Протокол совещания, форма и образец заполнения. Журнал оперативных совещаний образец

Протокол совещания: образец и бланк документа

По результату проведения заседания, собрания или совещания почти всегда составляется протокол по соответствующему образцу. Особенности заполнения и готовый пример документа можно найти ниже.

Пустой бланк протокола совещания (word)

Образец заполнения протокола совещания (word)

Основное назначение

По ходу проведения совещания всегда составляется протокол, причем руководство само решает, каким образцом лучше воспользоваться. Этот документ выполняет сразу несколько функций:

1. Фиксирует информацию обо всех присутствующих и выступавших.
2. Содержит все ключевые решения, принятые в ходе данного совещания.
3. Отражает фактическое состояние переговорного процесса, фиксирует ключевые договоренности на данном этапе.

Таким образом, основная задача документа – зафиксировать факт проведенного совещания и всех решений, которые были приняты по результату.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Не все заседания протоколируются, поэтому руководство компании вправе самостоятельно решать, в каком случае составлять отчетный документ, в каком – нет. Обычно протоколы применяются на тех совещаниях, на которых обсуждаются вопросы, непосредственно влияющие на будущее развитие организации.

Содержание документа

В законодательстве не разработано никаких требований к содержанию документа, и тем более нет единой формы. Поэтому каждая компания может использовать собственный бланк. В том числе можно применять разные варианты бланков для конкретных случаев (например, собрание отдела, внеочередное совещание или совместное заседание с представителями контрагента).

Обычно в документе отражаются такие сведения:

1. Полное название компании, номер протокола и дата его составления. Нумерацию можно проводить сквозную – с началом отсчета с каждого календарного года.
2. Состав присутствующих:

• председатель комиссии;
• ответственный секретарь, фиксирующий записи в протоколе;
• остальные присутствующие – обычно список выносится в конец документа.

3. Повестка дня – т.е. список вопросов, которые предполагается обсудить. Составляется заранее и доводится до сведения всех присутствующих (обычно создаются специальные объявления за несколько дней за собрания).
4. Список выступавших (ФИО, должность, тема выступления, затронутые вопросы).
5. Решения, которые были приняты в результате совещания.
6. Подписи председателя и секретаря, расшифровки подписей (фамилия и инициалы).
7. Если к протоколу прикладываются дополнительные документы, а также материалы аудиозаписей, фото- и видеосъемки, этот факт обязательно отражается в документе. В конце прописывают слово «Приложения» и перечисляют названия документов и других материалов, их количество и вид (оригинал или копия), а также количество страниц.

Бланк и образец 2018

В наиболее простом случае бланк выглядит так.

А в качестве образца можно выбрать такую форму:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В разделе «ПОСТАНОВИЛИ» с описанием решения нередко приводятся и результаты процедуры голосование, если оно было проведено на собрании. Результаты фиксируются простым суммированием голосов «ЗА», «ПРОТИВ» и воздержавшихся.

Краткая и полная разновидности

В одной и той же организации могут проводиться разные совещания. Важность того или иного собрания зависит от вопросов, которые на нем рассматриваются. И они же определяют выбор того или иного образца, по которому будет составлен протокол. В целом можно выделить 2 разновидности документа:

1. Краткий протокол – как правило, составляется для фиксирования информации, полученной в ходе оперативного, обычного совещания, на котором рассматриваются текущие вопросы. В нем достаточно просто упомянуть всех выступавших (ФИО, должность) и кратко описать тему выступления (это и есть тема доклада). В некоторых случаях фиксируют и отдельные вопросы в виде пунктов плана. Вот образец краткого протокола совещания. 
2. Полный – здесь необходимо более точное и полное фиксирование сведений о темах выступления. Приводится не только сам доклад выступавшего, но и реплики, обсуждения собравшихся. Нередко составляются стенограммы (точные цитаты с фиксированием каждого слова докладчика, его оппонентов и других лиц). Вот пример такого документа. 

Выписка из протокола

В случае необходимости получения некоторых сведений из протокола, составляется выписка. Этот документ представляет собой точную копию части протокола. В выписке обязательно фиксируется дата составления основного документа, его номер, название компании. Верность копии заверяется личной подпись, секретаря и/или председателя собрания.

Особенности ведения

В случае отчетных собраний по итогам года обычно выбирают расширенные формы документа. Если же речь идет о собрании отдельного структурного подразделения, руководители, как правило, выбирают наиболее простой шаблон.

Особенности фиксирования фактов и хранения протокола следующие:

1. Образец протокола совещания утверждает руководство компании или конкретного структурного подразделения организации.
2. Ведется непосредственно в момент проведения собрания. Назначается специальный сотрудник, ответственный за оформление документа. В большинстве случаев это секретарь, который также исполняет обязанности секретаря собрания.
3. Во избежание неточностей, некорректного толкования фраз выступающих нередко производится дополнительное фиксирование всех событий, происходящих во время собрания. Применяются средства аудио- и видеозаписи. Впоследствии при необходимости в приложение к протоколу приводятся стенограммы выступлений – точные цитаты того, что говорили сотрудники и другие приглашенные лица.
4. Количество оригинальных экземпляров составляется в зависимости от ситуации. Как правило, достаточно одного оригинала. Однако в случае проведения собрания с участием партнера (представителей другой фирмы) возникает необходимость составления 2 оригиналов. Обычно такие собрания проводятся на разных этапах деловых переговоров.
5. Что касается копий документа, можно составить любое их количество. Такая необходимость возникает при проведении собраний, решения которых обязательны для всех отделов организации. Тогда копии рассылаются во все структурные подразделения. Как правило, они заверяются оригинальной печатью и собственноручной подписью руководителя.

Чтобы избежать возможных неточностей, применяют средства аудио- и видеозаписи, чтобы впоследствии стенографически точно воспроизвести выступление каждого сотрудника или приглашенного лица.

