной телекоммуникационной сети автономного округа, международной сети Интернет, а также с использованием факсимильной связи.

3.5. Служебные документы ограниченного распространения, по исполнению которых осуществляется контроль в соответствии с положениями, утвержденными нормативными актами автономного округа или исполнительного органа государственной власти, копируются с учетом дополнительного экземпляра для передачи в структуру или сотруднику, осуществляющему контроль за исполнением на основании настоящей Инструкции, и передаются под личную подпись лицу, ответственному за осуществление специального (конфиденциального) делопроизводства, или при его отсутствии его руководителю, если он допущен к работе со служебными документами ограниченного распространения.

3.6. Отправляемые и передаваемые служебные документы ограниченного распространения с грифом ограничения доступа "ДСП" должны быть в целях исключения несанкционированного доступа в процессе транспортировки помещены в конверты либо упакованы иным способом. Запрещается использовать конверты с прозрачными "окошками" для пересылки этих документов.

IV. Организация хранения документов с грифом ограничения доступа "ДСП"

4.1. Хранение служебных документов ограниченного распространения с грифом ограничения доступа "ДСП" осуществляется отдельно от документов общего назначения в надежно запираемых шкафах, ящиках или сейфах.

4.2. Исполненные служебные документы ограниченного распространения группируются в отдельные дела. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется гриф ограничения доступа "ДСП". Порядок формирования дела осуществляется по правилам общего делопроизводства.

4.3. Дела со служебными документами ограниченного распространения с грифом ограничения доступа "ДСП" постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения должны иметь внутренние описи.

4.4. Проведение экспертизы научной и практической ценности служебных документов ограниченного распространения, рассмотрение и утверждение ее результатов производится в соответствии с требованиями и порядком, установленными для несекретных документов.

4.5. Отобранные к уничтожению служебные документы ограниченного распространения с грифом ограничения доступа "ДСП", не имеющие исторической ценности и утратившие практическое значение, оформляются отдельным актом.

V. Снятие грифа ограничения доступа

5.1. Снятие грифа ограничения доступа осуществляется:

- по истечении срока хранения, установленного в соответствии с индексом отнесенного дела по утвержденной номенклатуре дел;

- по решению экспертной комиссии, оформленному в виде акта, утвержденного руководителем органа государственной власти;

- по получении информации от автора документа о снятии грифа ограничения доступа.

5.2. Дела постоянного и временного сроков хранения с грифом ограничения доступа "ДСП" периодически не реже 1 раза в год просматриваются с целью возможного снятия ограничения доступа.

5.3. На обложках дел гриф ограничения доступа затушевывается и производится запись с указанием даты и номера акта, на основании которого снята ограничительная пометка. После этого документы помещаются в дела в соответствии с номенклатурой дел общего делопроизводства.

5.4. При снятии грифа ограничения доступа на документах, а также в учетных формах делаются соответствующие записи и информируются все адресаты, которым эти документы направлялись.

VI. Требования, предъявляемые к средствам автоматизации, участвующим в процессе работы со служебной информацией ограниченного распространения

6.1. Основным документом, определяющим вопросы безопасности при работе со служебными документами ограниченного распространения на средствах автоматизации, являются Специальные требования и рекомендации по технической защите конфиденциальной информации "СТР-К", утвержденные приказом Гостехкомиссии России от 30.08.2002 N 282.

6.2. Разработка служебных документов ограниченного распространения на автоматизированных рабочих местах, не имеющих аттестата соответствия требованиям безопасности информации, категорически запрещена.

6.3. Работа производится только на учтенных машинных носителях информации.

6.4. Персональную ответственность за соблюдение установленных требований по безопасности информации при обработке, копировании (уничтожении) служебной информации ограниченного распространения, а также за использование неучтенных машинных носителей информации несет государственный гражданский служащий (исполнитель), непосредственно осуществивший указанные действия или/и давший указание на их осуществление.

6.5. Машинные носители информации, непригодные для дальнейшего использования, подлежат сдаче для уничтожения. Уничтожение проводится комиссией по акту.

6.6. Устройства отображения и вывода информации (дисплей, принтер и т.д.) должны устанавливаться с учетом исключения несанкционированного доступа к выводимой информации лиц, не имеющих к ней непосредственного отношения. В случае невозможности выполнения указанных требований по размещению технических средств должны приниматься дополнительные организационные и технические меры по исключению несанкционированного доступа к информации.

VII. Обеспечение сохранности служебных документов ограниченного распространения с грифом ограничения доступа "ДСП". Проверка их наличия

7.1. Выданные для работы служебные документы ограниченного распространения с грифом ограничения доступа "ДСП" подлежат возврату в тот же день. Запись о выдаче документа и последующем его приеме заносится в карточку учета выдачи документов с грифом ограничения доступа "ДСП" согласно приложению к настоящей Инструкции.

Отдельные служебные документы ограниченного распространения с разрешения руководителя органа государственной власти могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии полного обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения, но не более 10 рабочих дней.

7.2. При смене специалиста, ответственного за учет и работу со служебными документами ограниченного распространения, составляется акт приема-сдачи документов с грифом ограничения доступа "ДСП", который утверждается руководителем органа государственной власти.

