Шпаргалка для кадровика: сроки хранения кадровых документов. Срок хранения журналов

это важно знать :: SYL.ru

«Слушай, давай все это выкинем», - сказал мне директор, указывая на стеллаж, заставленный коробками с документами 7-ми летней давности. А я ему в ответ: «Не так все просто, иногда сроки хранения документов в организации составляют несколько десятков лет». Директор мне поверил, и наша родная макулатура продолжила пылиться на полках архива. До следующего раза - когда встанет вопрос о приобретении нового стеллажа, вот тогда мы все переберем и оставим только те документы, чей срок хранения в организации еще действительно не истек.

Сколько должна храниться документация?

Необходимость хранения документов обозначена Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". Кроме этого, существует три перечня, которые утверждают сроки хранения документов в архиве для государственных и частных юридических лиц в различных сферах деятельности. Документация акционерных обществ должна храниться согласно Положению о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс.

Конкретные периоды для хранения документации

Самый недолгий срок хранения – 1 год, максимальный – 75 лет. Я не буду поименно указывать их для каждого документа, которых очень много. Кроме сроков, установленных для распространенных документов, таких как кадровые, финансовые, бухгалтерские, налоговые и электронный документооборот, свои сроки хранения документов в организации имеют бумаги специализированного назначения различных сфер промышленности, медицины, безопасности. Рассмотрим периоды, в течение которых должны храниться самые распространенные бумаги, существующие в любой организации.

Сроки хранения общераспространенных документов

Указанные ниже сроки хранения документов на предприятии начинаются с окончания отчетного года, или года, в котором бумаги были оформлены. Учредительные документы, лицензии, патенты, паспорта сделок не подлежат уничтожению и должны храниться постоянно.

Кадровые документы:

• штатные расписания – постоянно;
• подтверждающие происшествие несчастного случая – 45 лет;
• подтверждающие возникновение профессионального заболевания – 75 лет;
• личное дело работника – 75 лет;
• все документы, касающиеся деятельности сотрудника при особых условиях труда – 75 лет.

Финансовые документы:

• имеющие информацию об исчислении и уплате налогов – 4 года;
• подтверждающие расходы, понесенные в связи с обучением сотрудника – в течение всего срока обучения плюс еще 1 год, и не менее четырех лет;
• подтверждающие объем перенесенных на будущее убытков – в течение всего срока, пока налоговая база уменьшается на перенесенный убыток;
• подтверждающие расчеты по страховым взносам во внебюджетные фонды – 6 лет;
• сертификаты ЭЦП нужно сохранять еще 5 лет после завершения года, в котором закончился срок действия сертификата;
• принятый в ФСС по каналам электронной связи расчет, выполненный в форме 4-ФСС, и квитанция о его получении – 5 лет;
• бухгалтерские документы, раскрывающие учет и отчетность – 5 лет;
• кассовые чеки, журналы кассира-операциониста, накопители фискальной памяти, электронные контрольные ленты, другие формы, подтверждающие расчеты наличными денежными средствами – 5 лет;
• паспорт версии ККТ – в течение всего срока, пока паспорт действителен.

Сроки хранения документов в организации в некоторых случаях могут определяться юридическим лицом самостоятельно, но они не могут быть меньше сроков, указанных в законодательных актах.

Как разгребать бумажные завалы?

Со временем в организации скапливается огромное количество различной документации. Для того чтобы не погрязнуть в бумагах, необходимо создать комиссию (обычно в составе трех человек), которая бы провела экспертизу на предмет ценности и разобрала бумаги на следующие категории в зависимости от того, какие сроки хранения документов в организации для них предусмотрены:

• подлежащие постоянному хранению в архивах государственного субъекта;
• документы, которые необходимо хранить более 10 лет в архиве юридического лица;
• которые необходимо временно хранить не более 10 лет в архиве подразделения;
• бумаги, разрешенные к уничтожению по истечении срока хранения.

Процедура уничтожения документов

При уничтожении документов составляется акт. Унифицированной формы для такого рода актов не существует, он составляется в свободной форме, закрепленной приказом руководителя. В нем должны быть обозначены не только наименование и все реквизиты организации, но также, обычно в виде таблицы, указываются наименования документов (дел), период, когда они был созданы, количество листов или, если объем дела под одним наименованием велик, то количество томов. В этом же акте можно добавить графы накладной на передачу-прием документов для уничтожения.

www.syl.ru

особенности и правила :: BusinessMan.ru

Существуют разные сроки хранения в делопроизводстве документов определенного вида. Некоторые из них относятся к имеющим бессрочную информативную ценность, другие же теряют актуальность достаточно быстро. Так какие документы и как долго необходимо хранить? Каким способом они должны быть утилизированы? Все это предельно четко прописано в законодательстве.

Три типа сроков хранения

Перечень сроков хранения документов в делопроизводстве: временный (до 10 лет), долгосрочный (свыше 10 лет) и постоянный. Если говорить о делах долгосрочного и постоянного хранения, то они после своего завершения передаются в специальные отделы сроком на 2 года, а затем поступают в архив.