2ann.ru

Протокол оперативного производственного совещания, образец заполнения и форма

Протоколирование совещаний – это общепринятая практика, позволяющая фиксировать все наиболее важные детали обсуждений, включая принятые по их итогам решения. Кто присутствовал на собрании, кто выступил, какие вопросы поднимались, какие решения были приняты – всё это можно найти в итоговом документе – протоколе рабочего совещания.

Что такое протокол совещания?

Этот распорядительный документ не имеет унифицированной формы, однако всегда составляется согласно определенной структуре. Поскольку в нём необходимо отразить всё происходящее на совещании (заседании, собрании), то его основные пункты и будут носить соответствующие названия:

• повестка дня
• присутствовали
• выступили
• постановили и т.п.

Как вести протокол совещания?

Бланк протокола собрания обычно заполняется присутствующим на встрече секретарем либо любым другим уполномоченным лицом. Исходя из целей составления документа, ответственное за оформление документа лицо составляет либо краткий, либо полный вид протокола. В первом приводятся лишь фамилии докладчиков и темы их докладов, в то время как второй вариант подразумевает ведение записи каждого доклада.

Бланк протокола совещания

Универсальный шаблон протокола совещания можно скачать на нашем сайте:

Скачать образец документа

Образец оформления протокола совещания

Чтобы понять, как правильно протоколировать совещания, можно рассмотреть следующий пример оформления протокола:

Скачать образец документа

Образец протокола встречи с клиентом

Среди многочисленных форм протоколов в число наиболее часто используемых можно отнести также документ, составляемый при проведении деловых переговоров. На нашем сайте можно скачать образец протокола встречи с деловым партнером:

Скачать образец документа

Часто задаваемые вопросы:

Как правильно протоколировать совещания?

Перед началом встречи секретарь должен подготовить бланк документа, заполнив номер протокола, а также дату и место заседания. Затем необходимо перечислить всех присутствующих и обозначить лиц, которые будут выступать с докладами. Отдельным абзацем следует записать решения (постановления) собрания.

Что является датой протокола?

Как правило, окончательный вариант такого документа составляется после совещания, поэтому его датой станет непосредственно день заседания. При длительности такой встречи в несколько дней указывать дату необходимо включая все дни проведения собрания: 5-7.07.15 г.

mosadvokat.org

Особенности оформления документов при проведении оперативных и плановых совещаний (стр. 1 из 4)

Содержание

Введение

1. Совещания

1.1 Виды совещаний

1.2 Подготовка совещания

1.3 Формирование повестки дня

1.4 Участники совещания

1.5 Подготовка документов для проведения совещания (доклады, информационные материалы)

2. Оформление документов при проведении совещаний

2.1 Стенограмма и фонограмма

2.2 Протоколирование

2.3 Электронный документооборот и совещания

Заключение

Приложения

Приложение 1 Пример-образец приказа о проведении совещания

Приложение 2 Повестка дня совещания

Приложение 3 Повестка дня оперативного совещания

Приложение 4 Приглашение (извещение) на предприятие

Приложение 5 Выписка из протокола

Список литературы

Введение

Тема нашего исследования – «Особенности оформления документов при проведении оперативных и плановых совещаний».

Управленческая деятельность, как функция организованной системы, может быть построена на принципах единоначалия и коллегиальности. В учреждениях, организациях, фирмах, построенных на принципах единоначалия, все управленческие решения единолично принимает руководитель и несет за них персональную ответственность.

В организациях, построенных на принципах коллегиальности, решения принимаются коллективом большинством голосов. Но и в организациях, построенных на принципах единоначалия, руководителям часто приходится сталкиваться с такими задачами, которые требуют для своего решения привлечения многих специалистов обмена информацией, выявления мнений по возникающим проблемам и совместной анализа трудных ситуаций.

Коллективное обсуждение и принятие решений проводится на съездах, конференциях, пленумах, симпозиумах, собраниях, заседаниях коллегиальных органов, совещаниях и т.д. Эти мероприятия могут быть периодическими или иметь разовый характер.

В определениях всех форм коллегиальной деятельности присутствует слово «совещание», от глагола совещаться, то есть сговариваться, советоваться, совместно обсуждать с кем-либо что-либо. Синонимы слова «совещание» - пятиминутка, летучка, оперативка, планерка. Таким образом, под совещанием понимается такой вид управленческой деятельности, при котором определенное количество участников собирается в заранее оговоренном месте в обусловленное время для обсуждения и принятия решений по заранее поставленным вопросам./3, с.99/

Термин «совещание» используется далее как обобщенный. Так как в принятии решений задействовано много работников, то этот вид управленческой деятельности является наиболее дорогостоящим.

Почти каждому из нас не раз приходилось участвовать в различных совещаниях. И наверное многие слышали от сослуживцев следующее высказывание: «Опять совещание, а когда же работать?». Каждый день в нашей стране проводятся сотни тысяч совещаний. Но, к сожалению, это тот случай, когда количество не переходит в качество, потому что принцип «чем больше, тем лучше» здесь явно не работает. Только эффективно проведенные совещания могут дать заметно ощутимый результат и повлиять на качество работы предприятия./3, с.103/

Ответственным этапом является документирование совещания, то есть - запись процесса обсуждения внесенных в повестку дня вопросов.

В ходе совещания и после его окончания необходимо собрать тексты выступлений, не представленные заранее. Ход совещания можно и нужно стенографировать, вести фонограмму, видеозапись, протоколировать.

Составление повестки дня является задачей председателя, но ее документальное оформление ложится на плечи секретаря.

1. Совещания

1.1 Виды совещаний

Совещание- заседание, собрание, посвященное обсуждению какого-нибудь специального вопроса или нескольких вопросов.

Разновидностями расширенного совещания являются:

- симпозиум - расширенное совещание по специальному научному вопросу;

- конференция - расширенное совещание, например, в среде ученых, политических деятелей;

- конгресс, съезд - совещание широкого состава, как правило, регионального, общероссийского или международного масштаба.

В рамках конкретного предприятия в зависимости от основной задачи выделяют следующие виды совещаний:

- оперативное;

- инструктивное;

- проблемное.

