Единый электронный журнал предварительной записи. Журнал записи

Журнал для записи клиентов – бизнес под контролем

Поделиться:

Facebook

Twitter

Вконтакте

Одноклассники

Plusone

Mail.ru

Когда бизнес связан с оказанием услуг клиентам (например, в парикмахерской, спа-центре, салоне красоты, фитнес-клубе), необходим журнал для записи клиентов. Посетители, приходя к вам, рассчитывают на отличный сервис. Все надеются, что будут обслужены вовремя и ждать процедуру не придется. Журнал записи клиентов позволяет избежать путаницы. Чем серьезнее вы относитесь к его ведению, тем больше будет порядка в компании и тем довольнее будут клиенты.

Как правильно вести журнал для записи клиентов салона красоты

Ниже описаны правила ведения журнала записи клиентов в салоне красоты.

1.       Сначала определяется, сколько времени занимает каждая процедура.

2.       Только администратор салона красоты имеет право заполнять журнал записи клиентов.

3.       Если по каким-то причинам услуга не описана в журнале записи клиентов, администратор не получает премию, а специалист – зарплату.

4.       Обычно в журнале записи клиентов салона красоты указываются фамилия и имя клиента, время записи, услуга и ее длительность, контактный телефон.

5.       Клиентов нужно заранее уведомить о правилах оказания услуг в компании:

• Если клиент опаздывает на 15 минут, администрация может отказать ему в предоставлении услуги.

• Если какую-то услугу предоставить невозможно из-за опоздания клиента, администрация предлагает:

  • комфортное ожидание;

  • перенос предварительной записи;

  • услугу-замену.

Клиент может выбрать, что пожелает.

6.      Если клиент предварительно записывается на услугу, администратор должен спросить, можно ли отправить ему СМС или позвонить, чтобы напомнить о записи.

7.       Есть несколько вариантов, когда именно напомнить клиенту о записи:

• «с утра» – после 10.00;

• «накануне» – до 21.00;

• «за час» – за минимальное время для «доезда» до салона;

• «во время начала услуги» – констатация факта опоздания и принятие возможных административных решений.

8.       Для отдельных клиентов можно разработать индивидуальные нормы записи:

• с учетом постоянных опозданий клиента;

• на основании финансовой рентабельности данного клиента;

• добавление времени опоздания к продолжительности услуги.

9.       Далее указаны ситуации, когда между записями у специалиста могут быть перерывы:

• компания только-только открылась, клиенты пока не знают топографию расположения;

• в данном районе очень часто бывают пробки;

• у специалиста высокий средний чек, он сильно устает.

10.      Для VIP-клиентов можно ввести приоритетную запись:

• клиент может записаться к любому мастеру на удобное время, даже если позвонит за 2 часа;

• администрация вне зависимости от других входящих условий обеспечивает клиенту реализацию данного права.

11.    Если клиент не может определиться, какая услуга ему нужна, на этот случай должна быть предусмотрена норма времени на «неясную» услугу.

12.    Нельзя уничтожать Ф. И. О. и контактный телефон клиента.

13.    Если клиент записался, но потом отменил посещение или не пришел без предупреждения:

• администратор должен выяснить причину произошедшего;

• в журнале записи клиентов администратор указывает причину неявки/переноса записи;

• менеджер периодически обзванивает таких клиентов, чтобы выяснить причины, по которым они не пришли на услугу;

• если выяснилось, что клиент был на процедуре, но денег в кассе нет, в журнале записи клиентов стоит пометка «неявка», администратора увольняют за воровство.

14.    Мастер до начала услуги должен знать, сколько она длится, чтобы предложить клиенту дополнительные услуги, если есть свободное время.

15.    Если клиент соглашается на дополнительную услугу:

• мастер сообщает об этом администратору;

• администратор добавляет новую запись в журнал записи клиентов, если указанное время свободно.

16.   Если клиент попросил изменить дату или время посещения, администратору следует уведомить об этом мастера.

17.   Если оказывается услуга «сложному клиенту»:

• до начала оказания услуги мастер сообщает администратору об увеличении длительности услуги;

• администратор оформляет удлинение нормы времени на данную услугу. Если увеличение времени невозможно:

• Администратор пытается освободить время путем переноса следующих клиентов. Если не получилось, то время записи «сложного клиента» переносится с объяснением причин или предлагается услуга-замена.

