Журнал учета приказов о командировании работников (примерная форма). Журнал по регистрации приказов по командировкам

Регистрация и срок хранения приказов на командировку

Командировка: понятие

Составляем приказ на командировку. Нумерация в журнале

Образец журнала регистрации командировок

Пломбируем документы

Сколько хранить приказ о командировке

Командировка: понятие 

Согласно ст. 166 ТК РФ командировкой принято считать служебную поездку на определенный срок для выполнения своих служебных обязанностей, но вне места постоянной работы. Однако если выполнение трудовых обязанностей осуществляется работником в пути либо работа имеет разъездной характер, такие поездки нельзя признать командировками.

Помимо указанной статьи ТК, порядок направления сотрудника в служебную поездку регулируется постановлением Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 74.

До 08.01.2015 действовали правила направления работников в командировки, согласно которым требовалось составлять следующие документы:

1. Служебное задание.
2. Командировочное удостоверение. 

Несмотря на то что оформление поездки было значительно упрощено, некоторые работодатели до сих пор считают необходимым оформление указанных документов. Применение этого способа направления в поездки допустимо при условии закрепления указанных норм в локальных нормативно-правовых актах компании, таких, например, как положение о командировках и пр. 

Составляем приказ на командировку. Нумерация в журнале 

Основным документом, служащим основанием для направления в служебную поездку, является распоряжение — приказ руководителя.

Обычно на предприятиях используются унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1:

• форма Т-9 — при направлении в поездку одного сотрудника;
• форма Т-9а — при направлении с командировку нескольких работников, целой группы. 

Действующее законодательство не содержит никаких норм, обязывающих вести журналы учета приказов о направлении в служебные поездки.

Предприятия вправе самостоятельно установить, будет ли вестись единая книга учета для всех видов распоряжений руководства либо это будет несколько книг в зависимости от вида приказов.

Подробнее о том, как производится нумерация приказов, вы узнаете из статьи Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве. 

Образец журнала регистрации командировок 

Постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771 было отменено обязательное требование об оформлении журнала учета регистрации командировок.

Однако некоторые работодатели продолжают вести этот документ. Это удобно, поскольку помогает:

1. Подтверждать командировочные расходы для налогообложения.
2. Проводить расчеты с сотрудниками, а также филиалов с головными офисами по поводу обоснованности понесенных затрат.
3. Проверять причины отсутствия сотрудника на рабочем месте. 

Перечисленная информация содержится и в иных документах, например, таких как билет, чек из гостиницы и пр., однако ведение журнала позволяет объединить все необходимые сведения.

Унифицированной формы журнала регистрации нет, поэтому допускается его оформление в свободной форме, а также в виде электронного документа в соответствии с требованиями ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009.

Журнал регистрации может включать следующую информацию:

1. Порядковый номер.
2. Персональные данные лица, а именно Ф. И. О.
3. Занимаемую должность.
4. Место, куда направляется сотрудник.
5. Реквизиты командировочного удостоверения.
6. Данные лица, оформляющего поездку.
7. Даты отъезда и приезда работника.
8. Подпись лица, на которого оформляется поездка.
9. Иные сведения. 

Скачать образец журнала учета можно, пройдя по ссылке: Журнал регистрации приказов на командировку - образец. 

Пломбируем документы 

Поскольку действующее законодательство не содержит норм, обязывающих к ведению журнала учета приказов о командировках, нет и никаких норм, регламентирующих его оформление и хранение.

Однако указанные требования могут быть закреплены во внутренних документах работодателя по аналогии, установленной для оформления типичных документов.

Так, закон требует обязательного скрепления книги учета и движения трудовых книжек пломбой или сургучной печатью (п. 41 правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

При этом пломбы, подлежащие установке, должны обязательно соответствовать ГОСТ 31282-2004.

Соответственно, работодатель на свое усмотрение может установить обязательное требование о скреплении журнала учета о командировках пломбой, поскольку он, так же как и книга учета движения трудовых книжек, относится к кадровым документам. 

