Главная
О нас
Наши собаки
- Репортаж
- Фотоальбом
- Видео
Информация
- Новости
- Статьи
- Ветеринария
- Разное
Юмор
Форум
Контакты

Это интересно

ОКД
ЗКС
ИПО
КНПВ
Мондиоринг
Большой ринг
Французский ринг
Аджилити
Фризби

Опрос

Какой уровень дрессировки необходим Вашей собаке?

	Элементарное послушание в быту
	Чёткое выполнение команд
	Спорт и соревнования

Полезные ссылки

РКФ

Все о дрессировке собак

Стрижка собак в Коломне

Поиск по сайту

Регистрация дополнительных соглашений к трудовым договорам образец. Срок хранения журнала регистрации трудовых договоров

Журнал регистрации трудовых договоров: образец

Есть журналы и книги учета, которые вести в кадровой службе необходимо – например, журнал регистрации медосмотра работников, журнал регистрации инструктажей по охране труда. Существуют журналы, которые вести необязательно, но целесообразно, например, журнал учета справок, журнал регистрации приказов.

Законодательством не установлена обязанность компаний в обязательном порядке вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений. Однако данный журнал можно вести для удобства и упорядочивания хранения информации о подписанных с работниками документах, особенно в больших компаниях с наличием большого количества работников, в случае частой смены персонала, большой «текучки».

Если в организации трудятся работники по срочному трудовому договору, то вести журнал учета трудовых договоров очень удобно. Согласно Трудовому кодексу, о прекращении срочного трудового договора организация должна предупредить работника в письменной форме не менее чем за три календарных дня. Если момент, когда срочный договор необходимо расторгнуть, будет упущен, то есть работник будет продолжать работу, условие о срочном характере трудового договора утратит силу. Трудовой договор будет считаться заключенным на неопределенный срок. Поэтому работодателю необходимо внимательно следить за сроками расторжения срочных трудовых договоров, что удобно делать, упорядочив информацию с помощью журнала.

Журнал учета окончания срочных трудовых договоров и журнал учета трудовых договоров можно вести отдельно, разработав для этих целей две отдельные формы.

Журнал регистрации трудовых договоров (образец)

Не имея опыта ведения журнала регистрации трудовых договоров, сложно самостоятельно разработать оптимально удобную форму. Давайте попробуем разобраться, какую информацию стоит отображать в журнале.

Форма журнала учета трудовых договоров не утверждена и не имеет унифицированной формы, поэтому компания может составить его в любом удобном виде, разработав собственную форму для отражения всей необходимой информации.

Обычно журнал регистрации трудовых договоров составляют в форме таблицы со следующими колонками:

Номер п/п;
Дата, когда был заключен трудовой договор;
Номер трудового договора;
ФИО работника;
Структурное подразделение, где трудится работник;
Должность, на которой трудится работник;
Вид работы;
Характер работы;
Примечания.

Вести журнал можно и в электронном, и в бумажном виде – компания вправе выбрать удобный способ самостоятельно. В данном случае следует ориентироваться на цели, которые должен выполнять журнал. Если журнал должен служить не только для упорядочения информации о подписанных документах, а будет выполнять функцию подтверждения получения сотрудниками компании на руки своих экземпляров трудовых договоров или дополнительных соглашений, целесообразно включить в него графу для проставления сотрудниками подписей и вести журнал в бумажном виде. Если отражать данную информацию в журнале не планируется (это остается на усмотрение работодателя), компания может вести его в электронном виде.

В случае, если журнал оформляется в бумажном виде, необходимо должным образом оформить обложку к нему, на которой целесообразно отразить следующую информацию: название организации, название документа, дату начала ведения журнала, дату внесения последней записи.

Журнал учета трудовых договоров (образец)

Скачать журнал учета трудовых договоров (бланк)

spmag.ru

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Прием на службу нового подчиненного в соответствии с общими правилами подразумевает под собой составление рабочего соглашения. Если возникает необходимость внести поправки в указанный документ, то имеет место дополнительное соглашение. Однако при большом количестве сотрудников трудно вести учет, тем более учитывая множество действий, которые могут возникать. Из-за этого, чтобы упорядочить все документы и сведения о работниках в организации должен вестись журнал регистрации. Он помогает избежать многих ошибок, а также позволяет не нарушать установленные законом сроки. При всем этом представленная книга требует корректного оформления и обязательно соблюдение правил и порядка.

Обязательно ли вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений?

Наличие журнала регистрации не является существенным условием для функционирования организации, поскольку законом не предусмотрено его оформление. Тем не менее заполнение этого документа имеет большое значение в связи с упрощением кадрового учета. Соответствующий акт содержит всю информацию относительно заключенных трудовых договоров и дополнительных соглашений.Благодаря ему можно быстро найти необходимые сведения, которые могут понадобиться бывшим подчиненным или любым структурам. Систематизация сведений имеет важное значение и позволяет следующее:

Вести четкий учет кадров;
Предоставлять данные в кратчайшие сроки;
Иметь доступную информацию о старых сотрудниках, данные которых находятся в архивном учреждении.

Его ведение может быть обязательно только в ситуации, когда он указан в учетной политике как первичный документ.

Порядок и правила ведения журнала регистрации трудовых договоров

Журнал регистрации имеет свои особенности относительно процедуры и правил его оформления. Такие нюансы выглядят следующим образом:

Он должен быть пронумерован, а обложку следует сделать в твердом переплете;
На нем необходима печать компании, а также дата и подпись нанимателя;
На титульном листе следует обозначить наименование документа и организации.

Как заполнять журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений? В первую очередь выделяется страница, где обозначено ответственное лицо, которое отвечает за сохранность и ведение документа. Далее заполняются все данные о трудовых договорах или дополнительных соглашениях, порядковая очередность которых прописывается в виде дробных чисел.

В указанном акте могут часто допускать ошибки. Как исправить ошибку в журнале регистрации трудовых договоров? Самым простым вариантом является завершение записей и оформление новой книги. Однако при частых ошибках такое действие нецелесообразно. Тогда под неправильной записью следует сделать отметку, что она недействительна, а нижу уже написать достоверную информацию.

Журнал учета трудовых договоров в электронном виде

Ведение журнала регистрации трудовых договоров в электронном виде имеет ряд преимуществ:

Улучшение работы с персоналом;
Конфиденциальность информации;
Снижение расходов;
Сохранность первичных документов.

В электронном формате может осуществляется заполнение и индивидуальной карточки подчиненного. Это позволяет производить внесение обновлений, если имели место изменения информации.

Срок хранения журнала регистрации трудовых договоров

При окончании последней страницы книги указывается заключение, свидетельствующее о ее закрытии и передачи в архив. Часто учет начинают вести заново каждый год, однако при небольшом количестве соглашений его можно вести и дальше до заключительной страницы. При закрытии указывается следующее:

Дата реализации данного процесса;
Общее количество заполненных страниц;
Численность указанных документов;
Личные данные уполномоченного лица;
Приказ о назначении представителя, ответственного за данную работу.
Перед тем, как сдать его в архив, требуется произвести прошив книги и поставить пломбу. По закону продолжительность хранения составляет 75 лет.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений – образец

Общепризнанного образца акта регистрации рабочих соглашений и приложений к ним не существует. Однако имеются некоторые моменты, которые требуется отразить в обязательном порядке:

Нумерация трудового договора;
Дата заключения;
Данные о работнике и занимаемая им должность;
Название структурного подразделения;
Дата расторжения;
Особенности деятельности работника;
Данные о дополнительном соглашении, если такие имело место;
Примечания.

Скачать образец журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Журнал регистрации срочных трудовых договоров – образец

Согласно правилам и порядку заполнения данного документа информация по контракту вносится на таких же условиях, как в любом другом случае. Подробно вносятся данные о датах заключения и расторжения, занимаемой сотрудником должности, особенности работы и обязанностей, а также дополнительные примечания. В выше представленном образце можно рассмотреть принцы оформления документа. Если речь идет о контракте, тогда следует включить соответствующую графу, как в обозначенном ниже примере.

Скачать образец журнала регистрации срочных трудовых договоров и дополнительных соглашений

Таким образом, для большей практичности работодателей принято вести записи в акте учета. Имеется возможность осуществлять заполнение данного документа как традиционным, так и современным способами. В любом случае он помогает сэкономить время на поиск данных и обеспечивает длительное хранение информации о заключенных рабочих договоренностях и добавочных соглашениях.