7.3. Проверка наличия служебных документов ограниченного распространения проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом органа государственной власти, или постоянно действующей технической комиссией органа государственной власти. Результаты проверки оформляются актом в 2-х экземплярах.

(в ред. постановления Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27.06.2011 N 447-П)

Акты проведения проверок до 01 марта года, следующего за отчетным, направляются в департамент специальных мероприятий автономного округа.

(в ред. постановления Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27.06.2011 N 447-П)

В архиве органа государственной власти проверка наличия документов в делах проводится не реже одного раза в пять лет.

В состав таких комиссий обязательно включаются сотрудники, ответственные за учет и хранение этих материалов.

Абзац утратил силу. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27.06.2011 N 447-П.

7.4. О фактах утраты служебных документов ограниченного распространения либо разглашения служебной информации ограниченного распространения ставится в известность руководитель органа государственной власти и образуется комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю органа государственной власти.

На утраченные служебные документы ограниченного распространения составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.

7.5. В случае ликвидации исполнительного органа государственной власти автономного округа решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает ликвидационная комиссия.

Приложение. КАРТОЧКА учета выдачи документов с грифом "ДСП"

Приложениек Инструкциио порядке обращениясо служебной информациейограниченного распространенияв исполнительных органахгосударственной властиЯмало-Ненецкого автономного округа

___________________________________________________________ (регистрационные реквизиты документа, вид носителя сведений)

Дата выдачи	Кто выдал (Ф.И.О.)	Кому выдано (Ф.И.О.)	Номера листов документа (дела), с которыми ознакомился исполнитель	Срок возврата	Расписка в получении или ознакомлении	Примечание

docs.cntd.ru

Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения

Делопроизводитель, допущенный к конфиденциальным сведениям и документам, прежде чем получить доступ к ним, должен пройти инструктаж и ознакомиться с памяткой ( инструкцией) о сохранении КТ организации. Памятка составляется с учетом специфики организации и утверждается руководителем.

Ведение делопроизводства, обеспечивающего учет и сохранность

документов, содержащих конфиденциальные сведения, предусматривает выполнение ряда рекомендаций.

Для сохранения КТ в организации приказом руководителя

назначается ответственное лицо, которое несет персональную ответственность за утерю документов или утечку информации из них.

Документы, имеющие гриф «КТ», формируются в отдельное дело

(или дела). На обложке дела в правом верхнем углу ставится гриф

«KT». На внутренней стороне обложки делапишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом.

Листы дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. В начале дела подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нем, в конце дела подшивается заверительный лист, причем указывается общее количество листов (цифрами и прописью).

Хранятся дела в сейфе, который опечатывается секретарем. Другие сотрудники организации не должны иметь доступ к этому сейфу.

Документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению. На документе в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра проставляют гриф ограничения доступа:

Конфиденциально Экз. № 1

или

Коммерческая тайна Экз. № 1

Гриф показывает, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит организации и охраняется

законодательно.

В тексте документа также может быть оговорена конфиденциальность сведений, права на них организации, порядок использования и т.п. Например, если КТ является результатом

совместной деятельности с другой организацией, то необходимость сохранять ее должна быть отражена в контракте.

В случае отсутствия грифа «КТ» и указаний на

конфиденциальность в тексте предполагается, что автор и лица, подписавшие или утвердившие документ, предусмотрели все возможные последствия от свободной (без ограничения доступа) работы с документом.

На документе с грифом «КТ» указывается количество экземпляров документа и место нахождения каждого из них (ниже реквизитов «Подпись» и «Отметка об исполнителе»). Например,

Составлен в двух экз.:

экз.№1 - в адрес;

экз. №2 - в дело №3-5

Отметка о количестве составленных экземпляров проставляется на экземпляре, который подшивается в дело.

На обороте листа документа, имеющего гриф, руководитель пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом. Например:

Разрешаю:

А. Е. Петрову А. В. Сидорову

Подпись руководителя

Дата

Печатает документы с грифом «KT» обычно делопроизводитель. В случае их большого объема они могут изготавливаться

централизованно, в специально отведенном помещении (рабочем месте), исключающем доступ посторонних лиц.

Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет.

Черновики (или файлы), варианты документа уничтожаются с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа:

«Черновик (или файл) уничтожен. Подпись. Дата».

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в

«Журнале регистрации документов с грифом “КТ”». При значительном объеме документов могут быть заведены журналы отдельно для

входящих, исходящих и внутренних документов организации. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются.

Поступающие (входящие) документы с грифом «КТ» принимаются и вскрываются секретарем. При поступлении обязательно проверяется

целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия или недостачи в конвертах (пакетах) документов с грифом «КТ» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

Движение (выдача и возврат) документов с грифом «КТ» должно своевременно отражаться в «Журнале учета выдачи документов с

грифом «КТ».

При выдаче делопроизводителем документа, сотрудник, получивший документ с грифом «КТ», должен сверить номер

полученного документа с номером в журнале, проверить количество листов и поставить в журнале свою подпись. Выданные для работы документы с грифом «КТ» подлежат возврату делопроизводителю в тот же день. С разрешения руководителя отдельные документы с грифом «КТ»» могут находиться у исполнителя в течение необходимого для выполнения работы срока, при условии полного обеспечения сохранности документов на его рабочем месте (наличие сейфа, кодового замка и т.д.). При возврате документа с грифом

«КТ» делопроизводитель сверяет номер документа по журналу, проверяет количество листов документа и в присутствии работника

ставит в графе «Отметка о возврате» свою подпись и дату возврата документа.

