Журналы регистрации входящих и исходящих документов. Журнал регистрации входящих заявок

Журнал регистрации входящих документов - образец РБ 2018. Белформа

Файл текстовой версии: 1,2 кб

Открыть документ в галерее:

Текст документа:

Утвержден постановлением Минюста от 26.10.2006 N 64

Форма ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ --------------------------------------------------------------------------- ¦ Дата ¦ Корреспондент, дата и ¦ Краткое ¦Резолюция ¦Отметка об ¦ ¦поступлени¦ номер поступившего ¦содержание ¦или кому ¦исполнении ¦ ¦ и номер ¦ документа ¦ ¦направлен ¦ ¦ ¦документа ¦ ¦ ¦документ ¦ ¦ +----------+-----------------------+------------+-----------+-------------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ +----------+-----------------------+------------+-----------+-------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ -----------+-----------------------+------------+-----------+--------------

Приложения к документу:

Какие документы есть еще:

Что еще скачать по теме «Журнал»:

• Каким должен быть правильно составленный трудовой договорТрудовой договор определяет взаимоотношения работодателя и сотрудника. От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных.
• Как грамотно составить договор займаВзятие денег в заем – явление, достаточно, характерное и распространенное для современного общества. Юридически правильным будет оформить кредитный заем с последующим возвратом средств документально. Для этого стороны составляют и подписывают договор займа.
• Правила составления и заключения договора арендыНи для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов. Правоотношения в сфере найма не исключение.
• Гарантия успешного получения товаров – правильно составленный договор поставкиВ процессе хозяйственной деятельности многих фирм наиболее часто используется договор поставки. Казалось бы, этот простой, по своей сути, документ должен быть абсолютно понятным и однозначным.

belforma.net

Журналы регистрации входящих и исходящих документов

Хотя у сотрудников есть отдельные странички с паролями, злоумышленники в состоянии их взломать. Для снижения вероятности ознакомления с документами ограниченного доступа крупные организации нашли выход. Во всех структурных подразделениях ведутся бумажные журналы регистрации входящей корреспонденции. СЭД используется только для распорядительных документов: распоряжений, приказов руководства. Основные графы журнала регистрации входящих документов Образец журнала. Существуют основные графы журнала:

• регистрационный номер
• дата документа
• вид документа
• корреспондент
• содержание
• исполнитель.

Регистрационный номер – уникальный набор цифр (букв и цифр), который присваивается входящему документу.

Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации

Инфо Рекомендуются использовать трехчастную структуру:

• первая цифра – код структурного подразделения (по штатному расписанию)
• вторая цифра – код журнала регистрации входящей корреспонденции (по номенклатуре дел организации или структурного подразделения)
• третья цифра – порядковый номер документа.

Цифры в регистрационном номере разделяются тире или косой чертой. Простой пример. Код структурного подразделения – 100.

Внимание В номенклатуре журнал регистрации стоит под номером 25. Регистрационные номера входящих документов этого подразделения будут выглядеть:

• 100-25/01 (вариант – 100-25-01)
• 100-25/02
• 100-25/03 и т.д.

Дата документа – день, месяц, год его поступления в организацию (подразделение).

После занесения всех необходимых данных в журнал на самом документе ставят в правом нижнем углу регистрационный номер и дату. Пример: Вх.

Журнал регистрации входящих и исходящих документов

Значит, предоставлена полная свобода действий, и каждая организация определяет самостоятельно форму этого журнала. Сама организация также предусматривает какие категории документов будут регистрироваться отдельными массивами в разных журналах.

Важно

Исходят обычно из следующих соображений: Образец журнала регистрации входящих документов с примером его заполнения (допускается удалить, добавить или изменить наименование графы): Номер Дата От кого получен (корреспондент) Исходящий номер Исходящая дата Краткое содержание Роспись в получении 236 24.04.2014 ООО «Клин» 04-12/102 23.04.2014 о заключении договора Часто еще предпочитают добавлять графы о количестве листов документа и приложения, а также о содержании поручения с указанием срока исполнения. Справочную работу с помощью бумажного журнала проводить неэффективно.

