Архивное делопроизводство. Архивное дело журнал

Архивное дело :: Profiz.ru

Правильно систематизируем, формируем и уничтожаем кадровые документы

Н. С. Рудина, генеральный директор, ресурс www.arhivdocument.ru

Статья опубликована частично, полностью её можно прочитать в журнале «Кадровые решения» №2, 2018

Организация хранения кадровых документов

Жижерина Ю. Ю., директор по персоналу

Статья опубликована частично, полностью её можно прочитать в журнале «Кадровые решения» №4, 2016

Номенклатура дел в отделе кадров: составляем, уточняем, утверждаем

Кожанова Е. Н., специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Статья опубликована в журнале «Кадровые решения» №12, 2015

Архив на предприятии: организация хранения документов

М. В. Гришина, специалист отдела кадров, менеджер по персоналу ООО «Стелмон»

Статья опубликована в журнале «Кадровые решения» №2, 2011

Упорядочение документов по личному составу

Одним из видов работ, связанных с оформлением дел, является нумерация листов в делах. Проведение этой работы требует соблюдения определенных требований, установленных Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. После того как проведена нумерация листов, можно приступать к оформлению обложки дела.

Е.А. Кошелева, заместитель директора Центрального госархива Московской области

Статья опубликована в журнале «Кадровые решения» №3, 2003

Использование документов по личному составу

Использование документов означает применение пользователями и архивом архивных документов и содержащейся в них информации в целях удовлетворения информационных потребностей и защиты конституционных прав граждан. Порядок использования архивных документов, в том числе и по личному составу, устанавливается Федеральной архивной службой России в соответствии с Конституцией Российской Федерации и другими федеральными законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации, относящимися к информации. Основными принципами использования документов по личному составу являются законность ее поиска, получения и использования.

Е.А. Кошелева, заместитель директора Центрального госархива Московской области

Статья опубликована в журнале «Кадровые решения» №3, 2004

Подготовка кадровой документации для дальнейшего архивного хранения

Документы по личному составу, имеющие долговременный срок хранения (свыше 10 лет), подлежат передаче в архив организации не позднее чем через три года после завершения их в делопроизводстве. Документы, имеющие временный срок хранения (до 10 лет включительно), хранятся в соответствующих структурных подразделениях (например, в кадровой службе и бухгалтерии) в специально отведенных для них местах (отдельных комнатах или запирающихся шкафах) до истечения срока их хранения в соответствии с перечнями. После чего эти документы уничтожаются в установленном порядке.

Е.А. Кошелева, зам. директора Центрального госархива Московской области

Статья опубликована в журнале «Кадровые решения» №2, 2006

Подготовка документов по личному составу к архивному хранению

Ряд статей Конституции Российской Федерации гарантирует право граждан на получение сведений и информации, затрагивающих их социально-правовые интересы. Такие сведения содержатся и в документах по личному составу, образующихся в деятельности организаций. Подготовка документов по личному составу к длительному хранению начинается на стадии составления номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве. Подготовка документов к длительному хранению включает в себя:

• проведение экспертизы ценности документов;
• оформление дел;

составление описей и научно-справочного аппарата к ним (указателей, оглавлений).

Е.А. Кошелева, заместитель директора Центрального госархива Московской области

Статья опубликована в журнале «Кадровые решения» №2, 2003

ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ СЛУЖБ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Информирование руководства и структурных подразделений организации, других заинтересованных организаций осуществляется архивом по заданию руководства и запросам организаций путем составления архивной справки и других информационных документов, выдачи архивных копий и архивных выписок, а также выдачи дел во временное пользование.

Е.А. Кошелева, зам. директора Центрального госархива Московской области

Статья опубликована в журнале «Кадровые решения» №4, 2005

Подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации

Завершающим этапом делопроизводства по кадрам является подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации или при отсутствии архива — к последующему хранению в службе кадров после завершения их делопроизводством. Этот этап условно можно разделить на несколько стадий: • формирование дел в службе кадров; • экспертиза ценности дел службы кадров; • оформление дел в службе кадров; • описание и уничтожение дел в службе кадров; • обеспечение сохранности дел; • передача дел в архив организации. Вышеперечисленные стадии проводятся не только в службе кадров, но и в других структурных подразделениях организации в соответствии с общими требованиями российского законодательства в сфере делопроизводства и архивного дела.

