Основы делопроизводства и документооборота для новичков. Документооборот журнал

Основы делопроизводства и документооборота для новичков 2018

Обязанность вести делопроизводство обычно возлагается на секретаря. Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы. Но ведение документооборота – дело ответственное и важное, от его точности и правильности во многом зависит успешная работа предприятия.

Делопроизводство может быть:

• общим – касающимся основной деятельности компании,
• кадровым – для документации по личному составу, ведется отделом кадров,
• секретным – встречается в некоторых государственных структурах и имеет нормативы ведения,
• электронным – когда часть информации передается в цифровом формате.

Самостоятельно освоить основы делопроизводства несложно. Начать лучше с самого важного и основополагающего документа – номенклатуры дел.

Номенклатура дел

Это документ с перечнем всех «дел» в организации. Под «делом» в данном случае подразумевается совокупность деловых бумаг одного вида или направленности.

Номенклатура – это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, нужно определить список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединить их по направлениям, Каждому виду присваивается номер – код, он может состоять из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.

Например: 01/БУ/2017, где 01 – номер по порядку, БУ – бухгалтерия, 2017 – год. Указывается также срок хранения и место в архиве, когда дело будет туда сдано. Утвердить номенклатуру можно на определенный период – на год, 3 года или 5 лет, если не предвидится никаких ее изменений. Перед утверждением содержание номенклатуры должно проверяться руководителями подразделений в части, касающейся их работы.

Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг, а также для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия. Обычно она составляется в виде таблицы – наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. Дела лучше сгруппировать по видам, отделам их издания.

Виды документов в организации

Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. Часто документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы. Но есть перечень, характерный для любой компании, будь она коммерческой или государственной:

• Входящие – поступающие в организацию извне – всё, пришедшее по почте, с курьерами, лично доставленное представителями других организаций.

• Исходящие – отправленные из организации – всё, адресованное в другие юридические лица, а также физическим лицам (ответы, письма, решения).

• Внутренние – не выходящие за пределы организации, регламентирующие работу предприятия (приказы, распоряжения, регламенты, положения и др.).

Как правило, по каждому виду ведется отдельный регистрационный журнал, в котором фиксируется номер по порядку, дата, наименование, откуда поступил или куда направлен документ, фамилия ответственного.

Если в журнале регистрируются документы, выдаваемые на руки сотрудникам, оставляется поле для подписи в получении. Также в журнале может быть сделана пометка, в какое дело согласно номенклатуре подшита копия для хранения.

В организации также могут вестись журналы внутренних командировок, учета сдачи ключей, времени прихода на рабочее место и даже телефонных звонков. Порой количество регистрационных книг приводит к заведению журнала учета журналов. Все зависит от необходимости и сложившейся на предприятии практики.

Журналы нужно пронумеровать, прошить и опечатать, это делают для исключения возможности замены листа.

Ведение учета — основы делопроизводства и документооборота. Количество журналов и дел зависит от потребности компании и желания фиксировать все имеющиеся бумаги.

Положение о документообороте

После разработки номенклатуры дел и перечня необходимых журналов разумно составить Положение о документообороте организации. Это регламент, разъясняющий правила составления, передачи, архивирования всех имеющихся бумаг. В нем описывают порядок действий в отношении каждого потока документации и устанавливают сроки ее передачи от одного отдела к другому.

Образец Положения

скачать

Положение поможет избежать путаницы, перекладывания ответственности и потерь важных деловых бумаг. Для каждого потока прописывается маршрут – например: издание, согласование, регистрация, отправка адресату, подшивка в архив.

Печати и штампы

Часто новички, да и не только они, не могут разобраться, в каких случая нужна печать организации, а в каких – нет. Ответ очень прост: печатью заверяются исходящие бланки, т.к. наличие печати удостоверяет происхождение письма. Внутренние бумаги не требуют наличия печати, т.к. подписи руководства в этом случае вполне достаточно.

Входящие документы после их регистрации передаются руководителю для принятия решения и назначения ответственного за исполнение или ответ. На них также не нужна печать. Не следует путать печать и штамп. Штампы могут быть самые разные, от «Входящий №…» до «Копия верна», и никакой юридической силы они не имеют. Это просто вспомогательный инструмент для работы секретаря.

clubtk.ru

Документооборот в организации | Статьи

Статьи по теме

Работа любой современной компании осложняется повседневной необходимость иметь дело с огромным количеством официальных документов. Документооборот организации требует крупных временных и материальных затрат. От его правильной организации во многом зависит эффективность управленческих процессов. В этой статье разберем основные элементы и этапы документооборота, а также рассмотрим условия его эффективности.

