Это интересно
- ОКД
- ЗКС
- ИПО
- КНПВ
- Мондиоринг
- Большой ринг
- Французский ринг
- Аджилити
- Фризби
Опрос
Полезные ссылки
РКФ
Все о дрессировке собак
Стрижка собак в Коломне
Поиск по сайту
Форма журнала регистрации поручений для проведения проверок полноты оприходования наличных денежных средств. Журнал контроля выполнения поручений
Обеспечение контроля исполнения документов | Статьи
Работа каждого руководителя заключается в постоянном поручении новых задач персоналу, которые оформляются в виде приказов, распоряжений или итогов совещаний. При этом в обязанности секретаря входит обеспечение контроля исполнения документов по соответствующим распоряжением начальства. В данной статье мы рассмотрим, как правильно организовать контроль за исполнением документов.
Из данной статьи вы узнаете:
- что включает в себя контроль исполнения документов;
- кто из сотрудников должен осуществлять данный контроль;
- разновидности контроля исполнения документов.
Каждый приказ или распоряжение руководителя должно должным образом оформляться в виде документа, который передается исполнителю. В теории сразу после получения приказ должен быть исполнен, но на практике такое встречается довольно редко. Для этого может быть много причин: чрезмерная загруженность персонала, авральный режим работы, нерадивость исполнителя или большой объем поставленной задачи. В любом случае, каждый руководитель захочет отслеживать свои поручения и знать, на какой стадии они находятся. Именно для этого необходим контроль исполнения документов.
Составляющие контроля исполнения документов
Контроль исполнения документов представляет собой целую систему, главной задачей которых является минимизация временных затрат на выполнение различных поручений руководства. Целью контроля является не столько достижение быстрого результата, сколько анализ всех действий по его достижению. Проще говоря, простое сообщение о выполнении задачи не будет являться примером контроля исполнения документов, а вот анализ 
затраченного времени, ресурсов, возникших проблем и предложения по их устранения как раз и представляют собой контроль исполнения на всех этапах. Первостепенной задачей контроля является налаживание механизма, позволяющего быстро и четко выполнять распоряжения.
Читайте по теме в электронном журнале
Также контроль исполнения документов позволяет оценить эффективность организации документооборота в компании. Именно с помощью правильно организованного контроля можно обнаружить слабые места в работе структурных подразделений. Более того, именно с помощью контроля можно оценить необходимость перехода на электронный документооборот и сопоставить издержки перехода с упущенной выгодой при неэффективном документообороте.
Помимо всего сказанного, с помощью контроля можно заметно повысить мотивацию работников и отслеживать их личную эффективность. Это позволит не только поднять уровень дисциплины в организации, но и распределять задачи среди сотрудников на основе их личной успеваемости. Ведь вполне вероятно, что один сотрудник справится с конкретной задачей быстрее остальных. И именно правильное обеспечение контроля позволит выявить сильные и слабые стороны персонала.
Кто из сотрудников должен заниматься обеспечением контроля
Контроль исполнения, как правило, представляет собой целую систему, функционирующую на разных этапах. Она представляет собой:
- контроль своевременного выполнения поручений и документов;
- контроль соответствия формы созданных документов их содержанию;
- контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;
- контроль соответствия уровня и формы удостоверения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам;
- контроль соответствия всех экземпляров на идентичность;
- анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на запросы.
Такая система на практике выражается в том, что разные уровни контроля осуществляются в организации различными должностными лицами. Если контроль своевременности исполнения и соответствия экземпляров, подписей и т.д. осуществляется сотрудниками службы ДОУ, то контроль правильности использования форм, бланков, структуры текста успешнее всего получается у работников, следящих за оформлением проектов документов.
Контроль содержания деловых бумаг входит в обязательные должностные обязанности не только руководителей всех рангов, но и, при большом документообороте, специального подразделения в компании.
Разновидности контроля исполнения документов
Контроль исполнения документов можно осуществлять с помощью электронных журналов (например, MS Excel) или регистрационно-контрольных карточек, входящих в картотеку. В любую регистрационную форму вводятся необходимые сведения о документе (автор, наименование вида, дата и регистрационный номер (индекс), заголовок к тексту, резолюция, сроки исполнения, отметка о выполнении и номер дела, в котором будет храниться документ).
В службе ДОУ должна быть сформирована общая контрольно-справочная картотека, в подразделении – контрольно-справочная картотека подразделения.
Рекомендуем материалы по теме:
- Контроль исполнения документов
- Инструкция по делопроизводству. Раздел «Организация исполнения документов и поручений»
- Что важно знать о сроках исполнения документов? 7 ответов на ваши вопросы
www.sekretariat.ru
Журнал контроля исполнения поручений администрации городского поселения Сычево Волоколамского муниципального района Московской области: бланк, образец 2018
Документ относится к группе «Журнал». Рекомендуем сохранить ссылку на эту страницу в своем социальном профиле или скачать файл в удобном вам формате.
