Акт приема-передачи дел: нюансы 2018 года. Журнал приема передачи документов

Акт приёма-передачи документов. Образец заполнения 2018 года

Оформление акта приема-передачи документов не является строго обязательной процедурой. Однако в некоторых случаях передача документов между контрагентами сопровождается его подписанием. Акт приема-передачи документов имеет юридическое значение, поэтому при возникновении каких-либо спорных ситуаций и разногласий между подписавшими его сторонами он имеет доказательную силу и может быть использован в суде.

Акт приема-передачи документов создается и внутри предприятий – например, при передаче кадровой, бухгалтерской и пр. документации при смене сотрудников. В этом случае документы должны пройти предварительную проверку на их содержание и полноту, чтобы впоследствии принимающий документы работник не столкнулся с неожиданными неприятностями.

ФАЙЛЫСкачать пустой бланк акта приема-передачи документов .docСкачать образец заполнения акта приема-передачи документов .doc

Основные правила оформления акта приема-передачи документов

Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме. Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.

При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.

Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений. В частности здесь должна быть указана информация о сторонах, между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством. Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.

Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.

В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.

Инструкция по заполнению акта приема-передачи документов

С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении. В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.

• Вначале пишется наименование документа с коротким обозначением его сути.
• В строке ниже указывается город, в котором работает организация, выписывающая акт, а также дата его оформления.
• Далее вписывается информация о компании, которая передает документы: вносится ее название с указанием организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), а также должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).
• Затем всё то же самое вносится о второй стороне: название организации, должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица.

После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов.

Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы.

В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту. В пятом столбце надо указать оригинал или копия (заверенная) передается второй организации, а шестой столбик – количество содержащихся в документе листов.

При необходимости таблицу можно расширить, внеся в нее какую-либо дополнительную информацию.

Под таблицей следует написать, сколько экземпляров акта было составлено и сколько получили на руки заинтересованные стороны, а также поставить подписи руководителей обоих предприятий.

После подписания акта по приему-передаче документов всю ответственность за полноту, содержание, сохранность переданной документации принявшая ее сторона автоматически берет на себя.

assistentus.ru

Акт приема-передачи документов – образец

В процессе ведения делопроизводства могут возникать ситуации, когда необходимо провести передачу документов. Значит необходимо составить акт приема-передачи документов (образец как всегда приводится в статье).

Данный акт служит целям снятия ответственности с принимающего дела сотрудника, а так же позволяют достоверно оценить положение дел в определенный момент времени. Причиной чаще всего могут служить увольнение или перевод на другую должность ответственного за отдельное направление работы сотрудника, реорганизация или ликвидация подразделения, или любая иная практическая необходимость.

Прежде всего, необходимо узнать определен ли нормативными документами порядок передачи и непосредственно сама форма акта. Если нет (таковых большинство), то оформляйте в произвольной форме акт на основании приведенного здесь образца. Для пользы дела и добавления уверенности рекомендую прочтение статьи Как составить акт, чтобы получить представление об обязательных реквизитах акта.

Акт приема-передачи документов – образец составлен в произвольной форме

Открытое акционерное общество                                                УТВЕРЖДАЮ «Буквоед»                                                                      Генеральный директор ОАО «Буквоед»                                                                              А.М. Некрылкин 08.12.2014 АКТ 08.12.2014                 № 2 г. Екатеринбург

приема-передачи кадровых документов

Основание: приказ ОАО «Буквоед» от 07.12.2014 № 207 «О проведении приема-передачи кадровых документов».

Составлен комиссией:

Председатель   -     заместитель генерального директора Я.В. Анушкин Члены комиссии:  юрисконсульт С.Е. Коновалова бухгалтер Д.Ю. Трушкина Присутствовали:  начальник отдела кадров В.В. Жеребцова инспектор отдела кадров А.Н. Филимонина

Начальник отдела кадров Жеребцова В.В. передала, а инспектор отдела кадров Филимонина А.Н. приняла кадровые документы:

№п/п	Наименование документа (дела)	Крайние даты	Кол-во документов (томов)	Примечание
1	Приказы ОАО «Буквоед» по личному составу	02.02.2011- 18.11.2014	8	Отсутствуют приказы № 12 за 2012 год, № 23 за 2013 год
…	…	…	…
…	Личные карточки	2011—2014	82
…	Трудовые книжки	2011—2014	82	Составлен перечень – приложение № 2

Одновременно передается печать отдела кадров.

