Журнал учета входящих несекретных документов в МВД России. Журнал учета секретных документов

Журнал учета подготовленных и исходящих документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну

 

Учетный порядковый № и гриф	Вид и краткое содержание документа	Подразделение и фамилия исполнителя	Отпечатано		Расписка в получении от исполнителя документа, дата
			Экземпляров	Листов в экземпляре
1	2	3	4	5	6

 

 

 

Куда и кому отправлен документ, расписка в получении	№ отправленных экземпляров	При каком исх. № отправлен документ, дата	№ дела и тома в которые подшит документ	№ и дата акта об уничтожении документа, подпись об уничтожении черновика	Отметка о проверке наличия документов	Примечание
7	8	9	10	11	12	13

 

 

 

Приложение № 3

к Инструкции о порядке обращения с информацией, составляющей коммерческую тайну в ОАО "РЖД"

 

Журнал учета съемных носителей, содержащих информацию, составляющих коммерческую тайну

 

п/п	Вид СНИ	Номер СНИ	Дата постановки на учет СНИ	Фамилия работника, получившего СНИ в пользование	Подпись работника в получении СНИ	Расписка работника, ведущего делопроиз- водство, в получении СНИ от исполнителя и дата	Отметка о снятии с учета и уничтожении СНИ
1	2	3	4	5	6	7	8

 

 

 

Образец учетных реквизитов СНИ
	"Коммерческая тайна"
	Полное наименование обладателя информации и его местонахождение
	Учетный номер
	Дата постановки на учет

• Приказ ОАО «РЖД» № 86 от 1 июля 2004 г. Об оформлении в ОАО «РЖД» перевозочных документов, первичных учетных документов и расчетах за перевозки грузов в контейнерах, осуществляемых через ТрансКонтейнер ОАО «РЖД»

• Приказ ОАО "РЖД" № 109 от 23 июля 2004 года Об утверждении Инструкции о порядке списания пришедших в негодность объектов основных средств открытого акционерного общества "Российские железные дороги"

• Приказ ОАО "РЖД" № 64 от 14 марта 2006 года Об организации взаимодействия ОАО "РЖД" с ОАО "Рефсервис" в части осуществления перевозок грузов

• Приказ ОАО “РЖД” № 100 от 10 апреля 2006 года Об утверждении Положения о порядке выдачи, отмены, регистрации и ведения реестра доверенностей в ОАО "РЖД"

• Приказ ОАО "РЖД" № 267 от 19 ноября 2006 года О внесении изменений в Перечень информации, составляющей коммерческую тайну ОАО "РЖД", и в Инструкцию о порядке обращения с информацией, составляющей коммерческую тайну, в ОАО "РЖД", утвержденные приказом ОАО

eRelated News

Вложения:
Файл	Описание	Размер файла:	Скачивания
Приказ ОАО "РЖД" № 240 от 27 декабря 2004 года	Приказ ОАО "РЖД" № 240 от 27 декабря 2004 года О порядке обращения с информацией, составляющей коммерческую тайну, в ОАО "РЖД"	224 Kb	129

Поделиться…

Перевозки по территории Таможенного союза

Устав ж/д транспорта Российской Федерации

Тарифные руководства

Правила безопасности перевозок грузов

• Приказ МПС РФ № 1Ц от 08.01.1994г.

• Федеральный Закон РФ № 16-ФЗ от 09.02.2007г. О транспортной безопасности

• Правила пожарной безопасности на железнодорожном транспорте

• Правила МПС РФ № ЦУО-112 от 11 ноября 1992 г.

