Налоговые и бухгалтерские новости. Образец заполнения журнала учета трудовых книжек

Журнал учета трудовых книжек: бланк, образец, заполнение

Обязанность работодателя вести учет движения трудовых книжек и вкладышей в них в специальной книге (журнале) указана в п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). В статье расскажем, как заполнить журнал трудовых книжек, а также приведем бланк и образец заполнения в 2018 году.

Какой бланк использовать для заполнения формы журнала учета трудовых книжек в 2018 году

Форма книги учета движения трудовых книжек определена в Постановлении Правительства РФ от 10.10.2003 № 69.

Бланк книжки учета трудовых книжек скачать

Как заполняется журнал выдачи 

Особых требований к заполнению книги учета движения трудовых книжек нет.

Ответственный за заполнение данного бланка должен заполнить 13 граф на титульном листе (см. таблицу ниже).

Графа

Расшифровка

Пример

1	Порядковый номер	1,2,3,4,5 …
2	Дата приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее (число, месяц, год)	14 (число)
3		03 (месяц)
4		2017 (год)
5	Фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки	Иванов Иван Иванович
6	Серия и номер трудовой книжки или вкладыша в нее	ТК № 01 08763
7	Должность, профессия, специальность работника, который сдал трудовую книжку или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш в нее	Экономист
8	Наименование места работы (с указанием структурного подразделения), куда принят работник	ООО «Северный ветер», Экономический отдел
9	Дата и N приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого произведен прием работника	Приказ № 75-к от 14.03.2017
10	Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку	Подпись лица, который заполняет книгу учета движения трудовых книжек
11	Получено за заполненные трудовые книжки или вкладыши в них (руб.)	56 руб. 35 коп.
12	Дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)	01.09.2017
13	Расписка работника в получении трудовой книжки	Подпись работника

Образец заполнения журнала учета движения трудовых книжек

Ниже приводим пример заполнения журнала учета.

 Скачать образец

Правила учета трудовых книжек

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся:

• приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руко

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле.

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

Ответственность за отсутствие книги учета движения трудовых книжек

При проверке инспекция по труду запрашивает как приходно-расходную книгу (по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее), так и книгу учета движения трудовых книжек. Их отсутствие или значительные погрешности в заполнении влекут за собой повод для штрафа за нарушение трудового законодательства.

В соответствии со ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях (КоАП) размер штрафа составит:

• на должностное лицо – от 1 тыс. руб. до 5 тыс. руб.
• на юридическое лицо – от 30 тыс. руб. до 50 тыс. руб.
• на индивидуального предпринимателя – от 1 тыс. руб. до 5 тыс. руб.

Статьи по теме:

1. Заверение трудовой книжки с 1 июля 2018 года
2. Можно ли иметь две трудовые книжки одновременно?
3. Голограмма на трудовой книжке: куда клеится

www.26-2.ru

Новости бухгалтерского и налогового учета

Главная → Бухгалтерские новости и обсуждаемые события

Как мы готовим новости

• Каждый день мы отслеживаем все поправки в налоговое, бухгалтерское и трудовое законодательство, значимые письма и сообщения госорганов, проекты и планы чиновников.
• Мы ценим ваше время и отбираем только самое важное: то, что влияет на работу бухгалтера.
• Мы не копируем первоисточник, а анализируем последствия события для бухгалтера и его компании.
• Главные новости для бухгалтера о налогах, бухгалтерском учете, изменениях вы получаете ежедневно и оперативно.
• В пятницу мы публикуем обзор всех остальных бухгалтерских и налоговых новостей за неделю. То есть вы ничего не упустите и будете в курсе всех событий. А кроме того, вы можете самостоятельно сделать удобную выборку нужных именно вам новостей.