Приложение N 14 к Инструкции по делопроизводству в администрации городского поселения Сычево
ЖУРНАЛ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ПОРУЧЕНИЙ
----------------------------------------------------------------------------------------------------- ¦N ¦Кому дано¦Срок ¦Содержание¦Состояние ¦Исп.¦Исп. с ¦Срок ¦Снято с ¦Не ¦Заключение ¦ ¦п/п¦поручение¦исполнения¦поручения ¦исполнения¦ ¦опозданием¦не ¦исполнения¦испол.¦руководства ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦истек¦ ¦в срок¦(предложения¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦по контролю)¦ +---+---------+----------+----------+----------+----+----------+-----+----------+------+------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+---------+----------+----------+----------+----+----------+-----+----------+------+------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+---------+----------+----------+----------+----+----------+-----+----------+------+------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----+---------+----------+----------+----------+----+----------+-----+----------+------+-------------blank-obrazets.ru
Контроль исполнения документов | Статьи
Контроль исполнения документов – один из важнейших этапов работы любой организации. Из данного материала вы сможете подробно узнать о его разновидностях и всех тонкостях организации.
Из статьи вы узнаете:
- как качественно организовать контроль исполнения документов;
- из чего состоит система контроля исполнения;
- цели контроля исполнения документов в компании;
- какие существуют виды контроля;
- преимущества автоматизированного контроля исполнения документов.
Контроль исполнения документов нужен для обеспечения своевременного и качественного выполнения поручений, имеющихся в документах организации. Также с помощью правильной организации каждый руководитель может проанализировать деятельность подразделений и исполнителей, что также немаловажно для оценки эффективности работы.
Организация контроля исполнения документов
В организации контроля документов в 2016 году можно выделить несколько главных задач:
- отслеживание хода исполнения на каждом этапе и фиксация информации о фактическом исполнении документов и распоряжений руководителя;
- обобщение и учет данных о ходе исполнения и его итогах, доведение этих сведений до руководства организации;
- внесение изменений по совершенствованию организации работы с деловыми бумагами и повышение исполнительности сотрудников.
Контроль исполнения документов
Читайте по теме в электронном журнале
Для качественной организации контроля исполнения следует составить четкую последовательность действий. Для начала необходимо поставить на контроль документы, требующие исполнения. Далее необходимо удостовериться в осведомленности исполнителей о получении поручений. На этом этапе очень важно своевременное доведение сведений, иначе задержки могут возникнуть уже на этом этапе. По факту исполнения документ снимается с контроля и направляется в дело. Окончательным этапом становится анализ результатов, сбор статистики и информирование руководства. Именно такая последовательность позволит организовать четкий контроль за исполнением документов 2016 года.
Система контроля исполнения документов
Контроль исполнения, как правило, представляет собой целую систему, функционирующую на разных этапах. Она представляет собой:
- контроль своевременного выполнения поручений и документов;
- контроль соответствия формы созданных документов их содержанию;
- контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;
- контроль соответствия уровня и формы удостоверения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам;
- контроль соответствия всех экземпляров на идентичность;
- анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на запросы.
Такая система на практике выражается в том, что разные уровни контроля осуществляются в организации различными должностными лицами. Если контроль своевременности исполнения и соответствия экземпляров, подписей и т.д. осуществляется сотрудниками службы ДОУ, то контроль правильности использования форм, бланков, структуры текста успешнее всего получается у работников, следящих за оформлением проектов документов.
Контроль содержания деловых бумаг входит в обязательные должностные обязанности не только руководителей всех рангов, но и, при большом документообороте, специального подразделения в компании.
Цель контроля исполнения документа
Действенный контроль выполнения должен, прежде всего, осуществлять своевременное и качественное исполнение поручений, получение аналитической информации, которые помогут в оценке работы сотрудников, подразделений и всей компании.
Главная цель контроля исполнения документа – это обнаружение проблем, возникающих в процессе исполнения, и их решение. Грамотный подход к решению цели контроля позволит значительно улучшить эффективность во всей структуре организации.
Делопроизводство по обращениям граждан: регистрация, контроль и хранение
Также контроль исполнения позволит определить время, которое требуется для выполнения того или иного поручения. В дальнейшем это позволит планировать аналогичные проекты и поручения, зная заранее приблизительные сроки их выполнения.
Виды контроля исполнения документов
Существуют различные виды контроля исполнения документов в 2016 году. Его можно осуществлять с помощью электронных журналов (например, MS Excel) или регистрационно-контрольных карточек, входящих в картотеку. В любую регистрационную форму вводятся необходимые сведения о документе (автор, наименование вида, дата и регистрационный номер (индекс), заголовок к тексту, резолюция, сроки исполнения, отметка о выполнении и номер дела, в котором будет храниться документ).
