Оформление журнала регистрации трудовых договоров. Журнал регистрации договоров

Журнал регистрации трудовых договоров - образец

На предприятии, где есть штат сотрудников, должен осуществляться кадровый документооборот. Составляет и заполняет, а также регистрирует документы специалист отдела кадров.

Наравне с учетом трудовых книжек сотрудников необходимо вести учет трудовых договоров с работниками предприятия или организации.

Учет трудовых договоров осуществляется путем регистрации их номеров в специально заведенном журнале.

Преимущества ведения журнала регистрации трудовых договоров

Хотя ведение такого журнала не является обязательным, а сам он не включен в перечень постановления Росархива от 06.09.2000 года, документ в первую очередь удобен для самого предприятия.

Он позволяет в случае любой спорной ситуации быстро и просто найти нужные сведения о сотруднике.

Если сотрудник был уволен и обратился в суд, то организация сможет оперативно предоставить сведения о трудовом договоре, чем заработает дополнительные баллы в пользу своей репутации.

Нередко уволенные сотрудники обращаются в отдел кадров за справкой, подтверждающей их предыдущее место работы. Благодаря журналу регистрации трудовых договоров найти эту информацию также можно будет быстро.

Журнал регистрации позволяет установить точное количество заключенных с сотрудниками договоров, проводить мониторинг их выполнения, исключает возможность вписывания договора с более поздним сроком.

Ведение такого журнала позволяет защитить интересы обеих сторон — сотрудника и работодателя.

Форма журнала

В отличие от журнала учета трудовых книжек, ведение которого является обязательным, законом не установлена единая форма ведения журнала регистрации трудовых договоров.

Каждый кадровый работник, ответственный за это, может вести журнал так, как удобно ему, опираясь на стандартную форму. Можно добавлять нужные колонки или объединять их.

Для учета можно завести книгу или журнал в твердой обложке. Его оформление и ведение регламентируется общими правилами делопроизводства: все страницы нужно пронумеровать, прошить, а на титульном листе должно быть название журнала.

На заднем листе ставится пломба после прошивки всех листов, которая скрепляется печатью и подписью руководителя.

На титульном листе помимо названия предприятия необходимо указать дату начала ведения и окончания журнала, а также выделить отдельный лист в книге для указания ответственных за его ведение сотрудников.

Для них же можно прикрепить образец заполнения журнала. На этот лист вносят также информацию о номере и дате приказа, которым назначен ответственный сотрудник.

Скачать образец журнала регистрации трудовых договоров

Здесь вы можете скачать образец журнала в формате xls.

Какие сведения вносят в журнал?

Информация в журнал вносится на усмотрение руководства организации. Все же есть общепринятая форма заполнения, которая включает 11 колонок на правом и левом разворотах листа.

Эти колонки содержат сведения:

• под каким порядковым номером записан договор;
• дата заключения иномер трудового договора;
• ФИО работника;
• должность сотрудника;
• дата ознакомления с приказом или выдачи экземпляра договора на руки сотруднику;
• внесенные изменения в договор;
• сведения о расторжении договора;
• причина, по которой работодатель прекратил производственные отношения с сотрудником;
• примечания.

При необходимости колонки можно объединять или разбивать. Номер самого трудового договора будет состоять из двух чисел, которые указываются через дробь. Первая часть дробного числа – это порядковый номер, а вторая часть – это год, в который договор был заключен, к примеру, 35/15.

Изменение порядка нумерации с началом нового года происходит на усмотрение руководства – продолжается нумерация или начинается сначала.

В колонке №1 всегда указывается порядковый номер документа так, как он идет по журналу, а номер договора необходимо указывать в колонке №3.

Если предусмотрено дополнительное соглашение, то информацию о нем можно вписывать в колонку №3, разделив ее на две графы соответственно, или в колонку №10.