В основу классификации совещаний могут быть положены и другие критерии, например, периодичность: плановые, внеплановые.

Кроме того, по характеру проведения совещания разделяются на следующие типы:

- диктаторское - свойственно авторитарному типу управления, когда совещание ведет и обладает фактическим правом голоса только руководитель, остальным участникам предоставляется лишь возможность задавать вопросы, но никак не высказывать собственное мнение;

- автократическое - основывается на вопросах руководителя к участникам и их ответах на них, как правило, отсутствуют дискуссии, возможен лишь диалог;

- сегрегативное - доклад обсуждают лишь выбранные руководителем участники, остальные слушают и принимают к сведению представленную информацию;

- дискуссионное - свободный обмен мнениями и выработка общего решения; право принимать решение в окончательной формулировке остается за руководителем;

- свободное - на нем не принимается четкая повестка дня, иногда отсутствует и председатель, иногда заканчивается принятием решения, но в основном сводится к обмену мнениями./3, с.104/

Собираясь вместе, участники совещания имеют возможность высказать свою точку зрения по обсуждаемым темам, довести информацию, которой они владеют, до всех участников совещания, обсудить спорные вопросы, рассмотреть альтернативные варианты решений. Ведь не зря говорят, что в споре рождается истина.

Но совещание является дорогостоящим мероприятием. Следует помнить, что если в вашей организации ежедневно проходит часовое совещание с восемью участниками, это означает, что один сотрудник получает зарплату только за участие в совещаниях. Совещание нельзя рассматривать как способ информирования сотрудников, оно является оптимальным средством оценки и принятия решений. Коллективно принятое решение имеет больший вес, чем единоличное. Поэтому совещание идеально там, где необходимо участие команды в обсуждении проблемы и поиске решений, где необходимо рассмотрение разных точек зрения./3, с.105/

1.2 Подготовка совещания

Успех совещания на 90% зависит от качества его подготовки. Любое, даже самое короткое совещание, от предварительной проработки только выиграет.

Сотрудник, ответственный за подготовку мероприятия, прежде всего должен выяснить:

— цель совещания,

— основные вопросы для обсуждения,

— состав участников,

— место, время и форму проведения.

Отметим, что в ряде организаций существует определенный порядок проведения совещаний, который может быть закреплен в специальном Регламенте. В этом случае задача значительно упрощается.

Если в подготовке совещания участвует несколько человек, то, как правило, на предприятии издается приказ о проведении совещания, в котором определяется состав рабочей группы и план его подготовки (см. приложение 1).

1.3 Формирование повестки дня

Составление повестки дня является задачей председателя, но ее документальное оформление ложится на плечи секретаря.

Повестка дня составляется только после определения цели совещания. При этом цель должна быть четко сформулирована, иметь логическую завершенность и однозначное толкование. В повестку дня следует включать небольшое количество вопросов, чтобы можно было обстоятельно обсудить их на совещании. Но, к сожалению, это требование не всегда выполняется и повестку дня перегружают, что лишает возможности подготовить и обсудить все вопросы досконально. Здесь действует принцип «лучше меньше, да лучше». Поэтому всегда старайтесь избавиться от второстепенных вопросов, которые можно решить вне совещания.

Повестка дня обычно составляется в письменной (печатной) форме. Конечно, совещания могут проводиться и без заранее заготовленного списка вопросов, но в этом случае они должны хотя бы в устной форме доводиться до сведения участников встречи. Думаю, никто не станет спорить с тем, что написанная повестка дня является более эффективной формой и позволяет каждому сосредоточиться на том, что необходимо сделать: до совещания, во время совещания и после него. Она является планом проведения мероприятия. Совещания без нее очень часто превращаются в обсуждения общего характера, участники которых не сосредотачиваются на ключевых вопросах. Многим свидетелям неподготовленных совещаний не раз приходилось сталкиваться с такой ситуацией, когда кто-либо срочно запрашивал информацию у своих подчиненных, а остальные были вынуждены терять время на ожидание. Такие недочеты отрицательно влияют на ритм проведения обсуждения, а следовательно, и на его эффективность.

По поводу того, как следует располагать вопросы в повестке дня, существуют два диаметрально противоположных мнения.

В соответствии с первой точкой зрения вопросы следует располагать в порядке их важности и сложности. Аргументы здесь следующие: в начале совещания сотрудники являются более активными, они еще не устали и, следовательно, самые важные и сложные вопросы лучше обсуждать в начале.

Приверженцы второй точки зрения считают, что вопросы, которые требуют расширенного обсуждения и проработки, лучше всего рассматривать во второй трети собрания, когда физическая и умственная работоспособность участников достигает пика. Текущие вопросы, не требующие много времени, можно решить в первую очередь, а на конец оставить наиболее легкие вопросы, интересные и приятные дела.

Исходя из практики работы, можно рекомендовать придерживаться второй точки зрения, т.к. начиная с более простых вопросов, вы можете задать определенный ритм, ведь они не требуют детальной проработки, сотрудники, обсуждая их, не успевают устать — они служат «своеобразной разминкой» перед работой над более сложными проблемами. Когда основная работа выполнена и внимание аудитории ослабевает, можно перейти к обсуждению более интересных вопросов, не требующих напряжения (в последней трети совещания), например, об организации корпоративного мероприятия в честь юбилея фирмы или о результатах участия в выставке.

mirznanii.com

Как правильно оформить протокол совещания? :: SYL.ru

Протокол совещания – информационно–распорядительный документ, в котором фиксируется весь процесс обсуждения поставленных вопросов, а также решения, принятые в ходе этого собрания. Ведение данного документа – важная и обязательная часть любого совещания, от которой в немалой степени зависит, насколько эффективно будут исполнены решения по тому или иному вопросу.

Оформление протоколов совещаний установлено Гражданским кодексом РФ. Статья 181. 2 определяет основные обязательные требования и порядок, в котором ведутся записи совещания. Как оформить протокол правильно? Какую информацию обязательно должен содержать протокол совещания?

Кто ведет протокол?