Вчера 27 июля, 2018

Вчера

ЕЖЕНЕДЕЛЬНЫЙ ОБЗОР

Прочие события за 23 - 27 июля

Никто не любит хвастунов. Можно бесконечно петь дифирамбы самому себе, но окружающие все равно будут оценивать вас не по словам, а по делам. Поэтому мы, не тратя время на разговоры, представляем вашему вниманию наш еженедельный обзор бухгалтерских событий. < ... >

26 июля, 2018

26.07.2018

БУХГАЛТЕРСКИЕ НАПОМИНАНИЯ

Что нужно сделать с 30 июля по 3 августа

В ближайший понедельник 30 июля отмечается Международный день дружбы. Так что не забудьте в первый день следующей недели поздравить своих друзей с этим праздником. А об остальных важных делах на грядущую пятидневку вам расскажут наши еженедельные бухгалтерские напоминания. < ... >

26.07.2018

СТРАХОВЫЕ ВЗНОСЫ

«Старые» взносы можно вернуть с процентами

Если ПФР неправомерно взыскал с предпринимателя некую сумму страховых взносов, вернуть излишек Фонд должен вместе с соответствующей суммой процентов.

24 июля, 2018

24.07.2018

КАДРЫ И ЗАРПЛАТА

МРОТ и зарплата: что нужно знать

Минтруд выпустил обширное разъяснение, касающееся сравнения платы за труд, получаемой работником, с установленным МРОТ.

20 июля, 2018

20.07.2018

ЕЖЕНЕДЕЛЬНЫЙ ОБЗОР

Прочие события за 16 - 20 июля

А вы знали, что сегодня Международный День Торта?! Отличный повод отпраздновать окончание рабочей недели, разделив сладкое угощение с друзьями и близкими. Ну а мы в качестве традиционного пятничного десерта приготовили для вас наш еженедельный обзор бухгалтерских событий. < ... >

19 июля, 2018

19.07.2018

БУХГАЛТЕРСКИЕ НАПОМИНАНИЯ

Что нужно сделать с 23 по 27 июля

Наверняка, вы уже с нетерпением ждете выходных и, возможно, прикидываете, какие из не требующих спешки дел можно безболезненно перенести на следующую неделю. Но не забудьте, что новая неделя принесет новые задачи. Чтобы составляя свой рабочий план на грядущую трудовую пятидневку вы ничего не упустили, представляем вашему вниманию наши еженедельные бухгалтерские напоминания. < ... >

18.07.2018

КОНТРОЛЬ

«Транспортная» декларация: как отразить льготу

По строке 220 раздела 2 декларации по транспортному налогу указывается код льготы в виде освобождения от налогообложения. Обратите внимание: право не платить налог – это не всегда освобождение.

16.07.2018

НДС

Безвозмездная передача работ: что с НДС

При безвозмездной передаче работ по подготовке земельных участков для начала процесса возведения производственных мощностей возникает объект обложения НДС.

13 июля, 2018

13.07.2018

ЕЖЕНЕДЕЛЬНЫЙ ОБЗОР

Прочие события за 9 - 13 июля

Сегодня пятница 13-е! Согласно распространенному суеверию, в этот день людей преследуют неудачи и неприятности. Надеемся, что сегодня у вас не было ни малейшего повода начать верить в эти страшилки и рабочую неделю вы завершаете в отличном настроении. А в качестве подтверждения того, что пятница 13-е – это точно такая же пятница как любая другая, мы представляем вашему вниманию наш еженедельный обзор бухгалтерских событий. < ... >

12 июля, 2018

12.07.2018

БУХГАЛТЕРСКИЕ НАПОМИНАНИЯ

Что нужно сделать с 16 по 20 июля

Человеческие возможности не безграничны и помнить все – невозможно. Хорошо, когда есть кто-то, кто понимает твои заботы и всегда напомнит о самом важном. Поэтому мы, как обычно, подготовили для вас бухгалтерские напоминания на будущую неделю. < ... >

11.07.2018

СПЕЦРЕЖИМНЫЕ ДОХОДЫ И РАСХОДЫ

Гарантийный платеж – не всегда УСН-доход

Упрощенец обязан включать в УСН-базу сумму полученного от контрагента гарантийного платежа, только если точно не собирается ее возвращать.

10 июля, 2018

10.07.2018

КОНТРОЛЬ

Налоги за фирму может платить ее директор

Если у организации нет денег, чтобы исполнить обязанности перед бюджетом, заплатить налоги за компанию может ее руководитель из своего кармана.

