Журнал регистрации входящих документов: основы правильного учета. Ведение журнала

Образец журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

При приеме на работу сотрудник заключает трудовой договор, а при необходимости внести изменения в него – дополнительное соглашение. Трудовой договор – важная форма сотрудничества между работодателем и работником. Журнал для регистрации трудовых договоров призван упорядочить ведение документации, связанной с подобными соглашениями. Кадровикам и предпринимателям полезно ознакомиться с основными положениями, регулирующими правила заполнения и ведения данного журнала.

Давайте подробнее рассмотрим предназначение журнала, кто занимается его заполнением, как правильно его вести и вносить правки в этот документ.

Содержание статьи

Зачем нужен такой журнал на предприятии

Многие менеджеры и кадровики задаются вопросом: стоит ли вести журнал регистрации, ведь ответственности за его отсутствие нет. Этот вопрос очень актуален. Такой журнал необходим для того, чтобы вести учет данных о трудовых договорах и доп. соглашениях, которые заключаются на данном предприятии или в организации. В него вносятся сведения о документе, дата создания, факт отправки или получения.

Благодаря данному журналу на предприятии не потеряется документ, не могут быть уничтожены его копии, а значит и сам факт существования договора.

Журнал – незаменимый помощник в случае судебного разбирательства. Он может служить доказательством со стороны работника или со стороны работодателя. При необходимости его может истребовать и суд.

Журнал очень удобно использовать, поскольку он заменяет огромное количество трудовых договоров, которые нужно хранить в архиве, и дополнительных соглашений, находящихся в разном порядке. На его основе составляются статистические отчеты в крупных фирмах и компаниях.

Он также нужен и для того, чтобы можно было выдать справку работнику при последующем трудоустройстве. Очень часто работодатель требует подтвердить своё прежнее место работы соответствующей справкой. Еще один практический момент – в случае отсутствия журнала при рассмотрении трудового спора позиция работодателя теряет свою убедительность.

Обязательно ли его ведение?

Несмотря на всю важность и пользу журнала в делопроизводстве, его ведение не является обязательным.

Законодательство не устанавливает и форму ведения журнала, как, например, журнала учета трудовых книжек. То есть, вести журнал можно в произвольном порядке.

Кто занимается его заполнением

Заполняет журнал регистрации трудовых договоров кадровик – специалист кадрового отдела или менеджер по персоналу. Если придет проверка, то инспектор по кадрам либо менеджер по персоналу предоставляет данный документ.

Этот журнал служит юридическим подтверждением наличия необходимых договоров. Ответственное лицо в обязательном порядке вносится в сам журнал. Где делается такая запись, мы рассмотрим в следующем разделе статьи.

Правила ведения журнала

Регистрационной формой журнала может быть тетрадь, в которой разлинованы необходимые графы. Можно воспользоваться покупной тетрадкой. Они есть во всех канцелярских магазинах, все графы в них уже расписаны, нужно только вносить нужные сведения.

Как уже отмечалось ранее, нет единой формы, предусмотренной для ведения журнала. Исходя из правил делопроизводства, требования к журналу стандартные. Обычно он оформляется следующим образом. Если вы желаете внести корректировки, то можете смело добавлять или убирать столбцы.

Обложка журнала должна быть жесткой, чтобы журнал мог храниться длительное время. Бумага – плотная, 60г/кв.м.

На титульном листе указывается полное наименование предприятия, организации, индивидуального предпринимателя, название журнала и дата, когда он начат и окончен. Страницы нумеруются в первую очередь. Все незаполненные страницы также имеют номер. На первой странице обычно ничего не пишут или же указывают правила ведения журнала.

На второй страничке содержится информация о лицах, которые ответственны за данный журнал. Можно сделать это таблицей, для наглядности, так как ответственное лицо может меняться. В ней указывают:

• номер по порядку;
• период времени;
• ФИО ответственного;
• должность лица;
• основание, по которому лицу поручено ведение журнала и его подпись.

Затем начинается непосредственно заполнение журнала – таблицы из 11 столбцов (их количество можно менять по вашему усмотрению):

• Первый столбец – номер по порядку, то есть сюда вписывают номер регистрации договора или соглашения. Обратите внимание, что это не номер трудового договора, он будет вписан в другой графе.
• Второй – дата заключения договора.
• Следующий столбец – непосредственный номер трудового договора или доп. соглашения.
• Фамилия и инициалы работника.
• Пятый столбик – его профессия или должность.
• Шестая графа – в каком структурном подразделении работает сотрудник.
• Седьмой, восьмой столбец – дата, когда договор заключен, и дата его расторжения. Часто эти две графы объединяют в одну, называемую сроком действия. Это не всегда удобно, поскольку договора могут быть продлены автоматически, или сотрудник переведен на постоянную работу.
• В девятой графе прописывают характер работы – совместительство или основная работа.
• Десятый столбец посвящен дополнительным соглашениям.
• Одиннадцатый столбец – это примечания.

Необходимо прояснить некоторые моменты, связанные с ведением нумерации. Лучше всего третью графу разбить на две подграфы – договора и соглашения. Это избавит от необходимости бегать глазами по строкам в поисках нужного номера. Регистрируя доп. соглашения, вписываете только его номер и основные сведения в десятой графе. Номер доп. соглашения к конкретному договору вписываете в третью или одиннадцатую графу, каждый раз одинаковый. Это облегчит поиск соглашений к одному и тому же договору, несмотря на их количество и дату заключения.