Влияет ли вид носителя на время хранения?

Тип носителя информации (бумажный или электронный) не влияет на период хранения. Важна та информация, которую он содержит. Дальнейшее использование того или иного дела определяет специальная экспертиза. Она классифицирует все документы, обозначает, могут ли они быть использованы в интересах (либо против) науки, государства, общества, отдельных лиц и т. д.

Зачем проводится экспертиза по определению ценности документов?

Без этой процедуры невозможно обойтись в сфере делопроизводства, будь это госархив, организация или предприятие.

Цели экспертизы - определить или изменить срок хранения документа; произвести отбор тех дел, которые подлежат утилизации как уже не несущие ценности или утратившие актуальность; обозначить срок сохранения документов, не имеющих исторической или научной ценности, но обладающих практическим значением. Также экспертиза должна определить, к какому типу ценности относится прочая документация: политической, научной, хозяйственной, культурной, производственной и т. д.

За информацией об укомплектовании, учете, хранении и дальнейшем назначении дел следует обратиться к Закону об архивном деле.

Итогом экспертизы должен стать перечень, содержащий 12 разделов документов, появившихся в результате функционирования госструктур, организаций, учреждений и иных компаний. Особое внимание обратим на бухгалтерские и кадровые дела, рассмотрев условия и сроки хранения документов на предприятиях. Слегка коснемся медицинских документов.

Медицинская документация

Бумаги медицинского назначения, как и другие информативно важные, имеют свои определенные сроки хранения документов в делопроизводстве медицинской организации. Этот период регламентирован нормативно-правовыми актами РФ и по разным категориям документов составляет от 1 года до 50 лет.

Бухгалтерская документация

Для документации, производимой бухгалтерскими отделами, применяются отдельные условия и сроки хранения документов в делопроизводстве. Первичной документации, балансам, данным учетных регистров, отчетов после обработки предписано храниться либо в специальном помещении, либо в закрытом шкафу - до того момента, как они будут переведены в архив организации. Бланки строгой отчетности должны находиться в металлических шкафах или сейфах. Главный бухгалтер назначает лицо, уполномоченное следить за этими вопросами.

Если данного типа документы утеряны, испорчены, нелегально переданы третьим лицам, то руководство организации должно в обязательном порядке сообщить об этом факте в правоохранительные органы. Уничтожение или изъятие документации должно происходить исключительно по требованиям, прописанным законодательством.

Период хранения бухгалтерских документов

Существующие нормы сроков хранения бухгалтерских дел:

• первичная документация, бланки - 3 года;
• кассовые документы, информация, касающаяся финансовых операций, - 5 лет;
• платежные и расчетные ведомости (если не имеется лицевого счета) - 75 лет.

Изымать дела по окончании периода хранения запрещено без проверки со стороны налоговых органов, а решение об уничтожении документов в делопроизводстве с истекшим сроком хранения должна принимать специально назначенная комиссия.

Кадровое делопроизводство

Кадровая документация обладает большой социальной значимостью (в первую очередь это касается наличия персональных данных), поэтому их хранение определяется особыми правилами. Значительная их часть служит фактическим подтверждением прав работников на соцобеспечение (по старости, инвалидности и проч.), содержит информацию об их трудовом стаже и т. д. В связи с этим большинство кадровых документов относится к имеющим длительный или постоянный период хранения, используется в архивах, куда обращаются граждане за справочной информацией. Также они обладают археографической и биографической ценностью, служат источниками для статистических обзоров или исторических и социальных исследований.

Главное условие для хранения документации из отдела кадров - ограничение нелегального доступа к персональной информации о работниках, а также возможность быстрого поиска нужных дел.

В организации делопроизводства и сроков хранения документов кадровиков можно выделить два типа хранения: текущее и последующее. Первый тип делится на два подтипа: хранение документации в процессе исполнения и хранение исполненной документации.

Дела в период их исполнения находятся у того, кто ими занимается, в специальных папках с названиями (например, "Срочно", "На подпись"). Здесь же должны быть указаны телефон, фамилия, инициалы исполнителя. После они подшиваются и хранятся в соответствии с номенклатурой.

Приказы

Все приказы должны храниться в подлинниках, а их копии (по поощрениям, взысканиям, приему на работу, увольнении и т. д.) заносятся в личное дело работника. Оно помещается в пронумерованную папку, а его страницы должны быть прошиты. Обложка личного дела имеет свой порядковый номер. Текущее сроки хранения документов кадрового делопроизводства распространяется только на работающих в настоящее время сотрудников. После увольнения дело надо извлечь из папки и оформить на передачу в архив.