А.С. Красавин, канд. ист. наук, ведущий научный сотрудник ВНИИДАД

Статья опубликована в журнале «Кадровые решения» №2, 2005

www.profiz.ru

Архивное дело :: Profiz.ru

Документы временного хранения

М.М. Бахарева, документовед

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №6, 2014

Организуем исполнение запросов в архиве

Е.Л. Полоса, документовед

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №9, 2013

Составляем описи дел

Е.Л. Полоса, документовед, архивист

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №3, 2013

Новый год – новая номенклатура дел

Е.А. Кошелева, архивист

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №12, 2011

Формирование дел в организации и их текущее хранение

Е.А. Кошелева, архивист

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №8, 2011

Новое в хранении документов

М. В. Журавлева, специалист по кадровому учету

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №1, 2011

Новый типовой перечень: что изменилось?

Е.А. Кошелева, архивист

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №11, 2010

Порядок передачи документов на хранение в архивные учреждения при ликвидации организации

Е.А. Кошелева, зам. директора государственного учреждения Московской области «Центральный государственный архив Московской области»

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №9, 2010

Центробанк ужесточил требования к организации хранения документов ликвидированных кредитных организаций

Н.А. Храмцовская, ведущий эксперт компании ЭОС по управлению документацией, член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №5, 2010

Обеспечение пожарной безопасности архивов

М.Ю. Рогожин

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №2, 2010

www.profiz.ru

Архивное дело :: Profiz.ru

Внесение изменений в номенклатуру дел

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Статья опубликована частично, полностью её можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» №5, 2016

Сроки хранения документов по личному составу: что изменилось?

С.В. Тиханович, начальник отдела государственного архива

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №4, 2016

Дело контрагента (несколько видов документов в одном деле): правила формирования, сроки хранения, передача в архив

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Статья опубликована частично, полностью её можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» №4, 2016

Цветовое кодирование документов: дешево и практично

В.С. Туркина, секретарь-референт

Статья опубликована частично, полностью её можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» №2, 2016

Ответственность за нарушение норм хранения архивных документов: судебная практика

В.С. Туркина, секретарь-референт

Статья опубликована частично, полностью её можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» №1, 2016

Номенклатура дел в конце года: уточнение и переутверждение

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №12, 2015

Новый нормативный документ: Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов в архивах организаций

В.Ф. Янковая, зам. директора ВНИИДАД, канд. ист. наук, доцент

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №11, 2015

Выписка из номенклатуры дел: как оформить?

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №9, 2015

Архива нет, а документы есть: как секретарю организовать систему хранения документов в молодой компании

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №8, 2015

План работы архива на год

С.В. Тиханович, начальник отдела комплектования Российского государственного архива научно-технической документации

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №6, 2015

www.profiz.ru

ИСТОРИК МАРКСИСТ, №3, 1927 год. ОБЗОР ЖУРНАЛА «АРХИВНОЕ ДЕЛО»



"Историк Марксист", №3, 1927 год, стр. 207-208

ОБЗОР ЖУРНАЛА «АРХИВНОЕ ДЕЛО»

(Выпуски V—VI, VII, VIII—IX)

Издаваемый Центрархивом РСФСР специальный журнал теории и практики архивного дела представляет интерес не только для специалиста-архивиста, но и для историка, соприкасающегося с архивохранилищами Центрархива в процессе исследовательской работы.

В вышедших за последний год трех выпусках этого, мало известного широкой читающей массе, журнала помещены статьи, знакомство с которыми подчас значительно облегчит исследователю разыскание необходимого ему документального материала и ориентировку в архивах.

К таким статьям в первую очередь относится ряд очерков, освещающих историю, структуру и состав материала отдельных центральных архивохранилищ

Архив Октябрьской революции (в Москве), значение которого для изучения истории Октябрьской революции, гражданской войны и советского строительства ясно для каждого историка, освещен статьей В. В. Максакова «Пять лет Архива Октябрьской революции» (А. Д. V—VI). Автор дает историю Архива, краткую характеристику материалов документо- и книгохранилищ и отдела иллюстративного. Перечисляет наиболее интересные фонды, приводит данные об использовании материалов А. О. Р. для научно-исследовательской работы, а также указывает и пути дальнейшего развития А. О. Р.

Центральный Межевой Архив — ценнейшее собрание планов и карт с 1755 г. насчитывающий 1.748.745 дел, почти не использованных историками, освещен небольшой статьей С. Троянского (А. Д. V—VI).