На последней странице журнала делается надпись о том, что данный журнал закрыт, опечатан и сдан в архив. Указание даты обязательно. Также пишут количество заполненных страниц и номера договоров (первый столбец). Затем следует должность и фамилия ответственного лица и основание – приказ, решение либо распоряжение (его дата и номер).

Каждый год можно начинать регистрацию номеров заново, если же договоров и доп. соглашений немного, то можно продолжать прежнюю нумерацию.

Данный журнал нужно прошить и опломбировать при сдаче в архив. Хранится такой журнал в соответствии с требованием ФАС 75 лет. Это предусмотрено Перечнем типовых управленческих документов.

Электронная форма журнала

Если же вам не по душе устаревший вид ведения бумажной документации, то можно вести журнал при помощи электронной формы, которую можно распечатывать при необходимости.

Что касается электронной версии, то лучше всего вести ее в программе MS Excel. Преимущества такой формы журнала:

• более быстрый поиск в документе;
• оптимизация работы;
• соответствующий контроль за правильным оформлением документа;
• конфиденциальность журнала;
• меньше времени уходит на его ведение;
• упрощение выдачи выписок и справок.

Внесение изменений в документ

Если обнаружена существенная ошибка в журнале, который уже частично заполнен, то необходимо досрочно закрыть данный журнал. В этом случае на последней страничке делается запись о том, что журнал закрыт досрочно из-за его ошибочного ведения. Затем можно завести новый документ. Обязательно необходимо издать соответствующий приказ либо распоряжение об этом.

Изменения, вносимые в журнал, могут быть разными: перевод на другую работу, отстранение от работы, изменение работодателя или условий работы. Подобные изменения не вносятся в первоначальный трудовой договор, они содержатся в дополнительном соглашении к нему, причем их количество не ограничено. Иногда большие предприятия заводят отдельный журнал для доп. соглашений. Правила его заполнения идентичны с теми, которые мы рассмотрели.

Надеемся, что наша статья поможет вам разобраться в том, как правильно вести журнал регистрации трудовых договоров и доп. соглашений. Подобная форма позволит вам избежать неприятностей и усовершенствовать документооборот.

znaydelo.ru

Рекомендации по ведению журнала для соблюдения удовлетворительного показателя «Своевременное ведение журнала» – Портал службы поддержки

Пример логики расчёта показателя «Своевременное ведение журнала»

При расчёте показателя «Своевременное ведение журнала» определяется процентное соотношение оценок, отметок о присутствии, комментариев к урокам, выставленных своевременно в день проведения урока, от общего количества оценок, отметок о присутствии, комментариев к урокам, выставленных в отчётный период.

Показатель рассчитывается по формуле:

Своевременное ведение журнала, % = 100 * (количество своевременно выставленных оценок, отметок о присутствии, комментариев к урокам за определенные работы на уроках / общее количество выставленных оценок, отметок о присутствии, комментариев к урокам).

В тех случаях, если данных для формирования отчёта недостаточно, в соответствующих графах отчёта появится «прочерк». Это означает, что в рамках текущего отчётного периода отсутствуют уроки, на которых выбраны виды работ ОТВ (ответ на уроке), Р/У (работа на уроке), НАИЗ (Наизусть) и ПОВ (Поведение), влияющие на показатель «Своевременное ведение журнала». Если в отчёте напротив отдельных педагогов стоит «прочерк», это не снижает общий показатель «Своевременное ведение журнала».

Пример 1: за урок, проведённый 27 марта, выставлено 7 оценок и 3 отметки о присутствии. Вид работ на уроке - ОТВ (ответ на уроке).

• 2 оценки выставлены 26.03;
• 4 оценки и 2 отметки о присутствии выставлены 27.03;
• 1 оценка и 1 отметка о присутствии выставлены 28.03.

Построим отчёт за период с 27.03 по 27.03.

За урок, проведенный 27 марта, 6 отметок выставлены своевременно (в день проведения урока), 4 - несвоевременно. Подсчитав общее количество, получаем 6 своевременно выставленных отметок из 10. Так как вид работы - ОТВ (ответ на уроке), эти отметки будут учтены при расчёте показателя.

Таким образом, показатель в отчёте «Статистика ведения ЭЖД» будет равен 60%.

Общий показатель по общеобразовательной организации (далее – ОО) БУДЕТ снижен.

Пример 2: за урок, проведённый 28 марта, выставлено 15 оценок и 6 отметок о присутствии. Вид работ на уроке - К/Р (контрольная работа).

• 3 оценки выставлены 28.03;
• 11 оценок и 2 отметки о присутствии выставлены 29.03;
• 1 оценка и 4 отметки о присутствии выставлены 30.03.

Построим отчёт за период с 28.03 по 28.03.

Так как вид работы - К/Р (контрольная работа), выставленные оценки и отметки о присутствии НЕ будут учтены при расчёте показателя.

Таким образом, показатель в отчёте «Статистика ведения ЭЖД» не может быть сформирован, и в отчёте будет отображаться «прочерк». Общий показатель по ОО НЕ снизится.

Пример 3: за урок, проведённый 29 марта, не выставлено ни одной оценки, ни отметки о присутствии, не добавлено ни одного комментария к уроку. Вид работ на уроке - ОТВ (ответ на уроке).