Условия хранения трудовых книжек работников, так же как и печатей, штампов, бланков документов, ключей от шкафов с документацией, подразумевают содержание их в сейфе начальника отдела кадров. Помимо этого, работнику кадрового отдела рекомендуется, выходя из своего кабинета, убирать все записи и документы в шкаф и выключать компьютер. По окончании рабочего дня необходимо поместить всю документацию в шкаф из металла и опечатать его. Ключ сдается начальнику отдела с росписью в соответствующем журнале. Все черновики и забракованные бланки уничтожаются, компьютеры отключаются от сети. Если работник получил на руки копию или выписку из документа, он должен оставить роспись об этом в журнале.

В архивный фонд попадают только те документы, чей срок хранения выше 10 лет. Они имеют социальную, экономическую, политическую, историческую и иную ценность. График, по которому происходит сдача документов в архив, утверждается руководителем или работодателем. Документы должны поступать сюда в виде подлинников. Если это невозможно, то заверяется и сдается их копия.

Регулирует срок и порядок хранения кадровой документации "Перечень типовых управленческих документов", утвержденный Росархивом. Сроки хранения документов в делопроизводстве и порядок хранения трудовых книжек утвержден в специальном нормативном акте - Постановлении Правительства РФ "О трудовых книжках".

Сроки хранения кадровой документации

Итак, в течение 5 лет хранятся:

• Документы (справки, информация, ведомости и т. д.), касающиеся наличия, комплектования или движения работников.
• Документы (списки, сведения, справки), касающиеся высвобождения или потребности в рабочем составе, создании рабочих мест, пола, возраста, профессиональной квалификации сотрудников.
• Переписка, касающаяся вопросов трудоустройства.
• Документы о переводе сотрудников на сокращенный рабочий день или неделю.
• Документы, касающиеся трудовых споров.
• Отчеты, касающиеся состояния и проверки работы с сотрудниками, хранятся на постоянной основе, а заявки (справки) о высвобождении и потребности работников - также в течение пяти лет.

На протяжении 3 лет хранятся:

• Документы (сведения, балансы рабочего времени, сведения, докладные записки), касающиеся учета рабочего времени.
• Акты (информации, характеристики, сообщения, справки и т. д.), в которых содержится информация о трудовой дисциплине.
• Акты (отчеты и иные сведения), касающиеся учета трудовых вкладышей и книжек.

Хранение сроком в один год касается табелей и журналов учета рабочего времени, а также графиков предоставления отпусков.

Личное дело и личная карточка сотрудника хранится в течение 75 лет, а если речь идет о данной документации на руководителей, работников с государственными наградами или званиями, членов исполнительных, руководящих или контрольных структур организации, то постоянно.

Штатное расписание организации и изменения к ним хранятся на постоянной основе, а штатные расстановки - в течение 75 лет.

Типовая должностная инструкция по месту утверждения и разработки хранится постоянно, персональная (в составе личных дел) - в течение 75 лет.

Остающийся у работодателя экземпляр трудового договора, подшивающийся в личное дело сотрудника, должен храниться в течение 75 лет, а потом сдаваться в архив. Если же личные дела не ведутся, то такие договора должны быть сформированы в отдельное дело на тех же условиях хранения.

Карточки учета, книги, журналы также имеют свои сроки сроки хранения документов в делопроизводстве:

• Прием, перемещение, увольнение сотрудников - 75 лет.
• Учет командировочных работников - 5 лет со дня увольнения.
• Учет военнообязанных - 3 года.
• Сведения об отпусках - 3 года.
• Личные дела, карточки, трудовые договора и соглашения - 75 лет.
• Выдача трудовых вкладышей и книжек - 50 лет.
• Выдача справок о зарплате (месте или стаже работы) - 3 года.
• выдача командировочных удостоверений - 5 лет.

Подытожив все вышесказанное, можно для удобства лицам, которым нужна информация в собранном виде, самостоятельно представить сроки хранения документов в делопроизводстве в таблице.

Что делать, если документ испорчен?

Такие документы подлежат восстановлению. К примеру, если испорчен табель рабочего времени (срок его хранения - семьдесят пять лет), то информацию о нем можно найти на компьютере бухгалтерского отдела. Выбрасывать испорченный табель нельзя, так как это будет самовольным уменьшением предписанных нормами сроков хранения, что может привести к наказанию руководства организации. Таким образом, любой документ, который пришел в негодность раньше истечения срока, должен быть восстановлен. Сейчас все организации пользуются программным обеспечением, в котором содержится необходимая для этого информация.

В заключение

Итак, сроки хранения в делопроизводстве зависят от типа и ценности документов. Значительная часть кадровой документации имеет повышенный срок хранения. Со стороны законодательства РФ имеются строгие предписанные нормы для этого. Также законом регулируется порядок и сроки хранения отдельных видов документов, а также утилизации документов: она должна происходить только после экспертизы и соответствующим образом.

businessman.ru

Шпаргалка для кадровика: сроки хранения кадровых документов

Документ

Срокхранения

СтатьяПеречня

Организация системы управления

Протоколы, постановления, решения, рекомендации, стенограммызаседаний; документы (справки, доклады, информации, докладныезаписки, сводки, выписки, бюллетени голосования <7>, доверенностии др.) к ним:

5

а) коллегиального исполнительного органа организации(коллегии, совета, дирекции, правления и др.)