Образец книги регистрации трудовых договоров 2018 года

С каждым работником в соответствии с законодательством РФ работодатель обязан заключить трудовой договор. Этот документ регулирует правовые отношения между предприятием и сотрудником, перечень обязанностей и прав, условия труда и оплаты.

Сведения о каждом трудовом договоре должны заноситься в специальный документ под названием «Книга регистрации трудовых договоров».

ФАЙЛЫСкачать пустой бланк книги регистрации трудовых договоров .docСкачать образец заполнения книги регистрации трудовых договоров .doc

Зачем нужна книга регистрации трудовых договоров

Наличие книги регистрации трудовых договоров на предприятиях и организациях не является обязательным.

Тем не менее, этот документ весьма востребован, причем как в учреждениях государственного сектора, так и в коммерческих структурах. Чаще всего он необходим в достаточно крупных компаниях, где много работников или большая текучка кадров, что в свою очередь приводит к потоку трудовых договоров.

Книга регистрации относится к управленческой документации, она позволяет вести учет трудовых договоров, осуществлять контроль за ними, а в случае необходимости быстро отыскать необходимые сведения о том или ином договоре.Таким образом, грамотно и по всем правилам оформленная книга:

содержит всю информацию об имеющихся на хранении трудовых договорах, в том числе действующих, измененных, расторгнутых и истекших,
отражает среднюю продолжительность действия данного документа на предприятии (что бывает важно для статистики и определения стратегии развития организации).

Следует отметить, что книга регистрации на предприятии может быть не одна, а несколько, например, для фиксации срочных, временных или бессрочных трудовых договоров.

Помимо чисто прикладных причин для создания и ведения книги следует учесть еще один немаловажный момент: она может потребоваться при проверке компании специалистами трудовой инспекции – обычно этот документ является одним из первых, среди требуемых ими к предъявлению.

Кто осуществляет ведение книги регистрации договоров

Обычно обязанность по формированию и ведению книги регистрации лежит на работнике кадрового отдела, поскольку именно он заключает трудовые договоры и имеет доступ ко всем хранимым на предприятии документам такого рода.

Но иногда, контроль за трудовыми договорами ложится на плечи секретаря организации, заместителя руководителя или иного сотрудника, назначенного на это распоряжением директора предприятия.

Как составить книгу

Книга регистрации трудовых договоров не имеет унифицированного стандартного образца, так что составляться может в произвольном виде или по действующему внутри предприятия шаблону. При ее формировании в плане структуры следует придерживаться норм делопроизводства, а в отношении текста — правил русского языка.

В список обязательных сведений, которые должны включаться в книгу, входят:

наименование организации;
название документа;
дата начала ведения книги и ее окончания;
период хранения.

Все эти данные указываются на титульной странице книги. Книга регистрации трудовых договоров

Основная часть книги обычно формируется в виде таблицы, состоящей из нескольких столбиков и строк (в зависимости от видения документа специалистом, который его оформляет). В бланк обязательно должна быть включена следующая информация:

дата заключения трудового договора, его номер;
фамилия-имя-отчество сотрудника;
структурное подразделение, в котором трудится сотрудник;
должность;
характер договора (срочный, бессрочный, временный и т.д.).

Кроме того, при желании, в бланк можно включить и дополнительные столбцы, например, обо всех вносимых в трудовой договор изменениях, дополнительных соглашениях к нему, дате прекращения договора, подписи работника и т.п.

Книга регистрации трудовых договоров

Как оформить книгу

Как к составлению книги, так и к ее оформлению законодательство не предъявляет никаких особых требований. Оформлять ее можно как на обыкновенном чистом листе А4 формата, так и на фирменном бланке предприятия. Вносить в документ необходимую информацию можно в рукописном или печатном виде.

Проштамповывать книгу при помощи штемпельных изделий строгой необходимости нет, поскольку на сегодняшний день юридические лица, как ранее и индивидуальные предприниматели, освобождены от обязанности использовать для визирования бумаг печати и штампы.

Каждый год рекомендуется составлять новую книгу регистрации трудовых договоров и вести ее в соответствии с текущими требованиями.

Несмотря на то, что данный документ называется «книга», по сути дела, в большинстве случаев он представляет из себя лист бумаги или несколько листов, скрепленных между собой обычным степлером или суровой нитью и пронумерованных.

Сейчас получает распространение ведение книги в электронном формате. Такой подход имеет несколько очевидных преимуществ:

конфиденциальность;
простата оформления и заполнения документа;
более легкий контроль за ее сохранностью;
минимум расходов.

Хранение книги регистрации трудовых договоров

Книгу регистрации трудовых договоров необходимо держать в отделе кадров предприятия в отдельной папке. При этом срок хранения документа законодательно никак не ограничен. Исходя из этого можно сделать вывод, что она должна находиться в архиве компании в течение периода, установленного внутренними нормативно-правовыми актами или на протяжении трех лет после внесения в неё последней записи.

assistentus.ru

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Обновление: 19 апреля 2017 г.

На практике организации зачастую ведут журнал регистрации (учета) трудовых договоров. Документ этот необязательный, унифицированная форма не утверждена. Основные удобства использования такого журнала – приведение в порядок электронного архива, отслеживание сроков истечения трудовых договоров с сотрудниками, ведь если упустить нужный момент, то срочный трудовой договор может быть трансформирован в бессрочный (ч. 4 ст. 58 Трудового кодекса РФ). Образец журнала регистрации трудовых договоров будет приведен в конце материала.

Бумажный или электронный вид

Чтобы определиться, в каком виде вести документ, необходимо обозначить его цель:

если цель сугубо информационная (электронный архив организации, позволяющий отслеживать сроки истечения договоров), то документ будет удобнее вести в электронном виде;
если помимо информационной цели журнал будет выполнять функцию подтверждения получения сотрудниками компании своих экземпляров трудовых договоров, необходима графа для проставления работниками своих подтверждающих подписей. В этом случае журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений должен быть в бумажной форме.

Последний пункт необходимо прокомментировать подробнее. Дело в том, что действующее трудовое законодательство обязывает работодателя составлять трудовой договор и все изменения к нему в письменной форме в двух экземплярах. При этом у работодателя должно быть подтверждение того, что работник получил свой экземпляр документа. Трудовой кодекс РФ прямо говорит о том, что на экземпляре компании должна стоять подпись сотрудника, подтверждающая получение им своего экземпляра документа (ч. 1 ст. 67 ТК РФ).

Именно поэтому компании, как правило, добавляют в договор фразу «экземпляр трудового договора получил _______ (дата) __________________ (подпись)». Однако иногда используется и бумажная форма журнала учета трудовых договоров, где сотрудники ставят свою подпись в подтверждение получения договора или дополнительного соглашения к нему.

Первый вариант является более предпочтительным, так как основан на буквальном толковании требования Трудового кодекса РФ. Тем не менее не противоречит законодательству и совмещение двух указанных способов.

Журнал регистрации трудовых договоров в бумажном виде

При заведении журнала в бумажном виде рекомендуем придерживаться следующего алгоритма:

1) оформление обложки: на ней целесообразно отразить информацию о названии компании (структурного подразделения компании), наименовании документа (журнал или книга), дате внесения первой и последней записи, а также информацию о сотруднике, ответственном за заполнение журнала;

2) ведение документа: образец книги регистрации трудовых договоров можно посмотреть в приложении к этому материалу, заполнять его следует в строгом соответствии с наименованиями должностей по утвержденному штатному расписанию, фамилии, имена и отчества сотрудников указывать полностью.

Журнал учета трудовых договоров в электронном виде

От журнала в бумажном виде электронный документ будет отличаться только отсутствием графы с подписью сотрудника, получившего экземпляр трудового договора (допсоглашения к трудовому договору).

При этом нужно помнить, что срок хранения документов по личному составу составляет 75 лет, вне зависимости от того, в какой он существует форме – бумажной (журнал, книга) или электронной (электронный накопитель информации) (см. Приказ Министерства культуры РФ от 31.03.2015 N 526). Указанный срок обязателен абсолютно для всех российских организаций любых организационно-правовых форм.

Скачать примерную форму книги учета трудовых договоров

Скачать образец заполнения книги учета трудовых договоров

glavkniga.ru

Регистрация дополнительных соглашений к трудовым договорам образец

Журнал регистрации трудовых договоров и доп. соглашений

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений - применяется для регистрации трудовых договоров.

Регистрация - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141-98).