• Приказ Минтранса РФ № 94 от 26 июня 2008 года

• Правила безопасности и порядка ликвидации аварийных ситуаций с опасными грузами при перевозке их по железным дорогам

• Ограничения при перевозках грузов

• Определение массы груза

• О достоверности указания массы груза

• Эксплуатация вагонных весов

• Требования к погрузке и перевозке грузов

• Нарушения требований к погрузке и перевозке грузов

• Перевозка опасных грузов

• Меры по обеспечению безопасности перевозок

• Прочее

Документы для пользования работниками ж/д транспорта

• Положения о дорогах

• Обеспечение, использование и учет подвижного состава

• Хозяйственная деятельность ж/д транспорта

• Типовые технологические процессы

• Типовые положения

• Коммерческий осмотр поездов, оснащение и развитие пунктов коммерческого осмотра, грузовых станций

• Оформление перевозочных, учетно-отчетных документов, делопроизводство

• Структура управления ж/д транспортом

• Обеспечение сохранности подвижного состава

• Финансовые документы

• Программное обеспечение

• Инвентаризация имущества федерального ж/д транспорта

• Переход на зимнее/летнее время

• Подготовка и работа в зимний период

• Социальная сфера ж/д транспорта, вопросы зарплаты, организации труда и его охраны

• Нормативные документы по хозяйству перевозок

• Прочее

Информация о транспортных и транспортно-экспедиторских фирмах

• Нормативные акты о транспортно-экспедиционной деятельности

• Списки экспедиторских организаций по странам на 2013 год

• На 2013 год

• Агенты, обеспечивающие учет передачи и возврата контейнеров в смешанном железнодорожно-водном сообщении

Единая тарифно-статистическая номенклатура грузов (EТСНГ)

• О введении ЕТСНГ

• Изменения и дополнения в ЕТСНГ

• Разъяснения о правильном указании, использовании наименования груза (его номенклатурного кода) в перевозочных документах и о соответствии кодов ЕТСНГ и ГНГ

• Сборник МПС РФ № 407 (ЕТСНГ) (по состоянию на 01.01.2013 г.)

Гражданский Кодекс Российской Федерации

Законы и документы, регламентирующие деятельность ж/д транспорта

Правила перевозок грузов железнодорожным транспортом

• Правила перевозок грузов железнодорожным транспортом во внутреннем сообщении

• Правила перевозок грузов в международном сообщении

• Документы по итогам заседаний Совета по ж/д транспорту государств-участников Содружества

• ГлавнаяЗаконы и документы, регламентирующие деятельность ж/д транспортаПриказыПриказы ОАО "РЖД"Документы для работников ж/д транспортаФинансовые документыИзменения в типовой справочник кодов платежей статей "Свода разных сборов и прочих поступлений" ф. ФДУ-4Телеграмма ОАО "РЖД" № ЦФДП-8/6 от 20 июня 2013 года

• Новости РЖД

• Железнодорожные перевозки грузов между Украиной и странами ТС снизились почти на 10%

• 11.10.2013 Грузоперевозки РЖД за 9 месяцев сократились на 3,2%

• Вагоны не дождутся ремонта. Решение о продлении сроков службы вагонов может быть принято только в середине следующего года. Это грозит операторам списанием 6,7% парка.

• По территории РФ перевозят все меньше грузов

• 11.10.2013 Железнодорожные перевозки грузов

• Приказ ОАО "РЖД" № 240 от 27 декабря 2004 года О порядке обращения с информацией, составляющей коммерческую тайну, в ОАО "РЖД"