Постоянно<8>

б) контрольных (ревизионных) органов организации(советов, комиссий и др.)

Постоянно<8>

в) научных, экспертных, методических,консультативных органов организации (комитетовкомиссий, советов и др.)

Постоянно<8>

г) совещаний у руководителя организации

Постоянно<8>

д) собраний трудовых коллективов организации

Постоянно<8>

е) собраний структурных подразделений организации

5 лет, ЭПК

ж) общих собраний акционеров, пайщиков

Постоянно

Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации,доклады и др.) к ним:

6

а) по основной деятельности

Постоянно

б) по личному составу

75 лет, ЭПК

- о предоставлении очередных и учебных отпусков,дежурствах, взысканиях, краткосрочныхвнутрироссийских командировках

5 лет

в) по административно-хозяйственным вопросам

5 лет

Проекты приказов, распоряжений

1 год

7

Правила, инструкции, регламенты, методические указанияи рекомендации:

10

а) по месту разработки и утверждения

Постоянно

б) в других организациях

3 года(послезаменыновыми)

Уставы положения организации (типовые и индивидуальные):

13

а) по месту разработки и утверждения

Постоянно

б) в других организациях

3 года(послезаменыновыми)

Учредительные договоры, изменения и дополненияк ним, протоколы учредительных собраний,негосударственных организаций, списки учредителей(участников)

Постоянно

14

Свидетельства о регистрации, ликвидации организации,разрешения, уведомления на открытие филиалов,представительств

Постоянно

15

Положения о структурных подразделениях организации;коллегиальных исполнительных, контрольных, научных,экспертных, методических, консультативных органах;о филиалах представительствах

Постоянно

16

Договоры правах и обязанностях

23

а) с руководителем организации

Постоянно

б) с членами коллегиальных исполнительных и др.органов организации

5 лет, ЭПК(послеистечениясрокадействиядоговора)

в) с другой организацией

5 лет, ЭПК

Реестры акционеров

Постоянно

24

Списки аффилированных лиц, списки лиц, имеющих правона дивиденды

Постоянно

26

Штатные расписания организации, изменения к ним:

32

а) по месту разработки и утверждения

Постоянно

б) в других организациях

3 года

Проекты штатных расписаний, документы (справки,предложения, заключения, переписка) по ихразработке и изменению

3 года, ЭПК(послеутверждения)

33

Штатные расстановки

75 лет

34

Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц(должностные инструкции):

35

а) типовые (примерные):

- по месту разработки и утверждения

Постоянно

- в прочих организациях

3 года(послезаменыновыми)

б) индивидуальные (персональные)

75 лет, ЭПК(в составеличных дел)

Приемо-сдаточные акты; приложения к ним (за исключениеминвентаризационных документов, предусмотренных ст. 192 Перечня),составленные при смене:

36

а) руководителя организации

Постоянно

б) должностных ответственных и материальноответственных лиц

5 лет

Документы (доклады, обзоры, сводки, справки),представляемые структурными подразделениямируководству организации

5 лет, ЭПК

43

Документы (программы, задания, отчеты, доклады,переписка) о командировках

5 лет, ЭПК

45

Документы (исторические и тематические справки,обзоры, подборки публикаций в средствах массовойинформации, видеозаписи, фотодокументы и др.) поистории организации и ее подразделений

Постоянно

47

Документы (доклады, справки, отчеты, акты,докладные записки и др.) проверок организации

Постоянно

48

Заключения ревизионной комиссии, аудитора(аудиторской фирмы), государственных имуниципальных органов финансового контроля

Постоянно

50

Журналы, книги учета ревизий проверок и контроля завыполнением их решений

5 лет, ЭПК

52

Копии документов (исковых заявлений, доверенностей,актов, справок, докладных записок, протоколов,определений, постановлений, характеристик и др.),представляемых в правоохранительные, судебныеорганы, третейские суды

5 лет(послевынесениярешения)

59

Договоры, соглашения об оказании юридических услуг

5 лет, ЭПК(послеистечениясрокадействиядоговора)

60

Типовые и примерные номенклатуры дел:

66

а) по месту разработки и утверждения

Постоянно

б) в других организациях

До заменыновыми

Документы (номенклатуры, перечни, классификаторы дел идокументов об организации документов в делопроизводствеорганизации, о составе и сроках их хранения):

67

а) по месту разработки и утверждения

Постоянно

б) в других организациях

До заменыновыми

Проекты документов (номенклатур, перечней,классификаторов дел и документов) об организациидокументов в делопроизводстве организации, осоставе и сроках их хранения

3 года(послеутверждения)

