Журнал регистрации архивных документов. Архивный журнал образец

Формы учетных документов архива :: Методическая база :: Архивное дело

Формы учетных документов архива

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета. Учет документов в архиве организации является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.

1. Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения
2. Форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения
3. Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу
4. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
5. Форма титульного листа описи электронных документов постоянного хранения
6. Форма описи электронных документов постоянного хранения
7. Форма листа фонда
8. Форма номенклатуры дел организации
9. Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации
10. Форма номенклатуры дел структурного подразделения организации
11. Форма листа-заверителя дела
12. Форма внутренней описи документов дела
13. Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
14. Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по лично-му составу структурного подразделения организации
15. Форма итоговой записи и заверительной надписи
16. Форма титульного листа описи документов постоянного хранения
17. Форма карточки постеллажного топографического указателя (лицевая сторона)
18. Форма карточки постеллажного топографического указателя (оборотная сторона)
19. Примерная форма карточки пофондового топографического указателя
20. Форма заказа на выдачу дел (лицевая сторона)
21. Форма заказа на выдачу дел (оборотная сторона)
22. Форма акта о выдаче дел во временное пользование
23. Форма титульного листа книги выдачи документов
24. Форма книги выдачи дел из хранилища
25. Форма листа использования документов
26. Форма карты-заместителя дела
27. Форма акта проверки наличия и состояния дел фонда
28. Форма титульного листа описи особо ценных дел
29. Форма описи особо ценных дел
30. Форма титульного листа книги учета поступления и выбытия документов
31. Форма титульного листа списка фондов
32. Форма списка фондов
33. Форма титульного листа реестра описей
34. Форма реестра описей
35. Форма титульного листа книги учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования
36. Форма книги учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования
37. Форма титульного листа страхового фонда
38. Форма описи страхового фонда
39. Форма паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию
40. Форма паспорта архива организации, хранящей документы отраслевого фонда
41. Форма учетной карточки единицы учета ЭД (лицевая сторона)
42. Форма учетной карточки единицы учета ЭД (оборотная сторона)
43. Форма акта миграций и перезаписей ЭД
44. Форма журнала учета поступления и выбытия электронных документов
45. Форма журнала учета миграций и перезаписей электронных документов
46. Форма акта приема-передачи документов на государственное хранение
47. Форма акта о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны
48. Форма акта о неисправимых повреждениях документов
49. Форма акта описания документов личного происхождения
50. Форма акта об образовании объединенного архивного фонда
51. Форма акта о технических ошибках в учетных документах
52. Форма акта об обнаружении документов
53. Форма архивной справки (образец)
54. Форма карточки пользователя
55. Форма журнала регистрации выданных копий, выписок, справок, тематических материалов
56. Форма годового плана работы архива
57. Форма карточки учета работы с организацией (лицевая сторона)
58. Форма карточки учета работы с организацией (оборотная сторона)
59. Форма акта приема-передачи при смене руководителя архива

Загрузить файл с формами учетных документов

archivekeeping.ru

Журнал регистрации архивных документов

Архивное делопроизводство организации: ГОСТ, инструкция, документы, правила

Последние должны быть согласованы и подписаны руководителями. Номенклатура на предстоящий год формируется в течение последнего квартала текущего периода. Согласование осуществляется не реже 1 раза в 5 лет. При изменении структуры и функций предприятия формируется новая номенклатура.

Порядок составления дел Ключевые требования Архивное делопроизводство осуществляется в соответствии с предписаниями нормативных актов.