В службе ДОУ должна быть сформирована общая контрольно-справочная картотека, в подразделении – контрольно-справочная картотека подразделения.
Исполненные документы снимаются с контроля. На копии документа проставляется отметка о выполнении документа и направлении в дело, включающая краткие сведения об исполнении или ссылку на документ-ответ (дата и номер), отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дату и подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.
В регистрационно-контрольную форму также вносятся сведения об исполнении, ставится подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), и дата. Копия исполненного документа помещается в дело в соответствии с отметкой об исполнении.
Как организовать делопроизводство на базе системы электронного документооборота?
Для сбора данных о контроле исполнения документов используются различные формы сводок (справок, отчетов), в которых указывается общее количество поручений и приказов, находящихся на исполнении, количество исполненных в срок, количество неисполненных или исполненных с превышением срока, причины задержек исполнения.
Автоматизированный контроль исполнения документов
Переход на СЭД значительно упрощает функцию контроля в организации и существенно сокращает время для подготовки отчетов по исполнительской дисциплине в организациях с большим документооборотом. Автоматизированный контроль исполнения документов 2016 года дает руководителю возможность следить за ходом выполнения поручений и приказов в режиме реального времени. Также в электронных системах можно в любое время просмотреть сроки исполнения, не потратив при этом много времени на поиски. Кроме того, система автоматически напоминает исполнителям о приближении либо нарушении сроков. Следует заметить, что использование СЭД для автоматизации проектов позволяет оптимизировать как временные, так и человеческие затраты. Таким образом, дальновидный руководитель, вложив средства в автоматизированный контроль исполнения документов, делает выгодное вложение, которое очень быстро начнет давать свои результаты.
www.sekretariat.ru
Контроль поручений — Документация CЭД "Муниципальный контроль" 2.1.0
Введение
Рассылка документов исполнителям и контроль поручений осуществляется с помощью карточек контроля.
Первая карточка контроля создаётся автором документа или пользователями, имеющими доступ к журналу документов.
Исполнители, добавленные в карточку, получают доступ на чтение документа. У каждого исполнителя документ появляется в журнале “Поступившие документы”.
Карточка может быть как со сроком исполнения так и без. В случае, если карточка имеет срок исполнения, она появляется у автора и всех исполнителей в журнале “Контроль поручений”.
В ходе работы над документом исполнители имеют возможность разослать документ другим исполнителям. В результате структура рассылки документа имеет вид “дерева” и показывает движение документа от его регистрации до непосредствннных исполнителей.
Пример рассылки документа
Создание поручения
Создание новых поручений в документе разрешено пользователями, имеющими доступ к журналу документов. Исполнители могут лишь рассылать существующие карточки. Для создания новой карточки необходимо открыть документ, открыть вкладку “Рассылка” и нажать “Добавить рассылку”.
Форма создания рассылки
Поля форме карточки рассылки
- Вид рассылки - Вид рассылки, по умолчанию - “В работу”
- Кто отписал - Автор рассылки. Если у пользователя есть права отписывать от других - можно выбрать других авторов. (например секретарь может отписывать поручения от имени руководителя)
- Текст поручения - Поручение для исполнителей, можно не заполнять. Для быстрого заполнения можно воспользоваться кнопками справа.
- Срок исполнения - Срок исполнения поручения. Если поставить срок исполения - карточка становится контрольной.
- Примечание - Любая дополнительная информация. Можно добавлять как до исполнения, так и после.
- Периодичность контроля - Если установить контрольную дату и периодичность контроля срок контроля будет сдвигаться. Например, если от исполнителя требуется каждый понедельник подготавливать ответ на поручение - нужно установить срок исполнения на ближайший понедельник и “Перидичность контроля” установить в “Еженедельный”.
- Список исполнителей - Для добавления исполнителей в список нужно в форме начать печатать фамилию исполнителя. Затем нажать кнопку “Добавить исполнителя”.
Важно
Порядок исполнителей имеет значение. Первый исполнитель считается основным.
Просмотр списка поручений
В контроле поручений отображаются документы, которые находятся на контроле.
Внешний вид журнала “Контроль поручений”
Ответ на поручение
Для добавления ответа исполнителю необходимо открыть документ в “Поступивших” или “Контроле поручений”, открыть вкладку “Рассылка” и открыть карточку контроля. Напротив своей фамилии необходимо добавить ответ в виде текста или загрузить его в файле.
