Журнал учета печатей и штампов организации. Журнал учета печатей

Журнал учета печатей и штампов организации

Журнал учета печатей и штампов организации - применяется для  учета поступления, выдачи, возврата и уничтожения печатей и штампов организации с проставлением их оттисков.

Вид основного раздела журнала:

Утвержденной законом формы Журнала учета печатей и штампов нет, организация вправе разработать ее самостоятельно в произвольной форме и определить какие графы включить в журнал.

Журнал учета печатей и штампов ведется по правилам ведения документов строгой отчетности и хранится в несгораемом шкафу (сейфе). Листы журнала нумеруются, журнал прошнуровывается, скрепляется печатью и подписью руководителя организации. Журнал находится у работника, ответственного за учет и сохранность печатей и штампов, назначенного приказом руководителя организации.

Срок хранения Журнала учета печатей и штампов установлен ст. 775 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Министерством культуры Российской Федерации 25.08.2010г.), - постоянно.

Важно знать! Изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов обеспечивает лицо, назначенное приказом (распоряжением) руководителя организации. В случае его увольнения приказ переиздается.

Ответственность за использование и хранение печатей и штампов, после выдачи их структурным подразделениям, возлагается приказом (распоряжением) руководителя на работников, получивших такие печати и штампы.  Выдача печатей и штампов осуществляется под расписку в журнале работникам, персонально ответственным за их использование Замена и приобретение печатей (штампов) производятся на основании приказа (распоряжения) руководителя по представлению руководителей структурных подразделений организации.

Для изготовления печатей и штампов оформляется заказ в фирму, изготавливающую печати и штампы. Эту информацию также заносят в журнал.

Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи (сдачи) либо замены (уничтожения). Печати (штампы), подлежащие замене, уничтожаются.

Уничтожение печатей и штампов

Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается приказом руководителя организации. Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования. Изделия из каучука, резины, полимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями. 

Об уничтожении печатей и штампов составляется Акт об уничтожении печати, который утверждается руководителем. Отметка об уничтожении печатей (штампов) делается в графе 8, с проставлением номера и даты акта.

В акте должны быть указаны: 

• время и место уничтожения; 
• состав комиссии; 
• основание уничтожения печатей и штампов; 
• наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов; 
• способ уничтожения; 
• заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования; 
• подписи членов комиссии. 

Акты хранятся вместе с журналом учета.

Какие требования предъявляются к журналам учета, и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

ВАЖНО: Журнал учета печатей и штампов организации НЕ прошнурован, а лишь подготовлен для шнуровки: журнал имеет сквозные отверстия и надпись-заверитель на последней странице журнала.

www.hr-ok.ru

Журнал учета печатей и штампов

Статьи по теме

Какую форму должен иметь журнал учета печатей и штампов организации, и как его правильно заполнять, читайте в материалах этой статьи.

Из статьи вы узнаете:

На предприятии может быть только одна основная печать и любое количество вспомогательных. Вспомогательная повторяет оттиск основной и имеет дополнительную надпись с указанием отдела, в котором она будет использоваться. Например: "Бухгалтерия" или "Отдел кадров" и т.д.

Основное назначение штампов – заменять часто повторяющуюся рукописную надпись на документах, например, название организации, адрес, реквизиты и т.д. Количество штампов в организации может быть любым.

Порядок хранения печатей и штампов

Основная печать фирмы хранится в сейфе начальника организационного отдела. В случае его длительного отсутствия, она может выдаваться другим сотрудникам под расписку. Иногда возникает необходимость использовать оттиск в выходные дни или за пределами организации. В таких случаях он также выдается под расписку.

Все остальные вспомогательные штемпельные изделия хранятся у тех сотрудников, которые используют их в своей повседневной работе и несут ответственность за их сохранность. Вспомогательные печати могут хранится в закрывающемся столе.  Основная круглая печать, а также угловой штамп с адресами и реквизитами компании хранятся в сейфе, доступ к которому ограничен.

Форма журнала учета печатей и штампов;

Вместе с основной печатью хранится журнал учета печатей и штампов. Его ведет сотрудник, ответственный за их хранение. Правила ведения этого журнал являются общими для всех документов строгой отчетности. Что это значит?

Читайте по теме в электронном журнале

Это означает, что для данного вида деловых бумаг обязательным является наличие нумерации на страницах, страницы должны быть прошнурованы и скреплены сургучной печатью с подписью руководителя. Регистрация всей поступившей в организацию штемпельной продукции производится сразу же после поступления.

Справка

Кто ведёт журнал учета печатей и штампов организации

В 2017 году вопрос о том, кто на предприятии должен осуществлять учет штемпельных изделий остается не регламентированным специальными нормативно-правовыми актами. Это означает, что каждая фирма может подходить к решению данного вопроса самостоятельно с учетом особенностей и традиций делопроизводства, принятых в организации. В государственных учреждениях традиционно этим вопросом занимается служба делопроизводства.