Одновременно с бумажным вариантом журнала на многих предприятиях ведут и электронный вариант. Принцип заполнения в нем такой же, а создавать таблицу лучше всего в книге MS Excel.

Как вносить изменения в журнал правильно

Иногда сотрудник отдела кадров при ведении журнала допускает существенные ошибки. В этом случае необходимо прекратить внесение сведений о трудовых договорах и закрыть журнал раньше срока.

Об этом необходимо поставить отметку на последней странице, указав причину закрытия журнала.

В процессе трудовых отношений сотрудника и работодателя могут происходить разные изменения: могут измениться условия работы или сотрудника переведут на другую должность.

В таком случае к основному трудовому договору добавляют дополнительное соглашение, а в нем указывают всю новую информацию. Номер и дату соглашения также вносят в журнал регистрации трудовых договоров.

blog.ksio.ru

Журнал регистрации трудовых договоров - образец, срок хранения, нужен ли

Прием сотрудника на работу фиксируется трудовым договором, при необходимости внести в него изменения стороны составляют дополнительное соглашение.

Если учесть, что численность персонала организации может быть весьма немалой, то вопрос упорядочивания ведения документации более чем актуален. Специально для такой цели и создан журнал регистрации трудовых договоров.

Что это такое

Журналом регистрации трудовых договоров именуется документ, предназначающийся для фиксации всех оформленных в организации с работниками договоров и добавочных соглашений, с подтверждением точного срока заключения, дополнения и возможного расторжения.

Данный журнал не относится к категории документов обязательных, каковые необходимо вести в процессе кадрового делопроизводства.

Но вместе с этим, учитывая разнообразность трудовых правоотношений и различные особенности в движении штатных единиц, ведение его целесообразно для осуществления контроля над всеми правоотношениями, возникающими в пределах организации.

Регистрационной формой данного документа может являться обычная тетрадь, разлинованная на необходимые графы. Можно использовать готовый покупной журнал, в котором все уже размечено, и остается только заносить нужные сведения.

При склонности к компьютеризации ведения дел допускается ведение журнала в электронном формате. Наиболее удобно для такой цели использовать программу MS Excel.

Преимущества электронного журнала в удобстве поиска нужной информации, уменьшении временных затрат на заполнение, упрощение выдачи справок и выписок, которые допустимо просто распечатать.

Нужен ли

Некоторые кадровые работники сомневаются в надобности ведения журнала для регистрации, поскольку ответственности за его отсутствие не предусматривается. В этом случае следует подробно выяснить, в чем же именно целесообразность данного документа.

Журнал регистрации фиксирует все данные о трудовых документах – записывается точная дата создания, факт получения или отправки, внесения дополнительных изменений, момента расторжения.

Благодаря этому сведения ни об одном документе не утеряются, что вполне вероятно при больших объемах документооборота.

Если сам документ по каким-либо причинам отсутствует, то сведения о нем сохраняются в журнале. В случае судебных тяжб журнал может быть отличным доказательством по делу, как для работника, так и для работодателя.

Удобство использования журнала регистраций в том, что в нем хранится информация о многих документах, хранящихся в архиве, и если возникает необходимость в получении данных уже архивного договора или соглашения, то не понадобится перебирать кучу бумажек.

Журнал может пригодиться при выдаче справки работнику, чтобы он мог подтвердить свое предыдущее трудоустройство будущему работодателю.

Практическая целесообразность ведения журнала в укреплении позиций работодателя при возникновении трудовых споров.

Если факт заключения или расторжения договора не может быть подтвержден официально, то все сомнения будут истолкованы в пользу работника, выступающего истцом.

Вместе с тем законодательство не обязует заводить подобный журнал в отличие от, к примеру, журнала учета трудовых книжек. Поэтому форма ведения, как и сам факт, полностью на усмотрении руководителя организации.