Построим отчёт за период с 29.03 по 29.03.

Так как за данный урок не выставлено ни одной оценки, ни одной отметки и не добавлено ни одного комментария, этот урок НЕ будет учтён при расчёте показателя.

Таким образом, показатель в отчёте «Статистика ведения ЭЖД» не может быть сформирован, и в отчёте будет отображаться «прочерк». Общий показатель по ОО НЕ снизится.

Пример 4: за урок, проведённый 30 марта, было выставлено 10 оценок 31 марта. Вид работы на уроке - ОТВ (ответ на уроке).

Построим отчёт за период с 30.03 по 30.03.

Так как за данный урок были выставлены оценки, отметки о присутствии, комментарии к уроку после заданного времени (позже 21:00 для первой смены и позже 12:00 следующего дня для второй смены), то показатель в отчёте «Статистика ведения ЭЖД» будет равен 0%.

Таким образом, показатель в отчёте «Статистика ведения ЭЖД» будет равен 0%.

Общий показатель по ОО снизится.

 

Виды работ

При расчёте показателя «Своевременное ведение журнала» учитываются только следующие четыре вида работ на уроке:

• ОТВ - Ответ на уроке;
• ПОВ - Поведение;
• Р/У - Работа на уроке;
• Наиз - Наизусть.

По этим видам работ на уроке рассчитывается совокупный процент всех отметок о присутствии, оценок, комментариев к уроку, выставленных в день проведения урока до 21:00 (для ОО с организацией обучения в две смены - до 12:00 следующего дня).

По первым классам, внеурочной деятельности и по урокам, где все присутствовали и нет оценок, рекомендуется выбирать вид работы «УР - Урок».

Перечень видов работы на уроке, требующих длительной проверки

При расчёте показателя «Своевременное ведение журнала» НЕ учитываются следующие виды работ:

АК/Р - Административная контрольная работа	ОЗ - Обзорное занятие
АД - Арифметический диктант	ОИ - Обучающее изложение
АУД - Аудирование	ОИКП - Обучающее изложение по коллективно составленному плану
ВКР - Входная контрольная работа	ОС - Обучающее сочинение
ВКД - Входной контрольный диктант	О - Опрос
ДР - Выпускная квалификационная работа	ОР - Орфографическая работа
ГОВОР - Говорение	ОТ - Охрана труда
ГИА - Государственная итоговая аттестация	ПЗ - Пересказ
ГЗ - Грамматическое задание	ПИС - Письмо
Д/С - Диагностический срез	П/П - Письмо по памяти
ДИАЛ - Диалогическая речь	УС - Устный счёт
Д - Диктант	П - Портфолио
ДУ - Дистанционный урок	П/Р - Практическая работа
ДОК - Доклад	ПрЗ - Практическое занятие
Д/Р - Домашняя работа	ПР - Проверочная работа
Зчт - Зачет	ПрЗд - Продуктивные задания
И - Изложение	Пр-т - Проект
ИСП - Изложение по самостоятельно составленному плану	ПА - Промежуточная аттестация
И/С - Изложение с элементами сочинения	ТЧ - Техника чтения
И - Изложение	РНО - Работа над ошибками
ИСП - Изложение по самостоятельно составленному плану	К/К - Работа с контурными картами
И/С - Изложение с элементами сочинения	РСТ - Работа с таблицами
ИПр - Индивидуальный проект	Р/Т - Рабочая тетрадь (Конспект)
ИК/Р - Итоговая контрольная работа	РЕФ - Реферат
ИКД - Итоговый контрольный диктант	С/Р - Самостоятельная работа
КПр - Коллективный проект	СЕМ - Семинар
К-ум - Коллоквиум	СД - Словарный диктант
ККР - Комплексная котрольная работа	СОЧ - Сочинение
КАТ - Комплексный анализ текста	СК - Сочинение по картине
КОНС - Консультация	СПИС - Списывание
К/Р - Контрольная	ТР - Творческая работа
КС - Контрольное списывание	Тест - Тест
КД - Контрольный диктант	УР - Урок
КОРР - Корректированная	У/И - Устное изложение
КП - Курсовая работа	У/С - Устное сочинение
Л/Р - Лабораторная работа	ФВ - Факультатив
ЛЗ - Лабораторное занятие	ЧИТ - Чтение
ЛЕК - Лекция	ЧТ/В - Чтение вслух
М/Д - Математический диктант	ЧТ/М - Чтение молча
МЗ - Модульный зачет	ЭКС - Экскурсия
МИУД - Мониторинг индивидуальных учебных достижений	Я/Т - Языковая тема
Н/З - Недельное задание

 

Это означает, что оценки, отметки о присутствии и комментарии у уроку, выставленные за данные виды работ, НЕ учитываются при расчёте показателя «Своевременное ведение журнала».

Примечание: если строится отчёт за период, в котором содержатся уроки с видами работ только из второго списка, и нет ни одного урока с видом работ из первого списка, показатель «Своевременное ведение журнала» в отчёте «Статистика ведения ЭЖД» не может быть сформирован, и в отчёте будет отображаться «прочерк». Общий показатель по ОО НЕ снизится.

Такой показатель является корректным. Данная ситуация говорит не о том, что педагог плохо выполняет свои обязанности, а о том, что данные для построения отчёта отсутствуют.

