Это интересно
- ОКД
- ЗКС
- ИПО
- КНПВ
- Мондиоринг
- Большой ринг
- Французский ринг
- Аджилити
- Фризби
Опрос
Полезные ссылки
РКФ
Все о дрессировке собак
Стрижка собак в Коломне
Поиск по сайту
Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів . Журнал реєстрації внутрішніх документів зразок
| Назва виду документа | Заповнюється відповідно до назви документа, що реєструється. Під час реєстрації листів графа не заповнюється |
| Автор (кореспон- дент) | Під час реєстрації документа, що надійшов, записується найменування установи (особи) — автора документа. Під час реєстрації документа, що Відправляється, записується найменування установи (особи) — кореспондента. Допускається застосування скороченого найменування установи |
| Дата документа | Дата, надана документу установою-автором, переноситься на РКК трьома парами арабських цифр (число, місяць, рік) |
| Індекс документа | Індекс, наданий документу установою-одержувачем, переноситься під час реєстрації надходження на РКК з реєстраційного штампа. Після виконання документа доповнюється номером справи за номенклатурою справ або іншими індексами |
| Індекс документа 1 | Індекс, наданий документу установою-автором, переноситься на РКК з документа, що надійшов або відправляється |
| Дата надходження | Дата надходження документа в установу переноситься на РКК з реєстраційного штампа трьома парами арабських цифр |
| Індекс надходження | Індекс, наданий документу установою-одержувачем, переноситься під час реєстрації надходження на РКК з реєстраційного штампа. Після виконання документа доповнюється номером справи за номенклатурою справ або іншими індексами |
| Заголовок документа або короткий зміст | Переноситься заголовок, сформульований на документі. У разі відсутності заголовка він формулюється відповідно до правил |
| Резолюція | Переноситься на РКК з документа основний зміст доручення, прізвище автора й дата резолюції |
| Відповідальний виконавець | Прізвище, ініціали відповідального виконавця переносяться з резолюції, можливе зазначення номера телефону |
| Термін виконання | Проставляється число, місяць, рік — трьома парами арабських цифр. Під час реєстрації ініціативного документа, що відправляється, записується очікувана дата отримання відповіді |
| Відмітка про виконання | Короткий запис вирішення питання по суті або дата та індекс документа-відповіді |
studfiles.net
Журнал реєстрації вхідних документів: ефективне діловодство
Журнал реєстрації вхідних документів: ефективне діловодство
Журнал реєстрації вхідних документів обов’язково ведеться в кожній організації. Це необхідний елемент повноцінного управління.
Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему – звертайтеся в форму онлайн-консультанта праворуч або телефонуйте +7 (499) 703-47-72. Це швидко і безкоштовно!
- враховувати, систематизувати, обробляти кореспонденцію, що надходить; своєчасно виконувати рішення керівництва; контролювати діяльність співробітників по внутрішніх і зовнішніх питань; проводити продуктивну довідкову роботу по документах.
Заповнює журнал секретар, референт, діловод або офіс-менеджер. У разі відсутності відповідального за реєстрацію вхідних документів співробітника його функції виконує призначена керівництвом обличчя.
У законодавстві РФ відсутній затверджений шаблон журналу.
Керівництво визначає самостійно:
- в якій формі буде проходити реєстрація вхідних документів: паперовій або електронній якісь графи (з урахуванням обов’язкових) включити в журнал.
Паперова форма журналу реєстрації вхідних документів
Паперова форма журналу реєстрації вхідних документів – виготовлена??друкарським способом книга формату А 4.
Сторінки зроблені у формі таблиці. Зазвичай передбачена можливість вписувати необхідні конкретному роботодавцю графи.
Інформація про вхідному документі записується як з лівого боку розвороту книги, так і з правого. Використовують ручку з блакитними, синіми, фіолетовими або чорним чорнилом. Для збереження записів предпочтительней кулькова ручка.
Електронна форма журналу
Електронний журнал ведеться у звичному файлі на комп’ютері відповідального за діловодства особи. Використовуються формати xls, doc, docx. Журнал зазвичай не дублюється на папері.