Регистрация - подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу . т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Внутренние документы регистрируются в день их подписания или утверждения.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

Обратите внимание, что в соответствии с п. д ст. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00, для Журналов учета (регистрации) трудовых договоров установлен срок хранения 75 лет .

Пример заполнения основного раздела журнала:

В журнал включены дополнительные материалы:

Трудовой кодекс Российской Федерации, Раздел III Трудовой договор

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения от 06.10.2000 г. (выдержки)

Контрольная пломба

Журнал регистрации трудовых договоров и доп. соглашений опломбирован номерной индикаторной пломбой.

Ведение журнала регистрации трудовых договоров

Для записи учетных данных (регистрации) и придании юридической силы трудовым договорам и дополнительным соглашениям используется журнал регистрации.

В нем фиксируется данные о документе – факт создания, получения или отправки.

Обязательно ли его вести?

Мнение законодательства

Ведение такого журнала не является обязательным. Законодательством предусмотрен учет в форме журнала только для трудовых книжек. Дополнительные соглашения (доп) можно регистрировать произвольно. Прошивать и пломбировать книгу, если учет ведется в такой форме, нужно перед сдачей в архив. По требованиям ФАС срок хранения такого рода документов – 75 лет.

Однако по общим правилам ведения документооборота, регистрации подлежат все документы, которые требуют предоставления ответа или носят справочный характер. Помимо этого, существует Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, в котором упоминается журнал учёта трудовых договоров.

Кроме этого, служба ГИТ, наносящая визит ко всем работодателям, всегда интересуется наличием этого документа.

Так что кадровик, во избежание неприятностей, должен вести журнал регистрации трудовых договоров и допсоглашений.

Опыт кадровиков

Журнал – удобная форма, заменяющая в архиве массу трудовых договоров вперемешку с доп соглашениями и другими документами того же периода. В случае подачи иска в суд от нанятого сотрудника, отсутствие книги регистрации договоров заранее делает позицию работодателя уязвимой с возможностью принятия решения не в его пользу.

Также журнал необходим для выдачи справок для следующих работодателей о предыдущей занятости. В примечаниях книги можно делать записи о виде и сути работ, выполняемых нанятым работником. Опытные кадровики предпочитают вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений, прошив и опломбировав его печатью предприятия и подписью руководителя перед внесением первой записи.

В случае проверки предприятия соответствующими органами у начальника ОК, инспектора по кадрам или менеджера по персоналу будет юридическое подтверждение наличия или отсутствия договоров, контрактов, дополнительных соглашений с работниками.

Обилие документов в отделе кадров – ни для кого не секрет. Иногда HR-менеджер ведёт параллельно около десятка всяких книг и журналов. Но трудовые договора – основа сотрудничества работодателя и персонала – желательно регистрировать, чтоб не путаться в нумерации.

Завоевать клиентов можно с помощью оригинального коммерческого предложения. Смотрите, как его составить.

Как заполнять журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений?

Трудовой договор – соглашение между работодателем и сотрудником, в котором одна сторона предоставляет работу (осуществляет наем) в соответствии с законодательством, а другая сторона обязуется эту работу выполнять качественно и в срок, получая за нее заработную плату. Документ обеспечивает условия труда по нормам ТК РФ.

Трудовой договор оформляется в двух экземплярах (с печатью и подписью руководителя, паспортными данными и подписью работника) с выдачей одного нанятому работнику под расписку. Второй подшивается в личное дело. Это требование является обязательным независимо от вида работы – основная или по совместительству. Если на предприятии ведется журнал регистрации трудовых договоров, то подпись сотрудника ставится в соответствующей графе.

Как вести такой журнал? Книга регистрации может вестись в бумажном или электронном виде.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений: образец и разбор граф

Движение любого документа на предприятии должно подлежать регистрации. Регистрация представляет собой внесение учетных данных определенной формы в специально предназначенную книгу, которая называется журналом регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений. Учитываются создание, отправка и принятие документа.

Состав и расположение реквизитов в журнале не нормированы официальной документацией – эти данные вносятся работодателем самостоятельно. Внутренние документы здесь также можно классифицировать по группам, чтобы в дальнейшем запись было удобнее найти.

Содержание статьи:

Обязательно ли вести и для чего нужен?

Учету в обязательном порядке подлежат лишь трудовые книжки, дополнительные соглашения регистрируются на усмотрение работодателя. Однако есть несколько причин относиться к журналу регистрации трудовых договоров внимательно:

Служба ГИТ (труда и занятости), производя проверку, обязательно интересуется наличием этого журнала.
Существуют общие правила ведения документооборота, которые гласят, что регистрации должен подлежать любой документ.
Журнал учета трудовых договоров включен в Перечень типовых управленческих документов.
Небрежное отношение к регистрации договоров со стороны кадрового специалиста грозит возникновением неприятностей и разногласий с контролирующими органами.

Кадровому специалисту нужно понимать, что ведение такой книги учета – вовсе не каприз руководителя и не пустая трата времени. Может быть множество ситуаций, в которых журнал регистрации трудовых договоров будет полезен.

График отпусков: каковы сроки составления? Что нужно учитывать?

Например, если конфликт работодателя с уволенным работником выльется в обращение последнего с иском в суд, наличие журнала регистрации заранее настроит судью в пользу компании.

Другая ситуация – если к кадровому работнику обращается бывший сотрудник фирмы с просьбой выдать справку о предыдущем месте работы. Если книга учета на предприятии присутствует, сделать это не составит труда.

В любом случае хранить один журнал куда проще, чем огромную стопку документов, которые к тому же часто перемешаны, что делает поиск необходимой бумаги долгой и весьма изнурительной процедурой.

Графы, трудности с нумерацией

Журнал регистрации трудовых договоров образец скачать бесплатно можно тут.

Граф всего может быть одиннадцать или двенадцать:

Порядковый номер записи.
Дата заключения трудового договора
Дата расторжения
ФИО регистрируемого сотрудника.
Должность
Структурное подразделение, где трудится сотрудник.
Дата заключения трудового договора прописью
Дата расторжения трудового договора прописью.
Указывается, основной работой является для сотрудника работа на предприятии или он трудится здесь по совместительству.
Сведения о дополнительных соглашениях.
Примечания.

Часто с целью экономии места графы могут быть объединены. Чаще всего объединяют графы 2 и 3, а также 7 и 8.

Практически у всех кадровых специалистов при ведении журнала учета возникают проблемы с нумерацией дополнительных соглашений. Графа 1 предполагает внесение порядкового номера записи, а куда вносить порядковый номер договора непонятно. Отметки об этом можно ставить в графе 10, предусмотренной специально для сведений о дополнительных соглашениях, однако, «бегать» глазами через весь лист очень неудобно.

Эта проблема решается простым добавлением графы, которая может быть разделена на два столбца, в одном из которых регистрируются дополнительные соглашения, в другом – договора. Стоит напомнить, что книга учета не относится к документации со строгой формой, поэтому нарушением такая разлиновка не станет.

Как заполнить?

Журнал регистрации трудовых договоров должен вестись на предприятии в двух видах: электронном и бумажном.

Документ бумажного вида должен быть прошит, пронумерован и обязательно заверен руководителем организации. При регистрации трудового договора в графы вносятся все сведения, после чего журнал дается на подпись сотруднику. Для регистрации сотрудников, работающих по контракту, лучше завести отдельную графу. Важно уделить внимание заполнению последней страницы: здесь указывается дата закрытия журнала, дата сдачи его в архив. Он может быть закрыт и досрочно - в том случае, если кадровый работник обнаружил ошибки в заполнении, сразу происходит списание его в архив с указанием причины.

Электронный формат дублирует бумажную форму . Он куда удобнее для поиска необходимой записи и ввода типовой информации. Электронный журнал представляет собой чаще всего лист Excel или Word (что менее распространенно).

Но у такого формата есть и минус – личную подпись здесь не поставишь, поэтому приходится вести журнал учета трудовых договоров сразу в двух видах.

Наиболее частая ошибка, которую допускают кадровые специалисты при заполнении – это проставление в графе 1 (порядковый номер записи) номера договора. Кроме того, типичной ошибкой является дублирование даты заключения и расторжения договора цифрами в графах 7 и 8.

Внесение изменений

Внести изменения в журнал учета трудовых контрактов невозможно независимо от того, электронного формата он или бумажного. В программе должна быть предусмотрена невозможность изменения номеров, чтобы предупредить махинации со стороны кадрового работника.