Например, во временной инструкции по делопроизводству, принятой и используемой в Федеральной регистрационной службе, есть указание на то, что процесс изготовления штемпельных изделий для нужд учреждения происходит в централизованном порядке под руководством службы по управлению делами и делопроизводства. В эту службу руководители отделов подают заявки на изготовление штемпельной изделий и их эскизы. Сотрудники службы проверяют эскизы на соответствие ГОСТу и визируют их.

Это же управление осуществляет общий учет всех имеющихся в организации штампов. Для этого заводится специальный журнал, в котором проставляются образцы оттисков.

В самих же структурных подразделениях штемпельная продукция подлежит отдельному учету и регистрации в журнале. Все клише выдаются сотрудникам под расписку. В дальнейшем они будут использовать их в своей повседневной работе и нести персональную ответственность, как за обоснованность использования, так за сохранность. Это журнал также должен быть прошит, пронумерован и опечатан. На нем должна стоять пометка "Для служебного пользования".

Читайте также:

Журнал учета печатей и штампов: образец заполнения

N п/п	Наименование, инициатор заказа, дата поступления	Оттиск	Наименование отдела, должность и ФИО получателя	Роспись в получении, дата	Результаты ежегодной проверки наличия: оттиски и дата проверки
1	2	3	4	5	6

Продолжение 

N п/п	Наименование, инициатор заказа, дата поступления	Оттиск, возвращенных для утилизации, дата возврата	Отметка об утилизации, номер акта и дата	Примечание
1	2	7	8	9

Справка

Утрата печати или штампа

В случае утери штемпельного изделия, независимо от причины этого события, необходимо подать в правоохранительные органы заявление об утери. Если клише было похищено из офиса в результате кражи или взлома, работники полиции произведут осмотр помещения. Если клише было похищено вне офиса, например, из автомобиля, то пострадавший должен подать заявление о краже и дать объяснения следователю.

Приложение 1

Образец приказа о печати предприятия

Читайте также:

www.sekretariat.ru

образец и порядок заполнения документа

Основная деятельность юридических лиц требует наличия печатей и штампов. Их оттиски придают легитимность информации, изложенной на бумаге.

Поэтому выдавать эти предметы, имеющие большую юридическую ценность, для использования их по назначению необходимо строго под роспись и только доверенным сотрудникам. Для этого на предприятиях заводят специальный журнал учета.

Что это за документ?

Для подтверждения юридической силы документов производится постановка оттиска печати с реквизитами предприятия на подпись руководителя. Если для этих целей используются предметы с клише по одному экземпляру, то они обычно хранятся у руководства или главного бухгалтера.

В большой организации, где часто требуется использовать несколько моделей разного рода клише для штампования документов, нужно вести строгий учет, кому и когда они выданы на хранение. Таким образом можно достаточно быстро отследить, в каком подразделении находятся штампы или печати, и кто отвечает за их сохранность.

Документ, в который вносятся учетные записи о печатях и штампах, попадает под строгую отчетность.

Поэтому его оформляют по такому принципу: сшивают, нумеруют страницы, скрепляют печатью и визируют у руководителя организации. Обо всех имеющихся и поступающих клише для штампования и заверения документов вносится информация в книгу учета отдельными регистрационными записями.

Кто и когда его ведет?

В отношении вмененной обязанности или назначения конкретного должностного лица, ответственного за ведение документа, в правовой базе РФ нет четких указаний. Этот вопрос вынесен на рассмотрение внутри самих организаций. Например, в государственных учреждениях за эти действия несут повинность сотрудники службы делопроизводства.

Для назначения работника, которому будет поручено обеспечивать надлежащий контроль выдачи и хранения печатей, издается приказ. Под роспись об этом оповещается назначенный сотрудник. Обычно выбирают доверенное лицо из штата учреждения. Например, это может быть начальник организационного отдела, главный бухгалтер, служащий из секретариата, канцелярии и других служб.

Наиболее часто обязанность закрепляют за сотрудниками делопроизводства. Правила ведения учетных записей и этапы передачи штампов в подразделения излагаются в инструкции.

Порядок заполнения

• В книгу вносят учетные данные о лицах, получивших на руки печать или штамп. Это проводят с обязательным оттиском клише в отдельной графе, в строке данных о получателе.
• Каждая новая запись регистрируется при получении очередного предмета учета и при его передаче другому лицу.
• На страницах фиксируются даты выдачи и фамилии ответственных лиц, получивших под роспись учтенные предметы для штампования и заверения бумаг. За их сохранность сотрудники несут материальную ответственность.
• Не менее 1 раза в год проводится проверка состояния и наличия печатей и штампов у назначенных за хранение лиц. В основном это мероприятие объединяют с проведением инвентаризации, которая также проводится ежегодно. При этом данные в ходе проверки вносятся в журнал после последней записи. Подтверждается внесенная информация актом по результатам проверки, который может быть составлен в любой форме.

Если предметы были похищены, то назначается комиссия по расследованию данного факта. На ответственное за хранение лицо налагается дисциплинарное взыскание за утрату. По данному факту составляют акт, в котором описывают результаты расследования и решение руководства предприятия.

Что касается гербовых печатей и штампов, то эти предметы нужно хранить в надежном сейфовом оборудовании. Их использование должно быть организовано только для ограниченного круга лиц и строго в границах помещения, выделенного для хранения.

