Главная
О нас
Наши собаки
- Репортаж
- Фотоальбом
- Видео
Информация
- Новости
- Статьи
- Ветеринария
- Разное
Юмор
Форум
Контакты

Это интересно

ОКД
ЗКС
ИПО
КНПВ
Мондиоринг
Большой ринг
Французский ринг
Аджилити
Фризби

Опрос

Какой уровень дрессировки необходим Вашей собаке?

	Элементарное послушание в быту
	Чёткое выполнение команд
	Спорт и соревнования

Полезные ссылки

РКФ

Все о дрессировке собак

Стрижка собак в Коломне

Поиск по сайту

Организация работы с документами, содержащими коммерческую тайну (стр. 3 из 4). Журнал регистрации документов с грифом коммерческая тайна

Журнал регистрации документов с грифом «кт»

Номер документа	Дата регист-рации док-та	Дата и номер док-та (для входящих)	Откуда поступил или куда направлен	Краткое содержание (заголовок)	Кол-во листов	Кол-во экземпля-ров	Исполнитель	Примечание

При значительном объеме документов могут быть заведены журналы отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов предприятия, содержащих гриф «КТ». Все листы журналов, учитывающих документы, содержащие конфиденциальную информацию, нумеруются, прошиваются и опечатываются, в конце журнала в заверительном листе указывается общее количество листов (цифрами и прописью).

Все поступающие (входящие) документы с грифом «КТ» принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом или секретарем-референтом, если ему предоставлено такое право. При поступлении обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему, в случае отсутствия или недостачи в конвертах (пакетах) документов с грифом «КТ» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

Документы, имеющие гриф «КТ», формируются в отдельное дело (или дела). На обложке дела в правом верхнем углу ставится гриф «КТ». На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом. Все листы дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. В начале дела подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нем, в конце дела подшивается заверительный лист.

Заверительный лист дела №

00.00.99

В дело подшито и пронумеровано			листа(ов),
		(цифрами и прописью)
в том числе: литерные листы
пропущенные номера
+ листов внутренней описи
	(цифрами и прописью)

Должность составителя

заверительного листа И.О.Фамилия

Хранятся такие дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом. ответственным за сохранность документов с грифом «КТ». Другие работники предприятия не должны иметь доступ к этому сейфу.

Движение (выдача и возврат) документов с грифом «КТ» должно своевременно отражаться в «Журнале учета выдачи документов с грифом «КТ».

Журнал учета выдачи документов с грифом «кт»

Индекс док-та	Дата выдачи	Краткое содержание (заголовок)	Кол-во листов	Кол-во экз.	Кому выдано (ФИО)	Подпись за полученный документ	Отметка о возврате (подпись и дата)	Приме-чание

При выдаче документа секретарем-референтом работник. получивший документ с грифом «КТ», должен сверить № поулченного документа с № в журнале, проверить количество листов и поставить в журнале свою подпись.

Выданные для работы документы с грифом «КТ» подлежат возврату секретарю-референту в тот же день. С разрешения руководства предприятия отдельные документы с грифом «КТ» могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работы с ними, при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т.д.).

При возврате документа с грифом «КТ» секретарь-референт сверяет № документа по журналу. проверяет количество листов документа и в присутствии работника ставит в графе «Отметка о возврате» свою подпись и дату возврата документа.

Передача документов и дел другим работникам предприятия. имеющим допуск к этим документам, производится только через секретаря-референта с обязательной записью в журнале.

Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом «КТ» из одного дела в другое без разрешения руководства и отметок и «Журнале регистрации документов с грифом «КТ».

Документы с грифом «КТ» запрещается выносить из офиса. Лишь в исключительных случаях руководитель или его заместители могут разрешить сотрудникам вынос таких документов из здания для согласования, подписания и т.п. с принятием необходимых мер предосторожности. Подобный порядок работы распространяется на другие носители конфиденциальной информации – дискеты, диски и т.п.

На предприятии должен быть принят строгий порядок размножения документов с грифом «КТ». Они должны копироваться с разрешения руководства предприятия в специально выделенном помещении. Все копии конфиденциальных документов берутся на учет в специальном журнале или в «Журнале регистрации документов с грифом «КТ». Количество экземпляров документов с грифом «КТ» должно быть ограничено, причем каждый экземпляр готовится для заранее определенного адресата или исполнителя. Размножение документов следует производить в присутствии должностного лица. ответственного за документ. Все бракованные копии документа им забираются и подлежат немедленному уничтожению.

Все дела с грифом «КТ», журналы (картотеки) учета документов «КТ» в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел предприятия.

По окончании года специально созданная комиссия предприятия выполняет следующие работы:

проверяет наличие всех документов с грифом «КТ»;
отбирает документы с грифом «КТ» для архивного хранения;
отбирает документы с грифом «КТ» для уничтожения.

Проверка наличия документов с грифом «КТ» по решению руководства предприятия может производиться с другой периодичностью, например, по окончании каждого квартала.

В случае установления факта утраты документов с грифом «КТ» немедленно ставится в известность руководитель предприятия, служба безопасности и принимаются все меры к розыску документа. Для расследования факта утраты руководителем предприятия назначается комиссия.

На утерянные документы после того, как розыск их не принес положительных результатов, составляется акт. В «Журнал регистрации документов с грифом «КТ» вносятся соответствующие отметки об утрате.

При увольнении сотрудника, ответственного за документы с грифом «КТ», производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенном улицу. Акт приема-передачи этих документов утверждается руководителем предприятия или его заместителем.

При прекращении трудовых отношений с предприятием, на котором сотрудник был допущен к КТ, обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действуют в течение двух лет, если иной срок не установлен трудовым контрактом.

При передаче дел в архив на документы с грифом «КТ» составляется отдельная опись.

Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.

На документы с грифом «КТ», отобранные к уничтожению, составляется акт, утверждаемый руководителем предприятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.

studfiles.net

2. Защита документов коммерческой тайны на предприятиях

Если сведения из Перечня коммерческой тайны переносятся на документы, то документы становятся конфиденциальными, а от того, как будет организованная работа с ними, зависит успешная деятельность предприятия в конкурентной среде на рынке товаров и услуг.

Потому ведение делопроизводства, которое обеспечивает учет и утверждение документов коммерческой тайны (КТ|) предусматривает выполнение таких рекомендаций.

Приказом руководителя предприятия назначается служебное лицо (лица), которое отвечает за учет, хранение и использование документов, которые вмещают конфиденциальные сведения. Это может быть сотрудник, для какого робота с документами КТ| является основной служебной обязанностью.

Все документы, которые вмещают конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению. На документе проставляют гриф конфиденциальности в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра, например:

Коммерческая тайна Екз. № 1

или

Конфиденциально

Екз. №1

Такие грифы покажут, что право собственности на информацию, которую вмещает документ, принадлежит предприятию и охраняется законодательно.

В тексте документа также может быть обусловленная конфиденциальность сведений, права предприятия на них, порядок их использования и. Др. Например, коммерческая тайна является результатом совместимой деятельности с другим предприятием, то необходимость ее сохранения должна быть отображена в контракте. В случае отсутствия грифа "Коммерческая тайна" и указаний на конфиденциальность в тексте предусматривается, что автор и лица, которые подписали или утвердили документы, предусмотрели все возможные последствия от свободной (без ограничения доступа) работы с документом.