Передача документов и дел другим сотрудникам организации,

имеющим допуск к этим документам, производится только через

секретаря с обязательной записью в журнале. Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом «КТ» из одного дела в другое без разрешения руководителя и отметок в «Журнале регистрации документов с грифом «КТ».

Документы с грифом «КТ» запрещается выносить из офиса. Лишь в исключительных случаях руководитель может разрешить вынос таких документов (для согласования, подписания и т.п.) с принятием необходимых мер предосторожности.

В организации должен быть принят строгий порядок размножения документов с грифом «КТ». Они должны копироваться с разрешения руководителя организации в специально выделенном помещении.

Копии конфиденциальных документов берутся на учет в специальном журнале или в «Журнале регистрации документов с грифом «КТ». Количество экземпляров документов с грифом «КТ» должно быть ограничено, причем каждый экземпляр готовится для заранее определенного адресата или исполнителя. Размножение документов следует производить в присутствии лица, ответственного за документ. Бракованные копии он забирает. Они подлежат немедленному уничтожению. Дела с грифом «KT» и журналы их учета в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел организации.

По окончании года специально созданная комиссия организации

выполняет следующие работы:

• проверяет наличие всех документов с грифом «КТ»;

• отбирает документы с грифом «КТ» для архивного хранения;

• отбирает документы с грифом «КТ» для уничтожения.

Проверка наличия документов с грифом «КТ» по решению руководителя может производиться с другой периодичностью, например по окончании каждого квартала.

В случае установления факта утраты документа с грифом «КТ»

немедленно ставится в известность руководитель организации, служба безопасности. Принимаются меры к розыску. Для расследования факта утраты документа руководителем организации назначается комиссия. На утерянный документ после того, как розыск не принес положительных результатов, составляется акт. В

«Журнал регистрации документов с грифом “КТ» вносятся соответствующие отметки об утрате.

В случаях, когда делопроизводитель переходит на другую работу или увольняется, производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенному лицу. Акт приема- передачи этих документов утверждается руководителем организации или его заместителем. При передаче дел в архив на документы с грифом «КТ» делопроизводитель составляет отдельную опись. На документы с грифом «КТ», отобранные к уничтожению, секретарем составляется акт, утверждаемый руководителем организации. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.

Сам факт фиксации ценной информации на носителе предполагает наличие защитных мер в отношении информации и носителя от различных рисков.

В наибольшей безопасности находится конфиденциальная

информация, не зафиксированная ни на каком носителе. Угрозы ценной информации появляются немедленно при возникновении мысли о необходимости ее документировать. В связи с этим система защиты конфиденциальной информации должна «срабатывать» заблаговременно, т.е. до момента нанесения на чистый лист бумаги первых письменных знаков будущего документа.

Перед реализацией мысли о создании документа вначале

решаются вопросы: является ли данная информация конфиденциальной и, если да, то какой уровень грифа конфиденциальности ей должен быть присвоен. Своевременное установление уровня грифа конфиденциальности сведений, подлежащих включению в будущий документ, является первым и основным элементом защиты документированной информации, позволяющим обеспечить относительно надежную безопасность тайны организации.

Система грифования (маркирования) документов не гарантирует сохранности информации, однако позволяет четко организовать работу с документами и, в частности, сформировать систему доступа к документам персонала.

Делопроизводитель должен четко представлять, что гриф конфиденциальности или гриф ограничения доступа к традиционному, машиночитаемому или электронному документу представляет собой реквизит (элемент, служебная отметка, помета, пометка) формуляра документа, свидетельствующий о конфиденциальности содержащихся в документе сведений и проставляемый на самом документе и (или) сопроводительном письме.

Информация и документы, отнесенные к коммерческой тайне, имеют несколько уровней грифа ограничения доступа, соответствующих различным степеням конфиденциальности информации.

Первый, массовый уровень - грифы «Конфиденциально»,

«Конфиденциальная информация». Не следует ставить гриф «КТ», так как грифом обозначается не вид тайны, а характер ограничения

доступа к документу.

Второй уровень достаточно редкий - грифы «Строго конфиденциально», «Строго конфиденциальная информация»,

«Конфиденциально», «Особый контроль». Присваивается документу

лично руководителем организации, им изменяется или отменяется. Исполнение, использование и хранение документов с этим грифом также организуется руководителем с возможным привлечением руководителя службы конфиденциальных документов. Исполнителям документы с этим грифом не передаются.

На документах, содержащих сведения, отнесенные к служебной тайне, ставится гриф «Для служебного пользования» или

«Конфиденциально».

Гриф ограничения доступа, указываемый на документе, пишется полностью и не сокращается. Под обозначением грифа указывается

номер экземпляра документа, срок действия грифа и иные условия его снятия. Гриф располагается на первом и титульном листах документа, а также на обложке дела (тома) в правом верхнем углу.