Пример: в 6-Б классе педагогом Азаровым А.Д., проведенный 27 марта, выставлено 3 оценки: в 12:22, 12:23 и в 16:13 в день проведения урока. Вид работы на уроке - ПЗ (пересказ). При построении отчёта за период с 27.03 по 27.03 увидим напротив Азарова А.Д. «прочерк» в колонке показателя «Своевременное ведение журнала». Это связано с тем, что на данном уроке выбран вид работы ПЗ (пересказ), который входит в перечень видов работ на уроке, не влияющих на показатель «Своевременное ведение журнала».

При этом в 8-Г классе педагогом Мальцевой О.А. в этот же день был проведён урок с видом работы ОТВ (ответ на уроке), где было своевременно выставлено 15 оценок. Показатель по педагогу Мальцева О.А. будет равен 100%.

В случае, если в ОО было проведено всего два урока в этот день, то общий показатель при этом будет равен 100%.

 

Рекомендации по ведению журнала

1. Виды работ

В отличие от процедуры добавления оценок, отметок о присутствии и комментариев к уроку, смену вида работы на уроке можно производить не только в день проведения урока. Рекомендуется менять виды работ на уроке заблаговременно, устанавливая наиболее подходящие к конкретному уроку. Педагог может проводить данную работу в начале недели, планируя свои работы на уроках.

2. Добавление оценок, отметок о присутствии и комментариев к уроку

Для того, чтобы обеспечить выполнение показателя «Своевременное ведение журнала», необходимо добавлять оценки, отметки о присутствии и комментарии к уроку, касающиеся видов работ «ОТВ - Ответ на уроке», «ПОВ - Поведение», «Р/У - Работа на уроке», «Наиз - Наизусть», в день проведения урока до 21:00 (для ОО с организацией обучения в две смены - до 12:00 следующего дня).

В случае, если за урок с одним из указанных видов работ не было добавлено ни одной оценки, ни одной отметки о присутствии и ни одного комментария к уроку, показатель «Своевременное ведение журнала» в отчёте «Статистика ведения ЭЖД» будет равен нулю, однако общий показатель по ОО не будет снижен в связи с тем, что данные для расчёта показателя отсутствуют.

Оценки, отметки о присутствии и комментарии к уроку, касающиеся видов работы на уроке, требующих длительной проверки, можно добавлять в любой момент во время проведения урока, до или после проведения урока, если другие ограничения не предусмотрены ОО.

Классный руководитель имеет право выставлять отметки о присутствии обучающихся по всем предметам в журнале за день. Рекомендуется выставлять такие отметки в день проведения урока, а не сразу за всю неделю. Если среди уроков в журнале за день будут уроки с видами работ «ОТВ - Ответ на уроке», «ПОВ - Поведение», «Р/У - Работа на уроке», «Наиз - Наизусть», выставленная в среду отметка за четверг о присутствии обучающегося будет считаться несвоевременной и снизит показатель «Своевременное ведение журнала». 

Примечание: так как оценки за поведение не ставятся, возможно установить тип работы «ПОВ» для ввода комментариев.

 

Контроль уровня показателя с помощью отчёта «Статистика ведения ЭЖД»

Администратор образовательной организации может контролировать уровень показателя «Своевременное ведение журнала» при помощи следующих инструментов:

• Отчёт «Статистика ведения ЭЖД». 27 марта 2017 года в данный отчёт добавлен показатель «Своевременное ведение журнала», с помощью которого можно ежедневно отслеживать степень данного показателя по каждому педагогу и понять, где именно допущена ошибка при заполнении журналов. Проанализировав отчёт «Статистика ведения ЭЖД - Школа», необходимо перейти к отчёту по педагогу, который имеет низкий показатель. Таким образом можно определить, в каком именно журнале допущена ошибка.
• Журнал по предмету. В журнале по предмету, в котором обнаружено снижение показателя, необходимо обратить внимание на следующие детали:

• Виды работ на уроках, проведённых в период, за который был сформирован отчёт «Статистика ведения ЭЖД». Если в этот промежуток времени в журнале проводились только работы, требующие длительной проверки, показатель «Своевременное ведение журнала» в отчёте «Статистика ведения ЭЖД» не сможет быть сформирован, и в отчёте будет стоять «прочерк». Этот показатель является корректным и не снизит общую статистику по ОО.
• История изменения ячеек в рамках периода, за который был сформирован отчёт «Статистика ведения ЭЖД». Для того, чтобы перейти в режим просмотра истории изменений ячеек, необходимо в верхнем правом углу страницы журнала нажать на кнопку «Просмотр истории изменения ячейки».

 

 

Затем необходимо нажать на ячейку, чтобы появилось окно просмотра истории:

 

 

• Отчёт «История изменений - Журнал». С помощью данного отчёта можно определить, какие оценки, отметки о присутствии или комментарии к уроку были выставлены несвоевременно (не в день проведения урока, либо в день проведения урока позже заданного времени).Своевременность выставления можно определить, сравнив даты в колонке «Урок №/Дата» и заголовке (ячейки с белым фоном и датой).

 

 

Пример. На скриншоте, представленном выше видно, что 01.04 была выставлена одна оценка за вид работы «ОТВ - Ответ на уроке» обучающемуся Назарову. Она была выставлена за урок 03.04, то есть несвоевременно.

31.03 были выставлены две отметки о присутствии. Они выставлены своевременно, в дату проведения урока.

