Как вести журнал регистрации командировочных удостоверений. Журнал командировок

Журнал учета работников выбывающих в служебные командировки 2018

Сотрудника организации направляют в командировку. Кадровый специалист сомневается, какие документы нужно оформить. Дело в том, что это первая командировка в компании за несколько лет, и многое могло измениться. Один из вопросов, возникших у кадровика, касается журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки. В 2018 году обязателен он для заполнения или нет? Наши специалисты подскажут ответ на этот вопрос.

Обязателен только приказ

Несколько лет назад, направляя сотрудника в командировку, нужно было составлять множество разнообразных документов. В том числе, подготовить служебное задание, командировочное удостоверение и сделать запись в журнал учета работников. Однако с 8 января 2015 года заполнение данных документов перестало быть обязательным (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 №1595). В настоящее время использование этих форм остается целиком на усмотрение организации (подробнее об этом см., «Командировка оформляем документы 2018»).

Подписывайтесь на канал для кадровика в Яндекс-Дзен!

Служебная командировка должна быть оформлена приказом (п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749). Приказ о направлении в командировку можно составить, используя унифицированную форму или самостоятельно разработанный бланк (подробнее об этом см., «Составляем приказ о направлении с служебную командировку (образец 2017)»).

Командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Направить в командировку можно только сотрудника, с которым заключен трудовой договор. Объясняется это тем, что трудовое законодательство не распространяется на лиц, с которыми у компании заключены гражданско-правовые договоры (ст. 11 ТК РФ). Значит, и командировками в понимании Трудового кодекса служебные поездки исполнителей по договорам гражданско-правового характера не являются (подробнее об этом см., «Служебная поездка внештатного сотрудника командировкой не является»).

Принимая решение о командировке того или иного сотрудника нужно помнить о том, что:

Журнал заполняют по желанию

Итак, с 2015 года заполнять журнал учета работников, выбывающих в командировки, необязательно (п. 3 постановления Правительства РФ от 29.07.2015 № 771, приказ Минтруда России от 17.09.2015 № 646н). Однако, если компании удобно продолжать применять данный документ, то это можно делать добровольно.

Любая командировка связана с расходами. Так как сотрудник направляется в служебную поездку по инициативе организации, то понесенные им расходы должны быть возмещены. В частности, компания должна компенсировать:

• расходы на проезд;
• расходы по найму жилья;
• суточные – дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства;
• иные расходы, понесенные в командировке по согласованию с администрацией.

Подробнее об этом см., «Возмещаем сотруднику командировочные расходы».

Использовать можно как форму журнала учета командировок, утвержденную приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 №739н, так и произвольно разработанный компанией бланк.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

blogkadrovika.ru

Журнал учета командировок | Статьи

Статьи по теме

Оформление каждой командировки предполагает выпуск приказа и начисление командировочных. В то же время, в организациях ведут и общий документ по всем рабочим поездкам — журнал их учета. Журнал учета командировок в 2017 году должен содержать информацию как о поездках собственных работников фирмы, так и о визитах в компанию чужих сотрудников, приехавших в командировку.

Давайте рассмотрим подробнее:

• обязательно ли ведение журнала учета командировок;
• внесение информации в журнал учета командировок;
• образцы журналов учета командировок.

Обязательно ли ведение журнала учета командировок

Сами командировки регламентируются приказами руководителя. Поэтому логичным будет вопрос, обязательно ли ведение журнала учета командировок? Нужно ли дублировать информацию из приказов в общем журнале? С недавнего времени вести журнал учета командировок необязательно. Требование к наличию такого журнала было отменено Постановлением Правительства РФ № 771 от 29 июля 2015 года.

Командировка

Однако, многие компании сохранили такие журналы добровольно. Такое право по-прежнему есть у всех работодателей, и в некоторых случаях учет командировок может помочь. Для чего может пригодиться журнал учета рабочих поездок? Он может служить косвенным доказательством в разрешении спорных вопросов:

Обязательно ли вести журналы учета командированных работников

• В налоговой сфере, если нужно подтвердить расходы на командировки сотрудников
• При расчетах с сотрудниками, а также между филиалами и главным подразделением компании, если нужно проверить обоснованность затрат
• В работе с фирмами-партнерами, заказчиками и подрядчиками: для подтверждения затрат на выполнение той или иной работы, проверки присутствия сотрудника в месте, куда он был командирован

Вся эта информация содержится и в других документах. Сроки и место командировок указываются в приказах, подтвердить их могут проездные документы и чеки из гостиниц. Но журнал учета командировок позволяет обобщить эти данные. При необходимости можно будет быстро сделать выборку данных по конкретным сотрудникам, выбранному периоду или по компании-партнеру.