Тут легше, ніж в паперовому журналі, знаходити цікавить документ. Однак існує можливість простого спотворення інформації про дату надходження листа, виконавця, резолюції. Тому паперова форма журналу предпочтительней.
Система електронного документообігу
Сучасний спосіб реєстрації вхідної кореспонденції – система електронного документообігу.
Для кожного документа створюється картка. Існує можливість контролю виконання резолюції.
У СЕД підстерігає небезпека доступу до документів осіб, які не мають до конкретного питання ніякого відношення. Хоча у співробітників є окремі сторінки з паролями, зловмисники в змозі їх зламати.
Для зниження ймовірності ознайомлення з документами обмеженого доступу великі організації знайшли вихід. У всіх структурних підрозділах ведуться паперові журнали реєстрації вхідної кореспонденції. СЕД використовується тільки для розпорядчих документів: розпоряджень, наказів керівництва.
Основні графи журналу реєстрації вхідних документів
Існують основні графи журналу:
- реєстраційний номер дата документа вид документа кореспондент зміст виконавець.
Реєстраційний номер – унікальний набір цифр (букв і цифр), який присвоюється вхідному документу.
Рекомендуються використовувати трехчастную структуру:
- перша цифра – код структурного підрозділу (за штатним розкладом) друга цифра – код журналу реєстрації вхідної кореспонденції (за номенклатурою справ організації або структурного підрозділу) третя цифра – порядковий номер документа.
Цифри в реєстраційному номері розділяються тире або косою рискою. Простий приклад. Код структурного підрозділу – 100. У номенклатурі журнал реєстрації стоїть під номером 25.
Реєстраційні номери вхідних документів цього підрозділу будуть виглядати:
- 100-25 / 01 (варіант – 100-25-01) 100-25 / 02 100-25 / 03 і т. д.
Дата документа – день, місяць, рік його надходження в організацію (підрозділ). Після занесення всіх необхідних даних в журнал на самому документі ставлять у правому нижньому кутку реєстраційний номер і дату. Приклад: Вх. № 100-25 / 01 від 15.01.2014.
У статті (тут) порядок зміни юридичної адреси ТОВ.
Вхідна кореспонденція може бути внутрішньої і зовнішньої. Основні види документів :
- листи телеграми заяви службові записки пояснювальні записки розпорядження довідки.
Кореспондент – автор документа. Вказуються прізвище, ініціали, назва організації.
Виконавець – призначений керівником співробітник для вирішення зазначеного в документі питання.
Додаткові графи журналу реєстрації вхідних документів
Для повного контролю виконання проблемного питання в журнал рекомендується включати додаткові графи:
- резолюція позначка про виконання.
Після розгляду вхідного документа керівник пише на ньому резолюцію.
Цей напис – спосіб адміністративного впливу – включає не тільки прізвище виконавця, а й конкретне доручення: що необхідно зробити.
Резолюція переписується повністю в журнал реєстрації. Інформація допомагає відслідковувати правильність виконання доручення керівника. Можливі варіанти резолюції, які подразумевают різні дії виконавця:
- Іванову П. П. Для ознайомлення Іванову П. П. Зібрати інформацію Іванову П. П. Зібрати інформацію, підготувати чорновий варіант відповіді Іванову П. П. Зібрати інформацію, підготувати відповідь, відправити до 01.02.2014.
Відмітка про виконання – це підсумковий результат роботи з конкретним входять документом. Часто тут пишуть тільки слово «Виконано». Робити так не рекомендується. Детальна інформація допоможе в майбутньому уникнути неприємних ситуацій.
Корисно включити в журнал реєстрації графу « Дата резолюції ». Інформація покаже, коли керівник розглянув вхідний документ. Характерний приклад. Секретар зареєстрував лист в день його надходження – 27.01.2014. У керівника з’явився час прочитати його тільки 30.01.2014.