68

Документы (акты, заключения, справки, переписка) осовершенствовании документационного обеспеченияуправления, внедрении современных информационныхтехнологий, защите информации

5 лет, ЭПК

70

Договоры о проектировании, разработке, внедренииавтоматизированных систем и программных продуктов

5 лет, ЭПК(послеистечениясрокадействиядоговора)

71

Дело фонда (исторические и тематические справки,сведения о составе и объеме дел и документов,листы, карточки фондов, паспорт архива, актыпроверки наличия и состояния приема и передачи,выделения дел и документов к уничтожению, утратахи повреждениях документов)

Постоянно(нагосударст -венноемуниципаль -ное хранениепередаетсяприликвидацииорганизации)

73

Описи дел:

74

а) постоянного хранения

Постоянно(неутверж -денныедо минованиянадобности)

б) временного хранения

3 года(послеуничтожениядел)

Договоры, соглашения с архивными учреждениями,иными организациями по вопросам архивного дела иделопроизводства

5 лет, ЭПК(послеистечениясрокадействиядоговора)

81

Прогнозы (перспективные планы) развития организации

Постоянно

84

Концепции развития организации

Постоянно

85

Учет и отчетность

Утвержденные лимиты, фонды заработной платы:

149

а) по месту разработки и утверждения

Постоянно

б) в других организациях

До минованиянадобности

Лицевые счета работников

75 лет, ЭПК

153

Положения о премировании работников

5 лет, ЭПК(послезаменыновыми)

154

Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные)ведомости (табуляграммы) на выдачу заработнойплаты, пособий, гонораров, материальной помощи идр. выплат <9>; доверенности на получение денежныхсумм и товарно-материальных ценностей, в том числеаннулированные доверенности) о получении заработнойплаты и других выплат

5 лет(при условиизавершенияпроверки(ревизии).В случаевозникнове -ния споров,разногласий,следственныхи судебныхделсохраняютсядо вынесенияокончатель -ногорешения)

155

Сведения, справки о совокупном доходе работниковза год и уплате налогов

5 лет

157

Сведения об учете фондов, лимитов заработной платыи контроле за их распределением, о расчетах поперерасходу и задолженности по заработной плате,об удержании из средств социального страхования,о выплате отпускных и выходных пособий

5 лет

159

Документы (копии отчетов, заявления, спискиработников, справки, выписки из протоколов,заключения) о выплате пособий, оплате листковнетрудоспособности

5 лет

161

Исполнительные листы

До минованиянадобности(не менее5 лет)

162

Документы (заявления, решения, справки, переписка)об оплате учебных отпусков

До минованиянадобности(не менее5 лет)

165

Документы (акты, справки, счета) о приемевыполненных работ

5 лет (приотсутствиилицевыхсчетов -75 лет)

188

Договоры о материальной ответственности

5 лет(послеувольненияматериальноответствен -ного лица)

189

Образцы подписей материально ответственных лиц

До минованиянадобности

190

Трудовые отношения

Документы (информации, справки, сведения, ведомости,отчеты) о наличии, движении, комплектовании,использовании работников

5 лет, ЭПК

262

Документы (справки, сведения, списки) овысвобождении и потребности в работниках, созданиирабочих мест, половозрастной структуре ипрофессионально-квалификационном составевысвобожденных и необходимых работников

5 лет, ЭПК

263

Переписка по вопросам трудоустройства

5 лет

264

Направления на трудоустройство работников

До минованиянадобности

265

Договоры об оказании финансовой помощи насоздание и сохранение рабочих мест, накомпенсационные выплаты работникам

5 лет

266

Документы (справки, планы, расчеты, схемы, карты) осовершенствовании процессов труда

5 лет, ЭПК

268

Документы (рекомендации, психофизиологические нормы, справки)о диагностике профессиональной пригодности работников:

271

а) по месту разработки и утверждения

Постоянно

б) в других организациях

До заменыновыми

Документы (акты, протоколы, справки, докладныезаписки) об организации труда при совмещениипрофессий

Постоянно

272

Журналы учета работников, совмещающих профессии

До минованиянадобности

273

Документы (расчеты, рекомендации, обоснования,заключения) о прогнозировании повышенияпроизводительности труда

5 лет, ЭПК

274

Коллективный договор

Постоянно

275

Документы (протоколы, справки, акты, переписка) опроверке выполнения условий коллективного договора

Постоянно

276

Документы (отчеты, справки, информации) опереводе работников на сокращенный рабочий деньили сокращенную рабочую неделю

5 лет, ЭПК

277

Документы (заявления, докладные записки, справки,расчеты, протоколы) о разрешении трудовых споров

5 лет, ЭПК

278

Документы (требования, справки, сведения,протоколы, рекомендации) о коллективных трудовыхспорах с участием посредника

5 лет, ЭПК

279

Документы (сводки, сведения, докладные записки,баланс рабочего времени) об учете рабочего времени