Из этой статьи вы узнаете:

• Каковы принципы эффективного документооборота в организации?
• Какие элементы документооборота организации можно считать базовыми?
• Какие процессы включают разные этапы документооборота?
• Каковы наиболее распространенные проблемы документооборота в организации?

Под понятием “документооборот организации” чаще всего понимается комплексная система оформления, использования и движения официальных документов. При этом подобная система охватывает весь жизненный цикл служебных бумаг: от их получения или создания до передачи в архив или отправки адресату.

Нормативной базой документооборота служат законодательные и правовые акты РФ, ГОСТы, классификаторы, Государственная система документационного обеспечения управления, а также локальные нормативные документы. Закон не запрещает компаниям разрабатывать внутренние регламенты и инструкции, для организации документооборота.

Документооборот организации считается элементом документационного обеспечения управления (ДОУ). Это своеобразная система коммуникации любого учреждения, целью которой является обеспечение управленческой системы качественной и актуальной информацией для принятия и выполнения управленческих решений.

Читайте по теме в электронном журнале

Принципы эффективного документооборота в организации

Эффективность документооборота можно оценить, в первую очередь, по соотношению его качественных, количественных и временных показателей. Качественные параметры — это принадлежность системы к автоматизированному, традиционному или смешанному типу; маршруты и стадии движения документов. Количественные характеристики — это показатели объема документов, плотности потоков. Временные — скорость прохождения документом полного цикла.

Для того чтобы достигнуть оптимального соотношения данных показателей, документооборот организации должен быть выстроен в соответствии со следующими принципами:

• максимальная централизация

Технология работы с документами. Документооборот

Данный принцип в первую очередь касается приема, первичной обработки и отправки корреспонденции. Целесообразна централизованная обработка документов, поступивших любыми способами доставки.

• сокращение инстанций прохождения
• минимальное количество возвратных движений
• разработка схем движения документов отдельных видов;
• однократная регистрация, использование уникальных индексов;
• предварительное рассмотрение документов и их функциональное распределение;
• корректные резолюции об исполнителях и сроках исполнения;
• возможность параллельного согласования всеми заинтересованными лицами;
• снижение уровня подписания.

Элементы документооборота в организации

Документооборот в организации строится на взаимодействии пяти основных элементов: людей,  информации, процессов, правил и технологий. Все они реализуют определенные функции, взаимодействуя с другими. В систему документооборота включены следующие элементы:

Участники документооборота

Сотрудники, заказчики, партнеры, поставщики, потребители, проверяющие. 

Эти люди осуществляют движение документов, получая задачи, выполняя работу, осуществляя контроль исполнения, обеспечивая доступ к данным.

Информация

Данные, содержащиеся в бумажных и электронных документах, формах, факсах, переписке, отчетах, сообщениях и т.д.

С этим ключевым элементом связаны такие виды деятельности как создание, получение, хранение, поиск, доставка и уничтожение служебной документации.

Процессы

Процессы документооборота имеют обширную классификацию. Они могут быть обязательными и случайными, структурированными или гибкими, структурированными, регламентированными и т.д.

Любой процесс необходимо своевременно инициировать, отслеживать и проверять. Некоторые процессы нуждаются в маршрутизации, протоколировании и утверждении.

Инструкция по делопроизводству. Оформляем документы правильно

Правила

Данный элемент системы представлен всевозможными регламентами, стандартами и политиками. Для большинства процессов документооборота организации существуют как внутренние процедуры, так и внешние требования регулирования.

Любые правила не просто должны быть утверждены и введены в действие. С регламентами связана деятельность по отслеживанию их исполнения и своевременному обновлению.

Технологии

Этот элемент представлен используемыми для функционирования системы технологиями. В современном бизнесе для реализации документооборота предпочтительно использовать электронные средства, позволяющие существенно сократить временные и материальные затраты. Базы данных и любое другое программное обеспечение необходимо интегрировать в систему, а затем поддерживать и администрировать. Кроме того, технологии нуждаются постоянной защите, ведь от этого зависит информационная безопасность организации.

Этапы документооборота в организации

В жизненном цикле любого документа с момента его создания или получения до сдачи в архив или уничтожения можно выделить несколько основных этапов. Разбиение не этапы характерно и для описания процессов документооборота в организации.

Экспедиционная обработка

Данный этап включает проверку правильности доставки документации, комплектности документов, наличия приложений, целостности упаковки и вложений. На этом же этапе осуществляется регистрация документов и их индексация. После фиксации факта поступления или создания документы сортируют для последующей передачи по назначению.

