Какие журналы регистрации обязательны в делопроизводстве? Закрытие журналов по делопроизводству

Закрыть делопроизводственный год

«Конец года» в канцелярии начинается задолго до 31 декабря и продолжается в новом году. Рассмотрим основные «сезонные» мероприятия, которые нужно проводить, готовясь к новому рабочему году. Начнем с декабря.

Чем более развита культура делопроизводства в организации, тем позже можно начинать завершать год. Если в течение года все процессы делопроизводства функционируют бесперебойно, закрытие без труда уместится в одну-две декабрьских недели.

Что нужно сделать в декабре:

• Подготовить действующую номенклатуру дел к закрытию и проект номенклатуры на следующий год.
• Внести изменения в локальные нормативные акты и ввести их в действие с 1 января.
• Провести выверку договоров и при необходимости пролонгировать их.

Чего не нужно делать в декабре:

• Бросаться немедленно составлять номенклатуру дел с нуля. Все равно не успеете, только собьете работу подразделений, а им в последний месяц года и так непросто. Если «вдруг» обнаружилось, что организации не хватает номенклатуры, лучше заняться ей в новом году. Первую номенклатуру можно утвердить и в течение года, не обязательно строго с 1 января.
• Писать и срочно утверждать новые ЛНА, чтобы ввести их в действие с 1 января. Как и с номенклатурой – не успеете выдать ничего качественного.
• Закрывать журналы регистрации. Документ, который нужно срочно зарегистрировать, могут принести 29 декабря в 17:55, и секретарь должен зарегистрировать его в 2017 году, от чего все усилия по закрытию журнала пойдут прахом. Поэтому журналы лучше закрывать в январе.
• Подводить итоги по исполнению документов. Если по входящему письму, зарегистрированному 29 декабря, поставлен стандартный срок исполнения – 30 календарных дней, то говорить о том, выполнена задача или нет, можно только 29 января.
• Передавать в архив документы 2017 года. Еще не время: о закрытии дел можно говорить не раньше февраля. Только в феврале (см. предыдущий пункт) станет понятно, закрыто дело или оно превратилось в переходящее. А может быть, дело 2017 года, даже закрытое, еще пригодится подразделению в 2018-м.

УТВЕРЖДАЕМ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ НА СЛЕДУЮЩИЙ ГОД: 3 ЭТАПА

Номенклатура дел ежегодно уточняется и утверждается на следующий год. Под уточнением номенклатуры подразумевается:

• внесение в нее дел, заведенных в уходящем году;
• удаление дел, закрытых в уходящем году, которые точно не будут вестись в следующем.

Иными словами, мы одновременно дополняем существующую номенклатуру дел и закладываем базу для новой.

ЭТАП 1: ВНОСИМ НОВЫЕ ДЕЛА

Новые дела, заведенные за год, необходимо внести в действующую номенклатуру (на 2017 год) и присвоить индексы. Правки вносятся вручную во все экземпляры номенклатуры (Пример 1). Для таких правок при создании номенклатуры в конце каждого раздела оставляют запасные строки, как правило, от трех до пяти. Однако если организация активно развивается и наращивает документооборот, их количество может быть и большим.

Как видно из примера, дела вносятся в номенклатуру в порядке их заведения и получают очередной индекс. Очевидно, что при этом нарушается логика выстраивания заголовков, но ничего страшного: в номенклатуре на следующий год дела встанут туда, куда нужно (Пример 3).

Итак, в Примере 1 представлен «исходный» вариант номенклатуры дел на 2017 год (утвержденной в декабре 2016 года) с пометками о вновь заведенных в течение 2017 года делах.

ЭТАП 2: ИСКЛЮЧАЕМ ЗАКРЫТЫЕ ДЕЛА

Некоторые дела из номенклатуры, наоборот, следует убрать. Это те дела, которые были завершены в течение уходящего года и, скорее всего, не появятся в следующем. Как правило, это «персональные» дела контрагентов или объектов: работа с клиентом завершена, объект сдан, и делу в номенклатуре делать уже нечего (Пример 2). Заголовки таких дел могут быть следующими: «Переписка с ООО “Эволюция”», «Документы по взаимодействию с АО “Энергопром”» и т.д.).

