Образец журнала регистрации входящих документов. Журнал регистрации документов

Образец журнала регистрации входящих документов

Это один из ключевых моментов в ведении современного делопроизводства. Входящую документацию на сегодняшний день ведут в журнальной форме или на электронных носителях.

Понятие регистрации, для каких документов оно применяется

Согласно требования государственных стандартов, регистрацией принято называть запись учетных данных о том или ином документе, согласно установленной формы, и фиксацию его создания или дальнейшего движения.

Поступившая корреспонденция не может считаться принятой, пока информация о ней не внесена в журнал, и не присвоен входящий номер.

Установление перечня документов, которые подлежат обязательной входящей регистрации, отводится службе делопроизводства компании. При необходимости он может утверждаться руководителем.

После обработки поступивших документов они передаются по предприятию для дальнейшего исполнения или ознакомления.

Регистрации могут не подлежать информационные, справочные, рекламные буклеты и письма, приглашения для участия в мероприятиях, печатные издания и т.д.

Во всех случаях, в номере документа выделяется порядковый номер самого документа, а также номер по номенклатуре дел, подразделению или исходя из других нормативов классификации.

Несмотря на кажущуюся сложность, в дальнейшем это ускоряет порядок документооборота на предприятии и сокращает временные издержки.

Журнал регистрации входящей корреспонденции должен быть прошит и прошнурован, после чего также скреплен печатью организации и подписями должностных лиц компании.

Преимущества и недостатки бумажного документооборота входящих писем

Бумажный вариант использовался на протяжении многих лет и по сей день ряд организаций предпочитает его для отображения движения входящей корреспонденции. Следует сразу сказать, что конкретная форма не устанавливается нормативной документацией.

Это означает, что на каждом предприятии могут применять собственный вариант ведения такого журнала.

И само предприятие решает для себя, какие категории документации будут объединены по тому или иному признаку.

Скачать образец журнала регистрации

Образец заполнения такого журнала прилагается здесь.

Итак, в каких ситуациях будет целесообразен бумажный вариант ведения журнала входящей документации:

• небольшой документооборот, не превышающий нескольких сотен документов в году;
• нормативные акты обязывают регистрацию определенной группы документов таким способом;
• повышенная надежность хранения особенно ценной документации.

Однако, эффективность работы с таким журналом вызывает немалое количество вопросов.

Если требуется узнать, когда поступал в организацию тот или иной документ и кому был отдан в исполнение, может потребоваться пролистать большое число страниц.

При классификации входящей корреспонденции по различным группам или категориям обычно руководствуются рядом принципов.

Во-первых, отдельно учитывается входящая, исходящая и внутренняя документация. Отдельные категории документов сшиваются по одному и тому же признаку – например, приказы по организации, протоколы, служебные записки и т.д.

Большие и емкие категории допускается разбивать на несколько меньших разновидностей, а всю регистрацию необходимо вести в одном месте.

Что желательно отразить в журнале

Примерный перечень граф, который должен быть в оптимальной форме журнала входящей регистрации:

1. Номер и дата документа.
2. Отправитель документа.
3. Исходящая дата.
4. Исходящий присвоенный номер.
5. Краткое содержание документа.
6. Подпись о получении.

Могут быть добавлены графы о количестве листов в документе, а также примечания об исполнении.

Электронные способы ведения входящей корреспонденции

Все чаще предприятия разных форм собственности берут на вооружение электронный подход ведения такого журнала.

Заполняется он по тем же принципам, но данные заносятся в отдельный файл для каждой категории документов.

Основной программой может выступать MS Word, Excel, или любая из баз данных.

Распечатывать такой журнал нет особой необходимости, то есть, отдел делопроизводства делает это в особых случаях.

blog.ksio.ru

Шпаргалка делопроизводителя : Журналы регистрации документов

Журнал регистрации документа

Организация сама выбирает способ регистрации документов и закрепляет его в Инструкции по делопроизводству. На практике бывает и такое, что регистрация входящих и исходящих вообще не ведется. Документы просто складывают в шкаф. Как ищут? Надеются, на память офис-менеджера.

Большинство предприятий все же пришли к выводу, что регистрировать документ нужно. Это удобно и помогает создать организации ответственную репутацию.

Плюсы регистрации документа:

- сотрудники исполняют документы в срок;

- документ легко найти;

- любой сотрудник может проследить за движением документа;

- организация имеет статистику документооборота.

Способы регистрации документа:

• Журнал регистрации документа. Этот способ выбирают организации, которые уверены, что на бумаге надежнее. Ими также пользуются для дублирования регистрации в системе электронного документооборота. Для уверенности, что документ точно найдется. Образцы журналов регистрации документов смотрите ниже.
• Регистрация документа в электронном виде. Здесь используются таблички в Word, Excel. Они выкладываются в общую сеть, и каждый сотрудник может найти нужный документ. Права доступа к документу лучше разграничить: службе делопроизводства и /или делопроизводителям отделов предоставить функцию регистрации, остальным — просмотр (поиск).

Этот способ удобнее предыдущего тем, что не нужно для поиска документа просить кого-то и вручную листать страницы журнала. Можно сделать поиск по документу со своего рабочего места.

• Регистрация в СЭД. Это наилучший выход для организаций с большим объёмом документооборота, а также имеющих филиалы в районах или регионах. С помощью СЭД обмен документами будет происходить за несколько минут. О преимуществах СЭД мы говорили в статье 10 причин внедрить электронный документооборот.