studfiles.net

Журнал учета подготовленных несекретных документов 2018

Приложение N 48 к п. 80, 81 Инструкции по делопроизводству в системе ФМС России

ЖУРНАЛ учета подготовленных несекретных документов

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ¦Порядко- ¦Вид и ¦Подразде-¦Кем ¦Номер и¦ Количество ¦Рас- ¦Отправлено ¦Номер ¦Номер ¦Расписка¦Номер и ¦Приме-¦ ¦вый но- ¦краткое¦ление и ¦подпи-¦дата ¦ листов ¦писка ¦документов ¦реестра¦дела и ¦о про- ¦дата ак-¦чание ¦ ¦мер, по- ¦содер- ¦фамилия ¦сан ¦испол- +-------------+в по- +-----------+(рас- ¦тома, в¦верке ¦та об ¦ ¦ ¦метка ог-¦жание ¦исполни- ¦доку- ¦ненного¦основ-¦прило-¦луче- ¦ку-¦номера ¦писка) ¦которые¦наличия ¦уничто- ¦ ¦ ¦раничения¦доку- ¦теля ¦мент ¦входя- ¦ного ¦жения ¦нии ¦да ¦экземп-¦или ¦подшит ¦докумен-¦жении ¦ ¦ ¦в доступе¦мента ¦ ¦ ¦щего ¦доку- ¦ ¦доку- ¦и ¦ляров ¦поряд- ¦доку- ¦тов и ¦докумен-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦доку- ¦мента ¦ ¦мента ¦ко-¦ ¦ковый ¦мент, ¦дата ¦та ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦мента ¦ ¦ ¦для ¦му ¦ ¦номер ¦номера ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦от- ¦ ¦ ¦по раз-¦листов ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦правки¦ ¦ ¦носной ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦и дата¦ ¦ ¦книге ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---------+-------+---------+------+-------+------+------+------+---+-------+-------+-------+--------+--------+------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦ 13 ¦ 14 ¦ 15 ¦ +---------+-------+---------+------+-------+------+------+------+---+-------+-------+-------+--------+--------+------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----------+-------+---------+------+-------+------+------+------+---+-------+-------+-------+--------+--------+-------

Примечания:

1. Дата регистрации документов проставляется в начале каждого дня.

2. Графа 13 заполняется при проведении годовых проверок наличия документов, содержащих служебные сведения ограниченного распространения.

vse-documenty.ru

"Секретное делопроизводство (сдп)"

СДП - это порядок учета, составления, хранения, размножения, пересылки и уничтожения СД.

Ведение СДП возлагается на 1-е отделы РСО предприятия. СДП осуществляется на основании следующих документов:

1. Инструкция 0126;

2. Ведомственные инструкции по СДП;

3. ГОСТ 2904-74 (Правила выполнения, учета и обращения СД).

"УСЛОВНЫЕ НАИМЕНОВАНИЯ И УСЛОВНЫЕ ОБОЗНАЧЕНИЯ"

Условные наименования (шифры) присваиваются закрытым работам. Они представляют из себя явления природы, нарицательные имена сущ-е.

Условные обозначения (индексы) присваиваются секретным изделиям. Они представляют из себя цифробуквенные обозначения. УО и УИ применяются для указания ссылок на СД и СИ. Само название СД или СИ применяется только в крайних случаях.

ВОПРОС N2. "ПОРЯДОК РАБОТЫ С СЕКРЕТНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ". "УЧЕТ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ"

Учет СД - регистрация и контроль за их сохранностью. Существует 2 формы учета СД: журнальная и карточная. При журнальной системе информация о СД хранится в спец. журналах. При карточной - на спец. карточках, отельных для каждого СД. При учете СД присваиваются рег/номера и фиксируется след. информация: гриф, количество листов, количество экземпляров, источник поступления, краткое содержание, дата поступления. Учету подлежат: СД, рабочие тетради, спец. блокноты, отдельные листы бумаги.

"ХРАНЕНИЕ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ"

ХСД - установленный порядок, обеспечивающий содержание в безопасности СД на рабочих местах и в спец. хранилищах; порядок, предотвращающий порчу СД, их утрату и НСК. НСК - несанкционированное копирование. В рабочее время СД хранятся у исполнителей в личных сейфах или в секретных портфелях (папках). После окончания работы СД сдаются на хранение в 1-е отделы.

"ПОРЯДОК ОБРАЩЕНИЯ С СЕКРЕТНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ"

При обращении с СД следует соблюдать следующие правила:

1. СД выдаются только под личную роспись;

2. Работа с СД осуществляется в спец. помещениях;

3. При работе с СД на рабочем столе должны находиться только необходимые в данный момент документы;

4. Запрещается держать СД вместе с несекретными;

5. Запрещается хранить СД в рабочих столах;

6. При приеме посетителей нельзя оставлять СД в положении, удобном для обозрения;

7. Необходимо убирать СД в сейф при временном выходе из помещения;

8. Запрещается выносить СД за пределы охраняемой территории;

9. При окончании работы с СД необходимо проверить наличие всех СД.