Сколько хранить приказ о командировке 

На основании приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 можно установить следующие сроки хранения:

1. Для командировочных бумаг (п. 669) — 5 лет. При этом для долгосрочных зарубежных поездок установлен срок хранения документации 10 лет.
2. Командировочных удостоверений (п. 668) — 5 лет со дня возвращения из поездки. При этом срок хранения указанных документов, касающихся работников, направленных для работы в районы Крайнего Севера или приравненные к ним местности, установлен в 75 лет. 

Исходя из указанного, следует вывод, что однозначного указания на то, сколько должен храниться в компании приказ о направлении в служебную поездку, нет. Но если отнести его к командировочным бумагам, то хранить его следует 5 лет.

При организации хранения документации компания должна придерживаться ГОСТ Р 7.0.8-2013. 

Приказ о направлении в командировку является основным документом, в соответствии с которым происходит направление сотрудника в служебную поездку. В действующем законодательстве не закреплена обязанность по ведению журнала учета указанных бумаг, однако работодатель вправе использовать его для собственного удобства. Срок хранения приказа при этом составляет 5 лет.

rusjurist.ru

Журнал учета приказов о командировании работников (примерная форма)

-----------T--------T---------------T--------------T-------------T---------T------------T-----------T------------T------------¬ ¦ Дата и N ¦ Приказ ¦Командировочное¦ Фамилия, имя,¦ Структурное ¦Должность¦ Место ¦Организация¦ Цель ¦ Срок ¦ ¦служебного¦ ¦ удостоверение ¦ отчество ¦подразделение¦ ¦командировки¦ ¦командировки¦командировки¦ ¦ задания ¦ ¦ ¦командируемого¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ (дней не ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ работника ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ считая ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ времени ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ нахождения ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ в пути) ¦ +-----T----+---T----+--------T------+--------------+-------------+---------+------------+-----------+------------+------------+ ¦ N ¦Дата¦ N ¦Дата¦ N ¦ Дата ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +-----+----+---+----+--------+------+--------------+-------------+---------+------------+-----------+------------+------------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦ 13 ¦ +-----+----+---+----+--------+------+--------------+-------------+---------+------------+-----------+------------+------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +-----+----+---+----+--------+------+--------------+-------------+---------+------------+-----------+------------+------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +-----+----+---+----+--------+------+--------------+-------------+---------+------------+-----------+------------+------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +-----+----+---+----+--------+------+--------------+-------------+---------+------------+-----------+------------+------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L-----+----+---+----+--------+------+--------------+-------------+---------+------------+-----------+------------+-------------

dogovor-obrazets.ru

Журнал учета приказов о командировании работников: бланк, образец 2018

Документ относится к группе «Учет». Рекомендуем сохранить ссылку на эту страницу в своем социальном профиле или скачать файл в удобном вам формате.

Журнал учета приказов о командировании работников

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ¦ Дата и N ¦Приказ¦Командировочное¦ Фамилия, имя,¦ Структурное ¦Должность¦ Место ¦Организация¦ Цель ¦ Срок ¦ ¦служебного¦ ¦ удостоверение ¦ отчество ¦подразделение¦ ¦командировки¦ ¦командировки¦командировки¦ ¦ задания ¦ ¦ ¦командируемого¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ (дней, не ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ работника ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ считая ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ времени ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦нахождения в¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ пути) ¦ +----------+------+---------------+--------------+-------------+---------+------------+-----------+------------+------------+ ¦ N ¦ Дата ¦N¦Дата¦ N ¦ Дата ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------+-+----+-----+---------+--------------+-------------+---------+------------+-----------+------------+------------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦3¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦ 13 ¦ +---+------+-+----+-----+---------+--------------+-------------+---------+------------+-----------+------------+------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------+-+----+-----+---------+--------------+-------------+---------+------------+-----------+------------+------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------+-+----+-----+---------+--------------+-------------+---------+------------+-----------+------------+------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------+-+----+-----+---------+--------------+-------------+---------+------------+-----------+------------+------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----+------+-+----+-----+---------+--------------+-------------+---------+------------+-----------+------------+-------------