 

Предварительное рассмотрение

Установленный в организации порядок распределения обязанностей позволяет оценить содержание документов, исходя их специфики структуры компании и должностных обязанностей сотрудников. Для оптимизации данного этапа целесообразно разработать такие справочные материалы как перечень документов, требующих обязательного рассмотрения руководством; схемы распределения документов, перечень должностных лиц и их обязанностей. Каждый поступивший документ оценивают с точки зрения вида документа, его важности, срочности, авторства, сложности. Этот этап документооборота в организации распределяет информационные потоки, освобождает руководство от второстепенных по значимости вопросов.

Движение документов внутри организации

Основное требование к движению документов — это их оперативное распределение и передача между подразделениями к непосредственному исполнителю. Оборот документации должен осуществляться с наименьшими временными и трудовыми затратами. Схемы движения различных категорий документов разрабатывает руководитель службы делопроизводства. В зависимости от принадлежности документа к тому или иному виду (входящие, исходящие, внутренние) осуществляется их движение.

Обработка исполненных и отправляемых документов

На завершающем этапе исполненная документация и исходящая корреспонденция должна пройти сортировку, упаковку и оформление. Данный процесс включает проверку правильности оформления документа (наличие обязательных реквизитов, правильность адресования, наличие всех страниц и указанных приложений). При неверном оформлении документ возвращается исполнителю.

Распространенные проблемы документооборота в организации

Современный документооборот сталкивается с рядом типичных для любой компании проблем:

• Маршруты служебных бумаг одинаковых видов в компаниях одного и того же уровня и сферы деятельны зачастую очень схожи. Тем не менее, на данный момент единая регламентация путей прохождения таких документов отсутствует.
• Маршрут документа осложняется огромным количеством инстанций. Это наиболее характерно для путей, проходящих через управленческий аппарат.
• В процессе регистрации, согласования и редактирования документ совершает неоднократные возвратные движения, замедляя процесс прохождения.
• В процессе выполнения аналогичных операций документ нередко передается разным исполнителям. Поворотные операции, как правило, возникают из-за недоработок в технологии обработки документов.
• Единые правила передачи и доставки документов, регламентация курьерской связи на данный момент фактически отсутствует.

С вышеперечисленными сложностями в документообороте организации любой сферы деятельности сталкиваются регулярно. Кроме того, проблемы может создать несовершенство системы делопроизводства компании и низкая исполнительская дисциплина.

Документная грамотность управленческого персонала

Для оптимизации документооборота необходимо соблюдение следующих условий:

• наличие единого регламента оформления служебной документации и работы с ней;
• исключение дублирующих делопроизводственных процессов за счет четкого распределения функций между сотрудниками;
• современное техническое оснащение документационного обеспечения управления;
• целесообразность и оправданность делопроизводственных операций;
• сочетание традиционного и электронного делопроизводства, документационного и бездокументного обеспечения.

www.sekretariat.ru

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И ДОКУМЕНТООБОРОТ НА ПРЕДПРИЯТИИ ЖУРНАЛ: Организация и ведение документооборота, его основные этапы - тема научной статьи по экономике и экономическим наукам, читайте бесплатно текст научно-исследовательской работы в электронной библиотеке КиберЛенинка

2013.- № 9. — С.57-62. Облачные технологии и управление документами …………………………………………………. Регистрация лиц, отбывающих в командировки и прибывающих в командировки на предприятие, ведется в журнале учета работников, выбывающих и прибывающих в командировки.

Как и когда можно оформить ходатайство о продлении этого срока (ведь порой запрашивают и сотни, и тысячи документов)? В каком виде можно представить бумажные копии, скан-образы и электронные документы? Многие в интересах эффективного использования информации сканируют бумажные документы, включая их электронные образы в свои информационные системы.

Федеральная налоговая служба РФ в вопросах управления документами является одним из наших флагманских ведомств. Если вы впервые столкнулись с выемкой документов, то можете растеряться. Как заверить копии документов и дел? Каким образом зафиксировать факт выемки в учетных документах?

Как можно внести дополнительную ясность, закрепив в локальных нормативных актах организации права на издание разных видов распорядительных документов за разными «уровнями власти»?

Вы познакомитесь с отечественным и зарубежным опытом – практикой разрешения данной задачи! Каким документом оформляется изъятие бумажных оригиналов и электронных баз данных? В пособии рассматриваются вопросы документационного обеспечения управления, компьютерных технологий в ДОУ, системы документации, организации документооборота и его анализа.