Рішення позначеної в листі проблеми затягується. Але винен не виконавець, що не секретар, а керівник, який не зміг розглянути документ в день його реєстрації. Побачити подібну ситуацію допоможе графа «Дата резолюції».
Для відображення в журналі повної інформації про кореспондента рекомендується включити графу « Вихідний номер, дата документа ». За цими даними можна швидко знайти необхідне лист. Коли у вхідному документі вихідний номер відсутній, пишуть «б / н» (без номера).
У журнал також допускається включення граф
- у справу № примітка спосіб доставки документа кількість аркушів документа.
У зразку журналу реєстрації вхідних документів наводяться приклади правильного заповнення його граф.
Основні правила заповнення журналу
До початку роботи з журналом на титульній сторінці слід написати назву організації та дату.
Коли певна книга реєстрації вхідної кореспонденції повністю заповнюється, записують дату закінчення журналу.
На другий, третій сторінках журналу зазвичай знаходиться інформація про осіб, відповідальних за реєстрацію вхідної кореспонденції. Тут наведені дані:
- П. І.Б. посаду документ про покладання обов’язку вести журнал (наказ, розпорядження) період роботи підпис.
В новини (посилання) про те, як розрахувати продуктивність праці одного працівника.
З четвертої сторінки журналу починається власне реєстрація документів. До початку роботи книгу повністю нумерують. Висмикувати сторінки з неї забороняється. Термін зберігання – 5 років. Журнал – це не документ суворої звітності: прошивати його необов’язково.
Реєстрація вхідної кореспонденції ведеться на принципах:
- Своєчасності. Вхідний документ повинен бути зареєстрований у день надходження в організацію (структурний підрозділ). Іноді наказом термін реєстрації збільшують до 3 днів одноразово. Документ реєструють 1 раз, привласнюючи унікальний номер Повноти інформації. Наприклад, правильне заповнення графи «Зміст»: про зменшення врожаю картоплі в 2012 р у зв’язку з використанням застарілого обладнання. Якщо написати тут коротко «про картоплю», сенс вхідного документа буде загублений Наскрізний нумерації в межах одного календарного року.
Список нерегистрируемой кореспонденції прописується в інструкції з діловодства, затверджується наказом. Зазвичай в нього входять вітальні телеграми, листи, рекламні буклети, друковані видання (книги, газети, журнали).
Схоже:
- журнал кореспонденції
- строк зберігання журналу реєстраціі вхідних документів
- зразокжурнал реєстрації вхідних документів
- заповнення журналу з реєстрації документів
- журнал реєстраційних вихідних документів
- журнал реєстрації вхідних документів заповненняк
- журнал реєстрації вхідних документів
- журнал реєстраціі
- журнал вхідного контролю зразок заповнення
- вхідний доеумент приклад
tips.in.ua
Журнал реєстрації вхідних документів зразок, структура і порядок заповнення на предріятія
У кожній організації ведуть журнал реєстрації вхідних документів. Без нього повноцінне керування на підприємстві стає неможливим. Це необхідно для того, щоб грамотно стежити за надходить кореспонденцією. При цьому керівництво саме може вибирати, в якій формі вести такі журнали.
Дорогі Новомосковсктелі! Наші статті розповідають про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок носить унікальний характер.
Для вирішення яких завдань заводять журнал реєстрації вхідних документів?
- Проведення продуктивної довідкової роботи з важливими паперами.
- Контроль зовнішньої і внутрішньої роботи співробітників
- Приведення в дію рішень керівництва в зазначений час.
- Облік, систематизація та грамотна обробка кореспонденцію, що надходить.
Заповнення журналу реєстрації вхідних документів - робота, виконувана офіс-менеджером, справа-виробником або референтом, секретаря. Якщо такі співробітники відсутні на підприємстві, керівник може сам призначити людину, яка відповідає за заповнення таких паперів.
Самостійно керівництво займається вирішенням питань по:
- Кількості граф в журналах.
- Реєстраційних форм вхідної документації. Вона паперова або електронна.