На электронных документах и документах, записанных на любых машинных носителях, гриф обозначается на всех листах. Ниже грифа или ниже адресата могут обозначаться ограничительные пометы типа: «Лично», «Только в РУКИ», «Только адресату», «Лично в руки» и др. При регистрации конфиденциальных документов к его номеру добавляется сокращенное обозначение грифа конфиденциальности, например № 37к, 89ск, 97дсп.

Документы и информация, конфиденциальные в целом (например,

документация службы персонала, службы безопасности, документы, отнесенные к профессиональной тайне, и т.д.), как правило, не маркируются, потому что в полном объеме обладают строгим ограничением доступа к ним персонала.

На ценных, но не конфиденциальных документах может проставляться отметка, надпись, штамп, привлекающая особое внимание к сохранности таких документов. Например: «Собственная

информация фирмы», «Информация особого внимания», «Копии не снимать», «Хранить в сейфе» и др.

Может ставиться штамп, что данная информация без согласия

организации не может быть использована в каких-либо коммерческих целях, а за ненадобностью должна быть возвращена собственнику.

Гриф или штамп обязательно проставляются при направлении конфиденциальной для организации информации в государственные

учреждения, которые обязаны держать ее в тайне.

studfiles.net

33. Порядок документирования и организация работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию.

Конфиденциальными называются документы, содержащие сведения, известные только определенному кругу лиц, не подлежащие огласке, доступ к которым строго ограничен. К конфиденциальным относятся документы, имеющие грифы ограничения доступа: 'Конфиденциально"; "Коммерческая тайна"; "Для служебного пользования".

Законодательством РФ предусмотрена ответственность за несанкционированный доступ, разглашение или продажу сведений (информации, документов), имеющих подобные грифы. Сотрудники, допущенные к конфиденциальным документам, должны пройти инструктажи ознакомиться с инструкцией по работе с конфиденциальными документами.

Все документы в фирме делятся на три категории: входящие, исходящие и внутренние. Первым шагом в обеспечении защиты информации является выявление из общей массы документов, содержащих ценную для фирмы коммерческую информацию. Составляется перечень конфиденциальных документов. Затем вводятся степени конфиденциальности информации (или грифы ограничения доступа к документам) и каждому документу присваивается соответствующий гриф. Данный перечень составляется специальной комиссией (в крупных фирмах), либо секретарем-референтом фирмы (специальным сотрудником). Потом он согласовывается с начальниками отделов, служб и утверждается руководителем фирмы. В перечне документов указываются категории работников, которые по должности могут пользоваться этими документами. Гриф ограничения доступа к документу устанавливается на определенный срок. Каждый документ, отнесенный к той или иной степени конфиденциальности должен на титульном (первом) листе иметь в правом верхнем углу пометку о грифе.

Порядок работы с документами, составляющими коммерческую тайну, регламентируется специальной инструкцией по закрытому делопроизводству, которая регулирует порядок документирования и организации работы с конфиденциальными документами, включающей следующие разделы: "Общие положения" - на основе действующего законодательства и нормативно-методических документов определяется понятие коммерческой тайны, устанавливаются цели данной инструкции, определяются люди или подразделения, ответственные за работу с документами, составляющими коммерческую тайну; "Документирование деятельности фирмы, составляющей коммерческую тайну" - определяются виды конфиденциальных документов, порядок их подготовки и оформления, присваиваемые грифы ограничения доступа к документам; "Организация работы с документами" - устанавливается порядок присвоения грифов и правила работы с документами, содержащими коммерческую тайну.

Процесс обеспечения сохранности информации в документах содержащих коммерческую тайну осуществляется в соответствии с основными стадиями "жизненного" цикла документа. Этими стадиями являются следующие.

1. Получение (отправка) документа. Документ, поступающий в фирму и содержащий гриф конфиденциальной информации, должен быть передан только секретарю-референту или инспектору закрытого делопроизводства и зарегистрирован. Далее, он передается руководителю, а последний определяет непосредственного исполнителя по данному документу, имеющему допуск к этой категории документов, и адресует документ ему. Аналогичный порядок при отправлении документа - подготовка документа, подпись руководителя, регистрация в специальном журнале секретарем-референтом и отправка.

2. Хранение документа. Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны храниться в специально отведенных, закрывающихся помещениях, в запертых шкафах, столах или ящиках. Документы же составляющие коммерческую тайну - только в металлических сейфах, оборудованных сигнализацией. Все помещения должны опечатываться. Следует иметь в виду, что при определении степени конфиденциальности документа производится также определение срока в течение которого она действует По истечении срока возможны различные действия: 1) гриф может быть продлен, 2) гриф может быть снят и документ становится открытым, 3) документ уничтожается.

3. Использование документа. Система доступа сотрудников, не имеющих соответствующих прав по должности, к конфиденциальным документам должна иметь разрешительный характер. Каждая выдача таких документов регистрируется (расписываются оба сотрудника - и тот, кто берет документ и тот кто его выдает) и проверяется порядок работы с ними (например, нарушением считается оставление данных документов на столе во время обеда, передача другим лицам, вынос за пределы служебных помещений).

4. Уничтожение документа. Конфиденциальные документы, утратившие практическое значение и не имеющие какой-либо правовой, исторической или научной ценности, срок хранения которых истек (либо не истек), подлежат уничтожению. Для этого создается комиссия (не менее 3 человек) в присутствии которой производится уничтожение. Затем члены комиссии подписывают акт об уничтожении. Бумажные документы уничтожаются путем сожжения, дробления, превращения в бесформенную массу, а магнитные и фотографические носители уничтожаются сожжением, дроблением, расплавлением и др.