"Порядок разработки секретных документов"

1. СД разрабатываются только в спец. блокнотах, рабочих тетрадях;

2. СС документа определяется в соответствии с перечнями;

3. Количество экземпляров СД определяется служебной необходимостью;

4. В СД должен быть представлен минимально возможный объем секретных сведений;

5. В документах для машинописи нельзя указывать ТТХ;

6. Запрещается снимать копии с СД без разрешения;

7. Запрещается самостоятельно уничтожать СД. ТТХ - тактико-технические характеристики.

"Осуществление оформления секретного документа"

Порядок оформления СД:

1. Гриф;

2. N экземпляра;

3. Адрес;

4. Текст;

5. Приложения;

6. Подпись;

Порядок оформления последнего листа:

1. Исполнители;

2. Гриф;

3. Количество листов и экземпляров;

4. адреса экземпляров;

5. Машинистка;

6. Дата.

studfiles.net

Учет в системе конфиденциального делопроизводства - Статьи об архивном деле, документообороте, делопроизводстве

В прошлых статьях, посвященных конфиденциальному делопроизводству, мы рассмотрели правовые и организационные аспекты защиты информации. Не менее важный этап работы с конфиденциальными документами - их учет. Как организовать работу, рассказывает заместитель директора ВНИИДАД В. Янковая.

Целью учета конфиденциальных документов является регистрация факта создания документа, а также фиксация всех действий, осуществляемых с носителями информации, проектами конфиденциальных документов и всеми созданными и/или полученными документами ограниченного доступа. 

Учет в конфиденциальном делопроизводстве - процедура комплексная. Её спецификой является то, что учитывать необходимо не только документы, но и проекты документов, носители информации, а также факты копирования конфиденциальных документов.

Учет поступающих в организацию КД

Учет поступающих в организацию КД включает в себя учет пакетов и учет документов. Для учета пакетов (конвертов) можно использовать журнал, содержащий следующие графы:

Журнал учета пакетов

№	Дата поступления	Корреспондент	Наименование и номер документа (расписки,реестра)	Подпись курьера	Номера документов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В графе 6 «Номера документов» проставляются указанные на пакетах (конвертах) регистрационные номера КД. 

После вскрытия пакетов (конвертов) и проверки правильности доставки и комплектности документов осуществляется регистрация (учет) поступивших КД. 

На каждом поступившем КД проставляется регистрационный штамп, в котором проставляется дата поступления и номер поступления, который дополняется указанием количества листов основного документа и приложений, например:

     № 37–к от 12.05.2012

2 л. +2 прил. 17 л.

или:

№ 37-к/01-17к 

3 л. + 1 прил. 4 л.

Регистрационный номер поступившего КД, кроме порядкового номера поступления и отметки о конфиденциальности, может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, в которое будет помещен документ на хранение. На приложениях к КД, как правило, делается отметка «К вх. № …».

Особенность учета поступивших документов заключается в том, что учетная форма (например, журнал) должна содержать графы, позволяющие фиксировать не только исходные сведения о документе (дата, номер, краткое содержание и др.), но и данные о перемещениях документа и месте хранения документа.

Для регистрации и учета поступивших документов может использоваться журнал со следующими графами:

Журнал учета поступивших документов

Исходные сведения о документе:

Дата поступл. док-та	Номер пакета	Дата документа	Регистраци- онный номер документа	Коррес-пондент	Краткое содержание	Кол-во листов документа и прилож.	Отметка (гриф) конф-ти	Подпись работника службы КД
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Сведения о перемещениях документа:

Дол-ть,  фамилия рук-ля	Кол-во листов документа и прилож.	Подпись лица, получившего документ	Подпись работника  службы КД за возврат док-та	Должность, фамилия  исп-ля	Кол-во листов документа и прилож.	Подпись лица,  получившего документ	Подпись  работника службы КД за возврат документа
10	11	12	13	14	15	16	17

Сведения о месте хранения документа:

Индекс дела по номенклатуре дел, номера листов в деле	Подпись работника службы КД за помещение КД в дело	Отметка о проверке наличия документа в деле
18	19	20

Необходимость фиксации большого количества учетных сведений делает журнальную форму не очень удобным инструментом при работе с КД, в связи с чем намного удобнее использовать карточную систему учета. 