В процессе приема-передачи документов установлено:… (перечисляют все факты, требующие фиксации в акте, в т.ч. выявленные недостатки на основании изучения кадровых документов).

Приложение: 1. Перечень личных дел на 3 л. в 1 экз. 2. Перечень трудовых книжек на 3 л. в 1 экз. Передала                                                                                                             В.В. Жеребцова Приняла                                                                                                             А.Н. Филимонина Председатель комиссии                                                                                    Я.В. Анушкин Члены комиссии                                                                                                 С.Е. Коновалова Д.Ю. Трушкина

Очень часто порядок приема-передачи документов в нормативно-правовых актах не находит отражения. Тогда следуйте общему сложившемуся порядку.

Составление акта приема-передачи документов

Основанием процедуры передачи документов обычно служит приказ о назначении состава комиссии, который в свою очередь часто может быть составлен на основании приказа по личному составу о назначении, переводе, увольнении работника или обусловлен иной практической необходимостью. В комиссию следует включать не менее трех человек.

Перечень передаваемых дел удобно оформлять в виде таблицы (как на образце). Таблица так же заполняется в произвольной форме (изменяйте как хотите), тем не менее, из нее должен быть понятен состав документов. Если требуется передать ограниченное количество документов, то таблицу можно изменить по такому образцу:

№п/п	Дата	Номердокумента	Наименование документа	Примечания
	…
8	04.08.2014	12-24/01268-р	Письмо Администрации г. Урюпинска о передаче …

 

 В процессе приема-передачи документов в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами проверяют: наличие (отсутствие) необходимых документов, правильность их составления, формирование дел, в случае необходимости дают общую оценку положения дел. Все эти данные в виде связного текста включают в акт в необходимом объеме, чтобы объективно отразить ситуацию. В то же время допускается ограничиться одной таблицей с перечислением передаваемых документов без каких-либо дополнительных пояснений.

Большие массивы документов принято оформлять в виде приложений. Так они не будут ухудшать восприятие основного содержания акта. Поскольку приложения являются неотъемлемой частью акта, все перечисленные документы будут считаться включенными в него.

Думаю, что изложено достаточно информации для составления акта приема-передачи документов (образец этот подойдет для передачи любых документов во многих ситуациях). Точнее сказать — для которых не предусмотрено установленной формы и собственного порядка передачи. Возможно для вас окажется также полезным делом ознакомление с образцом акта при смене ответственного за архив.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 30 комментариев

delo-ved.ru

Как правильно оформить акт приема-передачи дел

Акт приема-передачи дел — необходимый документ при назначении, увольнении или переводе как простого сотрудника, так и начальника отдела. Также акт приема-передачи дел следует составить при ликвидации или реорганизации структурного подразделения.

Единой формы акта, закрепленной в нормативных документах, не существует. В Основных правилах работы архивов организаций от 06.02.2002 установлена форма акта приема-передачи дел при смене ответственного за архив. Остальные акты составляются в произвольной форме в соответствии с правилами делопроизводства. В дальнейшем форму акта можно закрепить на уровне организации в Инструкции по делопроизводству.

Оформить акт приема-передачи дел нужно для того, чтобы понять в каком состоянии остаются дела на момент увольнения сотрудника или изменения структуры отдела. А также для того, чтобы понимать на ком лежит ответственность, в случае возникновения спорной ситуации по ведению документов и дел.

Образец акта о приеме-передаче дел>>

Особенности составления акта приема-передачи дел:

1. В начале акта указываем основание — документ, который явился причиной составления акта. Например, приказ об увольнении сотрудника или приказ о реорганизации структурного подразделения.

2. Затем указываем в акте состав комиссии, которая будет его рассматривать, а также проверять правильность оформления и формирования дел, наличие необходимых документов.

   Любой акт составляется комиссией, так как акт — это документ, в обязательном порядке составляемый несколькими лицами (не менее 3-х человек). Об этом мы писали в статье об общих принципах составления актов.

   Поэтому сначала нужно определить состав комиссии и оформить приказ о назначении комиссии.

   Образец приказа о назначении состава экспертной комиссии>>

   Оформляем состав комиссии в начале акта:

   Председатель	заместитель генерального директора Р. Е. Первушин
   Члены комиссии:	главный юрист А. В. Поздняковаглавный бухгалтер А. Ю. Романованачальник канцелярии Е. И. Сицкая
   Присутствовали:	начальник юридического отдела О. В. Ахановзаместитель начальника юридического отдела И. П. Водянов

   В графу «Присутствовали» мы включаем того, кто передает дела и того, кому передают.