На документе с грифом "Коммерческая тайна" (конфиденциально) указывается количество экземпляров документа и место нахождения каждого из них (после реквизитов "подпись" и "фамилия исполнителя"), например:

Составленный в двух экземплярах:

прим. № 1 -в адрес;

прим. №2-в дело №...

Отметка о количестве составленных экземпляров проставляется на втором экземпляре, если подшивается в дело.

На обороте листа документа, который имеет гриф "Коммерческая тайна", руководитель пишет фамилии тех служебных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом, например:

Позволяю:

Василенко К. Г. -
Петренко П. П.

Подпись руководителя

Дата

Печатание документов с грифом "Коммерческая тайна" проводится централизовано, в специально отведенном помещении (рабочем месте), которое исключает доступ посторонних лиц.

Напечатанные и подписанные документы передаются для регистрации служебному лицу, которое отвечает за их учет.

Черновики и варианты документа уничтожаются этим лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии исходного документа: "Черновики (варианты) уничтожены. Подпись. Дата."

Все документы, которые вмещают конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от другого документации в "Журнале регистрации документов с грифом "коммерческая тайна"".

При значительном объеме документов могут быть заведенные журналы отдельно для входных, исходных и внутренних документов предприятия, которые вмещают гриф "Коммерческая тайна". Все листы журналов, учитывая документы коммерческой тайны, нумеруются, прошиваються и опечатываются. В конце журнала указывается количество листов (цифрами и прописью).

Все документы, которые поступают (входные) с грифом "КТ|" принимаются и раскрываются специально назначенным служебным лицом. При поступлении обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов с грифом "КТ|" складывается акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

Документы, которые имеют гриф "КТ|", формируются в отдельное дело (или дела). На обложке дела в правом верхнем углу относится гриф "КТ|". На внутренней странице обложки дела записывают список сотрудников, которые имеют право пользоваться этим делом. Все листы нумеруются карандашом в правом верхнем углу. Сначала дела подшивается внутреннее описание документов, в конце дела подшивается заверенный лист. Сохраняются такие дела в сейфе, который опечатывается служебным лицом, которое отвечает за хранение документов с грифом "КТ|". Другие работники предприятия не должны иметь доступа к этому сектору.

Движение (выдача и возвращение) документов с грифом "КТ|" должно своевременно отбиваться в "Журнале учета выдачи документов с грифом "КТ|".

При выдаче документу работник, который получил документы с грифом "КТ|", должен сверить № (индекс) полученного документу с № (индексом) в журнале, проверить количество листов и поставить в журнале своя подпись.

Выданные для работы документы с грифом "КТ|" подлежат возвращению в этот же день. С разрешения руководства предприятия отдельные документы с грифом " КТ|" могут находиться у исполнителя на протяжении срока, необходимого для выполнения работы с ними, при условии полного обеспечения хранения документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и др.).

При возвращении документу с грифом "КТ|" сверяется| № документу по журналу, проверяется количество листов документа и в присутствии работника относится в графе "Отметка о возвращении" свою подпись и дату возвращения документу.

Запрещается исключение из дела или перемещения документов с грифом "КТ|" из одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в "Журнале регистрации документов с грифом "КТ|".

Документы с грифом "КТ|" запрещается выносить из офиса. Лишь в исключительных случаях руководитель или его заместитель могут позволить сотрудникам выносить такие документы из здания для согласования, подписания и др. с применением необходимых мер предотвращения.

На предприятии должен быть суровый порядок размножения документов с грифом "КТ|". Они должны размножаться с разрешения руководства предприятия в специально отведенном помещении. Все копии документов "КТ|" берут на учет в специальном журнале или в "Журнале регистрации документов с грифом "КТ|". Количество экземпляров документов с грифом "КТ|" должно быть ограничено, и каждый экземпляр готовится для ранее определенного адресата или исполнителя. Размножение документов нужно выполнять в присутствии служебного лица, которое отвечает за документ. Все некачественные копии документу ею забираются и подлежат уничтожению.

Все дела с грифом "КТ|" журналы (картотеки) учета документов "КТ|" в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел предприятия.

По окончанию года специально созданная комиссия предприятия выполняет такие работы:

• проверяет| наличие всех документов с грифом "КТ|";

• откладывает документы с грифом "КТ|" для архивного хранения;

• откладывает документы с грифом "КТ|" для уничтожения; Проверка наличия документов с грифом " КТ|" за решением

руководства предприятия может проводиться с другой периодичностью, например, по окончанию каждый квартал.

В случае установления факта потери документов с грифом "КТ|" сразу сообщается руководителю предприятия и принимаются все мероприятия для розыска документа. Для выявления факта потери руководителем предприятия предназначается комиссия.

При освобождении сотрудника, который отвечал за документы с грифом "КТ|", проводится проверка документов, которые за ним закреплены и их передача новому назначенному лицу. Акт приема-передачи этих документов утверждается руководителем предприятия или его заместителем.

При прекращенные трудовых отношений с предприятием, на котором сотрудник был допущен к "КТ|", обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действуют на протяжении 2-х годов, если другой срок не установлен трудовым контрактом.

В некоторых фирмах сотрудника не освобождают 2 месяца после представления им заявления. Такая строчка позволяет перевести сотрудника в другой подраздел, где он хотя бы 2 месяца не будет иметь доступа к документам "КТ|".

При передаче дел в архив на документы с грифом "КТ|" складывается отдельно описание.

Архивное хранение таких документов проводится в опечатанных коробах, в помещениях, которые исключают несанкционированный доступ.

На документы с грифом "КТ|", отобранные для уничтожения, складывается акт, который утверждается руководителем предприятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, который исключает возможность воссоздания или возобновления информации которая есть у них.

studfiles.net

Делопроизводство по документам, содержащим коммерческую тайну

⇐ ПредыдущаяСтр 6 из 6

Ведение делопроизводства, обеспечивающего учет и сохранность документов, содержащих коммерческую тайну, предусматривает выполнение ряда рекомендаций.Делопроизводство по документации, содержащей коммерческую тайну, на всех этапах осуществляется отдельно от делопроизводства по документации без ограничения доступа.Приказом руководителя предприятия назначается должностное лицо (лица), ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих коммерческую тайну. Это может быть сотрудник, для которого работа с такими документами является основной служебной обязанностью, или секретарь-референт предприятия, для которого эти функции будут дополнительными.Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат отдельному учету и хранению.Конфиденциальность сведений, права предприятия на них, порядок их использования и т.п. могут быть оговорены в тексте документа. Например, если коммерческая тайна является результатом совместной с другим предприятием деятельности, то необходимость ее сохранения должна быть отражена в контракте.На документах, предоставляемых органу государственной власти, иному государственному органу, органу местного самоуправления и содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, должен быть нанесен гриф «Коммерческая тайна» с указанием ее обладателя (для юридических лиц — полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей — фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства).Традиционное место расположения грифа «Коммерческая тайна» на организационно-распорядительных документах — правый верхний угол титульного листа или первой

страницы документа.На документе с грифом «Коммерческая тайна» обычно кроме полного наименования и места расположения обладателя коммерческой тайны указывается количество экземпляров документа и место нахождения каждого из них (ниже реквизитов «подпись» и «фамилия исполнителя»)На обороте листа документа, имеющего гриф «Коммерческая тайна», или в резолюции на нем руководитель пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом.Печатание документов с грифом «Коммерческая тайна» производится централизованно, в специально отведенном помещении (рабочем месте), исключающем доступ посторонних лиц.

Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет.Черновики и варианты документа уничтожаются этим лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии исходящего документа: «Черновик (и варианты) уничтожены. Подпись. Дата».Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна». При значительном объеме документов могут быть заведены журналы отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов предприятия, содержащих гриф «Коммерческая тайна». Все листы журналов, учитывающих документы с грифом «Коммерческая тайна», нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала в заверительном листе указывается количество листов (цифрами и прописью).Все поступающие (входящие) документы с грифом «Коммерческая тайна» принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом или секретарем-референтом, если ему предоставлено такое право. При поступлении обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия или недостачи в конвертах (пакетах) документов с грифом «Коммерческая тайна» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.Документы, имеющие гриф «Коммерческая тайна», формируются в отдельное дело (или дела). На обложке дела в правом верхнем углу ставится гриф «Коммерческая тайна». На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом. Все листы дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. В начале подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нем, в конце дела подшивается заверительный лист. Хранятся такие дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом, ответственным за сохранность документов с грифом «Коммерческая тайна». Другие работники предприятия не должны иметь доступа к этому сейфу.При выдаче документа секретарем-референтом работник, получивший документ с грифом «Коммерческая тайна», должен сверить номер (индекс) полученного документа с номером (индексом) в журнале, проверить количество листов и поставить в журнале свою подпись.Движение (выдача и возврат) документов с грифом «Коммерческая тайна» должно своевременно отражаться в Журнале учета выдачи документов с грифом «Коммерческая тайна».Выданные для работы документы с грифом «Коммерческая тайна» подлежат возврату секретарю-референту в тот же день. С разрешения руководства предприятия отдельные документы с грифом «Коммерческая тайна» могут находиться у исполнителя в течение

срока, необходимого для выполнения работы с ними, при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т. д.).При возврате документа с грифом «Коммерческая тайна» секретарь-референт сверяет номер документа по журналу, проверяет количество листов документа и в присутствии работника ставит в графе «Отметка о возврате» подпись и дату возвращения документа.Передача документов и дел другим работникам предприятия, имеющим допуск к этим документам, производится только через секретаря-референта с обязательной записью в журнале.Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом «Коммерческая тайна» из одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в Журнале регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна».Документы с грифом «Коммерческая тайна» запрещается выносить из офиса. Лишь в исключительных случаях руководитель или его заместители могут разрешить сотрудникам вынос таких документов из здания для согласования, подписания и т.п. с принятием необходимых мер предосторожности.На предприятии должен быть принят строгий порядок размножения документов с грифом «Коммерческая тайна». Они должны копироваться с разрешения руководства предприятия в специально выделенном помещении. Все копии документов с грифом «Коммерческая тайна» берутся на учет в специальном журнале или в Журнале регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна». Количество экземпляров документов с грифом «Коммерческая тайна» должно быть ограничено, причем каждый экземпляр готовится для заранее определенного адресата или исполнителя. Размножение документов следует производить в присутствии должностного лица, ответственного за документ. Все бракованные копни документов им забираются и подлежат немедленному уничтожению.Все дела с грифом «Коммерческая тайна», журналы (картотеки) учета таких документов в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел предприятия.

По окончании года специально созданная комиссия предприятия выполняет следующие работы:

- проверяет наличие всех документов с грифом «Коммерческая тайна»;- отбирает документы с грифом «Коммерческая тайна» для архивного хранения;- отбирает документы с грифом «Коммерческая тайна» для уничтожения.

Проверка наличия документов с грифом «Коммерческая тайна» по решению руководства предприятия может производиться с другой периодичностью, например, по окончании каждого квартала.В случае установления факта утраты документов с грифом «Коммерческая тайна» немедленно ставится в известность руководитель предприятия, и принимаются все меры к розыску документа. Для расследования факта утраты руководителем предприятия назначается комиссия.На утерянные документы, после того как розыск их не принес положительных результатов, составляется акт. В Журнал регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна» вносятся соответствующие отметки об утрате.При увольнении сотрудника, ответственного за документы с грифом «Коммерческая тайна», производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенному лицу. Акт приема-передачи этих документов утверждается руководителем предприятия или его заместителем.

При передаче дел в архив на документы с грифом «Коммерческая тайна» составляется отдельная опись.Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.На документы с грифом «Коммерческая тайна», отобранные к уничтожению, составляется акт, утверждаемый руководителем предприятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.

Контрольные вопросы и задания.

1. Рассказать обязанности и права обладателя информации? 2. Рассказать о коммерческой тайне и её режимах. 3. Делопроизводство по документам, содержащим коммерческую тайну?

ИНСТРУКЦИЯ, организации, ведение на предприятии делопроизводства документов, содержащих коммерческую тайну - Типичные образцы, организационно-методические документы системы правовой защиты коммерческой тайны предприятия - ПРИЛОЖЕНИЯ - Экономическая безопасность предприятия

ПРИЛОЖЕНИЯ

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Типовые образцы организационно-методических

документов системы правовой защиты

коммерческой тайны предприятия

ИНСТРУКЦИЯ

относительно организации и ведения на предприятии делопроизводства документов,

содержащих коммерческую тайну

Введена в действие приказом

№____от __________________

I. Общие положения

1.1. Система защиты коммерческих секретов предусматривает организацию специального делопроизводства с документами-носителями коммерческой тайны предприятия, устанавливает порядок их подготовки, маркировка (то есть присвоения соответствующего грифа), размножения, рассылки, приема и учета, группировки в дела, использования, хранения, уничтожения и проверки наличия.

1.2. Система делопроизводства документов с грифом “коммерческая тайна” - это организованная совокупность сил, а также средств, правил, методов и приемов деятельности по делопроизводству и режимном обеспечению коммерческих секретов, связанных с созданием, сохранением и использованием документов, в которых содержится коммерческая тайна.

1.3. Данная инструкция разработана с учетом положений “Единой государственной системы документального обеспечения управления”, “Инструкции о порядке учета, хранения и использования документов, дел, изданий и других материальных носителей информации, которые содержат конфиденциальную информацию, являющуюся собственностью государства”, которая утверждена постановлением Кабинета Министров Украины от 27 ноября 1998 г. № 1893, а также действующих Дстами на организационно-распорядительную документацию.

1.4. Делопроизводство с документами с грифом “коммерческая тайна” организует и осуществляет подразделение экономической безопасности в специально выделенных отдельных помещениях, оборудованных надежными закрывающими устройствами, охранной сигнализацией, при наличии необходимого количества сейфов и металлических шкафов для хранения документов, образцов изделий, продукции, содержащих коммерческую тайну.