Но если рассмотреть преимущества ведения на практике, то можно выделить такие моменты:

• обвинение от работника в ненадлежащем оформлении трудоустройства может опровергнуть запись в журнале о подписании договора;
• при помощи договора можно «вспомнить» дату заключения договора, если по какой-то причине работодатель утерял свой экземпляр, но ему требуется отправить уведомлении о завершении срока срочного договора;
• отметка в журнале может подтвердить, что уведомление работника произошло в положенный срок;
• если требуется доказать наличие дополнительного соглашения, то это также можно сделать посредством журнала;
• при помощи зафиксированных в журнале сведений удобно составлять статистическую отчетность, требуемую иногда в кадровой деятельности;
• благодаря отсутствию надобности перебирать пачки документации, экономится время сотрудников и оптимизируется рабочий процесс.

Кто занимается ведением

Процедура ведения журнала регистрации относится к компетенции сотрудника кадровой службы, либо таковую может осуществлять менеджер по персоналу. Как правило, журнал ведет лицо, которое осуществляет кадровую работу.

При содействии отображенных в журнале сведений кадровый сотрудник может быстро выдать справку о приеме на работу либо увольнении работника, кроме того благодаря строгой фиксации легко проследить перемещение работника за весь период его деятельности в организации.

Если говорить о существующем практическом применении, то в большинстве случаев при ревизии контролирующими органами деятельности организации, вместе с другой документацией может быть востребован журнал регистрации трудовых договоров.

Это способствует доказательству существования трудовых взаимоотношений с конкретным работником. В спорных обстоятельствах журнал делается веским аргументом того, что все права работника соблюдены в соответствии с требованиями закона.

Как заполнить, образец

Требования к журналу регистраций стандартны и соответствуют правилам делопроизводства. Внешний вид журнала выглядит примерно так:

• плотная твердая обложка, что необходимо по причине длительного хранения документа;
• наличие на титульном листе полного наименования организации, названия журнала, даты его начала и обязательно — окончания;
• последовательная нумерация всех страниц, включая пустые;
• наличие в журнале сведений об ответственном лице, с указанием Ф.И.О., должности, периода времени ответственности и основания для полномочного ведения журнала.

Что касается непосредственно ведения журнала, то здесь четкие стандарты отсутствуют, организация может сама разработать форму регистрации документов и определить какие данные необходимо фиксировать.

В основном используется форма, при которой документ включает такие графы как:

• порядковый номер внесения регистрационной записи;
• непосредственная дата принятия конкретного документа;
• номер заключенного трудового договора. Можно здесь же добавлять сведения о принимаемых дополнительных соглашениях, но разрешается для фиксации вносимых изменений использовать отдельную колонку;
• фамилия, имя и отчество работника, с которым договор или соглашение оформлены;
• должность сотрудника, согласно заверяющему приказу;
• подпись сотрудника, ответственного за ведение журнала и внесшего запись;
• комментарии, здесь могут записываться любые сведения, представляющие важность касательно трудовой деятельности работника.

Весьма часто встречается такое явление, когда неопытный кадровый сотрудник в первую графу вносит номера трудовых договоров, а не учетный номер, отображающий последовательность регистрации. В такой ситуации требуется досрочное прекращение журнала, если он уже заполнен частично.

При этом на конечной странице журнала производится надпись от руки «Закрыт досрочно по причине ошибочного ведения (в графу порядковых номеров вписаны номера договоров)». О закрытии журнала надлежит известить руководство и начать ведение нового журнала регистраций.

Заполнение журнала регистраций никак не регламентируется, но существует некоторые особенности его ведения, обеспечивающие большее удобство использования в последующем:

• располагая на втором листе журнала информацию об ответственных лицах, целесообразно оформить это в виде таблицы. Поскольку ответственный сотрудник может сменяться на протяжении ведения журнала, то  таблица более наглядно поможет установить данные ответственного лица, его штатную должность, период его деятельности, основание для назначения и наличие подписи;
• графу о дате/окончании действия договора целесообразнее разбить на две соответственно, поскольку в некоторых случаях договор может быть продлен или расторгнут досрочно;
• желательно вести отдельную графу для договоров и отдельную – для соглашений, поскольку количество соглашений к одному договору не ограничено.