Источник - "Российский бухгалтер", 2011, № 7

blank-obrazets.ru

Журнал учета работников выбывающих в служебные командировки 2018

Сотрудника организации направляют в командировку. Кадровый специалист сомневается, какие документы нужно оформить. Дело в том, что это первая командировка в компании за несколько лет, и многое могло измениться. Один из вопросов, возникших у кадровика, касается журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки. В 2018 году обязателен он для заполнения или нет? Наши специалисты подскажут ответ на этот вопрос.

Обязателен только приказ

Несколько лет назад, направляя сотрудника в командировку, нужно было составлять множество разнообразных документов. В том числе, подготовить служебное задание, командировочное удостоверение и сделать запись в журнал учета работников. Однако с 8 января 2015 года заполнение данных документов перестало быть обязательным (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 №1595). В настоящее время использование этих форм остается целиком на усмотрение организации (подробнее об этом см., «Командировка оформляем документы 2018»).

Служебная командировка должна быть оформлена приказом (п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749). Приказ о направлении в командировку можно составить, используя унифицированную форму или самостоятельно разработанный бланк (подробнее об этом см., «Составляем приказ о направлении с служебную командировку (образец 2017)»).

Командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Направить в командировку можно только сотрудника, с которым заключен трудовой договор. Объясняется это тем, что трудовое законодательство не распространяется на лиц, с которыми у компании заключены гражданско-правовые договоры (ст. 11 ТК РФ). Значит, и командировками в понимании Трудового кодекса служебные поездки исполнителей по договорам гражданско-правового характера не являются (подробнее об этом см., «Служебная поездка внештатного сотрудника командировкой не является»).

Принимая решение о командировке того или иного сотрудника нужно помнить о том, что:

Журнал заполняют по желанию

Итак, с 2015 года заполнять журнал учета работников, выбывающих в командировки, необязательно (п. 3 постановления Правительства РФ от 29.07.2015 № 771, приказ Минтруда России от 17.09.2015 № 646н). Однако, если компании удобно продолжать применять данный документ, то это можно делать добровольно.

Любая командировка связана с расходами. Так как сотрудник направляется в служебную поездку по инициативе организации, то понесенные им расходы должны быть возмещены. В частности, компания должна компенсировать:

• расходы на проезд;
• расходы по найму жилья;
• суточные – дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства;
• иные расходы, понесенные в командировке по согласованию с администрацией.

Подробнее об этом см., «Возмещаем сотруднику командировочные расходы».

Использовать можно как форму журнала учета командировок, утвержденную приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 №739н, так и произвольно разработанный компанией бланк.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

blogkadrovika.ru

Журнал учета приказов о командировании работников 2018

Журнал учета приказов о командировании работников

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ¦ Дата и N ¦Приказ¦Командировочное¦ Фамилия, имя,¦ Структурное ¦Должность¦ Место ¦Организация¦ Цель ¦ Срок ¦ ¦служебного¦ ¦ удостоверение ¦ отчество ¦подразделение¦ ¦командировки¦ ¦командировки¦командировки¦ ¦ задания ¦ ¦ ¦командируемого¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ (дней, не ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ работника ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ считая ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ времени ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦нахождения в¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ пути) ¦ +----------+-T----+---------------+--------------+-------------+---------+------------+-----------+------------+------------+ ¦ N ¦ Дата ¦N¦Дата¦ N ¦ Дата ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------+-+----+-----+---------+--------------+-------------+---------+------------+-----------+------------+------------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦3¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦ 13 ¦ +---+------+-+----+-----+---------+--------------+-------------+---------+------------+-----------+------------+------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------+-+----+-----+---------+--------------+-------------+---------+------------+-----------+------------+------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------+-+----+-----+---------+--------------+-------------+---------+------------+-----------+------------+------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------+-+----+-----+---------+--------------+-------------+---------+------------+-----------+------------+------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----+------+-+----+-----+---------+--------------+-------------+---------+------------+-----------+------------+-------------