В бумажный документ также изменения вносить нельзя. Если допущена ошибка, необходимо досрочно закрыть журнал, доложить начальству и открыть новый. В таком случае нарушения не будет.

Ведение журнала регистрации трудовых договоров вовсе не обязательно, но достаточно удобно так, как позволяет быстро найти любую информацию и избавляет от необходимости хранить кипы документов. Наличие такого документа в компании – признак порядка и организации.

Журнал для регистрации трудовых договоров: правила и образец заполнения

При приеме на работу сотрудник заключает трудовой договор, а при необходимости внести изменения в него – дополнительное соглашение. Трудовой договор – важная форма сотрудничества между работодателем и работником. Журнал для регистрации трудовых договоров призван упорядочить ведение документации, связанной с подобными соглашениями. Кадровикам и предпринимателям полезно ознакомиться с основными положениями, регулирующими правила заполнения и ведения данного журнала.

Давайте подробнее рассмотрим предназначение журнала, кто занимается его заполнением, как правильно его вести и вносить правки в этот документ.

Зачем нужен такой журнал на предприятии

Многие менеджеры и кадровики задаются вопросом: стоит ли вести журнал регистрации, ведь ответственности за его отсутствие нет . Этот вопрос очень актуален. Такой журнал необходим для того, чтобы вести учет данных о трудовых договорах и доп. соглашениях, которые заключаются на данном предприятии или в организации. В него вносятся сведения о документе, дата создания, факт отправки или получения.

Благодаря данному журналу на предприятии не потеряется документ, не могут быть уничтожены его копии, а значит и сам факт существования договора.

Журнал – незаменимый помощник в случае судебного разбирательства. Он может служить доказательством со стороны работника или со стороны работодателя. При необходимости его может истребовать и суд.

Журнал очень удобно использовать, поскольку он заменяет огромное количество трудовых договоров, которые нужно хранить в архиве, и дополнительных соглашений, находящихся в разном порядке. На его основе составляются статистические отчеты в крупных фирмах и компаниях.

Он также нужен и для того, чтобы можно было выдать справку работнику при последующем трудоустройстве. Очень часто работодатель требует подтвердить своё прежнее место работы соответствующей справкой. Еще один практический момент – в случае отсутствия журнала при рассмотрении трудового спора позиция работодателя теряет свою убедительность.

Обязательно ли его ведение?

Несмотря на всю важность и пользу журнала в делопроизводстве, его ведение не является обязательным .

Законодательство не устанавливает и форму ведения журнала, как, например, журнала учета трудовых книжек. То есть, вести журнал можно в произвольном порядке.

Посмотреть образец заполнения журнала инструктажа по технике безопасности можно в этой статье .

Кто занимается его заполнением

Заполняет журнал регистрации трудовых договоров кадровик – специалист кадрового отдела или менеджер по персоналу . Если придет проверка, то инспектор по кадрам либо менеджер по персоналу предоставляет данный документ.

Этот журнал служит юридическим подтверждением наличия необходимых договоров. Ответственное лицо в обязательном порядке вносится в сам журнал. Где делается такая запись, мы рассмотрим в следующем разделе статьи.

Правила ведения журнала

Регистрационной формой журнала может быть тетрадь, в которой разлинованы необходимые графы. Можно воспользоваться покупной тетрадкой. Они есть во всех канцелярских магазинах, все графы в них уже расписаны, нужно только вносить нужные сведения.

Как уже отмечалось ранее, нет единой формы, предусмотренной для ведения журнала . Исходя из правил делопроизводства, требования к журналу стандартные. Обычно он оформляется следующим образом. Если вы желаете внести корректировки, то можете смело добавлять или убирать столбцы.

Обложка журнала должна быть жесткой, чтобы журнал мог храниться длительное время. Бумага – плотная, 60г/кв.м.

На титульном листе указывается полное наименование предприятия, организации, индивидуального предпринимателя, название журнала и дата, когда он начат и окончен. Страницы нумеруются в первую очередь. Все незаполненные страницы также имеют номер. На первой странице обычно ничего не пишут или же указывают правила ведения журнала.

На второй страничке содержится информация о лицах, которые ответственны за данный журнал. Можно сделать это таблицей, для наглядности, так как ответственное лицо может меняться. В ней указывают:

номер по порядку

период времени

ФИО ответственного

должность лица

основание, по которому лицу поручено ведение журнала и его подпись.

Затем начинается непосредственно заполнение журнала – таблицы из 11 столбцов (их количество можно менять по вашему усмотрению):

Первый столбец – номер по порядку, то есть сюда вписывают номер регистрации договора или соглашения. Обратите внимание, что это не номер трудового договора, он будет вписан в другой графе.

Второй – дата заключения договора.

Следующий столбец – непосредственный номер трудового договора или доп. соглашения.

Фамилия и инициалы работника.

Пятый столбик – его профессия или должность.

Шестая графа – в каком структурном подразделении работает сотрудник.

Седьмой, восьмой столбец – дата, когда договор заключен, и дата его расторжения. Часто эти две графы объединяют в одну, называемую сроком действия. Это не всегда удобно, поскольку договора могут быть продлены автоматически, или сотрудник переведен на постоянную работу.

В девятой графе прописывают характер работы – совместительство или основная работа.

Десятый столбец посвящен дополнительным соглашениям.

Одиннадцатый столбец – это примечания.

Вы можете бесплатно скачать один из вариантов такого журнала

Необходимо прояснить некоторые моменты, связанные с ведением нумерации. Лучше всего третью графу разбить на две подграфы – договора и соглашения. Это избавит от необходимости бегать глазами по строкам в поисках нужного номера. Регистрируя доп. соглашения, вписываете только его номер и основные сведения в десятой графе. Номер доп. соглашения к конкретному договору вписываете в третью или одиннадцатую графу, каждый раз одинаковый. Это облегчит поиск соглашений к одному и тому же договору, несмотря на их количество и дату заключения.

На последней странице журнала делается надпись о том, что данный журнал закрыт, опечатан и сдан в архив. Указание даты обязательно. Также пишут количество заполненных страниц и номера договоров (первый столбец). Затем следует должность и фамилия ответственного лица и основание – приказ, решение либо распоряжение (его дата и номер).

Каждый год можно начинать регистрацию номеров заново, если же договоров и доп. соглашений немного, то можно продолжать прежнюю нумерацию.

Данный журнал нужно прошить и опломбировать при сдаче в архив. Хранится такой журнал в соответствии с требованием ФАС 75 лет . Это предусмотрено Перечнем типовых управленческих документов.

Электронная форма журнала

Если же вам не по душе устаревший вид ведения бумажной документации, то можно вести журнал при помощи электронной формы, которую можно распечатывать при необходимости.

Что касается электронной версии, то лучше всего вести ее в программе MS Excel. Преимущества такой формы журнала:

более быстрый поиск в документе

оптимизация работы

соответствующий контроль за правильным оформлением документа

конфиденциальность журнала

меньше времени уходит на его ведение

упрощение выдачи выписок и справок.

Внесение изменений в документ

Если обнаружена существенная ошибка в журнале, который уже частично заполнен, то необходимо досрочно закрыть данный журнал . В этом случае на последней страничке делается запись о том, что журнал закрыт досрочно из-за его ошибочного ведения. Затем можно завести новый документ. Обязательно необходимо издать соответствующий приказ либо распоряжение об этом.

Изменения, вносимые в журнал, могут быть разными: перевод на другую работу, отстранение от работы, изменение работодателя или условий работы. Подобные изменения не вносятся в первоначальный трудовой договор, они содержатся в дополнительном соглашении к нему, причем их количество не ограничено. Иногда большие предприятия заводят отдельный журнал для доп. соглашений. Правила его заполнения идентичны с теми, которые мы рассмотрели.

Надеемся, что наша статья поможет вам разобраться в том, как правильно вести журнал регистрации трудовых договоров и доп. соглашений. Подобная форма позволит вам избежать неприятностей и усовершенствовать документооборот.

Журнал регистрации трудовых договоров: правила ведения

Twitter

Google+

Мой мир

Данный документ не является обязательным в делопроизводстве и не предусмотрен Трудовым законодательством, но необходим для учета регистрации и контроля движения трудовых договоров и дополнительных соглашений в рамках предприятия.

Наличие такого документа способствует защите интересов сотрудника и работодателя при возникновении трудового спора.

Содержание статьи:

Для чего нужен Журнал регистрации договоров?

Журнал регистрации трудовых договоров придает юридическую силу регистрируемым в нем документам.