Обратите внимание: мы не вычеркиваем эти дела из номенклатуры, не удаляем из электронного файла и вообще никак их не дискриминируем в версии номенклатуры за 2017 год. Заголовки удаляем только в проекте номенклатуры на 2018 год. Номенклатура дел – это актуальный перечень документов организации, поэтому закрытых, несуществующих уже дел в ней быть не должно.

Прежде чем удалить дела из номенклатуры, необходимо собрать информацию. Секретарь переписывается со структурными подразделениями и выясняет, какие дела были заведены в уходящем году и каких не будет в следующем. Если наличие в организации номенклатуры дел не является новостью для коллег из других отделов, то информацию они предоставят быстро.

В Примере 2 представлена номенклатура дел на 2017 год с внесенными на первом этапе правками и новыми пометками (отмечены для удаления закрытые дела, вновь заведенные помещены на свои будущие места, индексы пока не выверены). В рабочей версии можно удалять завершенные дела и ставить пометки, потому что никто, кроме секретаря, ее не увидит.

ЭТАП 3: УТВЕРЖДАЕМ ПРОЕКТ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ НА СЛЕДУЮЩИЙ ГОД

После внесения правок проект номенклатуры дел проходит согласование экспертной комиссией (ЭК) организации и представляется на утверждение генеральному директору.

Если ЭК отсутствует, секретарь параллельно согласовывает разделы номенклатуры: каждый руководитель структурного подразделения читает и согласовывает свой раздел.

В Примере 3 представлен фрагмент номенклатуры дел, в которой индексы и заголовки уже приведены в порядок, и это – проект номенклатуры дел секретариата на 2018 год, который будет представлен руководителю для утверждения.

Word в помощь. Составить проект номенклатуры дел в конце года не составит труда, если на протяжении 11 месяцев оперативно дополнять и уточнять документ. Рекомендуем секретарю вести рабочий файл актуальной номенклатуры дел в MS Word в режиме рецензирования и активно использовать функцию «Примечание» (рис. 1). И неважно, что на дворе, например, июль. В декабре останется только внести все эти примечания в новый файл номенклатуры.

ТРИ «НЕ» ПРИ УТОЧНЕНИИ СТАРОЙ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ И СОЗДАНИИ НОВОЙ

НЕ подгонять дела под индексы. Это индексы подгоняют под дела, а не наоборот. Совершенно нормально, если в 2017 году дело имело индекс 12-04, а в 2018-м получит 12-06. Это естественно, ведь какие-то дела мы убираем, и индексы освобождаются. Тогда вся нумерация поднимается. Какие-то дела мы вносим, и нумерация сдвигается вниз. А еще структурное подразделение может реорганизоваться, и тогда индекс изменится полностью, в обеих своих частях.

НЕ сбивать порядок дел в угоду индексам. В продолжение предыдущего пункта: многие секретари боятся менять индексы дел и пишут соответствующие объяснительные записки. Не нужно ни бояться, ни объясняться. Как не нужно и переставлять заголовки дел, нарушая логику их расположения, лишь бы сохранить индекс. Намного хуже, если в перечень идущих подряд дел с перепиской попадет вдруг дело «Служебные записки», а то и вовсе «График отпусков». Первично логическое расположение заголовков дел, а не сохранение за ними прошлогодних индексов.

НЕ резервировать индексы. Обратная ситуация: планируется сотрудничество с крупной организацией, явно появится несколько новых дел, и руководство просит секретаря оставить свободными несколько индексов в номенклатуре под эти дела. Так делать нельзя: в утверждаемой номенклатуре дел свободных индексов быть не должно. Номенклатура отражает актуальный состав документов организации, а не ее планы и чаяния. Если сотрудничество состоится, секретарь внесет вновь заведенные дела в номенклатуру в свободные строки. Если не состоится, то в перечне дел не будет «зависших» индексов.

АКТУАЛИЗИРУЕМ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ

Второе важное дело, которое нужно сделать в декабре, – внести актуальные изменения в локальные нормативные акты (ЛНА) и ввести их в действие с нового года.