Внесение изменений

При ошибочном ведении журнал требует досрочного закрытия. При этом данное действие должно быть подтверждено соответствующим приказом или распоряжением.

Что касательно вносимых в журнал изменений, то таковые могут иметь самый различный характер:

• перевод работника на иную должность;
• отстранение от выполнения служебных обязанностей;
• смена работодателя;
• изменение названия организации;
• перемена трудовых условий.

Как правило, изменения не вносятся в трудовой договор, а оформляются посредством принятия дополнительных соглашений.

Можно вести в журнале отдельную графу, которая кратко обрисовывает суть дополнительного соглашения, но так как количество оных может быть достаточно велико, то на крупных предприятиях часто заводиться отдельный журнал для фиксации дополнительных соглашений. Правила его ведения аналогичны описанным.

Отметить следует и особенности ведения журнала в электронном виде. В случае несоответствия записей на электронных и бумажных носителях, приоритет получают последние.

Срок хранения журнала регистрации трудовых договоров

При закрытии журнала по причине окончания его на конечной странице выполняется надпись, что журнал регистраций закрыт, опечатан и передан на архивное хранение.

При этом указывается следующая информация:

• указание конечной даты, что является непременным условием;
• численность заполненных страниц в целом;
• число зафиксированных документов;
• фамилия и должность ответственного за ведение лица;
• основание для назначения ответственного лица – приказ, распоряжение или решение с указанием номера и даты.

Допускается вести журнал регистраций по годам, ежегодно начиная новый, однако если регистрируемых документов немного, то допускается фиксация таковых в одном и том же журнале. Перед сдачей в архивный отдел журнал обязательно следует прошить, а затем опломбировать.

Поскольку процесс ведения журнала регистраций строго не регламентирован, то и срока хранения такого документа в законе не определено.

Следует руководствоваться требованиями ФАС и Перечнем типовых управленческих документов. Согласно этим положения хранить журнал регистраций трудовых договоров следует на протяжении семидесяти пяти лет.

Как утверждать

Поскольку журнал регистрации трудовых договоров является частью кадровой деятельности, то все нюансы его ведения должны быть согласованы с руководством. Так начало ведения журнала должно быть определено специальным приказом руководящего лица.

Приказ или распоряжение могут иметь произвольную форму, но желательно чтобы были предусмотрены различные ситуации и порядок ведения документа.

Так начала ведения журнала может быть обусловлено Положением о регистрации трудовых договоров, которое будет содержать следующую информацию:

1. Наименование организации и ее местонахождение.
2. Ф.И.О. руководителя или работодателя, его реквизиты и распоряжение его об утверждении положения.
3. Общие положения, касающиеся ведения журнала в соответствии с трудовым законодательством и расшифровкой применяемых терминов.
4. Порядок проведения регистраций, здесь может быть отражено в какой форме следует вести журнал и какие графы должны обязательно наличествовать. Также здесь обозначается сокращенное обозначение отдельных понятий.
5. Ответственность руководства отдела кадров и ответственного сотрудника за регистрацию трудовых договоров.
6. Подпись лица, издавшего распоряжение с расшифровкой, указанием должности и печатью.

Издается приказ об утверждении журнала регистраций трудовых договоров также как и все иные приказы руководства, и точно также фиксируется.

В случае досрочного закрытия, окончания, открытия нового журнала желательно подтвердить это соответствующими распоряжениями.

Вести или не вести журнал регистраций трудовых договоров зависит только от самого работодателя. Но лучше не пренебрегать столь удобным вариантом ведения отчетности, поскольку именно данный документ лучшим образом подтверждает правомерность действий работодателя по отношению к работнику и оптимизирует деятельность кадровых работников.

