Это интересно
- ОКД
- ЗКС
- ИПО
- КНПВ
- Мондиоринг
- Большой ринг
- Французский ринг
- Аджилити
- Фризби
Опрос
Полезные ссылки
РКФ
Все о дрессировке собак
Стрижка собак в Коломне
Поиск по сайту
4.5 Журналы учёта и контроля и внутренняя служебная переписка. Журнал внутренней переписки
Организация внутреннего документооборота
Правильно организовать внутренний документооборот не менее важно, чем наладить работу с входящими и исходящими письмами. В статье мы определим основные виды внутренней документации и подробно рассмотрим вопросы внутренней переписки, унификации форм и правил работы с документами.
Общий массив документов организации можно разделить на три большие группы:
- внутренние, обеспечивающие решение управленческих задач в компании, в которой были созданы;
- входящие, поступающие из сторонних организаций, от физических лиц и органов государственной власти;
- исходящие, направляемые за пределы компании, в которой были созданы.
Таким образом, под внутренними документами мы будем понимать те из них, которые никогда не выйдут за пределы своей «родной» компании. Организация внутреннего документооборота производится для того, чтобы наладить работу с данными документами, сделать ее максимально эффективной и быстрой на всех стадиях жизненного цикла документа, от подготовки проекта до отправки на хранение.
Особенность внутренних документов в том, что на этапе их подготовки и оформления они проходят по маршрутам исходящих, а на этапе исполнения – входящих.
При этом следует помнить, что от правильного выполнения делопроизводственных процессов относительно каждого конкретного документа зависит его, документа, юридическая сила.
Внутренняя переписка
Внутри организации переписка между подразделениями ведется, как правило, путем направления адресатам служебных или докладных записок. Писем отделы друг другу не пишут! Обменяться между собой письмами могут, например, два обособленных подразделения одной организации.
Служебные/докладные записки и письма составляются по правилам создания документов, установленным внутри организации.
Просим обратить внимание на то, что без необходимости заниматься перепиской внутри одной организации не стоит. Особенно это касается служебных записок. Вот что говорится по этому поводу в Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (утв. приказом Федеральной таможенной службы от 18.10.2004 № 160).
Как служебные записки, так и письма проходят обязательную процедуру регистрации. После рассмотрения адресатом они получают резолюцию и отправляются к исполнителю, который должен выполнить свое задание в установленный срок. Исполненный документ отправляется на хранение. Таким образом, путь внутренних информационно-справочных документов ничем не отличается от тех, что поступили в компанию извне. Отличие может быть, например, в сроке исполнения: зачастую для внутренних документов он намного меньше.
Помощники на местах
Работник, ответственный за делопроизводство в каждом структурном подразделении компании, способен оказать ощутимую помощь секретарю организации или службе ДОУ. Ответственный за делопроизводство является звеном между секретарем руководителя (канцелярией) и своим начальником и совмещает эту работу со своей основной трудовой функцией.
Работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, назначаются путем издания приказа за подписью руководителя организации.
Единые правила для всех
Большую роль при организации внутреннего документооборота компании играет стремление к единообразию правил делопроизводства и форм документов. К сожалению, порой доходит до того, что в одной организации разные отделы используют разные варианты бланков документов, вносят информацию только в им одним ведомые журналы и крайне неохотно отвечают на вопросы о том, где находится тот или иной попавший к ним документ. Такого допускать нельзя: система делопроизводства должна быть централизованной.
Основной документ, регламентирующий правила делопроизводства внутри организации, – Инструкция по делопроизводству.
Подробные рекомендации, примеры и образцы приказов вы найдете в статье специалиста по ДОУ и кадровому делопроизводству Евгении Кожановой в № 7 журнала "Справочник секретаря и офис-менеджера"Соблюдение дисциплины в области работы с документами поможет организации свести к минимуму потери важных документов на пути к исполнителю, а также сделать в целом систему делопроизводства более прозрачной и эффективной.
www.sekretariat.ru
4.5 Журналы учёта и контроля и внутренняя служебная переписка. Организация работы кадровой службы
Похожие главы из других работ:
Внутренний контроль организации. Современная практика
1.2 Место и роль внутреннего контроля в системе учета и управления на предприятии
В современных экономических условиях деятельности организаций внутренний контроль как управленческая функция должен производиться на всех уровнях управления...
