Журнал учета выбывающих работников в командировки. Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы (утратил силу с 19.10.2015 на основании приказа Минтруда России от 17.09.2015 N 646н)

"Отдел кадров коммерческой организации", 2009, N 12

УЧИТЫВАЕМ КОМАНДИРОВАННЫХ РАБОТНИКОВ ПО-НОВОМУ

Практически каждому работодателю приходится либо своих сотрудников направлять в командировки, либо принимать в своей организации командированных работников. В октябре 2008 г. было утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки <1> (далее - Положение), которым в настоящее время руководствуются кадровики. Но некоторые вопросы не нашли своего разрешения в Положении, а некоторые было поручено разрешить Минздравсоцразвития. В Приказе от 11.09.2009 N 739н это было сделано (далее - Приказ N 739н).

<1> Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

В ст. 166 ТК РФ дано определение служебной командировки: поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ.

До вступления в силу Положения работодатели при направлении своих работников в командировки пользовались Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (далее - Инструкция), которая и сейчас применяется наряду с Положением в части, не противоречащей ТК РФ.

Напомним, что в соответствии с п. 3 Положения работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка работника, направляемого в командировку по распоряжению работодателя или уполномоченного им лица в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

Пункт 4 Положения устанавливает, что срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее - последующие сутки.

Цель командировки определяется руководителем организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем. Далее работнику оформляется командировочное удостоверение (в одном экземпляре, подписанном работодателем), подтверждающее срок пребывания в командировке (п. п. 6, 7 Положения).

Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него. Они проставляются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, используемой в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи.

Если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делают в каждой из организаций, в которые он командирован.

Работодателю необходимо вести учет выбывающих в командировки и прибывших в организацию. Для этого кадровые службы ранее пользовались формами журналов, приведенными в Приложениях 2 и 3 к Инструкции. Поскольку во исполнение п. 8 Положения Минздравсоцразвития определило Порядок и формы учета работников, выбывающих из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, в настоящее время следует применять новые формы журналов.

В Приложении 1 к Приказу N 739н приведен Порядок учета указанных работников: в соответствии с его п. 1 ведется специальный журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, форма которого предусмотрена Приложением 2 к Приказу N 739н. Заметим, что форма журнала отличается от формы, утвержденной Инструкцией. Раньше в нем содержались сведения не только об имени, фамилии и отчестве командированного сотрудника, но и о его должности. Были графы: "ФИО, должность работника, подписавшего командировочное удостоверение", "Дата фактического выбытия и фактического прибытия", "Расписка командированного работника в получении командировочного удостоверения". Теперь в журнале должны содержаться сведения о фамилии, имени и отчестве командированного работника, дате и номере командировочного удостоверения, наименовании организации, в которую командируется работник, пункте назначения.

Если же работник прибывает в организацию, в которую его командировали, то его необходимо учитывать в другом журнале - учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (форма утверждена Приложением 3 к Приказу N 739н). Форма данного журнала практически не претерпела изменений: из нее убрана лишь одна графа - "Занимаемая должность". Другие графы остались неизменными, в них должны фиксироваться сведения о фамилии, имени и отчестве работника, прибывшего в организацию, в которую он командирован, наименовании организации, выдавшей командировочное удостоверение, дате прибытия и дате выбытия (п. 4 Порядка). Образец заполнения журналов приведен на с. 71.

учета работников, выбывающих в служебные командировки

Общества с ограниченной ответственностью "Ремстройторг"

┌────┬─────────────────┬──────────────────┬───────────────────────────────┐

│ N │ Фамилия, имя и │ Дата и номер │ Место командирования │

│п/п │ отчество │ командировочного ├────────────────┬──────────────┤

│ │командированного │ удостоверения │ наименование │ пункт │

│ │ работника │ │ организации │ назначения │

├────┼─────────────────┼──────────────────┼────────────────┼──────────────┤

│ 8 │Лисицина Надежда │11.11.2009, N 64 │ОАО "Торгмаш" │г. Сергиев │

│ 9 │Волчихин Михаил │16.11.2009, N 65 │ИП Коломенский │г. Муром │

│ 10 │Зорин Дмитрий │24.11.2009, N 66 │ ООО "Стройтех",│г. Нижний │

│ │Александрович │ │ ООО "Ремторг" │Новгород │

└────┴─────────────────┴──────────────────┴────────────────┴──────────────┘

Общества с ограниченной ответственностью "Ремстройторг"