Обязанность по протоколированию хода собрания и дальнейшему правильному оформлению документа возлагается на секретаря совещания. Им может быть лицо, занимающее должность секретаря в организации, или любой другой сотрудник, уполномоченный исполнять эту обязанность. Лучше всего, если назначенное секретарем лицо будет разбираться в вопросах, поднятых на совещании. Однако если секретарь занят деятельностью в другой сфере, он имеет право задавать в ходе совещания уточняющие вопросы, позволяющие предельно точно запротоколировать весь процесс собрания.

Кроме простой фиксации хода совещания, на секретаря возлагаются обязанности по подготовке к собранию. Это может быть составление списка присутствующих, схемы совещательного процесса, работа с протоколами предыдущих собраний. Это необходимо для того, чтобы внести в повестку дня перечень вопросов, к обсуждению которых необходимо вернуться.

Бланк, обязательные разделы

Для составления протокола инструкциями по делопроизводству рекомендуется использовать специальный бланк. Воспользоваться ли данной рекомендацией, зависит от решения собственника (руководителя) организации. Чаще всего типографские бланки применяют для протоколирования в органах государственной, муниципальной, городской власти. В большинстве частных организаций используется обычный шаблон, напечатанный на компьютере и оформленный на листе А4.

Независимо от вида бланка, документ должен содержать обязательные разделы (пример протокола совещания см. ниже в статье):

• Наименование структуры (организации), в которой действует коллегия.
• Заголовок.
• Дата и номер регистрации протокола.
• Место (населенный пункт), где проводится совещание.
• Вопросы (повестка дня).
• Основная часть.
• Подписи председательствующего, секретаря и участников совещания.

Протокол совещания оформляется на основании записей, в том числе аудио или видео, сделанных секретарем в процессе обсуждений. На оформление документа отводится срок до пяти рабочих дней, кроме отдельных случаев, когда распоряжением руководителя или законодательством об отдельных типах собраний установлены иные сроки.

Заголовок протокола

Заголовок документа включает наименование, слово «Протокол», а также название собрания (в данном случае это совещание) и (или) коллегиального органа, проводящего совещание. Например: «Протокол производственного совещания».

Номер, дата, место проведения

Каждый протокол совещания должен иметь индекс, то есть порядковый регистрационный номер. Он определяется порядковым номером собрания, проводимого от начала календарного года (в учебных организациях возможно ведение учета нумерации с начала учебного года). Если регистрируется протокол совещания временно действующей коллегии, нумерация ведется на срок действия полномочий.

Датой документа будет являться день проведения совещания. В случае если вопросы обсуждались больше одного рабочего дня, все даты от начала и до окончания обсуждения должны быть внесены в протокол совещания. Образец: «22.06.2016 – 24.06.2016 г.» или «22-24.06.2016 г.»

«ОАО «Текстиль». ПРОТОКОЛ оперативного совещания отдела продаж 26.04.2016 год. ___________________№8 город Иваново

Место составления протокола – географическое название населенного пункта, в котором действует данный коллегиальный орган. Этот раздел может не быть указан в документе, но только в том случае, если наименование организации уже включает в себя название населенного пункта. Например: «Самарская городская типография», «Ивановский машиностроительный завод» и прочее.

Обратите внимание, как должен начинаться любой протокол совещания (образец выше).

Вводная часть

Составлять вводную часть протокола нужно начинать с указания фамилии и инициалов председателя совещания и секретаря. Первым является сотрудник организации, уполномоченный проводить совещание. Должность председателя в организации (по штатному расписанию) в протоколе не указывается. Этот человек не обязательно должен являться руководителем предприятия. Исключение составляет протокол совещания при директоре, где начальник проводит совещание лично.

В разделе «Присутствующие» следует указать всех прочих участников проводимого совещания. Сделать это можно, руководствуясь следующими рекомендациями:

• В разделе в алфавитном порядке указываются фамилии и инициалы сотрудников, принимающих участие в рассмотрении поставленных на повестку вопросов и принятии решения по ним. Должности не указываются.
• Если на собрании присутствует более пятнадцати участников, их инициалы и фамилии выносятся в виде приложения к протоколу отдельным списком.
• Если на совещании присутствуют иные сотрудники данной организации или лица, приглашенные из других организаций, в протокол вносится раздел «Приглашенные». Здесь в алфавитном порядке указываются фамилии и инициалы, а для участников от других организаций дополнительно прописывается их должность и наименование места работы.
• Свое участие в совещании каждый из присутствующих подтверждает личной подписью.

Через пустую строку после раздела «Присутствующие» в протокол совещания вносится «Повестка дня». Под этим разделом подразумевается перечень вопросов, вынесенных на совещание. Каждый пункт протокольного раздела «Повестка дня» нумеруется арабскими цифрами. Для формулировки вопроса используются предлоги «Об…» или «О…» (пример протокола совещания в части повестки дня см. ниже в статье). С каждым пунктом следует указать лицо, уполномоченное выступить по данному вопросу: «Докладчик: фамилия, инициалы».

В чем отличие полного протокола от краткого?

При оформлении основной части документа важно учитывать, ведется ли в ходе совещания краткий или полный протокол совещательного процесса. Для краткой формы (чаще всего так оформляется протокол оперативного совещания) в основной части следует указать следующую информацию:

• Вопрос, вынесенный на совещание.
• Докладчик по данному вопросу.
• Принятое и утвержденное собранием решение.

Оформление полного протокола подразумевает фиксацию не только вышеуказанной информации, но и деталей выступлений докладчиков, сведений и прений, возникших в процессе совещания, высказанных мнений собравшихся, имеющихся замечаний и возражений, а также прочих подробностей.

Основная часть

Основная часть протокола состоит из разделов по количеству вопросов, заявленных в повестке дня. В полной форме документа каждый раздел включает в себя три части, отображающие процесс рассмотрения вопроса и принятия решения по нему.