Внутренний контроль организации. Современная практика
2.3 Характеристика системы бухгалтерского учета как составной части системы внутреннего контроля на предприятии
Бухгалтерская служба Дирекции занимает немалое место в планировании и организации коммерческой деятельности...
Законы и модели организационного поведения
7. СЛУЖЕБНАЯ КАРЬЕРА
Служебную карьеру необходимо рассматривать как одну из самых эффективных моделей поведения людей в организации как по последствиям для самого субъекта карьеры, так и по результатам этого поведения для организации в целом...
Контроллинг на предприятии
1.2 Организационные основы контроля, планирования и системы учета на предприятии
Организация контроля предполагает предварительную оценку контролируемости управляемых объектов. Для этого они должны удовлетворять хотя бы одному из нижеследующих принципов. Контроль состояния системы (Рисунок 1) возможен...
Контроль в системе менеджмента
2.2 Система контроля и учета на предприятии
Организационная структура управления сети заведений общественного питания "Добрая столовая" линейно-функциональная. Её эффективность обуславливается тем, что отвечает необходимым показателям. Во первых тем...
Контроль в управлении
1. ОБЩИЕ И КОНКРЕТНЫЕ ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ. РОЛЬ И МЕСТО СРЕДИ НИХ ФУНКЦИИ УЧЕТА И КОНТРОЛЯ
Слово «функция» в переводе с латинского языка означает «совершение», «исполнение». Деятельность менеджеров можно представить как непрерывный процесс выполнения управленческих функций...
Контроль, учет и анализ в системе управления предприятием
1. Теоретические основы контроля, учета и анализа в системе управления предприятием
1.1 Понятие и виды контроля, процесс осуществления контроля Контроль выступает одним из главных инструментов выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование предприятия и достижение им намеченных целей...
Методы и модели принятия решений
1. Методы и модели принятия решений в организации учета, анализа и контроля на малых предприятиях
Под субъектами малого предпринимательства понимаются предприятия и организации всех форм собственности, в которых среднесписочная численность работников за отчетный период находится в пределах до 100 человек...
Организации системы управления предприятием
3.2 Разработка учёта и контроля
Предприятие разрабатывает для себя систему контроля. В уставе предприятия обуславливается законность и эффективность системы контроля. Система контроля состоит: 1. персональная материальная ответственность; 2...
Организация делопроизводства в государственном учреждении
4. Служебная переписка
Служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан...
Организация документооборота на предприятии на примере Челябинской таможни
Положительные и отрицательные стороны автоматизированной системой учета и контроля исполнения документов
Отрицательных сторон мной не обнаружено. Система регулярно обновляется, дорабатывается. В предыдущих версиях нельзя было прикреплять отсканированный документ, что затрудняло поиск исходного документа в системе документооборота предприятия...
Организация учета и контроля реализации готовой продукции и анализ финансовых результатов от реализации
2. ОРГАНИЗАЦИЯ УЧЕТА И КОНТРОЛЯ РЕАЛИЗАЦИИ ГОТОВОЙ ПРОДУКЦИИ
...
Повышение эффективности оперативного управления производством учхоза УГСХА
3.2 Совершенствование диспетчерского учета, контроля и регулирования
Широко применяемая в настоящее время на практике журнальная форма контроля за выполнением заявок, которая применяется в учхозе УГСХА, трудоемка. Она не обладает достаточной наглядностью...
Понятие и предмет трудового права
27. Понятие компенсация. Служебная командировка
Компенсации - денежные выплаты, установленные с целью возмещения работникам затрат, связанных с выполнением ими трудовых обязанностей...
Управление персоналом
1.4 Система учета, контроля и мотивации реализации управленческих решений
Ведение регулярного, полного и качественного учета функционирования системы менеджмента является одним из основных условий повышения ее эффективности. Учет должен быть организован по выполнению всех планов, программ...
manager.bobrodobro.ru
примеры. Электронная деловая переписка: правила оформления и ведения :: SYL.ru
Успех в деятельности любой организации, коммерческой фирмы или предприятия неразрывно связан с культурой поведения и этикетом. Все действия руководителя, сотрудников должны непременно учитывать правила хорошего тона и соответствовать ситуации.