Документы Межевого Архива представляют из себя богатейший материал для изучения аграрных отношений прошлого, в особенности ценны экономические примечания к материалам генерального межевания, значение которых отмечал целый ряд исследователей. Нашим экономистам-историкам статья С. Троянского много поможет при ориентировке в этих материалах.

Статья И. Хрипача о Военно-Историческом Архиве в первой своей части, напечатанной в выпуске VIII—IX, знакомит с историей В. И. А. и с содержанием отделов I — (фонды до 1914 г.) и II — (фонды империалистической войны 1914 1918 гг.), дает сведения о каталогах и публикациях материалов этих отделов.

Статья И. Маяковского (А. Д. V—VI) «Итоги и перспективы работы Ленинградского Центрального Исторического Архива» знакомит историка с деятельностью ЛЦИА и задачами, стоящим перед ним.

Характеристика фондов серии финансов, торговли и промышленности в статье Е. Тарле (А. Д. VII) «Архивохранилище народного хозяйства, права, культуры и быта ЛЦИА» ориентирует исследователя в огромном количестве документов XVIII—XX в.в., представляющих ценнейший материал по экономике России вплоть до революции 1917 г. Заканчивается очерк Е. Тарле перечнем работ и изданий, вышедших в последнее время по материалам охарактеризованных им фондов, по материалам, относящимся «к развитию в России торгового, промышленного, отчасти банковского капитала в XVIII, XIX, XX в.в., и к тем явлениям, которые более или менее близко связаны с этими видами капитала, к истории рабочего класса, к истории русской таможенной политики, к истории налоговой системы и, шире, к истории русских государственных финансов за два века».

Из остальных статей прежде всего отметим статью В. В. Максакова «На очереди» (А. Д. VII).

Автор указывает на задачи архивов в связи с десятилетием Октябрьской революции, на необходимость выявления, собирания к приведения в порядок документов, 1917—1918 гг., в особенности документов, возникавших в процессе Революции учреждений и организаций, собирания архивов советских учреждений. Попутно он несколькими яркими примерами характеризует состояние ведомственных архивов».

Большое внимание уделено в журнале вопросам архивной теории и техники. Для неспециалиста представят интерес статьи: И. Л. Маяковского (А. Д .V—VI) — Архив, библиотека и музей», где автор пытается четко разграничить функции этих родственных научных учреждений; Я. Н. Ждановича и М. К. Любавского «К вопросу о недроблении архивных фондов» (А. Д. V—VI): статья Н. В. Рутинова — «Регистратура и архив» (А. Д. VII), а также заметка Л. М. Левина — «Фото-кино-архив» и статья М. Ахуна «К вопросу об организации научно-справочных библиотек при архивохранилищах», приводящая данные о библиографии русских ведомственных издания (А. Д. VIII—IX).

Журналу «Архивное Дело» удалось привлечь к сотрудничеству и известных иностранных историков-архивистов. Так, за 1926 г. мы имеем статью Анри Сэй (H. See) — одного из видных исследователей социально-экономической истории Франции — «Провинциальные архивы Франции со времени мировой войны» (А. Д. VII), знакомящую нас, как с архивно-организационными и архивно-техническими вопросами, так и с классификацией и составом материалов французских департаментских архивов. Статья Ж. Буржена «Парижский Национальный Архив» (А. Д. VIII—IX) содержит некоторые данные о составе одного из ценнейших во Франции хранилищ собрания документов.

Во всех трех выпусках уделено значительное внимание состоянию архивного дела на местах. Инспекторские отчеты освещают помимо организационных вопросов и состояние местных архивов, по которому историк легко представит себе картину подготовленности архивов в различных районах РСФСР, в смысле возможности их использования для исследовательской работы.

Ряд заметок познакомит интересующегося с состоянием архивного дела в Союзных республиках и на Западе — в Латвии, Германии, Польше. Чехословакии и Англии.

В заключение остановимся на отделе библиографии.

Помимо широкого освещения изданий по архивному делу и вопросам делопроизводства, как русских, так и иностранных, журнал уделяет все большее внимание библиографии документальных публикаций. В последнем выпуске 1926 г. (А. Д. VIII—IX) помещен очень ценный для историка обзор документальных публикаций за январь—март 1926 г. С. Н. Валка.

Автор стремится включить в свой «обзор, по возможности, все документы, как опубликованные в виде отдельных сборников документов, так и в виде приложений к монографическим работам, либо целостных в них вставок (но не в виде цитат, так как документ, лишь цитированный, может быть опубликован в его целом).