Входящий документ в СЭД: пошаговая регистрация>>

Исходящий документ в СЭД: пошаговая отправка>>

Главные принципы регистрации независимо от способа:

1. Регистрацию должен вести узкий круг сотрудников с четким разграничением полномочий (служба делопроизводства, делопроизводители отделов, офис-менеджер). Пропишите их в должностной инструкции каждого.
2. Должны вестись отдельные журналы регистрации документов: входящие, исходящие, приказы, распоряжения, протоколы, договоры, служебные записки, докладные записки, обращения граждан.
3. Информация по документу (входящий, исходящий номер, дата тема, от кого, кому отписан, срок исполнения) должна быть максимально полной.

Образец журнала регистрации входящих документов

Номер	Дата	От кого получен	Исходящий номер	Исходящая дата	Краткое содержание	Роспись в получении
172	17.03.2016	ООО "Левый берег"	03-01/15	12.03.2016	О предложении сотрудничества

Образец журнала регистрации исходящих документов

Номер	Дата	Кому направлен	Краткое содержание	Исполнитель	№ дела	Отметка об исполнении
03-01/12	12.04.2016	ООО "Стеклярус"	Об участии в выставке	Махова А.В.	05-14	Вручено представителю организации

Образец журнала регистрации приказов

Номер	Дата	Ответственный отдел	Краткое содержание	Кол-во листов	Кол-во листов приложений
01-01/12	18.04.2016	Отдел безопасности	Об обеспечении безопасности в период праздников	2	24

Графы в журналах можно менять местами, добавлять новые по вашему усмотрению.

www.docdelo.ru

Журнал регистрации входящих документов образец excel

На производстве вся поступающая документация должна «оприходоваться» согласно внутренним правилам делопроизводства. Сегодня существуют электронные формы учета, однако образец журнала регистрации в бумажном виде входящих документов применяется еще на многих предприятиях.

Существуют документы, которые подлежат обязательной регистрации, и те, для которых данное действие не требуется.

Секретарь сортирует входящую документацию согласно требованиям. Что регистрировать, установлено внутренними положениями предприятия.

Однако существует общепринятый перечень вносимых в журнал документов, среди них:

• Личные письма сотрудников предприятия;
• Анонимные бумаги;
• Документы от прочих организаций без идентификации;
• Коммерческие предложения, проспекты;
• Пригласительные, помимо официальных;
• Поздравительные открытки;
• Корреспонденция;
• Бухгалтерская документация, не имеющая сопровождения.

Также организация может вести раздельную регистрацию, тогда для корреспонденции предназначенной подразделениям там имеется свой образец журнала.

Также на предприятии могут вести регистрационные журналы для:

Правила регистрации входящих документов в журнале

Обрабатывать входящую почту необходимо с учетом правил:

• Документ, имеющий отношение к работе предприятия и нуждающийся в ответе руководства следует учитывать согласно правилам делопроизводства;
• Регистрация входящих документов происходит в день поступления;
• Каждый документ учитывается единично, все его копии и повторные дубликаты регистрируются под одним номером с оригиналом;
• Каждый номер должен быть уникальным – это своего рода идентификатор, благодаря которому можно отслеживать передвижение письма.

Структура и оформление журнала входящей документации

Унифицированной формы журнал не имеет, каждое предприятие располагает правом разрабатывать образец согласно необходимости.

Однако журнал регистрации входящих документов составляется следующим образом:

• Регистрационный номер – состоящий из уникального сочетания букв и цифр, вносится в журнал и ставится на документе;
• Дата вхождения;
• Наименование отправителя;
• Название входящего письма или краткое ясное описание;
• Адресат – кому предназначена корреспонденция.
• Если адресатов много необходимо посредством столбца отметить перемещение документа к конечному адресату.

Далее можно выделять графы по своему усмотрению и согласно внутренним потребностям организации.

Если фиксируется исходящая документация – указывается ФИО получателя и ответственное лицо за пересылку.

Основные требования к оформлению журнала заключены в следующем:

• Вся входящая документация регистрируется в едином журнале;
• Для ее регистрации назначают приказом директора ответственного сотрудника;
• Нумерация выполняется в порядке поступления писем;
• Ежегодно она начинается заново;

Важно: журнал ежегодно заводить не обязательно.

• В остальном все выполняется по требованию производственных особенностей. Руководство само вправе выбирать, какая форма учета более приемлема для организации – электронная или бумажная, оба эти вида имеют законное основание.

Регистрировать посредством компьютера бумаги особенно просто, использовав таблицы в офисных программах Word, Excel. Такую книгу можно защитить от входа посторонних лиц паролем, сделав ее доступной только для уполномоченных лиц.

Можно использовать в виде журнала для входящих бумаг на маленьких фирмах обычную тетрадь.

Бумажный образец журнала регистрации все-таки необходимо использовать для особо важных входящих документов, информация о которых подлежит длительному архивному хранению, этот вариант более предпочтительный в данном случае.

Образец оформления

Образец журнала регистрации входящих документов — скачать.

rabotnika.ru

---

Смотрите также

• 
  Подставка для журналов
• 
  Дружба народов журнал
• 
  Журнал рублевка лип
• 
  Журнал московской патриархии
• 
  Мәгариф журналы сайты
• 
  Журнал сторожевая башня
• 
  Журнал банковское дело
• 
  Банковское дело журнал
• 
  Вестник европы журнал
• 
  Журнал купи авто
• 
  Журнал русская речь