Видео: Кто подписывает трудовой договор. Ошибки кадровиков и их последствия

vkadry.com

кто ведет и как заполнить?

Движение любого документа на предприятии должно подлежать регистрации. Регистрация представляет собой внесение учетных данных определенной формы в специально предназначенную книгу, которая называется журналом регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений. Учитываются создание, отправка и принятие документа.

Состав и расположение реквизитов в журнале не нормированы официальной документацией – эти данные вносятся работодателем самостоятельно. Внутренние документы здесь также можно классифицировать по группам, чтобы в дальнейшем запись было удобнее найти.

Обязательно ли вести и для чего нужен?

Учету в обязательном порядке подлежат лишь трудовые книжки, дополнительные соглашения регистрируются на усмотрение работодателя. Однако есть несколько причин относиться к журналу регистрации трудовых договоров внимательно:

1. Служба ГИТ (труда и занятости), производя проверку, обязательно интересуется наличием этого журнала.
2. Существуют общие правила ведения документооборота, которые гласят, что регистрации должен подлежать любой документ.
3. Журнал учета трудовых договоров включен в Перечень типовых управленческих документов.
4. Небрежное отношение к регистрации договоров со стороны кадрового специалиста грозит возникновением неприятностей и разногласий с контролирующими органами.

Кадровому специалисту нужно понимать, что ведение такой книги учета – вовсе не каприз руководителя и не пустая трата времени. Может быть множество ситуаций, в которых журнал регистрации трудовых договоров будет полезен.

Например, если конфликт работодателя с уволенным работником выльется в обращение последнего с иском в суд, наличие журнала регистрации заранее настроит судью в пользу компании.

Другая ситуация – если к кадровому работнику обращается бывший сотрудник фирмы с просьбой выдать справку о предыдущем месте работы. Если книга учета на предприятии присутствует, сделать это не составит труда.

В любом случае хранить один журнал куда проще, чем огромную стопку документов, которые к тому же часто перемешаны, что делает поиск необходимой бумаги долгой и весьма изнурительной процедурой.

Графы, трудности с нумерацией

Журнал регистрации трудовых договоров образец скачать бесплатно можно тут.

Граф всего может быть одиннадцать или двенадцать:

1. Порядковый номер записи.
2. Дата заключения трудового договора
3. Дата расторжения
4. ФИО регистрируемого сотрудника.
5. Должность
6. Структурное подразделение, где трудится сотрудник.
7. Дата заключения трудового договора прописью
8. Дата расторжения трудового договора прописью.
9. Указывается, основной работой является для сотрудника работа на предприятии или он трудится здесь по совместительству.
10. Сведения о дополнительных соглашениях.
11. Примечания.

Часто с целью экономии места графы могут быть объединены. Чаще всего объединяют графы 2 и 3, а также 7 и 8.

Практически у всех кадровых специалистов при ведении журнала учета возникают проблемы с нумерацией дополнительных соглашений. Графа 1 предполагает внесение порядкового номера записи, а куда вносить порядковый номер договора непонятно. Отметки об этом можно ставить в графе 10, предусмотренной специально для сведений о дополнительных соглашениях, однако, «бегать» глазами через весь лист очень неудобно.

Эта проблема решается простым добавлением графы, которая может быть разделена на два столбца, в одном из которых регистрируются дополнительные соглашения, в другом – договора. Стоит напомнить, что книга учета не относится к документации со строгой формой, поэтому нарушением такая разлиновка не станет.

Как заполнить?

Журнал регистрации трудовых договоров должен вестись на предприятии в двух видах: электронном и бумажном.

Документ бумажного вида должен быть прошит, пронумерован и обязательно заверен руководителем организации. При регистрации трудового договора в графы вносятся все сведения, после чего журнал дается на подпись сотруднику. Для регистрации сотрудников, работающих по контракту, лучше завести отдельную графу. Важно уделить внимание заполнению последней страницы: здесь указывается дата закрытия журнала, дата сдачи его в архив. Он может быть закрыт и досрочно — в том случае, если кадровый работник обнаружил ошибки в заполнении, сразу происходит списание его в архив с указанием причины.