30.03 были выставлены две оценки за 29.03, одна за 31.07, и одна за 26.07.

help.dnevnik.ru

О ведении некоторых форм журналов учета и регистрации документов - Статьи об архивном деле, документообороте, делопроизводстве

Предлагаем вам подборку наиболее интересных вопросов о ведении некоторых видов журналов учета и регистрации документов, поступающих на наш адрес [email protected]. На вопросы отвечает эксперт НААР Т.В. Войцехович.  

Обязательно ли заводить Журнал учета проверок юридического лица? Если журнал не ведется, какие могут быть санкции (штрафы)?

Ведение журнала учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля предусмотрено Приказом Минэкономразвития РФ от 30.04.2009 N 141 (ред. от 30.09.2011) "О реализации положений Федерального закона "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля".

В журнал вносятся сведения о проверках, проводимых контролирующими органами, и объектом которых может быть любое юридическое лицо, а также индивидуальный предприниматель. В свою очередь, в Акте проверки делается запись о внесении в журнал сведений о проверке или о невозможности внесения сведений в связи с отсутствием у проверяемого данного журнала.

Последнее обстоятельство нарушением не является, законодательной ответственности за отсутствие журнала не предусмотрено. 

Журнал выдачи справок с места работы ранее не велся. Выдаваемые справки регистрировались в общем потоке исходящих писем. Можно ли завести отдельно журнал для данного рода документов? Когда можно это сделать – ждать начала нового года или можно начать с нового месяца? Какая при этом будет нумерация документов новая или продолжение старой?

Конечно лучше всего заводить все журналы с начала нового календарного года. Но если у вас возникла такая необходимость, например, большой объем данных документов или сложно в общем потоке исходящих писем находить выданные справки, можно завести журнал выдачи справок с любого времени, не дожидаясь начала нового периода. Дата заведения журнала указывается на титульном листе.

Что касается нумерации справок, чтобы избежать задвоения регистрационных номеров, советую в новом журнале выдачи справок дополнительно использовать литерную букву. Иначе, если последний зарегистрированный в общем потоке исходящих писем номер был, например, исх. № 123 от 05.06.2015, то при продолжении нумерации в новом журнале и старом журнале регистрации исходящей корреспонденции появятся два документа с исх. № 124. Или, если начнете нумерацию заново, то получите второй документ с исх. № 1. Разные даты регистрации положения не исправят.

Также удобно в обоих журналах сделать ссылку на место регистрации предыдущих/последующих справок. Это облегчит поиск нужного документа.

Обязательно ли вести журнал учета трудовых договоров с работниками компании?

Журнал учета трудовых договоров - необязательный документ, т.е. нет таких нормативных актов, которые обязывали бы его вести и утверждали форму. Однако регистрация трудовых договоров - процедура распространенная, а по мнению многих специалистов - необходимая. 

Журнала учета трудовых договоров включен в ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

У нас в организации есть структурные подразделения – лаборатории. В них ведется много различных журналов учета. Список журналов в течении года неоднократно изменяется (иногда по новым требованиям добавляются, иногда существующие отменяются, а вводятся новые). 

Есть в организации номенклатура дел. Подскажите, как лучше их учитывать в номенклатуре дел? Несколько раз вносить изменения в утвержденную НД?

Когда в конце года составляется и утверждается номенклатура дел на следующий год, естественно, невозможно предусмотреть и включить в нее все, что может возникнуть в следующем году. Для этого в конце каждого структурного подразделения оставляют резервные строки, предназначенные для новых, возникших в процессе деятельности, дел (журналов). 

Требуется достаточная квалификация работника ДОУ, чтобы отследить все изменения в делопроизводстве структурных подразделений в течении года и по окончании года внести их в номенклатуру дел в виде добавлений новых дел (журналов) или исключения (удаления) отмененных дел (журналов) с соответствующей записью в примечании.

Еще вариант: завести и внести в номенклатуру дел структурного подразделения (лаборатории) журнал учета журналов. Присвоить ему один индекс. Регистрировать в нем новые журналы с присвоением порядковых номеров и закрывать законченные или отмененные, делая соответствующие записи. Работник, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении (лаборатории), самостоятельно отслеживает все изменения и вносит необходимые записи в журнал учета журналов. 

В этом случае необходимость многократно корректировать номенклатуру дел отпадает, но возникает обязанность для работника ДОУ оказывать структурному подразделению методическую помощь при определении сроков хранения законченных в делопроизводстве данного структурного подразделения журналов.

У нас в организации не ведется журнал учета печатей и штампов. Есть приказ, в котором указывается на какие документы и чью подпись заверяют какой печатью. Подскажите, обязательно вести такой журнал?

Действительно, организационные вопросы распределения полномочий на предприятии, в т.ч. кто имеет право подписи и какие документы заверяются печатью, утверждаются приказом. Также приказом назначается лицо, ответственное за учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов.

Непосредственно учет печатей и штампов организуют любым удобным и логичным способом. Главное, чтобы был порядок и исключалась возможность их несанкционированного использования недобросовестными сотрудниками.

Традиционно для целей учета используют журнал учета печатей и штампов. Причем ведут его по правилам ведения документов строгой отчетности, т.е. с нумерацией листов, прошиванием и скреплением печатью (штампом), подписью ответственного лица. Хранят журнал в сейфе.  

Т.В. Войцехович

консультант по вопросам

делопроизводства

naar.ru

Образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров

Прием наемного работника оформляется договором.