Он подтверждает дату создания документа в определенный период, исключает вписывание договора в журнал в более поздний период. По журналу легко определить количество договоров и проконтролировать сроки исполнения каждого.

В одном журнале можно регистрировать и трудовые договора, и дополнительные соглашения. Документ можно использовать в справочных целях для формирования статистической отчетности по предприятию, а также поиска.

Журнал обеспечивает сохранность документов. В нем фиксируется дата выдачи трудового договора на руки, а также дата продления или расторжения.

Журнал, оформленный по нормативам делопроизводства, является юридическим документам и имеет регламентированный срок хранения.

Нормативным документом по ведению такого журнала является «Перечень типовых управленческих документов». В соответствии со статьей 358 этого Перечня срок хранения журнала составляет 75 лет.

Ведение Журнала регистрации приказов по личному составу

Журнал представляет собой специальную книгу, в которую заносятся приказы о приеме на работу, увольнении, переводе в другое подразделение, взысканиях и поощрениях, отпусках. Книга ведется в произвольной форме.

В новости (тыц ) где зарегистрировать торговую марку.

Если предприятие маленькое, то всю вышеуказанную информацию вносят в одну книгу. На крупных фирмах приказы о поощрениях и наказаниях и приказы об отпусках необходимо для удобства использования разграничивать в разные брошюры.

Хранится журнал 75 лет, поэтому он должен иметь твердую или жесткую обложку. Страницы необходимо пронумеровать. Книга прошивается капроновой ниткой, концы нитки закрепляются на наружной части задней обложки бумажной пломбой, ставится печать и подпись руководителя.

На обложке указывается полное название предприятия, название журнала с пометкой «Личный состав» и строка «начат/окончен».

На последней странице указывают дату закрытия, номер соответствующего приказа и дату сдачи в архив.

Таким же образом оформляются журналы для отпусков, взысканий и поощрений, больничных листов. На обложке выполняют соответствующие пометки.

На предприятиях с небольшим штатом сотрудников ведется Книга приказов, в которой совмещается регистрационные данные приказа с текстом самого приказа. Такая книга имеет произвольную форму. Листы книги не разбивается на графы.

В качестве заголовка пишутся регистрационные данные приказа, дата и полное название, например, приказ о принятии на работу № 10 от 11.10.2014 г. Затем пишется текст самого приказа, указывается лицо, выдавшее приказ.

Под текстом ставится подпись руководителя. Далее предусматривается строка с личной подписью сотрудника об ознакомлении с приказом, ставится дата ознакомления.

На крупных предприятиях страницы Журнала регистрации приказов оформляют в форме таблицы.

В нем предусматривают такую информацию:

порядковый номер

дата приказа

номер приказа

вид приказа

фамилия, имя, отчество сотрудника

основание приказа

подпись сотрудника

ответственное лицо

подпись ответственного лица.

В графе «Вид приказа» указывается его название: о принятии на работу, об увольнении, о переводе. ФИО сотрудника пишутся либо полностью, либо с инициалами. В графе «Основание приказа» указывается, на основании какого документа выдан приказ: заявления, трудового договора или дополнительного соглашения.

Вписываются в колонку регистрационные данные этих документов. Если сотрудник отказался расписываться в журнале, указывается в графе данные акта об отказе. При таком ведении журнала приказы подшиваются в отдельную папку в порядке регистрации.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Ведение Журнала регистрации трудовых договоров не регламентировано какими-либо документами, поэтому оформление и ведение книги выполняется в соответствии с общими требованиями делопроизводства. Журнал должен иметь твердую обложку и переплет. Все страницы необходимо пронумеровать.

Документ прошивается в нижней части капроновой ниткой, концы нитки выводятся на заднюю обложку снаружи, скрепляются узлом и заклеиваются квадратной бумажной пломбой.

Поверх пломбы ставится печать предприятия, и непосредственно на пломбе оформляется заверительная запись с датой и подписью руководителя.

Заверительная запись представляет собой описание названия журнала, количества страниц в нем и дату регистрации книги. Также указывается регистрационный номер документа с датой, на основании которого начато ведение журнала.

На обложке указывается полное название предприятия, название журнала и строка «начат/окончен».

На последней странице указывают дату закрытия, номер соответствующего приказа и дату сдачи в архив.

В книге необходимо предусмотреть страницу, на которой будет указана информация о назначении ответственного лица по ведению и хранению документа.

На этой странице указывается номер и дата приказа о назначении сотрудника ответственным лицом, ФИО сотрудника, должность и подпись.

В статье (ссылка ) о том, как начать участвовать в тендерах.

В журнал можно вносить ту информацию, которую руководитель предприятия посчитает необходимой. Основными колонками в такой книге является информация:

порядковый номер (не обязательно)

дата и номер трудового договора (приказа)

фамилия, имя и отчество сотрудника

должность, на которую сотрудник принят

сведения о выдаче договора на руки (или ознакомления с приказом)

изменения в трудовом договоре

информация о расторжении трудового договора

причина расторжения договора

дополнительная информация по усмотрению.

Номер трудового договора обычно состоит из дробного числа, которое включает порядковый номер в левой части дроби и год заключения в правой его части, например: 01/14. Фамилия, имя и отчество обычно записываются полностью.

Для удобства записи ежегодно рекомендуется начинать регистрацию с начала, но можно продолжать старую нумерацию.

В графе «Номер п/п» указывается порядковый номер документа и дата его регистрации, а в колонку «Дата и номер трудового договора» вписывается регистрационный номер договора. В графе «»Изменения в трудовом договоре» указывают номер и дату дополнительных соглашений при их наличии.

В графе «Сведения о выдаче договора на руки» ставится подпись сотрудника и дата выдачи или ознакомления.

Для контрактов рекомендуется предусмотреть отдельную колонку или делать соответствующую запись в дополнительной информации. Также в журнале можно отмечать данные о том, работает сотрудник по совместительству или принят как основной.

Для регистрации дополнительных соглашений можно завести отдельный журнал. Оформление этого журнала выполняется таким же образом, как и по договорам.

Видео на тему того, как принять на работу? Как заполнить кадровые документы? Какой Список документов?

Источники:www.hr-ok.ru, ipopen.ru, 101million.com, znaydelo.ru, lawyer-consult.ru

Следующие:

