Сверхурочные работы: нужен ли приказ? Журнал учета сверхурочных работ

Оформление и учет сверхурочной работы

Трудовой кодекс РФ не содержит четкого порядка оформления сверхурочных работ. Поэтому в разных компаниях переработки оформляются по-разному. Я расскажу, как можно оформить привлечение к сверхурочной работе, не нарушая никаких норм.

Оформляем документы для привлечения к сверхурочной работе

1. Поскольку привлечение к сверхурочной работе — это исключительный случай, который нельзя запланировать заранее, то первым делом мы должны составить документ, который и зафиксирует эту непредвиденную ситуацию. Таким документом может быть акт, докладная или служебная записка. Разрешить привлекать сверхурочно может только руководитель компании, поскольку это связано с дополнительными расходами на оплату труда. Это разрешение выразится в резолюции руководителя на докладной записке.

2. Следующий шаг – получить письменное согласие работника. Согласие может быть оформлено как самостоятельный документ по типу заявления, а может выглядеть как приписка на уведомлении или докладной записке. Мне нравится идея с уведомлением (Образец Уведомления), поскольку такой документ выражает инициативу работодателя.

Некоторые работодатели включают в трудовой (и даже коллективный) договор норму, в соответствии с которой работник соглашается на сверхурочную работу заранее. Это противоречит закону, ведь работник каждый раз вправе соглашаться выполнять конкретную работу в определенное время, а не любую работу в любое время.

Если привлечение к сверхурочной работе происходит в случаях, когда работник не имеет права отказаться, то согласие не оформляется. Если в чрезвычайных ситуациях работник все же отказывается работать и подписывать приказ, то его можно привлечь к дисциплинарной ответственности.

3. Третий шаг – приказ (Образец Приказа). Этот вид приказа не имеет унифицированной формы, поэтому в разных компаниях может выглядеть по-разному. Главное, чтобы в приказе были указаны: работники, которые будут работать сверхурочно, количество часов дополнительной работы и основания привлечения к такой работе.

Некоторые работодатели считают, что согласие работника можно проставить прямо в приказе, при ознакомлении с ним работника. Это неправильно и некорректно. Во-первых, приказ  — это не тот документ, который запрашивает согласие, это распорядительный документ, который нужно исполнять. Во-вторых, что делать с приказом, если он уже зарегистрирован, а работник не дал своего согласия на сверхурочную работу?

Ведем учет сверхурочных часов

Статья 99 ТК РФ обязывает работодателя вести учет сверхурочной работы по каждому сотруднику. В унифицированных формах табеля сверхурочные часы предлагается отмечать буквенным кодом «С» или цифровым «04».

Пример. Бухгалтер Петрова И.И. отработала 22 апреля свои положенные 8 часов, а потом еще 2 сверхурочных (по приказу, разумеется). В табеле учета рабочего времени в этот день мы должны проставить сразу два кода: явку и сверхурочные, а по окончании месяца выделить эти часы в специальную графу. Образец табеля — Табель.

Мы разобрали, как указываются сверхурочные часы в табеле. А как они учитываются в течение рабочего года? Здесь тоже полная свобода выбора. Если компания маленькая и сверхурочных часов мало, то фиксировать их достаточно в бухгалтерской программе. В ней искать не так сложно, по каждому работнику можно просмотреть  данные о рабочем времени.

А вот если численность большая, и «переработка» в порядке вещей, то рациональнее завести целый журнал учета сверхурочных часов. Так удобнее следить, чтобы общее количество сверхурочных часов не превысило 120 за год. В журнале можно отмечать также, каким образом компенсирована переработка — деньгами или дополнительным отдыхом.

Кстати, возможность выбрать, каким способом получить компенсацию, закон предоставляет работнику (статья 152 ТК РФ). Выбранный работником вариант компенсации целесообразно сразу указать в приказе о привлечении к сверхурочной работе.