• Если внезапно появляется промежуток без записи, используется «лист ожидания».

• Администратор в карте клиента делает пометку о его особенностях и указывает индивидуальную норму времени.

В каждой компании, которая оказывает услуги, нужно вести журнал для записи клиентов. Это может быть бумажный блокнот, таблица Excel или специальная программа. Этот вопрос решает руководитель. Далее рассмотрим формы ведения журнала для записи клиентов.

Два способа ведения журнала для записи клиентов в Excel

База клиентов в Excel (простой вариант)

Если в салоне красоты журнал для записи клиентов ведется в Excel, его можно организовать следующим образом:

На листе «Мои услуги» есть список, в который можно включить до 10 услуг. Работу из этого списка можно выбрать при добавлении информации о клиенте в базу данных.

На листе «Клиенты» ведется база заказчиков, которые уже получали ваши услуги. База включает следующую информацию:

• Порядковый номер клиента. По ним можно понять количество клиентов салона красоты.

• Имя заказчика – можно вводить имя или Ф. И. О., а также название компании.

• Контактные данные: телефон, e-mail.

• Услуга (выбирается из выпадающего списка). Если клиент планирует получить несколько услуг, указывается основная, а другие пишутся в комментариях.

• В комментариях можно указывать описание потребителя или особенности работы с ним.

• Дата первого посещения. Эта информация позволит понять, как долго вы работаете с клиентом.

• Дата последнего посещения. Можно отсортировать клиентов по этому столбцу и напомнить о себе тем, кто давно не был в вашем салоне. Возможно, клиент последнее время был сильно занят, своим напоминанием вы подтолкнете его записаться снова.

Сортировать список клиентов можно по любому полю. Например, по оказываемым услугам. Это поможет понять, кто посещает косметолога, и сделать им специальное предложение.

Помимо указанных полей, в базу данных можно добавлять еще вкладки, но перегружать таблицу тоже не следует.

Как работать с простой базой клиентов в Excel?

• В базу добавляются все новые клиенты, которые получили услугу. Если человек просто позвонил проконсультироваться, но не записался в салон красоты, не нужно вносить его в базу данных и журнал для записи клиентов.
• Раз в полгода контролируйте, кто уже давно к вам не заходил. Напомните им о себе посредством СМС или звонка. Чаще писать не стоит, можно спровоцировать отрицательную реакцию клиента. Но это верно только для фрилансеров, в каких-то сферах можно чаще напоминать о себе.
• Если вы чувствуете, что клиентов стало меньше, разработайте специальное предложение. Например, сделайте скидку на педикюр и уведомите об этом постоянных клиентов, которые уже посещали данную услугу.
• Столбец с комментариями служит для указания особенностей заказчика, которые могут помочь работать с ним эффективно.

База клиентов в Excel (расширенный вариант)

Расширенный вариант ведения журнала записи клиентов в Excel отличается возможностью указать больше информации:

Есть функция отслеживания клиентов, которые уже давно не посещали салон. Если у активного клиента после последнего визита прошло полгода или более, нужно напомнить ему о себе. В столбике «Пора звонить» ячейка покраснеет – это означает, что клиенту пора написать и пригласить в салон красоты.

Если такой клиент записался на процедуру, в столбце «Дата последнего визита» указывается соответствующая дата. Если клиент ничего не ответит, присвойте ему неактивный статус. Таким клиентам напоминания не делаются.

Мы рассмотрели достаточно простые варианты ведения журнала для записи клиентов в салоне красоты в Excel. Программа позволяет создавать более сложные базы данных. Но простые журналы для записи клиентов позволяют не тратить много времени на их заполнение, получать больше клиентов и поддерживать отношения с ними.

Онлайн-журнал для записи клиентов

1. Get in line.

Это облачный сервис, который довольно прост и удобен в использовании. Подходит для небольших компаний, предоставляющих услуги: автотранспортных предприятий, общепитов, хостелов, салонов красоты. Запись клиентов ведется посредством виджетов, размещенных на сайте или в социальных сетях. Сервис также позволяет анализировать показатели бизнеса, информировать клиентов об акциях и скидках, рассчитывать зарплату сотрудников.

2. Мой кабинет.