3 года

280

Табели (графики), журналы учета рабочего времени

1 год

281

Документы (акты, сообщения, информации,характеристики, докладные записки, справки,переписка) о трудовой дисциплине

3 года

282

Типовые нормативы по труду:

283

а) по месту разработки и утверждения

Постоянно

б) в других организациях

До заменыновыми

Нормы выработки и расценок <10>:

284

а) по месту разработки и утверждения

Постоянно

б) в других организациях

До заменыновыми

Документы (справки, расчеты, докладные записки,предложения) о разработке норм выработки и расценок

5 лет, ЭПК

285

Тарифно-квалификационные справочники, сетки, ставки:

286

а) по месту разработки и утверждения

Постоянно

б) в других организациях

До минованиянадобности

Тарификационные ведомости

25 лет

288

Документы (расчеты, анализы, справки) о пересмотреи применении норм выработки, расценок, тарифныхсеток и ставок, совершенствовании различных формоплаты труда

5 лет, ЭПК

289

Документы (справки, докладные записки, акты, отчеты,протоколы) о контроле за соблюдением правилнормирования труда, расходовании фонда заработнойплаты

5 лет, ЭПК

290

Утвержденные разряды оплаты труда по должностям работников:

292

а) по месту разработки и утверждения

Постоянно

б) в других организациях

До заменыновыми

Документы (расчеты, справки, списки) о премированииработников

5 лет

293

Переписка об образовании и использовании фондовматериального поощрения

5 лет

294

Акты, предписания по технике безопасности;документы (справки, докладные записки, отчеты) об ихвыполнении

5 лет, ЭПК

295

Комплексные планы улучшения условий, охраны труда исанитарно-оздоровительных мероприятий

Постоянно

296

Документы (справки, предложения, обоснования,рекомендации) о состоянии и мерах по улучшениюусловий и охраны труда, техники безопасности

Постоянно

298

Планы мероприятий (двусторонние соглашения) поулучшению условий труда работников

5 лет, ЭПК

300

Документы (акты, справки, информации)о результатах проверок выполнения соглашенийпо вопросам охраны труда

5 лет, ЭПК

301

Документы (докладные записки, справки, доклады,отчеты, акты, переписка) о состоянии условийи применении труда женщин и подростков

5 лет, ЭПК

302

Перечень работ с вредными или опасными условиями, при выполнениикоторых не допускается применение труда женщин и лиц,не достигших 18-летнего возраста:

303

а) по месту разработки и утверждения

Постоянно

б) в других организациях

До заменыновыми

Списки работающих на производстве с вреднымиусловиями труда

75 лет

305

Табели и наряды работников вредных профессий

75 лет

306

Правила по охране труда работающих инвалидов:

307

а) по месту разработки и утверждения

Постоянно

б) в других организациях

До заменыновыми

Документы (акты, отчеты об авариях, аварийныелистки, заключения экспертов, протоколы комиссий) орасследовании причин аварий

10 лет(связанныес крупнымматериальнымущербом ичеловечес -кимижертвами -постоянно)

311

Акты расследования профессиональных отравлений изаболеваний

45 лет, ЭПК

312

Договоры страхования работников от несчастныхслучаев

5 лет(послеистечениясрокадействиядоговора)

313

Документы (программы, списки, переписка)об обучении работников технике безопасности

5 лет

314

Протоколы аттестации по технике безопасности

5 лет

315

Журналы, книги учета:

316

а) профилактических работ по технике безопасности

10 лет

б) инструктажа по технике безопасности

10 лет

в) проведения аттестации по технике безопасности

5 лет

Извещения медпункта о пострадавших в результатенесчастных случаев

5 лет

318

Сведения об авариях и несчастных случаях

5 лет(сведенияо несчастныхслучаях слетальнымисходом -постоянно)

319

Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учетааварий

Постоянно

320

Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки опроизводственных авариях и несчастных случаях

322

а) по месту происшествия

45 лет, ЭПК(связанныес крупнымматериальнымущербом ичеловечес -кимижертвами -постоянно)

б) в других организациях

5 лет

Документы (доклады, протоколы, справки, заключения,анализы) о вредных условиях производства,травматизме и профессиональных заболеваниях

10 лет, ЭПК

323

Документы (акты, докладные записки, заключения,переписка) о сокращении рабочего дня в связис вредными условиями труда

5 лет, ЭПК

325

Документы (списки, перечни, переписка) о проведениимедицинских осмотров работников

5 лет

330

Анкеты обследования условий труда работников

5 лет

331

Документы (протоколы, ведомости, карты аттестациирабочих мест и др.) об аттестации рабочих мест поусловиям труда

5 лет, ЭПК

332

Кадровое обеспечение

Документы (доклады, сводки, справки, сведения)о состоянии проверки работы с кадрами

Постоянно

333

Документы (заявки, сведения, переписка) опотребности в работниках, сокращении (высвобождении)работников