При ведении карточного учета нужно иметь в виду, что следует заполнять две карточки: одна – для картотеки инвентарного учета, в которую карточки поступают по мере регистрации документов. Картотека инвентарного учета используется для контроля наличия документов. Вторая картотека – рабочая – для регистрации поступивших документов и учета их перемещений, а также для учета местонахождения документа.

Рабочая картотека подразделяется на два раздела: 1-й – документы на исполнении, 2-й – исполненные документы. В первом разделе картотеки карточки могут располагаться по срокам исполнения (в этом случае картотека используется еще и как контрольная), во втором разделе – по индексам номенклатуры дел, по подразделениям – исполнителям или по иному принципу.

Регистрационно-учетная карточка КД

лицевая сторона:

Наименование вида документа		Автор (корреспондент)
Дата поступления и рег. № документа (вх.)		Дата документа и рег. № документа
Гриф ограничения доступа	Кол-во листов документа	Кол-во приложений	Кол-во листов приложений
Заголовок документа (краткое содержание)
Сведения о рассмотрении документа
Должностное лицо	Содержание резолюции, исполнитель	Отметка о получении (дата, подпись)	Отметка о возврате (дата, подпись)
Срок исполнения

оборотная сторона:

Сведения об исполнении документа
Исполнитель	Отметка о получении (дата. подпись)		Отметка о возврате (дата, подпись)
Отметки о контроле
Индекс дела по номенклатуре дел	Номера листов дела		Подпись работника
Учетный номер выделенного хранения
Отметки о проверке наличия документов в деле

Учет носителей КД

Учет носителей, используемых для изготовления КД, и учет создаваемых КД тесно связаны, также, как связаны учет пакетов и учет поступивших КД. 

При учете носителей также может использоваться журнальная форма, в которой отражаются следующие сведения:

Журнал учета носителей КД

Дата выдачи  носителя	Номер носи-теля	Вид носителя. кол-во листов (экз.)	Должность, фамилия сотрудника, получившего носитель	Подпись сотрудника в получении	Отметка о возврате использо- ванных (испорчен-ных) носителей	Подпись сотруд-ника  службы  КД	Отметка об уничто-жении  носителя	Примеча-ние
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Учет изготовленных КД

Учет изготовленных КД может вестись в журнале или с использованием регистрационно-учетных карточек. 

В учетной форме подготовленного КД отражаются следующие сведения: исходные сведения (ход работы над проектом документа), изготовление КД, отправка КД и/или передача в дело, уничтожение КД (проекта КД).

Журнал учета изготовленных документов

Дата изготовления документа	Рег. № документа, отметка о конфиден-циальности	Вид документа и краткое содержание	Кол-во экз., № экз	Номер носителя, с которого печатался документ	Кол-во листов документа, кол-во прилож.  и листов прилож.	Подразде- ление, фамилия исполнителя	Отметка об уничтожении черновика (дата, подпись работника службы КД)
1	2	3	4	5	6	7	8

Отметка о выдаче документа исполнителю (дата, подпись)	Отметка о возврате документа (дата, подпись работника службы КД)	Дата отправки документа	Рег. № док- та	Адресат	Индекс дела по номенклатуре дел, номера листов в деле	Подпись лица, ответственного за подшивку документа	Отметка об уничтожении черновика (дата, подпись работника службы КД)
9	10	11	12	13	14	15	16

Нуждается в пояснении графа 10 «Отметка о возврате документа». Сведения о возврате документа в службу конфиденциального делопроизводства вносятся в том случае, если в подготовленный документ внесены исправления и документ нуждается в перепечатке. В этом случае вновь изготовленный документ вносится в учетную форму под новым номером и новой датой, а документ с исправлениями выступает в данном случае как черновик и уничтожается с отметкой в графе 8.

Подготовленным КД присваиваются регистрационные номера, например: № 25 к или: № 38 дсп. 

В номер подготовленного документа может включаться индекс дела по номенклатуре дел, например: № 01-16к/32к или: № 01-19дсп/25дсп.