Документ относится к формам внутреннего документооборота и регистрируется в журнале.

Системный подход позволяет оперативно найти данные о сотрудниках.

Содержание статьи

Что такое трудовой договор и как его регистрируют

Трудовой договор – обязательный документ, составляемый при трудоустройстве работника. Форма является доказательством оформления трудовых отношений. В состав обязательных пунктов документа входят:

• Реквизиты сторон: компания-работодатель, представляющий интересы предприятия руководитель и наемный работник, принятый по договору.
• Занимаемая должность.
• Срок действия договора (бессрочный или срочный).
• Права и обязанности работника.
• Краткое описание должностных обязанностей.
• Условия трудового распорядка.
• Социальные гарантии, права и обязанности работодателя.
• Подписи сторон.

Документ обязателен для юридических лиц и ИП. Содержание договора разрабатывается работодателем самостоятельно при условии включения в форму обязательных пунктов.

Основание для оформления трудового договора – заявление сотрудника и приказ, составленный работодателем.

Соглашение составляется в 2-х экземплярах. Подписанные обеими сторонами оригиналы формы имеют одинаковую юридическую силу. Один экземпляр выдается работнику, второй хранится у работодателя в течение срока, установленного для архивации документов для начисления заработной платы – 75 лет.

Как правильно подготовить и прошить документы для сдачи в архив рассказано в следующей статье. Правила оформления и заполнения трудовой книжки приведены здесь. О журнале регистрации трудовых книжек и основных этапах заполнения рассказано в данном материале.

Каждому из оформленных договоров присваивается своя нумерация. Данные присваиваются при регистрации документа в специально предназначенном журнале.

Договора по трудоустройству имеют отдельную от других документов сквозную нумерацию, принятую работодателем.

Традиционно формы разделяют по годам, что находит отражение в номере документа.

Назначение и преимущества ведения такого учета

Ведение журнала регистрации трудовых договоров не имеет обязательного требования согласно законодательных норм. Документ создан для упрощения кадрового учета. Но актуальность и необходимость такого журнала признается кадровиками даже для предприятий с малой численностью сотрудников.

Состав данных журнала имеет краткое описание зарегистрированных договоров. При обращении в организацию бывших работников его наличие облегчает поиск данных. Сведения могут потребоваться для подготовки справок в пенсионный фонд и иные структуры.

Систематизация данных позволяет:

• Вести четкий учет кадрового состава.
• Незамедлительно предоставлять данные работодателю или органам контроля.
• Иметь оперативные данные о работниках с длительным стажем, договора которых находятся в архиве.

Отсутствие формы учета не влечет наложения ответственности со стороны контролирующих органов, но упрощает внутренний документооборот в компании.

Если журнал в качестве первичного документа указан в учетной политике, ведение его обязательно.

По просьбе трудовых инспекций или иных организаций, контролирующих условия труда и заработной платы им может быть предоставлен данный журнал. Сотрудник при получении экземпляра договора расписывается в журнале, что является доказательством наличия у него документа. При утере и повторном обращении работнику выдается дубликат.

Кто занимается ведением данного журнала

При ведении журнала форма определяется в числе других кадровых документов и закрепляется в учетной политике предприятия. Приказ устанавливает электронный либо бумажный порядок ведения и ответственное лицо, на которое возлагаются обязанности заполнения данных. Форма журнала регистрации разрабатывается предприятием самостоятельно.

Традиционно ответственность за ведение журнала возлагается на кадрового работника или менеджера по персоналу. Лицо, составляющее трудовые договора по образцу, разработанному на предприятии, вносит запись в журнал сразу после внесения подписей сторон.

Бумажный вариант ведения

Предприятия преимущественно прибегают к бумажной форме ведения журнала. Документ может создаваться на основе любой книги учета, не имеющей четких наименований столбцов.

Разработкой названий и состава данных столбцов занимается ответственное лицо, которое производит регистрацию документов и поиск экземпляров договоров на основании нумерации. Форма может иметь ограниченный срок ведения (год) либо бессрочное применение при систематизации данных.

Требования к оформлению

Оформление документа начинается с титульного листа. Журнал должен иметь название, дату начала, данные должностного лица, ответственного за ведение формы. Запись ведется по каждому документу отдельно. Аналогично заполнению других журналов учета, пустые строки между записями не допускаются.

Листы формы нумеруются, прошиваются и заверяются руководителем компании. После окончания заполняется последний лист. Указывается дата последней записи, место хранения. Если производится передача документа в архив, заносится запись о передаточном акте – его номере и дате. Лист подписывает ответственное лицо и руководитель.

Правила и образец заполнения

Цель составления журнала – систематизация кратких данных. В стандартном варианте кадровый работник ведет учет по столбцам:

1. Порядковый номер.
2. Дата внесения данных.
3. Регистрационный номер документа.
4. ФИО сотрудника.
5. Занимаемая должность, подразделение.
6. Дата заключения трудового договора.
7. Подпись в получении работником экземпляра договора.
8. Дополнительные соглашения.
9. Примечание.

Примерный образец заполнения журнала (фрагмент):

123456789

15	02.03.2015г.	15-д/020315	Иванов Сергей Петрович	Слесарь, ремонтное	02.03.2015г.			Основное место работы
16	15.03.2015г.	16-д/150315	КиселеваИринаОлеговна	Бухгалтер, основное	15.03.2015г.			Совместительство

Для удобства регистратора столбцы могут дополняться, объединяться.