demo.docob.ru
|
СКИДКА ДО КОНЦА ЛЕТА - 15% НА ВСЕ ВЕРСИИ ПРОГРАММЫ "АСКИЗ"Программа "Контроль исполнения заданий - АСКИЗ" предназначена для создания заданий сотрудникам и последующего контроля выполнения. Программа значительно облегчает работу руководителя. Применение программы повышает исполнительскую дисциплину сотрудников. Информация покупателям:
Программа для контроля заданий удобна и проста в использовании. Разобраться с опциями программы по контролю заданий может рядовой пользователь без длительного периода адаптации. Применить программу на практике можно сразу же после установки.Используя программу АСКИЗ руководитель может быть уверен, что все выданные задания будут своевременно получены исполнителями. С этой целью в программе реализованы следующие механизмы:
Создавать задания простоСотрудник получает задание с подробными инструкциями по выполнению. Письменный вид задания исключает возможность их произвольного толкования, что в конечном итоге сводит к минимуму ошибки. В процессе создания задания посредством программы контроля заданий приводится детальное содержание задания, пошаговые инструкции, указываются ответственные лица. Также в задании обозначается запланированное время, которое потребуется для выполнения задания. Использование программы позволяет минимизировать срыв сроков выполнения текущих задач, исключает их некорректное выполнение.При необходимости создания "фронта работ" на будущее, может быть создано отложенное задание. Исполнитель узнает о поставленной задаче только через некоторое время.Когда задание будет создано, исполнитель получит уведомление о нем. Если сотрудник, к примеру, какое-то время не находился за компьютером, то вернувшись на рабочее место он сразу сможет увидеть, что ему назначены задания. Задания выполнят точно и в срокПолучив уведомление о новой задаче исполнитель знакомится с заданием и если оно понятно приступает к его выполнению. Если задание требует уточнения, исполнитель может направить инициатору поручения свои вопросы и комментарии. После принятия задания на исполнение, автор задания получит уведомление.При выполнении задания приводится результат выполненной работы, прикрепляются подготовленные файлы документов, вносится фактическое время выполнения задания. Вся переписка исполнителя с инициатором задания и контролирующим лицом будет сохранена в базе данных программы по контролю заданий.После выполнения исполнителем задания, инициатор задания и контролирующее лицо получит уведомление о завершении выполнения задания. Проверка выполнения задания руководителемПрограмма нацелена на оптимизацию и повышение эффективности труда сотрудников компании. Данная программа позволяет контролировать выполнение заданий каждым конкретным сотрудником. Программа помогает свести до минимума срывы сроков выполнения заданий.После того, как исполнитель выполняет задачу, инициатор и контролер получают уведомление об этом. Сообщение о выполнении задания показывается в окне программы.С результатами работы сначала знакомится автор задания, либо контролирующее лицо. Ответственные за задание работники либо принимают работу, либо отправляют задание на доработку. Инициатор задания и контролирующее лицо могут менять исполнителя, вносить свои комментарии и замечания по заданию. Перечень заданий в программе АСКИЗС целью эффективного контроля все выданные задания приводятся в виде списка. При открытии программы сотрудник сразу увидит все невыполненные им задания, а также поставленные им задачи.Предусмотрена возможность отбора заданий по многочисленным параметрам, средыи которых: исполнитель, автор задания, контролирующее лицо, содержание и состояние задачи, плановое окончание, просроченные задания.Программа позволяет ограничить доступ к заданиям, по которым пользователь не является ответственным лицом (исполнителем, инициатором или контролирующим лицом). Сотруднику будут не доступны задания, предназначенные другим сотрудникам.Информация по отобранным заданиям может быть выгружена в отчет Журнал заданий. Модуль "Документы" позволяет автоматизировать процесс управления документооборотом и делопроизводством в организации Основные возможности данного модуля:- Регистрация, учет и хранение документов - Систематизация документов- Оперативный доступ к документам- Возможность мгновенного поиска нужного документа. Удобные способы сортировки и фильтрации данных- Возможность хранения документов непосредственно в базе данных или в сетевых папках с ссылками на них- Возможность хранения изображений, отсканированных копий документов и любых других файлов- Экспорт данных в Excel, Word, XML, PDF- Создание документов по шаблонам- Контроль исполнения документов по срокам: автоматическое выделение определенным цветом и напоминания в отдельном окне- Привязка документов к контрагентам организации- Возможность привязывать документы к другим документам- По каждому документу можно фиксировать дополнительную информацию.- Ведение истории выдачи из архива документов по сотрудникам- Работа с электронным архивом документов по сети- Возможность привязки документов к любой созданной задачи... В чем преимущества программы АСКИЗ?Разработанная нами программа заданий обладает рядом несомненных достоинств, которые будут высоко оценены пользователями.
При регистрации программы необходимо выбрать подходящий для вас тип лицензии. Стоимость регистрации программы "АСКИЗ" зависит от типа лицензии.