Реєстрація вхідних документів у паперовій формі
Це книга, яка виготовляється на підприємствах друкарським способом. Вона виконується у форматі А4. На кожній сторінці таблиця. Роботодавець самостійно вибирає, які графи, в якій кількості вписувати.
У журналі інформація про вхідні документах вписується з лівого і правого боку. Пишеться все ручкою, допускається застосування чорнила чорного або фіолетового, синього або блакитного кольору. Рекомендується використовувати кулькові ручки, вони сприяють збереженню інформації на більший термін.
Дізнатися, як скласти довіреність на право підпису документів і завантажити її зразок, ви можете тут.
Реєстрація вхідних документів в електронній формі
Для цього теж призначається відповідальна особа. Воно використовує звичний файл для внесення змін. Підтримка проводиться для наступних форматів: docx, doc, xls. На папері журнали не дублюють.
Пошук цікавлять паперів спрощується завдяки електронним формам, в порівнянні з іншими варіантами ведення. Єдині спотворення виникають в даних по резолюціям і виконавцям, датами надходження листів. Тому паперові варіанти вважаються кращим варіантом.
Електронний документооберт
Система електронного документообігу - це спосіб, який полегшує реєстрацію вхідної документації.
Окрему картку створюють для кожного документа. Виконання резолюції чітко контролюється обома сторонами.
Єдина небезпека такого документообігу - в тому, що до документів іноді отримують доступ особи, що не мають відношення до конкретного запиту. Зловмисники з більшою ймовірністю зламають базу, навіть якщо у кожного співробітника буде окрема сторінка з паролем.
Великі організації знайшли вихід для обмеження доступу до важливої інформації для сторонніх осіб. Паперові журнали для реєстрації вхідної документації ведуться в кожному із структурних підрозділів. А в електронній формі зберігаються розпорядження чи накази від керівництва.
Про графах журналу реєстрації
У журналі реєстрації вхідних документів основними стануть графи:
- Із зазначенням на виконавця.
- змістовної частини
- кореспондентських даних
- Різновиди ділових паперів
- дати
- Реєстраційного номера.
Реєстрація вимагає присвоєння номерів для всіх вхідних паперів. Це напис з цифр і букв.
Трьохприватна структура краща при заповненні:
- Цифра з кодом структурних підрозділів за штатним розкладом йде спочатку.
- Другий символ зображує номер самого журналу.
- Останнім варто порядковий номер по документу.
Для поділу цифр використовують косу риску або тире.
У датою пишуть день, місяць і рік, коли ділова папір надійшла в організацію. Дата і реєстраційні номери прописуються справа, в нижній частині.
Кореспонденція входить виду буває зовнішньої або внутрішньої.
До основних типів паперів відносять:
- Текст довідок і розпоряджень.
- Записки з поясненнями.
- Записки службового виду
- Заяви, телеграми
- листи
Укладачів документації називають кореспондентами. Не обійтися без вказівки повного найменування організації, ініціалів і прізвищ. Виконавці - це ті, кого керівники призначають для вирішення питання, зазначеного в тексті.
Що на рахунок додаткових граф?
- Виконавчої позначки.
- резолюції
Внесення двох цих пунктів допоможе контролювати рішення значущих питань, позначених в тексті. Такі написи відносять до способів адміністративного впливу. З їх допомогою вказують прізвища виконавців, конкретні доручення.
У журналі реєстрації резолюцію прописують повністю. Завдяки цій інформації легше відстежити, як виконуються доручення. За підсумками ознайомлення з документом і певних дій ставлять позначку. Не рекомендується ставити слова «виконано». В майбутньому через це виникають неприємні ситуації.
Дата резолюції - ще одне необхідне доповнення. Це допомагає дізнатися, в який саме день керівник займався розглядом документа. І ця дата може не збігатися з датою реєстрації паперу.
Це актуально в ситуаціях, коли з якоїсь причини рішення проблеми затягується. І вина за це лежить на керівнику, який вчасно не зайнявся розглядом.
Є ще графи, які включаються за бажанням керівників:
- Скільки листів входить в документ?