Внесение изменений и исправление ошибок

Документ не относится к формам (кассовым, банковским), внесение поправок в которые запрещено законодательством.Любая неточность, требующая изменения, может быть исправлена в порядке, принятом для первичного документооборота. Неверная запись перечеркивается одной прямой линией, над ней вносится исправительная запись с указанием даты и за подписью ответственного лица и руководителя.

Электронный вариант ведения

Вести журнал можно в электронном виде с последующим получением печатного экземпляра. Порядок получения бумажного носителя аналогичен прочим книгам учета. По истечении установленного документооборотом периода форма распечатывается, прошивается и закрепляется подписью руководителя.

Стандартный вариант предусматривает годовой период формирования журнала. Минус формы – отсутствие возможности получения подписи работника.

Особенности учета дополнительных соглашений

Дополнительные соглашения подлежат регистрации в журнале. Изменения к трудовому договору вносятся под дополнительной нумерацией с добавлением индекса к цифрам основного контракта либо под самостоятельным номером. Порядок нумерации определяется регистрационным работником.Если дополнительное соглашение нумеруется с использованием отдельного показателя, документ заносится в журнал отдельной строкой. В иных вариантах для записи номера используются отдельные столбцы из строки основного договора.

Как регистрировать и нумеровать контракты

Ответственное лицо заносит регистрационную запись после полного оформления договора, проставления подписей работодателя и сотрудника. Нумерация документа осуществляется таким образом, чтобы упростить учет, поиск данных по номеру и исключить мошенничество с цифрами простого двоичного исчисления.

Нумерация разрабатывается регистратором либо иным лицом, заинтересованном в надежности нумерации.

Трудовой договор – один из важных документов кадрового учета. Форма имеет строгую идентификацию по каждому работнику. Задача кадрового учета заключается в создании системы нумерации, своевременной записи в журнал регистрации и получения росписи сотрудника после принятия экземпляра договора на руки.

Более детально о процессе приема на работу сотрудника, в том числе заполнение журнала регистрации трудового договора рассказано в данной видеоматериале:

znaybiz.ru

Зачем нужен журнал регистрации входящих документов: как вести

Входящая корреспонденция любого предприятия должна своевременно обрабатываться. В организациях обязательно ведется учет поступающих писем, что фиксируется в специальном журнале. Поступающие документы должен принимать делопроизводитель или секретарь. Затем производится их сортировка и передача адресатам после присвоения регистрационного номера.

Скачать образец журнала регистрации входящих документов.

Многие крупные организации давно перешли на систему электронного документооборота. Но подобные программы внедрены далеко не во всех учреждениях, поэтому факт поступления корреспонденции фиксируется в специальном журнале. Это необходимый элемент управления каждой организации.

Журнал регистрации входящих документов: понятие, цели использования

Регистрационный журнал входящей корреспонденции – это специальная тетрадь, где отражается информация о поступающей корреспонденции и ее дальнейшем распределении.

Может вестись в бумажной или электронной форме. Обычно форму ведения выбирает руководство организации. В последнее время очень распространенными стали электронные журналы, которые позволяют систематизировать и хранить большой объем поступающей информации.

Обычно письма регистрируются в день их поступления в секретариат или канцелярию. Для их полноценного учета требуется журнал входящей корреспонденции. Вот его основные цели использования:

• Учет, систематизация и дальнейшая обработка входящей корреспонденции;
• Своевременное оперативное исполнение решений руководства;
• Контроль деятельности сотрудников по внешним и внутренним вопросам;
• Проведение эффективной справочной работы с входящими документами.

Заполнением занимается секретарь или работник канцелярии, что зависит от самого предприятия и организации его деятельности. Если никого из вышеперечисленных сотрудников в организации нет, руководство назначает ответственное лицо, на которое возлагаются обязательства по ведению журнала.

Некоторые люди считают, что существует какой-то определенный образец журнала входящей корреспонденции, который должен быть единым для разных предприятий. Но это не так – никакой единой формы не существует. Отсутствие установленного шаблона приводит к тому, что руководители предприятий часто самостоятельно включают в журнал какие-то дополнительные графы, помимо основных.

Бумажная форма журнала

Журнал регистрации входящих документов в обычной бумажной форме выглядит как книга формата А4, изготовленная в типографии. Все страницы сделаны в табличной форме. Главное удобство такого журнала учета заключается в возможности руководства вписывать дополнительные графы в соответствии с нуждами конкретного предприятия.

Что касается данных о входящем документе, то они могут фиксироваться с левой и правой стороны страницы. Разрешается использовать для записей ручку с голубыми, фиолетовыми, синими или черными чернилами. Рекомендуется применение шариковых ручек, а не гелевых, для лучшей сохранности важной информации.

Бумажный журнал – это оптимальный вариант регистрации входящей корреспонденции с длительными сроками хранения. Но есть у него и недостатки. Порой для поиска данных о нужном письме приходится пролистывать почти всю книгу.

Электронная форма журнала

Во многих крупных компаниях уже давно взят курс на ведение журнала регистрации входящих документов в электронном виде. Для этого создаются компьютерные файлы в специальных программах с расширениями xls, doc, docx. Также можно скачать уже готовый электронный образец журнала и вести учет писем с его помощью.