Если работник выбрал отдых, то сверхурочная работа оплачивается в одинарном размере, а работнику предоставляются именно часы отдыха (их количество равно количеству сверхурочных часов), а не весь день. Законодательство не обязывает работодателя предоставлять дополнительный отдых в удобное для работника время, предлагая сторонам договариваться о времени отдыха взамен сверхурочно отработанных часов. Эти часы отдыха не оплачиваются. А вот как отразить их в табеле – загвоздка. Дело в том, что в унифицированной форме предусмотрен только код для дополнительного выходного дня без сохранения зарплаты («НВ» или «28»). А для часов такого кода нет.

Вообще-то, Трудовой кодекс предлагает работодателю прописать в локальном акте порядок привлечения к сверхурочной работе, порядок предоставления дополнительных дней отдыха и механизм расчета денежной компенсации. Об этом механизме я расскажу в следующей статье.

slob-expert.ru

Сверхурочные работы: нужен ли приказ?

Бухгалтерия требует от отдела кадров оформление приказов на сверхурочную работу работников и оплату за нее. Отдел кадров считает, что для начисления заработной платы достаточно листов учета отработанных сверхурочно часов. Как отделу кадров быть в данной ситуации?

Требование бухгалтерии об издании приказа не основано на законе, поэтому в данном случае, по нашему мнению, прав отдел кадров.

В ст. 99 ТК РФ (и где-либо еще) не содержится положение, обязывающее работодателя издавать приказ о привлечении работников к сверхурочной работе и оплате за нее. Формулировка закона иная: привлечение работников к сверхурочной работе осуществляется по инициативе работодателя, причем для этого необходимо письменное согласие работника. Оплата сверхурочной работы производится на основании ст. 152 ТК РФ: за первые два часа работы не менее чем в полуторном размере, за последующие часы — не менее чем в двойном размере.

Учитывая отсутствие в Трудовом кодексе РФ требования о конкретном документе для оформления привлечения к сверхурочной работе, способов документального оформления довольно много. Это может быть и приказ, разумеется (но только «может», а не «должен»). Однако есть и гораздо более рациональные и, следовательно, оптимальные способы оформления.

Альтернативным способом может быть, например, уведомление о том, что работнику следует задержаться на работе, на котором он распишется о своем согласии. Потом на этом же уведомлении проставляется и заверяется подписью уполномоченного на это должностного лица (ответственного за предоставление информации для табельного учета либо непосредственно табельщика) количество сверхурочно отработанных часов. Такое уведомление может быть как односубъектным, так и многосубъектным и использоваться в организациях, где необходимость в сверхурочной работе возникает эпизодически.

Текст уведомления предлагаем достаточно короткий: «Работнику такому-то. Уведомляем Вас, что в связи с… Вы, с Вашего согласия, будете привлечены к сверхурочным работам 00.00.0000 (либо с 00.00.0000 по 00.00.0000)». Далее проставляется согласие работника и количество отработанных часов.

Если же сверхурочная работа — это частая практика в организации, то можно завести журнал учета сверхурочных работ, где предусмотреть, например, следующие графы: дата выполнения сверхурочных работ, Ф. И. О., должность/профессия, структурное подразделение (если журнал ведется по подразделению, а не по организации, его лучше указать на титульном листе), согласие работника, количество отработанных часов. Если в организации много структурных подразделений, то журнал может постепенно формироваться из листов учета сверхурочных работ, поступающих в кадровую службу из подразделений.

Учитывая, что определенные категории работников, в соответствии со ст. 99 и 259 ТК РФ, должны быть в письменной форме ознакомлены со своим правом отказаться от привлечения к сверхурочной работе, в правилах внутреннего трудового распорядка либо в колонтитулах документов, оформляющих привлечение к такой работе, должна содержаться такая информация.