ЛНА не создается ради себя самого, «чтобы был». Это рабочий документ, а значит, должен соответствовать реальному положению вещей и течению бизнес-процессов.

Кстати, ЛНА – это не только такие монументальные сочинения, как правила внутреннего распорядка или инструкция по делопроизводству, но и обычный приказ.

Уследить за такими приказами всегда сложнее, чем за крупным ЛНА. Но делать это нужно. Ведь если один из работников, назначенных ответственным за делопроизводство, уволился, или перешел в другой отдел, или изменил фамилию, то приказ уже неактуален – в нем фигурирует несуществующий сотрудник организации.

За год могли измениться производственные и бизнес-процессы, какие-то из процессов и вовсе отменены. Тогда придется отменять и регулирующие их ЛНА.

Виды изменений ЛНА представлены в Таблице.

Чтобы собрать актуальную информацию, придется изучить все ЛНА. Конечно, одному работнику это сделать не под силу, да и не должен секретарь инициировать изменения в технические или юридические регламенты. Заниматься этим должны соответствующие подразделения, а секретарь будет изучать ЛНА, касающиеся делопроизводства и секретарской деятельности.

Все указанные в Таблице изменения вводятся приказом по основной деятельности.

Обратите внимание: одним приказом можно охватить несколько ЛНА, необязательно издавать по одному приказу на каждый документ.

Поскольку принятые управленческие решения однородны, их можно поместить в один распорядительный документ – приказ по основной деятельности (Пример 4).

Word в помощь. И вновь секретарю будет намного легче закрывать год в декабре, если в течение всего года он будет делать отметки в рабочих файлах ЛНА (рис. 2).

ПРОДЛЕВАЕМ ДОГОВОРЫ НА ОБСЛУЖИВАНИЕ

Еще одно мероприятие декабря – выверка договоров, заключенных подразделением. Многие договоры на постоянное обслуживание заключаются на календарный год – до 31 декабря. Необходимо продлить договор или, может быть, найти нового исполнителя.

Секретарь занимается только теми договорами, которые касаются обслуживания организации в делопроизводственной и административно-хозяйственной сферах (если нет специального отдела).

Например, договоры:

• на почтовое обслуживание;
• архивное обслуживание;
• типографское обслуживание;
• поставку канцелярских товаров;
• обслуживание кофе-машины и поставку расходных материалов к ней;
• поставку в приемную кофе, чая, снеков;
• оказание клининговых услуг и т.д.

Задача секретаря – поднять базу таких договоров. Если окажется, что некоторые договоры требуют пролонгации, в декабре предстоит заключить новые или подписать дополнительные соглашения о продлении сотрудничества на следующий период.

 

 

* Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016; далее – Перечень 2010).

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

www.profiz.ru

Какие документы оформляются к началу нового рабочего года: напоминания опоздавшим / Делопроизводство

Россол С.В., корпоративный консультант Адвокатского кабинета Калинина В.М.31 января 2011 г.

Окончание календарного года – это время подводить итоги и готовить задел на следующий год. Вместе с тем в предновогодней суете и после новогодней дремоты (которые традиционно охватывают россиян) очень трудно успеть выполнить все требования действующего законодательства. В настоящей статье мы напомним вам, что нужно было сделать к началу года или непосредственно после него. А если вы что-то упустили, то у вас еще есть время наверстать все самостоятельно или напомнить другим сотрудникам организации.

Утверждение номенклатуры дел на следующий год

Номенклатура дел – один из базовых документов, необходимых для постановки делопроизводства и архивного дела в организации. В ней содержится информация, позволяющая определить подразделения, которые являются ответственными за разработку или хранение отдельных видов документов.

Основными целями разработки номенклатуры дел являются:

• создание системы учета дел, генерируемых в течение года в организации;
• установление сроков хранения для дел, заводимых в организации;
• обеспечение порядка при подшивке документов в дела (при формировании дел), одновременно упорядочивается система регистрации документов, их последующий поиск;
• содействие работе по передаче документов постоянного и долговременного хранения в государственные и муниципальные архивы теми организациями, которые являются источниками их комплектования.