Предназначено для студентов экономического факультета дневной, вечерней и заочной форм обучения по дисциплине «Делопроизводство и документооборот». Российской Федерации, методическими рекомендациям Росархива, министерств, ведомств и организаций.

В настоящий момент на прилавках магазинов и в библиотеках скопилось множество учебной и справочной литературы по делопроизводству. Содержащаяся в них информация не всегда бывает актуальной и правильной.

Права и обязанности

Это обстоятельство определяет важность изучения такой дисциплины, как «Делопроизводство и документооборот». Хотите навести порядок в документах и заслужить авторитет у руководства? Для этого используйте наш анализ изменений нормативной базы и ярких судебных решений — поймете, на что обратить внимание сейчас! Документы – это основные информационные ресурсы любого предприятия, работа с которыми требует правильной организации.

Даются подробные рекомендации по оформлению трудовых книжек, а также раскрываются все нюансы ведения кадрового делопроизводства и бухгалтерских документов. Современное делопроизводство – Представлены новейшие технологии бумажных и электронных документов на примере передового опыта отечественных и зарубежных компаний. Архивное дело – Разъяснения по вопросам: как подготовить документы к длительному хранению, как грамотно наладить их учет и использование, как построить отношения с госархивом.

Права и обязанности – Рассматриваются все тонкости трудовых отношений применительно к разным категориям работников в разных ситуациях. Информационные технологии – Рассказ о современных технологиях работы с бумажными и электронными документами. Издание отличает понятный, постой язык и большое количество наглядных примеров. Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

Современное делопроизводство

Кроме того, в каждом номере журнала Ваши коллеги делятся ценным опытом. Только такой подход позволяет нам издавать журнал о практике современного делопроизводства и архивного дела. И все это для роста Вашего профессионализма и статуса!

Записи в журнал или книгу регистрации трудовых договоров вносит работник отдела кадров последовательно по мере подписания договоров. В графе 8 книги учета необходимо указывать наименование места работы – не только структурного подразделения, в которое принят сотрудник, но и наименование самого предприятия. Также решается вопрос с отражением операции по заполнению бланка вкладыша в трудовую книжку, хотя знак «*» и серия бланка позволяют идентифицировать вкладыш.

Работники, работающие по внутреннему совместительству, учитываются в общих документах по учету списочного состава работников организации. В данной статье рассматривается актуальная в нынешнее время тема организации документооборота, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации.

Отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности должно быть построено исходя не только из их правовой формы, но и из экономического содержания и условий хозяйствования. Следовательно, важность правильного ведения документооборота объясняется тем, что документооборот играет важную роль в деятельности каждой организации.

Оформление документов

Под термином «Документ» обычно понимают материальный объект (носитель) с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. 3-е изд., доп. и перераб. Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив, либо уничтожения.

Не может быть важных и второстепенных документов. Следовательно, организация контроля за документацией предприятия, позволит избежать путаницы и неразберихи в дальнейшем, ведь работа любого предприятия связана с огромным объемом рабочих документов. Кроме того, надлежащая система учета и контроля предотвратит многие проблемы, не только из области безопасности.

Список публикаций Н.А.Храмцовской на февраль 2014 г. (с гиперссылками)

В случае, если речь идет о утере документов, содержащих коммерческую тайну возможно как нанесение прямого материального ущерба предприятию, так и снижения его уровня безопасности. Что же представляет собой система контроля и учета документов?Обобщенно ее можно представить в следующем виде:1. Учет всей документации предприятия с классификацией по сфере применения, дате, содержанию, требованиям, предъявляемым к конфиденциальности, целостности, доступности и тому подобное.2.

Необходимые меры защиты архива от уничтожения или повреждения в результате чрезвычайных происшествий или злонамеренных действий. 3. Организация архива документов. Систематизация неиспользуемых документов в целях облегчения его нахождения в случае необходимости.

Назначение лицо ответственных за контроль документооборота и конфиденциального делопроизводства. Термины и определения в области управления документами …………………………………. Кроме того ограничение и контроль доступа к документации предприятия хранящейся в архиве. Позиции службы ДОУ и архива в организации ………………………………………………………

ladnokilasunfer.ru

---

Смотрите также

• 
  Алла журнал
• 
  Журнал корпус
• 
  Журнал инвентарный
• 
  Журнал doc
• 
  Журнал педикулеза
• 
  Журнал мз
• 
  Фамилия журнал
• 
  Журнал фильтр
• 
  Журнал серебро
• 
  Журналы нефтегазовые
• 
  Мэри журнал