Образец журнала регистрации входящих документов

Такая форма регистрации не требует больших капиталовложений, для эксплуатации и содержания достаточно наличие базовых знаний пользователя ПК, но отсутствие резервирования данных влечет риски искажения или утери информации, при сбое системы. Как компромисс можно вести два журнала одновременно, используя электронный в качестве основного, а бумажный как его резервную копию. Инновационный метод регистрации корреспонденции – система электронного документооборота (СЭД) используется предпочтительно крупными компаниями, имеющими дело с большим объемом бумаг. Существует большой ассортимент демо-версий, которые отличаются от лицензионных программ только установленными ограничениями на срок использования или количество пользователей (до 5-6 человек, например, Fossdoc). Недостаток данного вида учета в опасности доступа к информации посторонних при взломе злоумышленниками страничек сотрудников.

Журнал регистрации входящих документов

На второй, третьей страницах журнала обычно находится информация о лицах, ответственных за регистрацию входящей корреспонденции. Здесь приведены данные:

• Ф.И.О.
• должность
• документ о возложении обязанности вести журнал (приказ, распоряжение)
• период работы
• подпись.

Читайте далее — как правильно заполнить декларацию ЕНВД. Подробный мануал. В новости (ссылка) о том, как рассчитать производительность труда одного работника. Как рассчитать рентабельность бизнеса? http://lawyer-consult.ru/other/buhgalteriya/rentabelnost-aktivov.html С четвертой страницы журнала начинается собственно регистрация документов. До начала работы книгу полностью нумеруют. Выдергивать страницы из нее запрещается. Срок хранения – 5 лет. Журнал – это не документ строгой отчетности: прошивать его необязательно.

4 ключевых принципа заполнения журнала регистрации входящих документов

Подробнее о том, как участвовать в тендерах. Пошаговая инструкция. В статье (тут) порядок смены юридического адреса ООО.

Какие сроки возмещение НДС из бюджета? http://lawyer-consult.ru/other/terminy-i-opredeleniya/vozmeshhenie-nds.html Входящая корреспонденция может быть внутренней и внешней. Основные виды документов:

• письма
• телеграммы
• заявления
• служебные записки
• объяснительные записки
• распоряжения
• справки.

Корреспондент – автор документа. Указываются фамилия, инициалы, название организации. Исполнитель – назначенный руководителем сотрудник для решения указанного в документе вопроса.

Журнал регистрации исходящих документов

• Прессу и периодику.
• Корреспонденцию анонимную, не подтвержденного происхождения (документы без подписи или печати, не имеющие иных идентифицирующих отправителя реквизитов).
• Бизнес-предложения и почту, направляемую в качестве рекламы.
• Приглашения посетить или принять участие в мероприятиях рекламного характера (выставки, форумы пр.), за исключением официальных приглашений на деловые собрания.
• Формы и бланки, кроме строгой отчетности.
• Бухгалтерские бумаги и документы по решению административных и хозяйственных вопросов, если отсутствует сопроводительное письмо.
• Кто ведет? Если на крупных предприятиях регистрацией корреспонденции занимается целый специальный отдел, то в фирме с небольшим штатом эта ответственность обычно ложится на плечи одного сотрудника, назначенного руководителем.

Файлы с документацией, полученные по электронной почте, распечатывают и регистрируют в уставном порядке. В некоторых организациях сохранятся не только записи об исходящей корреспонденции, но и сами документы, перед отправкой их копируют и подшивают в архив. Одной из главных задач ответственного за учет документации сотрудника ставится отслеживание повторно присылаемых копий, чтобы исключить дублирование информации. Если первоучтенным документом оказывается распечатанная копия электронного или полученного факсом письма, то пришедшему после оригинала присваивается тот же регистрационный номер, данные в журнал не заносятся, документ заменяется в архиве на подлинник.

Журнал регистрации входящих документов: эффективное делопроизводство

В графу «резолюция» – переписывается полностью, отдаваемое руководителем поручение конкретному исполнителю. Например, «Смирнову А.А. Для ознакомления», «Смирнову А.А. Подготовить проект договора». В графе «отметка об исполнении» рекомендуется не просто указывать «Выполнено», а предоставлять перечень предпринятых мер или причину невыполнения. Анализ двух последних граф предоставит возможность оценить соответствие проделанной работы поставленной задаче.