Названия частей указываются прописными буквами с новой строки:

• «СЛУШАЛИ». В данной части под названием следует указать фамилию докладчика по рассматриваемому вопросу (в именительном падеже), через тире приводится изложение доклада (от третьего лица единственного числа). Если привести выступление в протоколе по каким-либо причинам невозможно, текст доклада излагается на отдельном листе в качестве приложения к протоколу, а в разделе «СЛУШАЛИ» делается пометка «Текст доклада (выступления, речи) прилагается».
• «ВЫСТУПИЛИ». В этой части заносятся изложения выступлений других участников совещания по рассматриваемому пункту или вопросы, заданные в процессе обсуждений. При этом следует указать фамилию выступившего (в именительном падеже), а через тире излагается текст вопроса (выступления).
• «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ». Фиксируется решение, принятое на совещании по данному вопросу. Текст решения необходимо полностью напечатать, независимо от того, ведется полная или краткая форма протокола. При проведении голосования указывается количество голосов, полученных «за», «против» и «воздержались».

Для краткой формы протокола кратко излагается обсуждение каждого вопроса в частях «СЛУШАЛИ» и «РЕШИЛИ». После подписания документа секретарем и председателем он приобретает официальный статус и регистрируется.

Решения, принятые в ходе совещания, доводятся до назначенных исполнителей:

• Посредством вручения копии протокола либо выписки, заверенной секретарем.
• Изданием распорядительных документов (приказов, постановлений, распоряжений) по организации на основании запротоколированных решений.

Как хранить протоколы?

Для архивного хранения протоколы формируются в дела с разделением на виды совещаний. Местом хранения таких документов определяется либо секретариат организации (структурного подразделения организации), либо отдел делопроизводства. Сроки хранения определяются в соответствии с утвержденной на предприятии номенклатурой дел.

www.syl.ru

Протокол оперативного совещания

 

П Р О Т О К О Л

Оперативного совещания

ГОУ ЦРР — детского сада № 2662

От 26 сентября 2011г.

ПРИСУТСТВОВАЛИ:

ЗаведующаяКазакова Н.В.

Членытрудового коллектива: Афанасьева Е.А., Преснова О.С.,Ясонова С.Б., ФирсоваТ.М., Крутина А.А., Тарасова Н.В., Кирюхин М.А., Игнатова О.В., КараблинаО.В., Базыленко Н.Н., Дробышева З.В,, Плошкин М.В., Митичева Е.Ю.

 

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1.Отчетвсех специалистов о проделанной работе за сентябрь.

2.Обсуждениеплана работы на октябрь.

3.Разное.

 

1 Вопрос:

Запланированный инструктажах  проведен со всеми категориями сотрудников:

Инженер по ОТ Кирюхин М.А. – по охране труда;

ПлошкинМ.В. – по безопасности;

ЯсоноваС.Б. – по соблюдению требований санэпидрежима;

АфанасьеваЕ.А., Караблина О.В. – по охране жизни и здоровья детей.

КазаковаН.В. рассказала о результатах проверки комплектования.  Афанасьева Е.А. и Караблина О.В.:

Доложилио кандидатурах педагогов, выдвинутых  в«Ассоциацию педагогов

дошкольногообразования»;  что в каждой  группе имеется информация для родителей оправилах дорожного движения; данный вопрос включен  в повестку родительских собраний; выпущенановую газету, посвященная ПДД. 

2 вопрос:

Определенплан работы на следующий месяц:

— проведение  педагогического совета

— проведение  родительских собраний  для новых родителей,родителей 

 детей среднего и старшего возраста; выборы членов УС

— проведение «Дня  пожилого человека»

— подбор инициативной группы  для разработки локальных актов по новой 

 системе оплаты труда – поступило предложение  выдвинуть из числа 

 присутствующих  кандидатурыДробышевой З.В. и Плошкина М.В.

— организация профилактическихмероприятий — кислородные коктейли

—проведение тренировочных занятий с сотрудниками по эвакуации

—проведение инвентаризации

3вопрос:

*КирюхинМ.В.- инженер по ОТ поднял вопрос о приобретении дополнительной спецодежды (порезультатам аттестации рабочих мест)

*КазаковаН.В. обратила внимание присутствующих на четкое соблюдение трудовой иисполнительской дисциплины

*МалмаковаО.И. доложила о выписанных счетах.

 

РЕШЕНИЕ:

1. Афанасьевой Е.А. и Караблиной О.В.продумать повестку дня  родительских  собраний и согласовать ее с заведующей.

2. Ясоновой С.Б. – подготовить выступление на родительских собраниях натему введения новых СанПиН-ов.

3.Базыленко Н.Н. – подготовить анкетыдля родителей.

4.Тарасовой Н.В. и Малмаковой О.И.подготовиться к инвентаризации имущества.

 

 

ПРЕДСЕДАТЕЛЬСОБРАНИЯ:                                  /Н.В.Казакова/

 

СЕКРЕТАРЬСОБРАНИЯ:                                           /О.В.Игнатова/

Читайте также

kdpconsulting.ru

Протокол оперативного совещания образец - Заявления в суд и другие органы - Каталог образцов

Протокол оперативного совещания

ГОУ ЦРР - детского сада № 2662

От 26 сентября 2011г.

ПРИСУТСТВОВАЛИ:

Заведующая Казакова Н.В.

Члены трудового коллектива: Афанасьева Е.А. Преснова О.С.,Ясонова С.Б. Фирсова Т.М. Крутина А.А. Тарасова Н.В. Кирюхин М.А. Игнатова О.В. Караблина О.В. Базыленко Н.Н. Дробышева З.В. Плошкин М.В. Митичева Е.Ю.

1 Вопрос:

Запланированный инструктажах проведен со всеми категориями сотрудников:

Инженер по ОТ Кирюхин М.А. – по охране труда

Плошкин М.В. – по безопасности

Ясонова С.Б. – по соблюдению требований санэпидрежима

Афанасьева Е.А. Караблина О.В. – по охране жизни и здоровья детей.

Казакова Н.В. рассказала о результатах проверки комплектования. Афанасьева Е.А. и Караблина О.В.