Порядок составления и оформления номенклатуры дел определяется обычно локальными нормативными актами организации (инструкцией по делопроизводству, положением о службе ДОУ и т.д.). Как правило, номенклатура дел организации на следующий год составляется в последнем квартале текущего года и утверждается в конце декабря. Однако приказ о введении ее в действие может быть издан и в первых числах января (что зависит от даты начала работы организации).

Ответственность за разработку этого документа лежит на делопроизводственной службе предприятия, поэтому данную тему мы подробно рассмотрели в декабрьском номере журнала, дав и алгоритм работы, и пример номенклатуры дел со сроками хранения, установленными уже по новому «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», который был утвержден приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

«Закрытие» журналов и начало новых

Согласно общему делопроизводственному правилу нумерация документов ведется по порядку в рамках одного календарного года (таков общий порядок). В одном журнале регистрируются документы, у которых общая нумерация (например, организация может нумеровать единым массивом все приказы по личному составу, а может разделить их на несколько групп, для каждой из которых предусмотреть свою линию нумерации, т.е. и свои журналы регистрации).

При этом номер документа может содержать не только порядковый номер в рамках одного года, но и некий индекс (например, индекс дела по номенклатуре дел или буквенный код, облегчающий быструю идентификацию документа человеком).

Если в организации используется система автоматизации документооборота, то при регистрации документа сведения о нем автоматически попадают в регистрационные журналы. Если же журналы учета ведутся в бумажном виде, то по окончании года нужно не забыть их закрыть и с начала года завести новые журналы.

В ряде организаций данный переход оформляется путем издания двух приказов, один – от 31 декабря о прекращении ведения журналов за уходящий год, другой – первой рабочей датой нового года – о начале ведения новых журналов. В некоторых организациях такой переход осуществляется на основании локальных нормативных актов (инструкция о делопроизводстве и т.п.). Оба варианта с точки зрения законодательства приемлемы.

Мнение

Екатерина Каменева, главный специалист – эксперт компании «ЭОС»:

Мне кажется, что необходимость закрытия и заведения новых журналов регистрации документов лучше закрепить в локальном нормативном акте организации. Создавать для этого приказы нецелесообразно. Приказы, как правило, проходят сложную процедуру согласования. Издавать один приказ 31 декабря, а потом второй – в первый рабочий день января может быть проблематично. Если руководитель не подпишет приказ с утра первого рабочего дня января, то что – документы регистрировать не надо? Такой вариант может парализовать работу, а, как известно, за новогодние праздники обычно скапливается много почты.

В настоящее время в России требования к подготовке, оформлению и обработке документов разных видов устанавливаются разными законодательными и нормативными актами, которые издают разные государственные органы. Поэтому правила работы с документами разных видов могут отличаться.

Организационно-распорядительные документы могут регистрироваться как в традиционных (бумажных), так и электронных журналах и карточках. Об этом говорилось в ранее действующей Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (пункт 4.1.6).

Сегодня использование бумажных журналов и картотек считается неэффективным и устаревшим. При этом в действующих сейчас Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти говорится об использовании СЭД в целях учета и поиска документов.

Работа разных СЭД может отличаться при выполнении одной делопроизводственной функции. Как правило, при регистрации документов в СЭД используются электронные регистрационные карточки, в которые заносятся основные сведения о документе. При этом СЭД может и не формировать в явном виде электронных журналов регистрации документов. То есть создается электронная картотека и пользователь может получить (например, с помощью поиска) любой набор доступных ему регистрационных карточек и представить их в виде необходимой ему таблицы или полностью просмотреть сведения, занесенные в них.

Алгоритм работы СЭД, в том числе правила начала регистрации документов в новом календарном году, закладывается при создании СЭД и при необходимости может донастраиваться администратором системы. Итак, существуют СЭД, которые в новом календарном году автоматически (без всяких настроек) начинают присваивать порядковые номера документам с единицы. Если при смене календарных лет в СЭД необходимо производить специальные настройки, то целесообразно данные обязанности закрепить за администратором системы в одном из нормативных документов организации.