5 лет

335

Записки, заменяющие приказы по личному составу

75 лет, ЭПК

336

- о предоставлении очередных и учебных отпусков,дежурствах, взысканиях, краткосрочныхвнутрироссийских командировках

5 лет

Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выпискииз них, копии личных документов, характеристики, листки по учетукадров, анкеты, аттестационные листы и др.):

337

а) руководителя организации; членов руководящих,исполнительных, контрольных органов организации;работников, имеющих государственные и иные звания,премии, награды, ученые степени и звания

Постоянно

б) работников

75 лет, ЭПК

Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения,не вошедшие в состав личных дел

75 лет, ЭПК

338

Личные карточки работников (в том числе временныхработников)

75 лет, ЭПК

339

Характеристики работников, не имеющих личных дел

75 лет, ЭПК

340

Документы (анкеты, автобиографии, листки по учетукадров, заявления, рекомендательные письма, резюме идр.) лиц, не принятых на работу

1 год

341

Подлинные личные документы (трудовые книжки,дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)

До востребо-вания(невостре -бованные -не менее50 лет)

342

Документы (справки, докладные и объяснительныезаписки, копии приказов, выписки из приказов,заявления, командировочные удостоверения и др.),не вошедшие в состав личных дел

5 лет

343

Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещениювакантных должностей, избранию на должность

Постоянно

344

Документы (выписки из протоколов, списки трудов,отчеты) конкурсных комиссий по замещению вакантныхдолжностей, избранию на должность лиц (работников),не имеющих личных дел

75 лет, ЭПК

345

Заявления об участии в конкурсе на замещениевакантных должностей

3 года

347

Протоколы заседаний комиссий по установлениютрудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет

15 лет (приотсутствииприказов -50 лет)

348

Список (штатно-списочный состав) работников

Постоянно

349

Списки:

350

а) членов руководящих и исполнительных органоворганизации

Постоянно

б) работников

75 лет

в) прошедших аттестацию

5 лет

г) военнообязанных

3 года

д) кандидатов на выдвижение по должности

5 лет

е) получающих персональные ставки, оклады

10 лет (приотсутствиилицевыхсчетов -50 лет)

Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовыхкнижек и вкладышей к ним

3 года

351

Переписка об оформлении командировок

5 лет (длязаграничныхкомандировок- 10 лет)

352

Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты)об установлении персональных ставок, окладов,надбавок

5 лет (приотсутствииприказов -50 лет, ЭПК)

354

Графики предоставления отпусков

1 год

356

Карточки, указатели к приказам по личному составу

75 лет

357

Книги, журналы, карточки учета:

358

а) приема, перемещения (перевода), увольненияработников

75 лет

б) работников, направленных в командировки

5 лет

в) военнообязанных

3 года(послеувольнения)

г) отпусков

3 года

д) личных дел, личных карточек, трудовых договоров(контрактов), трудовых соглашений

75 лет

е) выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним

50 лет

ж) выдачи справок о заработной плате, стаже, местеработы

3 года

з) выдачи командировочных удостоверений

5 лет

Протоколы заседаний, постановления аттестационных,квалификационных комиссий

15 лет, ЭПК

359

Заявления о несогласии с постановлениямиаттестационных, квалификационных комиссий,документы (справки, заключения) об их рассмотрении

5 лет

361

Квалификационные требования:

362

а) по месту разработки и утверждения

Постоянно

б) в других организациях

До заменыновыми

Документы (тесты) но определению (оценке)индивидуальных качеств, возможностей работников

До заменыновыми

363

Списки членов аттестационных, квалификационныхкомиссий

5 лет

364

Итоговые сводки, сведения, ведомости о проведенииаттестации, установлении квалификации

5 лет

365

Графики проведения аттестации, установленияквалификации

1 год

367

Документы (доклады, справки, расчеты, докладныезаписки) о подготовке, переподготовке работников,обучении вторым профессиям, повышении квалификации

5 лет, ЭПК

368

Договоры об обучении

5 лет (послеистечениясрокадействиядоговора)

375

Документы (представления, списки, характеристики,переписка) о начислении стипендий учащимсяработникам

5 лет

381

Списки лиц, окончивших курсы повышения квалификациипрофессионального обучения

5 лет

383

Документы (представления, ходатайства, характеристики,автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.)о представлении к награждению государственными и ведомственныминаградами, присвоению званий, присуждению премий:

384

а) в награждающих организациях

Постоянно

б) в других организациях

75 лет, ЭПК(документыо представ -лениик званию"Ветерантруда" -30 лет, ЭПК)

Документы (методические указания, перечни наград) об оформлениипредставления работников к награждению

387

а) по месту разработки и утверждения

 

б) в других организациях

 

Административно-хозяйственные вопросы

Правила внутреннего распорядка

1 год (послезаменыновыми)

407

Документы (акты, докладные и служебные записки,переписка) о нарушении правил внутреннего распорядка

1 год

408

Документы (акты, докладные и объяснительные записки,заявки, списки, переписка) о выдаче, утратеудостоверений и пропусков в организацию