5. Контроль за соблюдением правил хранения и использования документов, содержащих конфиденциальную информацию, осуществляется с помощью проверок. Они могут быть как регулярными (еженедельными, ежемесячными, ежегодными), так нерегулярными (выборочными, случайными). В случае обнаружения нарушений составляется акт и принимаются меры, позволяющие в будущем предотвратить нарушения такого рода.

Работа с документами, содержащими конфиденциальные сведения

Работники предприятия, допущенные к конфиденциальным сведениям и документам, прежде чем получить доступ к ним, должны пройти инструктаж и ознакомиться с памяткой о сохранении коммерческой тайны предприятия. Памятка составляется службой безопасности с учётом специфики конкретного предприятия, подписывается заместителем директора и утверждается директором предприятия.

Ведение делопроизводства, обеспечивающего учёт и сохранность документов, содержащих коммерческую тайну, предусматривает выполнение ряда рекомендаций.

Приказом руководителя предприятия назначается должностное лицо, ответственное за учёт, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Это может быть сотрудник, для которого работа с документами коммерческой тайны является основной служебной обязанностью, или секретарь - референт предприятия. Эти лица несут персональную ответственность за утерю или утечку информации из них.

Все документы, содержащие коммерческую тайну или конфиденциальную информацию, подлежат учёту и специальному обозначению. На документе проставляют гриф ограничения доступа с указанием номера экземпляра, обладателя этой информации.

При передаче документов, содержащих коммерческую тайну, в органы государственной власти и органы местного самоуправления гриф "Коммерческая тайна" или "Конфиденциально" проставляется в обязательном порядке.

В тексте документа также может быть оговорена конфиденциальность сведений, права предприятия на них, порядок их использования и т.п. Например, если коммерческая тайна является результатом совместной деятельности с другим предприятием, то необходимость её сохранения должна быть отражена в договоре.

В случае отсутствия грифа "Коммерческая тайна" и указаний на конфиденциальность в тексте предполагается, что автор и лица, подписавшие или утвердившие документ, предусмотрели все возможные последствия от свободной работы с документом.

Печатание документов с грифом "Коммерческая тайна" производится централизованно, в специально отведённом помещении, исключающем доступ посторонних лиц.

Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учёт.

Черновики, файлы, варианты документа уничтожаются этим должностным лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа: "Черновик (или файл) уничтожен. Подпись. Дата".

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в "Журнале регистрации документов с грифом "Коммерческая тайна". При значительном объёме документов могут быть заведены журналы отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов предприятия, содержащих гриф "Коммерческая тайна". Все листы журналов, учитывающих такие документы, нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала в заверительном листе указывается общее количество.

Все поступающие документы с грифом "Коммерческая тайна" принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом или секретарём - референтом, если ему предоставлено такое право. При поступлении обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия или недостачи в конвертах документов с грифом "Коммерческая тайна" составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

Документы, имеющие гриф "Коммерческая тайна", формируются в отдельное дело. На обложке в правом верхнем углу ставится гриф "Коммерческая тайна". На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом. Все листы дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. В начале дела подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нём, в конце дела подшивается заверительный лист. Хранятся такие дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом, ответственным за сохранность документов с грифом "Коммерческая тайна". Другие работники предприятия не должны иметь доступа к этому сейфу.

Движение документов с грифом "Коммерческая тайна" должно своевременно отражаться в "Журнале учёта выдачи документов с грифом "Коммерческая тайна".

При выдаче документа секретарём - референтом работник, получивший документ с грифом "Коммерческая тайна", должен сверить номер полученного документа с номером журнале, проверить количество листов и поставить в журнале свою подпись.

Выданные документы с грифом "Коммерческая тайна" подлежат возврату секретарю - референту в тот же день. С разрешения руководства предприятия отдельные документы с грифом "Коммерческая тайна" могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работы с ним, при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя

При возврате документа с грифом

"Коммерческая тайна", секретарь - референт сверяет номер документа по журналу, проверяет количество листов документа и в присутствии работника ставит в графе "Отметка о возврате" свою подпись и дату возврата документа.

Передача документов и дел между работниками предприятия, производится только через секретаря - референта с обязательной записью в журнале.

Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом "Коммерческая тайна" из одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в "Журнале регистраций документов с грифом "Коммерческая тайна".

Документы с грифом "Коммерческая тайна" запрещается выносить из офиса. Лишь в исключительных случаях руководитель или его заместители могут разрешить сотрудникам вынос таких документов из здания для согласования, подписания и т.п. с принятием необходимых мер предосторожности.

На предприятии должен быть принят строгий порядок размножения документов с грифом "Коммерческая тайна". Они должны копироваться с разрешения руководства предприятия в специально выделенном помещении. Все копии конфиденциальных документов берутся на учёт в специальном журнале или в "Журнале регистраций документов с грифом "Коммерческая тайна". Количество экземпляров документов с грифом "Коммерческая тайна" должно быть ограничено, причём каждый экземпляр готовится для заранее определённого адресата или исполнителя. Размножение документов следует производить в присутствии должностного лица, ответственного за документ. Все бракованные копии документа им забираются и подлежат немедленному уничтожению.