Сервис отлично подходит для онлайн-записи клиентов, интерфейс удобный и понятный. Может использоваться в любых компаниях: парикмахерских, медицинских центрах, автомойках, автосервисах. Виджет онлайн-журнала для записи клиентов подключается на сайт или группу в социальной сети. Клиенты не ограничены временем работы компании, записаться на прием можно в любое время. При необходимости дату посещения или специалиста можно изменить.

3. GBooking.

Журнал для записи клиентов имеет большое количество функций и подходит для разных сфер бизнеса. Клиенты могут записываться онлайн. Ведется электронный журнал записи клиентов, доступ к которому есть только у администратора.

4. Hesus.

Программа может создавать уникальные модели, чтобы клиенты записывались на прием онлайн. В дальнейшем собственные модели можно интегрировать в группы соцсетей или на сайты. Есть личный кабинет, где возможно управлять записями, платежами, клиентской базой.

5. ПоЗаписи.

Интерфейс онлайн-журнала для записи клиентов довольно непривлекательный, но у сервиса много функций, что позволяет использовать его в различных учреждениях, предоставляющих услуги. Виджеты можно интегрировать на сайты, в социальные сети, оплачивать можно через «Яндекс.Деньги». Создатели сервиса уделили большое внимание удобству, поэтому «ПоЗаписи» является одним из лучших онлайн-журналов для записи клиентов.

Ежедневно осуществляя свою деятельность, владелец, директор центра красоты, а также его управляющий взаимодействуют с государством, потребителями, контрагентами, сотрудниками, и это взаимодействие осуществляется в рамках правового поля, неотъемлемой частью которого является ответственность. Открывая собственное дело, возглавляя компанию в должности директора или управляющего, вы должны помнить, что вам придется решать проблемы и находить пути выхода из сложившихся ситуаций.

Ломая голову над решением этих вопросов, директор тратит драгоценное время. А время – это важнейший ресурс и капитал. «Де Юре Де Факто» станет для вас надежным и эффективным партнером по защите и продвижению интересов бизнеса, получению актуальной информации и обмену опытом, обсуждению насущных проблем и путей их решения.

Наша компания предлагает готовые решения по ключевым направлениям деятельности:

• охрана труда;
• санитарно-эпидемиологический режим;
• организация медицинской деятельности в бьюти индустрии;
• кадровый документооборот;
• открытие салона красоты;
• лицензирование медицинской деятельности;

Записаться на консультацию вы можете по телефонам: +7 (499) 229-04-54

dejuredefacto.ru

12 онлайн-программ для автоматизации процесса

Статьи по теме

Запись в салоне красоты – это то, что служит отправной точкой бизнеса в данной индустрии. Клиенты — это ваш хлеб, и терять их нельзя ни в коем случае. Чтобы сохранить свой бизнес и привлечь новых клиентов, необходимо правильно организовать и наладить запись в салоне красоты.

Бумажный журнал vs. автоматизированной программы записи клиентов

Главным внутренним документом салона красоты является журнал записи клиентов. Допустимо использование стандартных журналов, которые часто дарят представители косметических фирм и производители товаров для салонов красоты. Можно также купить журнал записи клиентов салона красоты. Но удобнее создать собственный вариант. Его можно распечатать на принтере и оформить в переплет или же заказать в типографии.

Использовать для записи клиентов журнал (тетрадь) или вести запись клиентов в салон красоты в Excel — стандартный и простой вариант, но не самый лучший. Можно сравнить это с продажей авиабилетов только через кассу без возможности их оформления через Интернет. Разумеется, касса — это самый простой и надёжный вариант, но подумайте о затратах времени, трудозатратах и ограниченности выбора для клиентов! Стоя в очереди, просто невозможно продумать все варианты перелёта, взвесить все предложения по маршрутам и получить максимально полную информацию. Всё это приводит к стремительному росту числа клиентов, выбирающих покупку билетов онлайн.

Альтернативный вариант — онлайн-журнал (электронное расписание). С его помощью запись в салон может осуществляться круглосуточно, семь дней в неделю. При этом время записи никак не зависит от графика работы салона и продолжительности рабочего дня администратора. Это значительно упрощает жизнь ваших клиентов. По статистике, 30% тех, кто выбирает онлайн-запись, заходит на сайт в нерабочее время. Онлайн-запись позволит вам сохранить клиентов, которые могли бы уйти к конкурентам, и привлечь новых.