ПРИМЕЧАНИЕ НАУЧНОГО РЕДАКТОРА

Не секрет, что в ряде журналов — как кадровых, так и бухгалтерских — отдельные авторы высказывают весьма, на наш взгляд, поверхностное мнение о том, что для привлечения к сверхурочной работе обязательно нужен приказ. Мнение, как можно убедиться, внимательно изучив Трудовой кодекс РФ, необоснованное.

Но, видимо, в данном случае работники бухгалтерии где-то прочли именно это мнение и взяли его на вооружение, не задумываясь о том, что авторские материалы — это отнюдь не истина в последней инстанции, а всего лишь мнение отдельного специалиста, имеющего как равную или более высокую, так и, возможно, менее серьезную подготовку, чем у конкретных специалистов конкретной кадровой службы либо бухгалтерии.

Каждый профессионал обязан выработать технологию своей работы, руководствуясь положениями закона, а журнальные публикации (в том числе и в нашем журнале) следует использовать как вспомогательный материал.

Рекомендации специалистов (авторов статей и книг по кадровому делопроизводству) в любом случае следует сверять с нормами законов и собственной профессиональной логикой. Кроме того, практики зачастую могут выработать существенно более рациональные способы оформления тех или иных кадровых процедур.

В заключение напомним, что сверхурочная работа обозначается в табеле учета рабочего времени специальным кодом «С». Для работников с поденным учетом рабочего времени она не может превышать четырех часов в течение двух дней подряд.

Для работников с суммированным учетом сверхурочными будут часы за пределами установленной для них нормы рабочего времени за учетный период, поэтому кодом «С» могут отмечаться и несколько дней подряд в конце учетного периода.

При любом учете рабочего времени количество сверхурочных часов не может превышать 120 часов за год.

И. В. Журавлева, юрист, автор и преподаватель «Школы Кадровика» при Институте повышения квалификации ИКТ

www.profiz.ru

Приказ о сверхурочной работе. Образец и бланк 2018 года

Приказ о сверхурочной работе издается в разных случаях непредвиденных работ, которые нужно выполнить в организации к определенному сроку. Исключением являются несчастные случаи и ликвидация последствия стихийных бедствий. Для действий в таких ситуациях издание приказов не требуется.

ФАЙЛЫСкачать пустой бланк приказа о сверхурочной работе .docСкачать образец приказа о сверхурочной работе .doc

Трудовой кодекс: оплата труда работника и ограничения

Согласно трудовому законодательству за первые два часа сверхурочной работы работодатель оплачивает труд в 1,5 размере. Все время свыше 2 часов оплачивается в двойном размере. Это должно указываться в приказе.

Также нельзя использовать таким образом больше четырех часов внеурочного времени сотрудника в течение двух суток. Ограничения действуют также в измерении на 365 дней. Работодатель не вправе заставлять трудиться сотрудника сверхурочно больше чем 120 часов в год.

Составные части приказа

Документ состоит из шапки, вводной, основной и заключительной частей. В верхней части страницы должно быть указано наименование организации, место издания, номер приказа и дата его подписания. После идет мотивировка. Чаще всего указывается размытая и общая цель «производственная необходимость», но бывают и более конкретные варианты целей издания приказа. Например:

• Для продолжения работы при неявке сменяющего работника.
• Если основной объем работ было невозможно выполнить по техническим условиям, а при не выполнении их последует порча имущества работодателя либо государства (эта ситуация подробно рассмотрена в первом пункте 99 статьи ТК РФ).
• Если при невыполнении предусмотренных работ может возникнуть риск для жизни человека.
• Если это временные работы ремонта техники.
• Для предотвращения катастрофы.
• В связи с необходимости устранения неполадок в системах электро-, газоснабжения и другого коммунального хозяйства.

При формулировке мотивов, которые должны двигать руководителем, лучше цитировать Трудовой кодекс. Цели не должны выходить за его рамки, иначе сотрудник вправе будет привлечь своего работодателя к административной ответственности за несоблюдение закона и Трудового законодательства в частности.