26 июля 2018 года

mirshablonov.ru

Шпаргалка для кадровика: сроки хранения кадровых документов

Документ	Срокхранения	СтатьяПеречня
Организация системы управления
Протоколы, постановления, решения, рекомендации, стенограммызаседаний; документы (справки, доклады, информации, докладныезаписки, сводки, выписки, бюллетени голосования <7>, доверенностии др.) к ним:	5
а) коллегиального исполнительного органа организации(коллегии, совета, дирекции, правления и др.)	Постоянно<8>
б) контрольных (ревизионных) органов организации(советов, комиссий и др.)	Постоянно<8>
в) научных, экспертных, методических,консультативных органов организации (комитетовкомиссий, советов и др.)	Постоянно<8>
г) совещаний у руководителя организации	Постоянно<8>
д) собраний трудовых коллективов организации	Постоянно<8>
е) собраний структурных подразделений организации	5 лет, ЭПК
ж) общих собраний акционеров, пайщиков	Постоянно
Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации,доклады и др.) к ним:	6
а) по основной деятельности	Постоянно
б) по личному составу	75 лет, ЭПК
- о предоставлении очередных и учебных отпусков,дежурствах, взысканиях, краткосрочныхвнутрироссийских командировках	5 лет
в) по административно-хозяйственным вопросам	5 лет
Проекты приказов, распоряжений	1 год	7
Правила, инструкции, регламенты, методические указанияи рекомендации:	10
а) по месту разработки и утверждения	Постоянно
б) в других организациях	3 года(послезаменыновыми)
Уставы положения организации (типовые и индивидуальные):	13
а) по месту разработки и утверждения	Постоянно
б) в других организациях	3 года(послезаменыновыми)
Учредительные договоры, изменения и дополненияк ним, протоколы учредительных собраний,негосударственных организаций, списки учредителей(участников)	Постоянно	14
Свидетельства о регистрации, ликвидации организации,разрешения, уведомления на открытие филиалов,представительств	Постоянно	15
Положения о структурных подразделениях организации;коллегиальных исполнительных, контрольных, научных,экспертных, методических, консультативных органах;о филиалах представительствах	Постоянно	16
Договоры правах и обязанностях	23
а) с руководителем организации	Постоянно
б) с членами коллегиальных исполнительных и др.органов организации	5 лет, ЭПК(послеистечениясрокадействиядоговора)
в) с другой организацией	5 лет, ЭПК
Реестры акционеров	Постоянно	24
Списки аффилированных лиц, списки лиц, имеющих правона дивиденды	Постоянно	26
Штатные расписания организации, изменения к ним:	32
а) по месту разработки и утверждения	Постоянно
б) в других организациях	3 года
Проекты штатных расписаний, документы (справки,предложения, заключения, переписка) по ихразработке и изменению	3 года, ЭПК(послеутверждения)	33
Штатные расстановки	75 лет	34
Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц(должностные инструкции):	35
а) типовые (примерные):
- по месту разработки и утверждения	Постоянно
- в прочих организациях	3 года(послезаменыновыми)
б) индивидуальные (персональные)	75 лет, ЭПК(в составеличных дел)
Приемо-сдаточные акты; приложения к ним (за исключениеминвентаризационных документов, предусмотренных ст. 192 Перечня),составленные при смене:	36
а) руководителя организации	Постоянно
б) должностных ответственных и материальноответственных лиц	5 лет
Документы (доклады, обзоры, сводки, справки),представляемые структурными подразделениямируководству организации	5 лет, ЭПК	43
Документы (программы, задания, отчеты, доклады,переписка) о командировках	5 лет, ЭПК	45
Документы (исторические и тематические справки,обзоры, подборки публикаций в средствах массовойинформации, видеозаписи, фотодокументы и др.) поистории организации и ее подразделений	Постоянно	47
Документы (доклады, справки, отчеты, акты,докладные записки и др.) проверок организации	Постоянно	48
Заключения ревизионной комиссии, аудитора(аудиторской фирмы), государственных имуниципальных органов финансового контроля	Постоянно	50
Журналы, книги учета ревизий проверок и контроля завыполнением их решений	5 лет, ЭПК	52
Копии документов (исковых заявлений, доверенностей,актов, справок, докладных записок, протоколов,определений, постановлений, характеристик и др.),представляемых в правоохранительные, судебныеорганы, третейские суды	5 лет(послевынесениярешения)	59
Договоры, соглашения об оказании юридических услуг	5 лет, ЭПК(послеистечениясрокадействиядоговора)	60
Типовые и примерные номенклатуры дел:	66
а) по месту разработки и утверждения	Постоянно
б) в других организациях	До заменыновыми
Документы (номенклатуры, перечни, классификаторы дел идокументов об организации документов в делопроизводствеорганизации, о составе и сроках их хранения):	67
а) по месту разработки и утверждения	Постоянно
б) в других организациях	До заменыновыми
Проекты документов (номенклатур, перечней,классификаторов дел и документов) об организациидокументов в делопроизводстве организации, осоставе и сроках их хранения	3 года(послеутверждения)	68
Документы (акты, заключения, справки, переписка) осовершенствовании документационного обеспеченияуправления, внедрении современных информационныхтехнологий, защите информации	5 лет, ЭПК	70
Договоры о проектировании, разработке, внедренииавтоматизированных систем и программных продуктов	5 лет, ЭПК(послеистечениясрокадействиядоговора)	71
Дело фонда (исторические и тематические справки,сведения о составе и объеме дел и документов,листы, карточки фондов, паспорт архива, актыпроверки наличия и состояния приема и передачи,выделения дел и документов к уничтожению, утратахи повреждениях документов)	Постоянно(нагосударст -венноемуниципаль -ное хранениепередаетсяприликвидацииорганизации)	73
Описи дел:	74
а) постоянного хранения	Постоянно(неутверж -денныедо минованиянадобности)
б) временного хранения	3 года(послеуничтожениядел)
Договоры, соглашения с архивными учреждениями,иными организациями по вопросам архивного дела иделопроизводства	5 лет, ЭПК(послеистечениясрокадействиядоговора)	81
Прогнозы (перспективные планы) развития организации	Постоянно	84
Концепции развития организации	Постоянно	85
Учет и отчетность
Утвержденные лимиты, фонды заработной платы:	149
а) по месту разработки и утверждения	Постоянно
б) в других организациях	До минованиянадобности
Лицевые счета работников	75 лет, ЭПК	153
Положения о премировании работников	5 лет, ЭПК(послезаменыновыми)	154
Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные)ведомости (табуляграммы) на выдачу заработнойплаты, пособий, гонораров, материальной помощи идр. выплат <9>; доверенности на получение денежныхсумм и товарно-материальных ценностей, в том числеаннулированные доверенности) о получении заработнойплаты и других выплат	5 лет(при условиизавершенияпроверки(ревизии).В случаевозникнове -ния споров,разногласий,следственныхи судебныхделсохраняютсядо вынесенияокончатель -ногорешения)	155
Сведения, справки о совокупном доходе работниковза год и уплате налогов	5 лет	157
Сведения об учете фондов, лимитов заработной платыи контроле за их распределением, о расчетах поперерасходу и задолженности по заработной плате,об удержании из средств социального страхования,о выплате отпускных и выходных пособий	5 лет	159
Документы (копии отчетов, заявления, спискиработников, справки, выписки из протоколов,заключения) о выплате пособий, оплате листковнетрудоспособности	5 лет	161
Исполнительные листы	До минованиянадобности(не менее5 лет)	162
Документы (заявления, решения, справки, переписка)об оплате учебных отпусков	До минованиянадобности(не менее5 лет)	165
Документы (акты, справки, счета) о приемевыполненных работ	5 лет (приотсутствиилицевыхсчетов -75 лет)	188
Договоры о материальной ответственности	5 лет(послеувольненияматериальноответствен -ного лица)	189
Образцы подписей материально ответственных лиц	До минованиянадобности	190
Трудовые отношения
Документы (информации, справки, сведения, ведомости,отчеты) о наличии, движении, комплектовании,использовании работников	5 лет, ЭПК	262
Документы (справки, сведения, списки) овысвобождении и потребности в работниках, созданиирабочих мест, половозрастной структуре ипрофессионально-квалификационном составевысвобожденных и необходимых работников	5 лет, ЭПК	263
Переписка по вопросам трудоустройства	5 лет	264
Направления на трудоустройство работников	До минованиянадобности	265
Договоры об оказании финансовой помощи насоздание и сохранение рабочих мест, накомпенсационные выплаты работникам	5 лет	266
Документы (справки, планы, расчеты, схемы, карты) осовершенствовании процессов труда	5 лет, ЭПК	268
Документы (рекомендации, психофизиологические нормы, справки)о диагностике профессиональной пригодности работников:	271
а) по месту разработки и утверждения	Постоянно
б) в других организациях	До заменыновыми
Документы (акты, протоколы, справки, докладныезаписки) об организации труда при совмещениипрофессий	Постоянно	272
Журналы учета работников, совмещающих профессии	До минованиянадобности	273
Документы (расчеты, рекомендации, обоснования,заключения) о прогнозировании повышенияпроизводительности труда	5 лет, ЭПК	274
Коллективный договор	Постоянно	275
Документы (протоколы, справки, акты, переписка) опроверке выполнения условий коллективного договора	Постоянно	276
Документы (отчеты, справки, информации) опереводе работников на сокращенный рабочий деньили сокращенную рабочую неделю	5 лет, ЭПК	277
Документы (заявления, докладные записки, справки,расчеты, протоколы) о разрешении трудовых споров	5 лет, ЭПК	278
Документы (требования, справки, сведения,протоколы, рекомендации) о коллективных трудовыхспорах с участием посредника	5 лет, ЭПК	279
Документы (сводки, сведения, докладные записки,баланс рабочего времени) об учете рабочего времени	3 года	280
Табели (графики), журналы учета рабочего времени	1 год	281
Документы (акты, сообщения, информации,характеристики, докладные записки, справки,переписка) о трудовой дисциплине	3 года	282
Типовые нормативы по труду:	283
а) по месту разработки и утверждения	Постоянно
б) в других организациях	До заменыновыми
Нормы выработки и расценок <10>:	284
а) по месту разработки и утверждения	Постоянно
б) в других организациях	До заменыновыми
Документы (справки, расчеты, докладные записки,предложения) о разработке норм выработки и расценок	5 лет, ЭПК	285
Тарифно-квалификационные справочники, сетки, ставки:	286
а) по месту разработки и утверждения	Постоянно
б) в других организациях	До минованиянадобности
Тарификационные ведомости	25 лет	288
Документы (расчеты, анализы, справки) о пересмотреи применении норм выработки, расценок, тарифныхсеток и ставок, совершенствовании различных формоплаты труда	5 лет, ЭПК	289
Документы (справки, докладные записки, акты, отчеты,протоколы) о контроле за соблюдением правилнормирования труда, расходовании фонда заработнойплаты	5 лет, ЭПК	290
Утвержденные разряды оплаты труда по должностям работников:	292
а) по месту разработки и утверждения	Постоянно
б) в других организациях	До заменыновыми
Документы (расчеты, справки, списки) о премированииработников	5 лет	293
Переписка об образовании и использовании фондовматериального поощрения	5 лет	294
Акты, предписания по технике безопасности;документы (справки, докладные записки, отчеты) об ихвыполнении	5 лет, ЭПК	295
Комплексные планы улучшения условий, охраны труда исанитарно-оздоровительных мероприятий	Постоянно	296
Документы (справки, предложения, обоснования,рекомендации) о состоянии и мерах по улучшениюусловий и охраны труда, техники безопасности	Постоянно	298
Планы мероприятий (двусторонние соглашения) поулучшению условий труда работников	5 лет, ЭПК	300
Документы (акты, справки, информации)о результатах проверок выполнения соглашенийпо вопросам охраны труда	5 лет, ЭПК	301
Документы (докладные записки, справки, доклады,отчеты, акты, переписка) о состоянии условийи применении труда женщин и подростков	5 лет, ЭПК	302
Перечень работ с вредными или опасными условиями, при выполнениикоторых не допускается применение труда женщин и лиц,не достигших 18-летнего возраста:	303