Электронный формат дублирует бумажную форму. Он куда удобнее для поиска необходимой записи и ввода типовой информации. Электронный журнал представляет собой чаще всего лист Excel или Word (что менее распространенно).

Но у такого формата есть и минус – личную подпись здесь не поставишь, поэтому приходится вести журнал учета трудовых договоров сразу в двух видах.

Наиболее частая ошибка, которую допускают кадровые специалисты при заполнении – это проставление в графе 1 (порядковый номер записи) номера договора. Кроме того, типичной ошибкой является дублирование даты заключения и расторжения договора цифрами в графах 7 и 8.

Внесение изменений

Внести изменения в журнал учета трудовых контрактов невозможно независимо от того, электронного формата он или бумажного. В программе должна быть предусмотрена невозможность изменения номеров, чтобы предупредить махинации со стороны кадрового работника.

В бумажный документ также изменения вносить нельзя. Если допущена ошибка, необходимо досрочно закрыть журнал, доложить начальству и открыть новый. В таком случае нарушения не будет.

Ведение журнала регистрации трудовых договоров вовсе не обязательно, но достаточно удобно так, как позволяет быстро найти любую информацию и избавляет от необходимости хранить кипы документов. Наличие такого документа в компании – признак порядка и организации.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас: +7 (499) 703-45-38 (Москва)+7 (812) 627-13-61 (Санкт-Петербург) Это быстро и бесплатно!

101million.com

Регистрация договоров в организации

Статьи по теме

Регистрация, упорядочение, обеспечение быстрого доступа, сохранность подлинных экземпляров договоров — основные задачи делопроизводителя. С чего начать?

Из статьи вы узнаете:

Журнал регистрации договоров в организации

Законодательство не содержит жестких требований к порядку учета, хранения и систематизации договорных документов в коммерческих организациях. Т.е. эти вопросы собственник компании решает самостоятельно, исходя из своей ситуации и потребности. Разумеется, если штат компании состоит из нескольких человек, а количество заключаемых соглашений небольшое, то необходимости в создании системы их учета и регистрации нет. Достаточно хранить их в отдельной папке в хронологическом порядке. В ситуации же, когда заключением, сопровождением и исполнением соглашений занимается большое количество сотрудников и порой из разных подразделений, то необходима удобная система их упорядочения.

Вступление договора в силу не зависит от факта его регистрации в организации, являющейся стороной. Согласно ст. 433 Г РФ договор признается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта. На практике такой акцепт оформляется подписанием документа уполномоченным на это лицом и проставлением печати организации (если она используется юридическом лицом).

Справка

Однако регистрация договоров, заключаемых организацией, выполняет другие важные функции:

1. учет заключаемых соглашений
2. обеспечение сохранности подлинных документов (как самих договоров, так и приложений к ним, дополнительных соглашений и, возможно, переписки, имеющей отношение к исполнению обязательств по нему)
3. обеспечение легкого доступа к документам и иные функции.

Регистрация договоров в организации может происходить в нескольких вариантах. Так называемый централизованный учет предполагает, что существует единый на всю организацию ресурс учета договоров, которым занимается либо один специалист, либо группа сотрудников. Однако компании может быть удобнее использовать и  децентрализованный подход – когда учетом и хранением договорных документов занимается тот отдел, который соглашение заключил и сопровождает.

Выбор той или иной системы учета зависит исключительно от порядка документооборота каждой конкретной организации. Компания выбирает тот способ, который ей наиболее удобен.