Резервную копию вашей базы данных (далее- БД) перед обновлением любого типа рекомендуется всегда делать. Не допустимо работать с одной и той же БД разными версиями программы. Все БД, созданные в любой версии программы, работают во всех последующих версиях (обратная совместимость).Иногда при выходе новых версий программ меняется структура демонстрационной БД (например, добавляются новые поля, меняются формулы...), обновляются какие-то файлы (например, шаблоны документов или файл справки) или появляются новые. В этом случае, если вам нужна демо БД последней версии структуры и все файлы, нужно сделать полное удаление программы, затем скачать и установить полный дистрибутив новой версии. После обновления версии программы вы просто продолжаете вести вашу БД, созданную в предыдущих версиях программы, данные никуда специально переносить не нужно.Перед переходом на новую версию программы: - Скачайте обновление;- Сделайте резервную копию базы данных;- Новую версию программы следует установить в каталог установки старой версии программы, обычно это путь "C:\Program Files\ASKIZ\".- В окне "Обновление рабочей Базы данных" укажите расположение новой версии базы данных программы. Нажмите кнопку "Обновить".- Перезагрузите программу.
Изменения в новых версиях программы - 9.35 - добавлено поле "Соисполнители" - добавлена роль "Гость" - выделение записей цветом со статусом "Выполненные" - в разделе "Календарь" добавлена функция вывода заданий в виде диаграммы Ганта (каждое задание представлено от момента принятия к исполнению до директивного срока исполнения) - незначительные изменения в программном коде для ускорения последующей загрузки карточки задания. - 9.36 - добавлены поля по отчетному документу. - 9.36.2 - добавлена возможность направить задание на выполнение главному исполнителю и назначенным соисполнителям - незначительные изменения в программном коде для ускорения открытия и закрытия карточки задания. - 9.36.3 - незначительные изменения в сохранении файлов (отчетов). - 9.36.4 - добавлена функция обработки повторного запуска программы - добавлены темы оформления программы. - 9.36.5 - добавлен модуль "Документы" - в меню "Журнал заданий"добавлен пункт "С измененным сроком исполнения". - 9.36.7 - изменены права доступа в отчетах, в создании задания и в разделе "Персонал" - добавлена подсветка записей и напоминаний о сроках по документу - добавлены отчеты по документам - 9.36.8 - оптимизировали загрузку таблиц - 9.36.9 - добавили функцию подсветки записей и напоминаний в модуль "Документы" - в разделе "Документы" добавили возможность экспорта записи в заранее подготовленный шаблон - 9.36.11 - добавили возможность ввода значения трудоемкости не только в часах, но и в днях в графах трудоемкость плановая и трудоемкость фактическая- в режиме диаграммы Ганта сделали возможность масштабирования шкалы времени, чтобы можно было просматривать задачи в различном масштабе (Функция выполняется правой кнопкой мыши)- при создании подзадачи идет автоматическое заполнение граф содержание, проект, срок исполнения и т.д. значениями из соответствующих граф основной задачи... - 9.36.12 - в окне "Уведомления" исправили вывод текста - добавили возможность добавления группового задания сотрудникам которые не состоят ни в одной основной группе. - 9.36.13 - при сохранении пароля в настройках соединения с MS SQL Server не появляется окно соединения с сервером - 9.37.01 - исправили ошибку возникающая при закрытии основного задания и отправки уведомлений подчиненным заданиям.
    
  
© 2011 - 2018 PVN, Программы для дома и офиса. Все права защищены. |
softbis.narod.ru
Форма журнала регистрации поручений для проведения проверок полноты оприходования наличных денежных средств
Приложение N 1 к Порядку организации работы по контролю за полнотой оприходования наличных денежных средств (введена Приказом УФНС РФ по г. Москве от 02.06.2005 N 233)
ФОРМА ЖУРНАЛА
РЕГИСТРАЦИИ ПОРУЧЕНИЙ ДЛЯ ПРОВЕДЕНИЯ ПРОВЕРОК ПОЛНОТЫ
ОПРИХОДОВАНИЯ НАЛИЧНЫХ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ
-----T---------T-----------T------------T----------T----------------T------------T-----------¬ ¦ N ¦Дата ¦ N ¦Кому выдано ¦Роспись в ¦Наименование ¦Проверяемый ¦Примечание ¦ ¦п/п ¦выдачи ¦поручения ¦ ¦получении ¦проверяемой ¦период ¦ ¦ ¦ ¦поручения¦ ¦ ¦ ¦организации ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦индивидуального ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦предпринимателя ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(объект ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦проверки) ¦ ¦ ¦ +----+---------+-----------+------------+----------+----------------+------------+-----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ +----+---------+-----------+------------+----------+----------------+------------+-----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----+---------+-----------+------------+----------+----------------+------------+-----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L----+---------+-----------+------------+----------+----------------+------------+------------Начальник отдела оперативного контроля и применения ККТ М.Э. Цукарева
dogovor-obrazets.ru
Контроль исполнения поручений - как улучшить систему
Во многих российских компаниях часто можно встретить систему управления, построенную на выдаче, регистрации и последующем контроле поручений — контроль исполнения поручений . Такой подход к управлению давно используется в России и многим знаком. И если Вы работали в российских министерствах, ведомствах или управляющих компаниях крупных федеральных холдингов, то скорее всего встречали данную систему на практике.