┌───┬──────────────────┬───────────────────────────┬──────────┬───────────┐

│ N │ Фамилия, имя │ Наименование организации, │ Дата │ Дата │

│п/п│ и отчество │ выдавшей командировочное │ прибытия │ выбытия │

│ │ командированного │ удостоверение │ │ │

├───┼──────────────────┼───────────────────────────┼──────────┼───────────┤

│ 2 │Рукавишников Игорь│ОАО "Ремсервис-М" │12.11.2009│ 13.11.2009│

│ 3 │Перевозкина Ирина │ООО "Запчасть" │18.11.2009│ 20.11.2009│

└───┴──────────────────┴───────────────────────────┴──────────┴───────────┘

Чтобы журналы своевременно оформлялись, работодатель должен назначить работника, ответственного за их ведение и проставление отметок в командировочных удостоверениях. Если такая обязанность ни за кем не была закреплена, можно возложить ее на одного из работников, заключив с ним дополнительное соглашение к трудовому договору (ст. 72 ТК РФ). В случае несогласия работника с расширением обязанностей можно воспользоваться нормами ст. 60.2 ТК РФ, в соответствии с которыми работодатель может поручить работнику выполнение наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату, которая определяется в дополнительном соглашении сторон.

После этого необходимо издать кадровый приказ о назначении конкретного работника ответственным за ведение журналов убытия и выбытия в командировку и, если установлена доплата, представить копию в бухгалтерию.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ о назначении ответственного за ведение журналов │

│ учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей │

│ организации, и учета работников, прибывших в организацию, в которую они │

│ В связи с необходимостью ведения учета командированных сотрудников│

│и в соответствии с п. 5 Приложения к Приказу Минздравсоцразвития России│

│ 1. Назначить ответственной за ведение журналов учета работников,│

│выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и учета│

│работников, прибывших в организацию, в которую они командированы,│

│с возложением обязанности проставления отметок в командировочных│

│удостоверениях работников секретаря Агафонову Елену Викторовну. │

│ 2. Установить доплату в размере 500 (пятьсот) руб. Агафоновой Е. В.│

│ 3. Возложить ответственность за исполнение настоящего приказа на│

│начальника отдела кадров Краснову Елену Михайловну. │

│ Начальник отдела кадров Краснова, 11.11.2009 │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

То есть раньше вопрос не был урегулирован - отметку в командировочном удостоверении мог поставить практически любой работник, в частности бухгалтер, офис-менеджер, кадровый работник, юрист. Теперь это будет конкретное лицо, ответственное за данную процедуру. Если работодатель не желает назначать ответственного работника, он самостоятельно обеспечивает ведение журналов и проставление отметок в командировочных удостоверениях.

Пунктом 6 Порядка установлен срок хранения журналов выбытия и прибытия. Он составляет пять лет со дня их оформления в установленном порядке. Такой же срок хранения установлен и пп. "б" п. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000.

Кадровые работники или лица, ответственные за ведение указанных журналов, зададут вопрос: как же быть с прежними журналами? Рекомендуем после последней записи в журнале сделать запись "Заведен новый журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, такого-то числа" и передать его в архив. Соответственно, завести новый журнал по утвержденной форме и все последующие записи производить уже в нем. Аналогично нужно поступить и с журналом учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы.

Журналы учета работников, выбывающих и прибывающих в командировки

Регистрация лиц, отбывающих в командировки и прибывающих в командировки в организацию, ведется в специальных журналах.

Руководитель организации приказом назначает лицо, ответственное за ведение журналов регистрации работников, прибывающих в командировку и выбывающих в командировку.

ЖУРНАЛ

учета работников, выбывающих в командировки

ЖУРНАЛ

учета работников, прибывающих в командировки

Журнал учета работников, выбывающих в командировки

(наименование объединения, предприятия, учреждения, организации)

Приложение 3 к Инструкции Министерства финансов СССР.

Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62

Журнал учета работников, прибывающих в командировки в

(наименование объединения, предприятия, учреждения, организации)

Командированный работник не включается в личный состав организации, в которую он направлен, и получает заработную плату и все причитающиеся компенсации на предприятии, направившем его в командировку. По выполнении задания работник обязан возвратиться к месту своей постоянной работы.

Командированному работнику перед отъездом в командировку выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных.

Для определения размера аванса рекомендуется составлять смету на командировочные расходы. В смете указывается:

Не позднее 3 рабочих дней по возвращении из командировки работник обязан представить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по ним. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке, документы о найме жилого помещения и фактических расходах по проезду.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Утвержденный финансовый отчет должен служить основанием для выплаты подотчетному лицу перерасхода по нему или внесения в кассу неиспользованного аванса.