Самый простой и удобный способ онлайн-записи для посетителей — смартфон. Используя, скажем, Instagram, можно привлекать внимание посетителей и удерживать интерес к вашему салону, а онлайн-запись позволяет не только заинтересовать их, но и стимулировать ответное действие – визит в салон.

Открывая свой салон красоты, позаботьтесь о том, чтобы оснастить его удобной системой для управления

Вы пишете приглашение посетить ваш салон, предлагаете протестировать новую услугу и постите в Instagram. Кроме адреса и телефона вы размещаете в ссылку на онлайн-запись. По собственному опыту, можем отметить, что такая рассылка будет работать гораздо эффективнее, потому что клиент получит гораздо больше, чем просто информацию. Через собственный смартфон он сможет, не выходя из дома, записаться в салон на подходящее для него время и к определенному мастеру.

У онлайн-записи есть ещё одно крупное преимущество. Зайдя на ваш сайт, клиент сразу увидит стоимость услуг, размер своей личной скидки, а также все проходящие акции и специальные предложения. Если выбор определенного салона ещё не сделан, то цена со всеми скидками или особенно интересная акция может стать главным аргументом в вашу пользу. При этом ваш салон может время от времени проводить особые акции со скидками при записи через сайт.

Большинство владельцев салонов красоты не используют онлайн-запись, опасаясь, что информация об их расписании и загруженности будет доступна конкурентам. В случае с записью через смартфон, а не сайт, этого не произойдёт, так как информация будет предоставляться только существующему клиенту.

9 недорогих решений для оптимизации работы салона красоты

Мнение практика

Оксана Бутаева, студия красоты «OLE», Москва

Возможность онлайн-записи в салоне красоты помогает привлекать новых клиентов и поддерживать лояльность уже существующих. Нужно учитывать несколько ключевых особенностей.

Запись через Интернет даёт возможность выбрать наиболее удобную дату и время визита в салон.

Наш салон расположен при бизнес-центре, поэтому большинству клиентов легче записаться через Интернет, без звонка в салон и необходимости называть процедуры в присутствии коллег.

Удобно записаться в любое время, даже поздно вечером; онлайн-запись —единственный вариант, если нельзя позвонить по телефону.

При ознакомлении с предлагаемыми на сайте процедурами у людей часто появляется желание немедленно на них записаться.

На сайте остаются реальные отзывы довольных посетителей, что улучшает ваш рейтинг и вызывает доверие к вам.

12 программ для автоматизации процесса записи в салон красоты

1. Арника. Специализированный онлайн-сервис для салонов красоты. Включает в себя календарь, помогающий администратору быстро и без труда создавать и редактировать расписание мастеров, базу данных клиентов с историей визитов. С его помощью можно вести учёт оказанных услуг, следить за балансом расходов и доходов, составлять список сотрудников с указанием зарплат, отмечать наличие товаров на складе, готовить отчёты для владельца и руководства салона.

2. GBooking. Программа онлайн-записи в салон красоты и система управления предприятием. Помимо записи и напоминаний для клиента система позволяет администратору вести электронный журнал для отслеживания записей и внесения их в единый список, учитывать клиентов. Сервис предназначен не только для салонов красоты, но и других обслуживающих организаций, таких как фитнес-клубы, ремонтные мастерские, различные учебные центры и курсы.

3. 1С:Салон красоты. Удобная и простая для изучения программа. Подходит для салонов красоты, соляриев и SPA-салонов.

4. БИТ.Красота. Программа, созданная на основе 1С, позволяет повысить качество работы, точность учёта и эффективность планирования. Подходит для любых организаций, оказывающих услуги в сфере индустрии красоты.

5. YCLIENTS. Сервис онлайн-записи для салонов красоты. С его помощью можно разместить форму онлайн-записи на сайте или в группе социальной сети. Для большего удобства записи с помощью этого сервиса можно сделать специализированное приложение для мобильного телефона.

6. Sycret Saloon. Простой сервис, позволяющий управлять салоном красоты, записывать клиентов, вести складской учёт, рассчитывать зарплату, готовить отчёты. С помощью этой программы можно быстро рассчитать баланс расходов и доходов, отследить «слабые места» в планировании, оценить количество клиентов.