Управление по поручениям предельно просто и легко в использовании, его можно сравнить с автоматом Калашникова, и именно за данную простоту систему управления по поручениям любят и применяют в России множество управленцев.
Вертикальное управление, построенное по функциональному принципу, при этом основной проблемой функциональной структуры является отсутствие ориентации на клиента и сложность проведения внутренних изменений в компании.
Признаком системы управления, построенной по функциональному признаку, является использование системы управления по поручениям, которая делает ответственным одного человека, остальные сотрудники подразделений, хоть и участвуют в исполнении поручения, не заинтересованы и спускают задачу на тормозах. При этом ответственный за задачу не имеет власти над соисполнителями поручения, что приводит к тому, что ответственный либо договаривается на неформальных связях, либо старается исполнить его формально с привлечением минимального числа согласующих.
Для тех, кто не в курсе как работает система управления по поручениям – описываю. Все поступающие в компанию документы, задачи, информация, а также проблемы с «нижних этажей» организации анализируются высшим руководством, после чего принимаются те или иные решения, которые оформляются в виде поручений, регистрируются и контролируются по срокам исполнения. Может быть вариант, когда поручения формируются на совещании, и тогда в протоколе указывается перечень поставленных поручений, которые регистрируются, доводятся до исполнителей и ставятся на контроль.
Если для выполнения поставленного поручения, необходимо участие представителей нескольких подразделений, то поручение назначается им всем, при этом один из руководителей назначается ответственным за исполнение данного поручения, и именно он должен представить результаты совместной работы.
Незаменимым атрибутом поручения является срок его исполнения, и именно при наступлении данного срока требуется предъявить руководителю результаты его выполнения. На практике, поручение не исполняется руководителями его получившими, а передается вниз по управленческой иерархии, таким образом «расписывается» на исполнение тем сотрудникам, которые и будут выполнять предусмотренные поручением задачи. Через некоторое время в результате такой «росписи» все, кто должен участвовать в исполнении поручения, получают от своих руководителей задачи и срок их исполнения.
Правда есть нюанс, связанный с тем, что поскольку при такой «росписи» поручений участвуют ключевые руководители компании, затраченное на «роспись» время может быть значительным, а в крупных организациях даже достигать нескольких дней, что уменьшает срок, оставшийся для исполнения самого поручения. При этом руководители, назначая задачу, своему подчиненному, уменьшают ее срок исполнения, ведь нужно ещё проверить полученный результат самому, дать замечания, а также оставить время на переработку результата исполнителем.
В результате, при «высокой» иерархической структуре, когда поручение попадает к исполнителю, срок его исполнения оказывается в лучшем случае – «завтра», а чаще всего «вчера», и поэтому исполнитель старается выполнить поручение максимально быстро, и часто по формальным признакам, чтобы «перекинуть» его обратно руководителю.
Намного сложнее исполнять поручение, если в качестве соисполнителей поставлены сотрудники других подразделений, тогда придется исполнять поручение вместе с ними, после чего согласовывать полученные результаты со всеми заинтересованными лицами. Такое масштабное согласование с учетом различных интересов подразделений может занять достаточно длительный промежуток времени и потребовать проведения множества совещаний. И после того, как все соисполнители придут к единому мнению, результат будет продемонстрирован руководителю компании, который и выдал поручение. Если руководителю не понравится результат исполнения поручения, то цикл повторится, правда уже с большей скоростью, ведь исполнители уже назначены.
Система управления по поручениям имеет свои преимущества: в первую очередь это простота и понятность для руководителей и исполнителей, прозрачность ответственности за исполнение поставленного поручения, простота организации регулярной системы контроля сроков исполнения поручений. При этом, если вспомнить прошлое, то для управления по поручениям хватало бумажных документов для формализации поручений, ручки для их «росписи» и журналов регистрации, где фиксировались поручение, срок исполнения и ответственный.
Самое главное, что система контроля исполнения поручений, позволяет легко найти крайнего за срыв сроков или некачественное исполнение, ведь все поручения зафиксированы и можно определить на какой стадии находится исполнение того или иного поручения, после чего можно позвонить ответственному или исполнителю и «ускорить» выполнение поставленного поручения.
В тоже время, из-за своей простоты, управление по поручениям имеет недостатки, которые необходимо нивелировать при использовании данной системы на практике.
Контроль исполнения поручений — пример из практики:
В одной крупнейшей российской компании состоялось совещание, в результате которого было рождено множество поручений, которые были распределены по профильным функциональным подразделениями. Одно из подразделений, получив поручение, не смогло понять из написанного текста, что же все-таки нужно делать, и набравшись организационной смелости, попросило уточнить у руководителя управленческой иерархии, что нужно сделать. Ответ заслуживает публикации: — «У нас времени не хватает писать поручения, не то что их уточнять. Вы профессионалы!! Должны сделать в срок, что сказано!».