Использование графы «дата резолюции» поможет избежать недоразумений, если руководитель ознакомиться с документом позже даты его регистрации, что привело к затягиванию решения поставленной задачи. Например, в графе «дата резолюции» указано 22.07.2015, а в графе «дата резолюции» 26.07.2015, следовательно, вопрос не был решен вовремя по вине самого руководителя.

Собрать информацию, подготовить ответ, отправить до 01.02.2014.Отметка об исполнении – это итоговый результат работы с конкретным входящим документом. Часто здесь пишут только слово «Выполнено». Делать так не рекомендуется. Подробная информация поможет в будущем избежать неприятных ситуаций. Полезно включить в журнал регистрации графу «Дата резолюции».

Информация покажет, когда руководитель рассмотрел входящий документ. Характерный пример. Секретарь зарегистрировал письмо в день его поступления – 27.01.2014.

У руководителя появилось время прочесть его только 30.01.2014. Решение обозначенной в письме проблемы затягивается.

Но виноват не исполнитель, не секретарь, а руководитель, который не смог рассмотреть документ в день его регистрации. Увидеть подобную ситуацию поможет графа «Дата резолюции».

Скачать образцы документов

Данные первых двух граф, с помощью штампа или вручную, проставляются на документе, например: Вх. № 42-15/01 от 25.07.2015. В третью графу «вид документа» заносятся данные, которые определяют его содержание и назначение, например, запрос, служебная записка (внутренний вид документа) и пр.. Четвертая графа «корреспондент» идентифицирует автора документа. Записывая наименование фирмы разрешается использовать только общеизвестные аббревиатуры.

Пятая графа «содержание» отображает, указанный в начале текста заголовок, если он отсутствует, следует кратко описать суть документа. Шестая графа «исполнитель» заполняется после того, как руководитель рассмотрел документ и указывает, кому из сотрудников он поручил его выполнение.

Дополнительные графы В отличие от обязательных, дополнительные графы используются на усмотрение руководства.

11-2.ru

Журнал регистрации входящих документов (приложение к инструкции по делопроизводству) 2018

Приложение No. 2 к Инструкции по делопроизводству

ЖУРНАЛ регистрации входящих документов

---------------------------------------------------------------------- ¦Дата ¦Регистрационный¦Корреспондент¦Дата ¦Номер ¦Краткое ¦ ¦поступ-¦номер документа¦(автор) ¦документа¦документа¦содержание¦ ¦ления ¦ ¦ ¦ ¦ ¦документа ¦ +-------+---------------+-------------+---------+---------+----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ +-------+---------------+-------------+---------+---------+----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +-------+---------------+-------------+---------+---------+----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ --------+---------------+-------------+---------+---------+----------- ---------------------------------------------------------------------- ¦ Резолюция или кому направлен документ ¦Дополни-¦Расписка ¦Отметка¦ +-----------------------------------------+тельные ¦в получе-¦об ¦ ¦Испол-¦Задание¦Срок ¦Автор ¦Дата ¦сведения¦нии ¦испол- ¦ ¦нители¦ ¦испол-¦резолю-¦простановки¦о доку- ¦ ¦нении ¦ ¦ ¦ ¦нения ¦ции ¦резолюции ¦менте ¦ ¦ ¦ +------+-------+------+-------+-----------+--------+---------+-------+ ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦ 13 ¦ 14 ¦ +------+-------+------+-------+-----------+--------+---------+-------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +------+-------+------+-------+-----------+--------+---------+-------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ -------+-------+------+-------+-----------+--------+---------+--------

vse-documenty.ru

---

Смотрите также

• 
  Журнал мой район здоровье
• 
  Журнал международная жизнь 2001
• 
  Журнал лучшее в гатчине
• 
  Журнал котелло официальный сайт
• Журнал консилиум медикум архив
• 
  Журнал как вяжут француженки
• 
  Журнал инвестиции строительство недвижимость
• 
  Журнал известия вузов правоведение
• 
  Журнал вестник противовоздушной обороны
• 
  Журнал буровых работ образец
• 
  Вестник противовоздушной обороны журнал