3. Затем оформляем перечень передаваемых документов. Графы можно менять местами, добавлять.

   №	Наименование дела	Период	Количество томов	Примечание
   1	Судебные повестки	12.01.201318.12.2016	6
   2	Ходатайства	18.01.201325.12.2016	5
   3	Переписка с районным судомпо делу № 18-03А/145 с ООО «Гарантия»	25.03.201412.09.2015	2
   4	Дело № А-023/45с ФГУП «Почта России»	25.07.201518.11.2016	4
   …

   В графу «Примечания» включаем документы, которые отсутствуют в деле, но должны там быть. Например:

   Отсутствует отзыв от 03.08.2016 № 12–05/45 по делу с ООО «Мир окон»

   Скачиваем или копируем Образец акта о приеме-передаче дел>>

   С уважением, Инна

www.docdelo.ru

Журнал учета переданных участникам закупки документов (образец заполнения)

Журнал учета переданных участникам закупки документов

ОБРАЗЕЦ

ЖУРНАЛ

учета переданных поставщикам (исполнителям) документов

N п/п	Дата передачи (направления) документов	Реквизиты адресата (получателя)		Перечень передаваемых (направляемых) документов	Способ направления документов (почтой, курьером, лично на руки)	Фамилия, имя отчество и подпись представителя организации, получившего документы	Реквизиты документов, подтверждающих факт направления документов (уведомление, опись, реестр и т.п.)	Примечание
		наименование организации	почтовый адрес организации
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1.	15.07.2014	ООО "Премиум"	129336, г. Москва, ул. Ленина, д. 103, строение А, офис 113	Протокол рассмотрения и оценки заявок на участие в открытом конкурсе Проект контракта	лично на руки по месту нахождения заказчика	Соколовский А.Н. Соколовский 14.07.2014
2.	12.08.2014	ИП Ручкин	248600, г. Калуга, ул. Маркса, д. 1, кв. 5	Сопроводительное письмо (исх. N 123 от 12.08.2014) Протокол рассмотрения и оценки заявок на участие в запросе котировок Проект контракта	посредством почтовой связи		Уведомление N YF123456789RU от 12.08.2014
3.	02.09.2014	ООО "Орандж"	216521, г. Рославль, ул. Победы, д. 45	Сопроводительное письмо (исх. N 154 от 02.09.2014) Протокол рассмотрения и оценки заявок на участие в открытом конкурсе Проект контракта	курьерской службой "Метеор"		Реестр передаваемых документов N 145-к от 02.09.2014
4.	17.09.2014	ООО "ЯрФакел"	150000, г. Ярославль, ул. Советов, д. 67, офис 203	Сопроводительное письмо (исх. N 169 от 17.09.2014) Протокол рассмотрения и оценки заявок на участие в запросе котировок Проект контракта	контрактным управляющим заказчика - Светловой Е.А.	Отметка в сопроводительном письме о факте получения комплекта документов Орловым Е.П. 18.09.2014
5.	01.10.2014	ООО "Премиум"	129336, г. Москва, ул. Ленина, д. 103, строение А, офис 113	Проект дополнительного соглашения к контракту N 123 от 31.07.2014	лично на руки по месту нахождения заказчика	Соколовский А.Н. Соколовский 01.10.2014
6.

Примечание:

1. Столбец N 7 "Фамилия, имя отчество и подпись представителя организации, получившего документы" заполняется в случае передачи документов по месту нахождения заказчика лично на руки представителю организации либо в случае, когда представитель заказчика передает документы по месту нахождения поставщика (исполнителя) лично на руки представителю организации.

2. Столбец N 8 "Реквизиты документов, подтверждающих факт направления документов" заполняется в случае направления документов с использованием средств почтовой связи или курьерской службой.