9.07.2018

КОНТРОЛЬ

2-НДФЛ: готовятся изменения

Не исключено, что сдавать справки 2-НДФЛ за 2018 год работодателям придется уже по новой форме.

9.07.2018

ИП НА СПЕЦРЕЖИМАХ

Когда «патентный» доход нужно учесть в УСН-базе

Если ИП, совмещавший УСН и ПСН, получил деньги за выполненные в период применения ПСН работы уже после окончания срока действия патента, полученные суммы включаются в УСН-базу.

9.07.2018

ЭКСКЛЮЗИВНОЕ ИНТЕРВЬЮ

НДФЛ в особенных случаях

Банк перечислил НДФЛ сразу, а платеж физлицу задержал. В другом случае вообще забыли удержать налог с какого-то дохода. А если НДФЛ к уплате получился меньше 100 руб.? О том, как действовать в этих и других нестандартных ситуациях, мы поговорили со специалистом ФНС. < ... >

glavkniga.ru

Учет и хранение трудовых книжек

Учет трудовых книжек

Трудовые книжки, вкладыши в них, а также их бланки подлежат учету в организации. Учет заполненных трудовых книжек и вкладышей в них ведется в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а учет бланков этих документов - в приходно-расходной книге.

Книги учета трудовых книжек нумеруются, прошнуровываются, заверяются подписью руководителя организации и скрепляются печатью.

Журнал регистрации трудовых книжек

Журнал учета трудовых книжек, как правило, ведется сотрудником отдела кадров. В ней осуществляется регистрация всех трудовых книжек, оформленных впервые, а также принятых от поступающих на работу сотрудников.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Приходно-расходную книгу, как правило, ведет бухгалтер. В нее заносится информация о полученных и выданных бланках трудовых книжек и вкладышей в них. Основной раздел журнала состоит из 12 граф:

• в первую графу записывается регистрационный номер документа;
• во 2-4 графах указывается дата (число, месяц, год арабскими цифрами) прихода/расхода бланка трудовой книжки либо вкладыша в нее;
• в 5 графу вносится наименование контрагента, от кого получены бланки либо кому они отпущены;
• в 6 графе указывается название, номер и дата документа – основания получения / выдачи бланков;
• в 7-8 и 10-11 графах указывается серия и номер приобретенных / отданных бланков трудовых книжек и вкладышей в них, а в 9 и 12 графах – сумма покупки / продажи.

Хранение трудовых книжек

Трудовые книжки хранятся у работодателя, выдаются на руки сотруднику при увольнении. За их получение работник расписывается в Книге учета движения трудовых книжек и в личной карточке.

Если трудовые книжки по каким-то причинам не забираются при увольнении, они хранятся в отделе кадров в течение двух лет, отдельно от книжек работающих сотрудников, затем передаются в архив организации и хранятся там в течение 50 лет. По истечению этого срока они подлежат уничтожению.

Бланки трудовых книжек и вкладыши в нее в необходимом количестве также хранятся в организации.

working-papers.ru

Журнал учета трудовых книжек

Журнал учета трудовых книжек является обязательным для всех работодателей. Работодатель несет полную ответственность за сохранность трудовых книжек. Для контроля наличия и движения бланков существует такой инструмент, как “Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей в них”. О ней сейчас и пойдет речь.

Трудовые книжки персонала, вкладыши в них, а также запасные бланки подлежат обязательной фиксации и контролю. Требования установлены п. 40 Правил ведения и хранения трудовых, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225 (далее - Правила).

Книга, как форма регистрации трудовых книжек

Учет книжек осуществляется путем их фиксации в специальной форме. Под фиксированием документов понимается запись данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

С 1 июля новый ГОСТ. Что поправить в кадровых документах >>>

Это установлено п. 4.1.1 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Она утв. приказом Минкультуры России от 08.11.05 № 536 и зарегистрированной в Минюсте России 27.01.06 № 7418.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (п. 4.1.2 Типовой инструкции). В процессе вписывания документу присваивается регистрационный номер, и он включается в информационно-поисковую систему компании.