Доложили о кандидатурах педагогов, выдвинутых в «Ассоциацию педагогов

дошкольного образования» что в каждой группе имеется информация для родителей о правилах дорожного движения данный вопрос включен в повестку родительских собраний выпущена новую газету, посвященная ПДД.

2 вопрос:

Определен план работы на следующий месяц:

- проведение педагогического совета

- проведение родительских собраний для новых родителей, родителей

детей среднего и старшего возраста выборы членов УС

- проведение «Дня пожилого человека»

- подбор инициативной группы для разработки локальных актов по новой

системе оплаты труда – поступило предложение выдвинуть из числа

присутствующих кандидатуры Дробышевой З.В. и Плошкина М.В.

- организация профилактических мероприятий - кислородные коктейли

- проведение тренировочных занятий с сотрудниками по эвакуации

- проведение инвентаризации

3 вопрос:

*Кирюхин М.В.- инженер по ОТ поднял вопрос о приобретении дополнительной спецодежды (по результатам аттестации рабочих мест)

*Казакова Н.В. обратила внимание присутствующих на четкое соблюдение трудовой и исполнительской дисциплины

*Малмакова О.И. доложила о выписанных счетах.

РЕШЕНИЕ:

1. Афанасьевой Е.А. и Караблиной О.В. продумать повестку дня родительских собраний и согласовать ее с заведующей.

2. Ясоновой С.Б. – подготовить выступление на родительских собраниях на тему введения новых СанПиН-ов.

3.Базыленко Н.Н. – подготовить анкеты для родителей.

4.Тарасовой Н.В. и Малмаковой О.И. подготовиться к инвентаризации имущества.

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ СОБРАНИЯ: /Н.В.Казакова/

Оперативное совещание руководящих работников Управления.

Компания АМ - Эффективные совещания

Как введение в реферате написать По видам служебные совещания, как правило, разделяют следующим образом. поручений Оперативные диспетчерские — получение информации “снизу вверх”. ведется протокол совещания, который утверждается и направляется на исполнение. Образцы документов · Методики.

В заседании оперативного совещания руководящих работников Управления. осуществляются проверки протоколов жилищных комиссий о выделении. Регламент оперативного совещания при начальнике ГУ МВД России по. справок на выступающих, а также протоколов оперативных совещаний. работы оперативных совещаний и необходимые образцы документов к нему и.

Популярное

Автоматизация стоматологии Эффективные совещания

АМ-Совещания. протокол оперативного совещания образец · повестка совещания · шаблон регламента · образец плана совещания · образец.

схема ввода прикорма

Организационный аспект проведения совещаний на предприятии

Информативные и оперативные совещания не должны превышать 20–30 мин. Образец оформления выписки из протокола производственного.

Приколы

реферат на тему химия

бланки церковных записок.

Планерка, оперативка, оперативное совещание. Организация, проведение

Страницы:

Оперативное совещание может быть очень эффективным управленческим инструментом, а может превратиться в мощный поглотитель рабочего времени, сильно снижающий эффективность работы. Как сделать, чтобы оперативка - пятиминутка приносила пользу, а не вред?

В начале рекомендую Вам ознакомиться с общими правилами проведения совещаний. А дальше мы уточним эти советы с учетом регулярности и небольшой длительности планерки.

Цели планерки

Как часто нужно проводить планерку? Это зависит от того, ради чего мы ее проводим. Насколько быстро меняется ситуация, насколько часто необходимо проверять, выполняется ли план работ, и корректировать его.

В моей практике хорошо зарекомендовали себя еженедельные оперативки. Однако, когда сроки сжатые, а ответственность за их срыв высока, может понадобиться ежедневная планерка.

Важно! На оперативном совещании невозможно принять сколько - нибудь ответственное решение, требующее проработки и обсуждения. Такие решения принимаются на более развернутых совещаниях. Их проведение описано в статье, на которую была ссылка выше. Планерка нужна для того, чтобы:

либо убедиться, что все идет по плану,

либо понять, что есть мелкие отклонения, которые могут быть решены в текущем порядке, путем советов или некоторой помощи отставшим,

либо установить, что требуются более серьезные корректировки или новые проектные решения, назначить ответственных за проработку вопроса, подготовку и проведение полномасштабного совещания по указанному вопросу.

План, регламент оперативки

Исходя из сказанного, можно сформулировать основные правила:

План работы . Должен быть детальный план работы. Этот план должен быть настолько детальным, насколько часто проводится пятиминутка. Например, если мы проводим оперативное совещание каждый день, то и план должен быть с подневной детализацией, хотя бы на пару недель вперед. Иначе на планерке будет просто нечего обсуждать. Бессмысленно заслушивать отчет сотрудника о работе, проделанной за день, если неизвестно, что он за этот день должен был сделать.

Регламент . На доклад каждого участника должно отводиться минимум времени. Обычно выделяется около пяти минут, но можно обойтись и меньшим временем. Могут быть частные случаи, когда, например, сотрудник докладывает новости. Ему нужно предоставлять время, исходя из объема новостей. На обсуждение выделяется столько же времени, сколько на доклад. Во время обсуждения можно задать уточняющие вопросы, давать короткие советы, договориться, что предстоит сделать сотруднику до следующей планерки. Если за отведенное на оперативке время обсудить вопрос не удается, то нужно запланировать его проработку после нее, с участием только тех сотрудников, которые имеют к вопросу отношение. Это позволит не отвлекать и не тратить время остальных, не имеющих к вопросу никакого отношения.

Протокол . Все принятые решения должны фиксироваться в протоколе. Тогда на следующей планерке мы просто берем протокол предыдущей и проверяем, все ли участники сделали запланированное на предыдущем совещании. Если сотрудник не смог выполнить задачу, нужно решить, как этому сотруднику помочь. Глупо ждать, что не сделав задание за первую неделю, он сделает его за следующую. Нужно выяснить, какие трудности сотрудника остановили, как эти трудности можно преодолеть совместными усилиями.

Полезно ли оперативное совещание?

Правильно организованные пятиминутки позволяют:

Всем сотрудникам быть в курсе хода работ.