vse-documenty.ru

Журнал учета командировок | Статьи

Оформление каждой командировки предполагает выпуск приказа и начисление командировочных. В то же время, в организациях ведут и общий документ по всем рабочим поездкам — журнал их учета. Журнал учета командировок в 2017 году должен содержать информацию как о поездках собственных работников фирмы, так и о визитах в компанию чужих сотрудников, приехавших в командировку.

Давайте рассмотрим подробнее:

• обязательно ли ведение журнала учета командировок;
• внесение информации в журнал учета командировок;
• образцы журналов учета командировок.

Обязательно ли ведение журнала учета командировок

Сами командировки регламентируются приказами руководителя. Поэтому логичным будет вопрос, обязательно ли ведение журнала учета командировок? Нужно ли дублировать информацию из приказов в общем журнале? С недавнего времени вести журнал учета командировок необязательно. Требование к наличию такого журнала было отменено Постановлением Правительства РФ № 771 от 29 июля 2015 года.

Командировка

Однако, многие компании сохранили такие журналы добровольно. Такое право по-прежнему есть у всех работодателей, и в некоторых случаях учет командировок может помочь. Для чего может пригодиться журнал учета рабочих поездок? Он может служить косвенным доказательством в разрешении спорных вопросов:

Обязательно ли вести журналы учета командированных работников

• В налоговой сфере, если нужно подтвердить расходы на командировки сотрудников
• При расчетах с сотрудниками, а также между филиалами и главным подразделением компании, если нужно проверить обоснованность затрат
• В работе с фирмами-партнерами, заказчиками и подрядчиками: для подтверждения затрат на выполнение той или иной работы, проверки присутствия сотрудника в месте, куда он был командирован

Вся эта информация содержится и в других документах. Сроки и место командировок указываются в приказах, подтвердить их могут проездные документы и чеки из гостиниц. Но журнал учета командировок позволяет обобщить эти данные. При необходимости можно будет быстро сделать выборку данных по конкретным сотрудникам, выбранному периоду или по компании-партнеру.

Подробнее о журнале учёта командировок читайте здесь:

Расходы в командировке: чем подтвердить и как оплатить

Внесение информации в журнал учета командировок

Форма журнала по учету рабочих поездок была установлена приказом Минздравсоцразвития России № 739н от 11.09.2009. Тогда он предусматривался как обязательный. Сейчас нет необходимости иметь журнал установленного образца. Если предприятие хочет обобщить данные по поездкам, внесение информации в журнал учета командировок можно организовать в свободном порядке. Но, чтобы журнал мог использоваться как документ в спорных случаях, лучше вести его по ранее установленному образцу. Что нужно отмечать в журнале:

Нужно ли оформлять журнал учета приказов о направлении сотрудников в командировку

• Фамилию, имя и отчество сотрудника
• Номер и дату выдачи командировочного удостоверения
• Место командировки (название организации и населенный пункт, где она находится)
• Подразделение и должность сотрудника, направленного в командировку
• Номер и дату приказа о командировке
• Даты отъезда и возвращения
• Дату подачи отчета о командировке
• Дополнительную информацию в графе «Примечание»

Оформление командировок с 2015 года

Нужно помнить, что сейчас отменены и некоторые документы, данные которых раньше нужно было указывать в журнале учета. Это командировочное удостоверение и отчет о командировке. Если организация отказалась от их оформления, то в соответствующих графах журнала можно ставить прочерки. Так специалисты по кадрам поступали с января по август 2015 года, когда командировочные удостоверения, служебные задания, отчеты уже были отменены, а журналы учета командировок все еще были обязательными.