При работе с конфиденциальными документами необходимо ввести ряд следующих ограничений для работников предприятия:

- запрещается делать выписки из документов, имеющих гриф ограничения доступа, без письменного разрешения руководителя;

- запрещается знакомиться с документами, делами, информацией, содержащейся в памяти компьютера, других работников предприятия;

ограниченного доступа, в открытых докладах, сообщениях, переписке, рекламных изданиях;

- запрещается предоставлять свой компьютер для работы другим сотрудникам предприятия и работать на их ПК;

- запрещается бесконтрольно оставлять конфиденциальные документы на рабочем столе и работающий компьютер с конфиденциальной информацией.

Все дела с грифом "Коммерческая тайна" и журналы их учёта вносятся в номенклатуру дел предприятия. В том случае, если заголовки дел несут элементы коммерческой тайны, могут применяться условные заголовки дел или составляться отдельная номенклатура только на эти дела.

По окончании года специально созданная комиссия предприятия выполняет следующие работы:

- проверяет наличие всех документов с грифом "Коммерческая тайна";

- отбирает документы с грифом "Коммерческая тайна" для архивного хранения;

- отбирает документы с грифом "Коммерческая тайна" для уничтожения.

Проверка наличия документов с грифом "Коммерческая тайна" по решению руководства предприятия может производиться с другой периодичностью, например, по окончании полугодия.

В случае установления факта утраты документов с грифом "Коммерческая тайна" немедленно ставится в известность руководитель предприятия, служба безопасности и принимаются все меры к розыску документа. Руководителем предприятия в связи с фактом утраты назначается комиссия для служебного расследования.

На утерянные документы после того, как розыск их не принёс положительных результатов, составляется акт. В "Журнал регистрации документов с грифом "Коммерческая тайна" вносятся соответствующие отметки об утрате.

При увольнении сотрудника, ответственного за документы с грифом "Коммерческая тайна", производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенному лицу. Акт приёма - передачи этих документов утверждается руководителем предприятия или его заместителем.

При прекращении трудовых отношений с предприятием, на котором сотрудник был допущен к коммерческой тайне, обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действуют в течение двух лет, если иной срок не установлен трудовым договором.

При передаче дел в архив на документы с грифом "Коммерческая тайна" составляется отдельная опись.

Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.

На документы с грифом "Коммерческая тайна", отобранные для уничтожения, составляется акт, утверждаемый руководителем предприятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.

Руководитель предприятия по согласованию со службой безопасности может устанавливать дополнительные меры защиты документов по собственному усмотрению, например, ограничение круга должностных лиц, имеющих доступ к конфиденциальным сведениям, использование технических средств для обеспечения сохранности документов.

studfiles.net

Вопрос 35. Порядок документирования и организация работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию.

Работа с конфиденциальными документами

Конфиденциальная информация, в том числе коммерческая тайна, как правило, содержится в виде каких-либо документов - традиционных, бумажных, либо электронных. Эти источники информации могут являться объектами неправомерных посягательств и, следовательно, нуждаются в защите. Конфиденциальная информация на крупных предприятиях, предприятиях имеющих нескольких собственников представляет собой более сложный объект защиты.

Все документы в фирме делятся на три категории: входящие, исходящие и внутренние. Первым шагом в обеспечении защиты информации является выявление из общей массы документов, содержащих ценную для фирмы коммерческую информацию. Составляется перечень конфиденциальных документов. Затем вводятся степени конфиденциальности информации (или грифы ограничения доступа к документам) и каждому документу присваивается соответствующий гриф. Данный перечень составляется специальной комиссией (в крупных фирмах), либо секретарем-референтом фирмы (специальным сотрудником). Потом он согласовывается с начальниками отделов, служб и утверждается руководителем фирмы. В перечне документов указываются категории работников, которые по должности могут пользоваться этими документами. Гриф ограничения доступа к документу устанавливается на определенный срок. Каждый документ, отнесенный к той или иной степени конфиденциальности должен на титульном (первом) листе иметь в правом верхнем углу пометку о грифе.

Порядок работы с документами, составляющими коммерческую тайну, регламентируется специальной инструкцией по закрытому делопроизводству, которая регулирует порядок документирования и организации работы с конфиденциальными документами, включающей следующие разделы: "Общие положения" - на основе действующего законодательства и нормативно-методических документов определяется понятие коммерческой тайны, устанавливаются цели данной инструкции, определяются люди или подразделения, ответственные за работу с документами, составляющими коммерческую тайну; "Документирование деятельности фирмы, составляющей коммерческую тайну" - определяются виды конфиденциальных документов, порядок их подготовки и оформления, присваиваемые грифы ограничения доступа к документам; "Организация работы с документами" - устанавливается порядок присвоения грифов и правила работы с документами, содержащими коммерческую тайну.

Процесс обеспечения сохранности информации в документах содержащих коммерческую тайну осуществляется в соответствии с основными стадиями "жизненного" цикла документа. Этими стадиями являются следующие.