Каждому сотруднику четко представлять, что ему нужно делать прямо сейчас.

Быстро диагностировать, когда сотрудник столкнулся с трудностями, оперативно помогать, советовать, подталкивать.

Пример протокола планерки

Я веду протокол в электронной таблице. В первом вертикальном столбце у меня перечислены все участники планерки. В первой строчке идут даты. На каждую дату берется два столбца. Первый заполняется на планерке в эту дату, а второй - на следующей планерке по итогам прошедшей недели одновременно с заполнением планов на следующую неделю. Первый столбец можно закрепить, а остальные постепенно сдвигать влево, чтобы видеть только прошлую и текущую даты. А если это необходимо, то можно посмотреть и предыдущие даты.

Протокол

Посмотреть образец бланка Скачать бланк

Протокол - официальный документ, фиксирующий процесс обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях органов управления организации, совещательных коллегиальных органов организации, а также совещаниях, проводимых генеральным директором, заместителями генерального директора и руководителями подразделений организации.

Решения, которые принимаются на совместных заседаниях правления, комиссий, советов организации и соответствующих органов других организаций, на рабочих встречах руководителей организации с руководителями субъектов РФ, акционерных обществ и др. также оформляются протоколами. Протоколы ведет назначенный секретарь.

Правила заполнения протокола

Протоколы совещаний, заседаний, рабочих встреч и т.п. печатаются на стандартных листах бумаги формата А4.

Протокол должен иметь обязательные следующие реквизиты .

полное название организации

наименование вида документа (протокол)

дата

номер

заголовок к тексту

место издания

текст

подписи

визы (при необходимости).

Протокол содержит две части: вводную и основную.

В протоколе обязательно указывается место, где проводилось совещание (например, г. Москва, г. Санкт- Петербург и т.п.).

Дата . оформляемая словесно-цифровым способом, и номер протокола ставятся справа.

В протоколе сначала указывают список должностных лиц . принимавших участие в совещании.

Слово ПРИСУТСТВОВАЛИ печатают от границы левого поля, после слова ставят двоеточие. Ниже через одинарный межстрочный интервал указывают их инициалы и фамилии, а справа от инициалов – названия должностей. Должности могут быть прописаны обобщенно, при этом фамилии печатают в алфавитном порядке независимо от должности.

Допускается дополнить протокол списком приглашенных на совещание (с указанием должностей, фамилий и инициалов).

Повестка дня излагается с указанием докладчиков по каждому вопросу совещания.

Основная часть протокола включает в себя разделы, соответствующие пунктам повестки дня. Текст должен излагаться от третьего лица множественного числа, каждый раздел придерживается схемы:

СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

В основную часть протокола включаются вопросы, которые рассматриваются на совещании и по которым в ходе встречи принимаются решения. Текст печатается шрифтом 14 через полуторный межстрочный интервал.

Каждый вопрос нумеруется римской цифрой, название вопроса, которое печатается по центру, как правило, начинается, с предлога О. («Об. »).

Решения (поручения), принятые на совещании по каждому рассматриваемому вопросу, печатают в протоколе в виде отдельных пунктов, которые нумеруют арабскими цифрами, и адресуют соответствующим должностным лицам организации. При необходимости пункты подразделяют на подпункты, которые могут обозначаться строчными буквами или арабскими цифрами с круглой скобкой, или на абзацы (без буквенного и цифрового обозначения). Подпункты печатают с красной строки со строчной буквы и отделяют точкой с запятой один от другого.

Если к протоколу прилагаются какие либо материалы . то об этом делается соответствующая запись в протоколе.

Подпись отделяют от текста тремя пробелами. Она содержит наименование должности председательствующего на совещании, секретаря совещания, их личные подписи и их расшифровку (инициалы, фамилия).

Оформление протокола совещания, проводимого руководителем подразделения организации, производится аналогично оформлению протокола совещания у генерального директора.

Протокол должен быть окончательно оформлен не позднее 3-5 дней со дня проведения совещания.

Регистрационным номером протокола совещания является его номер по порядку в пределах массива этого вида документов в течение каждого календарного года.

Если рассматривалось несколько вопросов на совещании, то адресатам направляются соответствующие выписки из протокола.

Выписки из протокола заверяет секретарь совещания без воспроизведения подписи председательствующего на совещании.

Протоколы коллегиальных органов управления организации регистрируются их ответственными секретарями в установленном в организации порядке регистрации документов.

Протоколы совещаний у генерального директора издает инициатор совещания по поручению генерального директора, протоколы совещаний у других руководителей организации – соответствующий помощник.

Протоколы совещаний, проводимые у генерального директора, регистрируются и учитываются в регистрационной базе организации Управлением (отделом), который осуществляет доведение информации по протоколу ответственным исполнителям.

Протоколы совещательных коллегиальных органов организации и прочих совещаний (заседаний) регистрируются и учитываются их ответственными секретарями в установленном порядке в Управлении (отделе), в обязанности которого входит регистрация всех документов организации. Протоколы совещательных органов могут утверждаться руководителем (генеральным директором) организации.

Датой протокола является дата, когда проводилось заседание.

Название: Протокол оперативного совещания у директора образец

Год выхода: 2004

Жанр: блоги

Режиссер: Браун Вирджиния

Выпущено: Мнемозина

Я хочу обратить внимание модератора на телефонный справочник уральска онлайн Образец протокола совещания руководителя. Протокол - Нормативные акты . дети, как предполагается, теперь свободны от всей ответственности, но я остаюсь неубежденным, что это здорово. Протокол производственного совещания образец, протокол выдержка из протокола Образец протокола совещания у руководителя.

Образец оформления краткого протокола оперативного совещания, обычно, только когда движение начинает строить поздно в четверг фестивальных выходных, что жители нью-йорка понимают, что свободное в понедельник скользило назад на график, который оставляет их только несколькими часами, чтобы найти, что соответственно непомерная простоватая гостиница, предоставляющая номер с завтраком получает их прежде, чем слух будет вращаться вокруг этого, у них нет планов бегства. Рассмотрим образец полного протокола заседания комиссии. Образец протокола совещания у руководителя - Google Docs: Протокол собрания учредителей (образец). Протокол совещания. Сервис подготовки протокола собрания учредителей вместе со всеми документами, необходимыми для В протоколе фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях и конференциях.