Кроме перечисленных выше документов, используемых в организациях для документального оформления расчетов с подотчетными лицами, выезжающими в командировки, также могут применяться:

Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы (утратил силу с 19.10.2015 на основании приказа Минтруда России от 17.09.2015 N 646н), Приказ Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 года №739н

Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы

____________________________________________________________________Утратил силу с 19 октября 2015 года на основании приказа Минтруда России от 17 сентября 2015 года N 646н____________________________________________________________________

В соответствии с пунктом 8 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 года N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 42, ст.4821), приказываю:Утвердить:Порядок учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, согласно приложению N 1;форму журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, согласно приложению N 2;форму журнала учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, согласно приложению N 3.

Зарегистрированов Министерстве юстицииРоссийской Федерации13 октября 2009 года,регистрационный N 15008

Приложение N 1. Порядок учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы

1. Учет работников, выбывающих в служебные командировки (далее - командировки) из командирующей организации (далее - командированный работник), ведется в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (далее - журнал выбытия), форма которого предусмотрена приложением N 2.

2. В журнале выбытия содержатся сведения о фамилии, имени и отчестве командированного работника, дате и номере командировочного удостоверения, наименовании организации, в которую командируется работник, пункте назначения.

3. Учет работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, ведется в журнале учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (далее - журнал прибытия), форма которого предусмотрена приложением N 3.

4. В журнале прибытия содержатся сведения о фамилии, имени и отчестве работника, прибывшего в организацию, в которую он командирован, наименовании организации, выдавшей командировочное удостоверение, дате прибытия и дате выбытия.

5. Работодатель или уполномоченное им лицо приказом (распоряжением) назначает работника организации, ответственного за ведение журнала выбытия и журнала прибытия, а также за осуществление отметок в командировочных удостоверениях.

6. Работодатель или уполномоченное им лицо обязан обеспечить хранение журнала выбытия и журнала прибытия в течение 5 лет со дня их оформления в установленном порядке.

Приложение N 2. Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации

Приложение N 3. Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы

Электронный текст документаподготовлен ЗАО "Кодекс" и сверен по:

Бюллетень нормативных актовфедеральных органовисполнительной власти, N 44, 02.11.2009

Как вести журнал регистрации командировочных удостоверений | Статья

Несмотря на то, что с января 2015 года отменена обязанность работодателей по заполнению командировочных удостоверений и служебных заданий, Журнал учета работников, выбывающих в командировку, по-прежнему используется. Многим кадровикам он известен как Журнал регистрации командировочных удостоверений. Как работать с этим журналом и в чем его польза?

Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ к обширной базе правовых документов

Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации

Приказ о направлении сотрудника в командировку

Служебная записка об использовании личного транспорта для проезда к месту командирования и обратно к месту работы

Письменное согласие сотрудника на командировку

После отмены обязательного оформления командировочного удостоверения и служебного задания процедура оформления направления работника в командировку упростилась. Кадровые работники теперь избавлены от части «бумажной» работы. Однако для многих работодателей прежний порядок оформления командировки представляется наиболее приемлемым, поскольку он довольно привычен и позволяет контролировать периоды командировки и выполнение работником служебного задания. В этом случае порядок оформления командировок (с составлением командировочного удостоверения и служебного задания) следует зафиксировать в локальном акте организации.

Документы, оформляемые при направлении в командировку в 2015 году

Теперь, после того как в РФ командировочное удостоверение и служебное задание были отменены, при направлении работника в командировку работодателю надо:

1. Издать приказ о направлении работника в командировку. Этот приказ можно составить по форме № Т-9 или № Т-9а.

2. Выдать работнику аванс на оплату расходов на проезд, наем жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) (п.10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение о командировках)).

3. Сделать запись в журнале учета работников, выбывающих в командировку.

4. В табеле учета рабочего времени (формы № Т-12 и Т-13) проставить отметки о нахождении работника в командировке. Дни нахождения в командировке обозначаются буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06». Количество отработанных часов не проставляется.

5. После возвращения сотрудника из командировки, получить от него документы, подтверждающие расходы. Вернувшись из командировки, работник обязан в течение трех рабочих дней предоставить работодателю авансовый отчет (форма № АО-1). Отметим, что в 2015 году (после отмены командировочного удостоверения и служебного задания) составлять авансовый отчет по-прежнему необходимо.

6. По возвращении из командировки, работник должен составить служебную записку. Этот документ надо оформить в том случае, если сотрудник едет в командировку на личном автомобиле.

Подробно об оформлении документов читайте в статье Отмена командировочного удостоверения и служебного задания.

Регистрация командировочных удостоверений

В данное время работодатель по-прежнему должен вести Журнал учета работников, выбывающих в командировку. Журнал ведется в порядке, утвержденном приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н. Отметим, что поскольку этот журнал содержит графу «Дата и номер командировочного удостоверения» многие использовали его именно в качестве регистрации командировочных удостоверений и называют эту форму Журнал регистрации командировочных удостоверений.