Одна из важнейших частей этикета — деловая переписка
Подсчитано, что почти 50% времени на работе приходится на знакомство с бумагами, почтой. Но это необходимо, так как грамотная деловая переписка может значительно увеличить оборот фирмы, ускорить взаимодействие разных служб и отделов.
Конечно, определенные шаблоны здесь есть, и разговор о них обязательно будет в этой статье. Правила деловой переписки уже давно стандартизированы. Существующий ГОСТ Р.6.30-2003 поможет правильно поместить текст на листе, подскажет, какие сделать отступы, поля, шрифты. Деловую корреспонденцию характеризует единообразие и повторяемость речевых оборотов.
Тем не менее любое письмо индивидуально. Большой отпечаток на него накладывает личность отправителя, его должность, ситуация и адресат. В какой-то степени деловая переписка — это сочетание творчества и кропотливого труда.
Виды деловой переписки
Документооборот ведется на бумажных носителях и посредством электронной почты.
Всю корреспонденцию на предприятии условно можно разделить на следующие группы:
- официальная/неофициальная переписка;
- внутренняя и внешняя.
К официальной переписке относятся коммерческие предложения, благодарственные и гарантийные письма, торговые соглашения, приказы по предприятию, должностные обязанности, запросы, требования, претензии.
Неофициальная переписка — это различные поздравления партнеров по бизнесу, заказчиков, сотрудников; соболезнования, извинения, приглашения и благодарности.
Внутренние документы имеют хождение только между отделами одного предприятия, а внешние — выходят за его рамки.
Правила деловой переписки: внутреннее содержание
Основное требование — краткость и емкость письма. Не стоит растягивать текст на несколько страниц. Лучший вариант - уложиться в одну.
Правила деловой переписки предполагают исключение сложных, непонятных, иностранных и узкоспециализированных слов и выражений из текста. Все предложения должны быть короткими, с основными мыслями автора и без «воды».
Избегайте двояких толкований в письме, иначе при возникновении споров, сложнее будет отстоять свою точку зрения и доказать, что вы имели в виду под определенной фразой.
Правила оформления деловой переписки обязывают пишущего называть адресата по имени-отчеству, перед которыми указывать обращение «Уважаемый(ая)...». И обязательно на «Вы», даже если с получателем письма хорошие приятельские отношения.
Во вступлении, помимо указания фамилии и имени, прописывается основная цель послания. Примеры деловой переписки знают достаточно шаблонов и штампов для таких случаев: «В связи с предыдущим письмом...», «Напоминаем Вам...», «Ставим в известность...» и другие.
Неблагоприятный для получателя ответ (отказ от предложения, от сотрудничества) смягчите фразами: «К сожалению, мы не сможем воспользоваться предлагаемыми условиями...» или подобными.
Внешнее оформление документации на бумажных носителях
Любое деловое письмо должно быть написано на фирменном бланке с реквизитами компании и всеми контактными данными.
Обязательно проставьте точную дату документа.
Правый верхний угол листа занимают инициалы адресата и адрес предприятия-получателя.
Разбивайте текст на смысловые абзацы, чтобы читающему человеку было легче его понять и воспринять. Не более 4-5 строк.
Писать все слова заглавными (прописными) буквами — плохой тон.
К письму могут прилагаться документы. В этом случае их перечисляют отдельной строкой в левой нижней части листа. По деловому этикету ответ на письмо должен быть получен в течение 10 дней. Если проблема требует для ее решения больше времени, адресат должен уведомить об этом.
После написания следует обязательно внимательно проверить текст еще раз на наличие ошибок, как орфографических, так и грамматических. Если есть время, стоит отложить письмо и позднее вернуться к нему еще раз. Как правило, обнаружатся неточности, не замеченные сначала. Наиболее важен такой совет в случае ответа на жалобу клиента. Не стоит еще больше раздражать человека неграмотно составленным письмом.
Когда документ написан и проверен пару раз, распечатайте его на бумаге формата А4. Этот размер стандартно используется для любой корреспонденции, даже если сам текст занимает только половину листа.
Перед печатью проверьте краску в принтере во избежание размытости и неряшливости на выходе.
В некоторых случаях можно к документу прикрепить свою визитку, а сам печатный лист вложить в прозрачный файл.
Хорошим тоном считается также фирменный конверт с логотипом компании.