Подробнее о журнале учёта командировок читайте здесь:

Расходы в командировке: чем подтвердить и как оплатить

Внесение информации в журнал учета командировок

Форма журнала по учету рабочих поездок была установлена приказом Минздравсоцразвития России № 739н от 11.09.2009. Тогда он предусматривался как обязательный. Сейчас нет необходимости иметь журнал установленного образца. Если предприятие хочет обобщить данные по поездкам, внесение информации в журнал учета командировок можно организовать в свободном порядке. Но, чтобы журнал мог использоваться как документ в спорных случаях, лучше вести его по ранее установленному образцу. Что нужно отмечать в журнале:

Нужно ли оформлять журнал учета приказов о направлении сотрудников в командировку

• Фамилию, имя и отчество сотрудника
• Номер и дату выдачи командировочного удостоверения
• Место командировки (название организации и населенный пункт, где она находится)
• Подразделение и должность сотрудника, направленного в командировку
• Номер и дату приказа о командировке
• Даты отъезда и возвращения
• Дату подачи отчета о командировке
• Дополнительную информацию в графе «Примечание»

Оформление командировок с 2015 года

Нужно помнить, что сейчас отменены и некоторые документы, данные которых раньше нужно было указывать в журнале учета. Это командировочное удостоверение и отчет о командировке. Если организация отказалась от их оформления, то в соответствующих графах журнала можно ставить прочерки. Так специалисты по кадрам поступали с января по август 2015 года, когда командировочные удостоверения, служебные задания, отчеты уже были отменены, а журналы учета командировок все еще были обязательными.

Напомним, такие журналы можно вести как для учета командировок своих сотрудников, так и для учета прибывших командированных из других организаций.

Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку

Читайте по теме в электронном журнале

Образцы журналов учета командировок

В форме журнала, установленной в Постановлением № 739н, было предусмотрено 11 столбцов для внесения различных данных. Далее представлены образцы журналов учета командировок.

№ п/п	Фамилия, имя и отчество командированного работника	Дата и номер командировочного удостоверения	Место командирования
			Наименование организации	Пункт назначения
1	2	3	4	5
1	Андреев Антон Сергеевич	01.03.2016 № 116	ООО «Запчасти для оборудования»	Санкт-Петербург
2	Бахметьева Алина Антоновна	-	Центр семинаров для бухгалтеров	Москва

Дополнительная информация					Примечание
Подразделение и должность командированного	Дата и номер приказа	Дата выбытия	Дата прибытия	Отчет сдан
6	7	8	9	10	11
Отдел комплектующих, менеджер по закупкам	№ 101 от 20.02.2016	02.03.16	12.03.16	-	-
Бухгалтерия, бухгалтер по зарплате	№ 102 от 25.02.2016	05.03.16	10.-3.16	-	-

Хранить такие журналы нужно было в течение пяти лет. Сейчас сроки хранения остаются на усмотрение руководства организации в связи с отменой обязательного ведения журналов. Заполнять журналы удобнее сотрудникам отдела кадров, ответственным за оформление рабочих поездок. 

www.kdelo.ru

Как вести журнал регистрации командировочных удостоверений | Статья

Статьи по теме

Несмотря на то, что с января 2015 года отменена обязанность работодателей по заполнению командировочных удостоверений и служебных заданий, Журнал учета работников, выбывающих в командировку, по-прежнему используется. Многим кадровикам он известен как Журнал регистрации командировочных удостоверений. Как работать с этим журналом и в чем его польза?

Из этой статьи вы узнаете:

• каким образом оформляется направление работника в командировку по новым правилам;
• каким образом заполнять журнал регистрации работников, выбывающих в командировки;
• обязательно ли вести журнал регистрации командировочных удостоверений.

Образцы документов

Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ к обширной базе правовых документов

Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации

Приказ о направлении сотрудника в командировку

Служебная записка об использовании личного транспорта для проезда к месту командирования и обратно к месту работы

Письменное согласие сотрудника на командировку

Командировочное удостоверение

После отмены обязательного оформления командировочного удостоверения и служебного задания процедура оформления направления работника в командировку упростилась. Кадровые работники теперь избавлены от части «бумажной» работы. Однако для многих работодателей прежний порядок оформления командировки представляется наиболее приемлемым, поскольку он довольно привычен и позволяет контролировать периоды командировки и выполнение работником служебного задания. В этом случае порядок оформления командировок (с составлением командировочного удостоверения и служебного задания) следует зафиксировать в локальном акте организации.