- Яким способом ділова папір була доставлена?
- Що можна сказати в примітках?
- В якому за номером справі описаний документ і його питання?
Зразок журналу реєстрації вхідних документів:
Журнал реєстрації вхідної кореспонденції по підприємству. 
Зразок журналу реєстрації вхідних документів ВАТ Афіша. Заповнення журналу: за якими правилами це робиться?
Організація вказує назву та дату на титулі перед тим, як приступити до роботи. Дата закінчення пишеться в той же самий момент, коли та чи інша книга заповнюється повністю.
Друга і третя сторінка в журналі повинні містити відомості про осіб, на яких лежить відповідальність за заповнення. Пишуться періоди роботи, прізвища і імена, ставляться особисті підписи.
Реєстрація документів починається з четвертої сторінки. Книга нумерується до початку роботи. Заборонено висмикувати навіть одну сторінку. Зберігається документ протягом 5 років. Прошивка не обов'язкова, оскільки до документів повної звітності журнали не відносяться.
Основні принципи реєстрації вхідної кореспонденції
- В межах одного року нумерація ставиться тільки наскрізна.
- Інформація допускається тільки повна. Сенс документа втрачається, якщо дані наводяться лише скорочено.
- Однократность. Через реєстрацію проходять лише один раз. У цей момент документам присвоюються унікальні номери.
- Дотримання термінів. Реєстрація проводиться в той же день, коли ділова папір надходить в організацію. Термін збільшується до 3 днів, але тільки у виняткових випадках.
Не знаєте, як заповнити журнал реєстрації вхідних документів - завантажити зразок ви можете за наступним посиланням.
форми реєстрації
Документація, для якої реєстрація не обов'язкова:
В який термін необхідно зареєструвати ТОВ в податковій і які наслідки недотримання термінів реєстрації, ви можете прочитати, перейшовши за посиланням.
Про журнальної формі
Застосовується, якщо першорядне значення у обліку. Тоді реєстрація проводиться для документів з найбільшою цінністю. У кожної організації свої цінні папери, що вимагають цієї процедури. Журнальні системи актуальні для роботи з документами обмеженого дії.
Це стосується конфіденційних даних. Форму журналів розробляють для кожного виду ділових паперів. Дробность відомостей про документ має різну ступінь.
При незначному документообіг вибирають журнальні форми. Якщо обсяги збільшуються - така система обростає низку недоліків. Одночасне ведення всіх документів є тільки одній людині. Процес реєстрації забирає надто багато часу, коли інформації стає занадто багато.
Неможливо організувати контроль за виконанням важливих рішень.
Журнальна форма реєстрації вхідної документації. Автоматизована і карткова форми
За допомогою карткової системи легко долається ряд недоліків, зазначених раніше. У картотеках відомості розташовуються в будь-якій зручній послідовності. Кілька людей займаються роботою одночасно. У самому закладі окремо встановлюють форми, за якими проводиться заповнення карток.
Автоматизовані процеси реєстрації на комп'ютері стають найбільш затребуваним рішенням для сучасних підприємств. Реєстрація ведеться на різних робочих місцях. Відомості про документи вносяться в єдину базу даних.
Підприємства та номенклатура справ
Номенклатура справ - це перелік у справах, які заводяться в організації. Вказуються терміни зберігання. Оформлення проводиться тільки в порядку, встановленому законодавчо.
Сюди входять справи щодо структурних підрозділів. Те ж стосується журналів реєстрації. Тільки друковані видання та науково-технічні документи - не одна з частин номенклатури.
Секретар-референт відповідальний за її складання. Ця ж функція покладається на архівіста підприємства, відповідального за роботу з усіма документами. Найменування структур підрозділу служать розділами. Якщо їх немає - використовують позначення напрямків діяльності, посад керівників або фахівців.
додаткові правила
Телеграми на підприємстві приймаються під розписку. Це стосується і входить, і вихідної документації. Правила реєстрації залишаються такими ж, що і у всіх листів.