Читайте также:

Само понятие регистрации документов, юридическое значение этой процедуры и ее роль в делопроизводстве говорят о том, что кадровая служба должна вести большое количество регистрационных журналов.

Читайте по теме в электронном журнале

Следует отметить, что, как правило, эти журналы не имеют строго определенной обязательной формы. Однако из этого правила есть исключение, связанное с записью.

Бланки книжек и вкладышей в них учитываются в соответствующей приходно-расходной книге, ведущейся в бухгалтерии. А заполненные бланки – в журнале. Данная форма оформляется кадровой службой или ответственным за ведение кадрового делопроизводства (в небольших компаниях).

Форма книги регистрации трудовых книжек

Форма журнала учета движения, включающая 13 граф, был утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69.

До введения в действие новой формы применялся реестр, имевший 14 граф (утверждена в 1974 г.).

Когда следовало начинать применение новой формы – сразу после начала действия новой формы или после окончания ведения старого реестра, т. е. после ее полного заполнения?

Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти согласно Указу Президента РФ от 23.05.96 № 763 вступают в силу по истечении десяти дней после дня их официального опубликования. Постановление от 10.10.03 № 69 было официально опубликовано 19.11.03

Читайте также:

Этот вопрос до сих пор интересует работников кадровых служб. Чтобы ответить на него, необходимо принять во внимание два следующих фактора.

• Во-первых, различие между старой и новой формами очень незначительно: вместо двух столбцов (11 и 12) в прежнем реестре, отражавших в рублях и копейках сумму, полученную с сотрудника за бланк документа при оформлении ее впервые или за бланк вкладыша, в новом реестре осталась один столбец(11) – “сумма в рублях”.
• Во-вторых, рассматриваемый реестр имеет существенную особенность, отличающую ее от многих других учетных форм. Она заполняется не в пределах календарного года, что характерно для большинства регистрационных журналов, а до полного использования всех ее страниц. Т. е. обычно ведется на протяжении нескольких лет.

В связи с этим книгу движения ранее утвержденной формы, по нашему мнению, допустимо было не заменять сразу новой, а продолжать ее заполнение до последней страницы.

Посмотрите видео по теме:

Использование книги учета трудовых книжек не установленного образца

Иначе решается вопрос о замене одной формы журнала на другую. В том случае, когда в компании велся реестр произвольной формы, не соответствующей официально установленной. Такую необходимо “закрыть”, пояснив после последней записи причину прекращения ее ведения. После также указав общее количество зарегистрированных в нем бланков работающих.

Затем следует начать учет по установленной форме. При этом реестр “неправильной” формы ни в коем случае не подлежит уничтожению. Она содержит не только сведения о книжках ранее принятых сотрудников, но и отметки о получении бланков уволившимися сотрудниками.

В книгу движения вносятся:

• трудовые книжки, переданные в кадровую службу персоналом при оформлении приема на работу;
• книжки, впервые оформленные работникам в данной организации;
• вкладыши в трудовые, выданные сотрудникам в период работы в данной компании.

При получении от сотрудника бланка с вкладышем, оформленным на другом предприятии, регистрации подлежит только книжка (т. е. вкладыш отдельной строкой не вносится).

Читайте также:

Заполнение граф книги учета трудовых книжек

При заполнении граф необходимо соблюдать следующие правила.

Дата и номер записи в книге учета движения трудовых книжек

В первую графу журнала вносятся в валовом порядке регистрационные номера, присваиваемые трудовым книжкам и вкладышам (книжки и вкладыши регистрируются подряд).

Во втором, третьем и четвертом столбцах ставится дата (число, месяц, год) приема на работу, заполнения бланка книжки или вкладыша в нее. Следует заметить, что фактически здесь упомянуты две даты, чаще всего несовпадающие, это объясняется следующим:

• в ст. 66 ТК РФ говорится о ведении трудовых на сотрудников, проработавших в компании свыше пяти дней;
• в п. 8 Правил указывается, что оформление сотруднику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии сотрудника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Таким образом, даты приема на работу и заполнения бланка могут не совпадать. В этом случае представляется более целесообразным вписывать в журнал регистрации дату приема на работу, а не дату заполнения.