Правила ведения деловой переписки в неформальной плоскости часто более эмоциональные, чем в деловых бумагах, и менее заштампованные. Здесь уместны сокращения, использование красочных прилагательных, например, в поздравлениях: изумительный, отзывчивый, добрый.
Деловые электронные письма
То, что вы не отправляете корреспонденцию в конверте через почтовую сеть, не должно расслаблять. Правила деловой переписки применимы и в данных случаях.
Грамотные и корректные электронные деловые послания создают положительный имидж как предприятия, так и конкретного человека. Репутация в бизнесе дорогого стоит!
Основные правила переписки по e-mail
Рабочий электронный адрес используйте только по назначению.
Обратите внимание на название почтового ящика. Не допускайте при работе некорректные имена, такие как «крошка», «супермэн», даже если они указаны в английской транскрипции.
Всегда заполняйте графу «тема», иначе ваше письмо может попасть в спам. Описания типа "план", "список", "коммерческое предложение", "отчет" не подойдут. Подобных писем в ящике вашего получателя может быть достаточно много. Укажите как можно конкретнее, о чем ваше послание. Не используйте более пяти слов. Пишите тему с заглавной буквы. Точку в конце ставить не нужно.
Если вы отправляете ответ на полученное ранее письмо, не забудьте удалить надпись «Re» в теме.
Стиль общения
Сохраняйте деловой формат письма. Уберите угрожающий, просящий, приказной тон.
Правила электронной деловой переписки не допускают употребление смайликов, большого количества вопросительных или восклицательных знаков в тексте.
Будьте вежливы. Обязательное приветствие в начале и прощание с собеседником в конце — хороший тон. Например, «С уважением...» или так: «Искренне Ваш...».
Деловая электронная переписка и ее «золотое правило»: не смешивать в одном послании несколько разных тем. Лучше отправить ряд писем.
Электронное письмо должно быть короче в два раза, чем бумажное.
Работа с вложениями
Если информации для передачи слишком много, не ставьте ее всю в тело письма, а прикрепите отдельными документами во вложении.
Для удобства получателя переименуйте подготовленные вами документы на понятные ему названия. Это покажет вашу заинтересованность и расположит к себе. Подумайте, сколько рабочих папок есть на компьютере у адресата и как он будет искать среди них ваше письмо.
Обязательно сообщите о посылаемых файлах получателю, чтобы он не счел их случайным вирусом. Архивируйте объемные документы.
А лучше всего слишком большие вложения (от 200 кбайт) пересылать другими способами, например, через ftp-сервер.
Такие форматы, как COM, EXE, CMD, PIF и ряд других, некоторые почтовые сервера не пропускают и блокируют.
Если получателей вашего письма было несколько, не поленитесь каждый раз удалять все свидетельства массовой пересылки. Такая лишняя информация совсем не нужна адресату. Вам поможет команда «скрытая копия».
Правила ведения деловой переписки по электронной почте предполагают информирование второй стороны о получении корреспонденции. Если на данный момент возможности ответить нет, известите об этом собеседника. Историю переписки сохраняйте, чтобы избежать дальнейших вопросов и разбирательств.
При важности и безотлагательности ответа допускается дополнительно известить адресата по телефону, скайпу или "аське". Если и после этого положительного результата достичь не удалось, напомните о себе повторно.
Нередки случаи, когда при запросе какого-нибудь документа в ответ приходит пустое письмо с прикрепленным файлом. Это недопустимо. Примеры деловой переписки предполагают обязательное размещение в теле документа подходящей информации. Например, такой: «Высылаю необходимые данные на Ваш запрос».
Не забудьте в конце письма указать координаты: все доступные способы связи, должность, сайт компании, ссылки на социальные сети.
При написании контактов организации давайте как можно больше информации — телефон с кодом города, адрес с индексом. Ведь ваше общение происходит не только с жителями своего региона. При наличии всех данных с вами будет проще связаться.
И последнее правило: кто начал переписку, тот и должен закончить электронный диалог.
Заключение
Деловая переписка — дело тонкое. Иногда одного взгляда бывает достаточно, чтобы сформировать определенное мнение о человеке и организации, которую он представляет. Знание правил делового письма может значительно помочь в вашей карьере.
www.syl.ru