Учет копирования КД

Еще один вид учета, который используется службами КД, - это учет копирования КД. Нужно отметить, что копирование КД должно быть организовано непосредственно в службе КД, а не в ином подразделении. Журнал учета копировальных работ может иметь следующую форму:

Журнал учета копирования документов

Дата копирования документа	Рег. № документа,	Кол-во (номера) страниц  док-та	Кол-во экз., док-та	Учетные номера  копий документа	Отметка об уничтожении испорченных листов	Подпись работника, получившего копии	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Копирование КД осуществляется только с разрешения руководителя организации или иного должностного лица, которому предоставлено право принимать такого рода решения. На оборотной стороне экземпляра документа, с которого снимается копия, проставляется отметка (штамп):

Копирование ______________________________________                               (номера страниц документа) в ____________ экз. РАЗРЕШАЮ  __________________________________________________                            (должность, подпись, дата)

После снятия копий на оборотной стороне экземпляра документа, с которого снимается копия, проставляется отметка (штамп):

Сделано ___________________ экз. копий                                     _____________________________________                         (подпись, дата)

На копии КД на верхнем поле над грифом ограничения доступа к документу проставляется отметка (штамп):

КОПИЯ ЭКЗ. № _____

Во всех учетных формах (журналах, карточках) не допускается подчистки, исправлений, в том числе с использованием корректирующей жидкости. Ошибочная запись зачеркивается одной чертой. Вносимые исправления заверяются подписью сотрудника службы КД с проставлением даты.

naar.ru

Журнал регистрации документов с грифом «кт»

Номер документа	Дата регист-рации док-та	Дата и номер док-та (для входящих)	Откуда поступил или куда направлен	Краткое содержание (заголовок)	Кол-во листов	Кол-во экземпля-ров	Исполнитель	Примечание

При значительном объеме документов могут быть заведены журналы отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов предприятия, содержащих гриф «КТ». Все листы журналов, учитывающих документы, содержащие конфиденциальную информацию, нумеруются, прошиваются и опечатываются, в конце журнала в заверительном листе указывается общее количество листов (цифрами и прописью).

Все поступающие (входящие) документы с грифом «КТ» принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом или секретарем-референтом, если ему предоставлено такое право. При поступлении обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему, в случае отсутствия или недостачи в конвертах (пакетах) документов с грифом «КТ» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

Документы, имеющие гриф «КТ», формируются в отдельное дело (или дела). На обложке дела в правом верхнем углу ставится гриф «КТ». На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом. Все листы дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. В начале дела подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нем, в конце дела подшивается заверительный лист.

Заверительный лист дела №

00.00.99

В дело подшито и пронумеровано					листа(ов),
				(цифрами и прописью)
в том числе: литерные листы
пропущенные номера
+ листов внутренней описи
		(цифрами и прописью)

Должность составителя

заверительного листа И.О.Фамилия

Хранятся такие дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом. ответственным за сохранность документов с грифом «КТ». Другие работники предприятия не должны иметь доступ к этому сейфу.

Движение (выдача и возврат) документов с грифом «КТ» должно своевременно отражаться в «Журнале учета выдачи документов с грифом «КТ».

Журнал учета выдачи документов с грифом «кт»

Индекс док-та	Дата выдачи	Краткое содержание (заголовок)	Кол-во листов	Кол-во экз.	Кому выдано (ФИО)	Подпись за полученный документ	Отметка о возврате (подпись и дата)	Приме-чание

При выдаче документа секретарем-референтом работник. получивший документ с грифом «КТ», должен сверить № поулченного документа с № в журнале, проверить количество листов и поставить в журнале свою подпись.

Выданные для работы документы с грифом «КТ» подлежат возврату секретарю-референту в тот же день. С разрешения руководства предприятия отдельные документы с грифом «КТ» могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работы с ними, при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т.д.).

При возврате документа с грифом «КТ» секретарь-референт сверяет № документа по журналу. проверяет количество листов документа и в присутствии работника ставит в графе «Отметка о возврате» свою подпись и дату возврата документа.