1.5. Учет входящих, внутренних и выходных документов осуществляется за журналами. Основным принципом учета является однократность присвоения регистрационного номера входным, внутренним и выходным документам.

1.6. Ведение необходимых журналов учета документов, изделий и продукции определяется номенклатурой дел и журналов, розроблюваною на начало текущего года, утверждается руководителем предприятия. Листы журналов должны быть пронумерованы, прошиты и опечатаны печатью предприятия. На последнем листе журнала делается надпись о количество в нем листов, которая заверяется руководителем подразделения экономической безопасности.

1.7. В журналах учета отражаются данные о движении документов с момента их получения или подготовки до завершения исполнения и подшивки в дела, отправка адресатам или уничтожения.

В журналах запрещается делать подчистки, а также исправления с применением корректирующей жидкости. Внесение сотрудником подразделения экономической безопасности других исправлений обусловливается и заверяется его подписью с постановкой даты.

1.8. Разрешение на работу исполнителей с конкретными документами дается в должностных или именных списках, приказах, указаниях, поручениях в резолюции, написанной на самих документах.

1.9. В случае временного отсутствия работника подразделения экономической безопасности, осуществляет делопроизводство (болезнь, отпуск, командировка), его обязанности может выполнять другой работник предприятия, определенный приказом по предприятию как то, что его замещает.

II. Учет документов с грифом “коммерческая тайна”

2.1. Составление и оформления документов.

2.1.1. Документы составляются и печатаются в строго ограниченном количестве экземпляров, которую определяет руководитель предприятия или структурного подразделения. Документы ограниченного пользования (ДОК) подготавливаются с разрешения руководителей предприятия, берутся на инвентарный учет и в дела не подшиваются. На таких документах подразделение безопасности проставляет штамп “ДОК”.

2.1.2. Каждый вид документа должен иметь определенную совокупность реквизитов и их расположение в соответствии с требованиями ГОСТ.

2.1.3. Каждое приложение к документу должен иметь самостоятельную порядковую нумерацию листов или страниц.

При отправке документа с сопроводительным письмом после слова “Приложение” в письме указывается наименование каждого приложения, его регистрационный номер, номера и количество приложенных экземпляров, их гриф и количество страниц.

2.1.4. Документы, подлежащие регистрации, сдаются исполнителями в подразделении безопасности вместе с черновиками.

Забракованные или напечатаны лишние документы сдаются в подразделение безопасности для уничтожения по акту.

2.1.5. Если документ, подготовлен и напечатан как несекретний, по решению руководителя предприятия или руководителя подразделения безопасности подпадает под категорию “Коммерческая тайна”, он регистрируется в подразделении экономической безопасности. Для этого предоставляются все экземпляры напечатанного документа и черновика. Количество экземпляров напечатанного документа и страниц сданных черновиков подтверждается подписями исполнителей и сотрудника подразделения безопасности на обратной стороне последнего экземпляра сданного документа.

В случае нехватки страниц, экземпляров или черновиков руководителем подразделения экономической безопасности осуществляется служебное расследование.

2.1.6. Как правило, документы с грифом “коммерческая тайна” выполняются в зарегистрированных рабочих тетрадях, выдаются исполнителям подразделением экономической безопасности. Разрешается изготовление черновиков документа на отдельных страницах, зарегистрированных в подразделении экономической безопасности.

2.1.7. Вся корреспонденция, поступающей в адрес предприятия с грифом “коммерческая тайна”, принимается только работником подразделения экономической безопасности, проверяет правильность адреса, целостность упаковки и оттисков печатей, их соответствие наименованию отправителя, сверяет номера вложений, указанные на пакете, с номерами, указанными в реестре (разносной книге или расписке). При обнаружении повреждений упаковки и других несоответствий составляется акт. Пакеты регистрируются в журнале формы № 1.

2.1.8. При вскрытии пакетов проверяется соответствие указанных в них учетных номеров номерам, что находятся в пакете документов, их количество и наличие всех страниц документов. При расхождениях составляется акт.

2.1.9. Пакеты с пометкой “Лично” вскрываются лично адресатом. В журнале формы № 2 делается запись “Пакет с пометкой " лично”.

2.1.10. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.

2.1.10. После вскрытия пакетов документы немедленно регистрируются в журнале формы № 2. При регистрации на первой странице входящего документа проставляются учетный (входящий) номер, дата регистрации, количество страниц основного документа и приложений к нему. Секретные приложения к

документа, если они не подлежащих совместному хранению, передаются в канцелярию под расписку на сопроводительном письме.

2.1.11. После регистрации документы передаются для рассмотрения руководителям предприятия или лицу, которому они адресованы.

2.2. Печатание и размножения документов.

2.2.1. Печатание документов с грифом “коммерческая тайна” осуществляется в помещении подразделения экономической безопасности. До начала печатания документы регистрируются в журнале формы № 2.

2.2.2. На каждом напечатанном экземпляре документа проставляется в правом рожке поля степень грифа важность документа, определенного как такой, что содержит коммерческую тайну, а при необходимости пометкой “Лично”.

На последней странице каждого экземпляра отпечатанного документа указываются: регистрационный номер, количество напечатанных экземпляров, с чего печатался документ, список адресатов, фамилии исполнителя и машинистки (оператора ПК), дата печатания. Регистрационный номер проставляется на каждой странице документа.

2.2.3. Снятие копий и проведения выписок из документов осуществляется по письменному разрешению руководителя структурного подразделения или подразделения экономической безопасности. Копии документов и выписки из них учитываются за новыми номерами. При этом на документах и в журнале учета делается отметка, когда и сколько экземпляров снято, за какими номерами они на учете.

2.3. Оформление, адресование и отправка исходящих документов.

2.3.1. Исходная корреспонденция с грифом “коммерческая тайна” отправляется только подразделением экономической безопасности через спецсвязь.

2.3.1. Учет подготовленных документов осуществляется в журнале формы № 2.

2.3.2. Перед укладыванием в пакет документы заворачиваются светонепроницаемым бумагой. Пакет заклеивается и прошивается крест-накрест нитками или скрепками с таким расчетом, чтобы были захвачены все его клапаны. Если вложенные документы нельзя прокалывать, то пакет прошивается крест-накрест через середину всех его краев так, чтобы нить туго схватывала содержание и завязывалась в центре обратной стороны пакета. Бумажная наклейка с оттиском печати “Для пакетов” наклеивается силикатным клеем на центр обратной стороны пакета, чтобы узел прошивки был закрыт наклейкой.

2.3.4. На пакете проставляются следующие реквизиты: гриф пакета - в правом верхнем рожке и заверенный печатью пакетов подпись лица, осуществлявшего упаковки; ниже - адрес получателя, адрес отправителя и регистрационные номера вложенных документов.

2.3.5. Корреспонденция отправляется по реестрам через органы спецсвязи. В пределах города корреспонденция может доставляться адресатам по розносними книгами или расписками исполнителем документа или курьером предприятия с согласия руководителя подразделения экономической безопасности, на служебном автотранспорте или личных автомашинах.

2.4. Оформление, учет и хранение рабочих тетрадей.