7. MAx1. Специализированная программа для салонов красоты. Представляет собой общую базу с интеллектуальной системой записи для хранения всей необходимой информации – списков клиентов, услуг, товаров, сертификатов. Совместима с оборудованием различных видов.

8. USU Салон. Программа для салонов красоты, подходит и для парикмахерских. Предназначена для ведения учёта товаров, материалов, финансов. Помогает отслеживать работу сотрудников и поток клиентов.

9. Салон красоты. Программа для парикмахерских, салонов красоты, соляриев и других подобных организаций. С её помощью удобно формировать и вести базу клиентов, производить анализ потребностей посетителей, оценивать работу сотрудников. Кроме того, программа предназначена для учёта доходов и расходов салона, анализа информации и построения стратегии развития бизнеса.

10. UNIVERSE-Красота. Программа для салонов красоты. В ней можно вести базу данных клиентов, производить расчёт заработной платы работников, отслеживать наличие товаров и расходных материалов на складе, составлять отчёты (более 90 видов) для владельца и руководства салона.

11. Мой Салон. Программа для салона красоты. Облегчает управление персоналом, помогает вести список клиентов, следить за движением финансов и наличием товаров на складе.

12. AllBarberShop. Программа записи в салон красоты и автоматизированного управления предприятиями в сфере индустрии красоты. Помогает наладить учёт услуг и товаров на складе, рассчитать заработную плату сотрудников, создавать аналитические отчёты для руководства салона. Основной целью программы является автоматизация записи на услуги салона красоты, парикмахерской или фитнес-центра.

«Арника» — мощный инструмент, помогающий проводить аналитику по всем статьям

Евгения Лялина, директор по развитию Имидж-студии «Реноме», Уфа

Мы долго искали программу автоматизации процесса записи в салон красоты, которая устроила бы нас полностью. «Арника» удобна тем, что ей не нужна установка на компьютер, она доступна всё время, в любой день недели, со всех устройств и без привязки к географии. Для работы с ней не нужны никакие особенные навыки, освоить эту программу можно за час. Всё управление интуитивно понятно, всё просто и продуманно, без излишеств. С её помощью действительно удобно вести учёт и управлять салоном. «Арника» — это полезный и мощный инструмент, позволяющий анализировать доходы и расходы, работу персонала, оказываемые услуги, составлять любые отчёты.

15 причин, почему автоматизированная программа лучше бумажного журнала записи салона красоты

1. Администратору всегда доступна информация о днях рождений клиентов, что позволяет поздравлять их вовремя.
2. Записывая клиента, администратор получает доступ ко всей необходимой информации: истории посещений, балансу, списку любимых процедур и услуг и тому подобному.
3. Персональный доступ ко всей необходимой информации открыт вам в любое время с любого устройства, имеющего доступ в Интернет.
4. Постоянный персональный доступ ко всей информации о клиентах (кто и когда посещал ваш салон, какую выручку вы получили после их визита и т.д.).
5. Вся информация об оказанных услугах и совершенных продажах открыта для вас в любое время и с любого устройства.
6. Бюджет полностью отражен в программе. Все приходные и расходные операции, а также текущий баланс салона, история всех операций доступны для просмотра вами.
7. Вы можете отслеживать состояние склада в любой момент и контролировать наличие, приход и продажу товаров, а также видеть текущие цены, себестоимость и информацию о поставщиках.
8. Записавшись в салон или внеся изменения в запись, клиент автоматически получает sms-сообщение с актуальной информацией.
9. В свой день рождения клиент автоматически получает сообщение с поздравлением от салона. Текст вы можете настроить и сохранить заранее.
10. Создание и отправка sms-рассылки об акциях и специальных предложениях по списку клиентов займет у администратора не более пяти минут.
11. Для клиентов доступна онлайн-запись через сайт салона. Информация о ней отражается в календаре предварительной записи, открытом для администратора.
12. Вам доступна полная и актуальная информация о балансе, истории закупок, расходах на заработную плату, об оплатах и задолженностях клиентов. 
13. Вы в любой момент можете увидеть прибыль салона за определенный промежуток времени (неделю, месяц, год). Вам доступны отчёты о соотношении расходов и доходов, уплаченных налогах, арендной плате и других платежах.
14. Система готова к работе за 20-30 минут, её запуск не требует никаких усилий и специальных навыков.
15. При необходимости вы можете обратиться к специалистам по налогообложению, управлению персоналом или маркетингу за аудитом вашего салона. 

www.dirsalona.ru

Единый электронный журнал предварительной записи - Новости По Записи

Ваши менеджеры и клиенты пользуются одним журналом онлайн. Клиенты записываются самостоятельно, а владелец всегда в курсе происходящего в его заведении.