Кто именно занимается регистрацией – вопрос также решается в каждой компании по-своему. Это может быть отдельный сотрудник – делопроизводитель, секретарь, сотрудник канцелярии. Учет и систематизацию может вести юридический отдел или юрист, договорные документы могут храниться и учитываться в бухгалтерии. Также учет может быть организован в специальном договорном отделе. Все эти нюансы определяются в зависимости от специфики юридического лица – от сферы его деятельности, от количества клиентов, от потока заключаемых соглашений, от штатного количества персонала фирмы и даже от разнообразия видов заключаемых сделок. Причем регистрация договоров в организации может быть закреплена во внутренних документах предприятия, а может складываться из ее обычаев.

В зависимости от вида договора учитываться он может по-разному. Кадровые – трудовые и гражданско-правовые соглашения с работниками на определенный вид выполняемой работы – регистрируются в кадровой службе. Иные гражданско-правовые договоры, из которых возникают права и обязанности организации в целом, - регистрируются отдельно. Такие виды соглашений еще называют хозяйственными.

Самостоятельному учету могут подвергаться контракты, заключенные по результатам конкурса, или иные виды соглашений.

Читайте также:

Регистрация договоров в организации образец

Регистрация договоров, заключаемых организацией, производится в специальном журнале. Утвержденной формы такого журнала нет, здесь компания решает самостоятельно, какие идентифицирующие признаки документа следует заносить в журнал регистрации договоров в организации для собственного удобства. Но, как правило, все журналы содержат ряд одинаковых граф:

номер договора

наименование контрагента, с которым заключено соглашение

срок его действия.

Если организации важны сведения о сотруднике, сопровождающем сделку, о лице, подписавшем документ, о месте хранения подлинного экземпляра, о перечне имеющихся приложений к нему, то соответствующие графы включаются в журнал регистрации договоров в организации.

По порядку заполнения журнала следует учитывать ряд моментов. Т.к. регистрации подлежит документ в каждой из организаций-контрагентов, то и каждая из сторон присваивает документу свой номер. В результате договор может содержать сложный номер с цифрами через дробь, при этом числиться в организации каждой из сторон под собственным номером, являющимся частью составного.

Дата, стоящая после слова «договор» или «соглашение», не всегда является датой его заключения. Как уже упоминалось, в соответствии с ГК РФ договор считается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта. Поэтому, как правило, указанная дата – это дата составления документа. Она не всегда (а зачастую редко) совпадает с датой заключения договора, особенно если контрагенты находятся в разных городах и обмен документами происходит обычной почтовой или курьерской связью. Но для удобства идентификации в журнал регистрации договоров в организации вполне допустимо указывать именно дату составления документа.

Вид договора, как правило, указывается в соответствии с классификацией по ГК РФ. Однако следует иметь в виду, что законодательство допускает заключение не предусмотренных ГК РФ сделок, а также смешанных соглашений. Поэтому в журнал целесообразнее вносить вид договора в соответствии с его сутью.

Самый простой и распространенный журнал регистрации договоров в организации может выглядеть так: 

№ п/п

Регистрационный номер

Вид договора

Дата договора

Наименование контрагента

Предмет договора

Срок действия договора

Ответственное подразделение

Наличие приложений

Таким образом, компания сама определяет, как будет организована регистрация договоров в организации, образец же журнала можно разработать силами своих сотрудников, а можно взять за основу составленный в других организациях.

С распространением электронного документооборота журнал регистрации договоров в организации вполне допустимо вести и в электронном виде. Кроме того, в журнал можно включить также информацию о том, заключался ли договор путем подписания единого документа или путем обмена электронными сообщениями, что законодательство допускает при соблюдении определенных условий.

Читайте также:

www.sekretariat.ru

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Согласно постановлению Росархива от 2000 года, существует перечень архивных бумаг, которые подлежат учету и трудовые договора включены в него. На практике работодатели проводят регистрационную процедуру в специальном сводном документе — журнале регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений, образец которого можно скачать ниже. 

Указанное постановление не обязует организации относительно формы учета документации, то есть учреждения вправе самостоятельно выбирать наиболее приемлемый вариант.