ЖУРНАЛ

учета полученных от поставщиков документов

N п/п	Дата получения документов	Реквизиты отправителя		Наименование полученного(ых) документа(ов)	Дата заключения контракта (соглашения), его регистрационный номер	Примечание
		наименование организации	почтовый адрес организации
1.	30.07.2014	ООО "Премиум"	129336, г. Москва, ул. Ленина, д. 103, строение А, офис 113	Проект контракта	Контракт N 123 от 31.07.2014
2.	26.08.2014	ИП Ручкин	248600, г. Калуга, ул. Маркса, д. 1, кв. 5	Проект контракта	Контракт N 124 от 27.08.2014
3.	15.09.2014	ООО "Орандж"	216521, г. Рославль, ул. Победы, д. 45	Проект контракта	Контракт N 125 от 17.09.2014
4.	01.10.2014	ООО "ЯрФакел"	150000, г. Ярославль, ул. Советов, д. 67, офис 203	Проект контракта	Контракт N 126 от 01.10.2014
5.	03.10.2014	ООО "Премиум"	129336, г. Москва, ул. Ленина, д. 103, строение А, офис 113	Проект дополнительного соглашения к контракту N 123 от 31.07.2014	Дополнительное соглашение N 1 от 03.10.2014 к контракту N 123 от 31.07.2014
6.

ruforma.info

Акт приема-передачи дел: нюансы 2018 года

Статьи по теме

Закон не регулирует прием-передачу дел. Каждый работодатель проводит в 2018 году ее по своему усмотрению с учетом порядка, который сложился на практике. В статье рассказывается, как составить акт приема-передачи дел.

Из статьи вы узнаете:

Как составить и оформить акт приема-передачи дел

Хорошо принимать дела у предшественника, который пояснит, при каких обстоятельствах оформляли кадровые документы, и поможет составить акт приема передачи дел главного бухгалтера. Но нередко в первый день работы секретарь остается перед ворохом бумаг один на один, потому что прежний сотрудник уже уволился. Кто-то решает начать с аудита. Кто-то в панике исправляет ошибки в первых попавшихся документах, а потом несет ответственность за чужие недочеты. Расскажем, как правильно принять дела в первый рабочий день, если передать их вам никто не может.

Что нужно сделать в первую очередь

В первый день работы соберите все имеющиеся папки и документы по кадрам на текущий год. 

Составьте акт передачи дел по кадровому учету на дату вашего первого рабочего дня (образец ниже).

В акте приема-передачи дел директором отразите наименование документов, период времени, который они охватывают, количество, а также сведения об отсутствии или повреждении документов. Можете оставить ваши замечания по содержанию и оформлению.

Когда будете составлять опись, обратите внимание, правильно ли оформлены документы и содержат ли они информацию, которую требует трудовое законодательство. Обязательно проверьте наличие всех обязательных локальных актов приема-передачи дел, установленных Трудовым кодексом и иными законами.

Читайте по теме в электронном журнале

Как проверить кадровую документацию и исправить ошибки

Как говорилось выше, проверьте, есть ли в кадровой службе обязательные документы. Прежде всего, это правила внутреннего трудового распорядка (далее — ПВТР), трудовые договоры, график отпусков, приказы по личному составу и др. Чтобы не держать список документов в голове, воспользуйтесь нашим чек-листом (образец ниже).

Просмотрите локальные акты приема-передачи дел главного бухгалтера и образец, которые непосредственно связаны с трудовой деятельностью сотрудников. В них должны быть подписи работников, что они ознакомились с содержанием документа (ст. 22 ТК РФ).

Составьте опись не только бумажных, но и электронных документов, если в компании принят электронный документооборот. Узнайте, трудятся ли в компании дистанционные сотрудники. Изучите договоры с ними. В них обязательно должен быть прописан дистанционный характер работы (ст. 312.1 ТК РФ). Если с удаленными сотрудниками обмениваются электронными документами, проверьте наличие усиленной квалифицированной электронной подписи.

Читайте также:

На что обратить внимание при составлении акта

Ошибки в документах

Если вы нашли ошибки или выявили, что отсутствует необходимый документ, отметьте это в акте приема передачи дел при смене руководителя. Не стоит составлять и утверждать документы прошлой датой или датой приема первого работника. Такими действиями вы фальсифицируете данные. При ознакомлении с документами не сможете собрать подписи уволенных работников, да и действующие сотрудники могут отказаться подписывать документ задним числом. Поэтому новые документы и все исправления в старых оформляйте текущей датой. При этом указывайте реальные даты начала работы, переводов и т. д.