Керівництво компанії розглядає телеграми, при необхідності - вирішує зазначені в них питання. Одержувач застосовує бланк або журнал для перенесення тексту телеграми.
При надходженні листів в електронній формі вони відразу заносяться в систему. Окрема картка з реєстраційними даними заводиться для кожного листа. З супровідним листом до файлу надсилаються оригінали.
Допускається застосування спеціального програмного забезпечення для спрощення реєстраційних процедур. Легко ставиться на персональних комп'ютерах. У базі даних зберігаються всі картки, в них і вносяться відомості в разі потреби.
Форми реєстрації в електронному вигляді при бажанні легко роздрукувати на папері. Автоматизовані системи в експлуатації зручніше, але ніхто не змушує відмовлятися від паперової форми ведення документів. Правила по оформленню документів рекомендується закріплювати в локальних нормативних актах.
Схожі статті
jak.magey.com.ua
Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів
Скачати:
Додаток 4
до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні
Типова форма № КО-3
|
|
|
Ідентифікаційний |
|
|
|
(найменування підприємства (установи, організації)) |
|
код ЄДРПОУ |
|
|
За цим зразком друкувати всі сторінки журналу.
|
Прибутковий/видатковий документ |
Надійшло (витрачено) грошей |
Примітки |
|||
|
дата |
номер |
на заробітну плату, премії, стипендії |
на відрядження та інші цілі |
|
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
Залишок на |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Разом |
|
|
|
Х |
|
Додаток 4
до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні
Типова форма № КО-3а,
|
|
|
Ідентифікаційний |
|
|
|
(найменування підприємства (установи, організації)) |
|
код ЄДРПОУ |
|
|
ЖУРНАЛ
реєстрації прибуткових і видаткових касових документів
20__ р.
За цим зразком друкувати всі сторінки журналу.
|
Прибутковий документ |
Сума |
Примітки |
Видатковий документ |
Сума |
Примітки |
||
|
дата |
номер |
дата |
номер |
||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Примітка. Ця форма ведеться на розсуд керівництва замість ведення журналу за формою № КО-3.
www.vobu.com.ua
1.3.3. Реєстрація документів.Реєстрація документа — це фіксування факту створення або надходження документа шляхом поставлення на ньому умовного позначення — реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Вона проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації. Реєстрація документів повинна здійснюватися централізовано в канцелярії або секретарем. Як правило, місце реєстрації документів визначається в інструкції з діловодства установи.На підприємстві реєстрації підлягають документи, які потребують обліку, виконання й використання з додатковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються й використовуються в установі, так і ті, що надходять від інших установ і громадян, а також як традиційні машинописні документи, так і створені за допомогою ПК.Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється в установі лише один раз: вхідні — у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час; створювані в установі — у день підписан¬ня або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного підрозділу в інший він повторно не реєструється.Документи реєструються в межах груп залежно від назви виду, автора й змісту. Наприклад, окремо реєструються закони України, акти і кореспонденція Верховної Ради, Президента та Кабінету Міністрів; накази установи з основної діяльності: про прийняття, переведення, звільнення, сумісництво працівників, про надання відпусток, відрядження; з адміністративно-господарських питань; рішення колегії установи, акти ревізії фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські документи, заявки на матеріально-технічне постачання тощо.Під час реєстрації документа надається умовне позначення — реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструються, і доповнюється індексами за номенклатурою справ, питаннями діяльності, кореспондентами тощо.Для реєстрації всіх документів використовується єдина реєстра-ційно-контрольна картка, придатна для оброблення ПК.Журнальна форма реєстрації документів допускається в установах з обсягом документообігу до 500-600 документів на рік.