2.4.1. Для ведения записей конфиденциального характера исполнителям выдаются рабочие тетради, учитываемых в журнале (форма № 3). Листы тетрадей нумеруются, прошиваются, опечатываются и заверяются подписью работника подразделения безопасности.

2.4.2. Черновики документов с грифом “коммерческая тайна” разрешается делать на отдельных листах, подлежат учету в журнале № С (вторая половина журнала).

2.5. Составление номенклатуры. Хранение дел.

2.5.1. С целью правильного формирование дел, надежного хранения документов разрабатывается номенклатура дел, в которую должны включаться все дела, которые ведутся на предприятии. Номенклатура дел должна содержать следующие позиции: порядковый учетный номер дела; заголовок, гриф, фамилия исполнителя, которому предоставлено право пользоваться делом; дата начала сборки и окончания дела; срок хранения; примечание.

2.5.2. Номенклатура дел разрабатывается подразделением экономической безопасности совместно с руководителями структурных подразделений в конце текущего года на следующий год. Номенклатура дел подписывается руководителем подразделения экономической безопасности и утверждается руководителем предприятия.

2.5.3. Формирование дел, их оформление осуществляются в соответствии с постановлением Кабинета Министров Украины от 27 ноября 1998 г. № 1893.

2.5.4. На обложке дела (том) указывается гриф (согласно степени важности сведений, составляющих коммерческую тайну), номер дела (том), заголовок (наименование дела) или при необходимости шифр темы, дата начала сборки дела, количество страниц дела (том), а также срок его хранения.

2.5.5. Все законченные производством дела должны быть правильно оформлены: листы дела и сброшюрованные пронумерованы, составлен внутренний описание, в описании и на специально підшитій странице в конце дела (тома) сделана надпись, удостоверяющая количество страниц, которые находятся в деле, и документов (цифрами и прописью).

2.5.6. Изъятие из дела документов осуществляется в исключительных случаях с оставлением в деле справки-заместителя. В случае безвозвратного изъятия из дела документов в внутренней описи дела и формах учета делаются соответствующие отметки.

2.5.7. Номенклатура дел хранится постоянно, а регистрационные журналы - не менее 5 лет.

2.5.8. Законченные производством дела хранятся на предприятии в течение 5 лет.

III. Уничтожение документов

3.1. Уничтожению подлежат документы и дела, утратившие практическое значение и не имеющих научной, исторической или коммерческой ценности.

3.2. Документальные материалы уничтожаются на основании решения экспертной комиссии, создаваемой на предприятии.

3.3. Дела и документы с истекшими сроками хранения уничтожаются в комиссионном порядке с составлением соответствующего акта (образец прилагается), который подписывается всеми членами комиссии и утверждается руководителем предприятия.

3.4. Уничтожение документальных материалов осуществляется путем сжигания или измельчения на специальных машинах.

IV. Проверка наличии документов

4.1. Сотрудники подразделения экономической безопасности не менее одного раза в квартал проверяют наличие всех полученных и опубликованных документов с грифом “коммерческая тайна”, учтенных за проверяемый период, с отметкой о результатах проверки в специальной рабочей тетради.

4.2. Сразу после окончания года осуществляется проверка наличия всех документов и дел с грифом “коммерческая тайна”, для чего приказом по предприятию назначается специальная комиссия в составе не менее трех сотрудников из числа лиц, имеющих прямое отношение к документов, которые проверяются.

4.3. По результатам проверки составляется акт, в котором указывается:

а) вид проверки;

б) состав комиссии;

в) общее количество взятых на учет документов и дел;

г) данные о наличии этих документов;

д) выявленные нарушение требований данной инструкции и других нарушений режима в работе с конфиденциальной информацией;

е) выводы и предложения по результатам проверки.

Акт подписывается членами комиссии и утверждается руководителем предприятия или его заместителем.

4.4. Нехватка документов с грифом “коммерческая тайна” рассматривается как чрезвычайное событие и об этом немедленно докладывается руководителю предприятия.

4.5. Подразделение экономической безопасности не менее одного раза в квартал проверяет соблюдение исполнителями порядке хранение документов с грифом “коммерческая тайна” и работу с ними на рабочих местах.

V. Обязанности, права и ответственность сотрудников подразделения безопасности по ведению делопроизводства документов, составляющих коммерческую тайну

5.1. Сотрудники подразделения безопасности обязаны:

5.1.1. Организовывать и вести надлежащий учет документов с грифом “коммерческая тайна”, обеспечивать их надежное хранение.

5.1.2. Обеспечивать четкое обслуживание делопроизводством исполнителей.

5.1.3. Строго соблюдать требования “Положение об разрешительная система доступа исполнителей к документам и сведениям, составляющих коммерческую тайну предприятия”, выдавать документы для работы только тем исполнителям, которым предоставлено право пользования ими.

5.1.4. Осуществлять квартальную и годовую проверку наличия документов с грифом “коммерческая тайна”, проверять порядок обращения с ними исполнителей на рабочих местах, уничтожать в комиссионном порядке документы, которые не нужны в работе.

5.1.5. Проводить с исполнителями разъяснительную работу по вопросам режима обращения с документами и сведениями, что составляют коммерческую тайну.

5.2. Сотрудники подразделения имеют право:

5.2.1. Требовать от исполнителей и контролировать обеспечение установленного данной инструкцией порядке учета, хранения, размножения и пользования документами, содержащими коммерческую тайну.

5.2.2. Принимать меры по предотвращения разглашения и утечки коммерческих секретов при ведении делопроизводства, а также при ведении открытого служебной переписки и публикации материалов, освобожденных от цензорського контроля.

5.2.3. Осуществлять проверки состояния режима обращения с документами с грифом “коммерческая тайна” на рабочих местах исполнителей.

5.2.4. Требовать от работников предприятия предоставления письменных объяснений по фактам разглашения коммерческих секретов, потери документов, изделий или продуктов, содержащих такую информацию, подавать руководителям предприятия ходатайство о наказании исполнителей по указанные выше факты и другие нарушения при работе с документами, содержащими коммерческую тайну.

5.3. Сотрудники подразделения безопасности несут ответственность:

5.3.1. За сохранность документов по грифом “коммерческая тайна”.

5.3.2. За невыполнение обязанностей и использование прав, предусмотренных настоящей инструкцией.

5.3.3. За правильность рекомендаций, которые предоставляются исполнителям по вопросам подготовки, размножения и обращения с документами с грифом “коммерческая тайна”.

5.3.4. За своевременность и качественное проведение проверки наличия документов с грифом “коммерческая тайна”, а также по их уничтожению.

Подразделение экономической безопасности предприятия

na-uroke.in.ua

Порядок ведения делопроизводства документов, содержащих коммерческую тайну

I. Общие положения

1.1. Настоящий порядок определяет обязательные для всех исполнителей требования но учету, размножению, хранению, использованию, отбору для архивного хранения и уничтожению документов, содержащих коммерческую тайну-

1.2. Организация и ведение делопроизводство документов, содержащих коммерческую тайну, возлагается на специальное подразделение к составе Службы безопасности или на специально назначенных работников предприятия (далее по тексту спецподразделение).

1.3. Структура, штаты и численность спецподразделения определяется руководством предприятия в зависимости от объема документооборота.