Важно: журнал в отличие от книги необходимо прошивать и пломбировать, однако книга должна храниться на предприятии 75 лет.

Следующее преимущество журнала регистрации – это быстрый доступ к необходимой информации, к примеру, если возникает необходимость подать какие-то сведения судебным инстанциями в связи с иском бывшего работника.

Кроме того регистрационный журнал оптимизирует документооборот в отношении учета трудовых договоров и соглашений, что дает без проблем решать внутренние дела организации.

Журнал в сегодняшнее время доступно приобрести уже полностью готовым к использованию, при этом существуют примечания для дополнительной информации.

Также регистрации подлежат и иные кадровые документы. Скачать образец журнала регистрации:

Как заполнять журнал регистрации договоров и соглашений трудового типа

Правильное выполнение нумерации записей в регистрационном журнале играет важную роль в ведении документа, чтобы при ее проставлении не возникало проблем необходимо соблюдать определенные правила:

• В «Пункте по порядку» необходимо ставить порядковое число трудового договора в журнале, какая по счету запись, а не номер, указанный на контракте, для которого существует индивидуальная полоса;

Важно: внесение в данную графу номера соглашения является самой распространенной ошибкой.

• В графе 3 указывается исключительно порядковое число основного трудового договора, а вот уже номер дополнительного соглашения пишется в графе N10.

При заполнении журнала не обязательно придерживаться строгих правил в соответствии с его формированием, например, графу 3 с номером договора можно разделить на две части и указывать одновременно номер основного трудового договора и дополнительного соглашения или нескольких, это даст возможность в полной мере применять информацию о той или иной документации.

Важно: журнал формируется согласно общим правилам, принятым в российском делопроизводстве, и является основой для регистрации документов.

Его оформление не имеет никаких сложностей, необходимо только учитывать определенные нюансы.

Обложка журнала регистрации должна состоять из жесткого или полужесткого материала, это обеспечит ей долговечность.

• Бумагу для листов лучше применять офисную проклеенную с плотностью не менее 60 граммов на кв. метр.
• Титульный лист должен нести информацию о наименовании организации, названии самого документа с датой начала и конца ведения документа.
• Нумерация страниц выполняется перед началом применения.
• Первая страница остается не тронутой или применяется для образца заполнения документа в дальнейшем.
• Вторая страница содержит данные людей, которые имеют отношение к заполнению журнала:
• ФИО и личные данные;
• Номер;
• Период;
• Должности;
• Основание – приказ;
• Ставиться их подпись.
• Далее на каждом развороте документа указываются данные сотрудников:
• Порядковый номер записи;
• Номер трудового договора и дополнительных соглашений к нему;
• Необходимые данные и должность;
• Данные об образовании;
• Структурное подразделение;
• Даты заключения и расторжения соглашений;
• Информация о качестве выполняемой работы.
• Последняя страница регистрационного журнала несет сведения о периоде закрытия, прошивания, опечатывания и сдачи в архив.

Важно: дата указывается прописью, также указывается перечень контрактов и соглашений, относительно которых были сделаны записи, количество исписанных страниц, личные данные и подпись сотрудника выполнившего заполнение.

Если в журнале регистрации была допущена ошибка, его необходимо досрочно закрывать, при этом на последней странице необходимо написать, что закрытие было досрочное из-за допущенной ошибки, за это штрафов не будет.

Образец оформления

Образец журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений — скачать.

rabotnika.ru

---

Смотрите также

• 
  Журнал охрана труда
• 
  Живой журнал чувашии
• 
  Лайф журнал хазин
• 
  Статьи из журналов
• 
  Кавполит серый журнал
• 
  Торт деко журнал
• 
  Электронный журнал приморья
• 
  Плюхин живой журнал
• 
  Rolling stones журнал
• 
  Журнал мамино солнышко
• 
  Журнал классная девчонка