Если говорить о журналах регистрации, то в законодательстве явно не существует требований о закрытии (завершении) в конце года бумажных или электронных журналов регистрации организационно-распорядительных документов, которые присутствуют у любого юрлица. Но вот специфические документы могу иметь свои особенности.

В практике делопроизводства обычно журналы регистрации организационно-распорядительных документов (бумажные и электронные, формируемые без СЭД, например, в виде таблицы в MS Excel) создают на год. Если документов много, то так удобнее работать и хранить журналы регистрации, имеющие временный срок1 хранения . Как вести, закрывать и оформлять журналы регистрации организационно-распорядительных документов, самостоятельно определяет организация и закрепляет это в локальном нормативном документе. При оформлении бумажных журналов регистрации для подготовки их к хранению целесообразно соблюдать рекомендации по оформлению дел, имеющих аналогичный срок хранения.

Фрагмент документа

Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением коллегии Росархива 06.02.2002.

3.6.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя;

составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Фрагмент документа

Приложение 24 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 г. № 76

Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких облож­ках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

Утверждение графика отпусков

В соответствии со ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем, не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года. При этом данный график обязателен как для работодателя, так и для работника: никто из них не вправе в одностороннем порядке изменить время предоставления отпуска, указанное в графике отпусков.

Унифицированная форма для составления графика отпусков утверждена Госкомстатом (№ Т-7). Но при этом существует несколько вариантов заполнения данной формы – фамилии работников могут располагаться:

• в алфавитном порядке (алфавитный способ),
• в порядке подчиненности в пределах структурных подразделений (структурный), в которых они работают, либо
• фамилии работников указываются в порядке очередности запланированных дат начала отпуска (хронологический).

По соглашению сторон отпуск может быть разделен на части, одна из которых (любая по порядку) не может быть менее 14 календарных дней. При первом и втором способе составления графика отпусков возникает необходимость в добавлении дополнительных строк возле фамилий сотрудников, чей отпуск разбит на части. При третьем способе составления графика отпусков предоставление частей отпуска в разные месяцы влечет повторение фамилии работника в графике несколько раз – по числу предоставляемых частей отпуска.

График отпусков составляется на основе пожеланий работника, соответственно, его составление требует определенной подготовительной работы. Ведь пожелания нужно собрать. Обычно это делается либо руководителями подразделений, либо кадровой службой, либо секретарем в зависимости от размеров организации и принятого распределения обязанностей.

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации (или уполномоченным им на это лицом) с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии такового в данной организации).

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график. Перенос отпуска производится на основании документа, составленного в произвольной форме (как правило, это заявление работника, согласованное в определенном порядке в организации), и фиксируется приказом лица, полномочного на утверждение графика отпусков.

Образец утвержденного в конце года графика отпусков см. на следующей странице. Здесь еще не заполнены графы о фактических датах отпусков и фактах их переноса в течение года. Напоминаем, что если этот обязательный документ вы забыли оформить, то сделать это нужно непременно. И дата его утверждения должна быть не позднее 17 декабря 2010 года (за 2 недели до наступления 2011 года, т.е. задним числом).

Утверждение штатного расписания

Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Этот документ содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц. Форма штатного расписания утверждена Госкомстатом РФ.

Пример 1 График отпусков на 2011 год

Вопрос об обязательности данного документа давно и активно дискутируется, и есть достаточно аргументов, указывающих на его рекомендательный характер. Однако, если вы не хотите дискутировать на эту тему с представителями трудовой или налоговой инспекции, среди которых встречаются и те, кто не в курсе глубин развития правовой и бухгалтерской мысли, данный документ лучше в организации иметь. Тем более что в ряде случаев он может быть достаточно полезен.

Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации. Изменения в штатное расписание тоже вносятся приказом (распоряжением). Вносить изменения в штатное расписание можно сколь угодно часто, и, как правило, к концу года их накапливается достаточное количество. С начала года утверждается новая редакция штатного расписания, включающая все ранее произведенные изменения.