Напомним, такие журналы можно вести как для учета командировок своих сотрудников, так и для учета прибывших командированных из других организаций.

Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку

Читайте по теме в электронном журнале

Образцы журналов учета командировок

В форме журнала, установленной в Постановлением № 739н, было предусмотрено 11 столбцов для внесения различных данных. Далее представлены образцы журналов учета командировок.

№ п/п	Фамилия, имя и отчество командированного работника	Дата и номер командировочного удостоверения	Место командирования
			Наименование организации	Пункт назначения
1	2	3	4	5
1	Андреев Антон Сергеевич	01.03.2016 № 116	ООО «Запчасти для оборудования»	Санкт-Петербург
2	Бахметьева Алина Антоновна	-	Центр семинаров для бухгалтеров	Москва

Дополнительная информация					Примечание
Подразделение и должность командированного	Дата и номер приказа	Дата выбытия	Дата прибытия	Отчет сдан
6	7	8	9	10	11
Отдел комплектующих, менеджер по закупкам	№ 101 от 20.02.2016	02.03.16	12.03.16	-	-
Бухгалтерия, бухгалтер по зарплате	№ 102 от 25.02.2016	05.03.16	10.-3.16	-	-

Хранить такие журналы нужно было в течение пяти лет. Сейчас сроки хранения остаются на усмотрение руководства организации в связи с отменой обязательного ведения журналов. Заполнять журналы удобнее сотрудникам отдела кадров, ответственным за оформление рабочих поездок. 

www.kdelo.ru

Отменены журналы учета командировок

С 08 августа 2015 года оформление журналов учета работников, выбывающих в служебные командировки, работников, прибывших в организацию, в которую они командированы не является обязательным для работодателей. Постановлением Правительства РФ от 29 июля 2015 года № 771 признаны утратившими силу положения об утверждении порядка и формы учета работников, выбывающих в командировки.

После отмены командировочных удостоверений и служебных заданий с 08 января 2015 года работодателей беспокоило множество вопросов, связанных с направлением работников в служебные командировки. Одним из таких вопросов было оформление журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки, и работников, прибывших в организацию, в которую они командированы. Ведение этих журналов являлось обязательным в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. № 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" (далее - Постановление № 749). После внесения изменений в порядок оформления командировок утвержденная форма журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки, не была изменена, в ней по-прежнему оставалась графа "Номер командировочного удостоверения". Работники кадровых служб ждали изменений, но до этих пор в данной графе просто ставили прочерк (в случае, если организация отказалась от оформления этих самых удостоверений с января этого года).

И, наконец, дождались. Журналы вовсе отменили. Пункт 8 Постановления № 749, в котором шла речь об утверждении порядка и форм учета командировок, признан утратившим силу. Таким образом, ведение вышеназванных журналов становится правом, а не обязанностью работодателей, также как и оформление командировочных удостоверений и  служебных заданий.

Кроме этого, Постановление Правительства № 771 урегулировало вопросы подтверждения фактического срока пребывания работников в месте командирования при отсутствии документов проездных и о проживании.

Так, при отсутствии проездных документов фактический срок пребывания в командировке работник подтверждает материалами по найму жилья в месте командирования. При проживании в гостинице - квитанцией (талоном) либо иным документом, подтверждающим заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования.

Изменения вступают в силу с 08 августа 2015 года.

pbexcellent.umi.ru

---

• 
  Статьи из журналов по уголовному праву
• 
  Диана маленькая журнал по вязанию смотреть
• 
  Электронный журнал школа 5 кемеровская область
• 
  Что такое модуль в электронном журнале
• 
  Журнал регистрации приемочного контроля в аптеке
• 
  Публикации для студентов в научных журналах
• 
  Образец журнала учета больничных листов образец
• 
  Журнал учета фритюрных жиров образец заполнения
• 
  Образец заполнения журнала учета фритюрных жиров
• 
  Журналы по технике безопасности в строительстве
• 
  Журнал друг журнал для любителей собак