1. Получение (отправка) документа. Документ, поступающий в фирму и содержащий гриф конфиденциальной информации, должен быть передан только секретарю-референту или инспектору закрытого делопроизводства и зарегистрирован. Далее, он передается руководителю, а последний определяет непосредственного исполнителя по данному документу, имеющему допуск к этой категории документов, и адресует документ ему. Аналогичный порядок при отправлении документа - подготовка документа, подпись руководителя, регистрация в специальном журнале секретарем-референтом и отправка.

2. Хранение документа. Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны храниться в специально отведенных, закрывающихся помещениях, в запертых шкафах, столах или ящиках. Документы же составляющие коммерческую тайну - только в металлических сейфах, оборудованных сигнализацией. Все помещения должны опечатываться. Следует иметь в виду, что при определении степени конфиденциальности документа производится также определение срока в течение которого она действует По истечении срока возможны различные действия: 1) гриф может быть продлен, 2) гриф может быть снят и документ становится открытым, 3) документ уничтожается.

3. Использование документа. Система доступа сотрудников, не имеющих соответствующих прав по должности, к конфиденциальным документам должна иметь разрешительный характер. Каждая выдача таких документов регистрируется (расписываются оба сотрудника - и тот, кто берет документ и тот кто его выдает) и проверяется порядок работы с ними (например, нарушением считается оставление данных документов на столе во время обеда, передача другим лицам, вынос за пределы служебных помещений).

4. Уничтожение документа. Конфиденциальные документы, утратившие практическое значение и не имеющие какой-либо правовой, исторической или научной ценности, срок хранения которых истек (либо не истек), подлежат уничтожению. Для этого создается комиссия (не менее 3 человек) в присутствии которой производится уничтожение. Затем члены комиссии подписывают акт об уничтожении. Бумажные документы уничтожаются путем сожжения, дробления, превращения в бесформенную массу, а магнитные и фотографические носители уничтожаются сожжением, дроблением, расплавлением и др.

5. Контроль за соблюдением правил хранения и использования документов, содержащих конфиденциальную информацию, осуществляется с помощью проверок. Они могут быть как регулярными (еженедельными, ежемесячными, ежегодными), так нерегулярными (выборочными, случайными). В случае обнаружения нарушений составляется акт и принимаются меры, позволяющие в будущем предотвратить нарушения такого рода.

Работа с документами, содержащими конфиденциальные сведения

Работники предприятия, допущенные к конфиденциальным сведениям и документам, прежде чем получить доступ к ним, должны пройти инструктаж и ознакомиться с памяткой о сохранении коммерческой тайны предприятия. Памятка составляется службой безопасности с учётом специфики конкретного предприятия, подписывается заместителем директора и утверждается директором предприятия.

Ведение делопроизводства, обеспечивающего учёт и сохранность документов, содержащих коммерческую тайну, предусматривает выполнение ряда рекомендаций.

Приказом руководителя предприятия назначается должностное лицо, ответственное за учёт, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Это может быть сотрудник, для которого работа с документами коммерческой тайны является основной служебной обязанностью, или секретарь - референт предприятия. Эти лица несут персональную ответственность за утерю или утечку информации из них.

Все документы, содержащие коммерческую тайну или конфиденциальную информацию, подлежат учёту и специальному обозначению. На документе проставляют гриф ограничения доступа с указанием номера экземпляра, обладателя этой информации.

При передаче документов, содержащих коммерческую тайну, в органы государственной власти и органы местного самоуправления гриф "Коммерческая тайна" или "Конфиденциально" проставляется в обязательном порядке.

В тексте документа также может быть оговорена конфиденциальность сведений, права предприятия на них, порядок их использования и т.п. Например, если коммерческая тайна является результатом совместной деятельности с другим предприятием, то необходимость её сохранения должна быть отражена в договоре.

В случае отсутствия грифа "Коммерческая тайна" и указаний на конфиденциальность в тексте предполагается, что автор и лица, подписавшие или утвердившие документ, предусмотрели все возможные последствия от свободной работы с документом.

Печатание документов с грифом "Коммерческая тайна" производится централизованно, в специально отведённом помещении, исключающем доступ посторонних лиц.

Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учёт.

Черновики, файлы, варианты документа уничтожаются этим должностным лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа: "Черновик (или файл) уничтожен. Подпись. Дата".

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в "Журнале регистрации документов с грифом "Коммерческая тайна". При значительном объёме документов могут быть заведены журналы отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов предприятия, содержащих гриф "Коммерческая тайна". Все листы журналов, учитывающих такие документы, нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала в заверительном листе указывается общее количество.

Все поступающие документы с грифом "Коммерческая тайна" принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом или секретарём - референтом, если ему предоставлено такое право. При поступлении обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия или недостачи в конвертах документов с грифом "Коммерческая тайна" составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

Документы, имеющие гриф "Коммерческая тайна", формируются в отдельное дело. На обложке в правом верхнем углу ставится гриф "Коммерческая тайна". На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом. Все листы дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. В начале дела подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нём, в конце дела подшивается заверительный лист. Хранятся такие дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом, ответственным за сохранность документов с грифом "Коммерческая тайна". Другие работники предприятия не должны иметь доступа к этому сейфу.

Движение документов с грифом "Коммерческая тайна" должно своевременно отражаться в "Журнале учёта выдачи документов с грифом "Коммерческая тайна".