Документы, оформляемые при направлении в командировку в 2015 году

Теперь, после того как в РФ командировочное удостоверение и служебное задание были отменены, при направлении работника в командировку работодателю надо:

1. Издать приказ о направлении работника в командировку. Этот приказ можно составить по форме № Т-9 или № Т-9а.

Читайте по теме в электронном журнале

2. Выдать работнику аванс на оплату расходов на проезд, наем жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) (п.10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение о командировках)).

3. Сделать запись в журнале учета работников, выбывающих в командировку.

4. В табеле учета рабочего времени (формы № Т-12 и Т-13) проставить отметки о нахождении работника в командировке. Дни нахождения в командировке обозначаются буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06». Количество отработанных часов не проставляется.

5. После возвращения сотрудника из командировки, получить от него документы, подтверждающие расходы. Вернувшись из командировки, работник обязан в течение трех рабочих дней предоставить работодателю авансовый отчет (форма № АО-1). Отметим, что в 2015 году (после отмены командировочного удостоверения и служебного задания) составлять авансовый отчет по-прежнему необходимо.

6. По возвращении из командировки, работник должен составить служебную записку. Этот документ надо оформить в том случае, если сотрудник едет в командировку на личном автомобиле.

Подробно об оформлении документов читайте в статье Отмена командировочного удостоверения и служебного задания.

Регистрация командировочных удостоверений

В данное время работодатель по-прежнему должен вести Журнал учета работников, выбывающих в командировку. Журнал ведется в порядке, утвержденном приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н. Отметим, что поскольку этот журнал содержит графу «Дата и номер командировочного удостоверения» многие использовали его именно в качестве регистрации командировочных удостоверений и называют эту форму Журнал регистрации командировочных удостоверений.

Инструкции по кадровой работе

С введением нового порядка оформления командировок форма Журнала не изменилась и по-прежнему содержит графу, в которой указывается командировочное удостоверение. Основная функция Журнала – вести учет работников, направленных в командировку.

Важно!

До внесения соответствующих изменений в форму Журнала в графе «Командировочное удостоверение» можно указывать номер и дату приказа о направлении в командировку. Организации, которые продолжают оформлять командировки по прежним правилам, в эту графу Журнала вносят дату и номер командировочного удостоверения.

Образец заполнения журнала учета работников, выбывающих в командировки

ЖУРНАЛ

учета работников, выбывающих в служебные командировки

из командирующей организации

Общество с ограниченной ответственностью «АСТРА»

(наименование организации)

№ п/п	Фамилия, имя и отчество командированного работника	Дата и номер командировочного удостоверения (приказа)	Место командирования
			наименование организации	пункт назначения
15	Сергеев Николай Иванович	06.04.2015 № 25/к	ООО «Гвоздика»	Россия, г. Пермь

Если же организация по-прежнему при направлении работников в командировки выписывает командировочные удостоверения, учет командировочных удостоверений можно вести с помощью специально разработанного журнала. Многие работодатели полагают, что использование специальной формы облегчает документооборот. Журнал регистрации командировочных удостоверений работодатель вправе разработать самостоятельно.

Образец заполнения журнала регистрации командировочных удостоверений

№ п/п	Фамилия, имя и отчество командированного работника	Дата и номер командировочного удостоверения	Дата получения командировочного удостоверения работником	Подпись работника
12	Сергеев Николай Иванович	07.04.2015 № 31	07.04.2015	Сергеев

Однако, по нашему мнению, использование специальной формы для регистрации непосредственно командировочных удостоверений в настоящее время нерационально, поскольку фактически будет происходить дублирование информации, внесенной в Журнал учета работников, выбывающих в командировки (см. Образец журнала командировочных удостоверений).

Вам также будут интересны материалы:

Командировка по-новому. Без командировочных удостоверений и служебных заданий

Командировка в табеле учета рабочего времени

Как продлить командировку, если сотрудник заболел

Служебные командировки: отвечаем на наболевшие вопросы

Что необходимо знать и помнить при оформлении командировки? Пять шагов

www.kdelo.ru

---

Смотрите также

• 
  Журнал другого
• 
  Другого журнал
• 
  Формат журнала
• 
  Журнал температурный
• 
  Журнал электробезопасности
• 
  Шитье журнал
• 
  Журнал советский
• 
  Журнал техника
• 
  Журнал монклер
• 
  Журнал wonderland
• 
  Топос журнал