Изношенные полностью и пришедшие в негодность клише требуют уничтожения, которое должно быть проведено в соответствии с приказом руководителя организации.

Аналогичным образом утратившие назначение при смене деятельности или других изменениях печати нужно также уничтожить. Специальной комиссией назначается метод ликвидации этих предметов. После проведения данной процедуры члены комиссии составляют акт.

Акты передаются лицу, ответственному за внесение данных в журнал учета. На основании этих документов производятся пометки об уничтожении или утрате данных предметов.

znaydelo.ru

Журнал учета печатей и штампов

98

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.8. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков

 

документов..............................................................................

 

Ошибка!Закладкане определена.

3.8.1. Учет печатей и штампов ......................................................................

 

Ошибка! Закладка не определена.

3.8.2. Учет бланков документов ....................................................................

 

Ошибка! Закладка не определена.

Приложения......................................................................................................

 

 

1

Образец бланка приказа федерального органа исполнительной власти (федерального министерства)

...2

Образец бланка письма федерального органа исполнительной власти (федерального министерства)

....3

Образец бланка письма должностного лица (статс-секретаря - заместителя министра)...............................

4

Образец бланка протокола федерального органаисполнительной власти (федерального министерства)

.................................................................................................................................................................................................

 

 

 

 

 

 

 

 

5

Образец бланка приказа федерального органа исполнительной власти (федеральной службы) ................

6

Образец бланка письма федерального органа исполнительной власти (федеральной службы) .................

7

Образец бланка письма должностного лица федерального органа исполнительной власти

 

(руководителя федеральной службы) ...........................................................................................................................

 

 

8

Образец бланка приказа федерального органа исполнительной власти (федерального агентства) ...........

9

Образец бланка письма федерального органа исполнительной власти (федерального агентства) .........

10

Образец бланка письма должностного лица федерального органа исполнительной власти

 

(руководителя федерального агентства)...................................................................................................................

 

 

11

Правила оформленияреквизитов документов ........................................................................................................

 

 

12

Подготовкаиоформление проектов законодательныхактов Российской Федерации ...............................

28

Образецоформлениязаконопроекта .........................................................................................................................

 

 

33

Подготовкаиоформление проектовактов(указови распоряжений) Прези дента Российской

 

Федерации .........................................................................................................................................................................

 

 

34

Образец оформления проекта указа Президента Российской ................................................................................

 

 

 

Федерации .........................................................................................................................................................................

 

 

40

Образец оформления проекта распоряжения Президента Российской Федерации .....................................

42

Подготовкаиоформление проектовактов(постановлений, распоряжений) Правительства Российской

Федерации .........................................................................................................................................................................

 

 

43

Образецоформленияпроекта постановления Правительства Российской Федерации..............................

47

Образецоформления проекта распоряжения Правительства

 

 

...............................Российской Федерации

48

...........................................................................................Подготовкаиоформление приказов (распоряжений)

 

 

 

 

49

Образец оформления приказа федерального органа исполнительной власти ...............................................

53

Образецоформленияраспоряженияфедерального органа исполнительной власти...................................

54

Порядокоформленияпротоколовзаседаний (совещаний)

.................................................................................

 

 

 

55

Образецоформленияполного протокола .................................................................................................................

 

 

59

Образецоформлениякраткого протокола ................................................................................................................

 

 

60

Образецоформленияслужебного письма ................................................................................................................

 

 

61

Форма номенклатуры делструктурного подразделения федерального органа исполнительной власти 63

Форма номенклатуры делфедерального органа исполнительной власти.......................................................

65

Порядок заполненияграф номенклатуры делфедерального органа исполнительнойвласти ..................

66

Порядокформированияделв федеральном органе исполнительной влас ти,учета и хранения дел ......

70

Форма описидел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения ипо личному составу

 

структурного подразделения........................................................................................................................................

 

 

77

Порядоксоставленияописей делпостоянного, временного (свыше 10 лет) храненияи по личному

 

составу................................................................................................................................................................................

 

 

78

Правила оформления дел и подготовки дел кпередаче на архивное хранение ............................................

81

Форма обложкиделапостоянного и временного (свыше 10 лет)

 

хранения ..................................................

90

......................................................................................................................................Форма листа-заверителя дела

 

 

91

Форма внутренней описи документов дела.............................................................................................................

 

 

92

Форма акта о выделении куничтожению документов, не подлежащих хранению .....................................

94

Журналучета печатей и штампов ..............................................................................................................................

 

 

95

Журналы учета бланков документов .........................................................................................................................

 

 

96

studfiles.net

---

Смотрите также

• 
  Колонка в журнале
• 
  Детское чтение журнал
• 
  Как зарегистрировать журнал
• 
  Журнал новые времена
• 
  Шрифт для журнала
• 
  Ок журнал сайт
• 
  Косметик интернешнл журнал
• 
  Химическая безопасность журнал
• 
  Черный квадрат журнал
• 
  Промэнерго лидер журнал
• 
  Журнал промэнерго лидер