Основная часть приказа

В этой части приказа перечисляются конкретные лица, которые привлекаются к сверхурочной работе. При этом необходимо указывать:

• Точное ФИО работника.
• Его должность.
• Специальность либо профессию.
• При наличии разряд либо класс, уровень квалификации.
• Конкретный характер предполагаемый работы.

Помимо самого сотрудника, который должен выйти сверхурочно, в приказе заодно прописываются все лица, которые должны быть в курсе подобного рода изменений трудового распорядка на предприятии:

• Начальник работ, который контролирует их выполнение, должен быть в курсе проводимых мероприятий.
• Бухгалтер или иное лицо, которое занимается начислением заработной платы, должно быть в курсе сверхурочной работы и начислять соответствующие выплаты.

В заключительной части приказа обычно прописываются основания для его издания. Это могут быть различного рода документы, договоры и пр. Но главный момент – чтобы там было согласие самого работника о том, что он не имеет ничего против сверхурочной работы.

Без официально оформленного заявления или согласия на выход сверхурочно (либо подписанного уведомления) самого сотрудника издавать приказ о сверхурочной работе работодатель не имеет права.

Альтернативные способы оформления

Приказ – это довольно основательный, но не единственный способ юридически грамотно оформить сверхурочную работу в учреждении. Помимо него, могут составляться другие документы:

• Односубъектные и многосубъектные уведомления, на которых ставят подписи сначала сотрудники, а потом – уполномоченное должностное лицо, ответственное за качественное выполнение этой работы (например, начальник подразделения).
• Если же сверхурочная работа является привычной практикой в организации, то кадровой службе есть смысл для своего удобства завести журнал учета сверхурочных работ. В него просто под подпись вносятся все перестановки, касающиеся рабочего времени сотрудников организации. Так бухгалтерии будет удобно вносить необходимые коррективы в пересчеты заработной платы.
• Отдельные листы учета сверхурочных работ. При этом в них обязательно должно быть информированное согласие работника о том, что его привлекают к сверхурочной работе по его воле.

Одним словом, здесь главным является принцип целесообразности. Трудовое законодательство выделяет приказ о сверхурочной работе в качестве основного и желательного, но необязательного способа документального оформления распределения рабочего времени.

Важные нюансы

Табель учета рабочего времени непременно должен содержать сведения о сверхурочных работах. Они в нем выделяются буквой «С». Если у работника рабочее время рассчитывается поденно, то сверхурочных часов не может быть более четырех за два дня. Иначе работодатель может быть оштрафован.

Основания для издания приказа

Сверхурочная работа предполагает какое-либо чрезвычайное происшествие. Это не рядовой случай. Первое, что должен сделать работодатель перед изданием приказа, – это документально зафиксировать такое положение дел. Он может это сделать с помощью специальной служебной записки, докладной, акта о совершении какого-либо происшествия.

Та работа, которая обязательно должна быть сделана, может быть не закончена по техническим причинам. Один из этих документов как раз и объяснит сложившиеся обстоятельства. Только после этого нужно брать письменное согласие работника и издавать приказ.

Ошибочно полагать, что можно сразу же в трудовом договоре прописать согласие на «сверхурочку». Работник дает согласие только на выполнение конкретных обязанностей в конкретное время, а не сдается в рабство.

Таким образом, верными действиями работодателя будут являться:

• Издание основания.
• Составление письменного согласия работника.
• Издание приказа о сверхурочной работе со ссылкой на два предыдущих документа.

assistentus.ru

---

Смотрите также

• 
  Точно в цель журнал
• 
  Станки и инструменты журнал
• 
  Журнал дневник лунное планирование
• 
  Журнал закон и власть
• 
  Журнал учета боя посуды
• 
  Журнал промышленно торговое право
• 
  Журнал учета табельных номеров
• 
  Газеты и журналы воронежа
• 
  Зачем нужен электронный журнал
• 
  Новый электронный журнал отзывы
• 
  Журнал групп риска водителей