Передача документов и дел другим работникам предприятия. имеющим допуск к этим документам, производится только через секретаря-референта с обязательной записью в журнале.

Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом «КТ» из одного дела в другое без разрешения руководства и отметок и «Журнале регистрации документов с грифом «КТ».

Документы с грифом «КТ» запрещается выносить из офиса. Лишь в исключительных случаях руководитель или его заместители могут разрешить сотрудникам вынос таких документов из здания для согласования, подписания и т.п. с принятием необходимых мер предосторожности. Подобный порядок работы распространяется на другие носители конфиденциальной информации – дискеты, диски и т.п.

На предприятии должен быть принят строгий порядок размножения документов с грифом «КТ». Они должны копироваться с разрешения руководства предприятия в специально выделенном помещении. Все копии конфиденциальных документов берутся на учет в специальном журнале или в «Журнале регистрации документов с грифом «КТ». Количество экземпляров документов с грифом «КТ» должно быть ограничено, причем каждый экземпляр готовится для заранее определенного адресата или исполнителя. Размножение документов следует производить в присутствии должностного лица. ответственного за документ. Все бракованные копии документа им забираются и подлежат немедленному уничтожению.

Все дела с грифом «КТ», журналы (картотеки) учета документов «КТ» в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел предприятия.

По окончании года специально созданная комиссия предприятия выполняет следующие работы:

• проверяет наличие всех документов с грифом «КТ»;

• отбирает документы с грифом «КТ» для архивного хранения;

• отбирает документы с грифом «КТ» для уничтожения.

Проверка наличия документов с грифом «КТ» по решению руководства предприятия может производиться с другой периодичностью, например, по окончании каждого квартала.

В случае установления факта утраты документов с грифом «КТ» немедленно ставится в известность руководитель предприятия, служба безопасности и принимаются все меры к розыску документа. Для расследования факта утраты руководителем предприятия назначается комиссия.

На утерянные документы после того, как розыск их не принес положительных результатов, составляется акт. В «Журнал регистрации документов с грифом «КТ» вносятся соответствующие отметки об утрате.

При увольнении сотрудника, ответственного за документы с грифом «КТ», производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенном улицу. Акт приема-передачи этих документов утверждается руководителем предприятия или его заместителем.

При прекращении трудовых отношений с предприятием, на котором сотрудник был допущен к КТ, обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действуют в течение двух лет, если иной срок не установлен трудовым контрактом.

При передаче дел в архив на документы с грифом «КТ» составляется отдельная опись.

Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.

На документы с грифом «КТ», отобранные к уничтожению, составляется акт, утверждаемый руководителем предприятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.

studfiles.net

Журнал учета входящих несекретных документов в МВД России

ЖУРНАЛ

учета входящих несекретных документов

--------T-----T----T-----T------------T---T-----T-----T------T------------T----T----¬ ¦Поряд- ¦Номер¦От- ¦Вид и¦ Количество ¦Ре-¦Ис- ¦Каким¦Рас- ¦Номер дела и¦От- ¦При-¦ ¦ковый ¦и ¦куда¦крат-¦ листов и ¦зо-¦пол- ¦номе-¦писка ¦тома, в ко- ¦мет-¦ме- ¦ ¦(входя-¦дата ¦пос-¦кое ¦ номера ¦лю-¦ни- ¦ром ¦в по- ¦торые подшит¦ки о¦ча- ¦ ¦щий) ¦пос- ¦ту- ¦со- ¦экземпляров ¦ция¦тель,¦ис- ¦луче- ¦документ, и ¦про-¦ние ¦ ¦номер, ¦ту- ¦пил ¦дер- ¦ ¦ ¦рас- ¦пол- ¦нии ¦номера лис- ¦вер-¦ ¦ ¦пометка¦пив- ¦ ¦жание¦ ¦ ¦писка¦нен ¦доку- ¦тов. Номер и¦ке ¦ ¦ ¦ограни-¦шего ¦ ¦ ¦ ¦ ¦и ¦доку-¦мента ¦дата акта об¦на- ¦ ¦ ¦чения в¦доку-¦ ¦ ¦ ¦ ¦дата ¦мент ¦от ис-¦уничтожении ¦ли- ¦ ¦ ¦доступе¦мента¦ ¦ +------T-----+ ¦ ¦ ¦полни-+------T-----+чия ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦основ-¦при- ¦ ¦ ¦ ¦теля и¦основ-¦при- ¦до- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ного ¦ложе-¦ ¦ ¦ ¦дата ¦ного ¦ложе-¦ку- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦доку- ¦ния ¦ ¦ ¦ ¦ ¦доку- ¦ния ¦мен-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦мента ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦мента ¦ ¦тов ¦ ¦ +-------+-----+----+-----+------+-----+---+-----+-----+------+------+-----+----+----+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦ 13 ¦ 14 ¦ +-------+-----+----+-----+------+-----+---+-----+-----+------+------+-----+----+----+ L-------+-----+----+-----+------+-----+---+-----+-----+------+------+-----+----+-----