Функции единого электронного журнала ПоЗаписи

Электронный журнал предварительной записи — это центральная возможность сайта pozapisi.ru. Журнал является единым для менеджеров, клиентов и владельца заведения, но все видят в нём только то, что им нужно. Основные функции журнала для посетителя:

• Информация о заведении, услугах, мастерах/специалистах/залах и ценах.
• Самостоятельный выбор свободного времени, услуги, мастера/специалиста/зала.
• Самостоятельное бронирование услуг.
• Самостоятельное управление своими бронями через личный кабинет посетителя.
• Согласованные цены.
• Акции/декорации.
• Анкета бронирования.

Менеджеры и владельцы заведений используют тот же единый журнал, но по-своему. Основные функции для них:

• Бронирование времени по телефону и при личном общении с посетителем.
• Подтверждение броней, самостоятельно сделанных посетителями.
• Управление бронированием: отмена, перенос.
• Формирование расписания любой сложности на любой срок вперёд.

Все остальные функции и возможности системы ПоЗаписи связаны с единым журналом. Они позволяют добавить уведомления и напоминания, лучше узнать клиентов, исключить простои из-за неявки посетителей, в том числе и за счёт приёма предоплаты онлайн, а также наладить самостоятельное бронирование посетителями везде, где они сталкиваются с заведением.

Инструкции по настройке журнала предварительной записи

Регистрация заведения	Инструкция рассказывает, как начать работу Вашего заведения на ПоЗаписи с внесения информации в каталог и создания персональной страницы заведения. Вся процедура займёт не более пяти минут.
Авторизация на сайте	Для того, чтобы управлять бизнесом, Вам необходимо авторизоваться на сайте. С этой инструкцией Вы без труда справитесь с задачей.
Редактирование контактной информация	Укажите как можно больше подробной информации о заведении, разместите фотографии, чтобы привлечь клиентов.
Услуги и обслуживающие единицы	Не получается разобраться с услугами и обслуживающими единицами? В этой инструкции подробно описано как создавать услуги и обслуживающие единицы.
Создание расписания	Эта инструкция рассказывает, как подготовить Ваш бизнес к ведению записи онлайн. Для этого вы настраиваете расписание, которое будет использоваться как вашим администратором, так и посетителями в режиме онлайн-самообслуживания.
Создание расписания с использованием смен и шаблонов	Эта инструкция поможет создать разные типы смен в работе заведения (например, «утро/вечер»), а также шаблоны графиков работы Вашего заведения, и применить их для автоматического заполнения расписания на месяц.
Управление менеджерами	Назначение прав менеджера для сотрудников заведения, чтобы они могли управлять бизнесом
Ведение журнала записи	Когда вы настроили расписание, самое время приступать к ведению предварительной записи в электронном журнале. Эта инструкция рассказывает тонкости этого процесса.
Анкета бронирования	Уточните все интересующие Вас вопросы у клиента при оформлении брони.
Акции	Инструкция в разработке. Задавайте вопросы.

about.pozapisi.ru

Ведение журнала записи - Новости По Записи

Для того чтобы вести журнал записи, необходимо зайти на сайт pozapisi.ru под учетной записью менеджера и выбрать бизнес для управления (подробности «Авторизация на сайте»).

Через панель управления слева пройдите по ссылке «Журнал записи».

Рисунок 1 —  Пункт меню «Журнал записи»

На экране отобразиться страница журнала записи на текущий день.

Рисунок 2 — Журнал записи

Внимание! Если журнал записи не отображается на все дни, которые открыты для записи, то отключите антивирус и обновите страницу журнала. Если отображение появилось, то установленный антивирус блокирует содержимое сайта pozapisi.ru. В этом случае необходимо настроить антивирус для работы с сайтом.

Запись клиента

Для того чтобы записать клиента, необходимо для начала выбрать дату и время.