Исключены из обзора сборники документов типа хрестоматий, содержащие перепечатки опубликованных уже документов.

Отмечены лишь издания, имеющие «значение новых публикаций: впервые появляющиеся документы или критические издания уже известных произведений» Главная масса рецензируемых С. Н. Валком документальных публикаций относится к декабристам и 1905 году.

Для исследователя именно документ должен явиться основой его работы: поэтому ценный для архивиста обзор документальных публикаций имеет и для него большое значение.

Кроме всего вышеперечисленного, журнал «Архивное Дело» содержит также декреты высших правительственных учреждений и инструкций Центрархива пo различным вопросам его компетенции.

А. Рахлина

sergeyhry.narod.ru

Архивное дело | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Статьи по теме

Для организации правильной работы с документами организации необходимо не только знать правила оформления деловых бумаг и формирования дел, но и основы хранения. Чтобы обеспечить в организации быстрый доступ к необходимым документам, рекомендуем изучить архивное дело.

Данная статья позволит разобраться в таких вопросах, как:

• делопроизводство и архивное дело;
• управление архивным делом в организации;
• организация архивного дела;
• информатизация архивного дела;
• история архивного дела.

В любой организации имеются документы, которые необходимо хранить в течение нескольких лет либо на протяжении существования организации. Чтобы не растерять столь важную документацию, рекомендуем организовать в компании правильное хранение деловых бумаг в архиве.

Делопроизводство и архивное дело

Существует большое количество документов в организации, которые используются единожды или не используются вовсе. Однако избавляться от таких деловых бумаг нельзя до тех пор, пока не истечет их срок хранения. Чтобы правильно организовать их хранение необходимо четко согласовать делопроизводство и архивное дело в организации.

Передача документов на хранение в архив организации

Закон об архивном деле  (Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526) не делает обязательным создание архивов в негосударственных компаниях, а лишь рекомендует. Однако любой руководитель понимает, что без архива достаточно проблематично организовать правильное и надежное хранение документации. К тому же срок хранения документов по личному составу составляет от 45 лет и более. Учитывая смену кадров, документации по личному составу за эти годы накопится немало. Именно поэтому целесообразней всего будет создать архив.

Управление архивным делом в организации

Читайте по теме в электронном журнале

Несмотря на то, что создание архива в организации подразумевает наличие архивариуса или целого штата работников архива, на самом деле организовать работу архива можно даже в самой небольшой компании. Управление архивным делом в организации может один сотрудник компании, занимающий основную должность в работе с документацией. К примеру, если все обязанности по оформлению документов и дел в организации возложены на секретаря, то будет правильным назначить по совместительству данного сотрудника и ответственным за архивное дело. Для того чтобы возложить на работника ответственность за архивное хранение, требуется инструктаж в государственном архиве.

Также работа в архиве по совместительству очень актуальна в том случае, если организация имеет очень скромный документооборот. В этом случае можно составить график работы архива, т.е. время приема дел на хранение. При такой организации архива контролировать работу секретаря-архивариуса будет руководитель организации.

Организация архивного дела

Правильная организация архивного дела подразумевает наличие специально отведенного здания или помещения. При отсутствии такового организовать сохранность документов практически невозможно. В первую очередь стоит учесть, что размещение архива не допускается в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением.

Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

 

Также помещение архива должно иметь огнеупорные стены и находиться в отдаленности от прокладки труб (водоснабжения и канализации). Структурная организация работы архива зависит от объема документов в компании. Иногда архив организуется как самостоятельный отдел или подразделение в составе службы делопроизводства.

При организации архива необходимо соблюсти ряд обязательных правил. Для стабильной работы архива рекомендуется разработать инструкцию об архиве организации.

Подготовка дел к передаче на архивное хранение. Оформление дел

Руководитель архива либо лицо, ответственное за архив (архивариус), назначаются на должность и освобождаются от должности приказом руководителя организации.

Основу деятельности архивариуса составляют:

• организация работы архива;
• ответственность, в том числе и уголовная (например, если документы из архива похищены, уничтожены, повреждены или заведомо скрыты (ч. 1 ст. 325 Уголовного кодекса РФ)), за выполнение возложенных на архив задач.

Развитие архивного дела, его рост и увеличение штата добавляют в обязанности архивариуса организацию инструктажа и введение новых методов работы (например, при организации электронного документооборота).