а) по месту разработки и утверждения	Постоянно
б) в других организациях	До заменыновыми
Списки работающих на производстве с вреднымиусловиями труда	75 лет	305
Табели и наряды работников вредных профессий	75 лет	306
Правила по охране труда работающих инвалидов:	307
а) по месту разработки и утверждения	Постоянно
б) в других организациях	До заменыновыми
Документы (акты, отчеты об авариях, аварийныелистки, заключения экспертов, протоколы комиссий) орасследовании причин аварий	10 лет(связанныес крупнымматериальнымущербом ичеловечес -кимижертвами -постоянно)	311
Акты расследования профессиональных отравлений изаболеваний	45 лет, ЭПК	312
Договоры страхования работников от несчастныхслучаев	5 лет(послеистечениясрокадействиядоговора)	313
Документы (программы, списки, переписка)об обучении работников технике безопасности	5 лет	314
Протоколы аттестации по технике безопасности	5 лет	315
Журналы, книги учета:	316
а) профилактических работ по технике безопасности	10 лет
б) инструктажа по технике безопасности	10 лет
в) проведения аттестации по технике безопасности	5 лет
Извещения медпункта о пострадавших в результатенесчастных случаев	5 лет	318
Сведения об авариях и несчастных случаях	5 лет(сведенияо несчастныхслучаях слетальнымисходом -постоянно)	319
Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учетааварий	Постоянно	320
Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки опроизводственных авариях и несчастных случаях	322
а) по месту происшествия	45 лет, ЭПК(связанныес крупнымматериальнымущербом ичеловечес -кимижертвами -постоянно)
б) в других организациях	5 лет
Документы (доклады, протоколы, справки, заключения,анализы) о вредных условиях производства,травматизме и профессиональных заболеваниях	10 лет, ЭПК	323
Документы (акты, докладные записки, заключения,переписка) о сокращении рабочего дня в связис вредными условиями труда	5 лет, ЭПК	325
Документы (списки, перечни, переписка) о проведениимедицинских осмотров работников	5 лет	330
Анкеты обследования условий труда работников	5 лет	331
Документы (протоколы, ведомости, карты аттестациирабочих мест и др.) об аттестации рабочих мест поусловиям труда	5 лет, ЭПК	332
Кадровое обеспечение
Документы (доклады, сводки, справки, сведения)о состоянии проверки работы с кадрами	Постоянно	333
Документы (заявки, сведения, переписка) опотребности в работниках, сокращении (высвобождении)работников	5 лет	335
Записки, заменяющие приказы по личному составу	75 лет, ЭПК	336
- о предоставлении очередных и учебных отпусков,дежурствах, взысканиях, краткосрочныхвнутрироссийских командировках	5 лет
Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выпискииз них, копии личных документов, характеристики, листки по учетукадров, анкеты, аттестационные листы и др.):	337
а) руководителя организации; членов руководящих,исполнительных, контрольных органов организации;работников, имеющих государственные и иные звания,премии, награды, ученые степени и звания	Постоянно
б) работников	75 лет, ЭПК
Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения,не вошедшие в состав личных дел	75 лет, ЭПК	338
Личные карточки работников (в том числе временныхработников)	75 лет, ЭПК	339
Характеристики работников, не имеющих личных дел	75 лет, ЭПК	340
Документы (анкеты, автобиографии, листки по учетукадров, заявления, рекомендательные письма, резюме идр.) лиц, не принятых на работу	1 год	341
Подлинные личные документы (трудовые книжки,дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)	До востребо-вания(невостре -бованные -не менее50 лет)	342
Документы (справки, докладные и объяснительныезаписки, копии приказов, выписки из приказов,заявления, командировочные удостоверения и др.),не вошедшие в состав личных дел	5 лет	343
Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещениювакантных должностей, избранию на должность	Постоянно	344
Документы (выписки из протоколов, списки трудов,отчеты) конкурсных комиссий по замещению вакантныхдолжностей, избранию на должность лиц (работников),не имеющих личных дел	75 лет, ЭПК	345
Заявления об участии в конкурсе на замещениевакантных должностей	3 года	347
Протоколы заседаний комиссий по установлениютрудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет	15 лет (приотсутствииприказов -50 лет)	348
Список (штатно-списочный состав) работников	Постоянно	349
Списки:	350
а) членов руководящих и исполнительных органоворганизации	Постоянно
б) работников	75 лет
в) прошедших аттестацию	5 лет
г) военнообязанных	3 года
д) кандидатов на выдвижение по должности	5 лет
е) получающих персональные ставки, оклады	10 лет (приотсутствиилицевыхсчетов -50 лет)
Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовыхкнижек и вкладышей к ним	3 года	351
Переписка об оформлении командировок	5 лет (длязаграничныхкомандировок- 10 лет)	352
Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты)об установлении персональных ставок, окладов,надбавок	5 лет (приотсутствииприказов -50 лет, ЭПК)	354
Графики предоставления отпусков	1 год	356
Карточки, указатели к приказам по личному составу	75 лет	357
Книги, журналы, карточки учета:	358
а) приема, перемещения (перевода), увольненияработников	75 лет
б) работников, направленных в командировки	5 лет
в) военнообязанных	3 года(послеувольнения)
г) отпусков	3 года
д) личных дел, личных карточек, трудовых договоров(контрактов), трудовых соглашений	75 лет
е) выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним	50 лет
ж) выдачи справок о заработной плате, стаже, местеработы	3 года
з) выдачи командировочных удостоверений	5 лет
Протоколы заседаний, постановления аттестационных,квалификационных комиссий	15 лет, ЭПК	359
Заявления о несогласии с постановлениямиаттестационных, квалификационных комиссий,документы (справки, заключения) об их рассмотрении	5 лет	361
Квалификационные требования:	362
а) по месту разработки и утверждения	Постоянно
б) в других организациях	До заменыновыми
Документы (тесты) но определению (оценке)индивидуальных качеств, возможностей работников	До заменыновыми	363
Списки членов аттестационных, квалификационныхкомиссий	5 лет	364
Итоговые сводки, сведения, ведомости о проведенииаттестации, установлении квалификации	5 лет	365
Графики проведения аттестации, установленияквалификации	1 год	367
Документы (доклады, справки, расчеты, докладныезаписки) о подготовке, переподготовке работников,обучении вторым профессиям, повышении квалификации	5 лет, ЭПК	368
Договоры об обучении	5 лет (послеистечениясрокадействиядоговора)	375
Документы (представления, списки, характеристики,переписка) о начислении стипендий учащимсяработникам	5 лет	381
Списки лиц, окончивших курсы повышения квалификациипрофессионального обучения	5 лет	383
Документы (представления, ходатайства, характеристики,автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.)о представлении к награждению государственными и ведомственныминаградами, присвоению званий, присуждению премий:	384
а) в награждающих организациях	Постоянно
б) в других организациях	75 лет, ЭПК(документыо представ -лениик званию"Ветерантруда" -30 лет, ЭПК)
Документы (методические указания, перечни наград) об оформлениипредставления работников к награждению	387
а) по месту разработки и утверждения
б) в других организациях
Административно-хозяйственные вопросы
Правила внутреннего распорядка	1 год (послезаменыновыми)	407
Документы (акты, докладные и служебные записки,переписка) о нарушении правил внутреннего распорядка	1 год	408
Документы (акты, докладные и объяснительные записки,заявки, списки, переписка) о выдаче, утратеудостоверений и пропусков в организацию	1 год	413
Книги регистрации удостоверений и пропусков	3 года	414
Разовые пропуска, корешки пропусков в служебныездания и на вынос (вывоз) материальных ценностей	1 год	416
Документы (заявки, переписка) о допуске в служебныепомещения в нерабочее время и выходные дни	1 год	417
Книги, журналы, табели регистрации прихода и ухода(местных командировок) работников	1 год	418
Документы (планы, отчеты, докладные записки, акты,справки, переписка) об организации общей ипротивопожарной охраны организации	5 лет, ЭПК	459
Документы (акты, справки, планы, отчеты, сводки,сведения, переписка) об обследовании охраны ипротивопожарного состояния организации	3 года	460
Документы (акты, справки, докладные и служебныезаписки, заключения, переписка) о пропускном режимеорганизации	5 лет	469
Книги, журналы учета опечатывания помещений,приема-сдачи дежурств и ключей	1 год	471
Социально-бытовые вопросы
Листки нетрудоспособности	5 лет	475
Книги, журналы регистрации листковнетрудоспособности	5 лет	476
Документы (описи документов, листок исправлений,приложение к сопроводительной ведомости)по персонифицированному учету работников	5 лет	477
Рекомендации по подготовке документов к назначению пенсийработникам:	478
а) по месту разработки и утверждения	Постоянно
б) в других организациях	До заменыновыми
Списки работников, уходящих на льготную пенсию	50 лет	479
Переписка о назначении государственных пенсий ипособий	5 лет(по льготнымпенсиям -10 лет, ЭПК)	480
Сведения о выполнении установленных квот на рабочиеместа и движении денежных средств (при невыполненииусловий квотирования рабочих мест)	5 лет	481
Документы (заявления, докладные записки, списки,справки, переписка) о предоставлении, распределениижилой площади работникам	5 лет (послепредоставле-ния жилойплощади)	485
Документы (акты, сведения, заключения)об обследовании жилищно-бытовых условий работников	5 лет (послепредоставле-ния жилойплощади)	486
Договоры о праве пользования (найма) жилой площадью,аренде и обмене жилых помещений	5 лет, ЭПК	487
Договоры купли-продажи, дарения жилых помещенийработникам организации	Постоянно	489
Документы (сведения, справки, переписка) об аренде,дарении, завещании, купле-продаже жилых помещенийработникам организации	5 лет, ЭПК	490
Переписка о выселении граждан из служебных,самовольно занятых квартир	5 лет (послеосвобожденияжилойплощади)	491
Договоры о медицинском и санаторно-курортномобслуживании работников	5 лет (послеистечениясрокадоговора)	495
Документы (списки, справки, заявления, переписка)о медицинском и санаторно-курортном обслуживанииработников	3 года	496
Расходные ордера на санаторно-курортные путевки	3 года	497
Документы (заявки, требования, накладные, ведомости)о получении путевок	3 года	498
Документы (заявления, медицинские справки, списки,переписка) учета работников и их детей, нуждающихсяв санаторно-курортном лечении и отдыхе	3 года	499
Списки детей, направленных в детскиеоздоровительные лагеря	1 год	501
Документы (акты, справки, докладные записки,сведения, предложения, переписка и др.)об организации питания работников	3 года	503
Документы (справки, сведения, отчеты, переписка,фотодокументы об организации досуга работников)	5 лет, ЭПК	505
Деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений)
Документы (бюллетени голосования, спискикандидатов, выдвинутых в новый состав руководстваорганизации (объединения)) о выборах руководящихорганов профсоюзной организации	В течениесрокаполномочий	511
Планы реализации критических замечанийи предложений	Постоянно	512
Документы (заявления, заявки, списки, акты,справки, переписка) о приеме в члены объединения(профсоюза), перечислении членских (профсоюзных)взносов из заработной платы работников, оказанииматериальной помощи, получении, аннулированиичленских билетов	3 года	513
Документы (акты, докладные записки, программы,регламенты, протоколы, тексты выступлений,справки, переписка и др.) об осуществленииосновных направлений профсоюзной деятельности	5 лет, ЭПК	517
Документы (акты, докладные записки, справки) обосуществлении профсоюзного контроля за исполнениемусловий заключенных соглашений, коллективныхдоговоров, соблюдением работодателями, должностнымилицами законодательства о труде, использованиемсредств фондов, формируемых за счет страховыхвзносов	5 лет, ЭПК	519