Итак, ключевым недостатком системы управления по поручениям является слишком общая формулировка задачи, пришедшей с верхнего уровня и невозможность ее уточнить. На практике часто встречается недостаточно подробное описание поставленного поручения, что вскрывается только при поступлении поручения к исполнителю на нижнем уровне иерархии, так как руководители на вышестоящих уровнях управления, часто лишь маршрутизируют задачу, без уточнения ее деталей. При этом из-за иерархических барьеров в больших компаниях, уточнить у инициатора поручения, что конкретно нужно сделать по задаче уже невозможно, ведь задать вопрос «вверх» через столько уровней управленческой иерархии исполнителю просто нереально.
Контроль исполнения поручений — пример из практики:
Как-то раз руководителю ИТ-подразделения одной крупной государственной компании поручили купить географическую карту России для размещения на стене в кабинете генерального директора, при этом, на вопрос, какая конкретно карта нужна, руководитель, принесший поручение с верхнего этажа власти, ответить не смог, а беспокоить генерального директора «глупыми» вопросами не позволил. В результате руководитель ИТ-подразделения, в рамках исполнения поручения, принес две карты, одну бумажную, вторую на экране огромного планшета, однако он не угадал ни в том ни в другом случае, оказывается генеральный директор хотел объемную карту из пластика, на которой был бы виден российский рельеф в разных регионах.
В данных случаях необходимо максимально детализировать исполнителю само поручение, чтобы исполнитель смог четко понять, что ему необходимо сделать. Для этого можно использовать разные техники и вопросы, например, Кто? Когда? В каком формате? Что должен сделать? С кем согласовать? Кому представить? Но самое главное, что, внедряя процессный подход, необходимо стараться избегать возникновения таких ситуаций делегируя полномочия и ответственность на нижние уровни управления, что бы дать возможность эксперту самостоятельно принимать решение о необходимых действиях
Контроль исполнения поручений — пример из практики:
В одной крупной российской организации для маршрутизации одного из документов «сверху-вниз», уходило от 5 до 7 дней, на обратный путь от исполнителя к руководителю через всю иерархию еще 5-7 дней, при этом, в результате всех этих действий, документ приобретал лишь пару вписанных фамилий и печать, которые вносились исполнителем за 1 час на самом нижнем этаже иерархии. Руководители лишь писали «к исполнению», поскольку в самом документе менять было нечего – форма его была закреплена нормативным актом. В результате более 10 дней документ гулял по управленческой иерархии, а отрабатывался всего за 1 час, причем самым низкооплачиваемым исполнителем.
Участие большого, и часто излишнего, руководителей, участвующих в маршрутизации поручения, приводит к долгой «росписи» поручения от руководителей до исполнителей, сложности сбора мнений с соисполнителей и конфликтности процедуры согласования результатов исполнения поручений. Все это приводит к тому, что на исполнение поручения тратится в разы меньше времени, чем на его маршрутизацию и согласование. В результате большинство поручений исполняется формально, и основная задача исполнителя, закрыть поручение по формальному признаку или на крайний случай сдвинуть его срок, так как для получения качественного результата исполнителю не хватает ни сроков, ни ресурсов, ни полномочий.
Именно здесь управление бизнес-процессами позволяет для типовых задач формализовать процедуры их выполнения и назначать задачи насквозь «через» управленческие слои, как можно ближе к исполнителю, без участия его руководителей. Для этого необходимо, чтобы канцелярия или руководитель, маршрутизирующие задачу, понимали в какой процесс нужно подать задачу для ее максимально быстрого исполнения. Ну а если задача приходит с рынка, то она сразу должна попадать ответственному исполнителю.
Контроль исполнения поручений — пример из практики:
В одной крупной российской компании количество участников при исполнении различных поручений часто превышало 50, что приводило к множеству совещаний, и огромному количеству документов и мнений, в результате даже простейшее поручение, такое как ответ потенциальному контрагенту на рекламное письмо, занимало в этой компании минимум две-три недели. При этом, сам ответ, как правило, заключался в дежурной фразе: — «Большое спасибо за приглашение, если мы будем проводить тендер по данной тематике, будем рады участию Вашей компании».
В функциональной структуре управления даже на простейшее поручение может быть назначено слишком много соисполнителей, ведь руководители, «расписывая» поручения часто добавляют в качестве соисполнителей нескольких руководителей подчиненных подразделений, а те в свою очередь еще добавляют несколько своих подчиненных, и в результате к исполнению поручения привлекается множество сотрудников, без которых можно было-бы вполне обойтись. Из-за большого количества участников возрастают дополнительные трудозатраты, а главное возникает множество противоположных позиций, которые необходимо сводить при согласовании результата исполнения поручения. Все это не только затягивает получение результата, но и в разы увеличивает затраты на его получение.