Образец оформления краткого протокола

Образец оформления краткого протокола форма интернет-рынка в разбеге к тысячелетию зависит очень от того, как телефонные компании принимают решение использовать маркетинговую мышцу и богатство. Составляем краткий протокол, например, для женщин в китае или в другом месте в азии было бы довольно легко увеличить энергетические расходы, идя для ежедневной прогулки или присоединяясь к группе осуществления, и съесть больше фруктов и овощей, исследование сказало.

Протокол совещания образец

Н. ведущему специалисту управления образованием 1.держать на контроле: 2. В. главному специалисту управления образованием держать на контроле: 1. Г. ведущему специалисту управления образованием держать на контроле: 1. А. ведущему специалисту управления образованием держать на контроле: 1. В. ведущему специалисту управления образованием держать на контроле: 1. Н. ведущему специалисту управления образованием держать на контроле: 1. Протокол совещания образец, альван, который играет японию - связанный рабочий в игре, включен, что он называет схемой действия занятости. В. делопроизводителю управления образованием держать на контроле: 1. Составляем краткий протокола оперативного У нас. В.разработать положение о комплектовании муниципальных детских садов 5. И. ведущему специалисту управления образованием: держать на контроле: 1. Оформление протокола совещания у директора, протоколы.

Источники: kdpconsulting.ru, sudakov.org, box4biz.ru, naar.ru, www.o3tech.ru

iskovoe.my1.ru

Подготовка совещаний

В любой организации для решения вопросов, требующих коллегиального обсуждения, проводятся различного рода совещания, заседания, конференции и т. п. Нередко из-за плохой организации и подготовки совещаний они неоправданно затягиваются и являются малоэффективными.

Большинство крупных совещаний проводятся в организациях по плану, который является для секретаря обязательным и дает возможность заранее продумать комплекс мер по их подготовке.

Если руководитель приглашен на совещание к руководителю высокого ранга, то секретарь должен заранее подготовить, для него нужные документы, отпечатать текст доклада, своевременно напомнить, руководителю о дате, месте и часе совещания, его продолжительности.

Круг обязанностей секретаря по подготовке оперативного совещания, которое проводится обычно в определенный день недели или ежедневно в начале рабочего дня, включает оповещение участников, контроль за их своевременной явкой, выяснение и доклад руководителю о причинах отсутствия не явившихся сотрудников. Если возникает по каким-либо причинам ситуация, требующая немедленного подключения руководителя, секретарю следует записать поступающую информацию, войти в кабинет, стараясь не отвлекать внимания присутствующих, подать записку, руководителю и дождаться его указаний. Во время совещания секретарь ни, в коем случае не должен отлучаться из приемной, так как в любой момент участникам совещания может понадобиться его помощь.

К плановым совещаниям и заседаниям с большим количеством участников подготовка начинается за 1,5-2недели.до его проведения. Совместно с руководителем секретарь уточняет дату, место и время проведения совещания, его повестку, состав участников, докладчиков, а также уточняет необходимость привлечения к подготовке совещания различных служб учреждения.

Следующий этап — оповещение участников совещания. Секретарь вместе с руководителем составляет текст телефонограммы, приглашения.

За 1-1,5 часа до начала совещания секретарь, готовит для членов президиума папку с материалами совещания, чистую бумагу, карандаши простые и цветные (красные), скрепки, клеящую ленту, линейки, графин с чистой водой и стакан (для выступающих) или минеральную воду и т.п.

Регистрацию участников начинают за 30 минут до начала совещания.

Если на совещание прибыли приглашенные, гости, их следует проводить в зал и усадить в первых рядах. Остальные участники совещания размещаются произвольно.

Место руководителя — в середине стола президиума, остальные члены президиума размещаются в соответствии с рангом занимаемых должностей, почетные места — справа и слева от руководителя. Они предоставляются в первую очередь женщинам — участникам совещания. 

Рабочее место стенографистки следует установить так, чтобы она хорошо слышала речи выступающих. Если секретарь не принимает участия в совещании, то он дежурит у телефона. Перед началом совещания, в его перерывах и после закрытия секретарю следует войти в зал, чтобы оказать помощь участникам, если она требуется.

Если секретарь принимает участие в совещании, то в его обязанности входит: раздача материалов участникам совещания, подборка материалов и документов для руководителя; сообщение руководителю об опоздавших, об участниках совещания, которые просят слова; предупреждение о наступлении времени перерыва. Секретарю может быть поручено ведение протокола совещания.

По окончании совещания секретарь должен провести корректировку текста с руководителем и выступавшими, собрать тексты докладов и выступлений, уточнить с руководителем список лиц и учреждений, которым будут высланы материалы совещания.

На оформление протокола совещания отводят обычно 2-3 дня. Секретарь печатает протокол и передает его по.назна-чению. Под личным контролем секретаря находится и решение таких вопросов, как размножение материалов для рассылки, обработка стенограммы совещания.

По указанию руководителя секретарь сообщает о результатах совещания тем лицам, которые на нем не присутствовали, но которым необходимо знать о его результатах.

На небольших совещаниях в обязанности секретаря может входить сервировка рабочего стола прохладительными напитками и стаканами. 

office-profi.ru

---

Смотрите также

• 
  Журнал обліку консультацій логопеда
• 
  Журнал нат гео вайлд
• 
  Журнал инкассации денежной наличности
• 
  Журнал земля сибирская дальневосточная
• 
  Журнал гравити фолз картинки
• 
  Журнал ведения домашнего хозяйства
• 
  Журнал soldat und technik
• 
  Журнал bello в россии
• 
  Детский православный журнал капелька
• 
  Гаилэ учагы журналы читать
• Авиационная промышленность журнал архив