К составлению штатного расписания есть два подхода. В соответствии с одним из них оно формируется по факту и отражает фактическую ситуацию в организации, согласно второму штатное расписание формируется исходя из желаемой организационной структуры компании. Составление штатного расписания «без вакансий» практикуется, если в организации планируется либо недавно было окончено сокращение штатов (принято считать, что отсутствие вакансий облегчает работу по доказыванию законности действий работодателя в случае возникновения трудового спора с уволенным работником).

Учетная политика

Под учетной политикой организации понимается совокупность способов ведения бухгалтерского учета, установленная в организации (т.е. способов первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности).

Принятая организацией учетная политика утверждается приказом или распоряжением лица, ответственного за организацию и состояние бухгалтерского учета (как правило, это руководитель организации). При этом еще утверждаются:

• рабочий план счетов бухгалтерского учета;
• формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов;
• порядок проведения инвентаризации и методы оценки видов имущества и обязательств;
• правила документооборота и технология обработки учетной информации;
• порядок контроля за хозяйственными операциями, а также другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.

Принятая организацией учетная политика применяется последовательно из года в год. Вместе с тем, как указывает действующее законодательство, изменение учетной политики необходимо производить в случаях:

• изменения законодательства РФ или нормативных актов органов, осуществляющих регулирование бухгалтерского учета,
• разработки организацией новых способов ведения бухгалтерского учета или существенного изменения условий ее деятельности.

Но учетную политику необходимо пересматривать, как минимум, каждый год. Соответственно, к началу финансового года в организации необходимо приказом утвердить новую учетную политику с учетом произошедших изменений.

Заработная плата

Ответ на вопрос, «повышать или не повышать заработную плату сотрудникам в новом году», безусловно, зависит прежде всего от финансовых показателей компании. Вместе с тем мы все понимаем, что если в конце года заработная плата не изменяется в сторону увеличения, значит, она уменьшилась пропорционально росту потребительских цен.

Не стоит забывать и о таком явлении, как «зарплатные» комиссии налоговых органов, тем более что они традиционно активизируются в периоды низкой собираемости налогов. А с учетом того, что налоговая нагрузка существенно возросла из-за повышения налогов на фонд оплаты труда с 2011 года, контролирующие органы будут весьма бдительно следить, чтобы налогов организация принесла им больше (и никак не прежнюю сумму или, не дай Бог, меньшую!). Эти вопросы теперь будут контролироваться еще и фондами, так что в новом году следует ожидать активизации деятельности по проведению проверок и с их стороны.

На комиссии обычно вызываются организации, уровень заработной платы в которых существенно отличается от средней оплаты труда по отрасли, который, в свою очередь, зависит и от уровня инфляции. Поэтому, если финансовые показатели позволяют, можно рекомендовать провести в январе индексацию заработных плат, увеличив их хотя бы на уровень инфляции.

* * *

Конец года – один из самых «горячих» периодов работы. Подводятся итоги, составляются планы, раздают пряники и щелкают кнутами. В суматохе многие моменты оказываются «отставлены в сторону» и не то чтобы забыты совсем, но на них просто не остается времени. Многое перекладывается «на потом», т.е. после новогодних каникул. Результатом этого обычно становится необходимость утверждения и разработки документов задним числом. Нам, конечно, хочется предостеречь читателей от подобных увлечений. Но мы понимаем, что правда жизни слишком часто отличается от «гладкой» теории.

1 Сроки хранения журналов, карточек и баз данных организационно-распорядительных документов устанавливаются новым Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (2010 г.).

Россол С.В., корпоративный консультант Адвокатского кабинета Калинина В.М.Объединённая редакция деловых журналов

www.kadrotvet.ru

Новый рабочий год в службе ДОУ

Статьи по теме

Конец и начало года – традиционно самое горячее время во всех отделах организации. Служба ДОУ здесь не исключение. В этой статье рассмотрим, что нужно сделать в январе и первых числах февраля. С выполнения каких обязательных действий следует начать новый рабочий год?

План работы

Начинать, как говорится, нужно с себя. Только определившись с собственными планами на ближайшее время и на весь год, служба ДОУ может начать действовать в масштабе всей организации. Из этого следует задача № 1: составить план работы на новый рабочий год.