Дата обозначается по общему правилу написания дат в служебных документах и регистрационных формах: число и месяц – двумя арабскими цифрами, год – четырьмя (ГОСТ Р 6.30–2003, п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Читайте также:

Данные о сотруднике и номер трудовой книжки в журнале учета

В пятую колонку журнала записывается фамилия владельца, а также полностью его имя и отчество (не инициалы).

Серия и номер заносятся в шестую колонку. При ее заполнении необходимо учитывать особенности бланков трудовых, предъявляемых при оформлении приема на работу или выдаваемых впервые.

Сотрудники старшего возраста могут предъявить трудовые формы 1938 г., в бланках которых нет серии и номера. В таком случае в шестой графе лучше сделать прочерк, чтобы показать отсутствие серии и номера. Пробел в графе может восприниматься как небрежное заполнение формы (пропуск информации).

В бланках 1974 г. серия обозначалась буквами АТ и римскими цифрами (например, АТ-IV), номер был семизначным. В современных бланках 2003 г. серия обозначается только буквами (в книжках – ТК, во вкладышах – ВК) без цифр, номер семизначный. Серия и номер входят также в состав бланков трудовых книжек колхозников.

Следует помнить о том, что при оформлении книжки впервые ее бланк должен быть получен кадровой службой в бухгалтерии организации.

Используемый бланк должен быть оприходован (зарегистрирован) в приходно-расходном документе по контролю бланков с указанием его серии и номера (п. 42 Правил). Недопустимо использование не оприходованных бухгалтерией бланков, серии и номера которых не значатся в приходно-расходной книге.

Читайте также:

Должностная функция в книге учета трудовых книжек

В седьмую графу вносится должность (профессия, специальность) сотрудника. Она должна соответствовать штатному расписанию компании. Сначала указывается в в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ). А затем в трудовой книжке и во всех первичных учетных документах по контролю труда и его оплаты:

• в приказе о приеме на работу,
• в табеле контроля рабочего времени,
• в личной карточке работника Т-2.

Вместо должности (профессии, специальности) может быть указана конкретная рабочая функция (ст. 57 ТК РФ).

Наименование структурного подразделения предприятия, в которое принят сотрудник, вносится в восьмую колонку. Если организация имеет сложную структуру указывается и вышестоящее подразделение, в состав которого оно входит данный отдел. Например: отдел маркетинга, сектор рекламы.

В девятую графу вписывается дата и номер распорядительного документа (приказа, распоряжения) или иного решения нанимателя на основании которого произведен прием работника. Например, протокола общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью.

Необходимо отметить, что девятая колонка заполняется только при вписывании бланков (как предъявленных персоналом, так и оформляемых впервые). При фиксации вкладышей никаких ссылок на приказы (распоряжения) быть не может, поэтому в данном случае в девятой колонке можно поставить прочерк.

Порядок возложения на работника ответственности за ведение, хранение, учет и выдачу этих документов – см. “Справочник кадровика” № 5, 2004

Читайте также:

Подпись ответственного лица в книге учета движения трудовых книжек

В десятой колонке ставится личная подпись (собственноручная роспись) специалиста кадровой службы, принявшего у сотрудника трудовую или оформившего ее впервые. Напомним, что в соответствии с п. 45 Правил ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом работодателя.

В 10-й графе ставится личная подпись сотрудника кадровой службы (несмотря на то, что в наименовании колонки говорится только о расписке ответственного лица, принявшего заполнившего трудовую книжку).

Содержание одиннадцатой графы показывает, какая сумма (в руб.) была уплачена работником за бланк. В Правилах эта сумма не установлена. Однако в п. 47 Правил указано, что при выдаче работнику книжки в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется расходами на ее (или его) приобретение.