1.4. Для всех работников спецподразделения необходимо разработать должностные инструкции с указанием их прав, обязанностей и ответственности.

II. Размещение спецподразделения

2.1. Спецподразделение должно быть, расположено и отдельных, изолированных помещениях, несанкционированный доступ в которые должен быть исключен.

2.2. Документы. содержащие коммерческие секреты, следует хранить, в металлических шкафах, сейфах или на металлических закрывающихся стеллажах, либо в помещениях секретного подразделения, либо, с разрешения руководства предприятия, в других подразделениях при обеспечении условий их гарантированной сохранности.

В любом случае необходимо обеспечить раздельное хранение документов, содержащих коммерческую тайну, от других документов (отдельные сейфы, шкафы, стеллажи).

III. Учет документов, содержащих коммерческие секреты

3.1 Все документы с грифом"коммерческая тайна" подлежат учету в спецподразделении.

3.2 Учет документов, содержащих коммерческую тайну, осуществляется отдельно от содержащих гостайну и несекретных документов.

3.3 С целью сохранности документов, облегчение справочной работы и обеспечения контроля исполнения рекомендуется вести следующие виды учета:

- учет и регистрация входящих документов;

- учет и регистрация исходящих документов;

- инвентарный учет;

- номенклатура дел, журналов и карточек

3.4. Прием и регистрация поступивших на предприятие документов, содержащих коммерческую тайну:

а) прием и регистрация поступивших на предприятие документов. Содержащих коммерческую тайну:

б) при поступлении всей получаемой корреспонденции а также при получении корреспонденции в нерабочее время дежурным по предприятию пакеты с грифом"Коммерческая тайна" не вскрываются а передаются в спецподразделение:

в) в случае отсутствия (недостачи) в пакетах документов (экземпляров, листов, приложений ) с грифом"коммерческая тайна" составляется соответствующий акт в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю;

г) регистрация поступивших документов проводится на карточках или в журналах, которые должны иметь аналогичные грифы;

д) картотеки или журналы учета входящих документов учитываются в номенклатуре. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются;

е) на первом листе зарегистрированного входящего документа с грифом"коммерческая тайна" проставляется штамп, делается отметка с указанием предприятия, входящий номер документа, дата регистрации, количество листов основного документа и прилодений;

ж) па нервом листе каждого приложения к входящему документу проставляется штамп (делается отметка) с указанием номера входящего документа, приложением к которому является данный документ и количество листов данного приложения;

3.5 Печатание и учет подготовленных на предприятии документов, содержащих коммерческую тайну:

а) печатание документов производится в спецподразделении По решению руководителя предприятия печатание может быть разрешено в рабочих помещениях исполнителей документов при условии соблюдения требований конфиденциальности;

б) на последнем листе каждого экземпляра отпечатанного документа проставляется количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, фамилия лица, печатавшего документ и дата исполнения.

в) отпечатанный документ, в также материалы, подготовленные в рукописном или графическом исполнении, регистрируются в спецподразделении на соответствующих карточках или в журналах, имеющих соответствующие графы.

Картотеки или журналы учета подготовленных документов учитываются в номенклатуре. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются.

Учетные номера проставляются на первом листе каждого экземпляра документа, а также на последнем листе перед отметкой о количестве отпечатанных экземпляров;

г) все черновики, а также варианты и испорченные при печатании листы должны быть сданы в спецподразделение для уничтожения (при использовании персональных компьютеров для подготовки документов создается спецархив для магнитных носителей информации и организуется строгий порядок их учета, хранения, копирования и уничтожения, исключающий возможность утечки закрытой информации);

3.6. Инвентарный учет документов, содержащих коммерческие секреты:

а) инвентарному учету подлежат разработанные на предприятии и присланные из других предприятий документы, не подлежащие подшивке в дела. Присланные документы берутся на инвентарный учет после их регистрации но входящему учету и рассмотрения соответствующими исполнителями;

б) на инвентарный учет не берутся документы, присланные на согласование и во временное пользование;

к) при необходимости инвентарный учет может вестись раздельно (по отдельным картотекам, в отдельных журналах) по наименованиям и видом документов, а также по видам производства;

г) инвентарный учет ведется по соответствующим карточкам или журналам, имеющим аналогичные грифы. Картотеки или журналы учитываются в номенклатуре. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются;

д) на документах, взятых на инвентарный учет, проставляется штамп с указанием инвентарного номера и даты регистрации.

3.7. Учет дел, журналов, карточек. Формирование дел с грифом "коммерческая тайна":

а) дела, журналы, картотеки учитываются по общей номенклатуре дел предприятия. При этом под индексом, присвоенным данному делу, журналу, картотеке, проставляется гриф " коммерческая тайна", после графы "Заголовок дела" вводится графа "Фамилии исполнителей, которым предоставлено право пользования делом";

б) документы с грифом "коммерческая тайна" подшиваются в дела в соответствии с номенклатурой после их исполнения. Все дела с грифом "коммерческая тайна" независимо от сроков их хранения должны иметь внутреннюю опись, которая выполняет функцию учета документов внутри каждого дела;

в) листы дело нумеруются, после закрытия дела прошиваются и опечатываются. Заверительный лист подписывается сотрудниками спецподразделения.

IV. Отправка документов с грифом "коммерческая тайна"

4.1 Отправка документов с грифом"коммерческая тайна" во внешние организации осуществляется по разрешению лиц, которым даны на это соответсвующие полномочия руководителем предпритяия.

4.2 Документы отправляются заказными или ценными письмами и заказными бандеролями. По согласованию с соответствующими органами желательно использовать каналы специальной связи.

4.3 При отправке документов заказными или ценными отправлениями не следует проставлять на пакетах гриф "коммерческая тайна", что может спровоцировать хищение документа и привести к утечке информации. В таких случаях рекомендуется использовать двойной конверт, с указанием на внутреннем конверте грифа "коммерческая тайна" и номера документа, а на внешнем адреса получателя.

4.4 Исходящим номером документа с грифом "коммерческая тайна" является номер, за которым зарегистрирован документ.

4.5 После отправки документа в карточке (журнале учета), по которому зарегестрирован отправляемый документ, является отметка об отправке заверяемая подписью лица, производившего отправку.

4.6 При необходимости документы с грифом "коммерческая тайна"могут доставляться адресату нарочным из числа сотрудников, допущенных к работе с такими документами.

VРазмножение документов с грифом"коммерческая тайна"

5.1

5.2 Размножение документов и снятие копий производится по письменному опредлению лиц, определенных руководителем подразделения. Дополнительно размноженные экземпляры документов уничтожаются спецподразделением за номерами подлинников.

5.3 Выписки из документов с грифом "Коммерческая тайна" производится по разрешению соответсвующих руководителей и учитываются за новым номером по карточкам (журналам) учета подготовленных документов. На самом документе, из которого производилась выписка, делается отметка, заверенная подписью лица, производившего выписку.

VI. Уничтожение документов с грифом "коммерческая тайна."

6.1. Уничтожение документов с грифом "коммерческая тайна", в том числе черновиков, бракованных листов и испорченных копий, должно производится спецподразделением с обязательной простановкой отметок об уничтожении в соответствующих учетных документах.