Читайте также:

План работы службы ДОУ может быть как официальным документом, утвержденным руководством, так и внутренним. Внутренний создается в отделе только для того, чтобы его сотрудники видели и понимали направление своей ежедневной деятельности. Все зависит от традиций организации.

Источником базовых мероприятий в сфере документационного обеспечения управления чаще всего являются локальные нормативные акты организации.

В первую очередь это Инструкция по делопроизводству. Реже, если учреждение попадает под действие типовых инструкций, принятых на федеральном уровне, предстоит действовать на их основе. В сфере архивного дела следует руководствоваться Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526), (далее - Правила).

Локальные нормативные акты (ЛНА) по делопроизводству в каждой организации не одинаковы, поэтому состав ежегодных мероприятий может различаться.

Мы приведем примерный список дел в сфере ДОУ, которые нужно выполнить в течение первых полутора месяцев года:

№ п/п	Сфера ДОУ	Мероприятие	Примечание
1	Документооборот	Закрытие журналов регистрации и учета документов	Январь
2		Подготовка справки-отчета об объеме документооборота	Январь
3		Подготовка справки-отчета об исполнении документов работниками в прошедшем году	Февраль
4	Архивное дело	Оформление итоговой записи к номенклатуре дел	Январь

Допустим, в организации принято передавать планы работы отделов на утверждение руководителю и есть специальные сотрудники, которые следят за выполнением этих планов. Тогда составленный на год перечень мероприятий оформляется по принятой в компании форме.

Прокомментируем те из необходимых действий, которые нужно выполнить в январе и начале февраля. Двигаться будем в хронологическом порядке.

Закрытие журналов регистрации и учета документов

В первых числах января закрываются журналы регистрации документов за прошедший год. «Закрытие» подразумевает составление итоговой записи к журналу. Независимо от того, в бумажном или электронном виде вели учетную форму, запись всегда имеет одинаковое содержание:

Итого в 2015 году зарегистрировано 22046 исходящих документов.

Возможно, делопроизводителям удобно указывать не только общее количество зарегистрированных документов, но и разбивать их по категориям:

Итого в 2015 году зарегистрировано:

Претензий: 254

Документов судебной переписки: 1461

Общее количество входящих документов: 25784

Итоговые записи к бумажным журналам заверяются подписью руководителя подразделения и печатью, если организация ее использует. Электронные журналы для этого не распечатываются: в них достаточно обычной записи. В компаниях, внедривших СЭД, регистрационная форма за год выгружается из системы. И обычный электронный журнал (например, формата .xlsx), и выгруженный из СЭД помещаются на электронные носители, чтобы в дальнейшем быть сохраненными как электронные документы.

Аналогичные записи должны быть составлены ко всем регистрационным формам, действовавшим в ушедшем году в организации, а не только в службе ДОУ. В структурных подразделениях сделать эти записи – обязанность работников, ответственных за делопроизводство. Если таковых нет, то придется озадачить руководителей отделов и, возможно, оформить эту задачу приказом по организации. Сотрудник службы ДОУ проверяет выполнение, руководствуясь номенклатурой дел подразделений – в ней перечислены все журналы, которые ведет отдел.

Более подробно о подготовке справки-отчета об объеме документооборота, о «закрытии» номенклатуры дел и итоговой записи, подготовке справки-отчета об исполнении документов работниками в прошедшем году читайте в №1 2016 журнала "Современные технологии документооборота и делопроизводства"

Мы рассмотрели те мероприятия, с которых начинается каждый рабочий год в службе ДОУ. Начинается и не заканчивается: с середины февраля уже можно задумываться об организации экспертизы ценности документов. Затем – об уничтожении дел с истекшими сроками хранения и о приеме-передаче дел в архив…

Но начало рабочего года в службе ДОУ, и с подачи этой службы во всей организации – подведение итогов прошлого года.

Е.Н Кожанова, эксперт в сфере делопроизводства и архивного дела

www.sekretariat.ru

Какие журналы регистрации обязательны в делопроизводстве? | Вопросы подписчиков

В современных условиях правильно выстроенная система регистрации документов является необходимым инструментом, позволяющим осуществлять быстрый поиск нужной информации и, как следствие, оперативно решать управленческие задачи.