Поиск нужных данных, сортировка информации, установка фильтрации – все это возможно, если на предприятии ведется электронный журнал учета входящей корреспонденции. В табличном варианте можно с легкостью разместить гиперссылку на копию документа, которая была отсканирована.

Если журнал хранится на внутрисетевом сервере организации, доступ к нему имеет только несколько сотрудников, которые отвечают за обмен корреспонденцией.

Электронный регистрационный журнал не дублируется на бумаге. Найти интересующий документ будет совсем не сложно. Но при использовании подобной формы журнала всегда существует вероятность искажения важной информации об исполнителе, дате поступления письма, резолюции.

Многие организации предпочитают доверять данные о корреспонденции бумажному журналу.

О системе электронного документооборота

Подобная система является современной методикой регистрации входящей корреспонденции. У каждого документа должна быть индивидуальная карточка

В системе электронного документооборота всегда существует вероятность несанкционированного доступа к важной информации. У каждого сотрудника предприятия должна быть собственная страничка с конкретными данными. Доступ к ней можно получить посредством введения пароля. Но и злоумышленники могут в любой момент взломать секретные коды и получить доступ к очень важной информации.

Единственным выходом из таких опасных ситуаций станет ведение журнала в бумажной форме. Электронный документооборот применяется исключительно для распорядительной документации:

• Приказов руководства.
• Разнообразных распоряжений, оформленных в письменном виде.

Графы журнала регистрации входящих документов

Журнал должен иметь определенные графы, которые требуют обязательного заполнения.

Основные графы

К ним относятся:

• Корреспондент.
• Исполнитель.
• Содержание.
• Вид документа и его дата.
• Регистрационный номер.

Что касается номера, то он складывается из нескольких цифр и букв, которые должны быть присвоены определенному документу. Это его кодовое обозначение.

В большинстве организаций используется трехчастная структура, в которой присутствует три основные цифры. Первая из них обозначает код структурного подразделения, вторая – код самого журнала по номенклатуре дел учреждения или структурного подразделения, а третья – это порядковый номер поступившего документа.

В регистрационном номере цифры могут разделяться знаками «дефиса» или «косой черточки». Под датой документа подразумевается число, месяц и год его поступления в канцелярию определенной организации. Сначала все нужные данный до документ заносятся в журнал, а потом уже в правом нижнем углу проставляются дата и регистрационный номер. Это очень важная информация, которая обязательно должна отражаться на самом документе.

Входящая корреспонденция подразделяется на внутреннюю и внешнюю. Она может поступать в виде таких документов, как:

• Объяснительные и служебные записки.
• Распоряжения.
• Заявления.
• Письма.
• Телеграммы.
• Различные справки.

Исполнителем называют сотрудника, который поставлен руководством для решения вопросов, прописанных в документах. Корреспондент – это отправитель письма, то есть автор документа. Должны быть прописаны его инициалы.

Если корреспондентом является юридическое лицо, указывается название организации (в обязательном порядке).

Дополнительные графы

Отметка об исполнении и резолюция считаются наиболее распространенными графами, которые могут быть дополнительно внесены в журнал регистрации входящих писем.

Руководитель рассматривает входящий документ, а потом пишет на нем резолюцию. Это административная надпись для исполнителя, которая говорит о том, что необходимо сделать, то есть даются дальнейшие указания. Резолюция прописывается на документе и полностью переписывается в регистрационный журнал. По ней можно контролировать исполнение поручения руководства компании.

Отметкой об исполнении является конечный результат работы с конкретным единственным документом. Обычно пишется просто слово «Выполнено», но лучше расписывать информацию более подробно, чтобы потом избежать каких-то недочетов и спорных моментов. Эксперты советуют включать в журнал дату резолюции, которая поможет проследить за тем, насколько затянулось принятие решения об исполнении указанного документа.

В некоторых случаях в журнал регистрации входящих документов включают следующие графы:

• Количество листов документа и метод его доставки.
• Номер дела.
• Примечание (одно или несколько).

Правила заполнения журнала

Еще до начала фиксации входящей корреспонденции потребуется указать на титульном листе наименование организации и дату открытия журнала. На последующих страницах размещается информация о лицах, которые ответственны за принятие писем и иных документов:

• ФИО, занимаемая должность.
• Период работы.
• Подпись.

Непосредственная регистрация документов начинается только с четвертой страницы журнала. Еще до начала работы необходимо его пронумеровать. Нумерация должна быть сквозной и начинаться каждый год. При этом журнал новый не заводится, записи можно продолжать в старом. Срок хранения документа не должен превышать пять лет. А вот прошивать его необязательно. К документам строгой отчетности эта книга не имеет никакого отношения.

Еще в день поступления в организацию журнал должен быть зарегистрирован. Это делается один раз. Документу присваивается уникальный номер. Число и наименование столбцов зависит исключительно от специфики организации и порядка делопроизводства.

Что касается нерегистрируемой корреспонденции (поздравительные телеграммы, буклеты и рекламные листовки), то она просто заносится в инструкцию и утверждается приказом. Журнал для ее регистрации не требуется.

ru-act.com

---

Смотрите также

• 
  Журнал спич
• 
  Магнум журнал
• 
  Журнал магнум
• 
  Деловые журналы
• 
  Журнал философия
• 
  Журнал слово
• 
  Родители журнал
• 
  Mad журнал
• 
  Журнал эбони
• 
  Журнал пэо
• 
  Сахар журнал