В установах, де довідкові картотеки ведуться у структурних підрозділах, реєстраційні картки складаються у двох примірниках (для канцелярії структурного підрозділу, в який картка передається разом з документом). У разі постановки документа на контроль виготовляються три примірники картки. Реєстраційні картки групуються в довідкові картотеки, які створюються окремо на кожний календарний рік. Як правило, картотека складається з двох частин: невиконаних і виконаних документів. Перша частина картотеки використовується для пошуків документа у процесі його виконання за виконавцями, кореспондентами або термінами виконання. Друга — для пошуків виконаних документів з певного питання.Автоматизована реєстрація документів проводиться централізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних ПК. Запис здійснюється з реєстраційно-контрольної картки (РКК), побудованої на базі обов'язкових реквізитів, які забезпечують сумісність програмних і технічних засобів, або шляхом прямого введення з документа встановленого обов'язкового складу реквізитів: назва виду документа, автор-коренспондент; дата та індекс документа; заголовок документа або його короткий зміст; резолюція; відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання. Склад обов'язкових рек-візитів у разі потреби доповнюють такими відомостями: виконавець, розписка виконавця про одержання документа, хід виконання, додатки тощо. Порядок розміщення реквізитів може визначатися самою установою.У разі автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності мережі — центральний банк реєстраційних даних.Автоматизовані реєстраційні банки даних забезпечують працівників інформацією про всі документи й місце їх знаходження за допомогою виведення інформації на дисплей і виготовлення машинограм. У разі часткової автоматизації пошукових операцій повинна дотримуватися сумісність традиційної й автоматизованої систем реєстрації та пошуків. Як правило, пошук інформації проводиться централізовано на автоматизованих місцях реєстрації та обробки інформації. Користувач повинен мати можливість одержати інформацію за всіма або кількома реквізитами реєстрації й точне місцезнаходження документа в певний час.При реєстрації документи поділяються на кілька груп, кожна з яких реєструється окремо. Це вихідні документи, вхідні документи, внутрішні документи.При реєстрації кожної групи документів повинні застосовуватися єдині уніфіковані способи присвоєння номерів.Внутрішні документи і комерційні контракти за умови невеликих обсягів і забезпечення їх повного збереження рішенням керівництва підприємства можуть не реєструватися. У такому випадку документу присвоюється порядковий номер, наступний за номером останнього, підшитого у відповідну справу. Зразки реєстраційних документів додаються.ЖУРНАЛРЕЄСТРАЦІЇ ВХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ
| Статистика Онлайн всього: 1 Гостей: 1 Користувачів: 0 | |||
akadem2.at.ua
Журнал реєстрації кадрових заяв
Реєстрація документа — внесення до облікових форм коротких відомостей про службовий документ із зазначенням реєстраційного індексу та дати реєстрування (ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять»)
Головне призначення реєстрації — надання документу юридичної сили, тобто підтвердження факту його створення або одержання. Реєструючи документ, підприємство, установа, організація бере на себе відповідальність на нього, констатує факт його створення або надходження. Основна мета реєстрації — облік документів, контроль за їх виконанням і довідкова робота з документами.
Читайте також: Журнал реєстрації наказів з кадрових питань
Безумовно, обліковувати варто і заяви про звільнення, і про переведення на іншу роботу, про надання відпусток, матеріальної допомоги та ін.
Якщо чисельність працівників невелика, організаційна структура нескладна, то доцільно запроваджувати одну реєстраційну форму — Журнал реєстрації заяв з кадрових питань. Строк зберігання такого журналу — 3 роки.
Реєстраційний індекс заяви, як правило, збігається з порядковим номером за Журналом реєстрації заяв. На практиці досить часто реєстраційний номер доповнюють літерним індексом відповідно до виду заяви, наприклад:
- для заяв про прийняття на роботу застосовують літерний індекс «п»;
- для заяв про звільнення з роботи — індекс «зв»;
- для заяв про переведення на іншу посаду — індекс «пп»;
- для заяв про надання матеріальної допомоги — індекс «мд».
Порядок реєстрації заяв, зокрема, щодо присвоєння реєстраційних індексів, відповідні реєстраційні форми має бути закріплено в Інструкції з діловодства організації.
Читайте за темою в електронному журналі
Зразок Журналу реєстрації заяв з кадрових питань (скачати шаблон)
www.kadrovik01.com.ua