Таким образом, данная колонка заполняется только при вписывании бланков, оформленных впервые, или при фиксации выданных персоналу вкладышей. Представляется целесообразным в остальных случаях, т. е. при занесении предъявляемых работниками трудовых в реестр, ставить в этой колонке прочерк, показывая, что деньги с таких сотрудников не взимались.

Компания может выдавать своим работникам бланки безвозмездно, закрепив это положение в Правилах внутреннего трудового распорядка. При этом в одиннадцатой графе также можно поставить прочерк, свидетельствующий о том, что в данной организации эта графа не заполняется.

Читайте также:

Внесение данных в реестр трудовых при увольнении

Двенадцатая и тринадцатая графы заполняются при увольнении работника. В двенадцатой он ставит дату ее выдачи ему, т. е. дату увольнения (последнего дня работы), а в тринадцатой – расписывается в ее получении.

Если в день увольнения выдать трудовую книжку невозможно, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за книжкой. Или можно взять с него согласие на отправление ее по почте (ст. 62 ТК РФ). В названных случаях в двенадцатой и тринадцатой колонках соответственно указываются:

• дата и номер уведомления (телеграммы или заказного письма), направленного сотруднику;
• дата отправки с согласия работника по почте.

Дополнительно можно указать номера почтовых квитанций. Они подшиваются в дело в кадровой службе вместе с копиями отправленных работникам уведомлений или сопроводительных писем к высланным трудовым книжкам.

Если в период работы в организации работнику оформлялся вкладыш, то при увольнении он должен расписаться не только за полученную трудовую книжку. Но и за выданный ему вкладыш, т. к. он регистрируется в реестре учета отдельной строкой в момент его заведения.

Читайте также:

Порядок исправления записей в журнале учета трудовых книжек

Журнал ведется в рукописном виде. Естественно, работник кадровой службы, вносящий в нее записи, может допустить ошибку, которую необходимо будет исправить. Однако порядок исправления ошибок нигде не оговорен.

Одним из способов исправления ошибок является зачеркивание одной тонкой чертой прежней информации и внесение новой с пометкой “Исправленному верить” (или “Исправлено в графе № ...”, “Исправлено наименование должности” и т. п.).

Такая запись сопровождается подписью и должна быть датирована работником кадровой службы, внесшим исправление.

Однако, такой способ мало подходит для рассматриваемого документа. Т. к. он требует специально отведенного места для пояснительной надписи, правильной записи и даты, не предусмотренного в нем.

В связи с этим можно взять за основу правила исправления ошибок, применяемые для содержательной части. Ниже ошибочной записи в той же графе сделать пояснение “Запись недействительна” и внести правильную запись (без зачеркивания первичной информации).

Примеры заполнения Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Читайте также:

Требования к книге учета трудовых книжек

Журнал должен отвечать определенным требованиям:

• желательно переплести в твердую обложку (с прошивкой страниц нитками), т. к. она находится в работе несколько лет, а потом долго хранится в архиве;
• все страницы должны быть заранее, до начала ее заполнения, пронумерованы;
• должна быть прошнурована, концы шнура приклеены небольшим листком бумаги к внутренней стороне обложки;
• журнал должен быть опечатан сургучной печатью или опломбирован (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Сургучная печать должна захватывать часть листа бумаги, выступающие из-под него концы шнура и обложку. Если вместо сургучной печати используется пломба, то она ставится на выступающие из-под бумаги концы шнура.
• Обращаем ваше внимание на то, что, к сожалению, Правила не предполагают использование в данной книге оттисков печатей организации или отдела кадров. На это есть указания при проверках инспектора Государственной инспекции труда;
• должна иметь заверительную надпись с указанием цифрами и прописью количества пронумерованных прошнурованных в ней страниц. В соответствии с п. 41 Правил заверяется подписью руководителя организации (а не работника кадровой службы или другого уполномоченного лица).

Пример заверительной надписи:

После полного заполнения начинается ведение нового реестра с очередного порядкового номера. Законченный журнал остается на рабочем месте кадровика и не сдается в архив, т. к. используется при увольнении работников, расписывающихся за полученные ими бланки.

В дальнейшем журнал в общем порядке (по описи) передается на хранение в архив организации. Срок хранения установлен п. “е” ст. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 02.06.00), и составляет 50 лет.