Информатизация архивного дела

Многие организации уже активно используют электронный документооборот. С его возникновением также появилась необходимость в хранении электронных документов. Как правило, каждое структурное подразделение самостоятельно производит запись документов на электронный носитель (лучше всего для этого подходят диски). Каждый диск содержит только одно дело. Далее составляется опись, в которой указываются списки дел (дисков), передаваемых в архив. Далее электронные диски хранятся в архиве наряду с остальными делами.

История архивного дела

За последние годы история архивного дела все больше пополняется новыми изменениями. Так, последние изменения в законе коснулись архивного хранения информации на электронных носителях. Теперь в архиве можно хранить не только оригиналы документов, но и их копии, а также аудиоинформацию на электронных носителях. К тому же изменения 2015 года сделали необязательным наличие архива в организациях. Теперь руководителям компаний с маленьким документооборотом нет необходимости выделять средства на оборудование собственного архива – достаточно прибегнуть к услугам компаний, которые организуют архивное хранение. В целом можно сказать, что именно благодаря изменениям 2015 года архивное дело перешло на абсолютно новый уровень в обеспечении сохранности документов.

www.sekretariat.ru

Архивное делопроизводство | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Статьи по теме

Одним из важнейших этапов создания в организации эффективного делопроизводства является архивное делопроизводство. Оно призвано обеспечивать контроль над работой с архивными документами, а также их сохранность и доступность. О том, как правильно вести архивное делопроизводство в организации – читайте в статье.

В данной статье мы рассмотрим:

• для чего нужно архивное делопроизводство в организации;
• как вести архивное делопроизводство;
• правила архивного делопроизводства;
• наиболее частые ошибки при ведении архивного делопроизводства.

Архивное делопроизводство требует тщательной организации и контроля ведения. Это обусловлено тем, что его главной задачей является сохранение важных документов на протяжении многих лет, а то и десятилетий. Поэтому данная отрасль делопроизводства должна быть организована в компании на высшем уровне.

Архивное делопроизводство в организации

Ведение делопроизводства в организации включает необходимость сохранения документов. Несмотря на то, что вступившие в 2015 году Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях содержат формулировку «организация вправе создавать архивы вправе создавать архивы…», дальнейшее рассмотрение показывает, что все-таки архивное хранение документов носит обязательный характер, а не рекомендательный.

Особенности формирования в дела отдельных категорий документов

Обуславливается это тем, что сроки хранения важной документации организации (кадровых документов, налоговой и бухгалтерской отчетности) никто не отменял. Более того, при отсутствии вышеперечисленных документов контролирующие органы вправе оштрафовать либо применить административное наказание к ответственным лицам организации. Поэтому так важно вести архивное делопроизводство в организации.

Как вести архивное делопроизводство

Архивное делопроизводство в организации должно подчиняться строгому регламенту. Любой процесс работы с архивными документами должен быть описан в инструкции по делопроизводству, будь то передача дел в архив, экспертиза ценности, формирование дел из архивных документов и уничтожение.

Читайте по теме в электронном журнале

Определение сроков хранения документов

Также советуем издать и утвердить в организации графики, согласно которым будут осуществляться все мероприятия, касающиеся архивных документов. К примеру, при большом документообороте в организации целесообразнее составить график, по которому будет вестись прием документов на архивное хранение. В этом графике следует указать в какие дни и какое подразделение организации обязано осуществить передачу дел на хранение. Строгие временные рамки не только исключают путаницу в документах из различных подразделений, но и обязывают сотрудников подразделений своевременно осуществлять подготовку дел и документов для передачи в архив.

Правила архивного делопроизводства

На что опираться сейчас в сфере нормативного регулирования и методического обеспечения архивного дела?

Во-первых, на действующий документ, который носит нормативный характер: Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526), вступившие в силу в конце ­сентября прошлого года. Далее в статье будем называть его ­Правила-2015.

И во-вторых, на действующий документ, который носит методический характер: Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее – Основные правила). Многие практические вопросы, лишь затронутые Правилами-2015, освещены здесь довольно подробно, например, порядок ­разработки ­номенклатуры дел.

Основные правила работы ведомственных архивов (утв. приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263), которые уже давно в силу возраста были не вполне рабочим документом, наконец отправлены на заслуженный отдых и не подлежат применению на территории Российской Федерации с момента вступления в силу Правил-2015 (письмо Росархива от 18.09.2015 № 2/2133-А).