При выдаче документа секретарём - референтом работник, получивший документ с грифом "Коммерческая тайна", должен сверить номер полученного документа с номером журнале, проверить количество листов и поставить в журнале свою подпись.

Выданные документы с грифом "Коммерческая тайна" подлежат возврату секретарю - референту в тот же день. С разрешения руководства предприятия отдельные документы с грифом "Коммерческая тайна" могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работы с ним, при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя

.

При возврате документа с грифом "Коммерческая тайна", секретарь - референт сверяет номер документа по журналу, проверяет количество листов документа и в присутствии работника ставит в графе "Отметка о возврате" свою подпись и дату возврата документа.

Передача документов и дел между работниками предприятия, производится только через секретаря - референта с обязательной записью в журнале.

Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом "Коммерческая тайна" из одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в "Журнале регистраций документов с грифом "Коммерческая тайна".

Документы с грифом "Коммерческая тайна" запрещается выносить из офиса. Лишь в исключительных случаях руководитель или его заместители могут разрешить сотрудникам вынос таких документов из здания для согласования, подписания и т.п. с принятием необходимых мер предосторожности.

На предприятии должен быть принят строгий порядок размножения документов с грифом "Коммерческая тайна". Они должны копироваться с разрешения руководства предприятия в специально выделенном помещении. Все копии конфиденциальных документов берутся на учёт в специальном журнале или в "Журнале регистраций документов с грифом "Коммерческая тайна". Количество экземпляров документов с грифом "Коммерческая тайна" должно быть ограничено, причём каждый экземпляр готовится для заранее определённого адресата или исполнителя. Размножение документов следует производить в присутствии должностного лица, ответственного за документ. Все бракованные копии документа им забираются и подлежат немедленному уничтожению.

При работе с конфиденциальными документами необходимо ввести ряд следующих ограничений для работников предприятия:

- запрещается делать выписки из документов, имеющих гриф ограничения доступа, без письменного разрешения руководителя;

- запрещается знакомиться с документами, делами, информацией, содержащейся в памяти компьютера, других работников предприятия;

ограниченного доступа, в открытых докладах, сообщениях, переписке, рекламных изданиях;

- запрещается предоставлять свой компьютер для работы другим сотрудникам предприятия и работать на их ПК;

- запрещается бесконтрольно оставлять конфиденциальные документы на рабочем столе и работающий компьютер с конфиденциальной информацией.

Все дела с грифом "Коммерческая тайна" и журналы их учёта вносятся в номенклатуру дел предприятия. В том случае, если заголовки дел несут элементы коммерческой тайны, могут применяться условные заголовки дел или составляться отдельная номенклатура только на эти дела.

По окончании года специально созданная комиссия предприятия выполняет следующие работы:

- проверяет наличие всех документов с грифом "Коммерческая тайна";

- отбирает документы с грифом "Коммерческая тайна" для архивного хранения;

- отбирает документы с грифом "Коммерческая тайна" для уничтожения.

Проверка наличия документов с грифом "Коммерческая тайна" по решению руководства предприятия может производиться с другой периодичностью, например, по окончании полугодия.

В случае установления факта утраты документов с грифом "Коммерческая тайна" немедленно ставится в известность руководитель предприятия, служба безопасности и принимаются все меры к розыску документа. Руководителем предприятия в связи с фактом утраты назначается комиссия для служебного расследования.

На утерянные документы после того, как розыск их не принёс положительных результатов, составляется акт. В "Журнал регистрации документов с грифом "Коммерческая тайна" вносятся соответствующие отметки об утрате.

При увольнении сотрудника, ответственного за документы с грифом "Коммерческая тайна", производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенному лицу. Акт приёма - передачи этих документов утверждается руководителем предприятия или его заместителем.

При прекращении трудовых отношений с предприятием, на котором сотрудник был допущен к коммерческой тайне, обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действуют в течение двух лет, если иной срок не установлен трудовым договором.

При передаче дел в архив на документы с грифом "Коммерческая тайна" составляется отдельная опись.

Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.

На документы с грифом "Коммерческая тайна", отобранные для уничтожения, составляется акт, утверждаемый руководителем предприятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.

Руководитель предприятия по согласованию со службой безопасности может устанавливать дополнительные меры защиты документов по собственному усмотрению, например, ограничение круга должностных лиц, имеющих доступ к конфиденциальным сведениям, использование технических средств для обеспечения сохранности документов.

studfiles.net

---

• 
  Ubuntu отсутствует в файле sudoers данное действие будет занесено в журнал
• 
  Ктп физика 7 класс перышкин фгос с дз для эл журнала
• 
  Борис полевой редактируя журнал юность иногда ставил на полях число 22
• 
  Прикольные с японских журналов шапочки на девочку 3 лет с ушками
• 
  100 величайших гитарных песен всех времен по версии журнала rolling stone
• 
  Подписка на журнал налоги беларуси на 2 полугодие 2017 года счет
• 
  Все опыты проводимые в лаборатории должны быть записаны в лабораторный журнал
• 
  Андрей чернышов статья в журнале андрей чернышов женится надо один раз
• 
  Какой детский журнал в 2011 году попал в книгу рекордов гиннеса
• 
  Ошибка при работе с сервисом подробнее см журнал регистрации 1с контрагент
• 
  Журнал учета алкогольной продукции с 1 января 2017 г в общепите