6.2. Порядок уничтожения черновиков, испорченных листов, неподписанных проектов документов с грифом "коммерческая тайна"

а) сданные в спецподразделение черновики документов, испорченные листы:, варианты и неподписанные проекты документов надрываются и помещаются в опечатанную урну (мешок, ящик, портфель). В учетных данных документа (карточке, журнале) делается отметка об уничтожении черновика с указанием количества листов и проставлением подписи сотрудника спецподразделения и даты;

б) по мере накопления содержимое урны (мешка, ящика, портфеля) изымается работниками спецподразделения и уничтожается. Периодичность изъятия может устанавливаться начальником спецподразделения в зависимости от количества документов и условий уничтожения;

в) уничтожение документов с грифом "коммерческая тайна" производится установленным порядком в соответствии со сроками хранения

г) разрешение на уничтожение дает руководитель подразделения, к деятельности которого относится документ, путем проставления в учетной карточке (журнале) резолюции "Уничтожить", своей подписи и даты;

д) при проведении экспертизы ценности документов перед их передачей на архивное состояние, отбор документов на уничтожение производит экспертная комиссия;

е) отобранные для уничтожения документы и дела с грифом "коммерческая тайна" вносятся в акт установленной формы, сверяются перед уничтожением работниками спецподразделения с учетными данными н уничтожаются.;

ж) после уничтожения в учетных данных производятся отметки с указанием номера акта, даты уничтожения и подписи сотрудников, производивших уничтожение.

з) уничтожение документов и дел с грифом "коммерческая тайна" должно производится путем их сожжения или измельчения или другим путем исключающим восстановление текста документов.

VII. Проверка наличия документов с грифом"коммерческая тайна"

7.1. В ходе проверок устанавливается соответствие наличия документов учетных данных, правильность ведения учетов, проверяется порядок обращения с документами, рассматриваются вопросы снятия грифа.

7.2. Проверки проводятся комиссионно, с обязательным включением в комиссию работников, ответственных за учет и хранение документов с грифом "коммерческая тайна".

7.3 Проверки осуществляются от учетных данных к документам, проверяется наличие всех зарегистрированных экземпляров. Документы, хранящиеся россыпью проверяются полистно. В ходе проверок устанавливается соответствие и правильность, заполнения граф учетных карточек и журналов, наличие отметок об отправке, возврате, размножении и уничтожении документов.

7.4. Рекомендуется проводить ежеквартальные и ежегодные проверки наличия документов с грифом"коммерческая тайна".

7.5. Проверки наличия документов проводятся также при смене руководителя спецподразделения или сотрудников этих подразделений, ответственных за учет и хранение документов.

7.6. Результаты проверок оформляются актами. Акты подписывают члены комиссии по проверке наличия документов и утверждают у руководителя предприятия.

VIIIПорядок хранения и обращения с документами с грифом"коммерческая тайна"

81. Документы с грифом"коммерческая тайна" в нерабочее время должны хранится в помещениях спецподразделения. Хранение документов в нерабочее время в других помещениях допускается с разрешения руководства предприятия при наличии условий , обеспечивающих их сохранность.

8.2 Выдача документов с грифом"коммерческая тайна" сотрудниками предприятий, а также сотрудникам других предприятий и учреждений производится только по разрешению должностных лиц в соответствии с действующей на предпритии разрешительной системой под роспись в соответствующей карточке учета выдачи документа или дела или в учетной карточке документа.

8.3. Передача документов с грифом "коммерческая тайна" между сотрудниками предприятия может осуществляться только под расписку и в пределах круга лиц, допущенных к данному документу в соответствии с деист куницей на предприятии разрешительной системой.

hr-portal.ru

Защита документов, содержащих коммерческую тайну.

Основная цель защиты конфиденциальной информации, в том числе коммерческой тайны, состоит в том, чтобы, как говорят профессионалы, предотвратить ее утечку, овладение ею конкурентами. В ряде случаев требуется защита и "чужих" коммерческих секретов, которые могут быть доверены предприятию другими лицами, организациями.

Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя:

разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к КТ;
ограничение доступа к носителям информации, содержащим КТ;
ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет и сохранность документов, содержащих КТ;
использование организационных, технических и иных средств защиты КТ;
осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны КТ.

Допуск работника к конфиденциальной информации осуществляется с его согласия. Работодатель имеет право отказать в приеме на работу тому, кто не хочет брать на себя обязательства по сохранению коммерческой тайны.

Все сотрудники фирмы должны при поступлении на работу подписать трудовой договор или обязательство о неразглашении коммерческой тайны. Обязательство составляется в одном экземпляре и хранится в личном деле работника не менее 5 лет после его увольнения.

Работники предприятия, допущенные к конфиденциальной информации и документам, прежде чем получить доступ к ним, должны пройти инструктаж и ознакомится с памяткой о сохранении коммерческой тайны предприятия. Памятка составляется службой безопасности с учетом специфики конкретного предприятия и утверждается руководителем предприятия.

Приказом руководителя предприятия назначается должностное лицо (лица), ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Эти лица несут персональную ответственность за утерю документов или утечку информации из них.

Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению. На документе проставляют гриф ограничения доступа в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра:

Конфиденциально Коммерческая тайна

Экз. № 1 или Экз. № 1

Такие грифы показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит предприятию и охраняется законодательно.

Печатание документов с грифом "КТ" производится централизовано в специально отведенном помещении (рабочем месте), исключающем доступ посторонних лиц. Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет.

Черновики, файлы, варианты документов уничтожаются этим лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа: "Черновик (или файл) уничтожен. Подпись. Дата".

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в "Журнале регистрации документов с грифом "КТ". Все листы журналов, учитывающих такие документы, нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала в заверительном листе указывается общее количество листов (цифрами и прописью).

Движение (выдача и возврат) документов с грифом "КТ" должно своевременно отражаться в "Журнале учета выдачи документов с грифом "КТ".

Все дела с грифом "КТ" и журналы их учета в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел предприятия.

По окончании года специально созданная комиссия предприятия выполняет следующие работы:

проверяет наличие всех документов с грифом "КТ";
отбирает документы с грифом "КТ" для архивного хранения;
отбирает документы с грифом "КТ" для уничтожения.

Проверка наличия документов с грифом "КТ" по решению руководства предприятия может проводиться с другой периодичностью, например, по окончании каждого квартала.

В случае установления факта утраты документов с грифом "КТ" немедленно ставится в известность руководитель предприятия, служба безопасности и принимаются все меры к розыску документа. Для расследования факта утраты руководителем предприятия назначается комиссия. На утеренные документы после того, как розыск их не принес положительных результатов, составляется акт. В "Журнал регистрации документов с грифом "КТ" вносятся соответствующие отметки об утрате.

При передаче дел в архив на документы с грифом "КТ" составляется отдельная опись. Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.

На документы с грифом "КТ", отобранные к уничтожению, составляется акт, утверждаемый руководителем предприятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.

При увольнении сотрудника, ответственного за документы с грифом "КТ", производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенному лицу. Акт приема-передачи этих документов утверждается руководителем предприятия или его заместителем.