Все о делопроизводстве вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке.

В соответствии с п. 65 ГОСТ Р 15141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» регистрация документов определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправления». На практике это означает, что только при наличии регистрационного номера письмо, направляемое контрагенту, имеет статус официального документа, а приказ по основной деятельности после подписания директором вступит в силу только после его регистрации. Таким образом, регистрация документов является одним из условий, обеспечивающих юридическую значимость создаваемых в организации документов. Следует помнить, что регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки.

В настоящее время организации имеют возможность использовать одну из трех форм регистрации документов: журнальную, карточную и автоматизированную. В том случае, если организация не может позволить себе использовать для регистрации документов готовый программный продукт, можно воспользоваться системой учетных файлов. Учетные файлы в данном случае будут представлять собой электронную таблицу в формате Excel с определенным набором заголовков.

Традиционно принято выделять журналы регистрации входящих документов, исходящих и внутренних документов.   

Например, журнал регистрации внутренних документов (приказы по основной деятельности, протоколы совещаний, докладные записки и т.д.) может иметь следующий вид при использовании журнальной формы регистрации или использовании учетных файлов:

Дата

Индекс документа

Ответственный исполнитель

Краткое содержание документа

Срок исполнения

Отметка об исполнении документа

Следующий шаблон, например, можно использовать для оформления журнала регистрации входящих документов

Дата поступления и индекс документа	Корреспондент, дата и индекс поступившего документа	Краткое содержание документа	Резолюция или кому направлен документ	Расписка в получении	Отметка об исполнении документа
1	2	3	4	5	6

Журнал регистрации исходящих документов можно оформить следующим образом:

Дата и индекс документа	Корреспондент	Краткое содержание документа	Отметка об исполнении документа
1	2	3	4
07.07.2012 № 157/01-18	ОДО «Книжный дом»	О проведении международной книжной выставки	Получена заявка и  перечень изданий от 14.07.2012 № 112/01-19.

Принимая во внимание, что актуальное законодательство по делопроизводству не регламентирует форму и содержание регистрационных журналов, каждая организация вправе выбрать наиболее подходящий способ и дополнить при необходимости регистрационные формы иными графами. Важно помнить, что применяемая практика должна найти отражение в локальном нормативном документе организации, например, Инструкции по делопроизводству. 

В процессе регистрации документов, на наш взгляд, очень важно отличать процесс нумерации и процесс индексации. Регистрационный номер документа содержит порядковый номер (нумерация), который при необходимости может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, литерой или индексом исполнителя (индексация).

Таким образом, регистрационный номер приказа по основной деятельности должен быть сквозным в течение календарного года, например, № 43, а может быть дополнен индексом по номенклатуре 43/01-17. Аналогичный порядковый номер может иметь и создаваемое письмо №43/01-24, но содержать индекс, обозначающий дело, в котором на протяжении года аккумулируется переписка со сторонними организациями.  Важно помнить, что порядковые номера для различных групп документов присваиваются в пределах календарного года отдельно, а индексируются с учетом номенклатуры дел.

На мой взгляд, мы попытались ответить на поставленный вопрос, и теперь остается только напомнить, что выполнение вышеперечисленных условий позволит сформировать актуальную локальную нормативную среду, упорядочить процесс регистрации документов, вести делопроизводство в соответствии с требованиями законодательства, а следовательно, избежать возможных административных, финансовых и репутационных рисков.

www.sekretariat.ru

---

Смотрите также

• 
  Третья мировая война журнал
• 
  Просто вова удалил журнал
• 
  Сеанс журнал читать онлайн
• 
  Искусственный интеллект медицинский журнал
• 
  Марина комиссарова живой журнал
• 
  Комиссарова психолог живой журнал
• 
  Дмитрий губин живой журнал
• 
  Журнал международная жизнь архив
• 
  Живой журнал дмитрий губин
• 
  Журнал нефть газ инновации
• 
  Журнал барбос официальный сайт