Журнал учета выдачи архивных справок в Управлении Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Москве

Похожие формы

Журнал учета выдачи дел из архива в Управлении Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Москве

Управление Росреестра по Москве

Акто выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению в Управлении Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Москве

Управление Росреестра по Москве

Акто выдаче дел во временное пользование в Управлении Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Москве

Управление Росреестра по Москве

Актпроверки наличия и состояния дел (постоянного, временного хранения) по личному составу в Управлении Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Москве

Управление Росреестра по Москве

Внутренняя опись документов дела в Управлении Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Москве

Управление Росреестра по Москве

Форма карты-заместителя дела в Управлении Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Москве

Управление Росреестра по Москве

Форма листа-заверителя дела в Управлении Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Москве

Вопрос 39

Цели учета использования архивных документов

Учетные документы архива подразделяются:

Первичные документы ведомственного архива

Первичные документы ведомственного архива — это:

ü журнал учета подготовленных информационных документов;

ü журнал учета культурно-просветительских и пропагандистских мероприятий;

ü журнал регистрации выданных копий, архивных справок и вы­писок из документов;

ü журнал или контрольная картотека учета социально-правовых запросов;

ü журнал регистрации исследователей и посещений читального зала;

ü книга выдачи дел из хранилища;

ü лист использования дела;

ü личное дело исследователя.

Первичные документы государственного архива

Первичные документы государственного архива:

ü карточка учета форм использования документов;

ü карточка учета тем исследований в читальном зале;

ü журнал регистрации пользователей в читальном зале;

ü требования на выдачу дел;

ü личное дело пользователя;

ü картотека или журнал регистрации запросов российских или иностранных пользователей;

ü журнал письменных обращений граждан, поступивших через приемную;

ü карточка учета изданий архива;

ü лист использования дела.

Вторичная обобщающая информация

На основе вышеуказанных документов создается вторичная обобщающая документация — сводные таблицы:

ü работы архива по формам использования по годам;

ü количества поступивших и исполненных запросов по годам, периодам;

ü категорий потребителей информации по годам;

ü тематики исследований по годам;

ü количества публикаций по видам;

ü количества использованных фондов по годам и дел по годам и фондам;

Журнал регистрации архивных документов

учета и выдачи документации

(наименование поверочного органа)

I. Учет по управлению качеством

поверки средств измерений

II.

yuridicheskayakonsulitatsiya.ru

Учет документов в архиве организации

В данной статье я расскажу вам о минимально необходимом наборе учетных документов в ведомственном архиве организации. Привожу все данные по учету документов в архиве на примере своей организации, являющейся источником комплектования государственного архива по полной форме приема, а значит, к которой предъявляются высокие требования.

Учет документов в архиве организации ведется для фиксации количества и состава, а также поступления или выбытия документов архива. И его проводят для обеспечения сохранности и быстрого поиска документов. В основном учитывают так называемую единицу хранения – документ или их совокупность, помещенные в обособленную обложку.

С практической точки зрения для учета документов в архиве достаточно иметь:

• опись дел постоянного хранения – нужна для суммарного и поединичного учета дел, составляются обычно только для организаций, являющихся источником комплектования государственного или муниципального архивов, т.е. кто передает свои документы на государственное хранение, у остальных организаций может отсутствовать (имеют право заменять срок по типовому перечню документов «постоянно» на «10 лет» или на более длительный, часто «до ликвидации организации»),
• опись дел по личному составу,
• опись дел временного хранения (> 10 лет) – если имеются в организации,
• опись дел временного хранения (< 10 лет) можно не составлять, тогда учет ведется по номенклатурам дел за разные годы, часто дела данной категории в архив организации вообще не передаются (остаются в структурных подразделениях до истечения сроков хранения),
• описи дел структурных подразделений – это сдаточные описи, по которым дела передаются в архив организации, они являются учетными документами до составления годового раздела соответствующей сводной описи дел,
• дело фонда – совокупность документов по истории организации и ее фонда (акты о выделении к уничтожению дел, акты о проведении проверок наличия и состояния дел, акты передачи дел на государственное хранение, историческая справка и др.), документы в деле располагаются по мере поступления в хронологическом порядке, нужно вести внутреннюю опись, листы в деле нумеровать,
• паспорт архива организации – только для тех, кто является источником комплектования государственного или муниципального архивов.

Лист-заверитель дела служит для количественного учета листов в делах постоянного, временного (> 10 лет) хранения, по личному составу и обычно составляется во время научно-технической обработки документов (подшивки в твердую обложку).

Вы также должны знать, что согласно требованиям «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002, ведение основных учетных форм обязательно для каждого архива организации. Этот нормативный документ помимо уже перечисленного в статье обязывает вести еще несколько.