В данном случае процессный подход, за счет формализации процедур взаимодействия исполнителей на горизонтальном уровне позволяет исключить всех лишних участников, которые не привносят в процесс ценности, что позволяет выполнить процесс в разы быстрее, и не отвлекать руководителей для маршрутизации однотипных регулярных задач.
Контроль исполнения поручений — пример из практики:
В одной российской компании количество поручений перевалило за тысячу, при этом любая активность оформлялась в виде поручения и контролировалась. На нижнем уровне сотрудники старались исполнить поручение по формальным признакам максимально быстро, ведь над ними несколько уровней иерархии, и результат там будет не раз переделан, после чего переходили к своим «любимым» занятиям – кто-то учил английский, а кто-то просто играл в Lines на компьютере, в ожидании конца рабочего дня.
Использование системы управления поручениями в качестве основной приводит к тому, что сотрудники организации перестают работать самостоятельно, и начинают работать только при поступлении поручения, в данном случае, вся власть концентрируется на верхних уровнях управления, и все решения принимаются только там. Теперь сотрудники работают только, когда поручение есть, а когда его нет они занимают выжидательную позицию, сосредотачиваясь на любимом хобби или просто ничего не делают. Необходимо использовать систему управления поручениями только для контроля исполнения ключевых задач, а для регулярной деятельности использовать процессный подход, передавая инициативу с уровня менеджмента на уровень исполнителей, тем самым избавляясь от концентрации принятия всех управленческих решений на верхнем уровне. Основной поток задач в компании необходимо пускать по регулярному бизнес-процессу, контролируя участников процесса по операционной отчетности или через финансовые показатели.
Контроль исполнения поручений — пример из практики:
В одной из компаний при выполнении поручений, подразделения не сотрудничали друг с другом, в результате исполнялись только те поручения, в которых участвовало одно подразделение, как только в исполнении поручения участвовали несколько подразделений, то срывались сроки исполнения поручений, либо наказывался ответственный и поручение перекладывалось на другого. При этом горизонтальные связи нарушались из-за постоянной ротации руководителей.
Отсутствие горизонтального взаимодействия — это ключевой недостаток функциональной системы управления. В случае, если при исполнении поручения необходима совместная работа представителей двух функциональных подразделений, нередко случается, что ответственный не может добиться должного результата от своего соисполнителя, поскольку соисполнитель не заинтересован в том, чтобы помочь «соседу».В этом случае возможно воздействовать через верхние уровни управления, жалуясь, общему для Вас с «соседом» руководителю, однако в данном случае, высший руководитель скорее всего будет недоволен, что Вы эскалировали задачу на него, да и тот «сосед», кого Вы «принудили к сотрудничеству» не забудет Вам «отдать долг» впоследствии, как только представится возможность. Можно решить данную задачу на неформальном уровне, по принципу помогай другим, и они помогут тебе, однако с приходом нового руководителя все неформальные связи рушатся, и приходится выстраивать неформальные отношения заново.Особенно плохо выглядит взаимодействие подразделений в кросс-функциональных процессах, где участвует множество подразделений, при этом каждое старается переложить работу и ответственность за ошибки на соседние подразделения. Для таких процессов часто необходимо выделение специализированной роли- координирующей исполнения процесса, его называют владельцем процесса.Процессный подход позволяет через описание и анализ бизнес-процессов в которых участвует множество различных подразделений, в просторечии называющихся «кросс-функциональными», формализовать точки взаимодействия функциональных подразделений, минимизировав конфликты внутри функциональной структуры.И еще — в функциональных структурах есть правило – «Нет поручения – нет работы», ведь если нет задачи сотрудники перестают работать, а при ее появлении стараются выполнить по формальным правилам. Это приводит к тому, что любое маломальское дело требует поручения вышестоящего руководства, что в бизнесе неприемлемо. Внедрение процессного управления решает эту задачу, сотрудники начинают работать в регулярном режиме – по процессу, не дожидаясь поручений от руководителя.
Контроль исполнения поручений — в качестве вывода:
Простота системы управления по поручениям и менталитет российского менеджмента позволили данной системе распространиться среди российских организаций, однако, на практике, присущие данной системе недостатки часто превышают достоинства. Именно поэтому организациям необходимо внедрять процессный подход в свою деятельность, чтобы снизить недостатки функциональной системы управления. Управление бизнес-процессами позволяет стандартизовать отработку всех регулярных задач, тогда как система управления по поручениям остается для решения наиболее критичных задач, приходящих с верхних этажей власти. При этом руководители должны делегировать свои полномочия ответственность на нижний уровень управления, чтобы обеспечить скорость исполнения бизнес-процессов и снизить их стоимость.
Коптелов Андрей Константинович
Корпоративное обучение контроль исполнения поручений
koptelov.info