Выберите дату (месяц и число) для записи, используя календарь справа.

Обратите внимание, что доступные дни для записи помечены зеленым цветом. Если день записи уже прошел или на этот день больше нет свободного времени, то такие дни в календаре помечены серым цветом. Для выходных дней выделение отсутствует.

Выберите время записи — время начала оказания услуги клиенту. Для этого нажмите на соответствующую строчку в расписании.

Если у Вас в расписании несколько мастеров, выберите время в столбце соответствующего мастера, к которому Вы записываете Клиента.

Так, например, запишемся на 24 сентября 2014 года к инструктору Евгению на 10-00.

Рисунок 3 — Выбор даты и времени

После того, как Вы выберите время, появится диалоговое окно записи Клиента на прием к соответствующему мастеру.

Заполните все необходимые для записи поля, а именно:

- Из раскрывающегося меню выберите услугу, на которую идет запись;

- Проверьте правильность отображения времени оказания услуги. Измените по необходимости;

- Укажите контактные данные того, кого записываете (себя или нового клиента).

Если Вы записываете нового Клиента, которого ещё нет в базе данных, то введя имя в поле Клиента, нажмите клавишу «Enter» или нажмите на кнопку «+».

Если же Вы уже записывали этого Клиента на прием, то выберите его из выпадающего списка, который появляется при вводе символов в поле Клиента.

Рисунок 4 — Форма записи

Обратите внимание, что поля помеченные красным цветом являются обязательными для заполнения, а значит, без их заполнения не удастся сохранить запись.

При необходимости напишите о дополнительных пожеланиях к записи.

Нажмите кнопку «Сохранить».

Запись успешно сохранена. В журнале запись отображается так:

Рисунок 5 — Отображение брони в журнале записи

Так запись увидит любой посетитель сайта pozapisi.ru:

Рисунок 6 — Отображение брони глазами клиента

Подтверждение и отмена записи клиента

Если клиент записался к вам в Заведение самостоятельно через сайт pozapisi.ru, администратор Вашего бизнеса получит уведомление о записи по: e-mail/sms. Такая запись отображается красным цветом в журнале записи и нуждается в подтверждении.

Рисунок 7 — Отображение неподтвержденной брони

Для того чтобы подтвердить запись или отменить ее нажмите на саму запись.

В появившемся диалоговом окне выберите необходимое действие: подтвердить бронь, отменить бронь.

Рисунок 8 — Редактирование брони

В случае подтверждения брони, запись клиента поменяет цвет с красного на синий.

Рисунок 9 — Журнал записи после подтверждения брони

В случае отмены брони появится окно для указания причины отмены брони. Укажите причину отмены и нажмите «Отменить бронь».

Рисунок 10 — Указание причины отмены брони

Клиенту будет направлено соответствующее уведомление по: e-mail/sms об отмене предварительной записи.

При отмене брони, запись из журнала будет удалена и время в расписании будет открыто для записи.

Рисунок 11 — Журнал записи после отмены брони

Учет визита клиента

Для подготовки соответствующих отчетов по Вашему бизнесу, в т.ч. для учета визитов клиентов, анализа пропущенных визитов и для учета истории «надежности» клиента на сайте pozapisi.ru рекомендуется вести учет визитов клиентов.

Для этого, после прихода/по истечению времени ожидания клиента/по завершению рабочего дня работы Заведения администратор в «Журнале записи» отмечает статус визитов клиентов.

Для этого нажмите на запись, которая уже завершилась

Откроется окно записи

Рисунок 12 — Изменение статуса прошедшей брони

Выберите статус визита клиента (явился, не явился) и нажмите «Сохранить».

Если статус визита «явился», то запись отображается серым цветом с надписью «Выполнено».

Если статус визита «не явился», то запись отображается фиолетовым цветом с надписью «Пропущено».

Рисунок 13 — Журнал записи с бронями разного статуса

about.pozapisi.ru

---

Смотрите также

• 
  Журнал нефрология
• 
  Журнал стрекоза
• 
  Потенциал журнал
• 
  Звездный журнал
• 
  Журнал художественный
• 
  Журнал тренировок
• 
  Журнал онкоурология
• 
  Журнал сцена
• 
  Восток журнал
• 
  Снс журнал
• 
  Простор журнал