Книга учета поступления и выбытия документов – дает представление какое количество документов поступает или выбывает за некий промежуток времени, обычно за год. Я считаю, что с практической точки зрения данный документ не интересен в архиве организации: не так важно сколько поступает, главное надо знать сколько числится по описям дел.

Как заполнять форму не понятно, четкой инструкции по заполнению не существует, наш куратор из архивного учреждения толком ничего пояснить не может. Мрак полный. Когда смотришь на форму этой книги учета вроде все понятно, как начинаешь заполнять, то получается полная бессмыслица в цифрах из-за переформирования дел в процессе обработки документов. Во всяком случае, цифры носят весьма приблизительный характер, и теряется смысл этого учета. К тому же на ведение этой книги времени уходит весьма много.

Но раз требуется, то посмотрите здесь образец книги учета поступления и выбытия документов с примером заполнения.

Список фондов ведется, если только организация хранит документы двух и более фондов. Для подавляющего большинства архивов думаю, что это не актуально.

Лист фонда служит для фиксации изменений в названии организации, учета и нумерации имеющихся в архиве описей дел, а также учета поступления или выбытия архивных документов.

Реестр описей заполняют для учета количества и видов архивных описей дел.

За свою деятельность я еще не встречала в ведомственных архивах организаций документов страхового фонда и наличия особо ценных дел (в обычных организациях встречаются крайне редко), поэтому здесь и не упоминаю об их учете.

Итак, главной задачей по учету документов в архиве организации является правильное составление архивных описей дел и формирование дела фонда, вовремя представлять (если документы передаются на государственное хранение) по состоянию на 1 декабря паспорт архива организации в соответствующее архивное учреждение. Остальными учетными документам нашей организации даже куратор из государственного архива мало интересуется.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 142 комментария

Оставить комментарий

delo-ved.ru

Форма журнал учета поступления и выбытия электронных документов основные правила работы архивов организаций (утв- решением коллегии росархива от 06-02-2002) (2018). Актуально в 2018 году

размер шрифта

+7 812 627 17 35

+7 499 350 44 79

8 (800) 333-45-16 доб. 100

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ (утв- Решением Коллегии Росархива от 06-02-2002) (2018) Актуально в 2018 году

ЖУРНАЛ УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Итого в ________ году ПОСТУПИЛО _________________________ ед. уч., (цифрами, прописью) _____________________ ед. хр. объемом _____________________ Мбайт, (цифрами, прописью) (цифрами, прописью) в том числе постоянного хранения ________________________ ед. уч., (цифрами, прописью) _____________________ ед. хр. объемом _____________________ Мбайт, (цифрами, прописью) (цифрами, прописью) временного хранения __________________________________ ед.уч., (цифрами, прописью) _____________________ ед. хр. объемом _____________________ Мбайт; (цифрами, прописью) (цифрами, прописью) ВЫБЫЛО _____________________ ед. уч., ________________________ (цифрами, прописью) (цифрами, прописью) ед. хр. объемом _____________________ Мбайт, (цифрами, прописью)в том числе постоянного хранения ________________________ ед. уч., (цифрами, прописью)_____________________ ед. хр. объемом _____________________ Мбайт, (цифрами, прописью) (цифрами, прописью) временного хранения _________________________________ ед. уч., (цифрами, прописью) _____________________ ед. хр. объемом _____________________ Мбайт. (цифрами, прописью) (цифрами, прописью) Наименование должности лица, составившего годовую запись Подпись Расшифровка подписи ДатаРуководитель архива организации Подпись Расшифровка подписи Дата Формат А4 (210 x 297 мм) Форма журнала учета поступления и выбытия электронных документов

Приложение 34 к п. 6.3.5

www.zakonprost.ru

Смотрите также

• 
  Журнал для сухожара
• 
  Журнал ф 127
• 
  Журнал the wall
• 
  Элль журнал гороскоп
• 
  Журнал инженерные сооружения
• 
  Редактор журнала эль
• 
  Control engineering журнал
• 
  Журнал красная нива
• 
  Windows журнал аудита
• 
  Журнал приема товара
• 
  Вахтенный журнал судовой