 

Ошибки при ведении архивного делопроизводства

Ошибки при ведении архивного делопроизводства, как правило, допускаются по незнанию либо из-за недостаточного контроля деятельности. Самое страшное, что может случиться – это уничтожение документов с действующими сроками хранения. Эта ошибка может возникнуть по причине невнимательности сотрудников либо ненадлежащего исполнения обязанностей.

Номенклатура дел организации: цели, функции, порядок разработки

Чтобы избежать подобных ошибок, необходим четкий и поэтапный план любой работы с архивными документами. К примеру, во время экспертизы ценности (если документов не так много) следует осуществлять полистную проверку документов и их сроков хранения. Если же объем документов большой, то рекомендуем внимательно ознакомиться с описью документов в деле. При этом необходимо присутствие сотрудника подразделения, направившего документы, ведь именно он может помочь разобраться в документах. Также рекомендуем обучить всех сотрудников компании (либо выборочно ответственных лиц в подразделениях) основам оформления и формирования дел. Это существенно упростит работу и снизит вероятность ошибок на этапе оформления.

Наличие в организации закрепленной номенклатуры дел также значительно упрощает жизнь сотрудникам архива. Поэтому если в организации выявляются постоянные ошибки при ведении архивного делопроизводства, вероятнее всего, что проблема в отсутствии либо ненадлежащем виде номенклатуры дел.

www.sekretariat.ru

Архивное дело :: Profiz.ru

Первые шаги на новом рабочем месте: архив с нуля

Какую задачу ставят руководство и сотрудники организации перед новым руководителем архивной службы? Чаще всего это крик души: «Сделайте что-нибудь с этими чертовыми документами!» На первых порах именно этим и придется заняться, и лучше эту работу проводить по определенному плану, корректируя его по мере необходимости.

Н.А. Храмцовская, ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №1, 2010

Оценка стоимости работ по составлению номенклатуры дел

Как рассчитать стоимость работ по составлению номенклатуры дел? Каким образом учитываются все виды работ (анализ документации, структуры; изучение видов и состава документов; работа с руководителями структурных подразделений и пр., т.е. вся огромная работа, предшествующая оформлению номенклатуры дел)?

Н.А. Храмцовская, ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №9, 2009

Наводим порядок в архиве

Неподготовленного человека среднестатистический коммерческий архив может повергнуть в легкий шок: за что хвататься? Главное – не паниковать.

Ю.В. Еремеева, зав. канцелярией, член Клуба профессиональных секретарей

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №8, 2009

Применение перечней документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения

Сроки хранения определяются по перечням документов со сроками хранения. Перечни используются в качестве основных нормативных документов при определении сроков хранения и отборе архивных документов для их дальнейшего хранения или уничтожения, а также при составлении номенклатур дел и формирования документов в дела.

Е.А. Кошелева, зам. директора государственного учреждения Московской области «Центральный государственный архив Московской области»

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №4, 2009

Проведение экспертизы ценности документов

Е.А. Кошелева, зам. директора государственного учреждения Московской области «Центральный государственный архив Московской области»

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №11, 2008

Формирование дел и подготовка их к архивному хранению

Е.А. Кошелева, зам. директора государственного учреждения Московской области «Центральный государственный архив Московской области»

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №2, 2008

Порядок уничтожения дел с истекшими сроками хранения

В деятельности организаций всех форм собственности образуются документы, которые имеют различные сроки хранения. Одни документы подлежат постоянному хранению (или хранятся до момента ликвидации организации), другие подлежат долговременному (свыше 10 лет) хранению, и значительная часть документов организации имеет временный, в основном пятилетний, срок хранения.

Кошелева Е.А.

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №9, 2003

Руководство деятельностью Росархива перешло к Президенту РФ

Указ Президента РФ от 04.04.2016 № 151 «О Федеральном архивном агентстве»

Запись в блоге, 05.04.2016, 16:21

Установлены сроки временного хранения документов по личному составу

Федеральный закон от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон „Об архивном деле в Российской Федерации“»

Запись в блоге, 04.03.2016, 10:07

www.profiz.ru

---

Смотрите также

• 
  Журнал межкультурные коммуникации
• 
  Журнал налоговая проверка
• 
  Штрих код журнала
• 
  Журнал о лизинге
• 
  Журнал вестник психологии
• 
  Проект школьный журнал
• 
  Талисман живого журнала
• 
  Журнал научный руководитель
• 
  Фейсбук журнал действий
• 
  Электронный журнал сасово
• 
  Журнал строительная механика