Примечания:

1. Дата регистрации документов проставляется в начале каждого дня.

2. Если приложение берется на инвентарный учет, то его инвентарный номер проставляется в графе 12.

3. Графа 13 заполняется при проведении годовых проверок наличия документов, содержащих служебные сведения ограниченного распространения.

dogovor-obrazets.ru

Журнал учета входящих несекретных документов 2018

Приложение N 45 к п. 78 Инструкции по делопроизводству в системе ФМС России

ЖУРНАЛ учета входящих несекретных документов

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ¦Порядко- ¦Номер ¦Откуда ¦ Вид ¦Количество ¦Резолю-¦Исполни- ¦Каким¦Расписка¦Номер дела и тома, в¦Отметки ¦При-¦ ¦вый (вхо-¦и дата ¦посту- ¦и краткое ¦листов и номе-¦ция ¦тель, ¦номе-¦в полу- ¦которые подшит доку-¦о про- ¦ме- ¦ ¦дящий) ¦посту- ¦пил ¦содержание¦ра экземпляров¦ ¦расписка ¦ром ¦чении ¦мент, и номера лис- ¦верке ¦ча- ¦ ¦номер, ¦пившего ¦ ¦ ¦ ¦ ¦и дата ¦ис- ¦докумен-¦тов. Номер и дата ¦наличия ¦ние ¦ ¦пометка ¦доку- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦пол- ¦та от ¦акта об уничтожении ¦докумен- ¦ ¦ ¦ограниче-¦мента ¦ ¦ +--------------+ ¦ ¦нен ¦исполни-+--------------------+тов ¦ ¦ ¦ния в ¦ ¦ ¦ ¦основ- ¦прило-¦ ¦ ¦доку ¦теля и ¦основного ¦прило- ¦ ¦ ¦ ¦доступе ¦ ¦ ¦ ¦ного ¦жения ¦ ¦ ¦мент ¦дата ¦документа ¦жения ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦доку- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦мента ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---------+--------+-------+----------+-------+------+-------+---------+-----+--------+-----------+--------+---------+----+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦ 13 ¦ 14 ¦ +---------+--------+-------+----------+-------+------+-------+---------+-----+--------+-----------+--------+---------+----+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----------+--------+-------+----------+-------+------+-------+---------+-----+--------+-----------+--------+---------+-----

Примечания:

1. Дата регистрации документов проставляется в начале каждого дня.

2. Если приложение берется на инвентарный учет, то его инвентарный номер проставляется в графе 12.

3. Графа 13 заполняется при проведении годовых проверок наличия документов, содержащих служебные сведения ограниченного распространения.

vse-documenty.ru

---

Смотрите также

• 
  Журнал учета биологических отходов
• 
  Журнал государственный финансовый контроль
• 
  Журнал вскрытия закрытия помещений
• 
  Государственный финансовый контроль журнал
• 
  Журнал регистрации приказов школы
• 
  Журнал ремонта электрооборудования образец
• 
  Вязание журнал мод 602
• 
  Электронный журнал мобильное приложение
• 
  Обложки журнала советский экран
• 
  Журнал неблагоприятных метеорологических условий
• Под 3 форма журнала