при прекращении трудовых отношений с предприятием, на котором сотрудник был допущен а КТ, обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действуют в течение двух лет, если иной срок не установлен трудовым контрактом.

studfiles.net

Организация работы с документами, содержащими коммерческую тайну

Документы, имеющие гриф «Коммерческая тайна», формируются в отдельное дело (или дела). На обложке дела в правом верхнем углу ставится гриф «Коммерческая тайна». На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом. Все листы дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. В начале подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нем, в конце дела подшивается заверительный лист. Хранятся такие дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом, ответственным за сохранность документов с грифом «Коммерческая тайна». Другие работники предприятия не должны иметь доступа к этому сейфу.[10]

При выдаче документа секретарем-референтом работник, получивший документ с грифом «Коммерческая тайна», должен сверить номер (индекс) полученного документа с номером (индексом) в журнале, проверить количество листов и поставить в журнале свою подпись.

Движение (выдача и возврат) документов с грифом «Коммерческая тайна» должно своевременно отражаться в Журнале учета выдачи документов с грифом «Коммерческая тайна».

Выданные для работы документы с грифом «Коммерческая тайна» подлежат возврату секретарю-референту в тот же день. С разрешения руководства предприятия отдельные документы с грифом «Коммерческая тайна» могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работы с ними, при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т. д.).

При возврате документа с грифом «Коммерческая тайна» секретарь-референт сверяет номер документа по журналу, проверяет количество листов документа и в присутствии работника ставит в графе «Отметка о возврате» подпись и дату возвращения документа.

Передача документов и дел другим работникам предприятия, имеющим допуск к этим документам, производится только через секретаря-референта с обязательной записью в журнале.

Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом «Коммерческая тайна» из одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в Журнале регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна».[11]

Документы с грифом «Коммерческая тайна» запрещается выносить из офиса. Лишь в исключительных случаях руководитель или его заместители могут разрешить сотрудникам вынос таких документов из здания для согласования, подписания и т.п. с принятием необходимых мер предосторожности.

На предприятии должен быть принят строгий порядок размножения документов с грифом «Коммерческая тайна». Они должны копироваться с разрешения руководства предприятия в специально выделенном помещении. Все копии документов с грифом «Коммерческая тайна» берутся на учет в специальном журнале или в Журнале регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна». Количество экземпляров документов с грифом «Коммерческая тайна» должно быть ограничено, причем каждый экземпляр готовится для заранее определенного адресата или исполнителя. Размножение документов следует производить в присутствии должностного лица, ответственного за документ. Все бракованные копни документов им забираются и подлежат немедленному уничтожению.[12]

Все дела с грифом «Коммерческая тайна», журналы (картотеки) учета таких документов в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел предприятия.

По окончании года специально созданная комиссия предприятия выполняет следующие работы:

- проверяет наличие всех документов с грифом «Коммерческая тайна»;

- отбирает документы с грифом «Коммерческая тайна» для архивного хранения;

- отбирает документы с грифом «Коммерческая тайна» для уничтожения.

В случае установления факта утраты документов с грифом «Коммерческая тайна» немедленно ставится в известность руководитель предприятия, и принимаются все меры к розыску документа. Для расследования факта утраты руководителем предприятия назначается комиссия.

На утерянные документы, после того как розыск их не принес положительных результатов, составляется акт. В Журнал регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна» вносятся соответствующие отметки об утрате.

При увольнении сотрудника, ответственного за документы с грифом «Коммерческая тайна», производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенному лицу. Акт приема-передачи этих документов утверждается руководителем предприятия или его заместителем.

При передаче дел в архив на документы с грифом «Коммерческая тайна» составляется отдельная опись.

Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.[13]

На документы с грифом «Коммерческая тайна», отобранные к уничтожению, составляется акт, утверждаемый руководителем предприятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.

В соответствии со ст. 3 Федерального закона от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» под коммерческой тайной понимается конфиденциальность информации, позволяющая её обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.

Под информацией, составляющей коммерческую тайну в соответствии с указанным законом, понимается научно-техническая, технологическая, производственная, финансово-экономическая или иная информация (в том числе составляющая секреты производства («ноу-хау»), которая имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности её третьим лицам, к которой нет свободного доступа на законном основании и в отношении которой обладателем такой информации введён режим коммерческой тайны. Таким образом, по смыслу законодательства, если в организации отсутствует введённый режим коммерческой тайны, то отсутствует и сама коммерческая тайна.

Делопроизводство по документации, содержащей коммерческую тайну, на всех этапах осуществляется отдельно от делопроизводства по документации без ограничения доступа. Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат отдельному учету и хранению.

На документах, предоставляемых органу государственной власти, иному государственному органу, органу местного самоуправления и содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, должен быть нанесен гриф «Коммерческая тайна» с указанием ее обладателя.

Печатание документов с грифом «Коммерческая тайна» производится централизованно, в специально отведенном помещении (рабочем месте), исключающем доступ посторонних лиц.

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна».

Все поступающие (входящие) документы с грифом «Коммерческая тайна» принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом или секретарем-референтом, если ему предоставлено такое право.

Документы, имеющие гриф «Коммерческая тайна», формируются в отдельное дело (или дела). Движение (выдача и возврат) документов с грифом «Коммерческая тайна» должно своевременно отражаться в Журнале учета выдачи документов с грифом «Коммерческая тайна». Документы с грифом «Коммерческая тайна» запрещается выносить из офиса.

1. Гражданский кодекс Российской Федерации Часть 1 от 30.11.1994 № 51-ФЗ // Собрание законодательства РФ. – 1994. – № 65. - Ст. 3256.

2. О коммерческой тайне : федеральный закон [от 09.07.2004 № 98-ФЗ] // Собрание законодательства РФ. – 2004 - № 31. - Ст. 1258.

3. Сологуб, О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: учебное пособие / О.П. Сологуб. - 2-е изд., стер. – М.: Омега-Л, 2007. – 206 с.

4. Спивак, В.А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство). / В.А. Спивак. – СПб.: Питер, 2007. – 240 с.

5. Мосеев, Р.Н. Современное документоведение: учебноепособие / Р.Н. Мосеев; Министерство образования и науки Российской Федерации, Московский государственный открытый университет. – М.: АСТ: Восток-Запад, 2007. - 377 с.

[1] О коммерческой тайне : федеральный закон [от 09.07.2004 № 98-ФЗ] // Собрание законодательства РФ. – 2004 - № 31. - Ст. 1258.

[2] Гражданский кодекс Российской Федерации Часть 1 от 30.11.1994 № 51-ФЗ // Собрание законодательства РФ. – 1994. – № 65. - Ст. 3256.

[3] Гражданский кодекс Российской Федерации Часть 1 от 30.11.1994 № 51-ФЗ // Собрание законодательства РФ. – 1994. – № 65. - Ст. 3256.

[4] Сологуб, О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: учебное пособие / О.П. Сологуб. - 2-е изд., стер. – М.: Омега-Л, 2007. – С. 87.

[5] Сологуб, О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: учебное пособие / О.П. Сологуб. - 2-е изд., стер. – М.: Омега-Л, 2007. – С. 88.

mirznanii.com