1 год

413

Книги регистрации удостоверений и пропусков

3 года

414

Разовые пропуска, корешки пропусков в служебныездания и на вынос (вывоз) материальных ценностей

1 год

416

Документы (заявки, переписка) о допуске в служебныепомещения в нерабочее время и выходные дни

1 год

417

Книги, журналы, табели регистрации прихода и ухода(местных командировок) работников

1 год

418

Документы (планы, отчеты, докладные записки, акты,справки, переписка) об организации общей ипротивопожарной охраны организации

5 лет, ЭПК

459

Документы (акты, справки, планы, отчеты, сводки,сведения, переписка) об обследовании охраны ипротивопожарного состояния организации

3 года

460

Документы (акты, справки, докладные и служебныезаписки, заключения, переписка) о пропускном режимеорганизации

5 лет

469

Книги, журналы учета опечатывания помещений,приема-сдачи дежурств и ключей

1 год

471

Социально-бытовые вопросы

Листки нетрудоспособности

5 лет

475

Книги, журналы регистрации листковнетрудоспособности

5 лет

476

Документы (описи документов, листок исправлений,приложение к сопроводительной ведомости)по персонифицированному учету работников

5 лет

477

Рекомендации по подготовке документов к назначению пенсийработникам:

478

а) по месту разработки и утверждения

Постоянно

б) в других организациях

До заменыновыми

Списки работников, уходящих на льготную пенсию

50 лет

479

Переписка о назначении государственных пенсий ипособий

5 лет(по льготнымпенсиям -10 лет, ЭПК)

480

Сведения о выполнении установленных квот на рабочиеместа и движении денежных средств (при невыполненииусловий квотирования рабочих мест)

5 лет

481

Документы (заявления, докладные записки, списки,справки, переписка) о предоставлении, распределениижилой площади работникам

5 лет (послепредоставле-ния жилойплощади)

485

Документы (акты, сведения, заключения)об обследовании жилищно-бытовых условий работников

5 лет (послепредоставле-ния жилойплощади)

486

Договоры о праве пользования (найма) жилой площадью,аренде и обмене жилых помещений

5 лет, ЭПК

487

Договоры купли-продажи, дарения жилых помещенийработникам организации

Постоянно

489

Документы (сведения, справки, переписка) об аренде,дарении, завещании, купле-продаже жилых помещенийработникам организации

5 лет, ЭПК

490

Переписка о выселении граждан из служебных,самовольно занятых квартир

5 лет (послеосвобожденияжилойплощади)

491

Договоры о медицинском и санаторно-курортномобслуживании работников

5 лет (послеистечениясрокадоговора)

495

Документы (списки, справки, заявления, переписка)о медицинском и санаторно-курортном обслуживанииработников

3 года

496

Расходные ордера на санаторно-курортные путевки

3 года

497

Документы (заявки, требования, накладные, ведомости)о получении путевок

3 года

498

Документы (заявления, медицинские справки, списки,переписка) учета работников и их детей, нуждающихсяв санаторно-курортном лечении и отдыхе

3 года

499

Списки детей, направленных в детскиеоздоровительные лагеря

1 год

501

Документы (акты, справки, докладные записки,сведения, предложения, переписка и др.)об организации питания работников

3 года

503

Документы (справки, сведения, отчеты, переписка,фотодокументы об организации досуга работников)

5 лет, ЭПК

505

Деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений)

Документы (бюллетени голосования, спискикандидатов, выдвинутых в новый состав руководстваорганизации (объединения)) о выборах руководящихорганов профсоюзной организации

В течениесрокаполномочий

511

Планы реализации критических замечанийи предложений

Постоянно

512

Документы (заявления, заявки, списки, акты,справки, переписка) о приеме в члены объединения(профсоюза), перечислении членских (профсоюзных)взносов из заработной платы работников, оказанииматериальной помощи, получении, аннулированиичленских билетов

3 года

513

Документы (акты, докладные записки, программы,регламенты, протоколы, тексты выступлений,справки, переписка и др.) об осуществленииосновных направлений профсоюзной деятельности

5 лет, ЭПК

517

Документы (акты, докладные записки, справки) обосуществлении профсоюзного контроля за исполнениемусловий заключенных соглашений, коллективныхдоговоров, соблюдением работодателями, должностнымилицами законодательства о труде, использованиемсредств фондов, формируемых за счет страховыхвзносов

5 лет, ЭПК

519

hr-portal.ru

---

Смотрите также

• 
  Заполнение журнала работ
• 
  Мое дело журнал
• 
  Чипстоун живой журнал
• 
  Профиль википедия журнал
• 
  Журнал росэнергоатом архив
• 
  Журнал профиль википедия
• 
  Журнал инъектирования трещин
• 
  Журнал игромания википедия
• 
  Живой журнал spydell
• 
  Известия пгупс журнал
• 
  Игромания журнал википедия