hr-portal.ru

Образец журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Учет договоров При приеме на работу сотрудник заключает трудовой договор, а при необходимости внести изменения в него – дополнительное соглашение. Трудовой договор – важная форма сотрудничества между работодателем и работником. Журнал для регистрации трудовых договоров призван упорядочить ведение документации, связанной с подобными соглашениями. Кадровикам и предпринимателям полезно ознакомиться с основными положениями, регулирующими правила заполнения и ведения данного журнала.

Содержание статьи

Зачем нужен такой журнал на предприятии

Многие менеджеры и кадровики задаются вопросом: стоит ли вести журнал регистрации, ведь ответственности за его отсутствие нет. Этот вопрос очень актуален. Такой журнал необходим для того, чтобы вести учет данных о трудовых договорах и доп. соглашениях, которые заключаются на данном предприятии или в организации. В него вносятся сведения о документе, дата создания, факт отправки или получения.

Обязательно ли его ведение?

Несмотря на всю важность и пользу журнала в делопроизводстве, его ведение не является обязательным.

Кто занимается его заполнением

Ведение документа Заполняет журнал регистрации трудовых договоров кадровик – специалист кадрового отдела или менеджер по персоналу. Если придет проверка, то инспектор по кадрам либо менеджер по персоналу предоставляет данный документ.

Правила ведения журнала

Как уже отмечалось ранее, нет единой формы, предусмотренной для ведения журнала. Исходя из правил делопроизводства, требования к журналу стандартные. Обычно он оформляется следующим образом. Если вы желаете внести корректировки, то можете смело добавлять или убирать столбцы.

Обложка журнала должна быть жесткой, чтобы журнал мог храниться длительное время. Бумага – плотная, 60г/кв.м.

номер по порядку;
период времени;
ФИО ответственного;
должность лица;
основание, по которому лицу поручено ведение журнала и его подпись.

Первый столбец – номер по порядку, то есть сюда вписывают номер регистрации договора или соглашения. Обратите внимание, что это не номер трудового договора, он будет вписан в другой графе.
Второй – дата заключения договора.
Следующий столбец – непосредственный номер трудового договора или доп. соглашения.
Фамилия и инициалы работника.
Пятый столбик – его профессия или должность.
Шестая графа – в каком структурном подразделении работает сотрудник.
Седьмой, восьмой столбец – дата, когда договор заключен, и дата его расторжения. Часто эти две графы объединяют в одну, называемую сроком действия. Это не всегда удобно, поскольку договора могут быть продлены автоматически, или сотрудник переведен на постоянную работу.
В девятой графе прописывают характер работы – совместительство или основная работа.
Десятый столбец посвящен дополнительным соглашениям.
Одиннадцатый столбец – это примечания.

Данный журнал нужно прошить и опломбировать при сдаче в архив. Хранится такой журнал в соответствии с требованием ФАС 75 лет. Это предусмотрено Перечнем типовых управленческих документов. Пример заполнения

Электронная форма журнала

Что касается электронной версии, то лучше всего вести ее в программе MS Excel. Преимущества такой формы журнала:

более быстрый поиск в документе;
оптимизация работы;
соответствующий контроль за правильным оформлением документа;
конфиденциальность журнала;
меньше времени уходит на его ведение;
упрощение выдачи выписок и справок.

Ведение электронной формы

Внесение изменений в документ

Внесение изменений Если обнаружена существенная ошибка в журнале, который уже частично заполнен, то необходимо досрочно закрыть данный журнал. В этом случае на последней страничке делается запись о том, что журнал закрыт досрочно из-за его ошибочного ведения. Затем можно завести новый документ. Обязательно необходимо издать соответствующий приказ либо распоряжение об этом.

znaydelo.ru