Инструкции по кадровой работе

С введением нового порядка оформления командировок форма Журнала не изменилась и по-прежнему содержит графу, в которой указывается командировочное удостоверение. Основная функция Журнала – вести учет работников, направленных в командировку.

До внесения соответствующих изменений в форму Журнала в графе «Командировочное удостоверение» можно указывать номер и дату приказа о направлении в командировку. Организации, которые продолжают оформлять командировки по прежним правилам, в эту графу Журнала вносят дату и номер командировочного удостоверения.

Образец заполнения журнала учета работников, выбывающих в командировки

учета работников, выбывающих в служебные командировки

Общество с ограниченной ответственностью «АСТРА»

Если же организация по-прежнему при направлении работников в командировки выписывает командировочные удостоверения, учет командировочных удостоверений можно вести с помощью специально разработанного журнала. Многие работодатели полагают, что использование специальной формы облегчает документооборот. Журнал регистрации командировочных удостоверений работодатель вправе разработать самостоятельно.

Образец заполнения журнала регистрации командировочных удостоверений

Однако, по нашему мнению, использование специальной формы для регистрации непосредственно командировочных удостоверений в настоящее время нерационально, поскольку фактически будет происходить дублирование информации, внесенной в Журнал учета работников, выбывающих в командировки (см. Образец журнала командировочных удостоверений).

Вам также будут интересны материалы:

Командировка по-новому. Без командировочных удостоверений и служебных заданий

Командировка в табеле учета рабочего времени

Как продлить командировку, если сотрудник заболел

Служебные командировки: отвечаем на наболевшие вопросы

Что необходимо знать и помнить при оформлении командировки? Пять шагов

№ п/п	Фамилия, имя и отчество командированного работника	Занимаемая должность	Номер командировочного удостоверения	Ф.И.О., должность работника, подписавшего командировочное удостоверение	Дата		Расписка командированного работника в получении командировочного удостоверения
					фактического выбытия	фактического прибытия
1	Кротов С.В..	инженер	16	Гл. инженер Мезин К.Р.	18.05.2003	30.05.2003

№ п/п	Фамилия, имя и отчество командированного работника	Занимаемая должность	Наименование предприятия, учреждения, организации, выдавшего командировочное удостоверение	Дата прибытия	Дата выбытия
1	Кротов С.В..	инженер	ООО "Спутник	19.05.2003	29.05.2003

№ п/п	Фамилия, имя и отчество команди- рованного работника	Зани- маемая долж- ность	Номер коман- дировочного удостоверения	Ф.И.О., должность работника, подписавшего команди- ровочное удостовере- ние	Дата		Расписка командиро- ванного работника в получении командировочного удо- стоверения
					Дата
					фактиче- ского выбытия	фактиче- ского прибытия
1	Хлестаков Иван Александ- рович	аудитор	10	Директор Сквозник А.А.	03.02.02	12.02.02	Хлестаков


N п/п	Фамилия, имя и отчество командированного работника	Наименование организации, выдавшей командировочное удостоверение	Дата прибытия	Дата выбытия

№ п/п	Фамилия, имя и отчество командированного работника	Дата и номер командировочного удостоверения	Дата получения командировочного удостоверения работником	Подпись работника
12	Сергеев Николай Иванович	07.04.2015 № 31	07.04.2015	Сергеев

Это интересно

Опрос

Полезные ссылки

Поиск по сайту

Журналы учета работников, выбывающих и прибывающих в командировки. Журнал учета выбывающих работников в командировки

Учитываем командированных работников по-новому

Журналы учета работников, выбывающих и прибывающих в командировки

ЖУРНАЛ

учета работников, выбывающих в командировки

ЖУРНАЛ

учета работников, прибывающих в командировки

Журнал учета работников, выбывающих в командировки

Журнал учета работников, прибывающих в командировки в

Приложение N 1. Порядок учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы

Приложение N 2. Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации

Приложение N 3. Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы

Как вести журнал регистрации командировочных удостоверений | Статья

Документы, оформляемые при направлении в командировку в 2015 году

Регистрация командировочных удостоверений

Инструкции по кадровой работе

Образец заполнения журнала учета работников, выбывающих в командировки

Образец заполнения журнала регистрации командировочных удостоверений

Вам также будут интересны материалы:

в	ООО "Спутник"
	(наименование предприятия, учреждения, организации)

в	ЗАО "Резерв"
	(наименование предприятия, учреждения, организации)


N	Фамилия, имя и	Дата и номер	Место командирования
п/п	отчество командированного работника	командировочного удостоверения	наименование организации	пункт назначения