Читайте также:

www.pro-personal.ru

Книга учета трудовых книжек: образец заполнения

Этот вид документации является одним из основных и отражает информацию о передвижении трудовых книжек рабочих. Другое наименование данного документа – журнал движения трудовых книжек. В самом конце статьи имеется ссылка на скачивание примера учетной книги трудовых книжек.

Книга учета трудовых книжек. Особенности

Многие служащие в кадровой сфере порой многого не понимают. Особенно те, кто только пришел на работу, и не знает всей специфики. С чем могут возникнуть трудности?

• С заключением трудовых договоров.
• Оформление приказов (кадровых).
• Хранением книжек.

Однако, есть и другие сферы, которые вызывают много вопросов у рабочих в этой сфере. Некоторые не понимают о том, обязательно ли создавать на производстве учетный журнал трудовых книжек и как это делать.

На что стоит обратить внимание при заполнении?

• Многие ведущие специалисты думают о том, что могут «прожить» без различных журналов и других учетных документаций. Это не верно, ведь учетная книга движения трудовых книжек в обязательном порядке должна быть, как у юр. лиц, так и у ИП.
• В случае отсутствия данного документа могут наложить штрафные санкции.

Ведение учета для трудовых договоров не обязательно, но лучше всего это делать для наилучшей структуризации. Здесь можно также скачать журнал регистрации трудовых договоров.

Для учета другой документации используются другие журналы, которые также можно скачать здесь.

Как произвести процесс оформления книги учета трудовых книжек?

Процесс этот не такой простой, поэтому стоим обратить внимание на следующее:

• Эта книга создается на производстве для учета выданных работниками трудовых книжек.
• В этом же месте создаются отметке о том, когда выдаются их трудовые книжки.
• То, как вести учет журнал прописано в постановлении вышестоящей инстанции.
• Самый легкое – купить журнал с готовым оформлением.
• Если же не можете позволить себе покупку, то можно завести огромную тетрадку.
• Тринадцать граф – ровно столько должно быть в учетном журнале.
• 1 графа фиксирует номер, со второй по четвертую – дату приема рабочего в компанию.
• 5 графа раскрывает инициалы рабочего (владеющего трудовой книжкой).
• 6 графа необходима для того, чтобы прописать серийный номер трудовой книжки.
• 7 графа включает в себя данные о должности работника.
• 8 графа – информация о наименовании отдела.
• 9 графа фиксируется номерной знак приказа.
• 10 графа – здесь заверяют подписью главного отдела кадров.
• 11 графа – фиксирует сумму, оплаченной рабочим за приобретение книжки.
• 12 и 13 графа – здесь производится заполнение только во время увольнения. Ставится дата и номерной знак приказа на увольнение рабочего вместе с заверением рабочего. Если рабочий отсутствует, то ставят номер и время уведомления.

Это еще не все этапы, которые выполняются при создании учетной книги. Необходимо пронумеровать, прошить и запломбировать бланк. Соблюдая эти условия, книга будет заверена и будет правомерной.

Скачать книгу учета трудовых книжек. Образец заполнения

Здесь Вы можете скачать примеры заполнения книги учета БСО и движения трудовых книжек.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:

Вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓Консультация бесплатная Москва, Московская область звоните: +7(499) 703-47-98

Звонок в один клик Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7(812) 309-13-76

Звонок в один клик

online-buhuchet.ru

---

• 
  Образец заполнения журнала учета трудовых книжек
• 
  Журнал иностранный язык в школе онлайн
• 
  Журнал иностранный язык в школе онлайн
• 
  Журнал пачатковая навучанне дзіцячы сад школа
• 
  Журнал пачатковая навучанне дзіцячы сад школа
• 
  Журнал техники безопасности на уроках технологии
• 
  Журнал учета выбывающих работников в командировки
• 
  Журнал техники безопасности на уроках технологии
• 
  Медицинские статьи из журналов на английском
• 
  Журнал учета выбывающих работников в командировки
• 
  Какие были журналы в 19 веке