ПРИМЕР

Компания начала свою деятельность 13 января 2017 года и с этого же дня приняла на работу 10 человек. Все они продолжают работать. Кадровик при трудоустройстве 3 февраля 2018 года приняла дела и обнаружила, что с работниками не заключили трудовые договоры. Кадровик составила их и указала текущую дату заключения — 3 февраля 2018 года. Но в тексте договора отразила дату фактического начала работы сотрудников — 13 января 2017 года.

Регистрация и хранение документов. Посмотрите, как принято регистрировать документы в компании. Если это делают в электронной форме, не поленитесь завести журналы регистрации в бумажном виде и обязательно предусмотрите в них графу для подписей работников. При проверке инспекции труда журнал поможет доказать, что документ действительно существует, его не составили задним числом и выдали сотруднику. Ведь кадровик ведет журналы регистрации последовательно с начала года, прошивает и нумерует.

Чтобы понять, как хранится кадровая документация, проверьте номенклатуру дел. Если она отсутствует, это сигнал, что систему хранения не продумали и не организовали должным образом. Поэтому, после того как примете дела, обязательно разработайте номенклатуру дел, обеспечьте сохранность всех кадровых документов, чтобы защитить их от утраты и повреждений. Тем более такое требование устанавливает закон (Закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Как принять трудовые книжки

Сначала проверьте, оформили ли приказ, которым руководитель назначает вас ответственным за ведение трудовых книжек. Если этого не сделали, подготовьте приказ и подпишите его у руководителя организации. Сделайте это, даже если обязанность работать с трудовыми книжками прописали в вашей должностной инструкции. Затем приступайте к приему трудовых книжек работников.

Посмотрите, где хранятся трудовые книжки. Это должен быть несгораемый сейф. Сверьте количество книжек со списком работников организации, а также выясните, внесены ли все необходимые записи на текущую дату. Проделанную работу удобно оформить отдельным актом приема-передачи личных дел (образец ниже). В нем укажите Ф.И.О. владельца трудовой книжки, ее серию и номер, а также ваши комментарии об отсутствии, повреждении, содержании и оформлении документа.

Проверьте книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В ней регистрируют трудовые книжки, которые впервые оформили в организации или получили от сотрудников при приеме на работу. Книга должна иметь твердую обложку, быть пронумерована и прошнурована, заверена подписью руководителя организации и скреплена сургучной печатью или опломбирована.

Акт приема-передачи дел и должности составляют, если уходит, например, руководитель отдела, который заведует документами и вещами, исчезновение которых повлечет большие неприятности для организации. Это могут быть печати, трудовые книжки работников, конфиденциальные документы и т. д. Если нужно передать дела между рядовыми работниками, то, составлять акт или нет, решается индивидуально.

Для организации приема-передачи дел в организации специальным приказом создают комиссию (образец ниже). Комиссия составляет акт передачи дел при увольнении работника. Строгой формы этого документа нет, здесь дан один из вариантов оформления (образец ниже). Члены комиссии не только передадут дела другому сотруднику, но и будут свидетелями того, что он их принял и несет за них ответственность. Если работник заболел, то дела обычно принимает его заместитель.  

Образец. Приказ о создании комиссии и установлении порядка приема-передачи дел

Образец. Акт приема-передачи дел, документов, материальных ценностей

Если вас беспокоит этическая сторона вопроса, то волноваться не нужно: вы не вторгаетесь в личное пространство другого человека и не касаетесь личных вещей. Компьютер, стол, шкаф с документами, сейф — имущество не заболевшего работника, а работодателя, и расположены они на территории работодателя.

Всегда предусматривайте вероятность того, что кто-то из сотрудников завтра может не прийти на работу. Подготовьте несколько экземпляров ключей от сейфа — они должны храниться у конкретных сотрудников. Нельзя допустить ситуацию, когда организация лишается печати из-за того, что та лежит в сейфе, а ключ от него находится только у одного человека и он носит его с собой, а с сегодняшнего дня этот сотрудник в отпуске или заболел.

Читайте также:

www.sekretariat.ru

---

Смотрите также

• 
  Российская история журнал архив
• 
  Журнал оценок в moodle
• 
  Читать онлайн журнал принцесса
• 
  Читать журнал принцесса онлайн
• 
  Журналы с чертежами кораблей
• 
  Журнал микротравм на производстве
• 
  Реклама в журнале космополитен
• 
  Вопросы трудового права журнал
• 
  Безработица статья в журнале
• 
  Педагогика научно теоретический журнал
• 
  Журнал контроля трезвости водителей